GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Nederweert

Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2024 e.v. van de gemeente Nederweert
1.

Inleiding
Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole moet de gemeenteraad een aantal zaken vastleggen, dit is op hoofdlijnen in dit controleprotocol beschreven. Object van de controle is de jaarrekening 2024 e.v. en daarmede het financieel beheer over het jaar 2024 e.v. zoals uitgeoefend door of namens het college van de gemeente Nederweert.
2.

Doelstelling
Het controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening. Tevens wordt aangegeven welke wet- en regelgeving in het kader van het financieel beheer onderwerp van de getrouwheidscontrole is.
Na vaststelling door de raad van de opdrachtverstrekking aan de accountant wordt het normen- en toetsingskader meegegeven dat van toepassing is voor de interne audits en geldt voor de accountantscontrole.
Het controleprotocol wordt door de raad vastgesteld. Het normenkader rechtmatigheid, dat een integraal onderdeel is van het controleprotocol, is gebaseerd op een inventarisatie van de relevante wet- en regelgeving t.b.v. de controle, toegespitst op de hoofdstukken en doelstellingen uit de programmabegroting.
Dit normenkader wordt jaarlijks opgesteld/ geactualiseerd en ter vaststelling aan de raad aangeboden.
Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek afstemming plaats tussen de accountant en een vertegenwoordiging van de gemeente.
3.

Formele kaders
- a.
De Gemeentewet, vooral artikel 213, lid 3;
- b.
Het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO);
- c.
De Financiële verordening gemeente Nederweert 2024;
- d.
De Controleverordening gemeente Nederweert 2024.
4.

Algemene uitgangspunten voor de controle
In overeenstemming met artikel 213 Gemeentewet is de controle van de accountant gericht op het afgeven van een oordeel over:
- a.
de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva;
- b.
de getrouwheid van de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording;
- c.
het in overeenstemming zijn van de jaarstukken met de regels van het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV).
- d.
de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe verantwoording mogelijk maken;
- e.
de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening;
- f.
de bijlage bij de jaarrekening met verantwoordingsinformatie over specifieke uitkeringen, bedoeld in artikel 58a van het BBV.
5.

Goedkeurings- en rapportagetoleranties
In het BADO zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeurings-toleranties voorgeschreven. De gemeenteraad mag deze toleranties scherper vaststellen. Dit moet dan worden toegelicht in de controleverklaring. Van deze bevoegdheid maakt de raad geen gebruik. Onderstaande toleranties zijn identiek aan de toleranties van voorgaande jaren. Er wordt dus aangesloten bij de minimumeisen uit het BADO. Deze zijn:
Goedkeuringstolerantie | Strekking controleverklaring
| Goedkeurend | Met beperking | Met oordeelonthouding | Afkeurend
fouten (in % van de totale lasten) | 1% of minder dan 1% | meer dan1% maar minder dan 3% | - | 3 % of meer
onzekerheden (in % van de totale lasten) | 3% of minder dan 3% | meer dan 3% maar minder dan 10% | 10% of meer | -
De goedkeuringstolerantie is het bedrag van de som van de fouten of onzekerheden in de jaarstukken, afgezet tegen het totaal van de begrote lasten, inclusief stortingen in de reserves.
De fouten c.q. onzekerheden mogen voorkomen zonder dat dit leidt tot een onthouding van de goedkeuring. Bij het overschrijden van de rapporteringstolerantie worden alle gesignaleerde fouten c.q. onzekerheden opgenomen in het verslag van bevindingen.
Als de rapporteringstolerantie niet wordt overschreden worden in het rapport van bevindingen alleen gesignaleerde individuele fouten c.q. onzekerheden opgenomen van € 25.000 of meer.
Deze toleranties zijn afzonderlijk van toepassing op het aspect getrouwheid. Van de accountant wordt naast deze kwantitatieve benadering bij de weging van fouten en onzekerheden ook een kwalitatieve beoordeling verwacht (professional judgement). De accountant gebruikt de toets op de rechtmatigheid uitsluitend om een oordeel af te geven op de getrouwheid.
Als één der of beide goedkeuringstolerantie(s) worden overschreden zal geen goedkeurende controleverklaring, maar één van de drie andere oordelen (verklaring met beperking, oordeelonthouding of afkeurend), worden verstrekt door de accountant
Voor de in de jaarstukken opgenomen verantwoordingsinformatie betreffende specifieke uitkeringen en de Wet Normering Topinkomens (WNT) geldt een afwijking. Voor deze specifieke uitkeringen geldt de hieromtrent in het BADO (Besluit accountantscontrole decentrale overheden) voorgeschreven rapporteringstolerantie. De raad kan door het vaststellen van de jaarstukken deze verschillen alsnog bekrachtigen.
Op grond van de wettelijke voorschriften is de gemeente verplicht voor een aantal specifieke uitkeringen de verantwoordingsinformatie hieromtrent op te nemen in de SiSabijlage (Single Information/Single Audit) bij de jaarstukken, waarvoor het te hanteren model door het Ministerie van Binnenlandse zaken is voorgeschreven. De SiSabijlage is een vast onderdeel van de jaarstukken. Het oordeel over getrouwheid en rechtmatigheid heeft betrekking op de gehele jaarstukken, dus inclusief de SiSa bijlage.
6.

Opbouw rechtmatigheidsverantwoording
Begrippen
In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden wordt onderscheid gemaakt tussen het
juridische begrip rechtmatigheid en de rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording:
- -Het juridische begrip rechtmatigheid heeft betrekking op alle geldende wetten en regels. Rechtmatigheid is het handelen in overeenstemming met alle wetten en regels.
- -Het begrip rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is een minder omvattend begrip. Volgens de definitie van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden betreft het of in de jaarrekening verantwoordde laten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dat wil zeggen in overeenstemming met de begroting en met betreffende wettelijke regelingen.
Criteria
In het kader van de rechtmatigheidsverantwoording zijn er 9 rechtmatigheidscriteria:
- ●Calculatiecriterium - ●Valuteringscriterium - ●Adresseringscriterium - ●Volledigheidscriterium - ●Aanvaardbaarheidscriterium - ●Leveringscriterium | Afgedekt door getrouw beeld van de accountantsverklaring
- ●Begrotingscriterium - ●Voorwaardencriterium - ●Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium | Afgedekt door rechtmatigheidsverantwoording college
6.1.

Begrotingscriterium
Als blijkt dat de gerealiseerde lasten zoals weergegeven in de jaarrekening, hoger zijn dan de geraamde bedragen met inbegrip van de laatste begrotingswijziging, is - voor zover het de
begrotingsoverschrijdingen betreft - mogelijk sprake van onrechtmatige uitgaven. De overschrijding kan namelijk in strijd zijn met het budgetrecht van de gemeenteraad zoals geregeld in de Gemeentewet. Voor de oordeelsvorming is van belang in hoeverre de begrotingsoverschrijding past binnen het door de gemeenteraad geformuleerde beleid en/of wordt gecompenseerd door aan de lasten gerelateerde hogere inkomsten. Het bepalen of respectievelijk welke begrotingsoverschrijdingen al dan niet verwijtbaar zijn, is voorbehouden aan de raad bij de vaststelling van de jaarrekening. Als de overschrijdingen zijn toegelicht en de jaarrekening wordt vastgesteld door de raad, dan zijn deze overschrijdingen alsnog rechtmatig. Alleen een begrotingsoverschrijding die onrechtmatig (niet passend binnen het beleid en niet toegelicht) is, wordt vermeld in de rechtmatigheidsverantwoording.
6.2.

Voorwaardencriterium
Besteding en inning van gelden door een gemeente zijn aan bepaalde voorwaarden verbonden waar getoetst op moet worden. Deze voorwaarden liggen vast in wetten en regels van hogere overheden en de (eigen) gemeentelijke regelgeving. De gestelde voorwaarden hebben in het algemeen betrekking op:
- -de omschrijving van de doelgroep respectievelijk het project;
- -de heffings- en/of declaratiegrondslag;
- -normbedragen (denk aan hoogte en duur);
- -de bevoegdheden;
- -het voeren van een administratie;
- -het verkrijgen en bewaren van bewijsstukken;
- -aan te houden termijnen besluitvorming, betaling, declaratie e.d.
De invulling verschilt per wet respectievelijk regeling respectievelijk verordening. Voor alle geldstromen dient ondubbelzinnig vast te staan welke voorwaarden van toepassing zijn. De door hogere overheden gestelde voorwaarden liggen volledig vast. Dit geldt echter niet voor de voorwaarden in de gemeentelijke regelgeving. De raad is op gemeentelijk niveau kadersteller en wordt geacht de norm te stellen waaraan het college moet worden getoetst. De gemeenteraad dient dan ook op grond van een overzicht van alle voor de betreffende gemeente geldende wet- en regelgeving het voorwaardencriterium te operationaliseren. Concreet betekent dit dat door de gemeenteraad limitatief moet zijn bepaald aan welke in gemeentelijke wet- en regelgeving vastgelegde, voor de gemeente relevante, voorwaarden getoetst moet worden.
6.3.

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium
De rechtmatigheidseis betreft ook de toetsing op juistheid en volledigheid van de gegevens, die door de belanghebbende zijn verstrekt om het voldoen aan voorwaarden aan te tonen. Dit ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving. Om misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden te voorkomen zijn beheersmaatregelen nodig die functioneren. De interne en externe controle is gericht om dat vast te stellen. Gemeenten moeten een beleid hebben ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O beleid). Zie voor onze regels de Nota misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regeling en eigendommen gemeente Nederweert 2023-2027, zoals vastgesteld in de raadsvergadering van 21 maart 2023. In het jaarverslag en/of de toelichting op de jaarrekening verantwoordt het college zich over de opzet, de uitvoering en de resultaten van het M&O beleid. Indien bij een toereikend M&O beleid, dat in voldoende mate is uitgevoerd, toch een belangrijke (materiële) onzekerheid - die inherent is aan de regeling - blijft bestaan met betrekking tot de rechtmatigheid van de uitgaven of ontvangsten en deze niet verder kan worden gereduceerd, dient de accountant te beoordelen of deze onzekerheid in de toelichting bij de jaarrekening adequaat wordt weergegeven.
7.

Rapportage
Het college
Het college geeft middels de door de commissie BBV voorgeschreven rechtmatigheidsverantwoording aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. In de paragraaf Bedrijfsvoering beschrijft het college welke actie zij onderneemt om de (mogelijke) afwijkingen in de toekomst te voorkomen.
De accountant
De accountant rapporteert als volgt aan de gemeenteraad:
- a.
Interim-controle
Deze wordt uitgevoerd in oktober 2024. Over de uitkomsten van de tussentijdse controle wordt verslag uitgebracht aan het college middels een managementletter. Binnen het audit comité zal dit document geagendeerd worden ter bespreking in aanwezigheid van de controlerend accountant. De bespreking met het audit comité staat gepland op 5 december 2024. Bestuurlijk relevante zaken worden door het college aan de gemeenteraad gerapporteerd.
- b.
Controleverklaring
In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven ten aanzien van de getrouwheid. Deze controleverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze een besluit kan nemen omtrent vaststelling van de door het college opgestelde jaarrekening.
- c.
Verslag van bevindingen
In het verslag van bevindingen bij de controleverklaring wordt gerapporteerd over de opzet en de uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatigheidsverantwoording waarborgt.
Gesignaleerde tekortkomingen worden weergegeven naar de aard van het toetsingscriterium en nader toegelicht. Fouten en onzekerheden worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen.
Het verslag wordt uitgebracht aan de gemeenteraad en in afschrift aan het college. Het college kan, indien zij dat nodig acht, een reactie op dit verslag aan de gemeenteraad voorleggen.
8.

Dienstverleningsplan 2024 controlerend accountant
In het auditcomité van 13 oktober 2023 is er afgesproken om de opdrachtbevestiging ambtelijk te ontvangen. De burgemeester ondertekent de opdrachtbevestiging namens de Raad.
9.

Slotbepaling
9.1.

Intrekking
Het controleprotocol 2023 wordt ingetrokken op de dag van inwerkingtreding van het controleprotocol 2024.
9.2.

Inwerkingtreding
Het controleprotocol 2024 treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2024. Dit betekent dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening van het verslagjaar 2024 en later.
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 10 december 2024
De raad voornoemd,
De raadsgriffier,
Wil Voorter
De voorzitter,
B.M.T.J. Op de Laak