GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Loon op Zand

Regeling gegevensverstrekking basisregistratie personen Loon op Zand 2025
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Loon op Zand,
Gelet op:
- •artikel 3.8 en 3.9 van de Wet basisregistratie personen (Wet BRP);
- •algemene verordening gegevensbescherming;
- •de Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen Loon op zand 2020;
- •de Algemene verordening gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG);
BESLUIT vast te stellen:
Regeling gegevensverstrekking basisregistratie personen Loon op Zand 2025.
Artikel
1

Binnengemeentelijke verstrekkingen
1.
Gelet op art. 3.8 Wet BRP en gelet op art. 6 lid 1 sub e Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), kunnen gegevens uit de basisregistratie personen van de gemeente Loon op Zand aan medewerkers van de gemeente Loon op Zand worden verstrekt, voor zover deze medewerkers deze informatie nodig hebben voor de uitvoering van de aan hen opgedragen wettelijke taken;
2.
De verstrekkingen als bedoeld in lid 1 kunnen, al dan niet door tussenkomst van een datadistributiesysteem, plaatsvinden door middel van:
- •rechtstreekse raadpleging van de BRP (ad hoc verstrekkingen);
- •door systematische (spontane) verstrekkingen;
- •door selectie verstrekkingen.
3.
De organen of medewerkers van de gemeente aan wie gegevens worden verstrekt, de categorie van personen die het betreft, en de wijze van verstrekken zijn vermeld in Het aanwijzingsbesluit. Eveneens staan in dit besluit de gegevens vermeld die worden verstrekt aan de organen.
Artikel
2

Verstrekkingen aan derden en aanwijzing gewichtige maatschappelijke belang
1.
Op grond van de artikelen 3 en 4 van de Verordening en art. 3.9 Wet BRP kunnen gegevens worden verstrekt uit de basisregistratie over een ingeschrevene die ingezetene is van de gemeente Loon op Zand en over een overledene die op het moment van overlijden ingezetene was van de gemeente Loon op Zand aan derden die werkzaamheden verrichten met een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente Loon op Zand.
- a.
Als werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang worden aangewezen de werkzaamheden als genoemd in bijlage 1 van dit reglement;
- b.
Als categorieën van derden die de in lid 1 genoemde werkzaamheden uitvoeren, worden aangewezen de categorieën als genoemd in bijlage 1 van dit reglement.
2.
De verstrekking als bedoeld in dit artikel kan uitsluitend betrekking hebben op algemene gegevens over de naam, het geslacht, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de bijhoudingsgemeente, de geboortedatum en de datum van overlijden.
Artikel
3

Terugmeldplicht
1.
Een medewerker/organisatieonderdeel van gemeente Loon op Zand die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de basisregistratie of de gemeentelijke basisregistratie personen, doet hiervan mededeling aan de gegevensbeheerder BRP.
2.
Een organisatieonderdeel van de gemeente Loon op Zand is verplicht om inlichtingen te verschaffen die van belang zijn voor het bijhouden van de basisregistratie.
3.
De gegevensbeheerder regelt de wijze waarop terugmeldingen door organen van de gemeente plaatsvinden en de wijze waarop deze meldingen worden afgehandeld. Hierbij wordt rekening gehouden met het bepaalde in art. 2.34 Wet BRP en de daaruit voortvloeiende uitvoeringsregelingen.
Artikel
4

Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking
Aan een medewerker van de gemeente wordt slechts telefonisch gegevens verstrekt nadat de identiteit van de verzoeker is vastgesteld en is gecontroleerd dat het verzoek in overeenstemming is met het doel waarvoor de informatie wordt verzocht.
Artikel
5

Protocolplicht
1.
De gegevensbeheerder houdt gedurende twintig jaren volgend op de verstrekking aantekening van de verstrekking in overeenstemming met art. 3.11 Wet BRP.
2.
De gegevensbeheerder regelt de wijze waarop de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de protocolplicht worden uitgevoerd.
Artikel
6

Onvoorziene gevallen
In gevallen waarin deze regeling of de AVG niet voorziet beslist de informatiebeheerder. Deze bevoegdheid is tevens vastgelegd in de Regeling beheer en toezicht Basisregistratie personen Loon op Zand.
Artikel
7

Inwerkingtreding
1.
Deze regeling wordt geplaatst in het Gemeenteblad en treedt in werking op de eerste dag na publicatie van het Gemeenteblad.
2.
De Regeling gegevensverstrekking basisregistratie personen Loon op Zand 2014 wordt ingetrokken.
Artikel
8

Citeertitel
Deze regeling wordt aangehaald als Regeling gegevensverstrekking basisregistratie Personen Loon op Zand 2025.
Aldus vastgesteld in de vergadering van 28-01-2025
De burgemeester,
H.A.G. Ronnes
De secretaris,
C.A. de Haas
Bijlage
1

als bedoeld in Artikel 2 Verstrekkingen aan derden en aanwijzing gewichtige maatschappelijke belang
Gewichtig maatschappelijk belang BRP | Categorie derde BRP
Bevorderen cultuur en behoud van cultureel erfgoed | Cultuurorganisaties die een subsidie van de gemeente ontvangen
Ondersteunen van organisaties in de gemeente die goede doelen voor de inwoners nastreven | Fonds wervende organisaties met erkenning van het Centraal Bureau Fondsenwerving
Terugvinden van nabestaanden i.v.m. begraven en cremeren van inwoners van de gemeente | Niet gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen
Bevorderen van culturele en maatschappelijke vaardigheden. Tegengaan analfabetisme | Instellingen die genoemde werkzaamheden verrichten op het terrein van
Maatschappelijke dienstverlening | Instellingen die genoemde werkzaamheden verrichten op het terrein van
Algemene en geestelijke gezondheidszorg | Instellingen die genoemde werkzaamheden verrichten op het terrein van
Kinderopvangwerk | Instellingen die genoemde werkzaamheden verrichten op het terrein van
Jeugdwelzijnswerk | Instellingen die genoemde werkzaamheden verrichten op het terrein van
Ouderenzorg | Instellingen die genoemde werkzaamheden verrichten op het terrein van
Gehandicaptenzorg | Instellingen die genoemde werkzaamheden verrichten op het terrein van
Sociale werkvoorziening | Instellingen die genoemde werkzaamheden verrichten op het terrein van
Sociaal – Juridische zorgverlening | Instellingen die genoemde werkzaamheden verrichten op het terrein van
Geestelijke en maatschappelijke zorg | Kerken in de gemeente die geen gegevens ontvangen via de Stichting Interkerkelijke Ledenadministratie
Schuldhulpverlening | Schuldhulpverleningsinstanties
Bevorderen inburgering | Niet-gemeentelijke inburgeringsbureaus
Migrantenhulp | Migrantenorganisaties in de gemeente
Ouderenondersteuning | Ouderenorganisaties
Onderlinge hulp patiënten | Patiëntenverenigingen
Bevorderen van sportgezondheid | Sportverenigingen en organisaties
Bevorderen van de zelfredzaamheid | Thuiszorgorganisaties
Maatschappelijke of filantropische doelen | Instellingen, verenigingen en stichtingen op het gebied van maatschappelijke of filantropische doelen
Bevordering vrouwenwelzijn | Vrouwenorganisaties
Eerlijke verdeling van sociale woonruimte en tegengaan woonfraude | In Loon op Zand gevestigde woningbouwcorporaties Stichting Urgentiebepaling
Patiëntenzorg, het verlenen van medische zorg en innen van rekeningen i.v.m. de verleende zorg | Ziekenhuizen
Uitvoering geven aan een verdrag of een besluit van een volkenrechtelijke organisatie dat in de verstrekking van gegevens voorziet | Een overheidsorgaan van, dan wel een persoon of organisatie gevestigd in een land buiten de Europese Unie
Het dienen van een Nederlands publiek belang | Een overheidsorgaan van, dan wel een persoon of organisatie gevestigd in een land buiten de Europese Unie
Het dienen van een Nederlands publiek belang | Buitenlandse rechtspersonen voor bijvoorbeeld sociale zekerheid

Toelichting
Regeling gegevensverstrekking basisregistratie personen Loon op Zand 2024
Algemeen
Sinds 1 januari 2010 zijn alle overheidsorganen, waaronder de gemeenten en haar organisatieonderdelen, verplicht om bij de verwerking van persoonsgegevens, de basisgegevens uit de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA) te betrekken. Burgers hoeven sindsdien ook niet meer de bij de basisregistratie bekende gegevens opnieuw te verstrekken bij contact met de overheid.
Wetgeving
Met ingang van 6 januari 2014 is het wettelijk kader voor de GBA vervangen door de Wet BRP. In deze wet wordt het verwerken en de bescherming van persoonsgegevens (privacy) geregeld. Dit betreft alleen de gegevens, die juridisch deel uitmaken van de zogenaamde persoonslijst volgens de Wet BRP. De Uitvoeringswet AVG is niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens voor zover daarop de Wet BRP, de Kieswet of de Wet raadgevend referendum van toepassing is. De persoonsgegevens van de BRP vallen zowel onder de werking van de Wet BRP als onder de werking van de Europese algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
De gemeente verwerkt naast persoonsgegevens van de BRP in hetzelfde systeem zogenaamde ‘aangehaakte gegevens’.
- •binnengemeentelijke afnemersindicaties
- •adreshistorie
- •gezaggegevens
- •onderzoeksgegevens
- •gegevens betreffende systeembeheer en autorisaties
- •burgerlijke staan
- •stemdistricten
- •pl’en van vertrokken personen (m.u.v. de verwijsgegevens)
- •interne aantekeningen
De rechtmatigheid van het verwerken en de bescherming van persoonsgegevens (privacy) van deze aangehaakte gegevens wordt geregeld in de AVG en Uitvoeringswet AVG, maar vallen niet onder de werking van de Wet BRP.
Deze regeling gaat ook over de gegevensverstrekking door het college waarop de AVG van toepassing is, zoals de gegevensverstrekking vanuit een gemeentelijke gegevensbank of gegevensmagazijn.
Bevoegdheid college B&W
De wetgever laat het volgens art. 3.8 Wet BRP aan het inzicht van de gemeenteraad over, om dit al dan niet voor het binnengemeentelijke gebruik van gegevens uit de basisregistratie te doen. Informatievoorziening, waaronder persoonsinformatie, heeft zich ontwikkeld tot een volwaardig bedrijfsmiddel, waarvan de gemeentelijke dienstverlening en bedrijfsvoering volledig afhankelijk zijn geworden. Vanuit dat belang, is het noodzakelijk dat de gemeenteraad meer in het algemeen kaders stelt voor beleid, organisatie en beheer van de informatievoorziening, waarvan de persoonsinformatievoorziening deel uitmaakt.
De gemeenteraad van Loon op Zand heeft in de “Verordening gegevensverstrekking BRP gemeente Loon op Zand 2024” geregeld dat zowel de verstrekkingen aan derden als de verstrekkingen aan organen van de gemeente Loon op Zand over te laten aan het college van burgemeester en wethouders. De Verordening BRP is in werking getreden op 24 september 2020.
Persoonsgegevens van ‘eigen inwoners’
De verstrekking van persoonsgegevens uit de BRP van de inwoners van Loon op Zand aan derden en aan de organen (medewerkers/afdelingen/domeinen/teams) van de Gemeente Loon op Zand wordt geregeld in deze regeling. Deze bevoegdheid vloeit voort uit art. 3.8 Wet BRP. De grondslag voor het verwerken van zogenaamde ‘aangehaakte gegevens’ is te vinden in art. 6 lid 1 sub e AVG. Deze verordening regelt alleen het verstrekken van gegevens van personen die in deze gemeente ingeschreven zijn of die tot hun overlijden in deze gemeente ingeschreven waren.
Deze regeling gaat niet over gegevensverstrekking door het college die al is geregeld in de Wet BRP zelf, zoals bedoeld in Hoofdstuk 3, Paragraaf 2, van de Wet BRP.
Gegevens van ‘niet- inwoners’
De minister van BZK verstrekt de gemeente, voor de uitvoering van haar taken, gegevens van personen die wel in de BRP zijn ingeschreven, maar niet in de gemeente Loon op Zand woonachtig zijn. Dit zijn dus personen die in een andere gemeente in Nederland wonen of zijn ingeschreven in het Register Niet Ingezetenen (RNI). Deze systematische verstrekking van gegevens aan de gemeente is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van BZK voor de gemeente Loon op Zand op grond van art. 3.2 Wet BRP (meest recente besluit van 1 september 2024, Corsa zk24.01463). Dit is een zogenaamde GABA-aansluiting op de landelijke basisregistratie personen. GABA betekent: Gemeente Als Buitengewoon Afnemer. De gegevens die ontvangen worden via deze GABA-aansluiting worden opgeslagen in het gemeentelijke zaaksysteem/gegevensmagazijn.
Distributie van persoonsgegevens
De medewerkers van de gemeente raadplegen of gebruiken persoonsgegevens van personen die niet in de gemeente ingeschreven zijn via GBA-V. Voor personen die wel in deze gemeente ingeschreven zijn raadplegen of gebruiken zij de BRP.
Bij de toekenning van de autorisatieprofielen en de distributie aan de applicaties is in beginsel uitgegaan van de GABA profielen zoals opgenomen in het autorisatiebesluit van de minister. In een enkel geval zijn er een aantal profielen samengevoegd omdat medewerkers in een kleinere gemeente zoals Loon op Zand vaak meerdere taken uitvoeren. Voor taken waarbij alleen gegevens van eigen inwoners nodig zijn, zoals schuldhulpverlening, wordt ook aangesloten bij de GABA-profielen.
Daarnaast kunnen sommige afdelingen ook zogenaamde ‘aangehaakte gegevens’ inzien, voor zover die gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden.
Begripsbepalingen
De begrippen uit de Wet BRP die relevant zijn voor de inhoud van deze regeling, zijn integraal overgenomen van art. 1 Wet BRP. Het betreft de begrippen basisregistratie, ingeschrevene, ingezetene en derde.
Basisregistratie
Juridisch gezien is sprake van één basisregistratie personen, die vooralsnog bestaat uit centrale door het rijk beheerde en lokale GBA-V door de gemeente beheerde BRP-voorzieningen.
Orgaan
Een onderdeel van de gemeentelijke organisatie van Loon op Zand. Dit kan een medewerker zijn, maar ook een groep personen (team, domein of afdeling).
Derde
Een derde volgens de Wet BRP is elk natuurlijke persoon niet zijnde een overheidsorgaan of een ingeschrevene zelf en elk rechtspersoon die niet krachtens publiekrecht is ingesteld, noch met enig openbaar gezag is bekleed.
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1 Binnengemeentelijke verstrekkingen
Dit artikel regelt de verstrekking van persoonsgegevens van inwoners van gemeente Loon op Zand aan medewerkers en/of teams/afdelingen van gemeente Loon op Zand. Daarbij geldt de voorwaarde dat slechts gegevens worden verstrekt die noodzakelijk zijn voor de goede vervulling van de gemeentelijke of wettelijke taak van de betreffende organen (zie art. 3.8 lid 2 Wet BRP).
De grondslag voor het verwerken van deze aangehaakte gegevens is art. 6 lid 1 sub e AVG.
Authentieke gegevens en verplicht gebruik
Wanneer een bestuursorgaan een persoonsgegeven gebruikt bij de uitvoering van zijn taken en dat gegeven is als authentiek gegeven opgenomen in de BRP, moet hij dat gegeven, uit de BRP betrekken. Deze regeling geldt ook voor medewerkers van de gemeente.
Rechtstreekse toegang tot de BRP
Met rechtstreekse toegang wordt gedoeld op de mogelijkheid dat geautoriseerde als raadpleger de beschikking krijgen over een inzagescherm. Hierop kunnen zij rechtstreeks de persoonsgegevens bekijken die zij nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. De medewerker krijgt toegang, nadat hij/zij een geheimhoudingsverklaring heeft ondertekend als onderdeel van zijn autorisatieaanvraag. De mogelijkheid om persoonsgegevens te wijzigen, te corrigeren, te actualiseren of te muteren is hiervan uitdrukkelijk uitgesloten.
Deze regeling gaat ook over de gegevensverstrekking door het college waarop de AVG van toepassing is, zoals de gegevensverstrekking vanuit een gemeentelijke gegevensbank of gegevensmagazijn.
Selecties uit de BRP worden aan medewerkers van de gemeente Loon op Zand verstrekt voor de uitoefening van hun publiekrechtelijke taak. In wetgeving of gemeentelijk beleid moet zijn vastgelegd dat het gebruik van BRP gegevens noodzakelijk is voor het te bereiken doel. Wanneer het doel ook kan worden bereikt op een andere manier die minder ingrijpt bijvoorbeeld in de privacy van betrokkene, dan moet hiervoor worden gekozen.
Artikel 2 Verstrekking aan derden
De wetgever heeft de verstrekking van gegevens uit de BRP aan een groot aantal derden al voorzien in de Wet BRP. Desondanks kunnen er lokale maatschappelijke belangen zijn, waarin de wetgever niet heeft voorzien. In die gevallen is de gemeente bevoegd om werkzaamheden met een maatschappelijk belang, dat samenvalt met een gemeentebelang aan te wijzen als werkzaamheden waarvoor gegevens mogen worden verstrekt over inwoners van de gemeente Loon op Zand.
Derden met schriftelijke toestemming
Naast de mogelijkheid tot het verstrekken van gegevens aan derden die werkzaamheden uitvoeren met een maatschappelijk belang, is het ook mogelijk gegevens te verstrekken aan een derde, wanneer deze voorafgaande schriftelijke toestemming heeft verkregen van degene over wie gegevens worden gevraagd.
Beperkt set aan gegevens
Op grond van art. 3.9 lid 4 Wet BRP kan de verstrekking uitsluitend betrekking hebben op algemene gegevens over de naam, het geslacht, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de bijhoudingsgemeente, de geboortedatum en de datum van overlijden. Het gegeven ‘Burgerlijke staat’ is een aangehaakt gegeven.
Geheimhouding
Er worden niet meteen gegevens verstrekt wanneer de betrokkene op grond van art. 3.21 Wet BRP verzocht heeft om verstrekkingsbeperking /geheimhouding. De burger wordt geïnformeerd betreffende de aanvraag van gegevensverstrekking en om toestemming gevraagd. Hierna zal de medewerker een belangenafweging maken voor het verstrekken van de gegevens.
Artikel 3
Terugmeldplicht
Voor het functioneren van de overheid is de kwaliteit van de BRP van essentieel belang. Hoge kwaliteit kan alleen bereikt worden als bestuursorganen melding maken van onjuiste gegevens. Indien een orgaan van de gemeente is geautoriseerd om bepaalde BRP-gegevens te ontvangen, dan is hij verplicht om bij gerede twijfel aan de juistheid een terugmelding te doen. Dit is verplicht volgens in art. 2.34 Wet BRP.
Artikel 4 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking
Omdat altijd de identiteit van de verzoeker moet kunnen worden vastgesteld, is telefonische verstrekking aan derden niet gewenst. Natuurlijk moet er wel een mogelijkheid zijn om aan organen van de gemeente telefonisch gegevens te verstrekken. Ondanks dat de meeste medewerkers als raadpleger rechtstreekse toegang tot de BRP zullen hebben, is het in het belang van betrokkene en de gemeente, dat een mondelinge verificatie kan plaatsvinden. Hierbij moet de medewerker die gevraagd wordt gegevens te verstrekken wel eenduidig vaststellen met wie hij/zij te maken heeft en dat het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd overeenstemt met de autorisatie van de verzoeker. Met andere woorden: vooral bij telefonische verstrekking aan collega’s van andere afdelingen mogen niet meer gegevens worden verstrekt dan waar verzoeker recht op heeft. Bij twijfel kan de privacybeheerder BRP worden ingeschakeld.
Ook aan collega’s van andere gemeenten kan worden verstrekt. Voorwaarde is dat niet direct informatie wordt verstrekt, maar dat wordt teruggebeld via het algemene nummer van de verzoekende gemeente. Ook hier moet er zekerheid bestaan dat het een collega van Burgerzaken is en dat de gegevens noodzakelijk zijn voor de betreffende taak.
Indien de ingeschreven over wie gegevens gevraagd worden een verstrekkingsbeperking heeft, dan wordt extra zorgvuldigheid verlangd. Bij twijfel wordt geen informatie verstrekt.
Artikel 5 Protocolplicht
Protocollering is het houden van aantekening van een verstrekking. Protocolleren heeft tot doel om uitvoering te kunnen geven aan het in artikel 3.22 Wet BRP geregelde recht van de burger op mededeling betreffende de verstrekkingen die over hem zijn gedaan. Er wordt vastgelegd welke gegevens zijn verstrekt, aan wie de gegevens zijn verstrekt, waarom verstrekking heeft plaatsgevonden, door wie de gegevens zijn verstrekt, en de data waarop al deze handelingen werden verricht. Op deze wijze is altijd herleidbaar (en dus controleerbaar) hoe met verstrekking van deze gegevens wordt omgegaan.
Gegevensverstrekking in het kader van de veiligheid van staat of de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten worden niet geprotocolleerd.
Artikel 6 Onvoorziene gevallen
Als er situaties voordoen waarbij deze regeling of de AVG geen invullen voor heeft, zal de Informatiebeheerder hierover gaan. De taken en bevoegdheden van de informatiebeheerder zijn terug te vinden in de regeling beheer en toezicht basisregistratie personen gemeente Loon op Zand 2024.
Artikel 7 Inwerkingtreding en citeertitel
Het reglement treedt op dezelfde dag in werking als de verordening waar hij uit voortvloeit. Dit is de dag dat de Europese algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van kracht werd: 25 mei 2018.