GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Vaals

Participatievisie Gemeente Vaals 2024
INLEIDING
In de gemeente Vaals geloven we in verbinding. Door samen kansen te benutten en problemen op te lossen zorgen we ervoor dat de gemeente een fijne plek blijft om te wonen en te werken. We vinden het belangrijk dat iedereen - inwoners, organisaties, ondernemers en andere belanghebbenden – betrokken is bij de leefomgeving. En zich gehoord voelt. Het vertrouwen van de samenleving in de gemeente is belangrijk voor het goed functioneren van onze lokale democratie. Dit vertrouwen groeit wanneer de gemeente op een respectvolle en transparante manier samenwerkt met de samenleving, weet wat er speelt en waar mogelijk de touwtjes uit handen durft te geven. Op veel onderwerpen werkt de gemeente Vaals al samen met inwoners en belanghebbenden. Denk aan de straathoeksessies, plan-bijeenkomsten, klankbordgroepen, de samenwerking met Krijtland Wonen, Envida en bewoners voor een gezonde toekomst van Vallisveld en aan de samenwerking met Vaals Verbindt. Als gemeente gaan we ons inzetten om nog meer verschillende doelgroepen te bereiken, participatietrajecten nog beter vorm te geven, actief burgerschap te stimuleren en te leren van wat goed en minder goed gaat. En dit alles op een manier die past bij Vaals – kleinschalig en persoonlijk. Onze kijk op participatie en onze ambities staan in deze participatievisie.
Wat is participatie?
Participatie is het proces waarbij inwoners, ondernemers, verenigingen en maatschappelijke organisaties betrokken zijn of worden bij maatschappelijke onderwerpen die hen aangaan. Er zijn verschillende vormen van participatie:
- •Burgerparticipatie: de overheid betrekt inwoners, ondernemers, verenigingen en maatschappelijke organisaties bij het ontwikkelen van plannen en besluiten. De gemeente is eigenaar van het proces en neemt het besluit.
- •Overheidsparticipatie: inwoners, ondernemers, verenigingen of maatschappelijke organisaties stappen met een initiatief naar de gemeente en vragen om samenwerking of betrokkenheid. De initiatiefnemer(s) is/zijn eigenaar van het proces en nemen het besluit.
- •De omgevingsdialoog zoals bedoeld in de Omgevingswet: een inwoner of ondernemer heeft zelf plannen om iets te veranderen in de omgeving (bijvoorbeeld door een verbouwing). De initiatiefnemer wordt binnen de Omgevingswet sterk aangeraden – en in sommige gevallen verplicht - om participatie uit te voeren met buren en andere belanghebbenden. De initiatiefnemer is eigenaar van het proces.
Er zit verschil tussen burgerparticipatie, overheidsparticipatie en participatie tussen inwoners. De verschillende vormen worden in deze visie elk in een eigen hoofdstuk toegelicht.
Wat staat er in deze visie?
Deze visie is opgedeeld in drie delen: burgerparticipatie, overheidsparticipatie en participatie tussen inwoners. Elk deel begint met een antwoord op de vraag waarom deze vorm van participatie belangrijk is. Daarna wordt de visie op de vorm van participatie toegelicht. Ook komt de rolverdeling aan bod. Omdat de gemeente eigenaar is van het proces binnen burgerparticipatie, zijn hier twee extra punten toegevoegd: de ambities die de gemeente heeft om burgerparticipatie te verbeteren, en in de bijlage een stappenplan voor burgerparticipatie in Vaals.

WAAROM BURGERPARTICIPATIE?
Burgerparticipatie is het proces waarin de gemeente inwoners, ondernemers, verenigingen en maatschappelijke organisaties betrekt bij het ontwikkelen van plannen en besluiten. Bijvoorbeeld via bijeenkomsten, enquêtes of burgerberaden. Burgerparticipatie is in de afgelopen jaren steeds belangrijker geworden. Dit heeft alles te maken met de wereld van nu. Deze verandert snel en de problemen die ons confronteren worden steeds ingewikkelder. Een aantal ontwikkelingen hebben invloed op het belang van burgerparticipatie:
- •Het is online steeds makkelijker om informatie te vinden en te verspreiden. Hierdoor zijn mensen meer en beter op de hoogte van wat er speelt in de samenleving.
- •Ervaringen met participatie laten zien dat goede participatie ervoor kan zorgen dat oplossingen voor problemen beter aansluiten bij de leefwereld van belanghebbenden.
- •Inwoners zijn mondiger geworden. Wanneer er niet serieus naar inwoners geluisterd wordt en zij geen invloed op het beleid kunnen uitoefenen, ontstaat er een kloof tussen inwoners en de gemeente. En soms protest.
- •De decentralisatie van veel overheidstaken (denk bijvoorbeeld aan ouderenzorg) heeft ervoor gezorgd dat meer verantwoordelijkheden bij de samenleving zijn geland. De gemeente vraagt dus meer van de samenleving en is meer afhankelijk van inwoners voor het uitvoeren van taken.
- •Participatie is vastgelegd in de wet Versterking participatie op decentraal niveau. Deze wet is vanaf 1 januari 2025 van kracht. Deze wet bevat ook de verplichting om uiterlijk op 1 januari 2027 een participatieverordening vast te stellen.
- •Participatie in de vorm van een omgevingsdialoog is daarnaast een belangrijk onderdeel van de Omgevingswet. Deze wet is op 1 januari 2024 ingegaan.
Deze ontwikkelingen laten zien dat de rol van inwoners en belanghebbenden in de besluitvorming steeds groter is geworden. En dat de gemeente niet zonder de stem van inwoners kan. (Burger)participatie is een van de belangrijkste manieren waarop de gemeente ervoor kan zorgen dat de belangen van inwoners meer en beter worden meegenomen. Burgerparticipatie heeft daarnaast veel voordelen voor de besluitvorming. De kennis, kracht en creativiteit in de samenleving wordt bijvoorbeeld beter benut. Door het inwoners gemakkelijk te maken om mee te denken en invloed uit te oefenen, komen meer belangen en invalshoeken naar voren. Deze kunnen worden meegenomen bij het nemen van het uiteindelijke besluit, waardoor het besluit vaak beter aansluit bij de behoeften van de samenleving. Daarnaast zorgt burgerparticipatie vaak voor meer begrip voor de besluiten die worden genomen, omdat de argumenten voor besluiten transparanter en begrijpelijker worden uitgelegd. En tenslotte zorgt burgerparticipatie ervoor dat de gemeente beter in staat is om in te spelen op nieuwe behoeften uit de samenleving.

VISIE OP BURGERPARTICIPATIE IN VAALS
Met een visie op burgerparticipatie zorgen we ervoor dat participatie stevig verankerd wordt in de werkwijze van de gemeente Vaals. Hiervoor hebben we een toekomstbeeld en uitgangspunten geformuleerd. En daarnaast nog drie ambities waarmee we dit toekomstbeeld nastreven.
Toekomstbeeld
De gemeente Vaals werkt nauw samen met inwoners en belanghebbenden aan verschillende maatschappelijke thema's. We zetten participatie in op passende onderwerpen en doen dit zorgvuldig. Doordat we van elke ervaring leren, verloopt participatie steeds beter, wat leidt tot tevreden deelnemers en vertrouwen bij raads- en collegeleden. Dit zorgt ervoor dat participatie een belangrijke bijdrage levert aan de kwaliteit van de besluitvorming. De gemeente is voortdurend in contact met inwoners, ondernemers, verenigingen en maatschappelijke organisaties, zowel via geplande bijeenkomsten als informele gesprekken. Dit maakt de gemeente flexibeler en beter in staat om te reageren op behoeften uit de samenleving. Digitalisering speelt hierbij een belangrijke rol door deelname te vergemakkelijken via online platforms en digitale tools.
Participatie betekent voor de gemeente Vaals dat we actief inspanningen leveren om zoveel mogelijk belanghebbenden te betrekken, goed te informeren en een duidelijke terugkoppeling geven. Vaals is trots op de actieve betrokkenheid van haar burgers, die bijdragen aan een betere samenleving.
Uitgangspunten
- 1.
Alleen participatie waar de deelnemers iets aan hebben.
We vragen inwoners, ondernemers, verenigingen en maatschappelijke organisaties alleen om hun tijd en inbreng als daar ook echt ruimte voor is. Zo niet – bijvoorbeeld door juridische of wettelijke obstakels of wanneer de uitkomst eigenlijk al vastligt - kiezen we ervoor om niet te participeren, maar om alleen te communiceren. Hiermee voorkomen we participatie voor de bühne en teleurstelling van deelnemers, wat kan leiden tot participatiemoeheid.
Participatie kan bovendien op vrijwel elk onderwerp worden ingezet. Maar goede participatietrajecten kosten voldoende tijd en capaciteit. Met die realiteit moeten we rekening houden. We organiseren liever één goed participatietraject dan drie teleurstellende. Daarom is het belangrijk om keuzes te maken wanneer we participatie inzetten. We kiezen ervoor om participatie met name in te zetten wanneer het participatieonderwerp de leefwereld van mensen direct raakt, het onderwerp voldoende concreet is en bij onderwerpen waarvan de maatschappelijke impact groot is.
- 2.
Participatie is vormvrij, maar volgt wel het stappenplan.
De manier waarop je participatie uitvoert is van veel factoren afhankelijk: de maatschappelijke impact van het thema, de doelgroepen, de kaders, enzovoorts. Elk participatietraject is daarom uniek en vraagt daarom om een specifieke aanpak. Daarom hanteren we een vormvrije benadering van participatie waarbij ambtenaren de ruimte hebben om te experimenteren met manieren die passen bij het traject.
Hoewel participatie dus vormvrij is, laten ervaring en onderzoek ook best practices zien. Op basis van deze best practices uit onderzoeken en uit ervaring van ambtenaren uit de gemeente Vaals is een “stappenplan voor burgerparticipatie in Vaals” ontwikkeld. Dit is te vinden in bijlage 1. Bij elk participatietraject volgen we dit vastgestelde stappenplan. Aan de hand van vragen leidt het stappenplan de organisator van een participatietraject langs verschillende keuzes en aandachtspunten die in het traject voorbij komen. Het stappenplan is een houvast voor organisatoren, gebaseerd op interne en externe kennis, om goed voorbereid het proces in te gaan. Het stappenplan beschrijft de werkwijze, maar kan ook als checklijst worden gebruikt.
- 3.
Relevante doelgroepen worden actief betrokken
Elk participatietraject heeft specifieke doelgroepen die relevant zijn voor het proces. In plaats van gewoonweg “de inwoner” uit te nodigen, denken we na over welke groepen binnen de samenleving bij het proces betrokken moeten worden. We nemen een actieve rol aan en streven ernaar dat alle relevante doelgroepen op de hoogte worden gebracht van hun mogelijkheid om invloed uit te oefenen via communicatiemiddelen die passen bij de doelgroep.
- 4.
Participatietrajecten zijn inclusief
We streven ernaar om een inclusief participatieproces te creëren. Dit kan bijvoorbeeld met het aanbieden van diverse participatievormen, zowel online als offline, zodat verschillende doelgroepen kunnen deelnemen op een manier die bij hen past. Bij fysieke bijeenkomsten streven we ernaar dat deze door elke doelgroep, ook mindervalide, bereikbaar zijn. Op deze manier krijgt iedereen kans om zijn of haar stem te laten horen. Daarnaast streven we naar toegankelijke communicatie en informatie, zodat deelnemers op hun eigen niveau geïnformeerd worden en op gelijke voet kunnen deelnemen aan het traject.
- 5.
We geven betrokkenen het hoogst haalbare niveau van invloed
De niveaus van invloed in de burgerparticipatieladder (zie figuur 1) worden gebruikt om aan te duiden welk niveau van invloed deelnemers hebben. Om betrokkenheid te stimuleren, streven we ernaar om deelnemers het hoogst haalbare niveau van invloed te geven. Wat het hoogst haalbaar is, is afhankelijk van de fase waarin het proces zich bevindt, het gewicht van het thema en de beschikbare ruimte voor inbreng.
Niveaus van invloed op de burgerparticipatieladder
- 1.
Informeren/communiceren: de gemeente houdt belanghebbenden op de hoogte van besluiten en vraagt deelnemers niet om inhoudelijke inbreng. Deelnemers zijn toehoorders. Voorbeeld: de gemeente informeert inwoners over aanpassingen in het riool. Belangrijk: informeren en communiceren zijn naast de eerste trede ook belangrijk als aanvulling in elke hogere trede van de participatieladder.
- 2.
Raadplegen: de gemeente bepaalt zelf de agenda, maar ziet deelnemers als gesprekspartners bij de ontwikkeling van beleid of bij het nemen van een besluit. De politiek verbindt zich niet aan de resultaten die uit de gesprekken voortkomen, maar verantwoordt zich wel over de consultatie. Deelnemers zijn geraadpleegde. Voorbeeld: de gemeente organiseert een inspraakavond over een verkeerscirculatieplan.
- 3.
Adviseren: de gemeente stelt de agenda samen en geeft deelnemers de gelegenheid om problemen aan te dragen en oplossingen te formuleren, waarbij deze ideeën een volwaardige rol spelen in de ontwikkeling van beleid. De politiek verbindt zich in principe aan de resultaten, maar kan bij de uiteindelijke besluitvorming hiervan beargumenteerd afwijken. Deelnemers zijn adviseurs. Voorbeeld: een door de gemeente ingesteld adviesorgaan dat adviseert over beleid, regelgeving of wetgeving op een specifiek terrein.
- 4.
Coproduceren: gemeente en deelnemers beslissen samen over de agenda en zoeken samen naar oplossingen voor een probleem. De politiek verbindt zich in principe aan deze oplossingen in de uiteindelijke besluitvorming. Deelnemers zijn samenwerkingspartners. Voorbeeld: bewoners werken binnen vooraf gestelde kaders samen met ambtenaren van de gemeente aan een herinrichtingsplan voor hun buurt.
- 5.
Meebeslissen: de gemeente laat de beleids- en besluitvorming over aan de deelnemers, waarbij het ambtelijk apparaat een adviserende rol vervult. De politiek neemt de resultaten over, na toetsing aan vooraf gestelde randvoorwaarden. Deelnemers zijn medebeslissers. Voorbeeld: bewoners beslissen over de besteding van een buurtbudget.

AMBITIES
- 1.
Van elkaar leren, experimenteren en reflecteren
Participatie kan op ontelbaar manieren worden uitgevoerd. Omdat elk project waarvoor participatie wordt ingezet anders is, bestaat er geen blauwdruk van een perfect participatietraject. Participatie is dus maatwerk. En een vaardigheid, die je vooral leert door te doen, van anderen te leren, te experimenten en te reflecteren. Hiervoor geven we ambtenaren ruimte en vrijheid. Omdat participatie vormvrij is en elk traject een nieuwe aanpak vergt, vraagt dit veel van degenen die de trajecten op proces en inhoud vormgeven. Daarom willen we investeren in het leerproces van ambtenaren. Bijvoorbeeld via interne intervisies, terugkerende reflectiemomenten waarbij van elkaar geleerd wordt van afgeronde participatietrajecten, cursussen en tijd voor afstemming met collega's in de regio. Op deze manier wordt de wijze waarop we participatie vormgeven steeds beter en blijven we op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen. Het belang van sterke participatievaardigheden voor ambtenaren van de gemeente Vaals is groot en hoort ook thuis in het personeelsbeleid. Hierbij speelt participatie een rol in werving, training en coaching van ambtenaren, om zo deze vaardigheid in de organisatie te versterken.
Om onze voortgang vast te houden, wordt elke twee jaar een evaluatieverslag opgesteld. Dit verslag wordt gedeeld met zowel het college als de gemeenteraad om transparantie te garanderen en hen te informeren over de bevindingen en verbeterpunten. Op basis van dit verslag kunnen verbeterpunten worden geformuleerd.
- 2.
Bereik van participatietrajecten verbeteren
Participatie is alleen een succes als de juiste doelgroepen worden bereikt. Sommige doelgroepen zijn moeilijker te bereiken dan anderen. Dit heeft bijvoorbeeld te maken met een tekort aan tijd en de aanwezigheid van stress. Denk hierbij aan mensen met financiële problemen, ouders met (jonge) kinderen of jongeren. Om hen te bereiken, is het belangrijk dat we strategisch nadenken over nieuwe manieren van communicatie om hen te bereiken en te betrekken bij participatie. Daarnaast beschikken we als gemeente over beperkte tools om participatie online vorm te geven. Digitale participatie dient als een aanvulling op fysieke participatiemomenten en heeft verschillende voordelen: het is onafhankelijk van tijdstip, kost de deelnemer minder tijd en kan een doelgroep aanspreken die niet naar fysieke bijeenkomsten komt.
We gaan onderzoeken op welke manieren we deze doelgroepen beter kunnen bereiken. Bijvoorbeeld door strategisch na te denken over communicatie naar verschillende doelgroepen en hier een handreiking voor participatieorganisatoren voor op te stellen. En door te onderzoeken wat de toegevoegde waarde van digitale tools voor participatie kan zijn. Wanneer we het bereik van participatietrajecten vergroten, zorgen we ervoor dat participatietrajecten meer verschillende invalshoeken meenemen en een representatiever beeld geven van de bevolking in de gemeente. En dat participatie laagdrempeliger, toegankelijker en effectiever wordt voor onze inwoners.
- 3.
Stimuleren actief burgerschap
Actieve burgers dragen bij aan een goed functionerende samenleving. Burgerparticipatie is krachtiger als inwoners actief en enthousiast zijn. En mee willen doen. Als gemeente willen we eigenaarschap en actief burgerschap stimuleren. Dit doen we bijvoorbeeld door te experimenteren met vormen van burgerparticipatie waarin de deelnemers een hoge mate van invloed en verantwoordelijkheid hebben. Of door ontmoetingen te faciliteren en bewegingen van onderop mogelijk te maken. Door met deze manieren te experimenteren en ruimte te geven aan betrokken burgers, geven we de hele samenleving meer daadkracht en gevoel van eigenaarschap. Het hoofdstuk “overheidsparticipatie” sluit aan op deze ambitie.
Bij het stimuleren van actief burgerschap hoort ook het uitdaagrecht, waarvoor een regeling vanaf 2027 in een nieuwe participatieverordening moet zijn opgenomen. Het uitdaagrecht geeft bewoners, maatschappelijke organisaties en andere groepen de mogelijkheid om taken van gemeente over te nemen. Bijvoorbeeld wanneer zij denken een probleem of kans slimmer, beter, goedkoper aan te kunnen pakken. We gaan een regeling voor het uitdaagrecht in de nieuwe participatieverordening opnemen die inwoners stimuleert om actief bij te dragen aan de leefomgeving.

ROLVERDELING BURGERPARTICIPATIE
Burgerparticipatie vraagt wat van de gemeente en van de samenleving. Meer burgerparticipatie zorgt namelijk voor een nieuwe verhouding tussen inwoners en de lokale overheid. Om dit in goede banen te leiden, is een duidelijke rolverdeling belangrijk.
Rol van belanghebbenden
Belanghebbenden leveren inbreng tijdens het participatieproces. Voor goede burgerparticipatie is de actieve deelname en een gevoel van eigenaarschap bij belanghebbenden cruciaal. Voor belanghebbenden die deelnemen aan het participatieproces is het belangrijk dat zij begrip hebben voor de verschillende standpunten en zienswijzen van anderen. En begrip voor de rol van de gemeente als bewaker van het algemeen belang. Dit vraagt van belanghebbenden om respectvol met elkaars mening en belang om te gaan.
Rol van de gemeenteraad
Voor de gemeenteraad is het belangrijk dat burgers gehoord worden. Dit betekent dat de resultaten van participatietrajecten serieus genomen worden tijdens de besluitvorming. En dat de ingrijpende beslissing om af te wijken van adviezen uit een participatietraject goed en begrijpelijk worden onderbouwd.
Met de vaststelling van de participatievisie en – verordening stelt de gemeenteraad de kaders voor het participatiebeleid vast. Bij de uitvoering van het participatiebeleid en participatietrajecten heeft de gemeenteraad de rol om de uitvoering door het college van B&W te controleren. Daarnaast vertegenwoordigt de gemeenteraad de inwoners van Vaals. En zo het algemeen belang. Voor een goede vertegenwoordiging is het belangrijk dat raadsleden kunnen ophalen wat er speelt in de samenleving. Raadsleden kunnen daarom participatietrajecten bijwonen als toehoorder. Wel is het belangrijk dat de participatiebijeenkomsten geen politieke vergaderingen worden. Raadsleden bewaren hun politieke inbreng voor de raadscyclus.
Tenslotte heeft de gemeenteraad ook de mogelijkheid om een eigen burgerparticipatietraject te starten. Dit wordt dan niet door het college en de ambtelijke organisatie uitgevoerd, maar door de griffie.
Rol van college van burgemeesters en wethouders
Het college van B&W is verantwoordelijk de voorbereiding en uitvoering van participatietrajecten. Het college legt verantwoording af aan de gemeenteraad. Bij de verantwoording is het belangrijk dat de manier waarop het participatietraject is verlopen, de opbrengst die is opgehaald en de manier waarop de opbrengst invloed heeft gehad op het beleidsvoorstel, transparant gedeeld wordt. Een beschrijving van de wijze waarop het stappenplan voor burgerparticipatie (bijlage 1) is doorlopen maakt deel uit van deze verantwoording.
Rol van de ambtelijke organisatie
De ambtelijke organisatie maakt het plan voor het participatietraject en voert dit zo goed mogelijk uit. Daarnaast zorgt de ambtelijke organisatie ervoor dat zij in contact staat met de samenleving, zodat de manier waarop participatie plaatsvindt zo goed mogelijk aansluit bij de samenleving. De organisatie blijft experimenteren en reflecteren om zo de uitvoering te verbeteren en houdt zichzelf op de hoogte van ontwikkelingen rondom participatie.

OVERHEIDSPARTICIPATIE
Bij overheidsparticipatie stappen inwoners met een initiatief naar de gemeente en vragen om samenwerking of betrokkenheid. De initiatiefnemer(s) is/zijn eigenaar van het proces. De besluitvorming ligt daarom in handen van de initiatiefnemers.
Waarom overheidsparticipatie?
Burgers komen steeds vaker zelf met initiatieven waarbij ze de overheid willen betrekken. We willen als gemeente actief burgerschap stimuleren en staan daarom open voor initiatieven die vanuit de samenleving komen.
Visie op overheidsparticipatie
Vanuit de ambitie om actief burgerschap te stimuleren, zorgt de gemeente bij overheidsparticipatie ervoor om zo min mogelijk zelf te regisseren en zoveel mogelijk ruimte en zeggenschap aan de samenleving te geven. Wanneer de gemeente participeert in initiatieven vanuit de samenleving, neemt de gemeente een open en faciliterende houding aan, waarbij ze het algemeen belang bewaakt. Bij zaken waarbij de rechten van individuele burgers of het algemeen belang gegarandeerd moeten worden, blijft de gemeente de regulerende overheid.
Rolverdeling bij overheidsparticipatie
Bij overheidsparticipatie is de rol van de gemeente in principe faciliterend en meedenkend. Het eigenaarschap blijft bij de initiatiefnemer. De gemeente kan op verschillende niveaus betrokken zijn bij initiatieven uit de samenleving, variërend van reguleren tot loslaten (zie figuur 2: overheidsparticipatieladder). De gemeente kiest de rol die zij vervult op basis van de omstandigheden en de fase van het proces, waarbij het algemeen belang altijd centraal staat.
Het verbinden en communiceren met de samenleving staat altijd centraal in onze aanpak. De kracht uit de samenleving vergroot wanneer de overheid zich zoveel mogelijk op de achtergrond houdt en de participatietrap beklimt voor zover dat passend en mogelijk is. Dit geeft inwoners de ruimte om zelf initiatieven te nemen en te ontwikkelen, terwijl de gemeente een coördinerende en ondersteunende rol speelt om het proces te faciliteren.
In situaties waarbij het algemeen belang zwaarwegend is, kiest de gemeente vaak voor een lagere positie op de overheidsparticipatieladder (zie figuur 2). Dit betekent dat de gemeente een actievere rol kan spelen om zo het algemeen belang te behartigen.
Figuur 2: overheidsparticipatieladder

OMGEVINGSDIALOOG
De omgevingsdialoog in het kader van de omgevingsvisie is ook een vorm van participatie. Een aanvrager van een omgevingsvergunning moet binnen de Omgevingswet in veel gevallen in gesprek gaan met omwonenden. Dit is zo geregeld, omdat veranderingen zoals een aanbouw of een dakterras invloed kunnen hebben op buren, omwonenden of de hele buurt. Doordat de initiatiefnemer in gesprek gaat met buren en andere belanghebbenden, zorgt deze vorm van participatie ervoor dat bezwaren, meningen en belangen rondom veranderingen in de openbare ruimte vroegtijdig op tafel komen. Dit zorgt voor een gedragen plan en voorkomt juridische procedures achteraf. En zorgt ervoor dat inwoners meer begrip hebben voor elkaars belangen.
Omgevingsdialoog is vormvrij
Bij de omgevingsdialoog is de gemeente niet aan zet: de initiatiefnemers regelen dit zelf. Hoe ze dit doen, is vormvrij. Omdat deze vorm van participatie belangrijk is, helpt de gemeente initiatiefnemers en belanghebbenden wel op weg door middel van een handreiking
1
De participatiehandreiking is te vinden op www.vaals.nl/data/downloadables/1/3/2/7/participatie-handreiking.pdf . In de handreiking is ook opgenomen dat een verslag moet worden opgesteld en aan welke eisen dit verslag moet voldoen. Als een verslag niet voldoende is kan de gemeente in gesprek gaan met de initiatiefnemer en aansporen om de participatie aan te vullen.
Rolverdeling bij een omgevingsdialoog
Onder de Omgevingswet geldt een plicht voor de aanvrager van een omgevingsvergunning. De initiatiefnemer moet bij zijn aanvraag voor een omgevingsvergunning aangeven óf er aan participatie is gedaan en wat, als dat het geval is, de resultaten zijn. De aanvrager is dus niet wettelijk verplicht om aan participatie te doen, maar dit wordt wel sterk aangeraden
Er is één uitzondering op deze regel. De gemeenteraad kan namelijk gevallen aanwijzen waarin participatie van belanghebbenden verplicht wordt. De gemeenteraad van Vaals heeft op 2 oktober 2023 deze gevallen aangewezen. Deze gevallen zien toe op een omgevingsvergunning voor een buitenplanse omgevingsplanactiviteit. Als in zo’n aangewezen geval niet of onvoldoende aan participatie is gedaan, kan het college de aanvraag buiten behandeling laten. Als in andere gevallen (daar waar participatie niet verplicht is) wordt aangegeven dat er geen participatie is uitgevoerd, is dat op zichzelf geen grond voor weigering.
De gemeente als bevoegd gezag betrekt de informatie die beschikbaar komt vanuit de participatie bij de afweging voor vergunningverlening. Hoe meer informatie over de verschillende belangen beschikbaar, hoe beter de gemeente in staat is om een besluit te nemen. Of het nu gaat om een ‘kleine’ ruimtelijke ontwikkeling zoals een uitbouw, of een ‘grote’ ruimtelijke ontwikkeling, participatie is altijd gewenst.
BIJLAGE
1

STAPPENPLAN VOOR BURGERPARTICIPATIE IN VAALS
- 1.
Is het vraagstuk geschikt voor burgerparticipatie?
  - 1.1.
Is er inhoudelijke en juridische ruimte voor inbreng?
  - 1.2.
Heeft het vraagstuk betrekking op de directe woon- en leefomgeving en/of is de maatschappelijke impact ervan groot en/of hebben belanghebbenden belangrijke (
ervarings
)kennis rondom het vraagstuk?
Participatie is tijdrovend, voor de gemeente én voor inwoners en belanghebbenden. We vragen inwoners, ondernemers, verenigingen en maatschappelijke organisaties daarom alleen om hun tijd en inbreng als daar ook echt ruimte voor is. Zo niet – bijvoorbeeld door juridische obstakels of wanneer de uitkomst eigenlijk al vastligt – kiezen we ervoor om niet te participeren, maar om alleen te communiceren. Hiermee voorkomen we teleurstelling van deelnemers, wat kan leiden tot minder deelnemers aan participatietrajecten in de toekomst.
Niet alle onderwerpen lenen zich voor participatie. Daarom zetten we ook niet bij elk onderwerp in op burgerparticipatie. Participatie levert het meest op wanneer het vraagstuk betrekking heeft op de directe woon- en leefomgeving. Belanghebbenden voelen zich dan meer betrokken, waardoor de kans groter is dat ze meedoen met het participatietraject en waardevolle inbreng leveren. En participatie levert veel op wanneer belanghebbenden zinvolle kennis en/of ervaring hebben met het vraagstuk. In dat geval kan de gemeente daar gebruik van maken. Bij thema’s die ver van huis voelen, is de betrokkenheid vaak laag. Dit zorgt voor een minder goede opbrengst uit het traject. Daarom kiezen we er in die gevallen voor om niet te participeren, maar te communiceren. Tenzij er een zwaarwegende reden is om dit toch te doen, bijvoorbeeld wanneer het thema erg belangrijk of ingrijpend is voor de samenleving.
- 2.
Zijn randvoorwaarden vervuld?
  - 2.1
Is er voldoende tijd, capaciteit en middelen?
Goede participatietrajecten kosten tijd, capaciteit en middelen. We organiseren liever één goed participatietraject dan drie teleurstellende. Als er niet genoeg tijd, capaciteit en middelen zijn of kunnen worden vrijgemaakt, wordt er niet geparticipeerd. Of wordt het participatietraject – en het bijbehorende beleidstraject - uitgesteld tot wanneer de tijd, capaciteit en middelen er wél zijn. Als er wordt geparticipeerd, is het belangrijk om tijdig te beginnen zodat belanghebbende in een vroeg stadium betrokken worden
  - 2.2.
Is er bestuurlijk commitment?
Het is belangrijk om het college van burgemeesters en wethouders vanaf het begin te betrekken bij het participatietraject. En hen op te hoogte te houden van ontwikkelingen. Dit zorgt voor meer duidelijkheid en vertrouwen. En het helpt ervoor te zorgen dat de beslissingen die uit de participatie komen worden gedragen.
- 3.
Waarom in gesprek?
  - 3.1
Wat is het doel van het participatietraject?
Voordat je gaat participeren is het belangrijk om na te denken over wat je wil ophalen. Bijvoorbeeld een overzicht van verschillende invalshoeken of een uitgewerkt plan dat door inwoners is geschreven. Hou hierbij ook rekening met de fase waarin het vraagstuk zich bevindt. Wanneer het beleidsonderwerp nog in de vroege fase zit, is een inventarisatie van alle belangen en standpunten bijvoorbeeld vaak beter dan een al helemaal uitgewerkt plan.
  - 3.2
Wat is de rol van de belanghebbende?
Binnen participatie kunnen deelnemers op verschillende niveaus invloed uitoefenen. Deze niveaus variëren van informeren tot meebeslissen (zie de participatieladder in figuur 1). Welke mate van invloed passend is hangt vooral af van:
    - •de fase waarin het proces zich bevindt;
    - •het gewicht van het thema;
    - •de beschikbare ruimte voor inbreng;
  - We streven ernaar om betrokkenen het hoogst haalbare niveau van invloed te geven. Daarnaast blijft informeren/communiceren een vereiste binnen elk niveau van invloed. Voor meer informatie over de treden in de burgerparticipatieladder, zie uitgangspunt 5 van de participatievisie.
- 4.
Waarover in gesprek?
  - 4.1.
Wat is de participatievraag?
Om met inwoners en belanghebbenden het juiste gesprek te voeren, is een heldere participatievraag belangrijk. Denk na over welke vraag je tijdens het participatiemoment centraal wil stellen en formuleer deze zo eenvoudig mogelijk. Zorg er ook voor dat je de vraag zo breed mogelijk maakt. In plaats van “wat moet er op dit lege grasveldje komen?” vraag je “wat is ervoor nodig dat de inwoners op deze locatie fijn kunnen wonen?” Zo voorkom je dat inwoners met ideeën komen die op het eerste gezicht leuk lijken (een speeltuin op het grasveldje) maar de onderliggende uitdaging niet oplossen (er wonen maar weinig kinderen en eigenlijk is er meer behoefte aan een ontmoetingsruimte in het gebouw náást het grasveldje).
  - 4.2.
Welke kaders horen hierbij?
Vaak is van tevoren al duidelijk dat niet alle oplossingen voor een probleem mogelijk zijn. Of dat er een beperkt budget is. Wanneer deze kaders helder zijn, kunnen deelnemers beter hun inbreng leveren en worden ze niet achteraf teleurgesteld. En kunnen bestuurders ook makkelijker meegaan in de wensen van de samenleving. Het is belangrijk om deze kaders met de deelnemers bij de start van het proces te delen. Om de kaders helder te krijgen, is afstemming met de wethouder en het college belangrijk.
- 5.
Met wie in gesprek?
  - 5.1.
Worden de juiste doelgroepen betrokken?
Elk participatietraject heeft specifieke doelgroepen en belanghebbenden die relevant zijn voor het proces. In plaats van gewoonweg “de inwoner” uit te nodigen, is het belangrijk om na te denken over de vraag welke groepen binnen de samenleving bij het proces betrokken moeten worden. We zorgen ervoor dat we een actieve rol aannemen en ernaar streeft om alle relevante doelgroepen (die in de voorbereiding van het traject worden geïdentificeerd) op de hoogte te brengen van hun mogelijkheid om mee te doen.
De gemeente Vaals kent verschillende moeilijk bereikbare doelgroepen. Beperkte toegang tot digitale middelen en extra druk door financiële zorgen en tijdsgebrek maken deelname moeilijker. Daarnaast gaan de digitale ontwikkelingen te snel voor ouderen en mensen met een beperking, wat hun kans op participatie verkleint. Als organisator is het belangrijk om extra inspanningen te doen om deze verschillende doelgroepen toch te bereiken. Bijvoorbeeld door het aanbieden van een digitaal participatiemoment of door meerdere tijdstippen aan te bieden.
- 6.
Hoe in gesprek?
  - 6.1.
Welke vorm kiezen we voor je participatietraject?
Elk participatietraject is anders en vergt een specifieke aanpak. De doelgroep verschilt per traject en er zijn meer dan honderd verschillende manieren om een participatiebijeenkomst vorm te geven. Het is belangrijk dat de vorm goed aansluit bij onze doelen, de doelgroep en de participatievraag. Voor een overzicht van mogelijke participatievormen verwijzen we op deze plaats naar de participatiebox van ‘Relevant Gesprek’.
  - 6.2.
Is het participatieproces inclusief?
Als gemeente streven we ernaar om een inclusief participatieproces te creëren. Bij fysieke bijeenkomsten streven we ernaar dat deze voor elke doelgroep bereikbaar zijn. Op deze manier krijgen meer mensen de kans om hun stem te laten horen. Daarnaast streven we naar toegankelijke communicatie en informatie, zodat deelnemers op hun eigen niveau geïnformeerd worden en op gelijke voet kunnen deelnemen aan het traject. Voor een organisator is het belangrijk om hier rekening mee te houden en om inclusieve opties aan te bieden. Dit kan bijvoorbeeld met het aanbieden van diverse participatievormen, zowel online als offline, zodat verschillende doelgroepen kunnen deelnemen op een manier die bij hen past. En door het aanbieden van informatie op B1 niveau.
- 7.
Het participatiemoment voorbereiden
  - 7.1.
Wordt de doelgroep uitgenodigd op een manier die hen ook bereikt?
Het op een passende manier uitnodigen van deelnemers is heel belangrijk. Zonder deelnemers kunnen we immers niets ophalen. Niet iedereen ontvangt een boodschap via dezelfde kanalen. Jongeren hebben vaak een voorkeur voor (bepaalde) digitale communicatiekanalen, ouderen lezen vaak nog graag op papier, en mensen met kinderen zijn soms het best via een poster dicht bij het schoolplein te bereiken. Bovendien is een persoonlijke uitnodiging nog altijd erg krachtig.
  - 7.2.
Ontvangen alle deelnemers dezelfde en volledige informatie?
Het is belangrijk om deelnemers, wanneer relevant, vroegtijdig en volledig te informeren. Zo gaan zij met de juiste verwachtingen van hun rol en de ruimte voor inbreng het proces in. Op die manier kunnen zij zich voorbereiden en een waardevolle inbreng leveren in het participatietraject. Het is van belang dat organisatoren ervoor zorgen dat alle deelnemers op tijd de volledige informatie krijgen die zij nodig hebben om aan het proces deel te nemen.
- 8.
Tijdens het proces
  - 8.1.
Is de communicatie transparant?
Bij de organisator van een participatieproces ligt de verantwoordelijkheid om (potentiële) deelnemers regelmatig over de voortgang van het proces te informeren. En om deelnemers op de hoogte te houden van eventuele vertragingen, uitstel, of wijzigingen in de plannen. Wanneer er tussentijds beslissingen worden genomen, is het belangrijk om deze zorgvuldig toe te lichten, met aandacht voor de invloed die belanghebbenden gehad hebben op de beslissing. Daarnaast is het van groot belang om tijdens het participatieproces de inbreng van deelnemers op te schrijven, zodat hier een verslag van kan worden gemaakt. De inbreng wordt zo veel mogelijk opgeschreven in de woorden van de deelnemers. Het verslag wordt binnen een afgesproken termijn teruggekoppeld naar de deelnemers aan het participatieproces.
  - 8.2.
Zijn de wederzijdse verwachtingen duidelijk?
De organisator geeft op een zo vroeg mogelijke en transparante manier aan wat deelnemers kunnen verwachten. Zo voorkomen we teleurstelling achteraf. Het is niet de bedoeling dat deelnemers verwachten dat hun wensenlijstje wordt afgewerkt. Participatie is niet “u vraagt, wij draaien” maar een proces waarin de belangen en oplossingen worden verzameld en afgewogen. Tegengestelde belangen tussen deelnemers kunnen zorgen voor teleurstellingen. Als organisator is het daarom belangrijk om eerlijk te communiceren dat niet iedereen zijn zin zal krijgen. Daarnaast is het belangrijk om oprechte interesse in de bijdragen van deelnemers te tonen. Alleen dan kunnen we ook van deelnemers verwachten dat zij op een constructieve manier bijdragen aan het proces en respectvol reageren.
  - 8.3.
Hoe halen we op wat de deelnemers van het proces vonden?
Aan het eind van elk participatiemoment is het noodzakelijk om op te halen wat deelnemers van het proces vonden. Dit kan mondeling, via een kleine vragenlijst of via een mail achteraf. Het is belangrijk om deelnemers de kans te geven om hun feedback te geven. En de feedback kan worden gebruikt om participatietrajecten in de toekomst nog beter te maken.
- 9.
Na afloop
  - 9.1.
Hoe schrijven we de inbreng op?
Om de inbreng van het participatiemoment vast te leggen is het verslag cruciaal. Met het verslag laten we aan deelnemers, bestuurders en beslissers zien wat er tijdens het participatietraject is opgehaald. Het verslag wordt zo veel mogelijk in de woorden van de deelnemers opgeschreven waarbij we niet al op voorhand interpreteren. Het is goed om het concept verslag na afloop naar de deelnemers te sturen, zodat zij dit nog eens kunnen lezen, mogelijke foutjes eruit kunnen halen en hun akkoord op de tekst kunnen geven. Daarvoor spreken we met de deelnemers een termijn af.
  - 9.2.
Welke terugkoppeling geven we?
De terugkoppeling zorgt voor duidelijkheid bij de deelnemers welke inbreng is opgehaald en hoe deze wordt meegenomen in de besluitvorming. Met een eerste terugkoppeling sturen we de deelnemers na het participatiemoment het verslag. Het is goed om deelnemers de kans te geven om op het verslag te reageren voordat de definitieve versie van het verslag wordt vastgesteld. Met de tweede terugkoppeling informeren we deelnemers over de besluitvorming over het beleidsstuk of besluit waarvoor het participatietraject werd uitgevoerd. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer dit wordt vastgesteld door het college of de gemeenteraad. Het is waardevol voor deelnemers om te zien welke invloed hun inbreng heeft gehad op het beleidsstuk. Op deze manier sluiten we het proces transparant en met respect voor de bijdrage van de deelnemers af. De weging in het te nemen besluit van de inbreng van de deelnemers aan het participatieproces, vormt een vast onderdeel in het ambtelijk voorstel aan het college of de gemeenteraad. Natuurlijk kunnen er tussen de eerste en tweede terugkoppeling nog tussentijdse terugkoppelingen worden gedaan om deelnemers van de voortgang op de hoogte te houden.
  - 9.3.
Hoe leggen we verantwoording af?
Verantwoording voor het goed verloop van het traject is belangrijk. Aan de hand van dit stappenplan voor burgerparticipatie legt de organisator van een participatietraject verantwoording voor het burgerparticipatieproces af in voorstellen voor het college en gemeenteraad.
- 10.
Evalueren en leren
  - 10.1.
Wat hebben we van het proces geleerd?
Aan het einde van elk participatiemoment schrijft de organisator een evaluatie uit om te leren van onze ervaringen. Deze evaluatie helpt de hele organisatie om succesfactoren te identificeren en te benutten bij toekomstige participatieprocessen. Door voortdurend te evalueren en te verbeteren, kunnen we het participatieproces steeds beter afstemmen op de behoeften van alle betrokkenen en de effectiviteit ervan verhogen.
  - 10.2.
Wat leren we van de participatietrajecten in het verleden?
Om onze voortgang vast te houden, wordt elke twee jaar een evaluatieverslag opgesteld. Dit verslag wordt gedeeld met zowel het college als de gemeenteraad om transparantie te garanderen en hen te informeren over de bevindingen en verbeterpunten. Op basis van dit verslag kunnen verbeterpunten worden geformuleerd. Daarnaast is het belangrijk dat de organisatoren actief deelnemen aan interne bijeenkomsten over participatie, zoals intervisies of kennisuitwisselingen.