GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Stein

Mandaatbesluit Regionale Samenwerkingsovereenkomst Westelijke Mijnstreek 2025, Inkoop, contractmanagement, contractbeheer en leveranciersmanagement van Wmo -maatwerkvoorzieningen en leerlingenvervoer, uitvoering van beschermd wonen en toezicht Wmo
Behorende bij de Regionale Samenwerkingsovereenkomst Westelijke Mijnstreek 2025, Inkoop, contractmanagement, contractbeheer en leveranciersmanagement van Wmo-maatwerkvoorzieningen en leerlingenvervoer, uitvoering van beschermd wonen en toezicht Wmo (hierna: Samenwerkingsovereenkomst) ten behoeve van de gezamenlijke uitvoering van taken en wijze van samenwerking.
Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Sittard-Geleen,
Ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;
Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Stein,
ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;
Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Beek,
Ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;
Overwegende dat
- -De samenwerkende gemeenten Westelijke Mijnstreek (Sittard-Geleen, Stein en Beek) een samenwerking zijn overeengekomen waartoe afspraken zijn vastgelegd in de Samenwerkingsovereenkomst voor de periode vanaf 1 april 2025;
- -Vanuit deze samenwerking de inkoop, het contractmanagement, het contractbeheer en leveranciersmanagement van Wmo-maatwerkvoorzieningen en leerlingenvervoer, alsmede de uitvoering van beschermd wonen en toezicht Wmo, gezamenlijk wordt uitgevoerd;
- -Voor de wijze van samenwerking is gekozen voor een privaatrechtelijke samenwerkingsovereenkomst, met een opdrachtnemer welke de werkzaamheden voor en namens de gemeenten Beek en Stein uitvoert;
- -De colleges en de burgemeesters van de gemeenten Beek en Stein hiertoe bevoegdheden dienen te mandateren aan het college en de burgemeester van de opdrachtnemer, gemeente Sittard-Geleen;
- -Binnen en onder leiding van de Teammanager van Team Zorg van de opdrachtnemer wordt uitvoering gegeven aan deze Samenwerkingsovereenkomst;
- -Opdrachtnemer ter uitvoering van de Samenwerkingsovereenkomst (onder)mandaat krijgt voor de uitvoering van de afgesproken taken binnen de Samenwerkingsovereenkomst en de hierbij behorende begroting;
- -Het college en de burgemeester van de gemeente Sittard-Geleen in de rol van opdrachtnemer haar bevoegdheden wenst te (onder)mandateren aan de Teammanager van Team Zorg ter bevordering van een effectieve en efficiënte dagelijkse uitvoering;
Gelet op artikel 10:1 tot en met 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) en artikel 160 en 171 van de Gemeentewet;
Besluiten:
vast te stellen het volgende Mandaatbesluit Regionale Samenwerkingsovereenkomst Westelijke Mijnstreek 2025, Inkoop, contractmanagement, contractbeheer en leveranciersmanagement van Wmo-maatwerkvoorzieningen en leerlingenvervoer, uitvoering van beschermd wonen en toezicht Wmo.
Artikel
1.

Begripsomschrijving
1.
In dit mandaatbesluit wordt verstaan onder;
- a.
Machtiging: de bevoegdheid die een bestuursorgaan verleent om in zijn naam handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn;
- b.
Mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten ex artikel 1:3 van de Awb te nemen;
- c.
Dienstverleningsovereenkomst: Regionale Dienstverleningsovereenkomst Westelijke Mijnstreek 2025, Inkoop, contractmanagement, contractbeheer en leveranciersmanagement van Wmo-maatwerkvoorzieningen en leerlingenvervoer, uitvoering van beschermd wonen en toezicht Wmo;
- d.
Mandaatbesluit: het mandaatbesluit Regionale Samenwerkingsovereenkomst Westelijke Mijnstreek 2025, Inkoop, contractmanagement, contractbeheer en leveranciersmanagement van Wmo-maatwerkvoorzieningen en leerlingenvervoer, uitvoering van beschermd wonen en toezicht Wmo zoals vastgesteld door de colleges van burgemeester en wethouders en de burgemeesters van de gemeenten Sittard-Geleen, Stein en Beek;
- e.
Ondermandaat: het verlenen van het mandaat door de gemandateerde aan een ander;
- f.
Opdrachtgever: de gemeenten Stein en Beek
- g.
Opdrachtnemer: de gemeente Sittard-Geleen;
- h.
Samenwerkingsovereenkomst: Regionale Samenwerkingsovereenkomst Westelijke Mijnstreek 2025, Inkoop, contractmanagement, contractbeheer en leveranciersmanagement van Wmo-maatwerkvoorzieningen en leerlingenvervoer, uitvoering van beschermd wonen en toezicht Wmo;
- i.
Teammanager: de teammanager van Team Zorg van opdrachtnemer;
- j.
Volmacht: de bevoegdheid die een bestuursorgaan verleent om in zijn naam privaatrechtelijke handelingen te verrichten.
Artikel
2

Mandaat aan opdrachtnemer
Het college en de burgemeester van opdrachtgevers verlenen, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft en met inachtneming van artikel 10:4 van de Awb en dit mandaatbesluit, mandaat aan het college en de burgemeester van opdrachtnemer, overeenkomstig het bij dit besluit behorende Bevoegdhedenregister.
Artikel
3

Mandaat aan Teammanager
De Teammanager is volgens het Mandaatregister van opdrachtnemer bevoegd om namens het college (opdrachtnemer) besluiten te nemen.
Artikel
4

Ondermandaat
Opdrachtnemer en de Teammanager zijn bevoegd voor de bevoegdheden in artikel 2 (schriftelijk) ondermandaat te verlenen aan onder haar ressorterende functionarissen, voor zover die bevoegdheden zien op aangelegenheden die op hun werkterrein betrekking hebben.
Artikel
5

Vervanging bij afwezigheid
In geval van afwezigheid van functionarissen, aan wie bij dit besluit bevoegdheden zijn toegekend, worden deze bevoegdheden uitgeoefend door hun plaatsvervanger.
Artikel
6

Instructies
1.
Naast de instructies zoals opgenomen in het Bevoegdhedenregister worden ten aanzien van de uitoefening van de (onder)gemandateerde bevoegdheden de volgende algemene instructies gegeven:
- a.
De uitoefening van de bevoegdheden waarvoor mandaat is verleend, geschiedt binnen de grenzen en met inachtneming van het ter zake geldende recht, specifiek met inachtneming van artikel 10:3 van de Awb.
- b.
Er mag geen overschrijding plaatsvinden van de bij de Dienstverleningsovereenkomst behorende begroting;
- c.
Door de gemandateerde wordt aan het ter zake bevoegde bestuursorgaan periodiek een overzicht van de krachtens (onder)mandaat genomen besluiten verstrekt;
- d.
De opdrachtnemer legt verantwoording af over de uitvoering van de aan hem opgedragen taken en het gebruik van de gemandateerde bevoegdheden op de navolgende wijze:
  - -Regulier overleg tussen de (onder)gemandateerden, en;
  - -indien nodig, ad hoc overleg tussen de (onder)gemandateerden.
Artikel
7

De ondertekening van besluiten en overeenkomsten
1.
Een krachtens mandaat genomen besluit of overeenkomst ter uitvoering van de taken zoals genoemd in artikel 2 dient te vermelden dat het namens de colleges van burgemeester en wethouders of de burgemeesters van de gemeenten Stein en/of Beek is genomen.
2.
Een besluit of overeenkomst dat in mandaat of in ondermandaat is genomen namens de colleges van burgemeester en wethouders of de burgemeesters van de gemeenten Stein en Beek dient als volgt te worden ondertekend:
- Burgemeester en wethouders van ……… (naam betreffende gemeente),
namens dezen,
functienaam van de (onder)gemandateerde,
de handtekening van de (onder)gemandateerde,
en onder vermelding van de naam van deze (onder)gemandateerde
of
Burgemeester van …… (naam betreffende gemeente),
namens deze,
functienaam van de (onder)gemandateerde,
de handtekening van de (onder)gemandateerde,
en onder vermelding van de naam van deze (onder)gemandateerde
Artikel
8

Volmacht en machtiging
Het bepaalde in dit besluit is van overeenkomstige toepassing op volmacht en machtiging
Artikel
9.

Slotbepalingen
1.
Dit besluit treedt in werking op de dag na die van bekendmaking en werkt terug tot 1 april 2025.
2.
Het ''Mandaatbesluit Wmo 2015, onderdeel arrangement Beschermd Wonen Gemeente Beek 2025” en het “Mandaatbesluit uitvoering inkoop, contractbeheer, contractmanagement en leveranciersmanagement Wmo en Leerlingenvervoer Gemeente Beek 2023” worden ingetrokken met ingang van 1 april 2025;
3.
Dit mandaatbesluit wordt aangehaald als het “Mandaatbesluit Regionale Samenwerkingsovereenkomst Westelijke Mijnstreek 2025, Inkoop, contractmanagement, contractbeheer en leveranciersmanagement van Wmo-maatwerkvoorzieningen en leerlingenvervoer, uitvoering van beschermd wonen en toezicht Wmo”.
Voor akkoord,
Aldus in tweevoud opgemaakt te
Gemeente Sittard-Geleen,
Mr. J.Th.C.M. Verheijen
Burgemeester
Drs. P. Sennema
Gemeentesecretaris
Datum: 10-7-2025
Gemeente Stein,
Mevr. M.F.H. Leurs-Mordang
Burgemeester
Mevr. C.G. Klesman-Nacken
Gemeentesecretaris
Datum: 4-9-2025
Gemeente Beek,
Mevr. C. van Basten-Boddin
Burgemeester
De heer P. de Jonge
Gemeentesecretaris
Datum: 8-7-2025

Bevoegdhedenregister mandaat, volmacht en machtiging, behorende bij het Mandaatbesluit
Onder opdrachtgever wordt verstaan de gemeenten Stein en Beek.
Onder opdrachtnemer wordt verstaan de gemeente Sittard-Geleen.
Nr | Omschrijving bevoegdheid | Bevoegd orgaan (opdracht-gevers) | Mandaat / volmacht / machtiging (opdracht-nemer) | Ondermandaat, ondervolmacht, ondermachtiging | Specifieke instructie van bevoegd orgaan
| Algemeen | | | |
ALG 1. | Het verrichten van alle feitelijke en privaatrechtelijke (rechts) handelingen ter voorbereiding en uitvoering van de in dit register opgenomen bevoegdheden | College/ Burgemeester | College/ Burgemeester en Teammanager | Team Zorg: Contractmanager Leveranciersmanager Administratieve ondersteuner Kwaliteitsmedewerker Unit Coördinator Team Facilitaire Services, Unit Inkoop: Inkoopadviseur Aanbestedingsjurist Team Financiën: Financial controller Team Ondersteuning, VIDAR: Jurist, medewerker bezwaar en beroep |
ALG 2. | Het besluiten om namens de gemeente(n) rechtsgedingen te voeren met betrekking tot de in dit register opgenomen bevoegdheden | College | College en Teammanager | Team Ondersteuning, VIDAR: Jurist, medewerker bezwaar en beroep |
ALG 3. | Het vertegenwoordigen van de gemeente(n) in en buiten rechte met betrekking tot de in dit register opgenomen bevoegdheden | College/ Burgemeester | College/ Burgemeester en Teammanager | Team Zorg: Contractmanager Leveranciersmanager Kwaliteitsmedewerker Unit Coördinator Team Facilitaire Services, Unit Inkoop: Inkoopadviseur Aanbestedingsjurist Team Financiën: Financial controller Team Ondersteuning, VIDAR: jurist, medewerker bezwaar en beroep |
ALG 4. | Het nemen van alle conservatoire maatregelen en alle (overige) maatregelen ter voorkoming van verjaring of verlies van recht of bezit met betrekking tot de in dit register opgenomen bevoegdheden | College/ Burgemeester | College/ Burgemeester en Teammanager | Team Zorg: Contractmanager Leveranciersmanager Kwaliteitsmedewerker Unit Coördinator Team Facilitaire Services, Unit Inkoop: Inkoopadviseur Aanbestedingsjurist Team Financiën: Financial controller Team Ondersteuning, VIDAR: jurist, medewerker bezwaar en beroep |
ALG. 5 | Beslissen op klachten met betrekking tot de in dit register opgenomen bevoegdheden | College/ Burgemeester | College/ Burgemeester en Teammanager | Team Zorg: Contractmanager Leveranciersmanager Unit Coördinator Team Facilitaire Services, Unit Inkoop: Inkoopadviseur Aanbestedingsjurist Team Financiën: Financial controller Team Ondersteuning, VIDAR: jurist |
Nr | Omschrijving bevoegdheid | Bevoegd orgaan (opdracht-gevers) | Mandaat / volmacht / machtiging (opdracht-nemer) | Ondermandaat, -volmacht, -machtiging | Specifieke instructie van bevoegd orgaan
1 | Bevoegdheid tot het voeren van het gehele inkooptraject en evaluatie hiervan in samenwerking met betrokkenen (uitvoering, de zorgaanbieders, de werkgroepen, beleid etc.) | College | College/ Burgemeester en Teammanager | Team Zorg: Contractmanager Leveranciersmanager Team Facilitaire Services, Unit Inkoop: Inkoopadviseur | De ingekochte zaken en diensten sluiten goed aan bij de behoefte van de gemeenten zowel op het gebied van beleid als de uitvoering. Betreft tevens de gunning en ondertekening van de overeenkomsten
2 | Het verzorgen van het complete proces van een aanbestedingsprocedure | College | College/ Burgemeester en Teammanager | Team Zorg: Contractmanager Leveranciersmanager Team Facilitaire Services, Unit Inkoop: Inkoopadviseur . | De bevoegde organen zijn middels een afgevaardigde vertegenwoordigd bij het opstellen van de inkoopstrategie, welke na afstemming gezamenlijk wordt vastgesteld.
3 | Communicatie met zorgaanbieders over zaken gerelateerd aan de inkoop (bijv. over nieuwe productcodes). | College | College/ Burgemeester en Teammanager | Team Zorg: Contractmanager Leveranciersmanager Team Facilitaire Services, Unit Inkoop: Inkoopadviseur . |
4 | Onderhandelingsgesprekken met de aanbieders. | College | College/ Burgemeester en Teammanager | Team Zorg: Contractmanager Leveranciersmanager | Betreft alle onderhandelingen binnen de lopende aanbesteding en tussentijdse mogelijkheid tot instroming.
5 | Onderhandelingsgesprekken met de aanbieders bij tijdelijk contract in verband met zorgcontinuïteit op grond van de Wmo 2015 en leerlingenvervoer. | College | College/ Burgemeester en Teammanager | Team Zorg: Contractmanager Leveranciersmanager |
6 | Vertaling van de ingekochte producten naar productcodes | College | College en Teammanager | Team Zorg: Contractmanager Administratief medewerker Kwaliteitsmedewerker |
7 | Voeren van correspondentie inzake inkoop Wmo waaronder besluiten met samenhangende extern gericht stukken, een ontvangstbevestiging, verzoek om meer informatie, aanbiedingsbrief, voortgangsbericht, gunning, afwijzing, opzegging, kortgeding en rechtsgang. | College | College/ Burgemeester en Teammanager | Team Zorg: Contractmanager Leveranciersmanager Team Facilitaire Services, Unit Inkoop: Inkoopadviseur Aanbestedingsjurist | De bevoegde organen worden te allen tijde geïnformeerd.
8 | Aanbestedingsdossier op orde maken en (na afronding) ter archivering aanbieden aan de betreffende deelnemende partij | College | College en Teammanager | Team Facilitaire Services, Unit Inkoop: Inkoopadviseur |
9 | Contracten en dossiers samenstellen | College | College en Teammanager | Team Zorg: Contractmanager Team Facilitaire Services, Unit Inkoop: Inkoopadviseur | Nieuwe of gewijzigde overeenkomsten met (nieuwe) opdrachtnemers worden na ondertekening (samen met het bijhorende inkoopdossier) binnen 5 werkdagen digitaal verstrekt aan opdrachtgevers.
10 | Uitvoeren van controle op kwaliteitseisen en op de verplichtingen opgenomen in de contracten met de zorgaanbieders. | College | College en Teammanager Toezichthouder | Team Zorg: Contractmanager kwaliteit Wmo |
11 | In kaart brengen totale pallet aan aanbieders, risico's en kwetsbaarheden binnen de inkoop van Wmo | College | College en Teammanager | Team Zorg: Contractmanager Leveranciersmanager |
12 | Inhuren van derden als extra capaciteit indien uit het “Jaarplan Wmo inkoop, contractmanagement, leveranciersmanagement”, “Jaarplan Toezicht Wmo”, projectplannen of onvoorziene projecten blijkt dat er onvoldoende expertise en capaciteit aanwezig is voor de uitvoering binnen de drie gemeenten. | College | College en Teammanager | Nee | Dit wordt vooraf ambtelijk afgestemd met het bevoegd orgaan
13 | Het verzamelen, controleren en rondsturen van financiële productie-verantwoordingen en accountantsverklaringen. | College | College en Teammanager | Team Financiën: Financial controller |
14 | Het voeren van kwartaalgesprekken met zorgaanbieders. | College | College en Teammanager | Team Zorg: Contractmanager |
15 | Uitvraag van gegevens bij zorgaanbieders voor de Planning en Control Cyclus. | College | College en Teammanager | Team Financiën: Financial controller |
16 | Het verzamelen van de accountantsverklaringen van zorgaanbieders voor de accountantscontrole en het toetsen op rechtmatigheid; technische controles, materiele controles en steekproefsgewijze controle aanbieders op daadwerkelijk geleverde zorg. | College/ Burgemeester | College/ Burgemeester en Teammanager | Team Zorg: Contractmanager Team Financiën: Financial controller |
17 | Het beheren van een website voor uniforme informatie over het aanbestedingsproces. | College/ Burgemeester | College/ Burgemeester en Teammanager | Team Zorg: Contractmanager Team Bestuur en Communicatie: Communicatieadviseur Team Facilitaire Services, Unit Inkoop: Inkoopadviseur |
18 | Coördinatie en afstemming bij (dreigende) faillissementen en klachten. | College/ Burgemeester | College/ Burgemeester en Teammanager | Team Zorg: Contractmanager Leveranciersmanager |
19 | Uitvoeren van toezichtonderzoeken op naleving van de Wmo 2015 (rechtmatigheid & kwaliteit). | College | College Toezichthouder Wmo | Nee | Volgens vastgesteld beleidskader, toezichtkader, handhavingskader en werkprocessen.
20 | Beheren en registreren van toezichtinformatie. | College | College Toezichthouder Wmo | Nee | Dit komt te staan in het gezamenlijk systeem PGAX voor de drie gemeenten.
21 | Signaleren van risico’s m.b.t. interne werkprocessen en rapporteren hiervan. | College | College Toezichthouder Wmo | Nee |
22 | Inzien van cliëntdossiers, indicaties, declaraties e.d. t.b.v. onderzoek. | College | College Toezichthouder Wmo | Nee | Alleen indien noodzakelijk en proportioneel.
23 | Versturen van informatieverzoeken of medewerkingsverzoeken i.h.k.v. toezicht Wmo. | College | College Toezichthouder Wmo | Nee |
24 | Voeren van gesprekken met cliënten en aanbieders in het kader van toezicht. | College | College Toezichthouder Wmo | Nee |
25 | Overleggen met interne toezichthouders en domeinen over structurele risico’s of ernstige tekortkomingen. | College | College Toezichthouder Wmo | Nee | Alleen bij functionele noodzaak en met waarborging van wetgeving.
26 | Overleggen met externe toezichthouders (zoals IGJ, NZa) over structurele risico’s of ernstige tekortkomingen. | College | College Toezichthouder Wmo | Nee | Alleen bij functionele noodzaak en met waarborging van wetgeving.
27 | Opstellen van toezichtrapportages met bevindingen, analyses en aanbevelingen. | College | College Toezichthouder Wmo | Nee |
28 | Informeren van aanbieders over constateringen, verbeterverplichtingen en termijnen. | College | College Toezichthouder Wmo | Nee |
29 | Adviseren over herstel- of verbetermaatregelen richting handhaving, inkoop of contract- en leveranciersmanagement | College | College Toezichthouder Wmo | Nee |
31 | Rapporteren aan het college over toezichtresultaten en opvolging. | College | College Toezichthouder Wmo | Nee | Conform vastgestelde formats jaarplan en jaarverslag.
32 | Voeren van gesprekken met cliënten en aanbieders in het kader van de uitvoering van beschermd wonen (hieronder vallen ook gespreken met Safehouse cliënten en aanbieders). | College | College/ Burgemeester en Teammanager | Team Zorg: Wmo consulent Kwaliteitsmedewerker Unit Coördinator |
33 | Uitvoeren van onderzoek in het kader van beschermd wonen (hieronder valt ook Safehouse). | College | College/ Burgemeester en Teammanager | Team Zorg: Wmo consulent Kwaliteitsmedewerker |
34 | Inzien van cliëntdossiers in het kader van onderzoek t.b.v. beschermd wonen (hieronder valt ook Safehouse). | College | College/ Burgemeester en Teammanager | Team Zorg: Wmo consulent Kwaliteitsmedewerker |
35 | Stellen van indicaties t.b.v. beschermd wonen (hieronder valt ook Safehouse). | College | College/ Burgemeester en Teammanager | Team Zorg: Wmo consulent |
36 | Uitvoeren van heronderzoeken, stagnatiegesprekken en herplaatsingsgesprekken gedurende de gestelde indicatie beschermd wonen met cliënten (hieronder vallen ook Safehouse cliënten). | College | College/ Burgemeester en Teammanager | Team Zorg: Wmo consulent Kwaliteitsmedewerker |