GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Achtkarspelen

Organisatieregeling Achtkarspelen 2025
Burgemeester en wethouders van de gemeente Achtkarspelen;
gelezen het voorstel van de gemeentesecretaris/algemeen directeur;
gelet op artikel 103 en artikel 160, lid 1, sub c van de Gemeentewet;
b e s l u i t e n :
vast te stellen de ORGANISATIEREGELING ACHTKARSPELEN 2025
Hoofdstuk
1

Begripsomschrijvingen
Artikel
1

Definities
In deze regeling wordt verstaan onder:
- a.
college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Achtkarspelen.
- b.
portefeuillehouder: de voor een beleidsprogramma verantwoordelijke bestuurder.
- c.
secretaris (hierna: gemeentesecretaris/algemeen directeur): de gemeentesecretaris is de eerste adviseur van het college van burgemeester en wethouders. Als algemeen directeur is hij eindverantwoordelijk voor de ambtelijke organisatie en in dat kader WOR-bestuurder.
- d.
bestuurssecretaris: de medewerker die het proces rondom de bestuurlijke besluitvorming coördineert en bewaakt.
- e.
divisie: een organisatorische eenheid, rechtstreeks gepositioneerd onder en ingesteld door de gemeentesecretaris/algemeen directeur.
- f.
divisiedirecteur: de medewerker belast met en verantwoordelijk voor de leiding van een divisie.
- g.
concerncontroller: de medewerker die belast is met het implementeren en bewaken van interne controlemaatregelen en risicobeheersing en advisering daarover aan het directieteam.
- h.
directieteam: het overleg tussen de gemeentesecretaris/algemeen directeur, de divisiedirecteuren. De concerncontroller is aan het directieteam toegevoegd als adviseur.
- i.
loco-gemeentesecretaris/algemeen directeur: de divisiedirecteur die de gemeentesecretaris/algemeen directeur vervangt bij afwezigheid.
- j.
team: een organisatorische eenheid, onderdeel van een divisie en ingesteld door de gemeentesecretaris/algemeen directeur.
- k.
teamleider: de medewerker belast met en verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding van een team.
- l.
concernstaf: een organisatorische eenheid, rechtstreeks gepositioneerd onder en ingesteld door de gemeentesecretaris/algemeen directeur. Tot de concernstaf behoren de concerncontroller, functionaris gegevensbescherming
1
de concerncontroller en functionaris gegevensbescherming hebben een onafhankelijke rol.
, de bestuurssecretaris en de CISO.
Hoofdstuk
2

De structuur van de ambtelijke organisatie
Artikel
2

Indeling in organisatorische eenheden
1.
De ambtelijke organisatie van de gemeente Achtkarspelen, met uitzondering van de griffie, draagt de naam “bestuursdienst” en is ingedeeld volgens een directiemodel in organisatorische eenheden. Deze organisatorische eenheden worden aangeduid met de benamingen “divisie” en “team”.
2.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur stelt in overleg met de divisiedirecteuren namens het college van burgemeester en wethouders de onderverdeling van de bestuursdienst in divisies en teams vast.
3.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan namens het college van burgemeester en wethouders besluiten tot het instellen van een tijdelijk organisatorisch verband tussen organisatorische eenheden, projectgroep genaamd, ter voorbereiding en/of uitvoering van beleid dat meerdere organisatorische eenheden aangaat. De leiding van zo’n verband wordt door de gemeentesecretaris/algemeen directeur opgedragen aan een projectleider.
4.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan namens het college van burgemeester en wethouders besluiten tot het instellen van een programma. Een programma betreft een verzameling van tijdelijke inspanningen om meerdere, unieke doelen te bereiken, die zonder coördinatie niet gerealiseerd kunnen worden. De leiding van zo’n programma wordt door de gemeentesecretaris/algemeen directeur opgedragen aan een programmamanager.
Artikel
3

Naamgeving en taken organisatorische eenheden
1.
De namen en taken van de in artikel 1 genoemde organisatorische eenheden worden namens het college van burgemeester en wethouders vastgesteld door de gemeentesecretaris/algemeen directeur in overleg met de divisiedirecteuren.
Artikel
4

Beheer en leiding
1.
Met inachtneming van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het college van burgemeester en wethouders berust het beheer van de bestuursdienst bij de gemeentesecretaris/algemeen directeur.
2.
De divisies staan onder leiding van een divisiedirecteur.
3.
De dagelijkse leiding van een team berust bij een teamleider.
4.
In een afzonderlijk vast te stellen regeling verleent het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester de gemeentesecretaris/algemeen directeur mandaat met betrekking tot het namens hen uitoefenen van bestuursbevoegdheden.
Hoofdstuk
3

Het ambtelijk management
Artikel
5

De gemeentesecretaris/algemeen directeur
1.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur is als hoofd van de bestuursdienst eindverantwoordelijk voor:
- a.
het integraal management van de bestuursdienst;
- b.
het opzetten en in stand houden van een systeem van planning en control op het gebied van beleid, middelen en juridische zaken;
- c.
het opzetten en in stand houden van een systeem van kwaliteitszorg;
- d.
strategische beleidsontwikkeling in samenspraak met het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester;
- e.
de kwaliteit van de integrale advisering en ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester;
- f.
het goed functioneren van het directieteam.
2.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur zorgt er als secretaris van het college voor dat de leden van het college van burgemeester en wethouders tijdig kunnen beschikken over alle informatie die zij nodig hebben voor een goede ambtsuitoefening.
3.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur bevordert een voortvarende uitvoering van de besluiten van het college van burgemeester en wethouders.
4.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur is voorzitter van het directieteam en oefent zijn bevoegdheden op grond van deze regeling uit in nauwe samenwerking en overleg met de divisiedirecteuren.
5.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan een of meer van de op grond van deze regeling aan hem gemandateerde bevoegdheden ondermandateren aan een divisiedirecteur, teamleider en medewerker.
6.
Het bepaalde in dit artikel is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de burgemeester, voor zover het de op hem rustende taken betreft.
Artikel
6

De bestuurssecretaris
1.
De bestuurssecretaris is verantwoordelijk voor:
- a.
Adviseren van het college, de gemeentesecretaris en ambtelijke organisatie over beleids- en besluitvormingsprocessen;
- b.
Bewaken en coördineren van het proces rondom de bestuurlijke besluitvorming, waaronder agendering, vastlegging, uitvoering en terugkoppeling;
- c.
Toetsen van de bestuurlijke adviezen op kwaliteit en integraliteit.
Artikel
7

Het directieteam
1.
Het directieteam bestaat uit de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de divisiedirecteuren.
2.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur is voorzitter van het directieteam.
3.
Het directieteam fungeert als orgaan voor afstemming, beraad, advies en besluitvorming.
4.
Het directieteam vergadert wekelijks; de voorzitter stelt de agenda samen en zorgt er voor dat deze met de bijbehorende stukken tijdig wordt toegezonden aan de leden van het directieteam.
5.
Van de vergaderingen wordt een beknopt verslag gemaakt.
6.
De concerncontroller maakt als vaste adviseur deel uit van het directieteam;
7.
De voorzitter van het directieteam kan daarnaast andere adviseurs aanwijzen, die de vergaderingen geheel of gedeeltelijk bijwonen.
Artikel
8

De divisiedirecteur
1.
Met inachtneming van de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur is de divisiedirecteur verantwoordelijk voor:
- a.
het integraal management van de divisie;
- b.
de planning en control binnen de divisie;
- c.
een kwalitatief hoogwaardige en integrale advisering en ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester met betrekking tot de producten van de divisie.
2.
De divisiedirecteur zorgt voor regelmatig werkoverleg met de teamleiders van de divisie.
Artikel
9

De teamleider
1.
Met inachtneming van de verantwoordelijkheid van de divisiedirecteur is de teamleider verantwoordelijk voor:
- a.
de dagelijkse leiding van het team, inclusief de personeel gerelateerde zaken;
- b.
een tijdige oplevering en de kwaliteit van de producten van het team;
2.
De teamleider zorgt voor regelmatig werkoverleg met de medewerkers van het team.
Artikel
10

De concerncontroller
1.
De concerncontroller:
- a.
Signaleert, toetst, adviseert, faciliteert en rapporteert met betrekking tot de bedrijfsvoering ter ondersteuning van het rechtmatig, doelmatig, doeltreffend en risicobeheerst realiseren van de gemeentelijke doelen.
- b.
Rapporteert bevindingen aan de directie en het bestuur en geeft gevraagd en ongevraagd advies.
- c.
Is onafhankelijk in de uitoefening van de voorwaardenscheppende (in de zin van toepassing van wetten en regels, richtlijnen, procedures en protocollen), adviserende en toetsende taak.
- d.
Is bevoegd om bij een verschil van inzicht met de gemeentesecretaris/algemeen directeur inzake de inhoud van een rapportage, nadat beiden in onderling overleg niet tot overeenstemming zijn gekomen, rechtstreeks aan het college te rapporteren.
Artikel
11

Benoeming en vervanging
1.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur en de concerncontroller worden benoemd door burgemeester en wethouders, waarbij de benoeming van de concerncontroller geschiedt op voordracht van de gemeentesecretaris/algemeen directeur;
2.
De divisiedirecteuren en teamleiders worden namens het college van burgemeester en wethouders benoemd door de gemeentesecretaris/algemeen directeur;
3.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur wordt bij afwezigheid vervangen door de loco-gemeentesecretaris/algemeen directeur, zijnde één van de twee divisiedirecteuren;
4.
Een divisiedirecteur wordt bij afwezigheid vervangen door een ander lid van het directieteam;
5.
De concerncontroller wordt bij afwezigheid vervangen door een door de gemeentesecretaris/algemeen directeur aan te wijzen plaatsvervanger;
6.
Een teamleider wordt bij afwezigheid vervangen door een andere teamleider binnen de divisie of de divisiedirecteur.
Artikel
12

Verantwoording en rapportage
1.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur legt periodiek verantwoording af aan het college van burgemeester en wethouders door middel van het uitbrengen van schriftelijke rapportages;
2.
Burgemeester en wethouders kunnen nadere regels vaststellen voor de inrichting van de in het eerste lid genoemde rapportages;
3.
Een divisiedirecteur legt periodiek door middel van een schriftelijke rapportage verantwoording aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur af over het door hem gevoerde management;
4.
Een teamleider legt periodiek door middel van een schriftelijke rapportage verantwoording aan de divisiedirecteur af over de door hem uitgevoerde leiding.
Artikel
13

Slotbepalingen
1.
De Organisatieverordening 2005, zoals vastgesteld bij besluit van burgemeester en wethouders van 24 mei 2005, in werking getreden op 1 mei 2005, wordt ingetrokken;
2.
Deze regeling treedt in werking 1 dag na officiële bekendmaking;
3.
Deze regeling kan worden aangehaald als Organisatieregeling Achtkarspelen 2025.
Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders d.d. 8 juli 2025
de gemeentesecretaris/algemeen directeur,
mr. M.P. de Jong
burgemeester,
J.D. de Vries MSc

TOELICHTING OP DE ORGANISATIEREGELING ACHTKARSPELEN 2025
De Gemeentewet geeft in artikel 160, lid 1, sub c aan dat het college van burgemeester en wethouders bevoegd is regels vast te stellen over de ambtelijke organisatie van de gemeente, met uitzondering van de griffie.
Deze regels zijn vervat in deze Organisatieregeling. Een organisatieregeling heeft als doel het beschrijven van de ambtelijke organisatie, alsmede de posities, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de ambtelijke leiding.
De Organisatieregeling staat niet op zichzelf. Naast deze regeling zijn of worden ook regels vastgesteld voor bijvoorbeeld mandaat, budgethouderschap en dergelijke.
Uitgangspunt in deze Organisatieregeling is dat de gemeentesecretaris/algemeen directeur hoofd is van de ambtelijke organisatie. Hij heeft de (eind)verantwoordelijkheid voor de taken genoemd in artikel 5 van de regeling en kan daarop ook worden aangesproken door het college.
De bevoegdheden van de overige leden van het directieteam zijn afgeleid van de bevoegdheden van de gemeentesecretaris/algemeen directeur. Met het oog op een goede coördinatie en integraliteit is bepaald dat de gemeentesecretaris/algemeen directeur zijn bevoegdheden uitoefent in nauwe samenwerking en overleg met de overige leden van het directieteam. Het directieteam fungeert derhalve als orgaan voor afstemming en beraad.
Bij de beschrijving van verantwoordelijkheden is voor de verschillende niveaus zoveel mogelijk dezelfde terminologie gehanteerd. De gemeentesecretaris/algemeen directeur, divisiedirecteur en teamleider dragen verantwoordelijkheden voor hun eigen niveau, met dien verstande dat het naast hogere niveau ook een verantwoordelijkheid heeft voor het goed verlopen van processen en dergelijke op lager niveau. Daarbij wordt in ieder geval duidelijk gemaakt waar het lagere management in elk geval ook zelf verantwoordelijk voor is.
De nadere uitwerking van deze structuur is beschreven in het document ‘Achtkarspelen pakt door’, vastgesteld door het directieteam in december 2024.
Artikelsgewijze toelichting
Hieronder volgt een artikelsgewijze toelichting op de Organisatieregeling, voor zover de tekst van de artikelen niet voor zichzelf spreekt.
Artikel 4 Beheer en leiding
Het college van burgemeester en wethouders regelt het verlenen van mandaat met betrekking tot bestuursbevoegdheden in een afzonderlijke mandaatregeling, waarbij als uitgangspunt geldt dat het mandaat wordt verleend aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur, die vervolgens ondermandaat kan verlenen aan functies binnen de bestuursdienst.
Artikel 5 De gemeentesecretaris/algemeen directeur
De gemeentesecretaris is tevens algemeen directeur en dit artikel bevat daarom regels over de taak en bevoegdheden van beide aspecten van deze functie. Deze regels vormen tezamen met andere regels in deze regeling tevens een instructie als bedoeld in artikel 103, lid 2 van de Gemeentewet.
Artikel 6 De bestuurssecretaris
De bestuurssecretaris is sparringpartner c.q. rechterhand van de gemeentesecretaris/algemeen directeur en daarbij de schakel tussen raad, bestuur, directie en organisatie.
Artikel 7 Het directieteam
Het directieteam is een orgaan voor afstemming en beraad en dus geen afzonderlijke managementlaag. In de vergaderingen van het directieteam komen divisie overstijgende zaken op het gebied van bedrijfsvoering aan de orde, alsmede strategische beleidsontwikkeling, bijzondere thema’s en divisiezaken voor zover kennisneming door andere DT-leden gewenst is.
Artikel 8 De divisiedirecteur
De divisiedirecteur is eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van de producten van zijn divisie. Dit brengt onder meer met zich mee dat hij alle adviezen aan het college bespreekt in het portefeuillehouderoverleg en daarbij let op de integraliteit van de advisering. Dit houdt in dat alle voor het onderwerp relevante belangen worden gewogen en dat andere van belang zijnde disciplines bij de advisering worden ingeschakeld. Daarnaast worden in het portefeuillehouderoverleg regelmatig onderwerpen aan de orde gesteld inzake de strategische beleidsontwikkeling en uitvoering van beleid, waarbij het in ieder geval gaat om zaken die wezenlijke invloed kunnen hebben op een richting van beleid en/of de inzet van middelen. Bij dit overleg kunnen ook teamleiders en beleidsmedewerkers worden betrokken.
Met betrekking tot het bepaalde in art. 8, lid 1, sub b geldt dat de sturing en coördinatie in de eerste plaats procedureel moet worden opgevat.
Artikel 10 De concerncontroller
De concerncontroller rapporteert aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur omdat die verantwoordelijk is voor de planning en control op beleidsmatig, financieel en juridisch gebied (artikel 5, lid 1, sub b. van de regeling).
De concerncontroller is bevoegd rechtstreeks aan het college te rapporteren als hij verschilt van mening met de gemeentesecretaris/algemeen directeur over de inhoud van de rapportage. Deze bevoegdheid mag hij pas gebruiken als hij na onderling overleg niet tot overeenstemming kan komen met de gemeentesecretaris/algemeen directeur.
Artikel 11 Benoeming en vervanging
De bevoegdheid tot het benoemen van personeel anders dan die genoemd in dit artikel is in de algemene mandaatregeling geregeld.
De vervanging bij afwezigheid van de in dit artikel genoemde leidinggevenden gaat uit van het principe van horizontale vervanging: een algemeen directeur door de divisiedirecteur, een divisiedirecteur door een ander divisiedirecteur en een teamleider door een andere teamleider of zijn divisiedirecteur. Op deze wijze wordt in de vervanging zoveel mogelijk voorzien door een functionaris die geacht kan worden te beschikken over de voor de vervanging noodzakelijke kwaliteiten.
Artikel 12 Verantwoording en rapportage
Dit artikel gaat in op het systeem van verantwoording binnen de bestuursdienst. Daar waar verantwoordelijkheden worden gemandateerd, moet ook verantwoording worden afgelegd. De wijze van rapporteren, de frequentie en de naamgeving van de rapportages moeten nader worden geregeld. Om die reden is in deze regeling de algemene term “rapportages” gehanteerd.