GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Peel en Maas

Inkoop- en aanbestedingsbeleid Peel en Maas 2025
BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN PEEL EN MAAS;
Gelet op het bepaalde in artikel 4:81 Algemene wet bestuursrecht;
Gelet op het bepaalde in artikel 24 lid f van de Financiële Verordening Peel en Maas 2023.
Overwegende dat het wenselijk is beleidsregels vast te stellen voor het op een doelmatige en rechtmatige wijze inkopen en aanbesteden van werken, leveringen en diensten.
BESLUITEN:
Vast te stellen de volgende beleidsregel:
Inkoop en aanbestedingsbeleid
Peel en Maas 2025
Inleiding
De Gemeente spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en aanbestedingspraktijk.
Als kaders hiervoor stelt het college van burgemeester en wethouders dit inkoop- en aanbestedingsbeleid vast. Het college is daartoe op basis van de vigerende Financiële Verordening toe bevoegd.
In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkopen in de Gemeente plaatsvindt. De Gemeente streeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2).
Aangezien Inkopen plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de Gemeente continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de Gemeente.
In het bijzonder sluit dit beleid zoveel mogelijk aan op het volgende gemeentelijke beleid:
- 1.
De Kaderstellingen op de 6 thema’s die we in Peel en Maas onderscheiden, waarbij met name de kaderstellingen Ruimte, Sociaal Domein, Economie en Bestuur, Communicatie en Dienstverlening van belang zijn
- 2.
Het besturingskompas
- 3.
Gemeentelijke regeling producthouderschap en mandaatregeling
- 4.
Gemeentelijk integriteitbeleid
Daarnaast gaat de Gemeente bij het Inkopen van Werken, Leveringen of Diensten uit van de volgende inkoopuitgangspunten:
- 1.
Juridische uitgangspunten:
hoe gaat de Gemeente om met de relevante regelgeving? (zie verder hoofdstuk 3)
- 2.
Ethische en ideële uitgangspunten:
hoe gaat de Gemeente om met de maatschappij en het milieu in haar inkoopproces? (zie verder hoofdstuk 4)
- 3.
Economische uitgangspunten:
hoe gaat de Gemeente om met de markt en Ondernemers? (zie verder hoofdstuk 5)
- 4.
Organisatorische uitgangspunten:
hoe koopt de Gemeente in? (zie verder hoofdstuk 6)
1

Definities
In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:
Contractant | De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de Gemeente.
Diensten | Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
Gemeente | De Gemeente Peel en Maas, zetelend Wilhelminaplein 1 te Panningen.
Inkopen | (Rechts)handelingen van de Gemeente gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben.
Leveringen | Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
Offerte | Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.
Offerteaanvraag | Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de Gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europeseaanbestedingsrichtlijnen.
Ondernemer | Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.
Werken | Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
2

Gemeentelijke doelstellingen
Het gemeentelijk Inkoop- en aanbestedingsbeleid dient ondersteunend te zijn aan het realiseren van de doelstellingen uit de door de gemeenteraad vastgestelde kaderstellingen…
- a. Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed. | De Gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de Gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staan centraal. De Gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor Ondernemers tot gemeentelijke opdrachten.
- b. Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn. | Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkopen. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen de Gemeente en de Contractant. De Gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.
- c. Het creëren van de meest maatschappelijke waarde voor de publieke middelen. | Bij Inkopen kan de Gemeente ook interne en andere gemeentelijke en maatschappelijke kosten betrekken in haar afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol.
- d. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen van de Gemeente. | De Gemeente heeft een grote rol bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken. De Gemeente wil bij de Inkopen waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen daarvan.
- e. Een continue positieve bijdrage leveren aan het goed presteren van de Gemeente. | Inkopen heeft een belangrijke invloed op het gehele prestatieniveau van de Gemeente en draagt daar direct en voortdurend aan bij. De concrete doelstellingen van Inkopen zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen.
- f. Administratieve lastenverlichting voor zowel de Gemeente als voor Ondernemers. | Zowel de Gemeente als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De Gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan de Gemeente hiertoe digitaal Inkopen (en aanbesteden). De Gemeente maakt, waar mogelijk, gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument.
3

Juridische uitgangspunten
3.1

Algemeen juridisch kader
- a.
De Gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na.
Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de Gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:
Aanbestedingswet | De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 implementeert sinds 1 juli 2016 de Europese Richtlijnen 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’), Concessierichtlijnen 2014/23/EU en Richtlijn 2007/66/EU (‘Rechtsbeschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheids- en concessieopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.
Europese wet- en regelgeving | Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en ‘Concessierichtlijn’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen en ‘Concessierichtlijn’ kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.
Burgerlijk Wetboek | Het wettelijke kader voor overeenkomsten.
Gemeentewet | Het wettelijke kader voor gemeenten.
Gids Proportionaliteit | De (herziene) Gids Proportionaliteit 2016 is in zijn geheel het richtsnoer dat is aangewezen in het Aanbestedingsbesluit en geeft handvatten voor redelijke toepassing van het proportionaliteitsbeginsel. 1 Voor deze documenten geldt ‘Pas toe of leg uit!’
Aanbestedingsreglement Werken | In het ARW 2016 zijn procedurevoorschriften opgenomen met betrekking tot de wijze waarop aanbestedingen voor Werken moeten verlopen.^1
3.2

Algemene beginselen bij Inkopen
- a.
Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht
De Gemeente kan bij haar Inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht nemen:
Gelijke behandeling | Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.
Non-discriminatie | Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.
Transparantie | De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.
Proportionaliteit (evenredigheid) | De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De Gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.
Wederzijdse erkenning | Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de Gemeente.
- b.
Algemene beginselen van behoorlijk bestuur
De Gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.
3.3

Uniforme documenten
De Gemeente streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd.
De Gemeente past, mits passend, bij de betreffende Inkopen toe:
- •
de Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten conform het VNG Model
2
De genoemde versie dan wel de meest recente vastgestelde versie.
;
- •de Gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT)^2;
- •de Uniforme Administratieve Voorwaarden^2 bij RAW- of Stabu-bestekken;
- •het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA)^2 als eigen verklaring (ook bij onderhandse aanbestedingen);
- •een verwerkersovereenkomst conform model VNG/IBD^2.
Inkoopvoorwaarden
Als daar een bewuste keuze voor gemaakt wordt, kunnen ook andere (branche specifieke) algemene voorwaarden dan hierboven genoemd worden toegepast, zoals bijvoorbeeld de DNR bij ingenieursdiensten.
Ook kan het zijn dat onze zwakke machtspositie in de markt het niet mogelijk maakt onze inkoopvoorwaarden toe te passen (denk aan bijv. Microsoft).
3.4

Mandaat en volmacht
Inkopen vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de Gemeente. De Gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.
Dit betekent o.a. dat bij een gezamenlijke aanbesteding van meerdere aanbestedende diensten de penvoerende aanbestedende dienst gemandateerd resp. gemachtigd dient te worden middels een besluit van het college en de burgemeester.
3.5

Afwijkingsbevoegdheid
Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid (d.w.z. kiezen voor een lichtere inkoopprocedure dan voorgeschreven – zie paragraaf 5.6) zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.
3.6

Klachtenregeling
Gestimuleerd wordt dat de Gemeente en Ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. In de Offerteaanvraag kan de Gemeente opnemen hoe een klacht wordt ingediend en op welke wijze de Gemeente de klacht vervolgens zal behandelen.
In de gemeente Peel en Maas hebben betrokken ondernemingen altijd de gelegenheid om vragen te stellen over inhoudelijke en procedurele aspecten van de aanbestedingsprocedure. De vragen worden op basis van ervaring en deskundigheid naar beste kunnen beantwoord.
Indien de vragensteller het niet eens is met het antwoord en dit kenbaar wil maken in de vorm van een klacht of indien een belanghebbende anderszins een klacht heeft over de aanbestedingsprocedure, dan kan klager zich met zijn klacht wenden tot de door de minister van Economische Zaken ingestelde Commissie van Aanbestedingsexperts (zie art. 4.27 Aanbestedingswet 2012). Daarnaast is klagen mogelijk middels het starten van een gerechtelijke procedure bij de rechtbank.
De gemeente heeft geen eigen klachtenmeldpunt voor aanbestedingen.
3.7

Citeertitel, inwerkingtreding en intrekking oude regeling
Deze beleidsregel wordt aangehaald als ‘Inkoop- en aanbestedingsbeleid Peel en Maas 2024’.
[Dit onderdeel bevat een kennelijke verschrijving, hier wordt bedoeld: Inkoop- en aanbestedingsbeleid Peel en Maas 2025.]
De beleidsregel treedt in werking op de dag nadat deze is bekendgemaakt.
Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid van de Gemeente Peel en Maas vastgesteld op 16 april 2013 wordt ingetrokken met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze nieuwe beleidsregel.
4

Ethische en ideële uitgangspunten
4.1

Integriteit
- a.
De Gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.
De Gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.
Zie verder ook het beleid en gedragscode m.b.t. integriteit van de gemeente Peel en Maas..
- b.
De Gemeente contracteert enkel met integere Ondernemers.
De Gemeente wil enkel zakendoen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkopen (en aanbestedingen) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.
Ook is de Wet Bibob is bij Aanbestedingen van toepassing. De gemeente kan, op grond van de Wet Bibob, een onderzoek doen naar de integriteit en indien nodig advies vragen aan het Landelijk Bureau Bibob.
Zie verder ook het Bibob-beleid Peel en Maas.
4.2

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen
- a.
Bij Inkopen neemt de Gemeente sociale, ecologische en economische aspecten in acht.
Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (‘MVI’) betekent dat de Gemeente de effecten op people, planet en profit meeneemt bij Inkopen. Met een goed Inkoop- en aanbestedingsbeleid kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd (Inkopen met impact). De Gemeente stimuleert daarom sociale, ecologische en economische aspecten te integreren bij Inkopen en aanbestedingen van Werken, Diensten en Leveringen.
De Gemeente heeft ook als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Daarnaast heeft de Gemeente als opdrachtgever en inkoper invloed op Ondernemers om wenselijke maat- schappelijke veranderingen teweeg te brengen. Door vooruitstrevende eisen te stellen wil zij een duurzaam beleid door Ondernemers stimuleren. De Gemeente vergroot de impact van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen door haar opdrachtgeverschap en de inkooporganisatie intern goed op elkaar af te stemmen.
De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en door middel van een marktanalyse de uitvoer- baarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten. Dit kan tot uitdrukking worden gebracht door het volgende:
  - •De Gemeente analyseert in welke productgroepen, welke maatschappelijke winst te behalen valt.
  - •Bij de product- en marktanalyse kan de Gemeente inventariseren welke Werken, Leveringen of Diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden.
  - •De Gemeente promoot het in dialoog met de markt vóór (marktconsultatie) of tijdens de aanbestedingsprocedure (bijv. concurrentiegerichte dialoog) zoeken naar bestaande of nieuwe MVI-oplossingen.
  - •In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de minimumeisen of de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst kunnen duurzaamheidscriteria worden opgenomen.
  - •De Gemeente stimuleert het kijken naar de levensduurkosten en niet enkel de aanschafprijs.
  - •De Gemeente kan digitaal Inkopen (E-procurement, E-factureren etc.).
  - •De Gemeente monitort de aangeboden MVI-oplossingen en controleert of MVI-afspraken worden nagekomen.
  - •De Gemeente deelt goede MVI-voorbeelden met andere overheden via pianoo.nl en via de MVI- Zelfevaluatietool.
- Sociale, ecologische en economische aspecten kunnen worden vertaald in specifieke MVI-thema’s, waaronder:
  - •
Klimaatbewust Inkopen
De Gemeente onderschrijft het Klimaatakkoord van Parijs (2015) waarin 195 landen afspraken om de opwarming van de aarde te beperken tot ruim onder de 2 graden. De Gemeente wil stappen maken naar een klimaat neutrale bedrijfsvoering binnen de Gemeente (zoals in energie, mobiliteit en materiaalgebruik). Daarnaast worden ook Ondernemers aan- gespoord tot CO_2-reductie.
  - •
Biobased
Inkopen
Bij biobased Inkopen worden producten ingekocht die geheel of gedeeltelijk van hernieuwbare grondstoffen zijn gemaakt. Het gebruik van fossiele grondstoffen wordt teruggedrongen, waardoor de transitie naar een koolstofarme economie wordt ondersteund. De Gemeente streeft ernaar daar waar mogelijk en gewenst biobased producten in te kopen.
  - •
Circulair Inkopen
Bij circulair Inkopen wordt het inkoopinstrument ingezet om productie en (her)gebruik van producten en diensten te stimuleren en daarmee de transitie naar een circulaire economie te bevorderen. De Gemeente kan bij Inkopen en aan- bestedingen bijvoorbeeld het hergebruik van materialen en afvalreductie vereisen.
  - •
Internationale Sociale Voorwaarden
De Internationale Sociale Voorwaarden (ISV), gebaseerd op de fundamentele arbeidsnormen van de International Labour Organisation (ILO), vereisen dat leveranciers analyseren of er risico’s zijn op schendingen van arbeidsnormen en mensenrechten in hun productieketen (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon). Als er risico’s zijn, dan moeten Ondernemers zich inspannen om deze risico’s te voorkomen of te verkleinen. Hiertoe kan de Gemeente bij Inkopen en aanbestedingen de ISV van toepassing verklaren. In de Offerteaanvraag kan de Gemeente de ISV opnemen als uitvoeringseisen.
- b.
De Gemeente wil dat Inkopen ook een
social
return opleveren.
Social return is het principe dat Ondernemers naast het uitvoeren van de reguliere opdracht iets terugdoen voor de Gemeente, op maatschappelijk of sociaal vlak. De Gemeente wil dat haar Inkopen ook een sociale opbrengst (return) opleveren voor de maatschappij.
Bij Inkopen en aanbestedingen kan worden gekozen voor sociale uitgangspunten en wordt nagedacht over de kansen die er zijn voor social return bij een specifieke Werk, Dienst en eventueel Levering. De Gemeente kan social return inzetten voor:
  - •Het bevorderen van de participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.
  - •Het stimuleren van sociaal ondernemen.
  - •Het bereiken van andere doelen in het sociaal domein, zoals armoedebestrijding, onderwijs en zorg.
- c.
Inkopen draagt bij aan de Duurzame Ontwikkelingsdoelen van de VN.
Door Maatschappelijk Verantwoord Inkopen draagt de Gemeente bij aan het verwezenlijken van de Duurzame Ontwikkelingsdoelen (Sustainable Development Goals) van de Verenigde Naties. Doel 11 van de 17 Doelen gaat specifiek in op het realiseren van duurzame steden en gemeenschappen. Doel 12 (in het bijzonder doel 12.7) ziet op duurzame praktijken bij overheidsopdrachten. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen draagt onder meer bij aan het zorgen voor duurzame energie (doel 7), het terugdringen van klimaatverandering (doel 13) en het bevorderen van fatsoenlijk werk en gelijk loon voor gelijk werk (doel 8).
5

Economische uitgangspunten
5.1

Product- en marktanalyse
- a.
Inkopen vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.
De Gemeente acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of markt- analyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. De Gemeente kan contact opnemen met MVO Nederland voor ondersteuning bij het zoeken naar duurzame oplossingen.
5.2

Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie
- a.
De Gemeente acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk.
De Gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De Gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkopen (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.
- b.
De Gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.
Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de Gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De Gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.
5.3

Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen
- a.
De Gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt.
In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de Gemeente moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van Inkoop.
De gemeente geeft hieraan invulling door het bijhouden van een register van lokale ondernemers. Uit dit register worden bij onderhandse aanbestedingen ondernemers geselecteerd onder toepassing van de volgende regels (op hoofdlijnen):
Bij enkelvoudige onderhandse aanbestedingen (zie paragraaf 5.6) verstrekt de gemeente de opdracht aan een lokale onderneming uit het register, tenzij:
  - –er zich geen lokale ondernemer geregistreerd heeft op het specifieke gebied van de opdracht;
  - –de geregistreerde lokale ondernemer niet over vereiste kwalificaties beschikt;
  - –de geregistreerde lokale ondernemer niet-marktconforme prijzen hanteert.
- Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen (zie paragraaf 5.6) nodigt de gemeente tenminste één lokale onderneming (uit het register) uit om een offerte uit te brengen, tenzij
  - –er zich geen lokale ondernemer geregistreerd heeft op het specifieke gebied van de opdracht;
  - –de geregistreerde lokale ondernemer niet over vereiste kwalificaties beschikt.
- b.
De Gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP).
Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De Gemeente houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de Gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.
- c.
De Gemeente heeft oog voor sociale ondernemingen.
Bij Inkopen kan de Gemeente opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeids- markt als belangrijkste doel hebben.
5.4

Innovatie
De Gemeente kan haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid aanwenden om innovatieve oplossingen te stimuleren voor maatschappelijke opgaven. De Gemeente zal waar mogelijk ruimte laten om innovatieve oplossingen aan te bieden, bijvoorbeeld door een opdracht functioneel te beschrijven. Ook worden ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie aan te wenden voor deze uitdagingen. Hierbij kan gedacht worden aan de `right to challenge’ en Inkopen bij sociale ondernemingen.
5.5

Samenwerkingsverbanden
De Gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving.
5.6

Bepalen van de inkoopprocedure
De Gemeente heeft de vrijheid om zelf zorg te dragen voor haar taken (zelfvoorziening) of deze taken uit te besteden aan de markt.
Indien de Gemeente kiest voor een bepaalde inkoopprocedure, hanteert zij (onder meer) het onderstaande uitgangspunt. Bij deze afweging is onder meer het type Werk, Dienst of Levering en de markt van belang.
Grensoverschrijdend belang
Voorafgaand aan Inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de Gemeente de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde Ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse.
Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd.
Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal de Gemeente een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal de Gemeente op het gebruikelijke platform (TenderNed) plaatsen.
Opdrachtwaarde
De Gemeente zal − met inachtneming van de Gids Proportionaliteit − bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij de Gemeente gemotiveerd aangeeft waarom zij hiervan wenst af te wijken.
| Werken | Leveringen | Diensten*
Enkelvoudig | tot € 150.000 | tot € 70.000 | tot € 70.000
Meervoudig | van € 150.000 tot € 500.000 tenminste 3 ondernemers van € 500.000 tot € 1.000.000 tenminste 4 ondernemers Van € 1.000.000 Tot € 2.500.000 5 ondernemers | van € 70.000 tot Europees drempelbedrag | van € 70.000 tot Europees drempelbedrag
Nationaal | van € 2.500.000 tot Europees drempelbedrag | - | -
Europees | Vanaf Europees drempelbedrag | Vanaf Europees drempelbedrag | Vanaf Europees drempelbedrag
Bedragen zijn exclusief BTW
*) uitgezonderd ‘Sociale en andere specifieke diensten’: zie paragraaf 5.7.
Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag
De Gemeente vraagt minimaal aan één Ondernemer een Offerte.
Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag
De Gemeente vraagt ten minste aan drie Ondernemers en ten hoogste aan vijf Ondernemers een Offerte.
Nationaal aanbesteden
Onder de (Europese) drempelbedragen zal de Gemeente nationaal aanbesteden. De Gemeente zal vooraf- gaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen.
Europees aanbesteden
Boven de (Europese) drempelbedragen zal de Gemeente in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.
5.7

Uitzonderingen
Uitzonderingen in de EU-regelgeving (die gelden bij opdrachten boven de EU-drempel) worden ook als uitzondering geaccepteerd ten aanzien van ons eigen aanbestedingsbeleid, voor zover de (Aanbestedings)wet dat toestaat. De toepassing van zo’n uitzondering dient onderbouwd te worden en vastgelegd in het aanbestedingsdossier (in ons documentmanagementsysteem).
Hieronder worden 2 specifieke gevallen nader uitgewerkt.
- a.
Sociale en andere specifieke diensten
Sociale en andere specifieke diensten (kortweg: SAS-diensten) zijn diensten opgenomen in bijlage XIV van Richtlijn 2014/24/EU. Het gaat daarbij o.a. om diensten op het gebied van gezondheidszorg, onderwijs, maatschappelijke en aanverwante dienstverlening, administratieve sociale diensten, uitkeringsdiensten, bepaalde juridische diensten en opsporings- en beveiligingsdiensten.
Voor SAS-diensten geldt een hogere Europese aanbestedingsdrempel van 750.000 EUR en bovendien een verlicht aanbestedingsregime.
| SAS-diensten
Meest geëigende procedure* | tot € 750.000
De procedure voor SAS-diensten of een reguliere Europese aanbestedingsprocedure | vanaf € 750.000
*) Met inachtneming van de algemene beginselen transparantie, objectiviteit, non-discriminatie en proportionaliteit is de aanbestedende dienst vrij in de keuze voor een aanbestedingsprocedure: een meervoudig onderhandse procedure wordt in het algemeen geschikt geacht, maar ook enkelvoudig onderhands is mogelijk mits goed gemotiveerd in het aanbestedingsdossier.
- b.
Percelenregeling
Indien in een Europese aanbesteding gebruik wordt gemaakt van de zogenaamde ‘percelenregeling’ als bedoeld in artikel 2.18 of 2.19 van de Aanbestedingswet dan is het gemeentelijk inkoopbeleid niet van toepassing op de ‘afgezonderde’ percelen. D.w.z. bij de aanbesteding van zo’n afgezonderd perceel zijn de gemeentelijke aanbestedingsdrempels niet van toepassing en kan dus enkelvoudig aanbesteed worden.
5.8

Raming en financiële budget
Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De Gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.
5.9

Eerlijke mededinging en commerciële belangen
De Gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de Gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De Gemeente wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.
6

Organisatorische uitgangspunten
6.1

Inkoopproces
Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. Het onderstaande plaatje geeft het cyclische inkoopproces weer.
Stap | Fase inkoopproces | Toelichting
1 | Voortraject | - •Bepalen van inkoopbehoefte - •Bepalen van het aanbod (bijv. product- en marktanalyse) - •Raming en bepalen van het financiële budget - •Keuze Offerteaanvraag
2 | Specificeren | - •Opstellen van eisen en wensen - •Omschrijven van de opdracht - •Opstellen Offerteaanvraag
3 | Selecteren | - •Eventuele voorselectie geïnteresseerde Ondernemers - •Bekendmaking opdracht via verzenden van de Offerteaanvraag, de website of TenderNed - •Offertes evalueren - •Nader onderhandelen (indien mogelijk op grond van de geldende wet- en regelgeving) - •Gunning aan winnende Ondernemer
4 | Contracteren | - •Tekenen (raam) overeenkomst met (winnende) Contractant - •Registreren getekende overeenkomst - •Informeren afgewezen Ondernemers
5 | Bestellen | - •Uitvoeren van de opdracht - •Eventueel met het doen van bestellingen
6 | Bewaken | - •Bewaken termijnen - •Controleren nakoming afgesproken prestaties, waaronder de MVI-afspraken. - •Tijdige betaling facturen
7 | Nazorg | - •Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen of looptijd - •Evalueren overeenkomst met Contractant
6.2

Inkopen in de organisatie
Inkoop is door middel van een gecoördineerde decentrale inkoop georganiseerd. Dat betekent dat iedere eenheid zelf integraal verantwoordelijk is voor het eigen inkoopproces en voor de uitvoering van het gemeentelijke inkoopbeleid. In een team is de teammanager eindverantwoordelijk.
De budgethouder is binnen zijn of haar mandaat
3
Zie de vigerende mandaatregeling en regeling producthouderschap van de gemeente Peel en Maas.
eindverantwoordelijk.
Bij inkoopactiviteiten vanaf de meervoudige onderhandse procedure is het inschakelen van de inkoopadviseur verplicht.
De inkoopadviseur heeft een signalerende, coördinerende, adviserende, faciliterende en controlerende rol op het inkoop- en aanbestedingsgebied, afhankelijk van de aanbestedingsprocedure. Hij is procesverantwoordelijk voor inkoopactiviteiten vanaf nationaal openbaar aanbesteden.
6.3

Verantwoordelijken
Inkopen wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. De portefeuillehouder Inkoop is verantwoordelijk voor Inkopen. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Voor een succesvolle toepassing van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid is betrokkenheid van bestuurder, budgethouder/opdrachtgever en adviseur inkoop essentieel.
Panningen, 18 februari 2025
Burgemeester en wethouders van de gemeente Peel en Maas,
de gemeentesecretaris/directeur,
K.H. Werps-Aerts
de burgemeester,
B.C.M. Vostermans