GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente De Ronde Venen

Evaluatierapportage U&H 2025
Kwaliteits- en procescriteria omgevingsrecht
1.

Inleiding
2025 was een jaar van verbetering op het gebied van de kwaliteits- en procescriteria. De beoordeling over 2023-2024 door Interbestuurlijk Toezicht (IBT) van de Provincie Utrecht liet tekortkomingen zien. Het ging om de strategische en programmatische uitvoering en handhaving (U&H), en Erfgoed. Specifiek voldoet het onderdeel U&H niet aan de wettelijke eisen. Daarom moest er een verbeterplan worden opgesteld. Dit plan heeft als doel een fundament te vormen waarop het onderdeel U&H adequaat kan worden ingevuld.
2.

Evaluatierapportage op hoofdlijnen
Door bovengenoemde situatie staat deze evaluatierapportage in een ander licht. Normaliter wordt de geldende Uitvoerings- en Handhavingsstrategie en uitvoeringsprogramma geëvalueerd. Met deze evaluatierapportage zal expliciet worden geëvalueerd op de in het verbeterplan beschreven acties. Daarnaast zullen de uitgevoerde VTH werkzaamheden cijfermatig weergegeven worden. Onderstaande tabel geeft op hoofdlijnen de resultaten van de acties weer:
Actie | Betreft | Behaald? | Toelichting | Actie | Betreft | Behaald? | Toelichting
1 | Monitoring | Ja | | 5 | prioriteiten | Ja |
2 | kengetallen | Ja | | 6 | SMART & UVP | Ja |
3 | processen | Ja | | 7 | bewustzijn | Ja |
4 | samenwerking | Deels | - -In afwachting reactie OM. - -In afwachting reactie (5) omliggende bestuursorganen. | 8 | Kwaliteitscriteria | Ja |
3.

Het verbeterplan
Het verbeterplan bevat een gedetailleerde beschrijving van de acties die ondernomen zijn om te voldoen aan de wettelijke kwaliteits- en procescriteria, zoals vastgelegd in afdeling 18.3 van de Omgevingswet en afdeling 13.2 van het Omgevingsbesluit. In dit verbeterplan zijn 8 acties uiteengezet. De verschillende acties zijn te linken aan de punten (beoordelingscriteria) die onvoldoende zijn beoordeeld door de Provincie Utrecht.
3.1

De 8 acties
3.1.1

Actie 1: monitoring
Actie 1: Aan het eind van 2025 is het systeem Rx.mission volledig ingericht, zodat de absolute cijfers voor de prognose van de capaciteit voor de uitvoering van de (minimale) wettelijke U&H-taken direct, zonder tussenkomst van menselijke acties, uit het systeem gehaald kunnen worden. Dit betekent dat de juiste filters in het systeem zijn toegepast zodat er een representatieve dataset opgesteld kan worden die onderscheid maakt in de U&H-onderdelen. De prognose van de capaciteit gaat om de taken meldingen behandelen, handhavingsverzoeken en aanvragen beschikkingen behandelen. Hierbij gaan we aan de slag met de mogelijkheden binnen de applicatie zelf. Als deze niet de mogelijkheden bieden die passend zijn, gebruiken we de expertise intern om een PowerBi tool op te zetten. De coördinatoren vergunningverlening en toezicht en handhaving sturen en controleren vervolgens dat het invullen van de data correct uitgevoerd wordt (11).
Deze actie is van toepassing op criteria 11: Zijn de benodigde en beschikbare financiële en personele middelen voor het bereiken van de doelen en voor het verrichten van de werkzaamheden inzichtelijk gemaakt in de U&H-strategie en in de begroting gewaarborgd?
De werkzaamheden die gedurende dit jaar hieraan zijn gewijd, hebben vooral toepassing op het ondervinden welke data precies bruikbaar en handig moet zijn voor verdere inrichting van de U&H-strategie en het uitvoeringsprogramma. Hierin is gekeken naar welke werkzaamheden doorgaans worden uitgevoerd en welke hiervan al uit het zaaksysteem konden worden gehaald.
Bij de zaaktypen waarbij dit niet mogelijk was, is onderzocht of en hoe dit alsnog kon worden ingepast. Dit heeft ertoe geleid dat de gebiedsgerichte prioriteiten afzonderlijk verzameld kunnen worden, evenals het onderscheid binnen de verschillende categorieën vergunningen. De laatste stap heeft ertoe geleidt dat er gerichter kan worden geëvalueerd op de prioriteiten, alsook op de wijze van uitvoering van de VTH-werkzaamheden. Bijvoorbeeld: wanneer meldingen gekoppeld kunnen worden aan de prioriteiten, kan er ook een betere inschatting worden gemaakt welke meldingen direct opgepakt gaan worden en welke betekenis dit heeft voor de prognose van de capaciteit.
Het enige aandachtspunt is de monitoring bij aangevraagde beschikkingen. Hiervoor zijn verschillende categorieën opgesteld om een betere vertaling naar kengetallen mogelijk te maken. De vuistregel hierbij is dat vergunningen in categorie 1 (eenvoudig) doorgaans sneller kunnen worden afgehandeld dan vergunningen in categorie 4 (complexer). Deze categorieën sluiten aan op de gestelde prioriteiten.
Deze monitoring kan echter pas plaatsvinden vanaf het moment van implementatie en biedt geen mogelijkheid om reeds verleende vergunningen alsnog onder de categorieën te verdelen.
Daarnaast moet worden opgemerkt dat niet alle functionaliteiten binnen het cluster Toezicht en Handhaving op een uniforme wijze worden toegepast, waardoor bijvoorbeeld meerdere controlebezoeken binnen één controlezaak worden geregistreerd. Dit heeft tot gevolg dat de aantallen (en de bestede tijd) in de praktijk hoger liggen dan in deze evaluatierapportage is weergegeven.
Beide kanttekeningen hebben als gevolg dat de geregistreerde bestede uren waarschijnlijk niet geheel accuraat zijn.
3.1.2

Actie 2: kengetallen
Actie 2: Het jaar 2025 zal gebruikt worden om kengetallen af te stemmen op de realiteit. Kengetallen zijn nu verzameld en opgesteld op basis van gegevens van andere gemeenten. Deze kengetallen zullen per kwartaal herzien en waar nodig aangepast worden. De coördinatoren vergunningverlening en toezicht en handhaving sturen hierop. (11).
Deze actie is van toepassing op criteria 11: Zijn de benodigde en beschikbare financiële en personele middelen voor het bereiken van de doelen en voor het verrichten van de werkzaamheden inzichtelijk gemaakt in de U&H-strategie en in de begroting gewaarborgd?
De werkzaamheden die hiervoor gedaan zijn, zijn vooral van toepassing op het gebruikmaken van best practices. Middels gepubliceerde documenten van andere gemeenten kon er een vergelijkingsanalyse gedaan worden. Dit alleen was echter geen betrouwbare methode. Dit komt doordat iedere gemeente een bepaald proces anders ingericht kan hebben, waardoor de kengetallen ook verschillen. Middels regionale ambtelijke overleggen kon op dit onderdeel meer informatie gewisseld worden, waardoor er naar eigen inzicht een betere calculatie gedaan kon worden voor de kengetallen.
Het belangrijkste doel van een kengetal is dat het een representatief getal is voor het geheel van werkzaamheden. Tijdens interne kwartaaloverleggen was dit regelmatig een punt van discussie. Met uitvoerders, coördinatoren en beleidsmakers zijn gesprekken gevoerd over de invulling van de werkprocessen. Daarbij zijn inschattingen gemaakt over de gemiddelde tijd die een bepaald zaaktype doorgaans in beslag neemt. Uiteindelijk is tussen deze partijen consensus ontstaan dat de voorliggende kengetallen een representatief beeld geven van de gemiddelde werkduur van een dossier binnen het betreffende zaaktype.
Binnen het cluster vergunningverlening zijn er juristen en vergunningverleners. Bij bezwaren en beroepen die betrekking hebben op vergunningverlening zijn vooral de juristen aan zet. In de praktijk is de ervaring dat er tijdens deze dossiers ook altijd nog invloed vanuit vergunningverlening komt. Om deze reden wordt er op basis van een % onderscheid gemaakt tussen jurist en vergunningverlening. Omdat hoewel een zaaktype primair bij een jurist of vergunningverlener ligt, er altijd input van elkaar nodig is.
Op de totale jaarlijkse prognose geeft dit weer een accurater beeld van de benodigde en beschikbare capaciteit. Voor het cluster toezicht en handhaving is deze methode hetzelfde. Dan ligt het onderscheid alleen tussen de juristen handhaving en de toezichthouders. De kengetallen met verdeling bij de zaaktypen en clusters is als volgt opgesteld:
Onderdeel vergunningen | | Bijdrage
Zaaktype | Kengetal | Jurist | Case.m
Beroep behandelen | 30 | 98% | 2%
Bezwaar behandelen | 30 | 98% | 2%
Informatie.verz. Behandelen | 5 | 5% | 95%
Vooroverleg voeren | 5 | | 100%
Cat. I dakkapel | 10 | | 100%
Cat. I <100.000 (eenvoudig) | 15 | 3% | 97%
Cat. I <100.000 (complex) | 20 | 3% | 97%
Cat. II 100.000 - 250.000 | 25 | 5% | 95%
Cat. III 250.000 - 1.000.000 | 30 | 10% | 90%
Cat. IV >1.000.000 | 40 | 10% | 90%
(totaal) Aanvraag beschikk. Behand. | | |
Nadeelcomp.verzoek behand. | 16 | 100% |
Nagekomen stukken behand. | 7 | | 100%
Voorlop. Voorzien. Behand. | 30 | 100% |
Zienswijze behandelen | 8 | 100% |
Advies verstrekken | 3 | | 100%
Ambtelijk beschikken | 5 | 50% | 50%
Onderdeel Toezicht & Handhaving | | Bijdrage
Zaaktype | Kengetal | Toezicht | Jurist
Beroep behandelen | 30 | 2% | 98%
Bezwaar behandelen | 30 | 2% | 98%
Handhavingsbesluit nemen | 25 | 5% | 95%
LOB ten uitvoer leggen | 20 | 5% | 95%
LOD ten uitvoer leggen | 20 | 5% | 95%
Informatie.verz. Behandelen | 5 | | 100%
Melding(klacht) behandelen | 10 | 30% | 70%
Handhavingsverzoek behandelen | 30 | 10% | 90%
Controles uitvoeren | 5 | 90% | 10%
Concluderend kan gesteld worden dat deze doelstelling succesvol is afgerond.
3.1.3

Actie 3: Processen
Actie 3: Eind Q3 2025 zijn de hoofd, deel en sub processen en werkwijzen per VTH-onderdeel gedocumenteerd. Voor elk onderdeel is vastgelegd hoe de werkzaamheden worden voorbereid en uitgevoerd. Hiervoor gaat er minimaal eens per maand een overleg plaatsvinden tussen de coördinatoren om de voortgang te bespreken en eventuele knelpunten tijdig te signaleren en op te lossen (10, 15 a b c en 16).
Deze actie is van toepassing op criteria 10: Biedt de U&H-strategie inzicht in de werkwijze bij het verlenen van omgevingsvergunningen en het beoordelen van meldingen?
Deze actie is van toepassing op criteria 15 (a, b en c): Biedt de handhavingsstrategie inzicht in de wijze waarop toezicht op de naleving wordt gehouden?
Deze actie is van toepassing op criteria 16: Biedt de handhavingsstrategie inzicht in de wijze waarop wordt gerapporteerd over bevindingen over de naleving en eventueel daaraan verbonden consequenties?
De werkprocessen en bijbehorende acties zijn vastgelegd in het VTH-zaaksysteem en opgenomen in de Uitvoerings- en Handhavingsstrategie. Hierdoor kan geconcludeerd worden dat deze doelstelling succesvol is afgerond.
3.1.4

Actie 4: samenwerking bestuursorganen (incl. strafrechtketen)
Actie 4: Aan het eind van 2025 zijn er afspraken gemaakt over de samenwerking met andere bestuursorganen, waaronder de instanties belast met strafrechtelijke handhaving. Deze afspraken zijn ondersteund door afstemmingsgesprekken, waarin de werkzaamheden zijn besproken en afgestemd, zodat deze inzichtelijk beschreven kunnen worden in de U&H-strategie. Vanaf Q3 2025 zal gestart worden met de uitvoering van deze doelstelling, omdat deze veel raakvlakken heeft met de bovenstaande doelstelling. Wanneer de interne processen en werkwijzen helder zijn, kan op basis hiervan concreet gekeken worden naar waar andere bestuursorganen betrokken moeten worden (2, 12 en 14).
Deze actie is van toepassing op criteria 2: Is de U&H-strategie afgestemd met andere bestuursorganen?
Deze actie is van toepassing op criteria 12: Is de handhavingsstrategie, voor zover nodig, afgestemd met de instanties die zijn belast met de strafrechtelijke handhaving?
Deze actie is van toepassing op criteria 14: Biedt de handhavingsstrategie inzicht in de afspraken die door bestuursorganen onderling en met de instanties die zijn belast met de strafrechtelijke handhaving zijn gemaakt over samenwerking bij en afstemming van werkzaamheden?
De lijnen tussen de strafrechtketen en de gemeentelijke inzet op het gebied van handhaving van het omgevingsrecht zijn lang. Dit komt vooral doordat er onder de oude wetgeving (Wabo) weinig aandacht voor was. Met de komst van de Omgevingswet en de introductie van de nieuwe Landelijke Handhavingsstrategie Omgevingsrecht (LHSO) zijn de verschillende sectorale wetten geüniformeerd en is er een duidelijkere interventielijn opgenomen in de LHSO. Concreet betekent dit betere handvatten voor de integratie van strafrechtelijke handhaving binnen het omgevingsrecht.
Hiervoor zijn twee partners van belang: de politie en het Openbaar Ministerie (OM). De eerste gesprekken hebben plaatsgevonden met het basisteam Stichtse Vecht/De Ronde Venen. Deze gesprekken zijn gebruikt om een beeld te krijgen van de interesse van de politie in samenwerking binnen het omgevingsrecht. Dit heeft geleid tot overeenstemming dat de politie een rol wil vervullen bij strafrechtelijke handhaving.
De volgende en tevens doorslaggevende partner is het OM. Na de gesprekken met de politie is een memo opgesteld die via de politie is voorgelegd aan het OM. Deze memo bevat informatie over de grondslag van strafrechtelijke handhaving in samenwerking met bestuursrechtelijke handhaving, enkele toepassingsvoorbeelden en de uiteindelijke vraag of en in hoeverre het OM hieraan een bijdrage wil leveren. Een antwoord hierop is nog niet ontvangen.
Daarnaast schrijft deze verbeteractie voor dat afstemming plaatsvindt met omliggende bestuursorganen. De wet bepaalt specifiek dat, indien werkzaamheden van invloed kunnen zijn op omliggende bestuursorganen, deze afgestemd dienen te worden. De strategie bevatte in eerste instantie geen werkzaamheden die enig risico met zich meebrachten dat deze van impact konden zijn op omliggende gemeenten. Echter, in de begroting voor 2026 is budget opgenomen voor handhaving op illegale bewoning. Dit project kan in zekere zin een waterbedeffect hebben naar omliggende gemeenten en vraagt daarom om afstemming.
Met twee gemeenten heeft inmiddels een afstemmingsgesprek plaatsgevonden. De afspraken die hierover zijn gemaakt, richten zich vooral op het onder de aandacht brengen van dit project. Dit is van belang zodat, wanneer omliggende bestuursorganen een toename van vergelijkbare casuïstiek signaleren, de link naar het project van De Ronde Venen en naar de juiste contactpersoon sneller gelegd kan worden. Een volgende stap is het achterhalen van de beweegredenen achter deze ontwikkelingen, zodat het projectplan waar nodig kan worden aangepast.
Concluderend kan worden gesteld dat de doelstelling gedeeltelijk is gerealiseerd. Er wordt nog gewacht op een reactie van het OM en enkele omliggende gemeenten, waardoor verdere voortgang hiervan afhankelijk is.
3.1.5

Actie 5: Landelijke prioriteiten
Actie 5: De onderwerpen brandveiligheid, constructieve veiligheid en handhaving van het omgevingsplan worden opgenomen in de prioriteiten. Deze onderwerpen worden in samenwerking met de VRU en de ODRU afgestemd. Er wordt gebruikgemaakt van bestaande samenwerkingsstructuren en middelen om de afstemming te realiseren. De gesprekken en afstemming vinden plaats in Q1 2025 (7).
Deze actie is van toepassing op criteria 7: Biedt de U&H-strategie inzicht in de prioriteitenstelling voor het verrichten van de werkzaamheden, waarbij in ieder geval wordt ingegaan op de onderwerpen brandveiligheid, constructieve veiligheid en handhaving omgevingsplan?
De prioriteit voor brandveiligheid is afgestemd met de Veiligheidsregio Utrecht (VRU). Hierdoor heeft de gemeente een duidelijk standpunt ingenomen over de prioritering van de werkzaamheden die door de VRU worden uitgevoerd. Dit stelt de VRU in staat om gerichter een voorstel voor het jaarplan te presenteren.
De prioriteit voor constructieve veiligheid is afgestemd met de Omgevingsdienst regio Utrecht (ODRU). Dit heeft ertoe geleid dat de vergunningverlening plaatsvindt volgens de gewenste intensiteit, dat het vergunninggebonden toezicht hierop aansluit, en dat monitoring mogelijk is. Hierdoor kan de ODRU een accurater uitvoeringsplan voorstellen voor deze producten en diensten.
Het vaststellen van de prioriteiten voor de handhaving van het omgevingsplan heeft een uitgebreid proces doorlopen. Uiteindelijk zijn deze prioriteiten vastgesteld door het college. Het proces omvatte de directe betrokkenheid van tien collega’s, verspreid over vier sessies waarin de prioriteiten zijn besproken. De uitkomsten zijn vervolgens tekstueel verwerkt en gedeeld met ruim twintig medewerkers, die hierop inhoudelijke feedback hebben gegeven.
Concluderend kan worden gesteld dat deze doelstelling is afgerond.
3.1.6

Actie 6: Doelstelling en uitvoeringsprogramma
Actie 6: Voor 23 juni 2025 zijn de doelen voor de U&H-strategie SMART geformuleerd, zodat op basis hiervan aan het eind van Q3 2025 een concept uitvoeringsprogramma 2026 is opgesteld. Voor 31 december 2024 zijn de probleemanalyse, risicoanalyse opgesteld. De prioritering zal in mei door het college vastgesteld worden. De risicoanalyse wordt opgesteld in afstemming met coördinatoren en ingevuld met specifieke clusters. De prioritering gebeurt na afstemming met het college. De probleemanalyse wordt opgesteld in afstemming met beide clusters.
Ook zullen de werkzaamheden worden beschreven die nodig zijn om deze doelen te behalen (4, 5, 6 en 7).
Deze actie is van toepassing op criteria 4: Wordt gemotiveerd aangegeven welke doelen worden gesteld voor uitvoering en handhaving en zijn deze concreet, meetbaar, realistisch en tijdgebonden geformuleerd?
Deze actie is van toepassing op criteria 5: Vloeien de doelen voort uit de prioriteitenstelling en/of uit bestuurlijke keuzes (raadsprogramma / coalitieakkoord / college)?
Deze actie is van toepassing op criteria 6: Wordt gemotiveerd aangegeven welke werkzaamheden met het oog op die doelen zullen worden verricht?
Deze actie is van toepassing op criteria 7: Biedt de U&H-strategie inzicht in de prioriteitenstelling voor het verrichten van de werkzaamheden, waarbij in ieder geval wordt ingegaan op de onderwerpen brandveiligheid, constructieve veiligheid en handhaving omgevingsplan?
Hoewel deze doelstelling niet binnen de gestelde deadlines is afgerond, is deze uiteindelijk wel succesvol gerealiseerd.
Het proces om te komen tot SMART-doelstellingen en de verwerking daarvan in een uitvoeringsprogramma heeft meer tijd in beslag genomen. De doelstellingen konden pas worden vastgesteld nadat de prioriteiten waren bepaald. Voor het vaststellen van deze prioriteiten is een zorgvuldiger en deskundiger proces gevolgd (dan initieel bedacht), zoals beschreven onder actie 5. Dit heeft ertoe geleid dat de prioriteiten later zijn vastgesteld dan de oorspronkelijke deadline voor deze actie. Vervolgens moesten de doelstellingen, inclusief bijbehorende werkzaamheden en capaciteitsinschatting, worden uitgewerkt. Ook hiervoor is een proces gevolgd waarin VTH-medewerkers actief hebben geparticipeerd. Hierdoor is het tijdsverloop langer geweest.
De documenten die de uit te voeren werkzaamheden zijn beschreven, zijn tekstueel opgesteld en afgestemd. Deze afstemming heeft plaatsgevonden met de interne en externe partijen die bij de werkzaamheden betrokken zijn. Het doel van de afstemming was vooral om verkokering te voorkomen en een voorspoedige uitvoering te bevorderen. Concluderend kan worden gesteld dat deze doelstelling is afgerond.
3.1.7

Actie 7: Verankering van de U&H-strategie
Actie 7: Vanaf Q1 2025 wordt actief gestuurd op de verankering van de U&H-strategie binnen de organisatie. Dit zal gedaan worden door de principes van het ADKAR-model te volgen, met als doel dat vanaf de vaststelling van de U&H-strategie en het uitvoeringsplan de goede uitvoering hiervan is gewaarborgd. Hierbij ligt ook de nadruk op het juist en correct invullen van de systemen, zodat de data zuiver en uniform is. Hiervoor zal (in 2025) elke kalendermaand gebruikt worden om één letter (A, D, K, A en R) uit het ADKAR-model te voltooien. Het AKDAR-model (Awareness, Desire, Knowledge, Ability, Reinforcement) biedt een gestructureerde aanpak om gedragsverandering te stimuleren en de betrokkenheid van medewerkers bij de U&H-strategie te vergroten (26).
Deze actie is van toepassing op criteria 26: Is de organisatie zodanig ingericht dat een goede uitvoering van de uitvoerings- en handhavingsstrategie en het uitvoerings-programma is gewaarborgd?
Het ADKAR-model is opgedeeld in vijf stappen, die gezamenlijk zorgen voor een stapsgewijze aanpak. De overkoepelende doelstelling was het vergroten van het bewustzijn over de strategie onder de VTH-medewerkers. Dit is met name gerealiseerd door medewerkers actief te betrekken bij het opstellen van de strategie.
Een belangrijk onderdeel van dit traject was het organiseren van sessies waarin gezamenlijk werd nagedacht over de prioriteiten. Daarnaast is er gekozen voor een gefaseerde communicatie, bijvoorbeeld door de onderdelen uit de strategie gefaseerd te delen met de uitvoerende medewerkers. Vervolgens kon tekstuele feedback worden geven, waarbij bewust is gekozen voor een beperkte tijdsinvestering (maximaal een kwartier per keer). Op deze manier werd enerzijds rekening gehouden met de werkdruk, en anderzijds geborgd dat alle medewerkers de stukken daadwerkelijk hebben doorgenomen.
Concluderend kan worden gesteld dat de doelstelling succesvol is behaald.
3.1.8

Actie 8: De kwaliteitscriteria
Actie 8: Vanaf Q1 2025 zal er gestart worden met het inventariseren volgens de kwaliteitscriteria 3.0, zodat in Q3 2025 onderstaande tabel compleet is ingevuld. Dit gaan we doen middels de trechtermethode, waarin we in eerste instantie duidelijkheid krijgen over wie bij welk deskundigheidsgebied en taak behoort. Als laatste stap gaat er bij ieder deskundigheidsgebied onderstaande tabel ingevuld worden. Zo kan in de evaluatierapportage over het jaar 2025 hierover geëvalueerd worden en, indien nodig, de verbeterstappen in de U&H-strategie en het uitvoeringsprogramma meegenomen worden.
Generieke deskundigheden | Opleiding | Ervaring | Kennis | Frequentie | Aantal | Opmerking
Deze actie is van toepassing op de opmerking van interbestuurlijk toezicht dat het college niet actief naar de raad informeert omtrent dit onderdeel.
De Ronde Venen had beperkt inzicht in de mate waarin zij voldoen aan de kwaliteitscriteria. Het eerste deel van 2025 heeft daarom in het teken gestaan van het verzamelen van informatie bij gemeenten die hierin wél succesvol zijn geweest. Deze inventarisatie is inmiddels afgerond. Aangezien voor het creëren van een compleet beeld informatie van de Omgevingsdienst nodig is, kan op dit moment nog geen representatieve rapportage worden opgeleverd. De rapportage van de Omgevingsdienst wordt in het eerste kwartaal van 2026 beschikbaar gesteld. Vervolgens zal het college deze rapportage aanbieden aan de gemeenteraad. Dit dient te gebeuren vóór 1 april 2026.
3.1.9

Monitoring
Het werken met een monitoringstool is als aandachtspunt benoemd vanuit het interbestuurlijk toezicht. Tijdens de uitvoering van het verbeterplan is hieraan invulling gegeven door middel van een monitoringstool (bijlage 7.1).
In het oorspronkelijke verbeterplan was opgenomen dat er maandelijks gerapporteerd zou worden aan de teammanager. In de praktijk bleek deze frequentie te intensief.
Daarnaast zijn er verbeteringen doorgevoerd in de wijze van monitoring binnen het uitvoeringsprogramma. Deze verbeteringen omvatten:
- •Het verlagen van de rapportagefrequentie;
- •Het toevoegen van een actielijst in de monitoringstool, waarin acties worden opgenomen die meegenomen moeten worden naar de volgende rapportage;
- •Het visueel inzichtelijk maken van de voortgang per rapportage, zodat naast de tekstuele toelichting ook in één oogopslag de voortgang zichtbaar is.
4.

Capaciteit en nacalculatie
Verschillende organisaties voeren VTH-werkzaamheden uit namens en voor de gemeente De Ronde Venen. De twee belangrijkste partijen hierin zijn de Omgevingsdienst Regio Utrecht en de Veiligheidsregio Utrecht. Naast deze twee partijen voert de gemeente De Ronde Venen uiteraard zelf ook VTH-werkzaamheden uit.
4.1

Omgevingsdienst
De ODRU heeft in 2025 opnieuw diverse werkzaamheden uitgevoerd voor de gemeente De Ronde Venen. Deze werkzaamheden zijn eind 2024 vastgelegd in het Uitvoeringsprogramma. Een cijfermatig onderbouwde rapportage wordt in het eerste kwartaal na afloop van het verslagjaar opgeleverd.
4.2

Veiligheidsregio Utrecht
De rapportage verzorgd vanuit de VRU ziet toe op de periode van 1 januari tot en met 31 augustus 2025. De punten uit de rapportage zijn hieronder uitgeschreven.
Het uitbrengen van bouwadviezen ligt lager dan verwacht. Voor milieuadviezen en adviezen over omgevingsveiligheid is het aantal conform de verwachting. De advisering bij evenementen verloopt eveneens volgens planning. Het aantal meldingen van brandveilig gebruik is lager dan voorzien.
Bij het toezicht op bouwprojecten zijn alle gevraagde controles uitgevoerd. De registratie van deze controles is echter nog niet volledig op orde, waardoor de cijfers een vertekend beeld geven. Het reguliere toezicht op bestaande bouw loopt achter op schema; tot nu toe zijn 53 controlebezoeken uitgevoerd, waarvan 8 hercontroles. Er zijn geen zaken overgedragen voor handhaving. Milieucontroles worden volgens planning uitgevoerd. Toezicht op evenementen is toegepast waar dat nodig was, met name bij B- en C-evenementen. Gemeente-specifiek toezicht is niet vooraf verzocht.
In de afgelopen periode zijn geen nieuwe klachten of meldingen van brandonveilige situaties ontvangen.
Op het gebied van ‘Brandveilig Leven’ zijn zes basisscholen bezocht met schatkistlessen, waarmee wordt gewerkt aan het doel om 40% van de scholen te bereiken. Eén MBO/VMBO-school in de gemeente maakt gebruik van het aanbod om leerlingen op te leiden over brandveiligheid in hun toekomstige werkveld. Daarnaast zijn 35 jonge gezinnen geïnformeerd over brandveiligheid in huis naar aanleiding van een geboorteaangifte bij publiekszaken. Er is één keer voorlichting gegeven op verzoek van inwoners.
4.3

Samenstelling VTH-organisatie
1 FTE staat voor 1350 werkbare uren. In het overzicht kan dit soms verschillen. De reden hiervoor is dat de betreffende FTE dan enkel een deel van het jaar werkzaam is (geweest) en hierdoor niet meegerekend kan worden voor de voltallige 1350 uur.
Juristen | FTE | Uur
Toezicht en Handhaving | 2.23 | 2106
Vergunningverlening | 1.00 | 1350
Vergunningverlening | FTE | Uur
Casemanagers | 7.33 | 7871
Toezicht | FTE | Uur
Toezichthouders | 2.67 | 2141
4.4

Verrichte werkzaamheden
Onderstaande tabellen geven een overzicht van het aantal ontvangen zaken per zaaktype in het jaar 2025. De resultaten zijn verzameld van 1 januari tot en met 31 oktober 2025. In onderstaande tabel zijn die aantallen met een factor van 1.2 vermenigvuldigd waardoor het resultaat representatief is voor geheel 2025, vandaar de tekst ‘Afgerond, met prognose geheel 2025.
4.4.1

Vergunningverlening
Zaaktypen | 2025 | Bijdrage | Netto
Specificatie | Afgerond | Kengetal | Totaal | Jurist | Case.m | Jurist | Verlener
Beroep behandelen | 6 | 30 | 180 | 98% | 2% | 176 | 4
Bezwaar behandelen | 26 | 30 | 792 | 98% | 2% | 776 | 16
Informatie.verz. Behandelen | 77 | 5 | 384 | 5% | 95% | 19 | 365
Melding Activiteit Behand. | 0 | | 0 | | | 0 | 0
Vooroverleg voeren | 157 | 10 | 1572 | | 100% | 0 | 1572
Aanvraag beschikk. Behand. | 391 | 15 | 5868 | | 100% | 0 | 5868
Nadeelcomp.verzoek behand. | 0 | 16 | 0 | 100% | | 0 | 0
Nagekomen stukken behand. | 20 | 7 | 142,8 | | 100% | 0 | 143
Voorlop. Voorzien. Behand. | 4 | 30 | 108 | 100% | | 108 | 0
Zienswijze behandelen | 4 | 8 | 28,8 | 100% | | 29 | 0
Advies verstrekken | 13 | 3 | 39,6 | | 100% | 0 | 40
Ambtelijk beschikken | 6 | 5 | 30 | 50% | 50% | 15 | 15
Totaal | | | 9145 | | | 1124 | 8022
Capaciteit | | | | | | 1350 | 7876
Resultaat | | | | | | 226 | -146
Afgerond, met prognose geheel 2025
Toelichting
Het jaar 2025 is voor vergunningverlening een druk jaar geweest, wat duidelijk wordt wanneer de cijfers worden vergeleken met 2024. In 2024 zijn er 115 vooroverleggen gevoerd, terwijl dit er in 2025 157 zijn. Het aantal behandelde aanvragen en beschikkingen steeg van 252 in 2024 naar 391 in 2025. Ook het aantal informatieverzoeken nam toe: van 22 in 2024 naar 77 in 2025.
4.4.2

Toezicht en handhaving
Zaaktypen | 2025 | Bijdrage | Netto
Specificatie | Afgerond | Kengetal | Totaal | Toezicht | Jurist | Toezicht | Jurist
Beroep behandelen | 11 | 30 | 324 | 2% | 98% | 6 | 318
Bezwaar behandelen | 7 | 30 | 216 | 2% | 98% | 4 | 212
Handhavingsbesluit nemen | 28 | 25 | 690 | 5% | 95% | 35 | 656
LOB ten uitvoer leggen | 0 | 20 | 0 | 5% | 95% | 0 | 0
LOD ten uitvoer leggen | 7 | 20 | 144 | 5% | 95% | 7 | 137
Informatie.verz. Behandelen | 13 | 5 | 66 | | 100% | 0 | 66
Melding(klacht) behandelen | 89 | 10 | 888 | 30% | 70% | 266 | 622
Handhavingsverzoek behandelen | 18 | 25 | 450 | 10% | 90% | 45 | 405
Controles uitvoeren | 246 | 5 | 1230 | 90% | 10% | 1107 | 123
Totaal | | | 4008 | | | 1471 | 2537
Capaciteit | | | | | | 2141 | 2106
Resultaat | | | | | | 670 | -431
Afgerond, met prognose geheel 2025
Toelichting
In 2025 is de toezichtscapaciteit uitgebreid met 1,67 FTE naar in totaal 2,67 FTE. Gezien de juniorpositie van 2 FTE is 0,67 FTE ingezet voor een ervaren toezichthouder, zodat deze opgedane kennis en ervaring kan delen met de andere 2 FTE. Het opleiden en kennis delen is mede een oorzaak van het verschil tussen de theoretische capaciteit en het daadwerkelijk verrichte werk. Een andere reden hiervoor is dat de 1,67 FTE ook ingewerkt moesten worden, waardoor minder tijd beschikbaar was voor toezichtstaken.
Daarnaast hebben er dit jaar bijzondere controles plaatsgevonden naar aanleiding van een handhavingsverzoek betreffende stookoverlast. De ervaring binnen toezicht op het gebied van stookoverlast is op dit moment landelijk gering. De controles die op dit terrein zijn uitgevoerd, vergden een significante tijdsinvestering.
5.

Aanbevelingen
De evaluatie over het jaar 2025 geeft aanleiding tot een aantal aanbevelingen die van belang zijn voor de verdere ontwikkeling van de kwaliteits- en procescriteria. De aanbevelingen zijn:
- •
Monitoringstructuur en rapportage
De oorspronkelijke frequentie van maandelijkse rapportages bleek in de praktijk niet haalbaar. De aanpassing naar een lagere frequentie en het toevoegen van visuele elementen en actielijsten in de monitoringtool zijn waardevolle verbeteringen.
- •
Monitoring en rapportage
Bij de interpretatie van de gepresenteerde gegevens dient rekening te worden gehouden met het feit dat deze niet volledig betrouwbaar zijn. Dit komt enerzijds door het ontbreken van historische monitoring op aangevraagde beschikkingen en anderzijds doordat niet alle functionaliteiten op een uniforme wijze worden toegepast. Hierdoor kunnen geregistreerde aantallen en bestede uren afwijken van de feitelijke situatie.
Hoewel de functionaliteiten inmiddels goed zijn ingericht, ligt de borging in het consequent en correct gebruik ervan. Om betrouwbare data te waarborgen, is het noodzakelijk dat:
  - •Werkwijzen en werkprocessen verbeteren om invoerfouten te voorkomen;
  - •Het kunnen monitoren van de invoerfouten in het zaaksysteem;
  - •Controle op de invoer expliciet wordt belegd bij een verantwoordelijke functie, zodat afwijkingen tijdig worden gesignaleerd en gecorrigeerd.
- Door deze maatregelen te implementeren, kan de kwaliteit van de monitoring en de betrouwbaarheid van de kengetallen structureel worden verbeterd.
- •
Samenwerking bestuursorganen
Deze evaluatierapportage geeft inzicht in de belangrijke stappen die reeds zijn gezet. Voor een zorgvuldige en tijdige afronding van de actie is het van belang de bestaande en nieuwe contacten goed te onderhouden.
Deze aandachtspunten vormen samen een richtinggevend kader voor de verdere inrichting van de U&H-organisatie en dragen bij aan het voldoen aan de wettelijke kwaliteits- en procescriteria zoals opgenomen in de Omgevingswet en het Omgevingsbesluit. Bovenstaande aanbevelingen worden meegenomen in de U&H-strategie evenals het uitvoeringsprogramma.
6.

Slotbepalingen
6.1

Bekendmaking
Deze evaluatierapportage wordt op de voorgeschreven wijze bekendgemaakt.
6.2

Citeertitel
Deze evaluatierapportage kan worden aangehaald als Evaluatierapportage U&H 2025.
6.3

Ondertekening
Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van de gemeente De Ronde Venen, in de vergadering van 16 december 2025.
De burgemeester,
Rosan Kocken
De secretaris,
Marco Vonk
7.

Bijlagen
7.1 Monitoringstool