GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Son en Breugel

Inkoopbeleid Gemeente Son en Breugel 2026
1.

Inleiding
In het bestuursakkoord “Samenwerken in aan voor met Son en Breugel” heeft het college van burgemeester en wethouders een visie geformuleerd. Hierin ambities geformuleerd langs de onderstaande 4 programma’s:
- 1.
Interne en externe dienstverlening
- 2.
Sociale leefomgeving
- 3.
Fysieke leefomgeving
- 4.
Economische en ruimte ontwikkeling.
Dit inkoopbeleid geeft aan hoe de gemeente Son en Breugel haar beleidsdoelen mede met de inzet van haar inkopen wil bereiken. De inkoopfunctie kan veel invloed uitoefenen op het bereiken van de beleidsdoelen. Via de inkoopfunctie geven wij opdracht aan marktpartijen. Op basis van goed opdrachtgeverschap zijn deze marktpartijen in staat om onze doelen snel en kwalitatief goed te realiseren. Het belang van onze inwoners en bedrijven staat voorop. Naast de professionele verantwoordelijkheid biedt inkoop voor ons ook kansen om beleidsdoelen als duurzaamheid en sociale impact te realiseren en markten te stimuleren tot innovatieve oplossingen. Doelmatig, rechtmatig en integer handelen van zowel onze gemeente als haar opdrachtnemers zijn daarbij een randvoorwaarde.
Binnen het inkoopbeleid onderscheiden we 7 ambitieniveaus:
We gaan in ons inkoopbeleid uit van minimaal ambitieniveau 5 of hoger. Op zijn minst waardecreatie voor de organisatie en waar mogelijk waardecreatie voor de maatschappij en/of door samenwerking met de markt. Dit kan op het gebied van maatschappelijke waarden, duurzaamheid, financieel voordeel. Realisatie van een aantal beleidsdoelen staat hierbij centraal. Het gaat dan om: Circulariteit, Duurzaamheid, Klimaat en Social Return.
2.

Gemeentelijke doelstellingen
Wij willen met dit inkoopbeleid de volgende inkoopdoelstellingen realiseren.
Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen
Bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken hebben wij een belangrijke rol. Met onze inkopen willen wij waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen van deze vraagstukken. Inkopen op basis van prijs, kwaliteit en mens en milieu is de standaard.
In 2016 heeft de gemeente Son en Breugel het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) 2016 – 2020 ondertekend. Met het ondertekenen van het Manifest MVI wilde de gemeente een krachtig signaal afgeven dat zij het belangrijk vindt om duurzame innovaties en maatschappelijk verantwoord ondernemen door marktpartijen te stimuleren via haar inkoopbeleid. Hiermee laten wij aan de samenleving zien dat wij onze voorbeeldrol als overheid serieus neemt.
In mei 2022 is het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen gepubliceerd. De naamswijziging wijst op de verschuiving van MVI als specifiek inkoop-gerelateerd onderwerp naar borging in de hele organisatie, inclusief de opdrachtgever. De gemeente Son en Breugel is voornemens het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) 2022-2025 te ondertekenen en te werken volgens de uitgangspunten van het Manifest MVOI.
Maatschappelijke doelen
Met de Manifest MVOI worden zes maatschappelijke doelen nagestreefd. Deze doelen zijn:
- •Klimaat: het tegengaan van klimaatverandering, vooral door afname van CO2-uitstoot.
- •Circulair: het helpen opbouwen van een circulaire economie.
- •Milieu (inclusief biodiversiteit): het tegengaan van milieuverontreiniging, mede ter bescherming van de biodiversiteit.
- •Social Return: het bieden van eerlijke kansen aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in lijn met het streven naar een diverse en inclusieve samenleving.
- •Internationale Sociale Voorwaarden (Ketenverantwoordelijkheid): het stimuleren van ketenverantwoordelijkheid van bedrijven. Dat betekent het voorkomen of aanpakken van misstanden op het gebied van arbeidsomstandigheden, mensenrechten en milieu conform de OESO-richtlijnen voor multinationale ondernemingen.
- •Diversiteit en inclusie: het stimuleren van een diverse en inclusieve samenleving en bedrijfsleven waarin iedereen wordt behandeld en beoordeeld op wat ze kunnen en niet op wie ze zijn, van wie ze houden, waar ze vandaan komen of wat ze geloven.
Voor Son en Breugel is lokale economie ook een belangrijke pijler. Daarom zal aanvullend op de maatschappelijke doelen uit het Manifest MVOI, ook lokale economie als doel opgenomen worden.
- •Lokale economie: het stimuleren van de lokale economie.
Het creëren van maximale maatschappelijke waarde met publieke middelen
Wij willen met onze inkopen maximale maatschappelijke waarde creëren. Doelmatig en rechtmatig omgaan met publieke middelen is daarbij het uitgangspunt. In een inkoopstrategie wordt standaard ook gekeken naar andere gemeentelijke en maatschappelijke waarde die, al dan niet achterliggend, een rol spelen bij het inkooptraject. Het goed passend maken van de behoefte van de gemeente en dat in lijn brengen met wat er op de markt wordt aangeboden, is cruciaal om de waarde te maximaliseren. Daarbij speelt de kwaliteit van Inkoop een belangrijke rol.
Om maximale waarde vanuit het perspectief van de gemeente te realiseren baseren wij onze inkoopstrategieën in de voorbereidingsfase van de inkopen op basis van een integrale en multidisciplinaire afweging.
Professioneel, integer en betrouwbaar opdrachtgeven
Wij hebben professionele inkopers die in nauw overleg met hun opdrachtgever bewuste keuzes maken hoe opdrachten worden ingekocht. Wij hebben vertrouwen in onze opdrachtnemers waarbij wederzijds respect voor elkaars belangen het uitgangspunt is. Wij spannen ons in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan marktpartijen voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.
Beperken van administratieve lasten
Wij willen de administratieve last die inkooptrajecten met zich meebrengen zoveel mogelijk beperken. Dit doet wij door het zoveel als mogelijk uniformeren van inkoopdocumenten en overeenkomsten, maar ook door het stellen van proportionele eisen en criteria en het doorlopen van een efficiënt inkoopproces.
3.

Juridische uitgangspunten
Algemeen juridisch kader
De gemeente leeft de voor haar inkopen relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving worden door ons restrictief uitgelegd en gemotiveerd toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het inkoopbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgt uit:
- •Aanbestedingswet 2012
- •Europese wet- en regelgeving (o.a. de Aanbestedingsrichtlijnen)
- •Burgerlijk Wetboek
- •Gemeentewet
- •Gids Proportionaliteit
- •Aanbestedingsreglement Werken (ARW 2016)
- •Jurisprudentie
Algemene beginselen bij inkoop
a
Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht
Wij nemen bij onze inkopen de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:
- •Gelijke behandeling
- •Non-discriminatie
- •Transparantie
- •Proportionaliteit (evenredigheid)
b
Algemene beginselen van behoorlijk bestuur
Wij nemen bij onze inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals:
- •Gelijkheidsbeginsel
- •Motiveringsbeginsel
- •Vertrouwensbeginsel
Mandaat en volmacht
Inkopen vinden plaats met inachtneming van de geldende mandaat- en volmachtregeling van de gemeente. Wij willen slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.
Samenwerkingsverbanden
De gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerking binnen de eigen organisatie als voor samenwerking met andere aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen, handhaving en veiligheid, ICT, P&O en sociale regelgeving.
Contractuele voorwaarden
Bij onze inkopen leggen wij een eenduidig contractueel kader vast. Algemene voorwaarden vormen daarbij een bruikbaar hulpmiddel en zijn onderdeel van het contract. In beginsel hanteren wij, in voorkomende gevallen, de laatste versie van de volgende voorwaarden:
- •Algemene Inkoopvoorwaarden voor Leveringen en Diensten
- •DNR 2011 met aanvullende voorwaarden (bij o.a. ontwerpopdrachten)
- •Algemene Inkoopvoorwaarden voor Accountancy
- •Gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT 2020)
- •UAV 2012 met aanvullende voorwaarden/UAV-Gc 2005
In het geval van paritair vastgestelde voorwaarden (voorwaarden die gezamenlijk tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers tot stand zijn gekomen) worden deze voorwaarden onverkort op de opdracht van toepassing verklaard. Daarbij kan de gemeente slechts gemotiveerd afwijkingen toepassen. Bij onze inkopen vermelden wij de afwijkingen op de paritair opgestelde voorwaarden.
Leveringsvoorwaarden van marktpartijen worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.
Klachtenregeling
De gemeente stelt geen eigen klachtenmeldpunt in, maar zet zich proactief in voor overleg met ondernemers aangaande de betreffende inkoop- en aanbestedingstrajecten. Indien een ondernemer bezwaar heeft tegen (een onderdeel van) een aanbestedingsprocedure dient zij dit bezwaar voor te leggen aan de gemeente zodat zij de mogelijkheid heeft dit bezwaar zo nodig weg te nemen. Mocht de ondernemer menen dat de gemeente het bezwaar niet voldoende heeft weggenomen waardoor de ondernemer een klacht wil indienen, dan kan de ondernemer zich wenden tot de Commissie van Aanbestedingsexperts. De klachtenprocedure staat nader uitgewerkt op de website van de Commissie van Aanbestedingsexperts. In elke aanbestedingsprocedure zal een verwijzing worden gemaakt naar deze procedure.
Geschillen
Wij kiezen ervoor om alle geschillen die ontstaan in het inkoopproces (precontractuele fase) en bij de uitvoering van opdrachten (contractuele fase) voor te leggen aan de bevoegde rechter in het arrondissement Oost-Brabant.
Rechtmatigheid en controle
Zoals alle uitgaven vallen ook inkopen binnen de gemeentelijke controles zoals deze voor de jaarrekening worden toegepast. Daarbij wordt de naleving van regels door de opdrachtgever voor aanbestedingen gecontroleerd. Deze controle betreft zowel inkopen die volgens de Europese richtlijnen moeten plaatsvinden als de inkopen die niet op basis van die richtlijnen plaats hoeven te vinden. Het toepassingsbereik van de controle is vastgelegd in een controleprotocol.
4.

Strategische en ethische uitgangspunten
Hieronder staan in het kort de strategische en ethische uitgangspunten bij inkopen van de gemeente Son en Breugel vermeld.
Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen
Wij hebben een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Onder de noemer Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) wordt duurzaamheids- en sociale waarde gecreëerd en inclusiviteit gestimuleerd. Dit komt bij het inkopen onder andere tot uitdrukking door:
- •Actief maatschappelijk verantwoorde oplossingen te onderzoeken en de gemaakte keuzes te motiveren en vast te leggen in de inkoopstrategie.
- •De markt uit te dagen om maatschappelijk verantwoorde oplossingen aan te bieden (bv. door het toepassen van gunningscriteria) bij inkopen waarbij impact te maken is.
- •Waar mogelijk een maatschappelijk verantwoorde oplossing als “standaard” uit te vragen (bv. door gerichte leveranciersselectie en/of het stellen van minimale eisen).
- •Het inkoopproces digitaal te laten verlopen en te werken met e-facturen.
a.
Duurzaamheid
Wij streven ernaar om zo veel mogelijk duurzaam in te kopen. Onder de noemer duurzaamheid valt: het tegengaan van milieuvervuiling (inclusief verhogen van biodiversiteit), het tegengaan van klimaatverandering (met name CO2 reductie) en het bouwen aan een circulaire economie.
Wij passen maatwerk toe in het realiseren van duurzame oplossingen en motiveren de gemaakte keuzes in de inkoopstrategie. Als ondergrens worden de door PIANOo vastgestelde duurzaamheidscriteria (ambitieniveau 1: basis) toegepast. Mogelijkheden voor het toepassen van duurzaamheidscriteria met ambitieniveau 2 en hoger worden actief onderzocht. De gemeente is voornemens het Manifest MVOI te ondertekenen en vanuit het MVOI actieplan bij te dragen aan de opgaven op het gebied van:
- •Milieu & biodiversiteit
- •Klimaat
- •Circulariteit
b.
Sociale waarde
Onderwerpen als arbeidsre-integratie, arbeidsomstandigheden en social return spelen een rol bij het realiseren van sociale waarde. Wij hebben oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Wij stimuleren daarom - waar mogelijk en doelmatig - de participatie van arbeidsgehandicapten en doelgroepen met een achterstand tot de arbeidsmarkt in het arbeidsproces. Daarnaast worden Werken, Leveringen en/of Diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.
Wij passen maatwerk toe in het realiseren van sociale waarde en motiveren de gemaakte keuzes in de inkoopstrategie. Als ondergrens wordt het Beleid Social Return Zuidoost Brabant toegepast.
c.
Inclusiviteit en Non-discriminatie
Wij staan voor vrijheid van levensovertuiging, politieke keuze, godsdienst en een inclusieve organisatie. Zij wil daarom zakendoen met marktpartijen die een zo inclusief mogelijk beleid voeren en niet discrimineren. Waar juridisch mogelijk stellen wij voor onze opdrachten passende eisen en nemen contractuele voorwaarden op die inclusie en gelijke behandeling bevorderen en discriminatie tegengaan.
Innovatie
Wij moedigen – daar waar mogelijk – innovatiegericht inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laten wij ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand product of dienst.
Integriteit
Integriteit staat bij ons hoog in het vaandel. Ons uitgangspunt is het waarborgen van de integriteit van de eigen organisatie en het tegengaan van ondermijning en criminele beïnvloeding van bestuurlijke beslissingen door inwoners en bedrijven.
Integriteit kent verschillende dimensies. Voor inkopen zijn dat:
- •Integriteit van de gemeente als aanbestedende dienst met aandacht voor en afweging van de belangen van zowel de opdrachtnemer als de eigen organisatie.
- •Integriteit van de gemeentelijke inkoper. Deze wordt geborgd door het integriteitsbeleid van de gemeente.
- •Integriteit van een in een opdracht geïnteresseerde marktpartij.
a.
Wet Bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (Bibob)
Het Bibob-beleid van de gemeente biedt een algemeen kader voor het meewegen van integriteit bij privaatrechtelijke overeenkomsten en de daarvoor benodigde onderzoeken en toetsing. Wij geven uitvoering aan dit beleid door een vorm van onderzoek toe te passen op een potentiële opdrachtnemer. Dit kan een basale toets zijn of een diepgaand onderzoek. Ons Bibob-beleid is in een afzonderlijk notitie vastgelegd. Tot slot kan voor een onderzoek advies worden gevraagd bij het Landelijk Bureau Bibob.
De uitkomsten van het onderzoek of het Bibob-advies kunnen ertoe leiden dat een marktpartij wordt uitgesloten op basis van de verplichte en/of facultatieve uitsluitingsgronden. Ook kunnen extra afspraken in de overeenkomst worden opgenomen.
b.
Eerlijke mededinging en commerciële belangen
Wij bevorderen eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de gemeente een eerlijke mededinging. Dit draagt bij aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De gemeente wil geen ondernemers betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.
5.

Economische uitgangspunten
Bepalen van de inkoopprocedure
Per inkoop wordt bepaald welke inkoopprocedure wordt doorlopen. De te doorlopen inkoopprocedure wordt onderbouwd in de inkoopstrategie. Hiervoor wordt onder andere gebruik gemaakt van voorschrift 3.4A van de Gids Proportionaliteit en onderstaande balkenschema’s, waarin de meest gangbare procedures zijn opgenomen. Wij kunnen ook andere dan de meest gangbare procedures toepassen.
Een juist gebruik van de inkoopstrategie leidt er onder meer toe dat er bewuste keuzes worden gemaakt en dat wordt voldaan aan de motiveringsverplichtingen die zowel vanuit de aanbestedingsregels als andere wetgeving (zoals privacy) op de gemeente rusten. De zwaarte van de motivering en de keuzes die gemotiveerd moeten worden zijn mede afhankelijk van het onderwerp en de waarde van de inkoop. Om deze reden zijn er twee formats opgesteld; een inkoopstrategie voor gebruik door medewerkers van de gemeente en een format voor gebruik door medewerkers van Bizob. De inkoopstrategie moet door het college van B&W worden goedgekeurd, tenzij de opdrachtwaarde valt onder het mandaat (krachtens het geldende mandaatregister) van de gemeentesecretaris. Een inkoopstrategie kan op grond van het mandaatregister ook worden goedgekeurd door een manager of een budgethouder (afhankelijk van de opdrachtwaarde). Wanneer sprake is van een gezamenlijke aanbesteding en de individuele opdrachtwaarde van de gemeente onder de drempel blijft maar vanwege het aantal deelnemende gemeenten de totale opdrachtwaarde deze drempel overschrijdt, dient de kwestie ter besluitvorming voorgelegd te worden aan het college.
Kleine inkopen
Wij hanteren een drempel van € 10.000,- exclusief btw voor Werken, Leveringen en Diensten waaronder geen inkoopstrategie wordt opgesteld. Het hanteren van deze drempel vermindert de administratieve lasten van de gemeente en verbetert de kansen op opdrachten voor het MKB.
Het vastleggen van bovenstaande bepaling in het beleid leidt tot een financiële rechtmatigheid maar een juridische onrechtmatigheid. De gemeente weegt de belangen van het MKB en de lastenvermindering voor haar organisatie echter zwaarder dan de juridische onrechtmatigheid op dit punt.
Afwijkingsbevoegdheid
Afwijkingen van dit inkoopbeleid zijn toegestaan op basis van een besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Het afwijken van het inkoopbeleid is gemandateerd aan de gemeentesecretaris en de afdelingsmanager,
Ondernemersrelatie
Wij kiezen voor de meest aangewezen ondernemersrelatie passend bij de doelen en context van de onderliggende opdracht.
Lokale economie en MKB
Wij hebben oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt. In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de gemeente mag niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van inkoop.
Daarnaast hebben wij oog voor het MKB. Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. Wij houden echter bij inkoop de mogelijkheden voor het MKB in het oog. Dit kunnen wij doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van onderaanneming en het aangaan van combinaties, het verminderen van de administratieve lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria. Deze keuzes worden vastgelegd in de inkoopstrategie.
Raming en financiële budget
Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht, op basis van de totale looptijd inclusief verlengingen en opties. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen. Inkopen met een waarde die het beschikbare budget overstijgen, zijn per definitie niet mogelijk.
6.

Organisatorische uitgangspunten
Inkoopproces
Het inkoopproces is een cyclisch proces waarbij de ervaringen vanuit eerdere inkoopprocessen input zijn voor nog te doorlopen inkoopprocessen. Het cyclische proces kent 3 hoofdfasen, met in totaal 7 stappen. In de voorbereidingsfase worden de inkoopstrategie en de inkoop-/aanbestedingsdocumenten opgesteld waarbij tevens de inbreng vanuit de contractmanagementfunctie wordt meegenomen. In de verwervingsfase wordt de inkoopprocedure doorlopen. In de verwerkelijking wordt de opdracht uitgevoerd en vinden de contractmanagementactiviteiten plaats.
Inkoop in de organisatie
Wij kiezen voor een gecoördineerde inkooporganisatie.
Dit betekent dat ieder team zelf integraal verantwoordelijk is voor het inkoopproces. De inkoopprocessen worden centraal gefaciliteerd door medewerkers van Bizob. De uitvoering van aanbestedingen vindt zelfstandig plaats door het team of in een aanbestedingsteam onder begeleiding van medewerkers van Bizob. In het inkoopplan van de gemeente wordt vastgelegd welke aanbestedingen door medewerkers van Bizob worden begeleid.
Wij hebben ervoor gekozen de kennis en ondersteuning op het gebied van Inkoop te bundelen door deel te nemen in Stichting Bizob. Bizob voert een aantal strategische en tactische inkooptaken uit, bundelt kennis over Inkoop en juridisch gerelateerde zaken, rapporteert over het inkoopbeleid en neemt deel in diverse werkgroepen met betrekking tot Inkoop. Daarnaast worden er samen met andere gemeenten inkoopprojecten doorlopen om op deze wijze voordelen te behalen op het gebied van prijs, kwaliteit en kennis. Bij de deelname aan deze trajecten wordt gewerkt conform de code gezamenlijke projecten (Joint Procurement) van 7 november 2012.
Rollen in een aanbestedingsteam
In een aanbestedingsteam worden diverse rollen onderscheiden. In het kort bestaat een aanbestedingsteam uit minimaal drie rollen.
- •Concerninkoper: is verantwoordelijk voor de inkooptechnische analyses en -advisering en de aansturing van het inkoopproces (hoe het inkoopproces verloopt).
- •Materiedeskundige: is verantwoordelijk voor de behoeftestelling en de inbreng van vakinhoudelijke kennis (Wat er wordt ingekocht).
- •Budgethouder: is beslissingsbevoegd en verantwoordelijk voor wat, waaraan en wanneer geld wordt uitgegeven.
Vanuit het uitgangspunt van functiescheiding bestaat een aanbestedingsteam uit minimaal twee medewerkers .
Indien er sprake is van complexere aanbestedingen, kan het aanbestedingsteam uitgebreid worden. Te denken valt aan rollen als:
- •Interne en externe adviseurs: bijvoorbeeld op gebied van social return, duurzaam inkopen, informatieveiligheid & privacy, juridische zaken, ICT, financiën, subsidies en communicatie.
- •Contractbeheerders en -managers.
- •Gebruikers: zowel inwoners als interne gebruikers.
- •Anderen: bijvoorbeeld ondernemingsraad, administratieve ondersteuning of bestellers.
Deze teamleden kunnen hun kennis en ervaring inbrengen in verschillende fases van het inkoopproces.
Contractmanagement
Als onderdeel van het inkoopproces is ieder team zelf verantwoordelijk voor het uitvoeren van de contractmanagementactiviteiten. Medewerkers van Bizob kunnen het contractmanagementproces ondersteunen. In het inkoopplan van de gemeente wordt vastgelegd ten aanzien van welke contracten het contractbeheer- en managementactiviteiten door medewerkers van Bizob worden uitgevoerd c.q. begeleidt.
In een contractmanagementteam worden diverse rollen onderscheiden. In het kort bestaat een contractmanagementteam uit minimaal drie rollen.
- •Contractbeheerder: registreert de overeenkomst, houdt deze registratie actueel en ontsluit de relevante informatie aan de organisatie.
- •Contractmanager: is verantwoordelijk voor de aansturing van de contractmanagementactiviteiten zowel intern als richting de leverancier.
- •Contracteigenaar: is de hoofdgebruiker van de overeenkomst en levert inbreng ten aanzien van de geleverde producten en diensten in nauwe afstemming met de contractmanager.
Een contractmanagementteam kan net als een aanbestedingsteam worden uitgebreid met specifieke rollen.
7.
Definities
In dit inkoopbeleid wordt verstaan onder:
Aanbestedingswet: Aanbestedingswet 2012. Wet van 22 juni 2016 betreffende de regels omtrent aanbestedingen.
Diensten Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
Gemeente De gemeente Son en Breugel zetelend Raadhuisplein 1 te Son en Breugel
Inkoop (Rechts)handelingen van de gemeente gericht op de verwerving van werken, leveringen of diensten en die een of meerdere facturen van een ondernemer met betrekking tot bedoelde werken, leveringen of diensten tot gevolg hebben.
Leveringen Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
Offerte Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.
Offerteaanvraag Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de (gewijzigde) Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2014/23/EU, 2014/24/EU en 2014/25/EU.
Opdracht Een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel voor werken, leveringen of diensten of een raamovereenkomst
Ondernemer Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.
Werken Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
8.

Colofon
Inkoopbeleid gemeente Son en Breugel
9 december 2025
Tekst
Bizob / gemeente Son en Breugel
Communicatie
Het inkoopbeleid gemeente Son en Breugel wordt gepubliceerd op de website van de Gemeente. Deze uitgave mag door publieke organisaties worden overgenomen met bronvermelding en is gebaseerd op het VNG-model Inkoop- en Aanbestedingsbeleid en “Inkopen voor Amsterdam” d.d. 1 september 2020.
Inwerkingtreding
Het Inkoopbeleid 2026 gemeente Son en Breugel treedt op 1 januari 2026 in werking. Het Inkoopbeleid gemeente Son en Breugel, vastgesteld d.d. 30 maart 2017, wordt ingetrokken.
Ondertekening
Vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Son en Breugel op 9 december 2025.
Secretaris Burgemeester
Jeroen Wesselink Suzanne Otters – Bruijnen