GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Steenbergen

Regeling budgetbeheer gemeente Steenbergen
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Steenbergen:
Gelet op artikel 22 van de financiële verordening gemeente Steenbergen en afdeling 10.1.1 Algemene wet bestuursrecht
Besluit vast te stellen de;
Regeling budgetbeheer gemeente Steenbergen
Doelstelling van deze regeling
De regeling budgetbeheer stelt de regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt en geeft het college een instrument om de uitvoering van de begroting te mandateren aan de uitvoerende ambtelijke organisatie.
Aan het budgetbeheer zijn regels verbonden, die in deze regeling zijn opgenomen. Het betreft hier een werkwijze met rechten en verplichtingen voor de (deel)budgethouders en budgetbeheerders binnen onze organisatie. Deze Regeling is te beschouwen als een aanvulling op de Financiële verordening en heeft een nauwe relatie met de mandaatregeling.
Paragraaf
1.

Begripsbepalingen
Artikel
1

Begripsbepalingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
Budget: een bedrag aan baten, danwel lasten tot welk bedrag de (hoofd- of deel)budgethouder is gehouden de afgesproken taakstelling binnen de exploitatie, een programma, project of investering te realiseren.
Hoofdbudgethouder: diegene die ambtelijk eindverantwoordelijk is voor het totale beheer van de gemeentelijke financiële middelen. Deze rol wordt vervuld door de gemeentesecretaris.
(Deel)budgethouder: diegene die ambtelijk verantwoordelijk is voor het realiseren van de taakstellingen verbonden aan de hem/haar toegewezen (deel)budgetten en bevoegd is binnen het aan hem/haar toegekende (deel)budget uitgaven te doen of inkomsten te genereren en verantwoording aflegt over het financieel beheer van de aan hem/haar toegekende (deel)budgetten.
Budgetbeheerder: een door de (deel)budgethouder aangewezen medewerker die onder de verantwoordelijkheid van de (deel)budgethouder budgetbevoegdheid is opgedragen. Tevens is deze belast met het budgetbeheer en de uitvoering van de taakstellingen, verbonden aan de door de (deel)budgethouder aan hem toegewezen budgetten.
College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Steenbergen.
Gemeentesecretaris / algemeen directeur: de hoogst aangestelde ambtenaar die benoemd is door het college en belast is met de ondersteuning van het college en de zorg voor de ambtelijke organisatie.
Griffier: de griffier als bedoeld in Hoofdstuk VII § 3 Gemeentewet.
Concernmanager : de ambtenaar die integraal leiding geeft aan coördinatoren A, coördinatoren B en medewerkers en stuurt op resultaat en de organisatie brede inzet van capaciteit en middelen. De concernmanager legt verantwoording af aan de gemeentesecretaris.
Coördinator A: de ambtenaar die leiding geeft aan een organisatorische eenheid en daarmee verantwoordelijk is voor het resultaat en de inzet van middelen. De coördinator A legt verantwoording af aan de concernmanager.
Financieel adviseur: de medewerker die mede belast is met het financieel adviseren en ondersteunen van de (deel)budgethouders en budgetbeheerders.
Mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen (artikel 10:1 Algemene wet bestuursrecht).
Mandaatgever: degene die het mandaat verstrekt. In het kader van deze regeling het college van burgemeester en wethouders.
Medewerker: eenieder die bij de gemeente Steenbergen als ambtenaar werkzaam is.
Project: een tijdelijke opdracht waaraan een tijdsplanning en een concrete doelstelling wordt gekoppeld, opgenomen in een door de bestuurlijk en/of ambtelijk opdrachtgever vastgestelde projectopdracht (waarin expliciet de projectmanager is opgenomen), met een eigenstandig projectbudget en een eigenstandige plaats in de financiële administratie.
Projectbudget: een taakstelling, tot uitdrukking komend in uitgaven en inkomsten, ten behoeve van een eenmalig, tijdelijk project met een concreet beoogd eindresultaat;
Projectmanager: de ambtenaar die als ambtelijke opdrachtnemer verantwoordelijk is voor het resultaat en de inzet van middelen binnen het vastgestelde project. De projectmanager legt verantwoording af aan de ambtelijk opdrachtgever of gedelegeerd ambtelijk opdrachtgever.
Programma: een tijdelijke opdracht, gericht op het realiseren van strategische beleidsdoelen op lange termijn, die kan bestaan uit verschillende, afdeling overstijgende activiteiten die in samenhang moeten worden uitgevoerd. Hieraan ligt een door de bestuurlijk en / of ambtelijk opdrachtgever vastgesteld programmaplan ten grondslag, met een eigenstandig programmabudget en een eigenstandige plaats in de financiële administratie.
Programmabudget: een taakstelling, tot uitdrukking komend in uitgaven en inkomsten, ten behoeve van een eenmalig, tijdelijk programma, gericht op het realiseren van strategische doelen;
Programmamanager: de ambtenaar die als gedelegeerd ambtelijke opdrachtgever verantwoordelijk is voor het resultaat en de inzet van middelen binnen het bestuurlijk vastgestelde programma. De programmamanager legt verantwoording af aan de ambtelijk opdrachtgever.
Register van (deel)budgethouders en budgetbeheerders: een register, waaruit blijkt welke (deel)budgethouder en budgetbeheerder verantwoordelijk is voor welke budgetten.
Begrotingsprogramma: een door de raad benoemde samenhangende activiteiten die zijn opgenomen in de programmabegroting. Onder de begrotingsprogramma’s zijn taakvelden opgenomen welke een vertaling zijn van deze programma’s. De raad autoriseert de begroting op programmaniveau.
Taakveld: een onderdeel van de begrotingsprogramma’s conform de indeling van het BBV.
Financiële verplichting: verplichtingen inzake uitgaven waaronder het aangaan van een overeenkomst voor de inkoop van een dienst, levering of werk, dan wel elke andere onherroepelijke handeling die leidt tot een definitieve juridische binding van de gemeente tot een uitgave.
Paragraaf
2

Budgethouderschap
Artikel
2

Mandatering (deel)budgethouders
1.
De uitvoering van de begroting wordt door het college gemandateerd aan de gemeentesecretaris / algemeen directeur, welke eindverantwoordelijk is voor de beheersing van het totale budget van de organisatie, met uitzondering van de budgetten van de griffie. De gemeentesecretaris vervult hiermee de rol van hoofdbudgethouder.
2.
De hoofdbudgethouder is bevoegd budgetten toe te wijzen aan de concernmanagers, die op hun beurt deelbudgetten mogen toewijzen aan coördinatoren A.
3.
Op basis van dit mandaat treden gemeentesecretaris en concernmanagers op als budgethouder voor de aan hen toegewezen budgetten. Coördinatoren A kunnen optreden als deelbudgethouder.
4.
Voor programma’s en projecten, die worden aangestuurd vanuit de afdeling programma’s en projecten, kunnen programmamanagers en projectmanagers optreden als deelbudgethouder. Dit past bij de integrale verantwoordelijkheid voor een programma en project. Het toewijzen van budgetten en het aanwijzen van (deel)budgethouders vindt plaats op basis van de bestuurlijk vastgestelde opdracht.
5.
Het is concernmanagers en coördinatoren A, programma- en projectmanagers toegestaan een deel van hun taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden aangaande budgetbeheer door te mandateren aan budgetbeheerders, echter ontslaat dit hen niet van de integrale verantwoordelijkheid hiervoor. De mandaatgever behoudt de integrale en volledige verantwoordelijkheid voor de gemandateerde delen van zijn budget en de daarmee samenhangende doelen en activiteiten.
6.
Iedere medewerker kan als budgetbeheerder worden aangewezen.
7.
Het verleende mandaat kan door de mandaatgever op elk moment worden ingetrokken of gewijzigd.
Paragraaf
3.

Aanwijzing en vervanging
Artikel
3

Aanwijzing hoofdbudgethouder
Het college wijst de gemeentesecretaris als hoofdbudgethouder aan voor zover het niet de budgetten van de raad en griffie betreft.
Artikel
4

Aanwijzing (deel)budgethouder
1.
De gemeentesecretaris wijst uit hoofde van zijn rol als hoofdbudgethouder, de concernmanagers aan als budgethouder voor de budgetten binnen de door hen aangestuurde domeinen.
2.
De concernmanager is uit hoofde van het lid 1 verkregen budgethouderschap bevoegd om coördinatoren A aan te wijzen als deelbudgethouder.
Artikel
5

Aanwijzing budgetbeheerder
1.
Budgethouders en deelbudgethouders kunnen één of meerdere budgetbeheerders aanwijzen die onder hun verantwoordelijkheid het beheer voeren over een expliciet deel van hun budgetten.
2.
De aanwijzing van een budgetbeheerder moet passen binnen de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de functie die de budgetbeheerder bekleedt.
Artikel
6

Plaatsvervanging
1.
Bij afwezigheid van de (deel)budgethouder wordt de bevoegdheid uitgeoefend door:
- a.
een aangewezen plaatsvervanger, of;
- b.
een in lijn hogere functionaris.
Bij afwezigheid van de budgetbeheerder wordt de bevoegdheid uitgeoefend door een door de (deel)budgethouder aangewezen plaatsvervanger.
Artikel
7

Register van budgethouders en budgetbeheerders
Van (deel)budgethouders en budgetbeheerders wordt een register van (deel)budgethouders en budgetbeheerders bijgehouden, waaruit hun bevoegdheden in het kader van deze regeling blijken. Dit register van budgethouders is bepalend voor wie bevoegdheden als (deel)budgethouder of budgetbeheerder heeft gekregen en welke budgetten het betreft. Aangezien dit register centraal bij het team financiën dient te worden bijgehouden, is er sprake van een actieve informatieplicht. Indien er zaken wijzigen, dient de beheerder van het register hiervan per direct op de hoogte te worden gebracht door de verantwoordelijk (deel)budgethouder.
Artikel
8

Condities en beperkingen
1.
Bij de aanwijzing van (deel)budgethouders en budgetbeheerders wordt het volgende in acht genomen:
- a.
Budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar in die zin dat het niet is toegestaan dat twee of meer (deel)budgethouders of budgetbeheerders dezelfde verantwoordelijkheid hebben voor hetzelfde budget;
- b.
De functie van hoofdbudgethouder, respectievelijk (deel)budgethouder of budgetbeheerder is onverenigbaar met de functie van applicatiebeheerder van het financieel systeem.
Paragraaf
4.

Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden
Artikel
9

Taken en verantwoordelijkheden (deel)budgethouder
1.
De (deel)budgethouder is (eind)verantwoordelijk voor:
- a.
Het sturen op en aan mandaatgever verantwoording afleggen over het doelmatig en rechtmatig beheer van het toegewezen budget en een effectieve realisatie van de aan het desbetreffende budget gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties;
- b.
Het beheersen van de risico’s bij het beheren en bewaken van op het budget geboekte kosten en opbrengsten;
- c.
Het binnen de planning & control cyclus aanleveren van alle relevante informatie en het zorgdragen voor adequate en actuele onderbouwing van budgetramingen.
- d.
Het actief informeren van het team financiën over het aanwijzen en wijzigen van deelbudgethouders en budgetbeheerders;
- e.
Het juist en tijdig (laten) afhandelen van inkoopfacturen, inclusief het (laten) controleren van de factuur en het (laten) vaststellen of de factuur overeenkomt met de geleverde prestaties en gemaakte afspraken;
- f.
Juiste communicatie naar de opdrachtnemer omtrent op de factuur te vermelden zaken, waaronder het verplichtingennummer, de contactpersoon en de inkoopvoorwaarden van de gemeente;
- g.
Het tijdig realiseren van de geraamde inkomsten (opstellen invorderingen) waaronder ook de tijdige en volledige aanvraag en verantwoording van eventuele subsidiegelden valt;
- h.
Het administratief (laten) vastleggen van de op een budget betrekking hebbende verplichtingen en rechten inclusief het (laten) beheren van de onderliggende overeenkomsten (contractmanagement- en beheer);
- i.
Bij het vastleggen van rechten en verplichtingen, het vastleggen van vorderingen en het afhandelen van inkoopfacturen wordt het vierogen principe toegepast. De (deel)budgethouder draagt hier zorgt voor;
- j.
Adequate en toegankelijke dossiervorming ten behoeve van de verbijzonderde interne controle en externe accountant.
Artikel
10

Bevoegdheden (deel)budgethouder
1.
De (deel)budgethouder is bevoegd tot:
- a.
Het doen van inkopen en/of aanbestedingen binnen de kaders van het vigerende gemeentelijke inkoop en aanbestedingsbeleid en mandaatregeling;
- b.
Het doen van uitgaven en vastleggen van vorderingen binnen (de kaders en limieten van) de geldende gemeentelijke mandaatregeling en de daartoe geldende procedures;
- c.
Het her alloceren van middelen binnen het eigen (deel)budget.
Artikel
11

Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden budgetbeheerder
1.
Voor budgetbeheerders zijn artikel 9 en artikel 10 met uitzondering van artikel 10 sub c, binnen de aan hen toegewezen budgetten van overeenkomstige toepassing. Daarnaast is de verantwoordelijkheid van een budgetbeheerder:
- a.
Tijdig informeren en adviseren van de (deel)budgethouder omtrent de voortgang van beleid (taakrealisatie en beleidsontwikkelingen) en verwachte financiële afwijkingen van het toegekende budget. Dit betreft zowel (dreigende) overschrijdingen als onderschrijdingen van de in het budget opgenomen uitgaven en/of inkomsten;
- b.
Zorgdragen voor de aanlevering aan de (deel)budgethouder van de informatie die van belang is voor de planning & control cyclus.
Paragraaf
5.

Begrotingswijzingen
Artikel
12

Begrotingswijzigingen
1.
Het is de (deel)budgethouder toegestaan binnen de eigen budgetten te her alloceren onder voorwaarde dat:
- a.
De wijziging geen gevolgen heeft voor het door de raad vastgestelde beleid;
- b.
De overeengekomen prestaties juist en tijdig worden gerealiseerd;
- c.
De her allocatie geen effect heeft op de hoogte van de baten en lasten binnen dat taakveld/project.
Paragraaf
6.

Rapportage, verantwoording en ondersteuning
Artikel
13

Informatieverstrekking en ondersteuning
1.
Iedere (deel)budgethouder en budgetbeheerder heeft de mogelijkheid om (de inzet van) de budgetten, waarvoor hij of zij verantwoordelijk is, in te zien;
2.
De (deel)budgethouder en budgetbeheerder leggen verantwoording af aan de mandaatgever over de inhoudelijke en financiële uitvoering van de aan hem/haar toegewezen budgetten conform de afspraken binnen de planning & control cyclus. Ten aanzien van de verantwoording gelden de spelregels zoals vastgelegd in de financiële verordening;
3.
De (deel)budgethouder en budgetbeheerder worden bij het financieel beheer van de budget(ten) geadviseerd en ondersteund door de aan hem/haar toegewezen financieel adviseur.
Paragraaf
7.

Slotbepalingen
Artikel
14

Overige bepalingen
1.
De (deel)budgethouder en budgetbeheerder opereren bij de uitvoering van hun taken binnen de kaders van de vigerende kaderstellende regelingen of documenten, zoals deze (niet limitatief) nu of na wijziging luiden:
- a.
Deze regeling budgethouderschap;
- b.
De vigerende financiële verordening;
- c.
De vigerende mandaatregeling;
- d.
Europese regelgeving op het gebied van Inkoop;
- e.
Het vigerende interne inkoop- en aanbestedingsbeleid en de aanbestedingswet;
- f.
De algemene inkoopvoorwaarden;
- g.
De gedragscode ambtelijke organisatie;
- h.
Overige vigerende gemeentelijke uitvoeringsregelingen;
- i.
De Nederlandse wet- en regelgeving;
- j.
De gedragscode, opgenomen in het Personeelshandboek.
2.
De deelbudgethouder en budgetbeheerder is niet verantwoordelijk voor boekingen in het financieel systeem die niet direct leiden tot betalingen aan of ontvangsten van derden. Dat zijn: correctieboekingen, boekingen van kapitaallasten, boekingen ten laste van reserves, interne verrekeningen en boekingen uit applicaties die zijn gekoppeld aan het financieel systeem.
3.
Facturen van nutsvoorzieningen, lokale belastingen en verzekeringen en worden, zonder tussenkomst van de (deel)budgethouder of -beheerder, getoetst en verwerkt in het financieel systeem door de financiële administratie.
Artikel
15

Inwerkingtreding
1.
Deze regeling treedt in werking op 1 februari 2025.
2.
Deze “Regeling budgetbeheer gemeente Steenbergen” kan als zodanig worden aangehaald.
3.
De “Regeling budgetbeheer 2019” zoals vastgesteld op 5 februari 2019 vervalt gelijk met de inwerkingtreding van deze regeling op de in artikel 15 lid 1 genoemde datum.
4.
De personen die op grond van de “Regeling budgetbeheer 2019” zijn aangewezen als budgethouder of budgetbeheerder blijven deze bevoegdheid behouden tot het moment dat nieuwe (deel)budgethouders en/of budgetbeheerders worden aangewezen op grond van de “Regeling budgetbeheer gemeente Steenbergen”.
Ondertekening
Aldus besloten door het College van Burgemeester en Wethouders van Steenbergen d.d. 28 januari 2025
De Secretaris, De Burgemeester,
A.N. Phaff – de Groot R.P. van den Belt MBA
Artikelsgewijze toelichting Regeling Budgetbeheer
Deze toelichting legt uit hoe de artikelen van de regeling gelezen moeten worden en waartoe ze dienen. Artikelen die voor zich spreken, zijn niet nader toegelicht.
Algemeen
Deze regeling budgethouderschap is bedoeld als leidraad om taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en omgangsregels voor (deel)budgethouders en budgetbeheerders duidelijk te maken.
De regeling geeft het college een instrument om de uitvoering van de programmabegroting te mandateren aan de uitvoerende ambtelijke organisatie. Omdat het hierbij om een mandaat gaat, behoudt het college ten opzichte van de raad de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor de besteding van de middelen en het bereiken van de resultaten.
Artikel 1 Begripsbepalingen
Dit artikel beschrijft de belangrijkste begrippen uit de regeling. Nieuw is de introductie van programma’s en projecten en de daaraan gerelateerde functies. Ook nieuw is het deelbudgethouderschap.
Artikel 2 Mandatering (deel)budgethouders
Lid 1 Hoofdbudgethouder
In dit artikel wordt de eindverantwoordelijkheid voor de beheersing van alle budgetten belegd bij de gemeentesecretaris. Met het vaststellen van de programmabegroting verkrijgt het college, van de raad, de bevoegdheid om het in de begroting opgenomen beleid uit te voeren. Deze bevoegdheid wordt door het college via bestuurlijke mandaatverlening geheel of gedeeltelijk overgedragen aan de gemeentesecretaris. Deze laatste is naar het college eindverantwoordelijk voor de beheersing van de begrotingsuitvoering en de verantwoording. De gemeentesecretaris vervult daarmee de rol van hoofdbudgethouder. Het betreft hier de budgetten en de investeringen zoals opgenomen in de begroting, met uitzondering van de budgetten van de griffie.
Lid 2 (Deel)budgethouders
In dit artikel is geregeld dat het budgethouderschap ligt bij de concernmanagers. De concernmanagers hebben, in de rol van budgethouder, de bevoegdheid om deelbudgethouders aan te wijzen, bijvoorbeeld als er sprake is van omvangrijke budgetten.
Lid 4 Budgethouderschap bij programma’s en projecten
Hier wordt specifiek ingegaan op het budgethouderschap voor programma’s en projecten die worden aangestuurd vanuit de afdeling Programma’s en Projecten. De aanwijzing van budgethouders vindt plaats op basis van een bestuurlijk vastgestelde opdracht. Op dat moment bepaalt de gemeentesecretaris, gehoord het CMT, wie optreedt als budgethouder voor het betreffende programma of project. De budgethouder is bevoegd om eventuele deelbudgethouders en budgetbeheerders aan te wijzen. Het toekennen van budgetbevoegdheid aan project- en programmamanagers past bij de integrale verantwoordelijkheid die zij hebben voor het betreffende programma of project.
Artikel 4 Aanwijzing (deel)budgethouder
In dit artikel komt de getrapte mandatering tot uiting van de gemeentesecretaris naar de concernmanagers en van de concernmanagers naar de coördinatoren A. Zo is geborgd dat budgethouderschap, met uitzondering van projecten en programma’s, altijd op managementniveau ligt.
Artikel 5 Aanwijzing budgetbeheerder
Omdat de concernmanagers zelf medewerkers aansturen (zonder tussenkomst van een coördinator) hebben zowel de concernmanager als de coördinator A de bevoegdheid om budgetbeheerders aan te wijzen. De (deel)budgethouder blijft zelf integraal verantwoordelijk.
Artikel 7 Register van budgethouders en budgetbeheerders
Het register van budgethouders en budgetbeheerders voor budgetten wordt bepaald op basis van de jaarlijkse begroting. In deze begroting wordt de budgethouder en budgetbeheerder per begrotingspost vastgelegd. Hierdoor ontstaat één overzicht waarin is vastgelegd welke functionaris voor welke begrotingspost (budget)verantwoordelijk is. Budgethouders en budgetbeheerders worden op basis van een exploitatie grootboeknummer geregistreerd in het financiële informatiesysteem. De budgethouders voor programma en projectbudgetten worden opgenomen in het register opgenomen op basis van de projectopdracht.
Artikel 9 Taken en verantwoordelijkheden budgethouder
In dit artikel worden de taken en verantwoordelijkheden van de budgethouder beschreven. Een budget geeft de te leveren prestaties weer en de te verrichten taken en activiteiten, alsook de mogelijke inzet financiële middelen. De budgethouder draagt de verantwoordelijkheid voor de inzet van alle aangegeven middelen. Hij dient dit te laten gebeuren binnen de algemene regels en richtlijnen die daarvoor zijn gesteld (waaronder de binnen artikel 14 vermelde regelingen zoals de financiële verordening, het Inkoop en aanbestedingsbeleid, de mandaatregeling en andere (specifieke) regelingen). De middelen moet hij aanwenden voor het doel als omschreven bij het budget, al dan niet specifiek opgenomen in de programmabegroting.
Artikel 10 Bevoegdheden budgethouder.
Een budgethouder krijgt een aantal bevoegdheden. In dit artikel staan deze beschreven. Hij dient deze bevoegdheden uit te oefenen binnen de algemene regels en richtlijnen die daarvoor zijn gesteld (waaronder de binnen artikel 14 vermelde regelingen zoals de financiële verordening, het Inkoop en aanbestedingsbeleid, de mandaatregeling en andere (specifieke) regelingen). Uiteraard wordt van de budgethouder verwacht dat hij zich in zijn gedrag en uitlatingen bewust is van het feit dat hij de gemeente ook in een precontractuele fase kan verplichten. Dit is nadrukkelijk niet de bedoeling. Van de budgethouder wordt verwacht dat hij zich hiervan bewust is. De middelen moet hij aanwenden voor het doel als omschreven bij het budget, al dan niet specifiek opgenomen in de programmabegroting.
Artikel 11 Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden budgetbeheerder.
De budgetbeheerder is de medewerker die onder eindverantwoordelijkheid van de budgethouder belast is met de uitvoering en besteding van de aan de taakstelling toegewezen opdracht en budget. Hiermee wordt de budgetbeheerder (mede)verantwoordelijk voor de besteding van de aan deze taakstelling toegewezen middelen (budget). Uiteraard wordt van de budgetbeheerder verwacht dat hij zich in zijn gedrag en uitlatingen bewust is van het feit dat hij de gemeente ook in een precontractuele fase kan verplichten. Dit is nadrukkelijk niet de bedoeling. Van de budgetbeheerder wordt verwacht dat hij zich hiervan bewust is.
In de praktijk houdt de budgetbeheerder zich veelal bezig met de begrotingsuitvoering en de budgetbewaking, het aangaan van verplichtingen, het afwikkelen van facturen, het realiseren van inkomsten, het tussentijds aan de budgethouder afleggen van verantwoording en aanleveren van informatie ten behoeve van de planning & control cyclus. Het merendeel van de binnen artikel 9 en 10 benoemde taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van budgethouders is daarmee in essentie ook van toepassing op budgetbeheerders. Een en ander met uitzondering van her allocatie van middelen (artikel 10, lid 1 sub c).
Artikel 12 Begrotingswijzigingen
In dit artikel staan de bevoegdheden om wijzigingen door te voeren in budgetten.
- 1.
Her allocatie van lasten en / of baten binnen één product of project (neutrale wijziging): budgethouder is bevoegd.
- 2.
Her allocatie van lasten en / of baten binnen één taakveld als dit uit meerdere producten bestaat (neutrale wijziging): budgethouder is bevoegd.
- 3.
Her allocatie van de lasten en / of baten tussen taakvelden binnen één programma (neutrale wijziging): college is bevoegd.
In alle andere situaties (wijzigingen tussen programma’s met een effect op het saldo) is de raad bevoegd. Dat geldt eveneens voor wijzigingen in reserves.
Artikel 14 Overige bepalingen
Lid 2 en 3 uitzonderingen op het vierogen principe
In een aantal situaties is het niet praktisch om de budgethouder of budgetbeheerder te betrekken bij het maken van een boeking ten laste of ten gunste van zijn of haar budget.
In lid 2 gaat het over boekingen die binnen het team financiën worden afgewikkeld zonder tussenkomst van de (deel)budgethouder of -beheerder. In lid 3 gaat het om de verwerking van specifieke facturen. Ook deze worden rechtstreeks verwerkt door het team financiën.
Artikel 15 Inwerkingtreding
Lid 4 Aanwijzing (deel)budgethouders en budgetbeheerders
Tegelijk met het opstellen van deze nieuwe regeling loopt de evaluatie van de het begrotingsproces. Eén van de aanbevelingen is om het aantal budgetbeheerders kritisch te bezien. Dit maakt deel uit van de algehele verbetering van de planning en control cyclus. Dit betekent dat we kiezen voor een praktische aanpak, waarbij we de huidige lijst van budgethouders als uitgangspunt nemen bij de nieuwe regeling. In deze lijst is reeds geanticipeerd op het beleggen van deelbudgethouderschap bij de coördinatoren.