GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Heiloo

Instructie voor de griffier van de gemeente Heiloo 2025
De raad van de gemeente Heiloo;
gelet op artikel 107a tweede lid van de Gemeentewet;
gelezen het advies van de werkgeverscommissie d.d. 17 december 2024
gelezen het advies van het presidium d.d. 6 januari 2025
besluit vast te stellen:
Instructie voor de griffier van de gemeente Heiloo 2025
Artikel
1

Begripsbepalingen
In deze instructie wordt verstaan onder:
- a.
griffier: de op grond van artikel 107 Gemeentewet door de raad benoemde ambtenaar;
- b.
griffie: de organisatie die valt onder verantwoordelijkheid van de raad, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren;
- c.
door de raad ingestelde organen: door de raad ingestelde commissies, raadswerkgroepen, werkgroepen in BUCH-verband, het presidium en overige organen als bedoeld in het Reglement van Orde van de gemeenteraad van Heiloo 2023;
- d.
werkgeverscommissie: een door de raad op grond van artikel 83 van de Gemeentewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie van de griffie(r) is gedelegeerd;
- e.
BUCH: de bedrijfsvoeringsorganisatie van de gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo, als bedoeld in artikel 2 van de Gemeenschappelijke Regeling Werkorganisatie BUCH.
Artikel
2

Aanwijzing
1.
Conform artikel 107 van de Gemeentewet wijst de raad de griffier aan. De aanwijzing eindigt van rechtswege met ingang van de datum dat de uitoefening van de functie van griffier geen onderdeel meer uitmaakt van de werkzaamheden van de betreffende ambtenaar.
2.
De raad is bevoegd te besluiten tot het aangaan, wijzigen en beëindigen van de arbeidsovereenkomst met de griffier.
3.
De werkgeverscommissie dient voor de aanwijzing van de griffier een aanbeveling in bij de raad.
Artikel
3

Verhindering en vervanging
1.
Indien de griffier meer dan 14 dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de werkgeverscommissie.
2.
Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door de daartoe door de raad aangewezen plaatsvervangend raadsgriffier.
Artikel
4

Algemene taken
1.
De griffier staat de raad en de door de raad ingestelde organen bij de uitoefening van hun taak terzijde.
2.
De griffier verleent advies en bijstand aan de raad, zijn leden en aan door de gemeenteraad ingestelde organen.
3.
De griffier is verantwoordelijk voor de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van vergaderingen van de raad en door de raad ingestelde organen.
4.
De griffier ondertekent mede alle raadsbesluiten en alle overige stukken die van de raad uitgaan.
5.
De griffier ondersteunt de (plaatsvervangend) voorzitter van de raad, de voorzitters van de commissies en de voorzitters van de door de raad ingestelde organen bij de uitoefening van hun taken en de zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van deze vergaderingen.
6.
De griffier is verantwoordelijk voor de voorbereiding van het ontwikkelen, innoveren en bewaken van procedures en processen voor de besluitvorming door de raad.
7.
De griffier is met inachtneming van het tweede lid van artikel 3, aanwezig bij de raadsvergaderingen, commissievergaderingen, raadsinformatiebijeenkomsten en vergaderingen van door de raad ingestelde organen zoals beschreven in het Reglement van Orde van de gemeenteraad van Heiloo 2023.
Artikel
5

Bijstand aan de raad(sleden)
De bijstand aan de raad(sleden) omvat onder meer:
- a.
de zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning bij de uitoefening van hun taak;
- b.
het gevraagd en ongevraagd verstrekken van informatie of advies aan de raad(sleden) en de door de raad ingestelde organen in alle zaken die de taken van de raad betreffen;
- c.
het geven van gevraagd en ongevraagd strategisch advies aan de raad en raadsleden over hun functioneren en hun positionering;
- d.
het stimuleren, ondersteunen en faciliteren van het ‘vakmanschap’ (toerusting en deskundigheid) van de raad(sleden) in de meest ruime zin;
- e.
het verlenen van technische bijstand aan de leden van de raad bij in de wet of in het Reglement van Orde van de gemeenteraad van Heiloo 2023 voorziene initiatieven van leden van de raad;
- f.
het in brede zin ondersteunen van de raad in het opbouwen en onderhouden van verbindingen met de inwoners en organisaties in de gemeente;
- g.
het bemiddelen bij verzoeken om ambtelijke bijstand van de raad of individuele raadsleden.
Artikel
6

Verbinding met college en organisatie
1.
De griffier vormt de verbinding tussen de raad(sleden) en de griffie, het college en de burgemeester, de gemeentesecretaris en de werknemers van de BUCH.
2.
De griffier bevordert de verhoudingen tussen de raad, het college, de BUCH en inwoners van de gemeente.
3.
De griffier draagt (mede) zorg voor een optimale afstemming tussen de raad enerzijds en de BUCH anderzijds en coördineert daartoe informatieverzoeken, adviesaanvragen en verzoeken om ambtelijke bijstand van de raad in overleg met de gemeentesecretaris.
4.
Voor het voldoen aan verzoeken om feitelijke informatie of voor gespecialiseerde assistentie kan de griffier via de gemeentesecretaris en de algemeen directeur van de BUCH een beroep doen op de werknemers van de BUCH. De afspraken hieromtrent zijn vastgelegd in de geldende Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Heiloo.
Artikel
7

Agendering
1.
De griffier adviseert het presidium bij het opstellen van de voorlopige agenda’s van vergaderingen en de overige werkzaamheden van de raad (raads- en commissie-vergaderingen, raadsinformatieavonden enz).
2.
De griffier adviseert het presidium bij het bewaken van de langetermijnagenda mede in relatie tot de door de raad gestelde prioriteiten.
3.
De griffier adviseert het presidium over de agendering van voorstellen in de commissies en raad en andere raadsactiviteiten
Artikel
8

Bestuurlijke besluitvorming
1.
De griffier adviseert de raad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen.
2.
De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken spelers bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de raad.
3.
De griffier bewaakt de volledigheid en tijdigheid van de informatieverstrekking door het college en de burgemeester.
4.
De griffier draagt zorg voor de totstandkoming van de langetermijnagenda van de raad en bewaakt het vullen daarvan door het college.
5.
De griffier bewaakt de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college en de beantwoording van vragen van de raad.
Artikel
9

Leidinggeven en management
1.
De griffier is eindverantwoordelijk functionaris en geeft hiërarchisch leiding aan medewerkers van de griffie.
2.
De griffier voert het personeelsbeleid uit ten aanzien van de medewerkers van de griffie.
3.
De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.
4.
De griffier geeft functioneel leiding aan werknemers van de BUCH die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de raad en/of uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand.
5.
De griffier geeft functioneel leiding aan externe bureaus of inhuurkrachten die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren.
6.
De griffier rapporteert jaarlijks aan de werkgeverscommissie en vervolgens aan de gemeenteraad over de (uitvoering van de) activiteiten van de griffie.
7.
De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert de raad over de wijze hoe hier mee om te gaan. De jaarlijkse rapportage aan de raad over de besteding van deze budgetten vindt plaats als onderdeel van de vaststelling van de gemeentelijke jaarrekening.
Artikel
10

Belangenbehartiger van de raad
1.
De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de gemeentesecretaris.
2.
De griffier en de gemeentesecretaris hebben periodiek overleg over de raadsplanning, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen raad en college.
3.
De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met griffiers van de BUCH-gemeenten (Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo) en verdeelt met hen onderling de taken die in BUCH-verband worden uitgevoerd.
4.
De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met griffiers van de Regio Alkmaar en verdeelt met hen onderling de taken die in regio-verband worden uitgevoerd.
5.
De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met de griffiers uit de griffierskring Noord-Holland (regio’s Alkmaar, Kop van Noord-Holland en West-Friesland).
6.
De griffier voert periodiek overleg met de gemeentelijke accountant over onder andere de controle op de jaarrekening.
7.
De griffier voert periodiek overleg met de (voorzitter van de) rekenkamer.
8.
De griffier vertegenwoordigt zo nodig de raad in externe overlegsituaties.
9.
De griffier zet zich in om de positie van de raad richting gemeenschappelijke regelingen te versterken.
Artikel
11

Communicatie en voorlichting
1.
De griffier adviseert de raad over de invulling en uitvoering van de communicatie over raadsactiviteiten.
2.
De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie van de raadsbesluiten en de agenda’s en videoverslagen van vergaderingen van de raad en van de door de raad ingestelde organen.
3.
De griffier geeft voorlichting aan inwoners over de lokale politiek in algemene zin, het spreekrecht en participatieprocessen bij de raad in het bijzonder.
4.
De griffier verwijst en/of begeleidt inwoners met vragen en/of opmerkingen naar de juiste plaats voor het verkrijgen van gehoor.
Artikel
12

Hoeder van de lokale democratie
De griffier draagt actief bij aan:
- a.
de lokale democratie zodat deze zo goed mogelijk functioneert met inachtneming van geldende regels;
- b.
het samenspel tussen de raad en de inwoners van de gemeente;
- c.
(de bewustwording van) de integriteit en veiligheid van de leden van de raad en medewerkers van de griffie;
- d.
de toegankelijkheid van de raad voor de inwoner;
- e.
het adviseren over het toepassen van digitale democratische mogelijkheden en over de directe invloed van inwoners op de lokale politiek.
Artikel
13

Onderzoek
1.
De griffier is, voor zover niet anders bepaald in de geldende Verordening rekenkamer BUCH 2023 en de samenwerkingsovereenkomst gemeenschappelijke Rekenkamer BUCH, aanspreekpunt en draagt zo nodig zorg voor ondersteuning van de Rekenkamer BUCH, die de raad heeft ingesteld op grond van artikel 81a van de Gemeentewet.
2.
De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van een onderzoekscommissie, die de gemeenteraad kan instellen op grond van artikel 155a van de Gemeentewet.
3.
De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van de referendumcommissie, die de raad heeft ingesteld op grond van artikel 149 van de Gemeentewet.
4.
De griffier draagt zorgt voor ondersteuning van door leden van de raad gewenste onderzoeken, anders dan bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet.
Artikel
14

Secretaris vertrouwenscommissie
1.
De griffier is de secretaris van de vertrouwenscommissie en geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie.
2.
De raad kan bepalen dat de plaatsvervangend griffier als plaatsvervangend secretaris ter ambtelijke ondersteuning aan de commissie wordt toegevoegd.
3.
De griffier draag in samenspraak met de voorzitter van de vertrouwenscommissie zorg voor een zorgvuldig verloop van klankbordgesprekken met en (her)benoemingsprocedures van de burgemeester.
Artikel
15

Ontwikkelingen openbaar bestuur
1.
De griffier volgt de ontwikkelingen in het openbaar bestuur en adviseert de raad over de toepassing daarvan.
2.
De griffier actualiseert hiertoe in ieder geval periodiek de verordeningen en beleidskaders van de raad.
3.
De griffier draagt zorg voor voldoende opleiding en bijscholing voor de op de griffie werkzame ambtenaren teneinde de ontwikkelingen in het openbaar bestuur goed te kunnen volgen en daarover te kunnen adviseren.
Artikel
16

Onvoorziene omstandigheden
In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de werkgeverscommissie.
Artikel
17

Intrekking oude verordening
1.
De Instructie voor de griffier van de gemeente Heiloo, vastgesteld op 1 april 2019 wordt ingetrokken.
2.
Deze Instructie treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.
Artikel
18

Citeertitel
Deze instructie wordt aangehaald als: “Instructie griffier Heiloo 2025”.
Aldus besloten door de raad van de gemeente Heiloo in de openbare raadsvergadering d.d. 27 januari 2025
G. A. Beeksma
griffier
M. ten Bruggencate
voorzitter