GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Oirschot

Budgethouder regeling gemeente Oirschot 2025
Hoofdstuk
1

BEGRIPSBEPALINGEN
Artikel
1

Begripsomschrijvingen
In deze regeling wordt volstaan onder:
Bestelling
Het aangaan van een overeenkomst die betrekking heeft op levering van goederen, aanneming van werk of van diensten aan of door de gemeente Oirschot. Voor de definiëring van de begrippen werken, leveringen en diensten wordt verwezen naar het “Inkoopbeleid gemeente Oirschot 2025”.
Bestelorder
Het interne document waarmee de bestelling en het bestelproces door de budgetbesteder wordt omschreven via een vast format en wordt aangevuld door de budgetbeheerder.
Budget
De middelen die via de begroting of begrotingswijziging zijn toegekend aan producten (= taakvelden), kostenplaatsen, voorzieningen, investeringskredieten en/of projecten voor het realiseren van daaraan gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties. Een budget is dus een taakgebonden bedrag op het niveau van taakveld, kostenplaats, voorziening, investeringskrediet of project.
Budgethouder
De functionaris die bevoegd is om door het bestuur of het college aan hem of haar toegewezen budgetten in naam van het bestuur of het college besluiten te nemen met financiële gevolgen.
Budgetbeheerder
De door de budgethouder aangewezen medewerker die op aanwijzing van en namens de budgethouder verantwoordelijk is voor het beheren van de door de budgethouder aan hem of haar toegewezen budgetten
Budgetbesteder
Door de budgethouder aangewezen medewerker die voor de uitvoering van zijn taken een beroep kan doen op daartoe aangewezen middelen (kostenplaats/ voorziening/ investeringskrediet/project) en daarvoor een voorstel voorlegt aan de betreffende budgetbeheerder.
Budgethoudersregister
Het register waarin per budget is vastgelegd wie als budgethouder of budgetbeheerder is aangewezen. Het beheer van het budgethoudersregister ligt bij de financiële administratie. De budgethouders zijn verantwoordelijk voor het doorgeven van wijzigingen in het register.
Economische categorie (in de administratie aangeduid als kosten- of opbrengstensoort)
De eenheid waarin de baten en lasten van activiteiten binnen een product worden uitgedrukt.
Financieel adviseur
De medewerker die is belast met de financiële advisering en ondersteuning van de budgethouders, budgetbeheerders en projectleiders en zorgt voor de consolidatie van bijdragen van budgethouders en -beheerders en projectleiders aan P&C producten.
Financiële administratie
De organisatorische eenheid die - in het kader van het budgetbeheer - belast is met de inrichting en het beheer van de financiële administratie. Deze taak omvat het beheer van het rekeningschema, het vastleggen van de budgetten in de administratie, het verwerken van mutaties in verplichtingen, het verwerken en betalen van facturen en de taken op het gebied van geldverkeer, het ontsluiten van gegevens uit de financiële administratie en het opstellen van de jaarrekening.
Managementteam
Het team bestaande uit de gemeentesecretaris (voorzitter), de 5 teammanagers en de concerncontroller. Het team heeft conform artikel 6 van de organisatiebesluit gemeente Oirschot 2015 onder andere als taak – onder eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris - het coördineren van het middelenbeleid.
Prestatie akkoordverklaring
De verklaring van een budgetbesteder dat de geleverde prestatie overeenkomt met de prestatieverklaring van de opdrachtnemer die onderdeel uitmaakt van de factuur of als bijlage is toegevoegd aan de factuur. Voor de verklaring kan de budgetbesteder een beroep doen op een akkoordverklaring van een medewerker, die vanuit zijn taakopdracht inzicht heeft over de uitvoering en oplevering van werken en diensten.
Prestatieverklaring
Een toetsbare onderbouwing van een geleverde prestatie door een opdrachtnemer die is opgenomen als onderdeel van of als bijlage bij een factuur.
Product
De eenheid waarin activiteiten van een programma worden onderverdeeld en die een samenhangend geheel vormen van beleidsvoorbereiding en -uitvoering. In de begroting van Oirschot zijn producten en taakvelden identiek.
Programma
Een door de raad vastgestelde verzameling van beleidskaders en beleidsdoelen. In de begroting worden daaraan financiële middelen gekoppeld onderverdeeld in een aantal taakvelden of producten.
Projectleider
Degene die via een interne opdrachtbrief van de teammanager verantwoordelijk is voor de uitvoering van een project en daarvoor over een eigen projectbudget beschikt dan wel degene die verantwoordelijk is voor de uitvoering van een project dat de vorm heeft van een programmatische bundeling van activiteiten en waarbij sprake is van trekkingsrechten op bestaande (deel)budgetten in beheer bij een of meer budgetbeheerders.
Taakveld
De eenheid waarin activiteiten van de gemeente worden gegroepeerd volgens de indeling van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. In Oirschot is ervoor gekozen deze indeling te hanteren als specificatie van de programma’s.
Subtaakveld
De uitsplitsing van een taakveld, in FCL's, als dit noodzakelijk is om de middelen bij een taakveld uniek toe te wijzen aan één budgethouder of één programma.
Team
Organisatie-eenheid belast met een functionele taakstelling die volgens het sturingsprincipe van de organisatie wordt geleid door een teammanager.
Teammanager
Functionaris die is belast met de algemene en dagelijkse (hiërarchische, functionele en operationele) leiding van een team.
Verplichting
Een uit het aangaan van een bestelling voortvloeiende plicht tot betalen of ontvangen van geldmiddelen. Verplichtingen worden vastgelegd in de financiële administratie als dat uit oogpunt van budgetbeheer noodzakelijk wordt geacht. In deze budgethouders regeling zijn daarvoor criteria opgenomen.
NB Alle genoemde bedragen in de regeling zijn ex btw
Hoofdstuk
2

BEVOEGDHEDEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN
Artikel
2

Budgethouder
1.
Het budgethouderschap is belegd bij:
- a.
De gemeentesecretaris
- b.
De teammanager
- c.
De griffier
2.
Bij afwezigheid van de budgethouder wordt deze horizontaal vervangen door:
- a.
De plaatsvervangend gemeentesecretaris
- b.
Een andere teammanager, zoals vastgelegd in de vervangingsregeling.
- c.
De plaatsvervangend griffier
3.
Een overzicht van de budgethouders en de aan hen toegewezen taakgebonden budgetten is vastgelegd in het budgethouders register.
4.
Op basis van de door de raad vastgestelde begroting en het investeringsplan wijst het college op het niveau van (sub)taakvelden budgetten toe aan de secretaris en de teammanagers in overeenstemming met de aan hen toegewezen taken. Een budget kan ook de vorm hebben van een voorziening, investeringskrediet of projectbudget.
5.
De budgettoewijzing aan de griffier geschiedt door de raad via vaststelling van de begroting.
6.
Budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar in die zin dat het niet is toegestaan twee of meer budgethouders verantwoordelijk te laten zijn voor één budget.
7.
De budgethouder is verantwoordelijk voor het doeltreffend, doelmatig en rechtmatig beheer van alle aan hem of haar toevertrouwde middelen.
8.
De budgethouder verdeelt de aan hem of haar toegewezen budgetten over een aantal budgetbeheerders, resulterend in een aantal FCL's per budgetbeheerder en met inachtneming van de voorwaarde van één budgetbeheerder per FCL's.
9.
De budgethouder autoriseert vooraf alle bestellingen binnen zijn domein groter dan € 10.000 aan de hand van een bestelorder.
10.
De diverse, in deze regeling genoemde, actoren kennen een verschillend mandaat. Dit mandaat is vastgelegd in de mandaat regeling.
11.
De budgethouder is eindverantwoordelijk voor het aanleveren van de informatie (inhoudelijk en financieel) voor de P&C-producten. De budgethouder laat deze taken voorbereiden door de budgetbeheerders.
Artikel
3

Budgetbeheerder
1.
De aanwijzing van de budgetbeheerder vindt plaats door de budgethouder.
2.
Bij afwezigheid van de budgetbeheerder wordt deze horizontaal vervangen door een andere budgetbeheerder binnen hetzelfde team.
3.
Een overzicht van budgetbeheerders en de aan hen toegewezen budgetten is schriftelijk vastgelegd in het budgethoudersregister in Key 2 Financiën. Daarin is ook opgenomen wie in voorkomende gevallen als vervanger optreedt.
4.
Voor de budgetbeheerder is een budget gedefinieerd als een beschikbaar taakgebonden bedrag op het niveau van (sub)taakveld (in de administratie van Oirschot aangeduid als FCL), voorziening, investeringskrediet of project.
5.
Budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar in die zin dat het niet is toegestaan dat twee of meer aangewezen budgetbeheerders verantwoordelijkheid hebben voor 1 taak met bijbehorend budget.
6.
De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor een zodanige organisatie van de werkzaamheden, verbonden aan het hem of haar toevertrouwde budgetten, dat wordt voldaan aan de eisen van doelmatig, doeltreffend en rechtmatig beheer.
7.
De budgetbeheerder heeft inzicht in de opbouw van de aan hem of haar toegekende budgetten (gericht op heden, verleden en toekomst) voor zowel de inkomsten als de uitgaven.
8.
De budgetbeheerder toetst of een voorgenomen bestelling - aangedragen door een budgetbesteder - past binnen de inhoudelijke taakstelling en de financiële ruimte van het desbetreffende budget. Ook toetst hij of zij of is voldaan aan de voorwaarden van het gemeentelijke inkoopbeleid en de mandaatregeling en of het voornemen door de budgetbesteder op de juiste wijze is vastgelegd in een bestelorder.
9.
De budgetbeheerder is bevoegd overeenkomsten en opdrachten tot een bedrag van € 10.000 ex btw te gunnen en te ondertekenen indien het budget toereikend is.
10.
De budgetbeheerder bepaalt aan de hand van de bestelorder of de uit de bestelorder voortvloeiende financiële verplichting in de verplichtingenadministratie dient te worden vastgelegd c.q. hij of zij dit het uit oogpunt van budgetbeheer wenselijk acht. Rekening houdend met artikel 7
11.
De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor de archivering van de goedgekeurde bestelorders (gebeurd straks automatisch).
12.
De budgetbeheerder treedt op als opdrachtgever.
13.
De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het informeren van de leverancier op gebied van de inkoopvoorwaarden, inclusief de vereisten voor het in behandeling kunnen nemen van de factuur.
14.
De budgetbeheerder kan met een budgetbesteder overeenkomen dat de budgetbesteder tot een bedrag van maximaal € 1.000 per budget zonder autorisatie vooraf door de budgetbeheerder inkopen mag doen. Nadat het bedrag van € 1.000 is uitgeput kan opnieuw een dergelijke afspraak worden gemaakt.
15.
Indien de budgetbeheerder dezelfde persoon is als de budgetbesteder van het budget waaruit de opdracht wordt betaald, wordt als extra maatregel voor opdrachten groter dan € 1.000 de autorisatie van de bestelorder voorgelegd aan de budgethouder, tenzij de budgethouder een andere afdoende oplossing vastlegt voor de borging van het “4-ogen principe”.
16.
De budgetbeheerder accordeert de facturen voortvloeiende uit de bestellingen c.q. inkopen nadat hij of zij heeft geconstateerd dat is voldaan aan de voorwaarden opgenomen in de bestelorder en de budgetbesteder zijn of haar fiat heeft gegeven aan de factuur, overeenkomstig de (eventuele) eisen gesteld aan de prestatie akkoordverklaring.
17.
De budgetbeheerder zorgt voor een zodanige afhandeling van de facturen dat kan worden voldaan aan de tijdige betaling binnen de wettelijke termijn. In gevallen waarbij dit niet mogelijk is (bijv. door het ontvangen van een onjuiste factuur of dat de levering nog niet heeft plaatsgevonden) en de wettelijke betaaltermijn in het geding komt, neemt de budgetbeheerder (in overleg met de budgetbesteder) hierover contact op met de leverancier en informeert de financiële administratie door een notitie vast te leggen bij de factuur in de workflow.
18.
Bij dreigende afwijkingen (dus zowel positieve als negatieve ontwikkelingen) van het budget meldt de budgetbeheerder dit aan de budgethouder.
19.
De budgetbeheerder kan aan de budgethouder voorstellen doen om een verschuiving tussen de aan hem of haar toegewezen budgetten binnen hetzelfde taakveld te accorderen als oplossing voor een dreigende budgetoverschrijding. Hierbij geeft hij of zij aan wat de inhoudelijke consequenties daarvan zijn.
20.
De budgetbeheerder verstrekt – onder verantwoordelijkheid van de budgethouder - tijdig informatie voor de P&C-producten aan het cluster financieel beleid van het team Bedrijfsvoering en interne dienstverlening, met inachtneming van de door het managementteam vastgestelde richtlijnen en P&C-planning.
Artikel
4

Budgetbesteder
1.
Elke medewerker kan uit hoofde van zijn functie te maken krijgen met de rol van budgetbesteder.
2.
Een budgetbesteder kan in voorkomende gevallen – bijvoorbeeld bij projecten – te maken krijgen met budgetbeheerders van een ander team.
3.
De budgetbesteder kan zowel financieel inhoudelijk als procesmatig een beroep doen op ondersteuning door de budgetbeheerder.
4.
De budgetbesteder oriënteert zich voorafgaande aan een voorgenomen bestelling c.q. inkoop bij de betreffende budgetbeheerder over de beschikbare financiële ruimte van het budget.
5.
De budgetbesteder bereidt bij voorgenomen opdrachten de inkoop/aanbesteding voor. Hij of zij bepaalt binnen het vastgestelde mandaat en op basis van de kaders van het inkoopbeleid de inkoopstrategie en selecteert de leverancier.
6.
De budgetbesteder legt de gegevens van een voorgenomen bestelling/ inkoop vast in de bestelorder.
7.
De budgetbeheerder treedt bij geaccordeerde opdrachten in de regel op als opdrachtgever. De budgetbeheerder kan besluiten dat de budgetbesteder namens hem of haar kan optreden als opdrachtgever. Dit zal met name voorkomen in die gevallen dat een budgetbesteder is aangewezen als projectleider.
8.
In de gevallen waarin de budgetbesteder namens de budgetbeheerder opdrachtgever is, is de budgetbesteder verantwoordelijk voor het informeren van de leverancier op gebied van de inkoopvoorwaarden, inclusief de vereisten voor het in behandeling kunnen nemen van de factuur.
9.
De budgetbesteder treedt in alle gevallen op als accountmanager van een leverancier.
10.
De budgetbesteder legt in de bestelorder vast of voor de levering een separate prestatie akkoordverklaring vereist is en zo ja op welke wijze de leverancier zal voorzien in de prestatieverklaring.
11.
De budgetbesteder is verantwoordelijk voor het afgeven c.q. accorderen van de prestatie akkoordverklaring.

BEHEER / VERPLICHTINGENADMINISTRATIE / PRESTATIE AKKOORDVERKLARING
Artikel
5

Verplichtingen
1.
Voor een bestelopdracht wordt in de financiële administratie een financiële verplichting vastgelegd, als deze groter is dan € 10.000 en behoort tot één van de volgende combinaties van kostenplaats en kostensoort.
Soort FCL | ECL
Exploitatiebudgetten | Personeel van derden (meerdere kostensoorten)
Uitbestede werkzaamheden
Onderzoek en advies
Onderhoud
Overige kosten
Overige duurzame zaken
Investeringskredieten | Alle FCL's
Projecten | Alle FCL's
Grondexploitatie | Alle FCL's
2.
Het managementteam kan besluiten tot aanscherping van de criteria genoemd in artikel 7.1 als dit uit oogpunt van risicobeheersing wenselijk wordt geacht.
3.
De budgethouder en/of de -beheerder kan op eigen initiatief uit oogpunt van een verantwoord budgetbeheer een financiële verplichting laten vastleggen in de financiële administratie die buiten de gemeente brede criteria valt genoemd in de artikelen 7.1 en 7.2.
4.
De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor de actualiteit van de in administratie vastgelegde verplichtingen.
Artikel
6

Prestatie akkoordverklaringen
Voor prestatie akkoordverklaringen gelden de volgende regels:
- 1.
Leveringen, werken en/of diensten tot € 10.000 worden niet als risico beschouwd. De accordering van de factuur door de budgetbesteder wordt beschouwd als een prestatie akkoordverklaring.
- 2.
Voor leveringen, werken en/of diensten met een factuurbedrag groter dan € 10.000 geldt als regel dat deze dienen te worden onderbouwd door toetsbare aanvullende documentatie zoals afleverbonnen, urenverantwoordingen, verklaringen van toezichthouders of visueel vastgelegde resultaten met uitzondering van facturen voor leveringen en diensten die zich naar hun aard niet lenen voor een prestatie akkoordverklaring.
- 3.
Het managementteam stelt de lijst op met uitzonderingen genoemd in artikel 5.2 en stemt dit af met de accountant
- 4.
De budgetbesteder is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de prestatie akkoordverklaring en de archivering ervan.

BUDGETSUBSTITUTIE
Artikel
7

Budgetsubstitutie
1.
De onderverdeling van een budget in economische categorieën (kosten- en opbrengstensoorten) is toelichtend van aard. Dat betekent dat onder- en overschrijdingen van ramingen met elkaar zonder autorisatie vooraf met elkaar kunnen worden gecompenseerd op voorwaarde dat dit niet leidt tot een overschrijding van het budget op taakveld of productniveau.
2.
Het compensatieregel onder lid 7.1 geldt niet voor de volgende kostensoorten:
- –doorbelaste baten en lasten van en naar (hulp)kostenplaatsen
- –kapitaallasten;
- –dotaties en onttrekkingen aan reserves en voorzieningen;
- –salarislasten
- –inkoopresultaten als gevolg van gunstige aanbestedingen;
- –verrekeningen tussen baten en lasten;
- –uitruilen incidentele en structurele budgetten;
- –boekwinst op verkoop activa.
3.
De budgethouder is bevoegd om binnen één (sub)taakveld in de loop van het jaar budgetverschuivingen aan te brengen tussen FCL's binnen de kaders van het vastgestelde beleid. Een dergelijke wijziging wordt via de financieel adviseur vastgelegd in de financiële administratie.
4.
Het college is bevoegd om binnen één programma in de loop van het jaar budgetverschuivingen aan te brengen tussen taakvelden binnen de beleidskaders van het programma. Een dergelijk besluit wordt vastgelegd via een door het college vastgestelde administratieve begrotingswijziging.
5.
Het schuiven met budgetten tussen programma’s vereist een raadsbesluit door middel van een door de raad vast te stellen wijziging van de begroting.

REGISTRATIE
Artikel
8

Registratie
1.
Financieel beheer van het team Bedrijfsvoering en interne dienstverlening is verantwoordelijk voor de registratie van budgetgegevens in het financieel informatiesysteem en het voeren van de boekhouding.

GELDIGHEID BUDGET
Artikel
9
1.
Verplichtingen, anders dan die ten laste van een budget voor een vastgesteld investeringskrediet, worden ten behoeve van het dienstjaar aangegaan en ten laste van de betreffende jaarrekening gebracht als de activiteit in het dienstjaar heeft plaatsgevonden of de beoogde prestatie in dat jaar is geleverd.
2.
Een lastenbudget dat in een begrotingsjaar niet geheel is besteed komt, behoudens daartoe anders strekkende raadsbesluiten, ten gunste van het rekeningresultaat van het betreffende boekjaar.
3.
Overlopende verplichtingen en vorderingen die zijn ontstaan voor het einde van een boekjaar kunnen worden meegenomen naar het volgende boekjaar op voorwaarde dat de opdracht schriftelijk in het oude boekjaar is verleend en de levering/werkzaamheden/activiteiten zijn uitgevoerd. Deze verplichtingen worden geboekt ten laste van het budget van het oude boekjaar.
4.
Voor aan het einde van het jaar resterende incidentele budgetten kan de raad spelregels formuleren voor het overhevelen van die budgetten naar een volgend boekjaar via de resultaatbestemming.
5.
Als een investeringskrediet een uitvoeringsperiode heeft die meer dan één begrotingsjaar bestrijkt, is de budgethouder c.q. de budgetbeheerder bevoegd de verplichtingen in/voor de betreffende jaren aan te gaan.
6.
Van restantkredieten wordt eens per jaar door de budgethouder en budgetbeheerder – in overleg met de financieel adviseur - vastgesteld of handhaving van het restantkrediet nodig is voor het realiseren van het activum. De voorstellen van alle te handhaven restantkredieten worden ter goedkeuring voorgelegd aan het college.
8.
Na ingebruikname, gereedkomen of aanschaf van de activa (investering) wordt het betreffende investeringskrediet per einde van het boekjaar afgesloten.

ONVOORZIENE UITGAVEN
Artikel
10
Jaarlijks wordt een post onvoorzien opgenomen in de begroting. Een beroep op de post onvoorzien is slechts mogelijk als tegelijkertijd wordt voldaan aan de volgende cumulatieve voorwaarden:
- 1.
de betreffende uitgave is incidenteel;
- 2.
de betreffende uitgave is onvermijdbaar;
- 3.
de betreffende uitgave is niet uit te stellen;
- 4.
de betreffende uitgave is onvoorzien.
De beschikkingsbevoegdheid over de post onvoorzien ligt bij het college. Op de post onvoorzien kunnen geen baten en lasten worden verantwoord. De raad autoriseert achteraf de beschikkingen van het college via de reguliere P&C cyclus.

SLOTBEPALINGEN
Artikel
11
In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist de secretaris.

INTREKKING
Artikel
12
De budgethouder regeling gemeente Oirschot 2023 wordt ingetrokken.

INWERKINGTREDING / CITEERTITEL
Artikel
13
Deze regeling treedt in werking op 1 juli 2025.
Artikel
14
Deze regeling kan worden aangehaald als “Budgethouder regeling gemeente Oirschot 2025”.
Aldus vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van Oirschot van 8 juli 2025.
de secretaris,
Saskia Willems –van Uden
de burgemeester
Judith Keijzers- Verschelling