GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Alkmaar

Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Alkmaar 2025
Besluit:
- 1.
Het inkoop-en aanbestedingsbeleid 2017, zoals vastgesteld door het college van burgermeester en wethouders d.d. 20 december 2016, in te trekken;
- 2.
het aangepaste en geactualiseerde inkoop- en aanbestedingsbeleid 2025 vast te stellen, conform de bijgevoegde bijlage 1;
1.

Inleiding
1.1.

Inleiding
Gemeente Alkmaar geeft jaarlijks ongeveer 80 miljoen euro uit aan inkopen en aanbesteden van werken, leveringen en diensten en dit bedrag kan jaarlijks fluctueren. Inkopen en aanbesteden heeft mede hierom een belangrijke politiek-bestuurlijke impact, omdat het gaat om het besteden van publieke middelen. Die middelen moeten rechtmatig, doelmatig en doeltreffend worden besteed. Het is daarom belangrijk dat de gemeente beschikt over een praktisch uitgewerkt, transparant en actueel inkoop- en aanbestedingsbeleid. Professioneel inkopen en aanbesteden en daarmee ook het proces van contract- en leveranciersmanagement worden daarmee geborgd, gestimuleerd en verder ontwikkeld.
Het college van burgemeester en wethouders stelt op grond van de ‘Financiële verordening gemeente Alkmaar 2023’ het beleid en de interne regels vast voor de inkoop en aanbesteding van werken, leveringen en diensten.
1.2.

Belangrijkste uitgangspunten in het inkoopbeleid van 2025.
De afgelopen jaren hebben diverse ontwikkelingen plaats gevonden die aanpassing en actualisering van het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017 noodzakelijk maken.
De gemeente Alkmaar kiest bewust voor een flexibeler en slagvaardiger inkoopbeleid dat past bij de actuele maatschappelijke opgaven en marktomstandigheden. Binnen de wettelijke kaders wordt maximale ruimte benut om sneller, doelmatiger en met oog voor de regionale economie opdrachten te gunnen
- •
Verminderen van regeldruk en administratieve lasten (hoofdstuk 2.6)
Door gebruik te maken van passende procedures (zoals enkelvoudig of meervoudig onderhands), digitale middelen en applicaties en standaarddocumenten wordt de administratieve belasting voor zowel gemeente als ondernemers verlaagd. Resultaat: versnelling van processen en lagere drempel voor marktpartijen om in te schrijven.
- •
Versterken van het regionale bedrijfsleven (hoofdstuk 5.2)
De gemeente nodigt bij onderhandse aanbestedingen actief regionale ondernemers uit om zo de lokale economie en werkgelegenheid te stimuleren. Toekomstige aanbestedingen worden vooraf gepubliceerd op internet, inclusief een uitgebreide toelichting voor ondernemers. Resultaat: snellere uitvoering via vertrouwde en nabijgelegen marktpartijen.
- •
Mogelijkheid tot beleidsmatige afwijking (maatwerk) (hoofdstuk 3.4)
Het college (of de directie via mandaat) kan – indien goed gemotiveerd – afwijken van het beleid, ook in relatie tot de gehanteerde drempelbedragen. Resultaat: bestuurlijke ruimte bij urgente of complexe situaties.
- •
Toepassing van verlichte regimes bij Sociale en Andere Specifieke diensten (SAS) (hoofdstuk 5.6)
Voor Sociale en Andere Specifieke diensten geldt een verhoogde drempel voor onderhands aanbesteden (€250.000 en dit was €50.000). Resultaat: meer ruimte voor rechtstreekse gunning, minder proceduredruk en kortere doorlooptijden.
- •Het verhogen van het drempelbedrag voor diensten en leveringen te verhogen bij enkelvoudig onderhands aanbesteden van € 50.000 naar € 70.000 (hoofdstuk 5.6). Resultaat: meer ruimte voor rechtstreekse gunning, minder proceduredruk en kortere doorlooptijden.
- •Het verhogen van het drempelbedrag voor werken bij meervoudig onderhands aanbesteden van € 150.000 naar € 3.000.000 (hoofdstuk 5.6). Resultaat: meer ruimte voor aanbestedingen met kortere doorlooptijden, minder proceduredruk en kortere doorlooptijden.
- •
Stimuleren van innovatie door functioneel aanbesteden (hoofdstuk 5.3)
Door opdrachten functioneel te beschrijven wordt ruimte geboden aan innovatieve oplossingen vanuit de markt. Resultaat: versnelde toelevering van maatwerkoplossingen met maatschappelijke meerwaarde.
- •
Gebruik van samenwerkingen en quasi-inbesteden (hoofdstuk 5.4, 5.5)
Gemeente Alkmaar maakt actief gebruik van quasi-inbesteden bij gelieerde partijen zoals Zaffier en Stadswerk. Resultaat: snelle en rechtmatige gunning zonder reguliere aanbestedingsprocedure.
- •Het ondertekenen van het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (afgekort MVOI) en daardoor het stimuleren van het beleid over MVOI. Resultaat: het stimuleren van innovatie en duurzame oplossingen in de regio.
- •Aanvullingen vanuit het meeste recente VNG-model Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Resultaat: harmoniseren van het inkoopbeleid met andere (omliggende) gemeenten en het borgen van integriteit.
- •De eerder uitgevoerde evaluaties op het inkoopbeleid van de gemeente Alkmaar. Resultaat: lessons learned integreren in het nieuwe beleid.
1.3.

Opbouw van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid
Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid is ook een uitwerking van de ’Kaderstellende regels inkoop- en aanbestedingsbeleid 2025’ en bevat de doelstellingen en uitgangspunten waarbinnen inkopen en aanbesteden binnen de gemeente Alkmaar plaatsvindt. Met het vaststellen van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid vervalt het vorige inkoop- en aanbestedingsbeleid uit 2017.
2.

Hoofddoelstelling inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Alkmaar
Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is afgeleid van het algemene gemeentebeleid van Alkmaar, dat is gericht op het gegeven dat inwoners mogen rekenen op een betrouwbare, vriendelijke en transparante gemeente, waarbij de gemeente er is voor de samenleving op een actieve manier en met een open houding: Open Overheid.
In aansluiting hierop is de hoofddoelstelling van het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid: “Het nu en in de toekomst rechtmatig, doelmatig, doeltreffend en op maatschappelijk verantwoorde wijze inkopen en aanbesteden van werken, leveringen en diensten tegen de meest optimale prijs- kwaliteitverhouding waarbij de gemeente Alkmaar zich zowel intern als extern profileert als een professionele, zakelijke, betrouwbare en integere opdrachtgever.” Deze hoofddoelstelling wordt bereikt door middel van onderstaand beleid.
2.1.

Rechtmatig, doelmatig en doeltreffend inkopen
De gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van haar inkoop- en aanbestedingsbeleid na, zodat gemeenschapsgelden op een controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed. Daarnaast koopt de gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staan centraal dat mede wordt geborgd door gedegen contract- en leveranciersmanagement. De gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor (regionale) ondernemers tot gemeentelijke opdrachten.
2.2.

Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen van de Gemeenten
De gemeente heeft een grote rol bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken. De gemeente wil bij de inkopen waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen daarvan. Dit betreft de hoofdthema’s (i) klimaat, (ii) circulair, (iii) milieu, (iv) diversiteit & inclusie, (v) ketenverantwoordelijkheid en (vi) Social Return On Investment (afgekort SROI). Deze genoemde thema’s zijn de komende jaren dan ook een belangrijk speerpunt voor de gemeente Alkmaar.
2.3.

Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijs-kwaliteitsverhouding
In het bepalen van het gunningscriterium is een goede kwaliteit tegen een goede prijs het uitgangspunt (‘best value for public money’). Gemeente Alkmaar houdt daarbij waar mogelijk ook rekening met andere economische kosten dan de aanschafwaarde, zoals gebruikskosten, onderhoudskosten, energiekosten en verwijderingskosten.
2.4.

Een professionele, betrouwbare, zakelijke en integere opdrachtgever zijn
Gemeente Alkmaar past in alle fasen van het inkoopproces professioneel opdrachtgeverschap toe, zowel binnen de eigen organisatie als richting de ondernemers die inschrijven op opdrachten van de gemeente Alkmaar. Professioneel opdrachtgeverschap vergroot de grip op (de uitgaven voor) inkoop. De gemeente Alkmaar is een betrouwbare opdrachtgever die objectief controleerbaar handelt, de vrije mededinging waarborgt, helder en eenduidig communiceert met de markt en risico’s duidelijk benoemt en eerlijk verdeelt. Voor een objectief en transparant verloop van een inkoop- en aanbestedingsprocedure is integriteit van alle betrokkenen het uitgangspunt: van ambtenaren, bestuurders, politici, ondernemers die inschrijven op opdrachten en externe adviseurs die een inkoop of aanbesteding begeleiden.
2.5.

De positie van het regionale bedrijfsleven versterken
Om de regionale economie te stimuleren en de werkgelegenheid te bevorderen worden bij onderhandse aanbestedingen, indien mogelijk, rechtstreeks regionale ondernemers uitgenodigd om in te schrijven op gemeentelijke opdrachten. Hiervoor heeft de gemeente verschillende methodes in ontwikkeling en is mede afhankelijk van het onderwerp van de aanbesteding.
2.6.

De regeldruk en administratieve lasten zowel voor de gemeente als voor ondernemers verminderen
Zowel de gemeente als ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De gemeente verlicht deze lasten door hanteren van een passende aanbestedingsprocedure en marktconforme eisen en selectie- en gunningscriteria op te stellen om zo een efficiënt inkoopproces te organiseren. Concreet gaat de gemeente hiertoe digitaal inkopen (en aanbesteden) en werkt met zoveel mogelijk eigen verklaringen en standaard bewijsdocumenten. Bovendien kunnen marktconsultaties met potentiële leveranciers worden uitgevoerd ter voorbereiding voor een aanbesteding.
3.

Juridische uitgangspunten
3.1.

Algemeen juridisch kader
Gemeente Alkmaar leeft de relevante wet- en regelgeving, beleid en jurisprudentie na en beperkt daarmee juridische en financiële risico’s. Dat wil zeggen dat de gemeente voldoet aan:
- •de vigerende Aanbestedingswet 2012 waarmee sinds 1 juli 2016 de Europese Richtlijnen 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’), Concessierichtlijnen 2014/23/EU en Richtlijn 2007/66/EU (‘Rechtsbeschermingsrichtlijn’) worden geïmplementeerd in Nederland.
- •de (derde herziene) gids proportionaliteit 2022. Dit is in zijn geheel het richtsnoer dat is aangewezen in het Aanbestedingsbesluit en geeft handvatten voor redelijke toepassing van het proportionaliteitsbeginsel
- •het Aanbestedingsreglement Werken (afgekort ARW, versie 2016). Hierin zijn procedurevoorschriften opgenomen met betrekking tot de wijze waarop aanbestedingen voor Werken moeten verlopen.
- •de Boeken die betrekking hebben op het vermogensrecht in het Burgerlijk Wetboek (BW): vooral maar niet uitsluitend het wettelijk kader voor verbintenissen en overeenkomsten zoals vastgelegd in de Boeken 3, 5, en 6 en de titels 1, 2, 7, 7A, 9, 14 en 15 van Boek 7 BW
- •De Gemeentewet: het wettelijk kader voor gemeenten.
- •De Algemene wet bestuursrecht (AWB) en de algemene beginselen van behoorlijk bestuur;
3.2.

Algemene beginselen van inkopen bij de gemeente Alkmaar
De gemeente neemt bij haar inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:
Gelijke behandeling
Gelijke gevallen mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.
Non-discriminatie
Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet. Ook op andere gronden niet.
Transparantie
De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.
Proportionaliteit (evenredigheid)
De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden. Aan de opdracht zelf mogen ook geen onevenredige eisen worden gesteld.
Wederzijdse erkenning
Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de gemeente.
3.3.

Mandaat en volmacht
De gemeente Alkmaar wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen die rechtsgeldig tot stand zijn gekomen en waarbij beide contractspartijen rechtsgeldig zijn vertegenwoordigd. De bevoegdheid van de vertegenwoordiger van de gemeente wordt vastgesteld aan de hand van het vigerende bevoegdhedenregister. De vertegenwoordigingsbevoegdheid van medewerkers van ondernemers wordt gecontroleerd aan de hand van het uittreksel van de Kamer van Koophandel en indien nodig aan de hand van aanvullende documenten.
3.4.

Afwijkingsbevoegheid
Afwijkingen van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan voor zover de aanbestedingswet- en regelgeving daaraan niet in de weg staat. Het toestaan van een afwijking van het inkoopbeleid is een bevoegdheid van het college van burgemeester en wethouders en die bevoegdheid is gemandateerd aan de directie. De directie gaat niet over tot het toestaan van een afwijking voordat de behoeftesteller daartoe schriftelijk een aanvraag heeft gedaan waarin goed onderbouwd wordt waarom het aanbestedingsbeleid niet kan worden gevolgd. Het advies van inkoop maakt ook een wezenlijk onderdeel uit van deze onderbouwing. Als tot afwijking wordt besloten, dan wordt dat intern vastgesteld en gerapporteerd.
3.5.

Klachtenregeling
Om de gang naar de rechter te voorkomen en kosten te besparen beschikt gemeente Alkmaar over een eigen ‘Klachtenregeling aanbestedingen gemeente Alkmaar 2024’. In beginsel moeten ondernemers eerst een klacht bij het onafhankelijke klachtenloket indienen alvorens zij naar de rechter stappen. Naast de eigen procedure klachtafhandeling hebben ondernemers ook de mogelijkheid via artikel 9.1 Awb een klacht in te dienen. Deze regeling is te vinden op https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR437540.
De gemeente hecht waarde aan een informele afhandeling van geschillen en probeert zoveel mogelijk te vermijden dat de aanbestedingsprocedure leidt tot klachten. We bieden potentiële inschrijvers tijdens de aanbestedingsprocedure ruim de gelegenheid tot het stellen van vragen. Ook een gesprek met de ondernemer waarin we een genomen (gunnings)beslissing nader toelichten kan voorkomen dat de klachtenprocedure moet worden gestart.
4.

Ethische en ideële uitgangspunten
De gemeente heeft hoog in het vaandel staan dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes, die hieronder worden benoemd. Zij handelen zakelijk en objectief waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.
4.1.

Integriteit
In alle fasen van het inkoop- en aanbestedingsproces loopt de gemeente Alkmaar integriteitsrisico’s. Alle betrokkenen, zowel vaste medewerkers als externen, bij dit proces nemen daarom al die maatregelen die nodig zijn om dat risico te beheersen, zoals het toepassen van het ‘vierogenprincipe’. Ambtenaren, bestuurders en politici houden zich aan de vastgestelde gedragscodes met bijbehorende regelingen: ‘Gedragscode Ambtelijke integriteit’, en ‘Gedragscode Bestuurlijke integriteit bestuurders’. Mocht sprake zijn van een (schijn van) belangenverstrengeling, dan neemt de betreffende ambtenaar, bestuurder, in- of extern adviseur(tijdelijk) afstand van zijn rol en taken in het inkoopproces.
De gemeente Alkmaar wil alleen zakendoen met ondernemingen en ondernemers die betrouwbaar, integer en niet-crimineel zijn en niet zijn betrokken bij illegale praktijken. Dit door mede gebruik te maken van de wet BIBOB (Wet Bevordering Integriteit Beoordelingen door Openbaar Bestuur).
4.2.

Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen
Het doel van MVOI is om via inkoop maatschappelijke effecten te bereiken, zaken te realiseren en resultaten te boeken. Het draait hierbij dus om meer dan rechtmatig en efficiënt inkopen.
In Nederland is het beleid hiervoor vastgelegd in een recent Nationaal Plan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI). Dit plan heeft als doel dat steeds meer organisaties maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen vaker en effectiever gaan toepassen. Vanuit het Nationaal Plan MVI is een belangrijke actie geweest om het Manifest MVOI op te stellen. Dit met als doel om overheden en andere partijen te verbinden en te stimuleren om doelbewust de inkoopkracht in te zetten. Het Nationaal Plan MVI beschrijft zes thema’s voor maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen, gericht op de in de illustratie weergegeven maatschappelijke doelen.
Deze zes onderstaande maatschappelijke thema’s sluiten aan op de Sustainable Development Goals van de Verenigde Naties die in de volgende zes paragrafen zijn toegelicht. Vanuit de gemeente Alkmaar is de ambitie om deze thema’s, waar mogelijk, een plek te geven in de inkooptrajecten. Dit kan onder andere door het stellen van (geschiktheids)eisen en gunningscriteria maar ook aan de eisen die aan een opdracht worden gesteld.
De gemeente Alkmaar heeft in 2022 aanvullend het Manifest MVOI ondertekend. Het Manifest is bedoeld om de bij¬drage van MVOI aan de realisatie van beleidsdoelen te vergroten. Met het ondertekenen van dit Manifest committeert de gemeente Alkmaar zich aan het opstellen van een actieplan MVOI, monitoring van de voortgang van MVOI en jaarlijkse rapportage hoe MVOI is toegepast.
4.2.1.

Milieu (inclusief biodiversiteit)
Steeds vaker worden we geconfronteerd met de verstoorde balans in de natuur. Ons beleid richt zich dan ook steeds meer op het herstel van de balans in de natuur. We moeten rekening houden met het effect van de beslissingen op het milieu op de lange termijn. Zonder biodiversiteit is er geen leven op aarde mogelijk. De biodiversiteit loopt toch al jaren terug door menselijke activiteiten. Leefgebieden van dier- en plantsoorten worden hierdoor snel kleiner. Het vergroten van de biodiversiteit is daarom heel belangrijk.
4.2.2.

Klimaat (CO2-reductie)
De Nederlandse overheid wil in 2030 55% minder CO2 uitstoten ten opzichte van 1990. In 2050 wil Nederland, conform de Europese richtlijnen, klimaatneutraal zijn. Dat wil zeggen dat de uitstoot van broeikasgas in 2050 niet hoger is dan wat vastgelegd wordt, netto is de uitstoot dus nul. Gemeente Alkmaar heeft zich gecommitteerd aan het klimaatakkoord. Daarnaast heeft de gemeente Alkmaar zich gecertificeerd op de CO2-prestatieladder en zich daarmee gecommitteerd aan het jaarlijks in kaart brengen van de CO2-voetafdruk en CO2-reductie van de gemeente Alkmaar. Het thema klimaat is een duurzaam aspect. Dit kan helpen bij het nakomen van de CO2-verplichtingen en het bevorderen van het milieubeleid. We geven de voorkeur aan producten en diensten die energie-efficiënt zijn. Dit kan variëren van energiezuinige kantoorgebouwen tot het gebruik van energiezuinige apparatuur. Bijvoorbeeld door efficiëntere productieprocessen of het gebruik van duurzamere materialen. Dit helpt bij het identificeren van mogelijkheden om de uitstoot te verminderen. Maar ook de CO2-effecten van transport en logistiek zijn belangrijk voor ons.
4.2.3.

Circulair
De nationale doelstelling, zoals geformuleerd in het Rijksbrede programma ‘Nederland Circulair in 2050’, is om in 2050 circulair te consumeren en te produceren. In 2030 willen we deze doelstelling voor 50% hebben bereikt. De overgang van een lineaire naar een circulaire economie vraagt een grote verandering ten opzichte van hoe we nu nog leven. Een samenleving met een circulaire economie functioneert fundamenteel anders en vraagt een andere infrastructuur en andere vaardigheid van bewoners en werknemers. Zo’n grote omslag kunnen we als gemeenten alleen maken, als iedereen meedoet. Het uitgangspunt is niet kopen, eerst kijken wat er nog kan met het bestaande: refuse - reuse - refurbish. Dit vertaalt zich in hoe wij kijken naar de toepassing van ons circulair handelen.
4.2.4.

Ketenverantwoordelijkheid
Ketenverantwoordelijkheid houdt in dat alle partijen in een productieketen verantwoordelijkheid nemen voor mens, natuur en milieu. Globalisering zorgt voor complexe en ondoorzichtige toeleveringsketens, waarin risico’s bestaan op schending van rechten. Gemeenten kunnen hierbij een rol spelen bij inkoop van producten en diensten.
Wat betekent dit voor de inkoop? De gemeenten identificeren risicovolle markten en kijken hoe mogelijke risico’s op misstanden in de keten kunnen worden gereduceerd. Dit kan bijvoorbeeld door het vragen van een plan van aanpak of het toepassen van de Internationale Sociale Voorwaarden (ISV).
4.2.5.

Diversiteit en Inclusie
Gemeente Alkmaar streeft naar een inclusieve werkcultuur waarin iedereen zichzelf kan zijn en zich gehoord en gewaardeerd voelt.
Om dit te ondersteunen streven we naar een divers medewerkersbestand dat een goede afspiegeling is van de maatschappij. Een divers medewerkersbestand helpt ons om beter in contact te staan met onze inwoners en de opgaven waar we voor staan.
In een diverse en inclusieve samenleving wordt iedereen gelijk behandeld. Ongeacht wie men is, van wie men houdt, waar men vandaan komt of waarin men gelooft. Samenwerking met diverse mensen levert meer innovatie en betere producten en diensten op, die aansluiten bij de maatschappij. Gemeente Alkmaar streeft naar een inclusieve werkcultuur waarin iedereen zichzelf kan zijn en zich gehoord en gewaardeerd voelt. Diversiteit en inclusie kunnen in inkoop uitgevraagd worden.
4.2.6.

Social Return on Investment (SROI)
SROI staat voor: iets teruggeven aan de samenleving. Dit is een aanpak om arbeidsparticipatie te stimuleren en meer werkgelegenheid te creëren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Je kunt de opdrachtnemer stimuleren of zo nodig te verplichten een sociale bijdrage te leveren en kwetsbare groepen op de arbeidsmarkt een kans te geven. In ruil voor het verkrijgen van de overheidsopdracht dragen opdrachtnemers positief bij aan de inzetbaarheid van mensen om voor hen die op afstand staan, de kansen te vergroten om deel te nemen aan het arbeidsproces. Daarmee wordt invulling gegeven aan een Social Return-verplichting, het stellen van sociale contractvoorwaarden als onderdeel van de opdracht. Opdrachtnemers zorgen ervoor dat investeringen ook sociale winst oplevert. Dit kan niet alleen door middel van het helpen van de doelgroep aan passend werk, maar ook door bijvoorbeeld het (de financiering van) vergroten van ontwikkelkansen. Dit sluit aan bij de doelstellingen van de gemeente Alkmaar, namelijk: iedereen doet mee in de samenleving en door via inkoop sociale impact te maken, creëren we zoveel mogelijk ontwikkelmogelijkheden en (duurzame) werkgelegenheid voor mensen die een steuntje in de rug nodig hebben op de arbeidsmarkt.
5.

Economische uitgangspunten
5.1.

Product- en marktanalyse
Inkopen vindt in beginsel plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse als onderdeel van het start van de aanbesteding, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.
De gemeente Alkmaar acht het van belang om de markt te kennen door een product- en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de (regionale) ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. De gemeente Alkmaar kan voor het zoeken van duurzame oplossingen contact opnemen met MVO Nederland voor ondersteuning.
5.2.

Regionale economie, MKB en sociale ondernemingen
De gemeente Alkmaar heeft oog voor de regionale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt.
In gevallen waar een enkelvoudige of meervoudige onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, wordt rekening gehouden met de regionale economie en regionale ondernemers. Discriminatie is niet toegestaan en de gemeente mag en moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen.
De gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP).
Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De gemeente houdt echter bij haar inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf en ZZP’ers in het oog. Dit kan ze doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het verminderen van de lasten (zie 2.6) en het hanteren van marktconforme selectie- en gunningscriteria, zodat het MBK en/of ZZP’er erop kan inschrijven.
De gemeente heeft oog voor sociale ondernemingen.
Bij Inkopen kunnen de gemeenten opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van MVOI worden bijgedragen. De Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben.
5.3.

Innovatie
De gemeente kan haar inkoop- en aanbestedingsbeleid aanwenden om innovatieve oplossingen te stimuleren voor maatschappelijke opgaven. De gemeente zal waar mogelijk ruimte laten om innovatieve oplossingen aan te bieden, bijvoorbeeld door een opdracht functioneel te beschrijven. Ook worden ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie aan te wenden voor deze uitdagingen.
5.4.

Samenwerkingsverbanden
De gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving.
5.5.

Quasi-inbesteden
Overheidsopdrachten zijn aanbestedingsplichtig tenzij een beroep gedaan kan worden op een uitzonderingsgrond. Een van die uitzonderingsgronden betreft het zogenaamde quasi-inbesteden. Dit betekent dat het is toegestaan om overheidsopdrachten één-op-één aan een aan, de aanbestedende dienst, gelieerde rechtspersoon te gunnen. Voorwaarde is dan wel dat die gelieerde rechtspersoon een verlengstuk is van de aanbestedende dienst en dat wordt voldaan aan het toezichtscriterium, het meerendeelcriterium en dat geen sprake is van directe participatie van privékapitaal.
Overheidsopdrachten die worden gegund aan dit type bedrijven zoals Alkmaar Sport NV, Stadswerk072 NV, StadswerkSW BV, Stadswerk Groen BV, worden in principe altijd één-op-één aanbesteed, dus zonder dat een (openbare) aanbestedingsprocedure wordt gehouden. Aangezien gemeente Alkmaar een (politiek) belang heeft bij arbeidsparticipatie en -integratie worden dergelijke overheidsopdrachten bij voorkeur via quasi-inbesteden één-op-één aan Zaffier gegund.
5.6.

Bepalen van de inkoopprocedure
De gemeente Alkmaar heeft de vrijheid om zelf zorg te dragen voor haar taken (inbesteden) of deze taken uit te besteden aan de markt. Indien de gemeente ervoor kiest om taken uit te besteden, dan maakt zij op basis van de geraamde opdrachtwaarde in combinatie met de inkoopportfolio de keuze voor een bepaalde inkoopprocedure. Bij deze afweging is onder meer het type Werk, Dienst of Levering en de markt van belang.
De gemeente zal bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij ze gemotiveerd aangeven waarom zij hiervan wensen af te wijken, zoals uitgewerkt in paragraaf 3.4.
| Aanbestedingsopdracht | Werken | Leveringen | Diensten | Sociale en Andere Specifieke diensten (SAS) | Concessie werken en diensten
Aanbestedingsprocedure | | | | | |
Europees (aankondiging op TenderNed) | | vanaf Europese aanbestedings-drempel* | vanaf Europese aanbestedingsdrempel* | vanaf Europese aanbestedingsdrempel* | vanaf Europese aanbestedingsdrempel* | vanaf Europese aanbestedingsdrempel*
Nationaal (aankondiging op TenderNed) | | van € 3.000.000 – Europese aanbestedings-drempel* | van € 70.000 – Europese aanbestedingsdrempel* & *** | Van € 70.000 – Europese aanbestedingsdrempel* & *** | n.v.t. | van € 3.000.000 – Europese aanbestedingsdrempel
Meervoudig onderhands (MVO) | | van € 150.000 – € 3.000.000 | van € 70.000 – Europese aanbestedingsdrempel* & *** | Van € 70.000 – Europese aanbestedingsdrempel* & *** | van € 250.000 – € 750.000** | van € 150.000 – € 3.000.000
Enkelvoudig onderhands (EVO) | | tot € 150.000 | tot € 70.000 | tot € 70.000 | tot € 250.000** | tot € 150.000
* Eind 2025 zullen de aangepaste Europese drempelbedragen bekend worden gemaakt in het publicatieblad van de Europese Unie. Dit heeft tot gevolg dat op het moment van publicatie de huidige Europese drempelbedragen van € 221.000 en € 5.538.000 voor Europese aanbestedingen aangepast worden in nieuwe Europese drempelbedragen.
** Bij iedere SAS-procedure zal de aanbestedende dienst de inrichting van de SAS-procedure motiveren, zowel bij een EVO als bij een MVO. Boven de Europese drempel zal de aanbestedende dienst een aankondiging bekendmaken en de inrichting van de SAS-procedure motiveren.
*** Op basis van het type opdracht in combinatie met de leveranciersmarkt en eventuele risico’s wordt er door de gemeente bepaald en vastgelegd of men kiest voor de procedure van een nationale aanbesteding dan wel men kiest voor een meervoudige onderhandse aanbesteding.
De bedragen in het overzicht zijn exclusief BTW en vertegenwoordigen de totale waarde van de aan te besteden opdracht, inclusief opties en/of verlengingen. De Europese drempelbedragen worden tweejaarlijks vastgesteld door de Europese Commissie. Bij aanpassing van de Europese drempelbedragen door de Commissie, worden de nieuwe drempelbedragen automatisch in onderhavig beleid opgenomen. Voor bovenstaand schema geldt dat het altijd is toegestaan een inkoopprocedure van een hogere orde te kiezen, indien dit proportioneel is of als er sprake is van een grensoverschrijdend belang. Uitgangspunt is te allen tijde het ‘vierogenprincipe’ bij iedere gekozen procedure.
Enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag
De gemeente vraagt aan één ondernemer een schriftelijke offerte. Het is toegestaan om aan meerdere ondernemers een offerte te vragen en deze offerteaanvragen worden in beginsel niet begeleid door het team inkoop. Daarbij wordt rekening gehouden met regionale leveranciers.
Meervoudig onderhandse offerteaanvraag
De gemeente vraagt bij leveringen, diensten en werken ten minste aan drie (in beginsel regionale) ondernemers en ten hoogste aan vijf ondernemers een schriftelijke offerte, mits deze ondernemers zowel geschikt als beschikbaar zijn. Deze procedures worden mede door team inkoop begeleid.
Nationaal aanbesteden
Onder de Europese drempelbedragen kan de gemeente ook, afhankelijk van de leveranciersmarkt en het onderwerp van de aanbesteding, nationaal aanbesteden. Er zal dan voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging worden geplaatst op TenderNed waarna partijen hun interesse kenbaar kunnen maken. Deze procedures worden mede door team inkoop begeleid.
Europees aanbesteden
Boven de Europese drempelbedragen is de gemeente verplicht om Europees aan te besteden. Hiertoe zal voorafgaand aan de opdrachtverlening via het platform TenderNed automatisch op TED (Europees publicatieplatform) een aankondiging worden geplaatst, waarna partijen hun interesse kenbaar kunnen maken. Deze procedures worden door team inkoop begeleid.
Sociale en Andere Specifieke diensten
Voor de Sociale en Andere Specifieke diensten geldt binnen de Aanbestedingswet een verlicht regime. Welke diensten dit betreffen, is benoemd in bijlage XIV van de Aanbestedingswet. Voor sociale en specifieke diensten is de drempel voor enkelvoudig onderhands aanbesteden tot aan € 250.000. Vanaf €250.000 tot aan de Europese drempel is de meervoudige onderhandse procedure van toepassing. Als de Europese drempel verhoogd of verlaagd wordt, gaat de drempel voor de meervoudige procedure van de sociale en specifieke diensten daarin mee. De keuze voor enkelvoudig of meervoudig aanbesteden is een resultaat van de besluitvorming samen met team inkoop en bepaalt daarmee ook de mate van het begeleiden door team inkoop.
Concessies
De concessierichtlijn is van toepassing op het type opdracht waarvoor concessies worden gesloten en begeleiding van het team inkoop hangt af van het drempelbedrag.
5.7.

Raming en financiële budget
Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen. Hiervoor kan de gemeente kiezen om een marktonderzoek te houden als voorbereiding op een aanbesteding. Als een aanbieding boven de geraamde waarde is, dan kan de aanbesteding worden gestopt dan wel hoeft de aanbesteding niet gegund te worden.
Vastgesteld op 29-07-2025 door het college van burgemeester en wethouders van gemeente Alkmaar