GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Scherpenzeel

Verordening op de raadscommissies 2025
HOOFDSTUK
1.

ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel
1.

Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
- •commissiegriffier: griffier van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;
- •commissielid: lid van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;
- •commissievoorzitter: voorzitter van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;
- •griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger;
- •wet: Gemeentewet.
Artikel
2.

Instelling raadscommissies
Er is een raadscommissie.
Artikel
3.

Taken
Een raadscommissie:
- a.
brengt advies uit aan de raad over die onderwerpen waarop de werkzaamheden betrekking hebben;
- b.
kan advies uitbrengen aan de raad over andere onderwerpen dan bedoeld onder a; en
- c.
voert overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de onderwerpen bedoeld onder a.
Artikel
4.

Samenstelling; benoeming commissievoorzitter
1.
Een raadscommissie bestaat uit ten minste één en maximaal twee commissieleden per fractie.
2.
De commissieleden worden door de raad op voordracht van de fracties benoemd.
3.
Zowel raadsleden als niet-raadsleden kunnen lid zijn. De artikelen 10, 11, 12 en 13 van de wet zijn van overeenkomstige toepassing op commissieleden die geen raadslid zijn.
4.
Alvorens zijn functie te aanvaarden legt het lid, niet zijnde een raadslid, in handen van de voorzitter van de raad de eed of belofte af overeenkomstig artikel 14 van de wet.
5.
De commissie kent geen vaste leden, wisselen per agendapunt is toegestaan. Per fractie is bij elk aan de orde gesteld onderwerp één woordvoerder.
6.
De raad benoemt de commissievoorzitters.
Artikel
5.

Zittingsduur en vacatures
1.
De zittingsperiode van een commissielid en -voorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.
2.
Het lidmaatschap van een commissielid eindigt als niet meer wordt voldaan aan de in artikel 4, derde lid, gestelde eisen.
3.
De raad kan een commissielid ontslaan op voorstel van de fractie die het lid voor benoeming heeft voorgedragen.
4.
De raad kan de commissievoorzitter ontslaan.
5.
Een commissielid en -voorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.
6.
Als door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.
7.
Het lidmaatschap van commissieleden, benoemd op voordracht van een fractie die niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt van rechtswege.
Artikel
6.

De commissiegriffier
1.
De griffier van de raad wijst ter ondersteuning van de raadscommissies een op de griffie werkzame ambtenaar of, in samenspraak met de secretaris, een niet op de griffie werkzame ambtenaar aan als commissiegriffier.
2.
Een commissiegriffier is aanwezig in vergaderingen.
3.
Bij verhindering of afwezigheid wordt de commissiegriffier vervangen door een door de griffier van de raad aangewezen op de griffie werkzame ambtenaar of, in samenspraak met de secretaris, een niet op de griffie werkzame ambtenaar.
4.
Een commissiegriffier kan op uitnodiging van de commissievoorzitter aan beraadslagingen in vergaderingen deelnemen.
HOOFDSTUK
2.

VERGADERINGEN
Paragraaf
1.

Voorbereiding
Artikel
7.

Oproep en agenda
1.
De commissie vergadert op grond van een jaarlijks door de agendacommissie vastgesteld vergaderschema, dan wel zo dikwijls als nodig wordt geacht.
2.
De commissievoorzitter zendt ten minste zeven dagen voor een vergadering de commissieleden een uitnodiging en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken.
3.
In spoedeisende gevallen kan de commissievoorzitter na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende agenda opstellen. Zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering, wordt deze met de daarbij behorende stukken aan de leden gezonden.
4.
Op de stukken, bedoeld in het tweede en derde lid, is artikel 8, derde lid, van toepassing.
5.
De agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de raadscommissie vastgesteld.
Artikel
8.

Beschikbaar stellen van stukken
1.
Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een agenda dienen, worden gelijktijdig met de uitnodiging in het Raadsinformatiesysteem geplaatst. Na plaatsing wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raadscommissie en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving.
2.
Elektronisch beschikbare stukken worden op de website van de gemeente geplaatst.
3.
Informatie van de raadscommissie of aan de raadscommissie verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van de wet geheimhouding is opgelegd, blijft in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier.
Artikel
9.

Openbare kennisgeving
1.
Commissievergaderingen worden ter openbare kennis gebracht langs elektronische weg door publicatie op het digitale raadsportaal van de gemeente.
2.
De agenda kan worden bekend gemaakt in de Scherpenzeelse krant.
3.
In spoedeisende gevallen kan de openbare kennisgeving uitsluitend langs elektronische weg plaatsvinden.
Paragraaf
2.

Aanwezigheid collegeleden en burgemeester
Artikel
10.

Burgemeester en wethouders
1.
De burgemeester en of een of meer wethouders zijn aanwezig in de vergadering als portefeuillehouder van een aanhangig onderwerp of voorstel op de agenda of indien een vraag voor de rondvraag is ingediend.
2.
Zij zorgen als portefeuillehouder van een raadsvoorstel voor een pitch van maximaal drie minuten.
3.
Bij verhindering laat een portefeuillehouder zich vervangen door de burgemeester of een wethouder.
Artikel
11.

Rondvraag
1.
Het lid van de commissie dat van de rondvraag gebruik wil maken, meldt de vragen schriftelijk uiterlijk 24 uur voorafgaande aan de commissievergadering bij de griffie.
2.
Aan het eind van de vergadering is er voor de leden van de commissie gelegenheid tot het stellen van vragen ten aanzien van het college of de burgemeester over het door hen gevoerde bestuur, voor zover dat niet bij de geagendeerde onderwerpen aan de orde komt. Indien er geen vragen zijn ingediend wordt deze mogelijkheid tot het stellen van vragen niet gehouden.
3.
Indien zich binnen 24 uur voorafgaande aan de vergadering zeer urgente onderwerpen van grote actualiteit aandienen, kan een commissielid ter vergadering vragen stellen in de rondvraag. De voorzitter beslist gemotiveerd of de vragen gesteld kunnen worden.
4.
De voorzitter bepaalt de volgorde, waarin aangemelde onderwerpen voor de rondvraag aan de orde worden gesteld.
5.
Per onderwerp wordt aan de vragensteller het woord verleend om één of meer vragen aan de wethouder(s) of de burgemeester te stellen en een toelichting daarop te geven.
Paragraaf
3.

Vergadering
Artikel
12.

Presentielijst
1.
De commissiegriffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijst bij aanvang van en bij wisselingen tijdens de vergaderingen
Artikel
13.

Opening vergadering en quorum
1.
Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.
2.
Als op grond van het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de commissievoorzitter opnieuw een vergadering op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.
3.
Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.
Artikel
14.

Agenda en advies; geen stemmingen
1.
De agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de raadscommissie vastgesteld.
2.
De commissie brengt ter voorbereiding op de besluitvorming in de raad advies uit of een geagendeerd voorstel ter behandeling aan de raad wordt voorgelegd als:
- a.
hamerstuk,
- b.
debat-/bespreekstuk.
1.
Als een raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de commissievoorzitter over de inhoud van het advies.
2.
In het advies worden opgenomen de standpunten van alle fracties en van commissieleden die geen raadslid zijn.
3.
De commissie kan, op voorstel van de voorzitter, technische onvolkomenheden in de door het college aangeleverde voorstellen door de griffie laten repareren en daarmee in aangepaste vorm naar de raadsagenda brengen.
3.
In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van stemmingen over geheimhouding en met betrekking tot de orde.
Artikel
15.

Aantal spreektermijnen
1.
Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.
2.
Spreektermijnen worden door de commissievoorzitter afgesloten.
3.
Aan het einde van de tweede termijn van een aanhangig onderwerp of voorstel verzoekt de voorzitter de commissie aan te geven of zicht is op het indienen van een amendement of motie.
4.
Het derde lid is niet van toepassing op de behandeling van de Kadernota en Programmabegroting.
5.
Commissieleden voeren in een termijn niet meer dan éénmaal het woord over hetzelfde onderwerp of voorstel.
6.
Bij de bepaling hoeveel keer een commissielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.
Artikel
15a.

Spreektijd
1.
In de vergadering van een commissie worden spreektijden gehanteerd.
2.
De commissiegriffier houdt de spreektijd bij.
3.
Elke fractie beschikt over vijftien minuten spreektijd per vergadering. Spreektijden zijn niet overdraagbaar.
4.
De agendacommissie kan afwijken van hetgeen in het derde lid is bepaald.
5.
Na het verstrijken van de spreektijd beëindigt het commissielid zijn betoog, zodra de voorzitter hem dit verzoekt.
Artikel
16.

Deelname aan de beraadslaging door anderen
Een raadscommissie kan besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.
Artikel
17.

Spreekrecht burgers
1.
Burgers kunnen in een vergadering het woord voeren over onderwerpen die geagendeerd zijn.
2.
Degene die van het spreekrecht gebruik wenst te maken, dient dit uiterlijk 24 uur vóóraanvang van de vergadering telefonisch of elektronisch te melden bij de griffie, onder vermelding van naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en het onderwerp waarover hij het woord wenst te voeren.
3.
De commissievoorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding, tenzij afwijking van die volgorde in het belang is van de orde van de vergadering.
4.
De inspreker voert het woord, nadat de commissievoorzitter hem dit heeft verleend. Als richtlijn wordt maximaal 5 minuten spreektijd per spreker aangehouden.
5.
De commissievoorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en de commissieleden.
6.
De commissievoorzitter kan een voorstel doen voor de behandeling van de inbreng van de inspreker.
Artikel
18.

Handhaving orde en schorsing
1.
De commissievoorzitter handhaaft de orde in de vergadering.
2.
Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.
3.
Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.
4.
Hij kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.
Artikel
19.

Voorstellen van orde
Commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raadscommissie beslist hier terstond over.
Artikel
20.

Verslag
1.
Een commissiegriffier draagt zorg voor verslagen van vergaderingen.
2.
Uit een verslag blijkt in ieder geval:
- a.
de namen van de commissievoorzitter, de griffier, de commissiegriffier, de burgemeester, de wethouders en de commissieleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;
- b.
een aantekening van welke commissieleden afwezig waren;
- c.
een vermelding van de onderwerpen en voorstellen die aan de orde zijn geweest;
- d.
een zakelijke samenvatting per agendapunt van het gesprokene met vermelding van de namen van de sprekers;
- e.
een samenvatting van het advies aan de raad met vermelding van de namen van de commissieleden die mededeling hebben gedaan van hun goed- of afkeuring en met aantekening van de namen van de commissieleden die zich niet hebben uitgelaten, en
- f.
bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van artikel 16 door de raadscommissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.
3.
Een conceptverslag wordt beschikbaar gesteld aan de commissieleden en aan de overige personen die het woord hebben gevoerd in de vergadering waarop het betrekking heeft.
4.
Het conceptverslag wordt in de eerstvolgende commissievergadering vastgesteld.
5.
Vastgestelde verslagen worden verwerkt in het raadsinformatiesysteem.
Paragraaf
4.

Besloten vergaderingen
Artikel
21.

Toepassing verordening op besloten vergaderingen
Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.
Artikel
22

Verslag besloten vergadering
1.
Conceptverslagen van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de commissieleden ter inzage gelegd bij de griffie.
2.
Deze verslagen worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhouding op het verslag.
3.
De vastgestelde verslagen worden door de commissievoorzitter en de commissiegriffier ondertekend.
Artikel
23.

Opheffing geheimhouding
Als de raad op grond van artikel 89, vierde lid, van de wet voornemens is de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.
Paragraaf
5.

Toehoorders en pers
Artikel
24.

Toehoorders en pers
1.
Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.
2.
Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.
3.
De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.
4.
Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.
Artikel
25.

Geluid- en beeldregistraties
Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.
HOOFDSTUK
3.

SLOTBEPALINGEN
Artikel
26.

Intrekken oude verordening
De Verordening op de raadscommissie vastgesteld op 25 december 2018 wordt ingetrokken.
Artikel
27.

Inwerkingtreding en citeertitel
1.
Deze verordening treedt in werking op de dag na publicatie.
2.
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de raadscommissie Scherpenzeel 2025.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van 2 oktober 2025.
B.S. van Ginkel-Schuur
griffier
M.C. Teunissen-Willemsen
voorzitter
TOELICHTING

ARTIKELSGEWIJS
Artikel 2.
Instelling commissie
De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet. De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester. Wat betreft de invulling van de taken van de raadscommissies zijn ruwweg twee modellen te onderscheiden. In het eerste model is een raadscommissie vooral gericht op voorbereiding en informatievoorziening en vindt het politieke debat plaats in de raad, in het tweede vindt het politieke debat plaats in een raadscommissie en geschiedt de besluitvorming door de raad.
De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De raadscommissie kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van de raadscommissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan.
De raadscommissie bepaalt evenals de raad haar eigen agenda. Dit betekent dat niet het college, maar (de voorzitter van) de raadscommissie bepaalt of een voorstel aan de raadscommissie wordt voorgelegd alvorens het in de raad wordt besproken. In artikel 3 van het Model Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad is om dit te coördineren een agendacommissie ingericht. Deze commissie is verantwoordelijk voor de inhoudelijke afstemming van raads- en commissievergaderingen. Veelal zal het zo zijn dat een onderwerp eerst in een raadscommissie wordt besproken.
Artikel 3.
Taken
De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet (hierna: wet). De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester. Wat betreft de invulling van de taken van de raadscommissies zijn ruwweg twee modellen te onderscheiden. In het eerste model is een raadscommissie vooral gericht op voorbereiding en informatievoorziening en vindt het politieke debat plaats in de raad, in het tweede vindt het politieke debat plaats in een raadscommissie en geschiedt de besluitvorming door de raad.
De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De raadscommissie kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van de raadscommissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan.
De raadscommissie bepaalt evenals de raad haar eigen agenda. Dit betekent dat niet het college, maar (de voorzitter van) de raadscommissie bepaalt of een voorstel aan de raadscommissie wordt voorgelegd alvorens het in de raad wordt besproken. In artikel 3 van het Model Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad 2018 is om dit te coördineren een agendacommissie ingericht. Deze commissie is verantwoordelijk voor de inhoudelijke afstemming van raads- en commissievergaderingen. Veelal zal het echter wel zo zijn dat een onderwerp eerst in een raadscommissie wordt besproken.
Tegenwoordig komen varianten van vergaderen voor die geen vaste samenstelling hebben. Te denken valt aan vergaderingen in sessies en vergadertafel. De wettelijke bepalingen omtrent de raadscommissies zijn, ondanks het feit dat er niet gesproken kan worden van een vaste samenstelling, op deze varianten van vergaderen van toepassing. Indien vergaderingen in het teken staan van de voorbereiding van besluitvorming van de raad en het overleg met het college of de burgemeester, is er sprake van een raadscommissie. Dergelijke voorbereiding van de besluitvorming van de raad is exclusief voorbehouden aan de raadscommissies en kan niet worden opgedragen aan overige commissies. Er dient bij deze varianten van vergaderen dus rekening gehouden te worden met alle vereisten die voor een raadscommissie gelden zoals een evenwichtige vertegenwoordiging (artikel 82, derde lid, van de wet).
Artikel 4.
Samenstelling; benoeming commissievoorzitter
De raad bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Artikel 82, derde lid, van de wet schrijft voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. Om dit te bereiken schrijft het eerste lid voor dat een raadscommissie bestaat uit een minimum en maximum aantal leden per fractie. De verhoudingen in de raadscommissies hoeven overigens blijkens jurisprudentie niet exact overeen te komen met de verhoudingen in de raad.
De commissieleden worden door de raad benoemd, op voordracht van de fracties (tweede lid). Dit houdt in dat het aan de fracties zelf is om te bepalen wie de betreffende fractie vertegenwoordigen in de raadscommissie. Het is enkel mogelijk – overeenkomstig het derde lid zelfs verplicht - de benoeming van een voorgedragen lid te weigeren als het een lid betreft dat niet voldoet aan bepaalde vereisten van de wet (zie verder de toelichting op het derde lid).
Uit het derde lid volgt dat de leden van een raadscommissie geen raadslid hoeven te zijn. Wel zijn het de fracties die de leden voordragen.
Op grond van het derde lid moeten commissieleden, evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12 en 13 van de wet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken en geen functie als bedoeld in artikel 13 van de wet mogen vervullen.
Om te beoordelen of wordt voldaan aan de eisen van de wet kan gebruik worden gemaakt van een geloofsbrievenonderzoek. Het verdient dan aanbeveling dit onderzoek uit te laten voeren door de commissie die voor raadsleden en wethouders het op basis van artikel V 4 van de Kieswet verplichte geloofsbrievenonderzoek uitvoert. De vereisten die onderzocht moeten worden zijn immers gelijk. Dit onderzoek (alleen naar de niet-raadsleden) gaat vooraf aan het raadsbesluit waarmee de commissieleden benoemd worden.
Met het vierde lid wordt voorzien in het afleggen van eed of belofte voor commissieleden.
Omdat de commissie geen vaste leden kent en per fractie uit tenminste een en maximaal twee leden bestaat, is in het vijfde lid het wisselen per agendapunt opgenomen. Tevens is toegevoegd dat per onderwerp een lid van een fractie het woord voert.
Op grond van artikel 82, vierde lid, van de wet kan enkel een raadslid als voorzitter van een raadscommissie benoemd worden.
Artikel 5.
Zittingsduur en vacatures
De zittingsperiode van de leden en de voorzitter is even lang als de zittingsperiode van raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan.
Het lidmaatschap van een raadscommissie eindigt eveneens van rechtswege, indien een lid niet meer voldoet aan de in artikel 4, derde lid, gestelde eisen en indien een lid is benoemd op voordracht van een fractie die niet meer vertegenwoordigd is in de raad (zevende lid).
De raad kan een lid van een raadscommissie op voorstel van de fractie die het lid heeft voorgedragen ontslaan (derde lid). Deze situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een fractie. De ontstane nieuwe fractie heeft dan overigens op grond van het eerste lid recht op een eigen lid.
Artikel 6.
De commissiegriffier
De wet bepaalt dat de griffier de raad en de door de raad ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde staat, waarbij de griffier van de raad ter ondersteuning van de raadscommissie een op de griffie werkzame ambtenaar of, in samenspraak met de secretaris, een niet op de griffie werkzame ambtenaar aanwijst als commissiegriffier.
Artikel 7.
Oproep en agenda
De agendacommissie stelt uiterlijk begin vierde kwartaal voorafgaand aan het vergaderjaar het vergaderschema op. De agendacommissie kan, op voorstel van de griffie, bepalen dat commissievergaderingen komen te vervallen of zo nodig aan het schema worden toegevoegd.
Het tweede lid verplicht dat de commissievoorzitter een vastgesteld aantal dagen vóór een vergadering de leden van zijn raadscommissie een uitnodiging stuurt, waarin de vergadering wordt aangekondigd, en de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken bekend worden gemaakt. Het opstellen van de voorlopige agenda gebeurt door de agendacommissie.
Gelet op het papierloos vergaderen wordt onder sturen mede verstaan het plaatsen in het voor de leden van de raadscommissie toegankelijke digitale raadsinformatiesysteem waarin in ieder geval de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering wordt vermeld. Het betreft in het tweede lid een voorlopige agenda. In de dagelijkse praktijk zal het niet altijd mogelijk zijn om ruim voor de commissievergadering een volledige agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteiten. In een dergelijke situatie kan de commissievoorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken rondsturen (derde lid).
Als omtrent stukken op grond van de wet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het tweede en derde lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage (derde lid juncto artikel 8, tweede lid). Van geheimhouding wordt melding gemaakt op de stukken.
Artikel 8.
Ter inzage leggen van stukken
Geïnteresseerden moeten de mogelijkheid hebben om stukken in te zien. Daarom worden alle stukken gelijktijdig met het verzenden van de uitnodiging op elektronische wijze worden aangeboden. Dit gaat bijvoorbeeld via een digitaal raadsinformatiesysteem en/of door plaatsing op de gemeentesite.
De griffier vervult de secretariarisfunctie ten dienste van de raad. Daarom worden stukken die betrekking hebben op de agenda en de voorstellen van de commissievergadering die geheim moeten blijven bij hem ter inzage gelegd voor raadsleden en commissieleden. Het is mogelijk geheime informatie digitaal beschikbaar te stellen zodat raads- en commissieleden hiervoor niet fysiek naar het gemeentehuis. Door hier een tijdelijkheid tot en met de besluitvorming in de raad aan te koppelen wordt recht gedaan aan geheimhouding en de huidige digitale mogelijkheden.
Het wettelijk vereiste om leden inzage te verlenen in stukken waaromtrent door een raadscommissie geheimhouding is opgelegd is geregeld in het derde lid.
Artikel 9.
Openbare kennisgeving
Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 82, vijfde lid, van de wet. In artikel 9 wordt vastgelegd op welke wijze commissievergaderingen worden aangekondigd en ter inzage worden gelegd. Openbare kennisgeving vindt plaats via het RIS op de website van de gemeente. Om een breed publiek te bereiken kan er voor worden gekozen de agenda tevens op te nemen op de gemeentepagina van de Scherpenzeelse krant. Dit is geen verplichting.
Artikel 10.
Burgemeester en wethouders
Het eerste lid van dit artikel regelt de aanwezigheid van collegeleden en de burgemeester in de vergadering van de commissies als portefeuillehouder van een aanhangig onderwerp of voorstel op de agenda en/of indien een vraag voor de rondvraag, waarvan de wethouder of de burgemeester portefeuillehouder is, is ingediend.
Het tweede lid regelt een spreektijd voor de portefeuillehouder van maximaal drie minuten per raadsvoorstel. Er is in deze vergadering geen gelegenheid tot het stellen van vragen aan de portefeuillehouder.
Lid 3 regelt de vervanging bij afwezigheid van de portefeuillehouder.
Artikel 11.
Rondvraag
Om rondvragen in de vergadering te kunnen beantwoorden is een termijn opgenomen waarvoor de vragen kenbaar gemaakt moeten zijn (eerste lid).
Het tweede lid regelt dat vragen gesteld kunnen worden aan het college of de burgemeester over het door hen gevoerde bestuur. Zijn er binnen 24 uur voorafgaand aan de vergadering geen vragen ingediend dan wordt de mogelijkheid om vragen te stellen niet geboden.
Het derde lid biedt de voorzitter de mogelijkheid om gemotiveerd af te wijken van de indieningstermijn als het een vraag betreft aangaande een zeer urgent onderwerp van grote actualiteit.
Het vierde lid regelt de volgorde waarin aangemelde onderwerpen worden behandeld.
Artikel 12.
Presentielijst
De presentielijst wordt bij aanvang van de vergadering vastgelegd in het RIS en is bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. Daarnaast houdt de commissiegriffier bij welk lid bij welk agendapunt deelneemt aan de vergadering. Dit is van belang om de presentievergoedingen van de niet-raadsleden te kunnen vaststellen.
Artikel 13.
Opening vergadering en quorum
Artikel 20 van de wet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de wet. Artikel 13 voorziet hierin.
Indien meer dan de helft van het maximaal aantal zitting hebbende leden aanwezig is en de presentielijst heeft getekend, kan worden vergaderd (eerste lid).
Volgens artikel 4 bestaat de commissie uit ten miste een en maximaal twee leden per fractie. Een voorbeeld: Er zijn zes fracties. Voor een eenmansfractie heeft de raad geen commissielid benoemd. Het maximaal aantal zitting hebbende leden is dan 5 x 2 en 1 x 1 = 11:2 = 6 commissieleden.
Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet bereikt is, anders zou de afwezigheid van leden van een raadscommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter de datum en het tijdstip van de nieuwe vergadering bepaalt, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zitten, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen (tweede lid). Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de raadscommissie over de datum van een nieuwe vergadering.
Artikel 14.
Agenda en advies; geen stemmingen
Uiteindelijk bepaalt een raadscommissie zijn eigen agenda. De agenderende rol van een raadscommissie komt tot uitdrukking in dit artikel.
Een raadscommissie neemt geen beslissingen maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester. Alleen in de raadsvergadering kunnen besluiten worden genomen. Wel kan een raadscommissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad.
In het tweede lid is beschreven welke adviserende taken bij de commissie is belegd.
Het derde lid voorziet in een praktische oplossing voor stukken die onder de raad zijn en door de griffie voor de raadsvergadering kunnen worden aangepast als deze een omissies of technische onvolkomenheid bevatten.
Het vierde lid beschrijft een adviserende rol van de commissie als het college iets opinierend voorlegt en hiervoor geen besluitvorming door de raad is vereist. Het kan, voor zover het de bevoegdheid van het college betreft ook gaan om het peilen van koers of denkrichting.
Artikel 15.
Aantal spreektermijnen
Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten (tweede lid). Een verzoek van een lid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. Indien de raadscommissie van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan zij daartoe uitdrukkelijk besluiten (eerste lid).
Het derde lid stelt dat aan het einde van de tweede termijn door de voorzitter aan de commissie wordt gevraagd of zicht is op het indienen van een amendement en/of motie. Als hiervan geen sprake is dan gaat het voorstel als hamerstuk naar de raadsagenda. Dit geldt niet voor de Kadernota en Programmabegroting (vierde lid).
Artikel 15a.
Spreektijden
In de agendacommissie worden de concept-agenda’s besproken met hierop een door de griffie voorgestelde tijdindicatie per agendapunt.
Spreektijden gelden enkel voor agendapunten waarvoor een advies op een besluit moet worden voorbereid. Commissieleden dienen hun spreektijd goed te verdelen over deze agendapunten.
Indien de agendacommissie besluit om afwijkende aanvangstijden van de vergadering te hanteren (denk hierbij aan kadernota, programmabegroting) en daarmee de vergadertijd wordt verlengd kan de agendacommissie tevens bepalen de spreektijd van de fracties te verhogen.
Artikel 16.
Deelname aan beraadslaging door anderen
Deze bepaling is noodzakelijk in verband met de in artikel 22 van de wet geregelde immuniteit, dat in artikel 82, vijfde lid, van de wet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van raadscommissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat een raadscommissie bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen. Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders. Deze hebben op grond van artikel 21, gelezen in samenhang met artikel 82, vijfde lid, van de wet de mogelijkheid om aan de beraadslagingen deel te nemen. Op grond van dit artikel kan bijvoorbeeld de secretaris uitgenodigd worden. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering te doen.
Artikel 17.
Spreekrecht burgers
Het geven van spreekrecht aan burgers is een manier om burgers meer te betrekken bij de besluitvorming van de raad. Doordat de raadsvergadering het sluitstuk is van het besluitvormingsproces dat lang daarvoor is begonnen (ambtelijke organisatie, college, commissies) is er voor gekozen het spreekrecht op te nemen in de Verordening op de raadscommissies. In die fase zijn de fracties nog bezig hun mening te vormen. Een inspreekmogelijkheid over geagendeerde onderwerpen of voorstellen tijdens de raadsvergadering is doorgaans minder effectief (‘schijnspreekrecht’).
Het spreekrecht geldt alleen voor onderwerpen die op de agenda van de commissievergadering staan (eerste lid).
In het tweede lid is voorzien in het vooraf kenbaar maken. De burger die wenst in te spreken geeft dit 24 uur voor aanvang van de vergadering telefonisch of via e-mail door aan de griffie. Procedureel is hiervoor gekozen zodat naam van de inspreker en het onderwerp waarover wordt ingesproken nog verwerkt kan worden in het RIS. In bijzondere gevallen kan de griffier na overleg met de voorzitter hiermee flexibel omgaan en daarmee de servicegerichtheid naar de burger te vergroten.
Er is voor gekozen om een burger slechts éénmaal het woord te geven en geen discussie te laten plaatsvinden. Als richtlijn wordt maximaal 5 minuten spreektijd per burger aangehouden. Op voorstel van de voorzitter, die in eerste instantie voor een ordentelijk verloop van de vergadering moet zorgen en dus moet kunnen aanvoelen of een verkorting of verlenging van de spreektijd gewenst is, kan van deze richtlijn worden afgeweken.
In het vijfde lid is expliciet geregeld dat geen discussie plaatsvindt. Wel kan een korte verhelderende vraag worden gesteld.
De voorzitter kan afhankelijk van de inbreng van de inspreker een voorstel doen voor de afhandeling ervan.
Artikel 18.
Handhaving orde en schorsing
Artikel 26 van de wet geeft aan dat de voorzitter bij vergadering bevoegd is om de orde in de vergadering te handhaven. Voor de commissievergaderingen ontbreekt een dergelijke bepaling, deze is daarom in artikel 18 opgenomen. Ingevolge het eerste lid is de commissievoorzitter belast met de handhaving van de orde in de commissievergaderingen.
Op basis van het vierde lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, de vergadering sluiten (derde lid). In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd (tweede lid). Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 22.
Om te bevorderen dat leden van raadscommissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de wet bovendien dat artikel 22 van de wet van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van raadscommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als niet-raadsleden.
Artikel 19.
Voorstellen van orde
Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de raadscommissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de raadscommissie. Bij het staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen (artikel 32, vierde lid, van de wet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg) pauze of een voorstel over de (beperking van de) spreektijden van de leden en overige deelnemers aan de commissievergadering.
Artikel 20.
Verslag
De commissiegriffier draagt zorg voor het opstellen van het verslag van de vergadering (eerste lid).
Het tweede lid geeft aan wat in ieder geval uit het verslag moet blijken.
Het derde lid bepaalt dat het verslag beschikbaar wordt gesteld aan diegenen die het woord hebben gevoerd op een aanhangig onderwerp of voorstel op de agenda. Het vierde lid regelt de vaststelling van het verslag evenals het verwerken in het RIS (lid 5).
Van de commissievergadering wordt tevens beeld- en audio-opname gemaakt. Deze wordt automatisch voorzien van ondertiteling.
Artikel 21.
Toepassing verordening op besloten vergaderingen
Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een raadscommissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in de wet wordt opgelegd dan wel opgeheven.
Artikel 22.
Verslag besloten vergadering
Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de wet is artikel 23 van de wet van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de wet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt, tenzij de raad en in casu dus een raadscommissie anders beslist. In aanvulling hierop bepaalt het eerste lid dat het verslag van een besloten vergadering ter inzage ligt bij de griffie.
Artikel 23.
Opheffing geheimhouding
Een raadscommissie kan geheimhouding op informatie leggen en die informatie tevens aan de raad verstrekken. De raad kan de geheimhouding opheffen van aan de raad verstrekte informatie (artikel 89, vierde lid, van de wet). Wel bestaat er een overlegverplichting, waarmee recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.
Artikel 24.
Toehoorders en pers
Artikel 26, eerste en tweede lid, van de wet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de wet, het derde lid voorziet hierin.
Artikel 25.
Geluid- en beeldregistraties
Aangezien de vergaderingen van een raadscommissie in principe openbaar zijn, in beeld en geluid worden uitgezonden kunnen geluid- en beeldregistraties worden gemaakt door derden. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft. Wel dient rekening gehouden te worden met de privacy van insprekers of publiek. Raads(commissie)leden daarentegen hebben een publieke functie. Het is mogelijk om een aanwijzing te geven dat publiek slechts vanaf een bepaalde afstand in beeld mag worden gebracht.
Burgers die gebruik maken van het spreekrecht worden door de griffie gewezen op de opnamen die worden gemaakt tijdens de vergadering.