GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Aalsmeer

Besluit van de raad van de gemeente Aalsmeer tot vaststelling van de Evenementenvisie Aalsmeer 2025 ‘Evenementen maken we samen!’
Zaaknummer: Z25-032108
De raad van de gemeente Aalsmeer;
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 23 mei 2025;
gelet op artikel 147 en artikel 149 van de Gemeentewet;
besluit vast te stellen de:
Evenementenvisie Aalsmeer 2025 ‘Evenementen maken we samen!’
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 26 juni 2025.
De griffier,
H.R.E. Hofland
De voorzitter,
mr. G.E. Oude Kotte
Bijlage
1

Evenementenvisie Aalsmeer 2025 ‘Evenementen maken we samen!’
Voorwoord burgemeester van Aalsmeer
Geachte inwoners,
Met trots presenteer ik de nieuwe Evenementenvisie Aalsmeer 2025 ‘Evenementen maken we samen!’, die een goede basis biedt voor de toekomst van evenementen in onze gemeente. Sinds de laatste visie uit 2016 heeft de evenementensector enorme veranderingen doorgemaakt, van nieuwe regelgeving tot economische uitdagingen. Deze visie laat zien hoe belangrijk we het vinden om met evenementen bij te dragen aan het dorpse karakter en de verbondenheid in Aalsmeer.
Evenementen zijn waardevol voor onze gemeente. Ze verbinden onze inwoners, brengen jonge en oudere generaties en gemeenschappen samen, en stimuleren onze trots, de levendigheid en de cultuur van Aalsmeer. In deze visie hebben we aandacht voor duurzaamheid, inclusie, toegankelijkheid en gezondheid als pijlers voor een toekomstbestendig evenementenbeleid. We zetten in op een uniek en verbindend aanbod van evenementen die bijdragen aan de saamhorigheid, gericht op alle inwoners van Aalsmeer.
Na een uitgebreide participatie, via enquêtes, interactieve sessies en samenwerking met betrokkenen, hebben we inzichten verzameld om de behoeften en ambities van onze lokale gemeenschap te weerspiegelen.
Met deze Evenementenvisie Aalsmeer 2025 zetten we concrete stappen om organisatoren, vrijwilligers en nieuwe initiatieven te ondersteunen. Met deze Evenementenvisie Aalsmeer 2025 maken we samen evenementen.
Samen werken we aan een levendig, betrokken en duurzaam evenementenklimaat dat recht doet aan de waarden van Aalsmeer.
Met vriendelijke groet,
Burgemeester mr. G.E. Oude Kotte
Voorwoord kinderburgemeester van Aalsmeer
Hallo allemaal,
Ik ben Chiemeze Ugoanyanwu en ik ben heel blij dat ik de nieuwe kinderburge- meester van Aalsmeer mag zijn! Ik ben 11 jaar oud en zit op OBS De Zuidooster. Volgend schooljaar ga ik naar groep 8. Ik ben gekozen uit 16 kinderen die allemaal geweldige ideeën hadden voor onze gemeente.
Evenementen zijn heel belangrijk voor Aalsmeer. Ze zorgen ervoor dat we ons verbonden voelen, dat er altijd iets te doen is, en dat we trots kunnen zijn op onze gemeente. Evenementen helpen ook om sport en cultuur te stimuleren. Ze maken het leuker om hier te wonen en zorgen ervoor dat we elkaar beter leren kennen.
Het is belangrijk dat evenementen vooral gericht zijn op de mensen die hier wonen, jong en oud, en met verschillende achtergronden. Bezoekers van buiten zijn natuur- lijk welkom, maar we willen vooral dat onze eigen inwoners plezier hebben. Evenementen kunnen ook helpen om meer te leren over onze geschiedenis en cultuur.
Het is goed dat we af en toe nadenken over wat we willen bereiken met evenementen. Alleen dan kunnen we zien of we succesvol zijn. Het is belangrijk om te meten hoe goed we het doen, zodat we kunnen uitleggen waarom we geld en tijd investeren in evenementen. In deze visie is dat uitgelegd.
Met vriendelijke groet,
Chiemeze Ugoanyanwu, Kinderburgemeester van Aalsmeer
1
.
Ter introductie
Als de Covid-19-pandemie (februari 2020 – maart 2022) ons iets duidelijk heeft gemaakt, is dat we als mensen vooral ook sociale wezens zijn. We ontmoeten graag onze medemensen en evenementen zijn uitermate geschikt om die ontmoeting mogelijk te maken. Zeker in een gemeente als Aalsmeer, waar een breed aanbod aan evenementen jong en oud samenbrengt, is er plaats voor zowel sport, cultuur en evenementen voor zowel grote als kleine aantallen bezoekers. Plekken voor plezier, vermaak, samenzijn, ontmoeting en levendigheid en passend bij de schaal en gebruiken van onze gemeente. Een evenement is volgens de Algemene Plaatselijke Verordening Aalsmeer (hierna te noemen; APV): “elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak”.
In 2016 hebben we voor het laatst onze ideeën en gedachten rondom evenementen in Aalsmeer in een officieel beleidsstuk beschreven. Omdat er sinds die tijd veel is veranderd, kiezen we niet voor een actualisering van dat beleid, maar voor een geheel nieuwe visie. Natuurlijk kijken we terug, bijvoorbeeld naar wat er wel en wat er niet is gerealiseerd, niet alleen vanuit gemeentelijk perspectief maar ook vanuit de organisatoren van evenementen. Voor deze visie gebruiken we de uitkomsten van Uitvoeringsagenda activiteiten programma Aalsmeer willen bijdragen aan een prettig evenementen-klimaat.
Daar waar we in dit stuk spreken over Aalsmeer en Aalsmeerder, bedoelen we alle inwoners van de gehele gemeente, dus Aalsmeer en Kudelstaart. Deze evenementenvisie geldt als kader voor andere onderdelen van het evenementenbeleid van Aalsmeer, zoals het evenementenplan en wet- en regelgeving voor vergunningen.
2 Participatie in actie: samen bouwen aan evenementen
Evenementen zijn niet iets van gemeenten alleen en dus kozen we voor een uitgebreid
participatietraject. Om ervaringen, ideeën en suggesties op te halen uit de Aalsmeer-
se samenleving, zijn er twee instrumenten ingezet:
• Online enquêtes;
• Interactieve sessies.
In totaal zijn er drie aparte online enquêtes uitgezet. Organisatoren van evenementen ontvingen een specifieke vragenlijst (met ruim 20 reacties). Daarnaast was er een enquête voor wat we niet-organisatoren hebben genoemd, partijen die geen evenementen organiseren maar er wel belang bij (kunnen) hebben, zoals horeca, winkeliers en sport- en cultuurorganisaties (bijna 50 reacties). Ook inwoners konden reagerevia een enquête op het gemeentelijke participatieplatform. Uitnodigingen daarvoor zijn via de reguliere gemeentelijke en traditionele kanalen (met 360 respondenten). Omdat reacties vanuit de jongeren beperkt waren, zochten we samenwerking met het tiener- en jongerenwerk (gro-up Buurtwerk), de kinderraad en kinderburgemeester, waardoor 40 jongeren reageerden via een specifieke vragenlijst. Naast de enquêtes maakten we gebruiken van zogeheten interactieve sessies. Deelnemers werden uitgedaagd inzicht te geven in belangrijke behoeften, ervaringen en suggesties en discussieerden daarover. De eerste sessie was voor organisatoren van evenementen. Daarna waren er vier bijeenkomsten binnen de gemeentelijke organisatie. Allereerst is het college van B&W aan de slag gegaan met het onderwerp evenementen. Daarna was het eerst de beurt aan medewerkers vanuit diverse beleidsvelden, waarbij vooral naar beleidsontwikkeling is gekeken, vervolgens kwamen de collega’s (van binnen en buiten de gemeente) aan de beurt die belast zijn met de uitvoering van veiligheid rondom vergunningen en de daarbij behorende vergunningverlening. Als laatste heeft de gemeenteraad in een aparte bijeenkomst een bijdrage geleverd. Tijdens deze sessies hebben in totaal meer dan 50 mensen hun input geleverd. Afsluitend hebben we gekozen voor een bijeenkomst, waarvoor iedereen die een actieve bijdrage heeft geleverd, werd uitgenodigd, van binnen en buiten het raadhuis. Ruim 35 aanwezigen kregen inzicht in de conclusies en keuzen die gemaakt zijn en konden die vervolgens bediscussiëren. De uitkomsten van deze bijeenkomst zijn meegenomen bij het opstellen van deze visie.
3
.
Ontwikkelingen in aantallen
Tot 2019 groeide landelijk het aantal evenementen jaarlijks, maar in 2020 werd de gehele sector als gevolg van de Covid-19-pandemie stilgelegd. Slechts mondjesmaat vonden er in 2020 en 2021 evenementen plaats, vaak met beperkingen. Vanaf het 2e kwartaal 2022 werden de Covid-19-pandemie maatregelen opgeheven. Wat opviel, als ook blijkt uit de grafiek, is dat ondanks het missen van het 1e kwartaal het aantal evenementen nagenoeg gelijk op het niveau van voor de Covid-19-pandemie uitkwam en in 2023 verder herstelde. In 2024 zien we echter een stabilisering. Niet alle categorieën evenementen keerden even succesvol terug. Door het inhaaleffect zagen we dat vooral de grote concerten het erg goed deden.
Dit landelijke beeld geldt vooral als referentie. De situatie is Aalsmeer strookt niet met het landelijke beeld als we kijken naar de aantallen evenementen op basis van vergunningsaanvragen en meldingen:
Het herstel vanaf het tweede kwartaal 2022 was er wel, maar in vergelijking met 2019 zien we dat een substantieel deel van de evenementen niet is teruggekomen. In 2023 verdwenen er zelfs nog meer evenementen in onze gemeente. In 2024 nam het aanbod weer toe en was dat aanzienlijk meer in vergelijking met 2023. Aalsmeer biedt nu gemiddeld net geen drie evenementen per 1000 inwoners, waar dat tijdens de Covid-19-pandemie ruim boven de vier lag. Drie evenementen vallen nu in de categorie groot en trekken meer dan 5.000 bezoeken, twee minder dan voor de Covid-19-pandemie. Desondanks is het Aalsmeerse aanbod in vergelijking met elders in het land niet echt laag. Zeker niet gelet op het feit dat onze gemeente in de nabijheid ligt van enkele grote plaatsen, waaronder Amsterdam, met een enorm en divers aanbod.
4
.
Trends in het land
Dat de Covid-19-pandemie een grote impact heeft (gehad) op de evenementensector is duidelijk. Organisatoren kampen met diverse uitdagingen, zoals vrijwilligers- en personeelstekorten, prijsstijgingen en teruglopende inkomsten. Sponsoren zijn terughoudend, de indexering van de subsidies staat niet in verhouding tot de prijsontwikkelingen en bestedingen van bezoekers staan onder druk. Financiën zijn de grootste uitdaging voor organisatoren blijkt onder meer uit de jaarlijkse (Respons QuickScan onder organisatoren, januari 2024). Daarbij is nog geen rekening gehouden met de dreigende BTW-verhoging die de evenementensector zal raken.
Ten aanzien van de personele invulling bleek na de Covid-19-pandemie, met name bij (lokale) organisatoren, het gebrek aan vrijwilligers op bestuurs- en uitvoeringsniveau nog groter dan daarvoor. In het hele land stoppen evenementen vanwege vergrijzing van besturen en omdat men er niet meer in slaagt om nieuwe (jongere) vrijwilligers te werven. Ook de risico’s die bestuurders lopen in het kader van wettelijke aansprakelijkheid is een reden te stoppen. De zorgen van organisatoren over regeldruk groeien jaarlijks fors (Respons QuickScan onder organisatoren, januari 2024). Het wordt voor kleine en grote evenementenorganisaties steeds lastiger om aan alle vergunnings- en veiligheidseisen te voldoen. Dit wordt veroorzaakt door een combinatie van factoren echter bij veel organisatoren overheerst een gevoel van (overdreven) veel regels en verzwaarde procedures. Vaak zijn de regels niet nieuw, maar worden strakker gehanteerd en zijn ze van toepassing op een grotere groep evenementen. Naast deze drie ‘grote thema’s’ is er een mix aan onderwerpen met invloed op (de organisatie van) evenementen:
- •De maatschappelijke acceptatie van evenementen staat, zeker in de Randstad, onder druk. Dat is door Covid-19-pandemie versterkt. Mensen hebben liever geen evenementen ‘in hun achtertuin’ en klagen meer over (de gevolgen van) evenementen voor hun woon- en leefomgeving.
- •Door toenemende druk op de openbare ruimte (o.a. vanwege de woning-bouwopgave en toegenomen regelgeving) is er fysiek minder plek voor evenementen, vooral in binnensteden, traditioneel een podium voor evenementen. Een groeiend aantal organisatoren kan geen locatie meer voor hun evenementen vinden.
- •Vanwege beperkingen in de capaciteit bij de hulpdiensten, met name bij de politie, wordt er steeds meer verwacht van organisatoren, zoals het inzetten van extra beveiligers en verkeersregelaars. Dit leidt tot hogere kosten. Tegelijkertijd is de vraag naar veiligheid in de afgelopen decennia aanzienlijk toegenomen, mede door druk uit de samenleving en de nadrukkelijke wens van burgers om deze verantwoordelijkheid bij de lokale overheid te leggen. Het probleem ligt niet uitsluitend bij een gebrek aan capaciteit, maar vraagt om een bredere kijk op de organisatie van veiligheid bij evenementen.
- •Behoeften van evenementenbezoekers veranderen. Om relevant te blijven moeten organisatoren hierop inspelen. De vraag naar bijzondere locaties groeit, er is meer behoefte aan mixvormen (combinaties van verschillende soorten evenementen) én de bezoeker vraagt om meer beleving. Dit leidt tot kostenverhogingen.
- •Door maatschappelijke ontwikkelingen vragen bezoekers en overheden meer inspanning van de evenementensector op het gebied van diversiteit, inclusiviteit, toegankelijkheid, gezondheid en duurzaamheid. Organisatoren worden ook hier geconfronteerd met steeds meer eisen met hogere kosten tot gevolg. Alhoewel een inclusief evenement ook tot een groter aantal bezoekers kan leiden wat meer inkomsten oplevert.
- •De Omgevingswet, die op 1 januari 2024 in werking is getreden, zorgt ervoor dat gebiedsprofielen en locatieprofielen aan elkaar gekoppeld worden, wat invloed kan hebben op evenementen. De wet biedt echter ook kansen als het gaat om het ontwikkelen van integraal beleid voor evenementen, zowel ruimtelijk, milieutechnisch en op basis van de APV. Denk daarbij aan meer consistentie in de besluitvorming en meer mogelijkheden voor verzorgen van maatwerk.
Wat deze algemene ontwikkelingen betekenen voor de organisatoren van evenementen in Aalsmeer, wordt in verder in deze visie beschreven.
5. Bruikbare ervaringen
Bij het formuleren van deze visie reflecteren we ook op de eerdere visie op het gebied van evenementen in Aalsmeer om juist ook van te leren. We hebben dan met name aandacht voor de volgende onderwerpen:
Zowel bij de organisatoren van evenementen als ook binnen de gemeente hebben we getoetst in hoeverre deze aandachtspunten invulling hebben gekregen in de afgelopen jaren. Over veilige evenementen en de balans tussen leefbaarheid en levendigheid zijn organisatoren tevreden over de ontwikkelingen. Bij de inzet van de evenementencoördinator is het beeld neutraal. Daarvan wordt met name gezegd dat de rol nog onvoldoende is uitgekristalliseerd en de verwachtingen en de werkelijkheid niet altijd overeenstemmen. Het invoeren van meerjarige vergunningen juichen organisatoren toe, echter in de uitvoering blijkt dit niet te werken. De administratieve lasten zijn volgens de organisatoren namelijk niet minder geworden. Nog steeds moet er elk jaar papierwerk worden ingevuld. Het eindoordeel is dus negatief. Over de locatieprofielen zijn organisatoren overwegend positief. Dat heeft met name te maken met het feit dat ze duidelijkheid hebben gekregen over hun eigen locatie.
Binnen ons raadhuis zien we een wat ander beeld en wordt op onderdelen verschillend gedacht. Over de balans tussen leefbaarheid en levendigheid is het beeld vergelijkbaar positief met dat van de organisatoren. Hetzelfde geldt voor het thema veilige evenementen. Als we kijken naar de inzet van de evenementen- coördinator wordt er binnen het raadhuis iets positiever gedacht over deze rol dan daarbuiten. Hoewel ook hier wordt aangegeven dat het profiel duidelijker moet. De gemeentelijke medewerkers op het gebied van regelgeving zijn positiever over meerjarige vergunningen dan de beleidsmedewerkers en de bestuurders. Tegen de locatieprofielen wordt binnen het raadhuis minder positief aangekeken. Het zijn er te veel en ze zijn niet meer actueel, waar- door ze onvoldoende houvast bieden.
Organisatoren en de gemeente zien zowel de meerjarige vergunningen, de inzet van de evenementencoördinator, de wens van actuele locatieprofielen als ook de uitvoering in het kader van vergunningverlening graag terugkomen in een nieuwe evenementenvisie.
6
.
Evenementen als middel
Evenementen zijn geen doel op zich, maar een middel, maar voor wat? Waarom willen we als gemeente eigenlijk evenementen? Daar hebben we nu een beter beeld van. In het Evenementenbeleid 2016 is daar het volgende over gezegd: “ook in Aalsmeer spelen evenementen een belangrijke rol in de samenleving. De rijke evenemententraditie is van groot belang voor de sociale samenhang in het dorp.” Dit belang blijkt ook uit het participatietraject naar deze evenementenvisie, waaruit naar voren kwam dat evenementen een belangrijke rol spelen in onze gemeenschap. Ondanks dat evenementen niet altijd uitgebreid genoemd worden in beleidsstukken, onderstrepen ze de sociale samenhang en de culturele waarde binnen onze gemeente. Het belang van evenementen voor Aalsmeer volgens de uitkomsten van het participatietraject voor deze visie zijn:
- •Saamhorigheid, sociale samenhang en
- •ontmoeting;
- •Levendigheid;
- •Trots;
- •Stimuleren van sport en cultuur.
Hieruit blijkt dat verbinding en betrokkenheid belangrijke elementen zijn van evenementen die in de gemeente Aalsmeer plaatsvinden.
Evenementen versterken het dorpse gevoel en zijn vooral gericht op de eigen inwoners; jong, oud en met een diversiteit aan achtergronden. De evenementen in Aalsmeer worden ook bezocht door bezoekers van buiten, maar dat is niet waar we als gemeente actief op inzetten als het gaat om evenementen. Met evenementen wordt het leuker om in onze gemeente te wonen en ze maken de nuchtere inwoners van gemeente Aalsmeer soms zelfs trots. Bijkomend effect is dat evenementen kunnen bijdragen aan cultuur- en sportparticipatie maar ook aan historisch besef. Als gemeente is het belangrijk om een duidelijke visie te ontwikkelen voor evenementen. In deze evenementenvisie moet helder worden vastgelegd wat je als gemeente met evenementen wilt bereiken. Alleen op die manier kun je beoordelen of je succesvol bent. Het is daarom waardevol om de hiervoor genoemde aspecten meetbaar te maken en specifieke succesindicatoren vast te stellen. Zo kan de inzet van tijd, middelen en publiek geld goed worden verantwoord naar de inwoners van Aalsmeer.
Ambitie
Om ons gemeentelijk belang van evenementen te onderstrepen, willen we een ambitie delen waarin we richting geven aan onze ambities:
“Het is prettig wonen in de gemeente Aalsmeer, waar mensen elkaar kennen en veelvuldig ontmoeten. Onze evenementen, georganiseerd door en voor Aalsmeerders, versterken enerzijds het dorpse karakter van Aalsmeer en bevorderen anderzijds
saamhorigheid, sociale samenhang en ontmoeting in wijken met nieuwe inwoners van buitenaf. Omdat evenementen waardevol zijn, willen we als gemeente
organisatoren zo goed mogelijk faciliteren, zolang het gaat om evenementen die primair gericht zijn op de Aalsmeerse bevolking.’’
7
.
Onze benadering
Om onze evenementenvisie zo inzichtelijk mogelijk te maken, introduceren wij de drie belangrijkste onderdelen van deze visie in de vorm van een pyramide:
Het eerste onderdeel is: een dorps evenementenaanbod. Wij vinden deze omschrijving het best passen bij wat we willen, evenementen die aansluiten bij de waarden van onze gemeente en haar kernen. Dorpse evenementen kunnen groot of klein zijn, maar passen bij de mogelijkheden die Aalsmeer, Kudelstaart en de Westeinderplassen bieden en onderschrijven het belangrijke lokale gevoel dat onze evenementen kenmerkt.
Het tweede onderdeel van deze evenementenvisie is: door en voor Aalsmeerders. Onze evenementen zijn er vooral voor onze inwoners en worden ook georganiseerd door onze inwoners. Juist dit is bijna randvoorwaardelijk voor verbindende (dorpse) evenementen, waar ontmoeting centraal staat.
Het derde onderdeel is: de gemeente als partner. Vanuit het belang dat wij aan evenementen toekennen, zullen wij als gemeente moeten optreden als partner. We staan naast de organisatoren van evenementen en doen binnen onze mogelijkheden ons best om hen en de lokale vrijwilligers zo goed mogelijk te faciliteren, of er in ieder geval voor te zorgen dat zij de juiste paden bewandelen.
Deze drie elementen van de pyramide zijn vooral bedoeld om richting te geven aan onze aan onze gemeentelijke aanpak van evenementen. Het is duidelijk dat iedereen die een evenement in onze gemeente wil organiseren en zich houdt aan de geldende regels en procedures, dat ook kan doen. Maar als gemeente spelen we alleen een actieve rol, bijvoorbeeld in ondersteuning, als evenementen passen bij datgene wat we willen en in deze visie hebben beschreven.
8. Een dorps evenementenaanbod
Volgens de definitie van de Vereniging van Evenementenmakers (VVEM) en Respons is een evenement: “een georganiseerde, verplaatsbare gebeurtenis, bijgewoond door een verzameling mensen, die zich daarvoor in een bepaald tijdvak en in een inrichting of op een terrein bevindt of beweegt.” De APV Aalsmeer spreekt van: “elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak.”
Om tot deze visie te komen, hebben we inwoners - met speciale aandacht voor jongeren - evenals ondernemers, bestuurders en raadsleden gevraagd naar hun ideeën over het huidige evenementenaanbod en hun wensen voor de toekomst.
Het aanbod Over het aantal evenementen is men in algemene zin tevreden, waarbij opgemerkt moet worden dat met name ondernemers en jongeren nog wel wat ruimte wordt gezien voor uitbreiding van evenementen. Van de bijna 100 evenementen die de gemeente Aalsmeer kent, zijn Vuur & Licht op het Water, de Pramenrace, de Geraniummarkt & braderie, de Feestweek Aalsmeer en de Bandjesavond het meest bekendst onder de inwoners. Het zijn ook precies de evenementen die zij aanbevelen aan familie en vrienden, met andere woorden evenementen waar ze trots op zijn. Voor jongeren geldt dat zij de kermis meer waarderen dan de andere groepen. Jongeren zijn ook de meest frequente bezoekers van evenementen, waarbij bijna 90% drie of meer keer per jaar een Aalsmeers evenement bezoekt. Dat ligt overigens maar iets hoger dan de ruim 80% van de totale bewonersgroep. Daarmee scoort Aalsmeer veel beter dan elders in het land. Ook de toegankelijkheid voor mensen met een beperking wordt overwegend als goed ervaren. We vinden dat er meer aandacht kan komen voor de toegankelijkheid van evenementen, door bijvoorbeeld het plaatsen van informatie over de toegankelijkheid van een evenement op relevante websites en sociale media, het plaatsen van geschikte toiletten, etc.
Als we kijken naar de evenementsoorten die het meest worden bezocht blijkt uit de bewoners- en jongeren enquêtes het volgende beeld:
Mocht het aanbod worden uitgebreid, dan is er vooral behoefte aan meer theater-optredens en/of festivals in de openbare ruimte, markten & braderieën (o.a. rondom kerst) en multiculturele evenementen. Jongeren zien ook nog wel ruimte voor meer muziekevenementen. Verder wordt gepleit voor de terugkeer van meer zeilwedstrijden en het bloemencorso. Opgemerkt wordt dat evenementen wel moeten passen bij Aalsmeer; vaak kleinschalig en altijd passend en laagdrempelig toegankelijk.
Evenementen in de regio
Door de ligging van onze gemeente zijn onze inwoners niet alleen afhankelijk van het lokale aanbod. Zij bezoeken ook in grote aantallen evenementen buiten onze gemeentegrenzen. In algemene zin gaat het om ruim 65% van onze inwoners die ook naar elders gaan, bij jongeren ligt dat zelfs nog iets hoger. Amsterdam en Amstelveen kunnen rekenen op de meeste bezoekers uit Aalsmeer en in iets mindere mate Haarlem. Het gaat dan vooral om grootschaligere evenementen (o.a. festivals) of evenementen die meer passen in een stedelijk omgeving (zo- als de kerstmarkt in Haarlem). Het lijkt dan ook niet zinvol om het aanbod in Aalsmeer aan te vullen met een dergelijk aanbod. Overigens lijkt de behoefte om in Aalsmeer ruimte te bieden aan evenementen die elders niet (meer) terecht kunnen (zoals Amsterdam) er niet te zijn. Dit omdat men vindt dat een dergelijk aanbod niet bijdraagt aan wat we in Aalsmeer met evenementen willen. Er zijn echter best wel evenementen die zouden passen in Aalsmeer. We zullen dit per keer toetsen en zeggen niet per definitie nee tegen dit soort evenementen.
Spreiding in ruimte en tijd.
Als we kijken naar onze gemeente, onderscheiden we drie gebieden waar in grote lijnen de evenementen plaatsvinden: Aalsmeer, Kudelstaart en de Westeinderplassen. Over het algemeen wordt de spreiding in locaties als goed ervaren, maar in Kudelstaart en ook in de wijken van Aalsmeer zou er nog wel wat mogelijk zijn, mits qua schaal passend. Ook als we kijken naar de spreiding in tijd, dus wanneer de evenementen plaatsvinden, blijkt dat op dit moment aan te sluiten bij de behoef- ten van onze inwoners en ondernemers. Mochten we hieraan willen sleutelen, dan zijn de zomermaanden wel erg goed bezet en blijft het aanbod in de wintermaanden wat achter. Daar zouden we meer aandacht op kunnen vestigen bij bijvoorbeeld nieuwe initiatieven. Hoewel de spreiding in ruimte en tijd geen redenen zijn voor ontevredenheid, blijkt een klein deel van de organisatoren best bereid om na te denken over een andere plek voor hun evenement. Wat daarbij kan helpen, is door organisatoren beter te faciliteren, waardoor het voor hen eenvoudiger en wellicht voordeliger wordt om hun evenement te realiseren. De inrichting van een zogeheten ‘plug & play’ locatie zou deze behoefte kunnen versterken (zie hoofdstuk 8). Een dergelijke, ingerichte plek zou ook kunnen bijdragen aan het verduurzamen van evenementen. Het huidige evenemententerrein (Hornmeer) voldoet op dit moment niet. Verplaatsen in tijd kan op dit moment niet op draagvlak rekenen onder de organisatoren.
Negatieve effecten
Evenementen zorgen voor veel vreugde en plezier, maar we sluiten onze ogen niet voor de schaduwkanten van evenementen. Zowel ondernemers als inwoners kunnen in meer of mindere mate hinder ondervinden, dat is nooit helemaal uit te sluiten. Ook organisatoren zijn zich hiervan bewust. De mate van het ervaren van hinder verschilt sterk per evenement en is daarbij afhankelijk van de woonplek van de inwoners of de vestigingsplek van de ondernemers.
In algemene zin geldt dat 85% van onze inwoners geen hinder ervaart van evenementen. Ook voor niet-organisatoren, waaronder ondernemers, blijkt de hinder beperkt. Wij denken dat deze relatief lage aantallen ook te maken hebben met de doelgroep van onze evenementen, de Aalsmeerders zelf. Omdat zij er een onderdeel van zijn, nemen ze de hinder eerder voor lief.
Als er overlast wordt ervaren, gaat dat in eerste instantie over geluid, wat voor sommige evenementen zelfs verder gaat dan de gemeentegrenzen, gevolgd door verkeer gerelateerde overlast (drukte, wegafsluitingen, parkeren) en overlast door zwerfafval. Hoewel minder vaak genoemd, worden ook dronkenschap, urineren en ontlasten benoemd. Een deel van deze hinder is lastig te voorkomen, maar de effecten kunnen wellicht door duidelijke communicatie en richtlijnen worden beperkt. Op andere aspecten, zoals zwerfafval, kan er wat meer worden gevraagd aan organisatoren van evenementen en de bezoekers daarvan.
Duurzaamheid, inclusiviteit, toegankelijkheid en gezondheid
Organisatoren in Aalsmeer zijn doorgaans niet bewust bezig met het organiseren van duurzame evenementen. Dat komt doordat de uitdagingen om überhaupt een evenement te organiseren al groot genoeg zijn. Natuurlijk moet er worden voldaan aan wettelijke eisen op dit gebied, zoals bijvoorbeeld het gebruik van duurzame drinkbekers. Ook vinden organisatoren het belangrijk dat hun evenement breed toegankelijk is voor bijvoorbeeld mensen met een beperking. Dat lijkt voor de meesten best lastig. Proactief maatregelen toepassen op het gebied van duurzaamheid, inclusiviteit, toegankelijkheid en gezondheid is voor de meeste organisatoren niet aan de orde. Dat is geen on- wil, maar het heeft geen prioriteit bij de feitelijke organisatie van een evenement. Het VN-ver- drag Handicap verplicht ons echter de toegankelijkheid voor mensen met een beperking te verbeteren. Dit houdt in dat we bij het verlenen van een vergunning voor een evenement verplicht zijn te toetsen of een evenement hieraan voldoet. Organisatoren worden gestimuleerd om inclusieve en toegankelijke evenementen te organiseren, met ondersteuning van de werkgroep Inclusief en Toegankelijk Aalsmeer. Deze werkgroep denkt daar graag mee met de organisatoren van evenementen in Aalsmeer.
Als we waarde hechten aan het verduurzamen van evenementen zullen we als gemeente zelf actie moeten ondernemen. Dat doen we bij- voorbeeld door onze duurzaamheidsmedewerkers te koppelen aan evenementenorganisatoren. In een pilotvorm lopen onze mensen dan mee met een aantal evenementen en adviseren de organisatoren daarvan over het nemen van diverse eenvoudige maatregelen.
Het streven naar rookvrije evenementen is een belangrijke stap in het bevorderen van een gezonde en veilige omgeving voor alle bezoekers van evenementen in Aalsmeer. Het is van belang om organisatoren te stimuleren maatregelen te nemen die het roken tijdens evenementen ontmoedigen. Dit kan op diverse manieren, onder andere door breed te communiceren dat roken niet gewenst is. Bijvoorbeeld door dit op te nemen in de huisregels en te zorgen dat roken in ieder geval buiten het zicht van kinderen plaatsvindt. Daarnaast is het van belang om bezoekers te informeren over de gevolgen van roken en hen aan te spreken op hun gedrag. Dit kan door hen te wijzen op aangewezen rookplekken of door te zorgen dat roken buiten het zicht van kinderen plaatsvindt. Materialen van de website Rookvrije Generatie kunnen worden gebruikt om een rookvrij beleid te ondersteunen.
Op festivals en evenementen geldt binnen meestal een wettelijk rookverbod, ook in een feesttent of festivaltent, vanwege het recht op een rookvrije werkplek en het rookverbod in de horeca (tent met bar of keuken). Buiten roken is vaak wel toegestaan, tenzij de organisator van het festival of evenement dit niet toestaat of daar een specifieke locatie voor aanwijst. Als gemeente stimuleren we maat- regelen om het evenemententerrein (deels) rookvrij te maken.
Bij het aanwijzen van specifieke rookplekken is het goed om rekening te houden met looproutes. Dus naast dat de plek uit het zicht van kinderen is, is het ook goed om het uit de loop en niet in de buurt van ingangen te plaatsen. Dit om meeroken te voorkomen en om het roken te ontmoedigen. Om overlast van peuken te voorkomen, kan er gedacht worden aan het plaatsen van een prullenbak op de rookplek. Een samenwerking aangaan met initiatieven, zoals Peukenzee, kan ook bijdragen. Dit kan worden meegenomen in de algemene communicatie over afval tijdens het evenement.
We vinden het belangrijk om regels over roken op te nemen in de huisregels van evenementen en hierover duidelijk te communiceren naar bezoekers en medewerkers, inclusief het wel of niet aanwezig zijn van een daarvoor bestemde rookzone. Materialen van de Rookvrije Generatie kunnen worden gebruikt om rookvrije zones te markeren. Evenementen georganiseerd voor kinderen moeten maatregelen nemen om geheel rookvrij te zijn of om een rookzone af te bakenen buiten het zicht van kinderen en jongeren. Andere evenementen worden gestimuleerd om een rookzone af te bakenen buiten het zicht van kinderen en jongeren.
Wat betreft alcohol- en drugsgebruik tijdens evenementen streven we als gemeente naar veilige evenementen. Bij de vergunningverlening toetsen we of evenementen voldoen aan regels voor verantwoord alcohol- en drugsgebruik. Hier gelden strikte leeftijdsgrenzen en wordt voorlichting gegeven, met extra aandacht voor de jongeren. Samen met de organisatoren, toezichthouders en hulpdiensten zorgen we voor toezicht en veiligheid.
Onze gemeente is sinds 2025 een JOGG-gemeente en werken we aan een ‘gezonde jeugd’ en een ‘gezonde toekomst’. Naast een rookvrije omgeving zetten we vanuit JOGG Aalsmeer in op gezonde voeding, water, drinken en een gezonde leefstijl.
9
.
Door en voor Aalsmeerders
Aalsmeer is een gemeente waar vele inwoners zich onbezoldigd inzetten voor de gemeenschap. Dat zien we ook bij onze evenementen, die nagenoeg allemaal door lokale organisaties worden georganiseerd. En nagenoeg alle organisaties werken met veel mensen die vrijwillig zijn betrokken bij het organiseren van evenementen in onze gemeente. Daar komen nog eens honderden mensen bij die onbezoldigd de ‘handjes’ leveren tijdens die activiteiten. Jonge en oudere inwoners van onze gemeente die zich belangeloos inzetten, juist dat leidt tot betrokkenheid en draagvlak binnen onze Gemeente.
Mensen organiseren vanuit passie een evenement in gemeente Aalsmeer. Het zijn bijvoorbeeld liefhebbers van sport, cultuur, muziek of Aalsmeerse historie. We merken echter dat de bereidheid tot de inzet voor deze passie bij en voor evenementen onder druk staat. Niet alleen in Aalsmeer, maar in het hele land zien we dat beeld. Onze verantwoordelijkheid ligt lokaal. Zoals eerder geschreven willen we de mix van het huidige aanbod in kwantiteit en soort evenementen zoveel mogelijk behouden. Evenementen zijn er vooral vóór onze inwoners en kunnen daarom het best worden georganiseerd dóór onze inwoners.
Uitdagingen van organisatoren
Zonder organisatoren zijn er geen evenementen. We merken dat met name de toenemende regeldruk leidt tot negatieve energie bij organisatoren overal in het land. Dat zijn overigens niet per se lokale regels. Veel vloeit voort uit landelijke regelgeving. Deels gaat het om zaken die nog wel te begrijpen zijn, wat wezenlijk iets anders is dan het volledig doorgronden daarvan. Onder meer de inzet van verkeersregelaars, EHBO-ers, beveiligers en het gebruik van duurzame drinkbekers vallen hieronder. Onderwerpen als (de gevolgen van) stikstof en de Omgevingswet (voor evenementen) zijn voor nagenoeg alle organisatoren een ‘ver van mijn bed show’. Daar komen dan nog eens uitdagingen als kostenstijgingen en de beschikbaarheid van vrijwilligers en/of (veelal) betaalde krachten (beveiligers en verkeersregelaars) bij. Als we cijfers uit landelijk onderzoek leggen naast de uitkomsten van een peiling onder Aalsmeerse organisatoren levert dat het volgende beeld op:
Hoe hoger het cijfer op de schaal van nul tot vijf, hoe groter de uitdaging. Als we de landelijke uitkomsten zien dat van de vier grootste landelijke uitdagingen, het tekort aan vrijwilligers (en personeel) in Aalsmeer niet speelt. Wat betreft de inkoopkosten (o.a. gevolgen inflatie) loopt Aalsmeer gelijk op met de rest van het land. Als we kijken naar wet- & regelgeving én (kosten van) veiligheidsmaatregelen, zien we dat deze in Aalsmeer als grotere uitdaging worden ervaren dan in de rest van het land. Onze organisatoren vrezen ook voor nieuwe landelijke maatregelen op het gebied van veiligheid en duurzaamheid. Er is zelfs een deel van de organisatoren dat verwacht dat ze in de nabije toekomst genoodzaakt zijn om hun evenement te staken, terwijl een ander deel denkt dat landelijke maatregelen gaan leiden tot een kostenverhoging. Vanuit onze behoefte aan een stabiel evenementenaanbod in Aalsmeer moeten we als gemeente kijken hoe we onze ondersteunende rol naar evenementenorganisaties en -organisatoren kunnen vergroten.
Aanvragen van vergunningen
Op basis van duidelijke criteria vallen evenementen onder een meldings- of vergunningsplicht. Het indienen van een melding verloopt doorgaans eenvoudig, terwijl het aan- vragen van een evenementenvergunning soms een meer complex proces kan zijn. We zien hierin een kans om samen met organisatoren verbeteringen te bereiken, waarbij een nadere analyse van het proces laat zien dat mogelijk verbeteringen mogelijk zijn in de technische uit- voering van het proces en in het verder versterken van de kennis van gemeentelijke medewerkers over de lokale situatie. Als gemeente zijn wij, zowel bestuurlijk als ambtelijk, ons bewust van de zorgen die organisatoren hierover heb- ben. Tegelijkertijd willen we benadrukken dat er een onderscheid is tussen de oorsprong van de wet- en regelgeving en de manier waarop deze wordt vertaald in een aanvraagformulier. Door dit proces verder te verbeteren en beter af te stemmen op de behoeften van organisatoren, streven we ernaar om het aanvragen van vergunningen toegankelijker en overzichtelijker te maken. Hiermee ondersteunen we organisatoren bij het realiseren van succesvolle evenementen in onze gemeente.
Soms is de gemeente gewoon uitvoerder van landelijk vastgesteld beleid. Toch kunnen we beter kijken naar de zin van de vragen die we stellen: ‘moeten we alles daadwerkelijk weten wat we vragen?’. Vanuit de gedachte ‘liever risico dan regelgericht’ gaan we de vragen in de vergunningsaanvraag nog eens tegen het licht houden. Wat lastiger is, is dat organisatoren moeite hebben met het opstellen en aanleveren van diverse noodzakelijke onderleggers als schaaltekeningen en verkeersplannen. Daar waar mogelijk helpen we de organisatoren, maar de verantwoordelijkheid daarvoor ligt uiteindelijk bij de organisatoren. Vanuit de gedachte van governance is het voor ons als gemeente niet wenselijk dat wij daadwerkelijk mee gaan schrijven met de aanvraag voor een evenement. Meekijken door de evenementen- coördinator kan natuurlijk wel.
Het systeem dat onze gemeente gebruikt kent een aantal beperkingen. We willen kijken hoe we hierin verdere verbeteringen kunnen aanbrengen. Het helpt organisatoren als ze de aanvraag van voorgaand jaar als basis kunnen gebruiken, zodat zij niet elk jaar alles weer op- nieuw moet invullen. We kennen als gemeente de mogelijkheid voor meerjarige vergunningen, bedacht om de administratieve last voor organisatoren te verlichten. In praktijk blijkt dat ook de houders van een meerjarige vergunning veel informatie moeten aanleveren en dat het dus nauwelijks leidt tot minder werk. We gaan actief aan de slag met enkele vertegenwoordigers van evenementenorganisaties om te kijken hoe we het proces verder kunnen verbeteren en hoe we meerjarige vergunningen aantrekkelijker kunnen maken.
Door de gemeentelijke, ambtelijke samenwerking Amstelveen – Aalsmeer worden vergunningsaanvragen niet meer lokaal behandeld. Voor sommige organisatoren is dat wennen. Er wordt hard gewerkt aan verdere verbeteringen, waarbij er ruimte is om de kennis over de lokale situatie bij gemeentelijke medewerkers die vergunningen behandelen verder te versterken. Het is relatief eenvoudig om hierin stappen vooruit te zetten. Daarbij hebben we een evenementencoördinator die als schakel fungeert en juist hier een rol heeft. Overigens ligt het niet aan de houding en toegankelijkheid van de gemeente, daar zijn organisatoren overwegend positief over.
Samenwerking
Waar we de dorpse instelling in onze gemeente binnen het bestaande aanbod van evenementen koesteren, zien we dat de dorpse schaal maar in beperkte mate leidt tot een effectieve samenwerking. Organisatoren van evenementen geven in meerderheid aan dat zij zowel met andere organisatoren als met ondernemers en verenigingen tot tevredenheid samen werken. Toch blijkt in praktijk dat elkaar kennen wat anders is dan écht met elkaar samenwerken. Meer dan de helft van de niet-organisatoren (ondernemers, verenigingen, etc.) geeft aan niet met organisatoren van evenementen samen te werken. De minderheid die dat wel doet, is daar dan wel weer tevreden over.
Het wisselende antwoord geeft aan dat er ruim- te voor verbetering is. Dat is geen directe taak voor ons als gemeente. Maar het is wel iets wat we als gemeente kunnen faciliteren. Door actief te zoeken naar koppelkansen in de driehoek organisator – ondernemer – vereniging maar ook door als gemeente partijen actief bij elkaar te brengen, bijvoorbeeld door het organiseren van bijeenkomsten of naar elkaar door te verwijzen. Het is aan de partijen zelf om daadwerkelijk invulling te geven aan die samenwerking. Wij zien echter wel dat er kansen liggen op inhoudelijk gebied en dat dit meer is dan het vragen van een financiële bijdrage aan de gemeente voor een evenement.
10
.
De gemee
nte als partner
Over onze gemeentelijke ambitie zijn we duidelijk, maar we realiseren ons dat de meeste organisatoren ons niet als partner zien. We willen dat beeld veranderen. We kunnen en willen als gemeente niet zonder evenementen en hebben daarbij een belangrijke verantwoordelijkheid.
Eerder werd duidelijk dat we het organisatoren makkelijker kunnen maken om hun evenement te organiseren. Voor een deel door het nemen van maatregelen waar we direct invloed op hebben. Maar ook door organisatoren te helpen met aspecten waar we als gemeente niet direct invloed op hebben. We willen meer zijn dan die gemeente waar je slechts een vergunning aanvraagt. Als we als gemeente een partner willen zijn, dan moeten organisatoren om te beginnen de weg kennen binnen ons raadhuis. Bij wie moeten ze waarvoor zijn? Nog niet de helft van de organisatoren heeft aangegeven daar een goed beeld van te hebben.
Evenementencoördinator
In de meest recente visie op evenementen kozen we voor de inzet van een evenementencoordinator. Die keuze wordt breed ondersteund, maar inhoudelijk is er nog wel onduidelijkheid. Wat is nu precies de rol van de evenementen coördinator? Waar is hij wel en vooral ook niet van? Daar is bij de organisatoren wat onzekerheid over. De organisatoren zien de evenementencoördinator graag als een accountmanager en willen hem graag kunnen inschakelen als hulplijn. Het gaat om een eerste aanspreekpunt voor organisatoren, zowel voor nieuwe, bestaande, grote en kleine evenementenorganisaties.
Naast de behoeften van de organisatoren, kijken we bij de invulling van de rol van evenementencoördinator ook naar de gemeentelijke behoeften. Op basis van de input van met name organisatoren denken we in eerste instantie aan de volgende invulling:
• Gids op het gebied van vergunningen voor organisatoren; de organisator kan terecht met vragen over het voor soort vergunning, hoe deze kan worden aangevraagd, waaraan de aanvraag moet voldoen en bij (diepgaande) vragen welke collega daarvoor eerste aanspreekpunt is.
• Verbinder vanuit gemeente naar de organisatoren; onze medewerkers kunnen behoefte
hebben aan contact met organisatoren en de coördinator is in zo’n situatie de ideale scha kel omdat hij de mensen aan beide kanten goed kent.
• Wegwijzer voor organisatoren; van het geven van praktische tricks & tips over het organiseren van een evenement tot mogelijke leveranciers en adviezen over de inrichting van de openbare ruimte.
• Het verbinden van organisatoren aan deskundigen voor het verbeteren van de toegankelijkheid voor mensen met een beperking.
De evenementencoördinator geeft ons als gemeente een menselijk gezicht en is het loket waar de organisatoren van evenementen terecht kunnen met al hun vragen, opmerkingen en suggesties. Hierin zien wij als gemeente onze partner van de organisatoren van evenementen. We kunnen niet het werk doen van de organisatoren zelf, maar het allemaal wel een beetje makkelijker en toegankelijker maken.
Natuurlijk verloopt straks niet alles via de evenementencoördinator. Daarom vinden we het belangrijk dat medewerkers die zich bezighouden met (vergunningen of subsidies voor) Aalsmeerse evenementen, voldoende op de hoogte zijn van de situatie ter plaatse. Dat blijkt nu niet altijd het geval en leidt soms tot extra werk voor zowel ambtenaren als organisatoren en vooral onbegrip bij organisatoren.
Voorlichting
We kunnen dus niet alles oplossen voor de organisatoren, ook niet met de inzet van een evene- mentencoördinator. Daarom zetten we ook in op het voorlichten van de organisatoren. En dan niet alleen digitaal, maar juist ook op een persoonlijke wijze, zoals dat past bij de gemeente Aalsmeer. We willen een bijeenkomst rondom evenementen organiseren, bijvoorbeeld over regelgeving. Vertegenwoordigers van stichtingen, verenigingen, maar ook ondernemers die evenementen organiseren zijn welkom op, net als gemeentelijke medewerkers. Als mensen elkaar kennen, wordt het makkelijker om elkaar te benaderen en te begrijpen. Dat kan zowel intern als richting de organisatoren positief uitpakken. Via een ‘kennis- markt’ kunnen organisatoren informatie krijgen van deskundigen. Onze medewerkers krijgen met deze aanpak ook goed inzicht in de uitdagingen waar onze organisatoren tegen aan lopen.
Een andere mogelijkheid is dat we alle vrijwilligers die bij evenementen in gemeente Aalsmeer zijn betrokken uitnodigen voor de Aalsmeerse Evenementenavond waar ontmoeting, inhoud en waardering hand in hand gaan. Met andere woorden, we geven de bezoekers wat mee, maar tonen tegelijkertijd ook hoe belangrijk ze voor onze gemeente zijn.
Ondersteuning van
organisatoren
Er zijn evenementen die worden ondersteund door de gemeente, financieel of in natura. We kunnen echter concluderen dat niet alle organisatoren daar in gelijke mate gebruik van maken. Als we inzoomen op financiële support geldt dat we als gemeente wel evenementen financieel ondersteunen, maar dat dit vanuit elk beleidsveld afzonderlijk gebeurt en dat op basis van bestaand beleid weloverwogen keuzes worden gemaakt. Dit betekent dat organisatoren van evenementen niet één maar meerdere ingangen hebben om subsidie aan te vragen voor een evenement. Zo dragen sport, cultuur, sociaal domein en recreatie en toerisme bijvoorbeeld financieel bij aan evenementen, die invulling geven aan de beleidsdoelen op die terreinen. Dat werkt op zich goed, maar betekent wel dat (potentiële) organisatoren de verschillende subsidiemogelijkheden en hoe deze aan te vragen moeten kennen. Daardoor zien we dat niet alle organisatoren gelijke kansen hebben om voor financiële ondersteuning in aanmerking te komen. Om dit te verbeteren, zijn al eerder enkele belangrijke stappen gezet:
- •Er is een centrale uniforme subsidieregeling, die is vastgelegd in de Algemene subsidieverordening Aalsmeer 2018. Dit houdt in dat criteria, bedragen en termijnen voor alle evenementen zoveel mogelijk gelijk worden gesteld;
- •Er is een centraal subsidieloket, het Subsidiebureau Aalsmeer, waar organisatoren terecht kunnen voor informatie en aanvragen. Hier kunnen zij niet alleen subsidies aanvragen, maar ook advies krijgen over subsidiemogelijkheden. De aanvragen worden afgewikkeld door de relevante beleids- domeinen, op basis van zo veel mogelijk uniforme criteria voor zover dit kan, gezien het betreffende beleidsveld;
- •In de Kadernota 2025 is structureel een bedrag van 50.000 euro beschikbaar gesteld voor het ondersteunen van organisatoren bij het houden van een evenement op het gebied van veiligheid, in het bijzonder voor de inzet van verkeersregelaars en/of beveiligers. In het College Uitvoeringsprogramma 2023 was voor de beveiliging van evenementen incidenteel 50.000 euro beschikbaar gesteld, waardoor er voor 2025 en 2026 nog 50.000 euro beschikbaar is.
Om stappen te zetten naar een meer transparante en uniforme aanpak, nemen we drie maatregelen:
1. Verdere uniformering van de centrale subsidieregeling
Om meer transparantie en gelijke kansen te bieden, streven we ernaar de huidige centrale subsidieregeling waar mogelijk en wenselijk te verbeteren. Op basis van het uitgevoerde rekenkameronderzoek naar subsidies willen we in 2025 onze subsidieverordening aanpassen. Voor zover mogelijk willen we criteria, bedragen en termijnen zoveel mogelijk uniformeren. Dit geldt ook voor subsidies voor evenementen. De toekenning blijft de verantwoordelijkheid van de verschillende beleidsdomeinen, maar de voorwaarden worden waar mogelijk geharmoniseerd.
2. Meer voorlichting over het aanvragen van subsidies voor evenementen
Er wordt meer voorlichting gegeven aan (potentiële) organisatoren van evenementen over het aanvragen van subsidies, zodat zij beter op de hoogte zijn van de mogelijkheden en procedures. Hierbij kan aan de volgende mogelijk- heden worden gedacht: het organiseren van een workshop, het beschikbaar stellen van een digitale handleiding, een informatieve website- pagina of een meer persoonlijke begeleiding door subsidieadviseurs. Een gerichte voorlichtingscampagne, inzet van sociale media en het instellen van een spreekuur kunnen bijdragen aan bewustwording en toegankelijkheid van subsidiemogelijkheden. Een combinatie van deze instrumenten is ook mogelijk.
3. Instelling van een evenementenfonds
Met name grotere evenementen in de open- bare ruimte krijgen steeds meer te maken met de gevolgen van overheidsmaatregelen. We zien ook een verschuiving van de inzet van vrijwilligers, waarvoor het steeds lastiger wordt om aan alle voorwaarden te voldoen, naar (bevoegde) professionals. Dat leidt tot een lastenverzwaring voor organisatoren en kan op termijn de continuïteit van onze evenementen bedreigen. De gevolgen voor grootschalige evenementen zijn daar het grootst. Ook omdat veel van dit soort evenementen nog vrij toegankelijk zijn, waardoor dat soort (meer) kosten lastig kunnen worden gecompenseerd. We willen onderzoeken of we organisatoren van evenementen kunnen compenseren in de kosten die te maken hebben met de veiligheid van een evenement, zoals het (laten) opstellen van een veiligheidsplan, de inhuur van beveiligers, verkeersregelaars, de plaatsing van dranghekken en andere veiligheidsmaatregelen. We willen om die reden een evenementen- fonds instellen. Dit fonds zal met name worden ingezet om evenementen te ondersteunen op het gebied van veiligheid.
Het aanbod aan evenementen in onze gemeen- te is teruggelopen, maar er lijkt ook behoefte te zijn aan vernieuwing van het huidige aanbod. Als gemeente willen we om die reden bijdragen aan een duurzaam en toekomstbestendig evenementenaanbod en daarom kiezen we ervoor om Aalsmeerse organisatoren een duwtje in de rug te geven. Dit doen we door voorwaarden te stellen aan de evenementen die we onder- steunen. Zo moeten de evenementen bijdragen aan duurzaamheid, bijvoorbeeld door milieu- vriendelijke oplossingen toe te passen zoals afvalreductie en het gebruik van duurzame materialen. Daarnaast is het belangrijk dat de evenementen toegankelijk zijn voor een breed publiek, zodat zoveel mogelijk inwoners van onze gemeente kunnen deelnemen en genieten van de evenementen. Ook moeten de evenementen aansluiten bij het gemeentelijk beleid, wat betekent dat ze een positieve impact heb- ben op de lokale gemeenschap en bijdragen aan de versterking van de culturele identiteit van onze gemeente. We hopen hiermee Aalsmeerse organisatoren te ondersteunen en te inspireren om vernieuwende evenementen te ontwikkelen.
Na de vaststelling van de evenementenvisie door de gemeenteraad zullen wij als college aan de slag gaan met de uitwerking van een evenementenfonds. Dit fonds zal in het evenementenplan concreet vorm worden gegeven, zodat het aansluit bij het doel die in deze visie is opgenomen. Hiermee willen we een solide basis leggen voor de verdere vernieuwing en ondersteuning van evenementen in onze gemeente. Met deze drie maatregelen willen we organisatoren van evenementen beter ondersteunen en een toegankelijk en transparant subsidieproces garanderen, terwijl nieuwe evenementen worden gestimuleerd.
Locatieprofielen
Een locatieprofiel is een overzicht, waarin de specifieke kenmerken, mogelijkheden en beperkingen van een evenementenlocatie worden beschreven. Het geeft inzicht in wat een locatie geschikt maakt voor bepaalde soorten evenementen en helpt organisatoren van evenementen en andere betrokkenen bij de planning, organisatie en uitvoering van een evenement. In een locatieprofiel worden aspecten opgenomen, zoals de capaciteit van de locatie, beschikbare faciliteiten zoals elektriciteit, waterpunten en sanitaire voorzieningen, en de toegankelijkheid voor bezoekers, leveranciers en hulpdiensten. Ook worden er geluidsnormen in vermeld, evenals omgevingsfactoren, zoals de nabijheid van woningen of natuurgebieden, die van invloed kunnen zijn op het evenement. Verder worden de vereisten voor vergunningen en eventuele beperkingen, zoals tijden en toegestane activiteiten, beschreven.
In de visie van 2016 is er een groot aantal locatieprofielen opgesteld. We geloven in de waarde van dergelijke profielen, omdat ze duidelijkheid geven aan de organisatoren van evenementen over de mogelijkheden om binnen onze gemeente een evenement te organiseren en onze inwoners gedetailleerde en actuele informatie bieden over de mogelijk- heden en beperkingen van specifieke locaties. Dit helpt hen om inzicht te krijgen in wat ze kunnen verwachten in hun eigen leefomgeving en wat wel en niet is toegestaan. Ook dragen de locatieprofielen bij aan een goede balans tussen evenementen en onderwerpen als leef- baarheid, geluid, ecologie en draagkracht van een locatie.
Om die reden is parallel aan het opstellen van een evenementenvisie ook een traject in gang gezet om te kijken naar de reeds bestaande locatieprofielen en de vernieuwing daarvan. Er is onderzocht of elk bestaand locatieprofiel ook daadwerkelijk toegevoegde waarde heeft en of er eventueel nog nieuwe locatieprofielen moesten worden opgesteld. Overigens is het ook mogelijk om een vergunning te verlenen voor een evenement zonder dat de betreffende locatie een profiel heeft, mits wordt voldaan aan de geldende voorwaarden.
In de vernieuwde locatieprofielen voor evenementen wordt duidelijk beschreven wat wel en niet mogelijk is per locatie. Op deze manier kunnen we bijdragen aan positief evenementenklimaat in Aalsmeer. De inwoners, ondernemers en organisatoren van evenementen krijgen in het kader van inspraak de mogelijkheid om te reageren op de opgestelde profielen. De ingediende reacties worden waar mogelijk en wenselijk verwerkt en daarna worden de locatieprofielen vastgesteld en formeel bekend gemaakt.
Evenemententerrein
Onze gemeente kent een evenemententerrein in Hornmeer. Wij hebben geconstateerd dat deze locatie onvoldoende aansluit bij de wen- sen van organisatoren, onder andere door het ontbreken van een water-, stroom- en rioolaansluiting, etc. Mede daardoor wordt er weinig gebruik van deze evenementenlocatie gemaakt. Natuurlijk is niet elk evenement geschikt om op het evenemententerrein plaats te laten vinden, maar is er wel meer mogelijk dan momenteel het geval is. Daarbij gaat het zeker niet alleen om festivalachtige evenementen, maar ook om bijvoorbeeld markten, kermissen of als startplek voor bepaalde sportevenementen. Organisatoren lijken bereid te zijn hun evenement naar deze locatie te verplaatsen, mits deze als een ‘plug & play’-terrein is ingericht. Hiermee bedoelen we een terrein dat is voor- zien van faciliteiten, zoals water-, stroom- en rioolaansluitingen, vaste fietsenstallingen en (ondergrondse) vuilcontainers. We zullen de mogelijkheden onderzoeken om het huidige evenemententerrein verder te verbeteren, zodat het beter aansluit op de behoeften van organisatoren en intensiever gebruikt kan worden.
11. Financiën
Als we de keuzes in deze evenementenvisie willen realiseren, betekent het dat we daar ook in moeten investeren in geld en in menskracht. Het is duidelijk dat de opbrengsten van evenementen voor onze gemeenten vooral immaterieel zijn. Gezien de waarde van evenementen voor onze gemeenschap kiezen we er sowieso niet voor de lasten voor organisatoren te verhogen via de leges. In onze gemeente is ervoor gekozen dat voor evenementen geen leges in rekening worden gebracht. De organisatoren van evenementen hebben het al lastig genoeg om een evenement te organiseren. We streven ernaar in de komende jaren extra geld vrij te maken, zowel incidenteel als ook structureel, voor het evenementenbeleid. Wat we precies gaan doen, wordt nog beschreven in het door ons op te stellen evenementenplan, waarin acties, budgetten en een planning worden opgenomen. Waar acties en ambities uit de evenementenvisie leiden tot een aanvullende budgetbehoefte worden deze via de geëigende weg, de P&C cyclus, aan de gemeenteraad voorgelegd voor een integrale afweging In deze visie beschrijven we de financiële effecten op hoofdlijnen.
Structureel
Op het vlak van reguliere subsidies vanuit de diverse beleidsvelden zijn er geen veranderingen. Deze domeinen blijven verantwoordelijk voor hun eigen budgetten, de hoogte en de verdeling daarvan. We willen een evenementenfonds instellen, dat dient om evenementen te onder- steunen op het gebied van veiligheid, waarbij onder meer kan worden gedacht aan het (laten) opstellen van een veiligheidsplan, de inzet van verkeersregelaars en beveiligers, het plaatsen van dranghekken en andere veiligheidsmaat- regelen. Vooruitlopend op het door ons nog op te stellen evenementenplan is in de Kadernota 2025 hiervoor structureel een bedrag van 50.000 euro beschikbaar gesteld. In het College Uitvoeringprogramma 2023 was voor de beveiliging van evenementen incidenteel 50.000 euro beschikbaar gesteld, waardoor er voor 2025 en 2026 nog 50.000 euro beschikbaar is.
De kosten voor de evenementencoördinator zijn structureel opgenomen in de begroting. We zullen het budget hiervoor in de meerjarenbegroting blijven borgen.
In het nog op te stellen evenementenplan wordt onder meer ingezet op het verbeteren van het evenemententerrein Hornmeer, het verbeteren van de software voor de vergunningsaanvragen en het organiseren van jaarlijkse bijeenkomsten met organisatoren van evenementen. Om de organisatoren van evenementen te ondersteunen, maar ook om onze eigen organisatie beter te laten aanhaken bij de evenementensector in Aalsmeer, willen we twee bijeenkomsten per
jaar organiseren en daarvoor organisatiecapaciteit vanuit de gemeente beschikbaar stellen. We bepalen vervolgens daarna of deze bijeenkom- sten succesvol zijn en toetsen dat na twee jaar.
Deze hiervoor genoemde acties en ambities worden in het evenementenplan verder uitgewerkt, financieel onderbouwd en met een duidelijke keuze voorgelegd voor bestuurlijke besluitvorming. Waar acties en ambities uit de evenementenvisie leiden tot een aanvullende budgetbehoefte worden deze via de geëigende weg, de P&C cyclus, aan de gemeenteraad voorgelegd voor een integrale afweging.
Incidenteel
Naast de structurele inzet van middelen, verwachten wij ook de inzet van incidentele middelen. De eenmalige kosten richten zich op het verbeteren van het evenemententerrein Hornmeer, de optimalisatie van de software voor vergunningaanvragen en het organiseren van een jaarlijkse bijeenkomst met organisatoren. Voor deze bijeenkomsten wordt organisatiecapaciteit vanuit de gemeente beschikbaar gesteld, met een evaluatie van het succes en de effectiviteit na twee jaar. De hiervoor genoemde en andere acties en ambities worden verder uitgewerkt in het nog op te stellen evenementenplan, voorzien van een financiële onderbouwing, planning en bestuurlijke keuze. Eventuele aanvullende budgetbehoeften voortkomend uit het evenementenplan worden ook hier via de gebruikelijke P&C-cyclus aan de raad voorgelegd voor een integrale afweging.
Onze medewerkers
Een belangrijke sleutel tot het succes van de acties en ambities in deze visie ligt bij onze betrokken medewerkers. Hoewel iedereen binnen onze gemeente bereid is om daaraan bij te dragen, wordt dit helaas niet altijd zo ervaren door onze inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties. Om dit te verbeteren, willen we onze medewerkers de ruimte geven om zich verder te ontwikkelen in de rol van ‘partner van evenementenorganisatoren’. Dit betekent dat we hen de ruimte bieden om organisatoren van evenementen zo goed mogelijk, binnen het kader van ieders eigen verantwoordelijkheid, te ondersteunen. Hoewel dit tijd en investeringen vraagt, vergt het slechts een relatief kleine extra inspanning van onze medewerkers door een subtiele verandering in houding. We beschouwen dit als een waardevolle stap richting verdere professionalisering en samenwerking.
Hoewel het mogelijk leidt tot een beperkte lastenverzwaring, wegen de positieve effecten, zoals een betere samenwerking met organisatoren en een sterker evenementenklimaat, hier ruimschoots tegenop. Onze medewerkers spelen hierin een cruciale rol en we hebben er vertrouwen in dat we dit samen kunnen realiseren.
12. Ter afsluiting
Een visie geeft de stip op de horizon weer. We beschrijven in hoofdlijnen waarom evenementen belangrijk zijn voor onze gemeente en voor onze inwoners en wat we willen doen om een passend evenementenaanbod te behouden, zodat onze inwoners het leuk (blijven) vinden in onze gemeente. Daarvoor hebben we de organisatoren hard nodig en de vrijwilligers die vanuit passie een evenement in Aalsmeer 0rganiseren. Met deze visie denken we duidelijk te maken welke richting we de komende jaren op willen met evenementen in onze gemeente. We hebben niet op alle onderdelen een passend antwoord of een direct resultaat, maar we werken er wel naar toe om de uitgangspunten van deze visie te realiseren. We maken daarvoor een evenementenplan met duidelijke maatregelen en activiteiten om onze doelen te bereiken, zodat we in gezamenlijkheid kunnen bepalen óf en wanneer we succesvol zijn.