GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Kapelle

Evenementenbeleid gemeente Kapelle
Zaaknummer Z24.021897
Documentnummer D25.323657
Burgemeester en wethouders van de gemeente Kapelle en de burgemeester van Kapelle, ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft;
overwegende, dat
- –een evenementenbeleid duidelijkheid schept over de aanvraag, behandeling en toezicht op het evenement;
- –duidelijke kaders nodig zijn om op een zelfde manier met evenementen om te gaan;
gelet op;
de Algemene plaatselijke verordening gemeente Kapelle
b e s l u i t e n:
- –het evenementenbeleid gemeente Kapelle 2017 in te trekken;
- –het evenementenbeleid gemeente Kapelle vast te stellen.
Dit besluit treedt in werking de eerste dag na bekendmaking in het Gemeenteblad.
1.

Inleiding
Aanleiding
Ons evenementenbeleid dateerde uit 2017. Hierin stond voornamelijk beschreven hoe een melding moet worden gedaan en hoe een evenementenvergunning aangevraagd kon worden. In de afgelopen twaalf jaar is de wereld veranderd, ook op het gebied van evenementen.
Tegenwoordig worden er vanuit veiligheid meer eisen aan een evenementen en de organisatoren gesteld. Deze hadden we nog niet goed beschreven. Ook hadden wij op het gebied van geluid en eindtijden geen normen vastgesteld om de aanvraag aan te toetsen. Dit werd steeds meer een probleem met de toename van het aantal evenementen.
Kortom, ons beleid uit 2017 was aan actualisatie toe.
Evenementenbeleid
Het nieuwe beleid geeft duidelijkheid over wat er allemaal bij het organiseren van een evenement komt kijken. Op deze manier moet voor de organisator duidelijker worden wat van haar wordt verwacht en wat van de gemeente en andere partners mag worden verwacht. Verschillende partijen hebben een rol en deze worden in het beleid uitgebreid beschreven.
In de loop van de jaren heeft het college verschillende besluiten genomen over de inzet van de gemeente bij verschillende evenementen. Denk hierbij aan hulp bij het schoonmaken of het maken van tekeningen. Deze afspraken waren niet altijd transparant en ook niet altijd voor ieder evenement gelijk. Met dit nieuwe beleid komen eerdere afspraken te vervallen. Alle inzet die de gemeente doet is in dit document beschreven. Zodat voor iedereen duidelijk is wat wel van de gemeente verwacht kan worden.
Leeswijzer
Dit evenementenbeleid bestaat uit 3 onderdelen: de (juridische) kaders, onze visie op evenementen en tot slot de uitvoeringsaspecten.
In hoofdstuk 2 beschrijven we de juridische en beleidsmatige kaders die van invloed zijn op de organisatie van een evenement
In hoofdstuk 3 gaan we in op onze visie op evenementen. Wat vinden wij belangrijk bij het organiseren van evenementen.
In hoofdstuk 4 gaan we in op de uitvoeringsaspecten. Aan bod komen de aanvraag, de beoordeling, subsidies en rollen en verantwoordelijkheden.
2.

Juridische en beleidsmatige kaders
In dit hoofdstuk gaan we in op de juridische en beleidsmatige kaders die van invloed zijn op de organisatie van een evenement en de beoordeling van de aanvraag.
Omgevingswet
In artikel 1.2 van de Omgevingswet staat beschreven dat de wet gaat over de fysieke leefomgeving en activiteiten met gevolgen op de fysieke leefomgeving. De wet stelt in artikel 1.3 ook maatschappelijke doelen met het oog op duurzame ontwikkeling, bewoonbaarheid van het land en beschermen en verbeteren van het leefmilieu. Er zijn 6 kerninstrumenten bepaald. Dit zijn: de Omgevingsvisie, Programma, decentrale regels zoals het Omgevingsplan, Waterschapsverordening en de Omgevingsverordening, algemene rijksregels, Omgevingsvergunning en Projectbesluit.
Bij de uitvoering van dit beleid toetsen we initiatieven op de Algemene rijksregels en decentrale regels die in het omgevingsplan zijn opgenomen. Deze regels gaan bijvoorbeeld over geluid, natuur, geur, licht, externe veiligheid, bodem en water. De normen uit de omgevingsplannen komen dan ook overeen met die uit dit evenementenbeleid.
Algemene plaatselijke verordening
Afdeling 3 van de Algemene plaatselijke verordening gemeente Kapelle (Apv) beschrijft de juridische kaders waaraan evenementen in de gemeente Kapelle moeten voldoen. Hierin staan de begripsomschrijvingen, kaders voor vergunningverlening en de bevoegdheden van de burgemeester benoemd.
Omgevingsregeling (Bijlage IVh)
De metingen, berekeningen en beoordeling van de geluidniveaus vinden plaats overeenkomstig bijlage IVh van de Omgevingsregeling. Voor de beoordeling van het geluidniveau is, in afwijking van de genoemde handleiding, géén strafcorrectie voor muziekgeluid van toepassing. Voor de beoordeling van het geluidniveau wordt ook geen bedrijfsduurcorrectie, meteocorrectie of gevelcorrectie toegepast. Hierdoor kan er vrijwel meteen worden geconcludeerd of aan de gestelde grenswaarden voor geluid voldaan wordt.
Alcoholwet
Bij veel evenementen worden alcoholische dranken verkocht. Om dit te mogen doen is een vergunning of ontheffing nodig op grond van de Alcoholwet. Voor het schenken van alcoholische dranken tijdens evenementen toetsen we aan de Alcoholwet. Ook kunnen we controleren op leeftijdsgrenzen.
Verkeerswetgeving
Regelmatig is het nodig om de openbare weg af te sluiten om een evenement te kunnen houden. De juridische grondslag hiervoor is te vinden in de Wegenverkeerswet 1994.
Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen
Dit besluit regelt het brandveilig gebruik en basishulpverlening in overige plaatsen. Dit is van toepassing op plaatsen als bedoeld in art. 3, lid 3, van de Wet veiligheidsregio’s. Hierin zijn voorschriften opgenomen die van toepassing zijn op plaatsen die in georganiseerd verband moeten worden gebruikt.
Veldnorm evenementenzorg
Sinds 1 januari 2022 is de veldnorm evenementenzorg (VNEZ) van kracht. De GHOR Zeeland baseert haar advisering bij evenementen op deze norm. In de VNEZ staan de randvoorwaarden voor goede evenementenzorg beschreven. Evenementenzorg heeft als doel deelnemers, bezoekers en medewerkers van een evenement te voorzien van adequate eerste hulp en medische zorg op de evenementenlocatie. Eventueel in afwachting van reguliere zorgverleners.
Regelgeving wegwerpbekers en bakjes
Sinds 2023 gelden er vanuit het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat regels voor het gebruik van wegwerpbekers en – bakjes die plastic bevatten. Deze regels worden meegenomen in de vergunning.
Integraal Veiligheidsbeleid
We willen dat iedereen veilig kan wonen, werken en recreëren in de gemeente Kapelle. De gemeente heeft samen met de gemeenten in de Oosterscheldebekken (OSB) een gezamenlijk veiligheidsbeleid vastgesteld. Hierin staat beschreven op welke prioriteiten we inzetten op het gebied van veiligheid en hoe we samen met onze partners (o.a. Politie, Openbaar Ministerie, Zorg- en Veiligheidshuis, Veiligheidsregio en GGD) uitvoering geven aan dit beleid. Onder het thema veilige- en duurzame leefomgeving is er aandacht voor het veilig verloop van evenementen.
Subsidieverordening
In de subsidieregeling is in artikel 15 geregeld dat plaatselijke instellingen die ten behoeve van de bevolking van de gemeente Kapelle jaarlijks in één kern een evenement organiseren, in aanmerking kunnen komen voor een subsidie (dorpsfeest).
Daarnaast is het mogelijk een incidentele subsidie aan te vragen op grond van artikel 17 voor maatregelen voor fysieke veiligheid en gezondheid tijdens een evenement. Dit betreft een aanvullende subsidie, dus een tegemoetkoming in een gedeelte van de kosten. Hiermee willen we voorkomen dat noodzakelijke veiligheidsmaatregelen worden afgeschaald vanwege het kostenaspect voor de organisator en het evenement dan niet door zou kunnen gaan.
Zeeuws VTH Beleid
Op Zeeuws niveau hebben we beleid op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving. Na het verlenen van de vergunning houden we toezicht op het naleven van de vergunning. Bij overtredingen handhaven we hierop. De mate van toezicht is afhankelijk van o.a. het soort evenement, eerdere ervaringen, risico’s, capaciteit en signalen.
3.

Visie op evenementen
In dit hoofdstuk is beschreven hoe wij aankijken tegen evenementen in onze gemeente. Wat vinden wij hierbij belangrijk en hoe heeft dit invloed op ons evenementenbeleid.
Definitie evenement
In de Algemene plaatselijke verordening gemeente Kapelle is de definitie van een evenement opgenomen. Het gaat over een elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak. Daarnaast staan in de Apv hierop verschillende uitzonderingen en voorbeelden die juist een evenement zijn.
Een sportwedstrijd, anders dan de reguliere competitiewedstrijden, waar extra publiek wordt verwacht scharen wij ook onder een evenement.
Visie
De gemeente Kapelle wil een gemeente zijn waar het voor iedereen veilig wonen, werken en recreëren is. Een gemeente met een hoog voorzieningenniveau, waar het verenigingsleven belangrijk is.
De gemeente vindt kleine evenementen (meldingsplichtige en A-evenementen
1
Dit betreft de behandelaanpak van de evenementen. Verder beschreven in de paragraaf behandelaanpak.
) het beste bij de gemeente passen. Denk hierbij aan de buurt BBQ of rommelroute. Deze dragen bij aan de saamhorigheid. Het initiatief tot deze evenementen stimuleren wij dan ook. Omdat we deze belangrijk vinden kan ook aan medewerkers van LINK gevraagd worden of ze mee kunnen denken.
We zijn een kleine gemeente, waardoor evenementen vaak in de kern plaatsvinden. Dit betekent gezelligheid maar soms ook overlast voor de direct omwonenden. Ook hebben we een beperkte ambtelijke capaciteit. Wij zijn dan ook van mening dat er in de gemeente in principe geen ruimte is voor grootschalige evenementen en dat er ruimte is voor maximaal 10 evenementen met een verhoogd risico verspreid over de gemeente.
4.

Uitvoering
In dit evenementenbeleid staan alle afspraken die we hebben als het gaat over evenementen. Voor iedereen is op deze manier duidelijk wat van een organisator wordt gevraagd en wat van de gemeente mag worden verwacht. Dit gaat niet alleen over beleidsmatige vragen maar ook over afspraken in de uitvoering.
Melding of vergunning
Voordat een evenement wordt georganiseerd moet de organisator eerst kijken of hiervoor een vergunning nodig is of dat een melding voldoende is. Dit is afhankelijk van het aantal personen, de duur van het evenement en de duur van eventuele live muziek. Op onze website kan de organisator controleren of een melding voldoende is of dat een vergunning aangevraagd moet worden. Zowel een melding als aanvraag voor een vergunning wordt gedaan via www.kapelle.nl
Behandelaanpak aanvraag vergunning
Ieder evenement is anders. In omvang, maar ook in risico’s die het evenement met zich meebrengt. Daarom zijn evenementen onderverdeeld in: kleine evenementen, A-, B- en C-evenementen. Nadat de organisator een vergunning heeft aangevraagd toetsen wij of er sprake is van een A-, B- en C-evenementen. Zelf kan de organisator aan de hand van onderstaande beschrijving van de verschillende soorten evenementen ook al een inschatting maken. Iedere categorie kent een eigen behandelaanpak.
Kleine evenementen
Kleine evenementen hebben een meldingsplicht, een vergunning is dan ook niet nodig. We spreken over een klein evenement als er maximaal 150 personen zijn. Het evenement is tussen 07:00 en 23:00 uur en na 23:00 uur wordt geen live muziek ten gehore gebracht. Een melding bij de gemeente wordt 6 weken voorafgaand aan het evenement gedaan.
A-evenementen
Een A-evenement is een eenvoudig evenement, bijvoorbeeld een straat-, buurt of verenigingsfeest. Er is vaak sprake van een vergunningsplicht omdat een straat of weg wordt afgesloten of er live muziek is na 23:00 uur. Een vergunning hiervoor moet 6 weken voorafgaand aan het evenement worden aangevraagd.
B-evenementen
Een B- evenement is een grootschaliger evenement. Denk hierbij aan de Kapelse Dag of het zomerfeest in Wemeldinge. Een vergunning hiervoor moet 12 weken voorafgaand aan het evenement worden aangevraagd. Bij de vergunning aanvraag moet ook een veiligheidsplan worden ingeleverd. Als er sprake is van een terugkerend evenement dan is het ook verplicht om een vooraankondiging te geven van het evenement aan de gemeente. Dit moet voor 1 november van het jaar voorafgaand aan het evenement. Zodat rekening gehouden kan worden met politie-inzet.
C-evenementen
Een C-evenement is een grootschalig evenement, bijvoorbeeld Concert@Sea. In onze gemeente zien wij geen ruimte voor C-evenementen. Daarom gaan we hier in het beleid niet verder op in. Mocht er toch een aanvraag voor een C-evenement komen dan moet op alle onderdelen maatwerk worden geleverd.
Evenemententerrein
Het evenemententerrein is het terrein waar het evenement plaatsvindt. Het is een duidelijk afgebakend terrein waarvoor de organisatie verantwoordelijk is en huisregels gelden. Bij de aanvraag van de vergunning laat de organisator duidelijk zien welk gebied het evenemententerrein is en welke huisregels er gelden.
Veiligheidsplan
Bij B-evenementen moet een veiligheidsplan worden ingediend bij de aanvraag. Op verzoek kan de organisator van ons een voorbeeld veiligheidsplan ontvangen. In een veiligheidsplan staan o.a. verschillende scenario’s beschreven waar de organisatie vooraf over heeft nagedacht hoe zij gaan handelen om de risico’s te verkleinen. In het veiligheidsplan staan in ieder geval scenario’s voor: extreme weersomstandigheden, onwel wording, brand, ontruiming.
Daarnaast staan in het plan contactgegevens van de organisatie en partijen die zij inhuren zoals bijvoorbeeld EHBO of beveiliging. Ook staat beschreven hoe de organisatie herkenbaar is en welke acties zij nog meer doen voor een goed en veilig verloop van het evenement.
Eindtijden
We hanteren bij alle evenementen in de openbare ruimte de volgende eindtijd:
Vrijdag, zaterdag en officiële feestdagen | 01:00 uur
Maandag t/m donderdag en zondag | 23:00 uur
De eindtijd betekent dat het evenement niet meer schenkt, geen geluid meer ten gehore brengt en zorgt dat de bezoekers naar huis gaan. Eventueel kan een ‘afterparty’ nog verder gaan in een café of dorpshuis. Dan gelden de openingstijden van die ruimte. We volgen hierbij de Apv en gebruiksvergunning van de horecagelegenheid.
Geluid en geluidsnormen
Bij een evenement komt vaak geluid kijken. Het doel van het opstellen van geluidnormen voor evenementen is:
- •De geluidbelasting van muziekevenementen voor omwonenden te beperken, onnodige en overmatige hinder voorkomen, zonder afbreuk te doen aan de muziekbeleving;
- •Eenduidige normen en (meet- en reken) regels te verschaffen.
Muziek evenementen
Onderstaande geluidsnormen worden gebruikt voor een ontheffing geluidhinder op grond van artikel 4:6 Apv voor evenementen waarbij muziek centraal staat. Het gaat dan om evenementen waarbij de uitvoering van (live)-muziekoptredens (inclusief dj’s) een (hoofd)activiteit is. Denk aan festivals, concerten, tentfeesten of evenementen met buitenpodia.
Grenswaarden dB(A) en dB(C) niveau
- •Tijdens evenementen waarbij muziekgeluid wordt afgespeeld mag het A-gewogen equivalente geluidniveau (LAeq), gemeten over 3 minuten op de gevels van woningen (of andere geluidgevoelige gebouwen), maximaal 75 dB(A) bedragen.
- •Tijdens evenementen waarbij muziekgeluid wordt afgespeeld mag het C-gewogen equivalente geluidniveau (LCeq), gemeten over 3 minuten op de gevels van woningen (of andere geluidgevoelige gebouwen), maximaal 85 dB(C) bedragen.
Overige evenementen
Bij een evenement kan het ook zijn dat het muziekgeluid een secundaire rol speelt dus de muziek ondersteunend is aan een andere activiteit (bijvoorbeeld een buurtbarbecue, kerstmarkt, sportactiviteit met achtergrond muziek) In dat geval kunnen onderstaande lagere geluidsniveau worden vergund omdat bij dergelijke evenementen de nadruk niet op muziek ligt.
- •Tijdens evenementen waarbij muziekgeluid wordt afgespeeld mag het A-gewogen equivalente geluidniveau (LAeq), gemeten over 3 minuten op de gevels van woningen (of andere geluidgevoelige gebouwen), maximaal 65 dB(A) bedragen.
- •Tijdens evenementen waarbij muziekgeluid wordt afgespeeld mag het C-gewogen equivalente geluidniveau (LCeq), gemeten over 3 minuten op de gevels van woningen (of andere geluidgevoelige gebouwen), maximaal 75 dB(C) bedragen.
Akoestisch optreden
Bij een enkel akoestisch optreden ( zonder versterking ) wordt geen geluidsontheffing verleend omdat het geluidsniveau niet direct beïnvloed kan worden dus heeft het opleggen van geluidsnormen geen meerwaarde. Denk aan een rondgang van een muziekkorps, dweilband of een concert van een muziekvereniging (zonder versterkers).
Soundcheck
Soundchecks moeten bij voorkeur plaatsvinden op de dag van het evenement zelf. Voor soundchecks gelden dezelfde maximale geluidniveaus als in de vergunning is opgenomen.
Beoordelingspunt
In Kapelle vinden evenementen vaak plaats op pleinen of in straten, waarbij op korte afstand woningen zijn gelegen. Daarom hanteren we grenswaarden op de gevels van de dichtstbijzijnde gelegen woningen. De toezichthouder kan met een geluidmeter op 1,5 meter hoogte een meting verrichten ter hoogte van de dichtstbijzijnde woningen. In sommige gevallen zal op een dichterbij gelegen referentiepunt worden gemeten, bijvoorbeeld vanwege de grote afstand tot de meest nabijgelegen woningen. Een mogelijkheid is om de opgenomen geluidnormen ook op een afstand van bijvoorbeeld 50 meter van het evenemententerrein te laten gelden.
Milieu
Naast dat we in de vergunning verwijzen naar de Europese regelgeving over het gebruik van wegwerpbekers en – bakjes die plastic bevatten, vinden we het ook belangrijk dat het evenemententerrein na het evenement weer schoon wordt opgeleverd. De organisatie is hiervoor verantwoordelijk.
Weigeringsgrond
De weigeringsgronden zijn limitatief en opgesomd in artikel 1:8 APV. Een aanvraag voor een vergunning kan worden geweigerd in het belang van de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid en de bescherming van het milieu. Ook kan een aanvraag worden geweigerd als de aanvraag daarvoor minder dan drie weken voor de beoogde datum van de beoogde activiteit is ingediend en daardoor een behoorlijke behandeling van de aanvraag niet mogelijk is.
Beslistermijnen
Wij streven ernaar binnen acht weken een beslissing op de aanvraag om vergunning te nemen. Of binnen 16 weken op een complexe aanvraag.
Rolverdeling en verantwoordelijkheden
Rol van Gemeente Kapelle
We hebben als taak om de veiligheid en gezondheid van onze inwoners te waarborgen, ook bij evenementen. Om dit te doen kunnen verschillende instrumenten worden ingezet. Dit zijn het evenementenbeleid, de behandeling van de evenementenvergunning, toezicht en handhaving en evalueren.
Het evenementenbeleid bepaalt de kaders waaraan wij de aanvraag toetsen. Hierbij vragen wij om advies van de hulpdiensten. We nemen een faciliterende, dan wel stimulerende rol. Denk hierbij aan het verlenen van subsidies, het verstrekken van informatie, het uitlenen van materialen en het beschikbaar stellen van een ruimte in de openbare ruimte. We zorgen voor coördinatie, een duidelijk proces en één aanspreekpunt. Als het nodig is, is een medewerker aanwezig bij een evenementen om te kijken hoe het verloopt. Daarnaast hebben we ook een toezichthoudende- en handhavende taak op de naleving van de wet en vergunningvoorschriften. We nemen tot slot het initiatief tot het houden van een evaluatie als dit nodig is.
Rol van de burgemeester
De burgemeester is verantwoordelijk voor de openbare orde en veiligheid. Vanuit dat kader heeft hij de bevoegdheid om een vergunning te verlenen of te weigeren. Het is verboden om zonder of in afwijking van de vergunning van de burgemeester een evenement te organiseren. Ambtelijk wordt informatie verzameld en de vergunning voorbereid. Uiteindelijk is het de burgemeester die besluit over het daadwerkelijk verlenen of weigeren Hij doet dit aan de hand van het ambtelijke advies en de adviezen van de hulpdiensten. Naast het beslissen op een aanvraag om vergunning is de burgemeester ook belast met het toezicht op naleving van de vergunning, Waar nodig besluit hij over de handhaving. Bij afwezigheid van de burgemeester ligt de verantwoordelijkheid voor het beslissen op de aanvraag om vergunning en de toezicht en handhaving bij de locoburgemeester.
Rol van het college
Bij een evenement komt meer kijken dan alleen openbare orde en veiligheid. Denk hierbij bijvoorbeeld aan wegafsluitingen en geluid. Ook kan het college subsidies verlenen. Dit zijn bevoegdheden van het college.
Andere overheden
Naast toestemming van de gemeente kunnen ook andere toestemmingen/vergunningen noodzakelijk zijn. Zo kan bijvoorbeeld voor evenementen in de Oosterschelde een vergunning van Rijkswaterstaat nodig zijn en voor evenementen in het Kapelse bos toestemming van Staatsbosbeheer. Als het evenement plaatsvindt op wegen/dijken in beheer van provincie en/of Waterschap kan van hen een vergunning nodig zijn. En als het evenement de gemeentegrenzen overschrijdt dient de andere gemeente ook toestemming te geven. Het is aan de organisator om tijdig alle benodigde toestemmingen aan te vragen.
Rol van de organisator
De organisator is verantwoordelijk voor het organiseren van het evenement. Het is de verantwoordelijkheid van de organisator om te zorgen dat de vergunning en de veiligheidsafspraken worden nageleefd om zo het evenement (voor, tijdens en na afloop) veilig en goed te laten verlopen. Het treffen van de nodige voorzieningen en de bijbehorende kosten zijn dan ook voor rekening van de organisator. Tot slot wordt de organisator ook verwacht bij de evaluatie.
Vooral bij een B-evenement is het in het kader van de veiligheid belangrijk dat tijdens het evenement de organisator goed herkenbaar aanwezig is. Zo weten wij, de hulpdiensten maar ook het publiek bij wie ze moeten aankloppen. De beveiligers die worden ingezet vallen ook onder verantwoordelijkheid van de organisator. De beveiligers moeten een duidelijke instructie krijgen en weten op welke huisregels zij op het evenemententerrein moeten handhaven. Ook de veiligheidsbriefing wordt georganiseerd en voorgezeten door de organisatie. Zij kunnen deze taak ook wegleggen bij de (ingehuurde) beveiliging.
Rol van de hulpdiensten
Op veiligheidsgebied wordt samengewerkt om hinder en veiligheidsbelemmeringen te voorkomen. Zowel politie, de GHOR en de brandweer geven ons een advies over o.a. inzet en benodigde materialen voor het evenement. Een vergunning voor een evenement waarbij een veiligheidsplan moet worden ingeleverd wordt niet verleend zonder dat er vooraf advies is gegeven door de hulpdiensten.
Tijdens het evenement hebben de hulpdiensten in principe geen rol op het evenemententerrein. Zij komen daar alleen in actie als er sprake is van een calamiteit. De politie inzet richt zich op de openbare orde buiten het evenemententerrein.
Evenementenoverleg
Het is onze rol om te zorgen voor coördinatie, een duidelijk proces en één aanspreekpunt. De aanvraag voor de vergunning wordt gedaan bij ons via www.kapelle.nl. De aanvraag komt binnen bij onze vergunningverlener. De vergunningverlener is het aanspreekpunt voor de organisatie. Om de aanvraag goed en integraal te kunnen beoordelen wordt de aanvraag ingebracht in ons evenementenoverleg. Dit evenementenoverleg bestaat uit vergunningverlening, veiligheid, toezicht en handhaving en openbare werken en waar nodig schuiven de hulpdiensten aan. In dit overleg wordt beoordeeld wat het behandelplan van het evenement is. Welke inzet nodig is en welk advies aan de burgemeester wordt gegeven over het al dan niet goedkeuren van de aanvraag. Het evenementenoverleg bespreekt voornamelijk B-evenementen.
Evenementenkalender
Door de gemeente wordt een evenementenkalender bijgehouden. Hier staan alle evenementen op waarvoor een vergunning is aangevraagd. Wij gebruiken de kalender om te bekijken of meerdere evenementen tegelijk kunnen plaatsvinden, zonder dat dit problemen oplevert. Voor B/C evenementen is het verplicht de datum van het evenement jaarlijks voor 1 november aan te melden vanwege capaciteitsplanning van de hulpdiensten. Let op: aanmelding voor de kalender is géén garantie is dat u een evenementenvergunning krijgt.
Hand- en spandiensten
Naast de subsidies die aangevraagd kunnen worden op basis van de geldende subsidieregels verlenen wij ook de nodige hand- en spandiensten bij evenementen die in onze gemeente worden georganiseerd.
Zo kunnen alle evenementen dranghekken lenen. Organisatoren van kleine evenementen en A- evenementen halen deze zelf op bij de gemeente en plaatsen deze waar nodig.
Als meerdere wegen afgezet moeten worden dan plaatst de gemeenten de borden en dranghekken. De gemeente levert de borden dan op de juiste locaties. Het is aan de organisatie deze zelf op de weg te zetten op de tijden zoals beschreven in de vergunning.
Ook kunnen bij de gemeente doeken worden geleend waarop een aantal huisregels, die ook wij belangrijk vinden, worden vermeld. Deze doeken kunnen over een dranghek worden gedaan om zo de afbakening van een evenemententerrein weer te geven.
Daarnaast helpt de gemeente de evenementen met bijvoorbeeld schoonmaak, plaatsen of verwijderen straatmeubilair, stroomvoorziening en afval. In bijlage 1 is opgenomen welke hand- en spandiensten per evenement worden verleend. We doen dit voor de evenementen die voor het gehele dorp/kern worden georganiseerd.
Vergunningverlening, toezicht en handhaving
Onze toezichthouders en/of Boa’s zijn degene die namens ons controleren en toezicht kunnen houden op de naleving van de evenementvergunning. Afhankelijk van o.a. het soort evenement, eerdere ervaringen, risico’s, capaciteit en signalen vindt controle en toezicht plaats. In eerste instantie richt dit toezicht zich op de B-evenementen.
De aanwezigheid van de Boa’s tijdens het evenement richt zich op de routes van en naar het evenemententerrein. Toezicht en handhaving richt zich op het schoon, heel en veilig houden van de omgeving rondom het evenement. Onze Boa’s hebben dan ook geen rol op het evenemententerrein zelf. Ook hiervoor geldt dat wij afhankelijk van o.a. het soort evenement, eerdere ervaringen, risico’s, capaciteit en signalen bepalen of onze Boa’s worden ingezet.
Als er overtredingen worden geconstateerd dan vindt handhaving plaats. Dit wordt gedaan op basis van het eerder beschreven Zeeuws VTH-plan. Hierin staat ook de handhavingsmatrix opgenomen, waarbij we eerst waarschuwen voordat we overgaan tot het opleggen van sancties. Het overtreden van de vergunningsvoorschriften kan ertoe leiden dat het evenement wordt stil gelegd.
Melding en klachten
We verwachten van de organisator dat omwonenden vooraf goed worden geïnformeerd over het evenement. Op die manier hopen we dat overlast en klachten worden beperkt. Mochten inwoners of ondernemers toch vragen hebben over het evenement dan kunnen zij in de aanloop naar het evenement terecht bij onze vergunningverlener. Tijdens het evenement kunnen klachten worden ingediend via indienen via kapelle.nl . Als onze Boa’s tijdens het evenement worden ingezet lezen zij deze klachten uit. Ook kunnen inwoners altijd contact opnemen met de politie.
Kapelle, 18 februari 2025
Burgemeester en wethouders van Kapelle,
De secretaris,
F.W. Leijnse
De burgemeester,
C.G. Jansen op de Haar
De burgemeester,
C.G. Jansen op de Haar
Bijlage
1

Hand en spandiensten per evenement
Kapelse Dag
- •De gemeente maakt schoon op zondagmorgen
- •Er worden waar nodig paaltjes, banden, vlaggenmasten etc. geplaatst of verwijderd door de gemeente
- •De gemeente huurt afvalbakken
- •Er wordt gebruik gemaakt van de stroomvoorziening van de gemeente
- •De gemeente brengt en haalt dranghekken en zet deze op de juiste plaats klaar
- •Verkeersborden en -omleidingen worden door de gemeente op de openbare weg gezet
- •De gemeente maakt een tekening voor de verkeersafzettingen
- •De gemeente maakt een plattegrond van het evenemententerrein
Schoorse herfstmarkt
- •De gemeente regelt en betaald de huisvuilwagen van de ZRD die de restanten van de rommelmarkt meeneemt
- •De gemeente maakt een tekening voor de verkeersafzettingen
- •De gemeente brengt en haalt dranghekken en zet deze op de juiste plaats klaar
Zomerfeest en braderie Wemeldinge
- •Er worden waar nodig paaltjes, banden, vlaggenmasten etc. geplaatst of verwijderd door de gemeente
- •De gemeente maakt een tekening voor de verkeersafzettingen
- •De gemeente brengt en haalt dranghekken en zet deze op de juiste plaats klaar
- •De gemeente plakt de eenrichtingsverkeer borden af aan de Westelijke Kanaalweg (in verband met omwonenden).
- •De gemeente zet bovenaan de boulevard dranghekken neerzetten om een afscheiding voor een 'publieksvak' te maken tot aan nummer 23.
- •de gemeente plaatst aankondigingsborden aan de lichtmasten vastmaken op de boulevard: 'verzoek snelheid te minderen wegens evenement.
- •de gemeente zal grasmaaien op de dijk indien mogelijk
- •de gemeente regelt een veegwagen van de ZRD
Koningsdag regulier
- •Er worden waar nodig paaltjes, banden, vlaggenmasten etc. geplaatst of verwijderd door de gemeente
- •De gemeente brengt en haalt dranghekken en zet deze op de juiste plaats klaar
Actie Bamboes (rommelmarkt)
- •Er zijn afspraken over de verwerking en betaling van het vrijkomende (rest) afval. De gemeente neemt 50% voor haar rekening.
- •De gemeente stuurt omwonenden een autopas zodat ze door de afzetting kunnen.
Intocht Sinterklaas
- •Er wordt gebruik gemaakt van de stroomvoorziening van de gemeente
- •De gemeente brengt en haalt dranghekken en zet deze op de juiste plaats klaar