GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Son en Breugel

Samen Son en Breugel Beleidskader 2025
Versterken van betrokkenheid in de lokale democratie van de Gemeente Son en Breugel

Introductie
Son en Breugel is een groene gemeente met 18.000 inwoners, prachtig gelegen aan rivier de Dommel. Het dorpse karakter en saamhorigheid voeren de boventoon. Inwoners hebben regelmatig contact met hun buren en inwoners zijn vaak actief binnen vrijwilligerswerk, buurt- en sportverenigingen. Bij activiteiten als
Remember
September, carnaval en Koningsdag is de verbondenheid binnen onze gemeente goed te merken. Dat willen we blijven doen met inwoners, lokale maatschappelijke partijen en ondernemers.
De gemeente Son en Breugel wil heldere kaders en beleidsregels neerzetten voor de wijze waarop we ruimte geven voor invloed van inwoners, lokale maatschappelijke partijen en ondernemers. Zij hebben samen een enorme hoeveelheid aan ideeën, kennis, ervaringen en belangen. Bovendien weten zij ook wat goed en belangrijk is voor hun leefomgeving. Daarom vinden wij de invloed van betrokkenen essentieel voor kwalitatief goed beleid. Participatie is veel meer dan een beleidskader, een goed plan of een aantal regels. Het vertelt ons van alles over onze samenleving en wat er leeft. Het zorgt ervoor dat we met elkaar in contact staan.
Dit betekent niet dat iedereen het altijd met elkaar eens moet zijn. Belangen zijn vaak zo divers en uiteenlopend dat niet iedereen het eens kan zijn met de keuze van de gemeente. Daarom willen we duidelijkheid en transparantie bieden over de wijze waarop wij anderen invloed en zeggenschap geven; we stellen beleidsregels op voor verschillende vormen van meedoen. Tegelijkertijd blijft er ruimte voor maatwerk, omdat geen enkel vraagstuk hetzelfde is en de situatie bepalend is voor hoe wij met anderen samen denken, samen besluiten en samen doen.
In dit beleidskader gaan we in op onze visie en ambitie bij het betrekken van de samenleving bij ons beleid. We concretiseren dit in een nieuwe verordening, die regelt hoe de samenleving inspraak en invloed krijgt. We werken dit beleid verder uit in een implementatieplan, waarin we opnemen hoe we gaan ontwikkelen, evalueren en leren. Dat doen we onder meer met een afwegingskader en nieuwe werkwijze.
We gebruiken de term ‘betrokkenheid of betrekken’ in plaats van de term “participatie” uit de ‘participatiewet’. Reden hiervoor is dat wij verwarring met de uitvoering van de binnen het sociale domein bekende participatiewet willen voorkomen en de term ‘participatie’ een abstract en algemeen woord is. Het gaat ons om meedoen, meebeslissen, meepraten; om echte betrokkenheid.
Dit document is in de ‘we’ vorm geschreven. Inwoners, maatschappelijke partijen en ondernemers kunnen alleen invloed uitoefenen op het beleid van de gemeente als wij daar de ruimte voor bieden. Met dit beleidskader maken we inzichtelijk hoe we dat als gemeente gaan doen en schrijven daarom vanuit het perspectief van de Gemeente Son en Breugel.
1.

Participatie: waar gaat het over?
‘Inwonerbetrokkenheid is dat de gemeente Son en Breugel en de gemeenschap samen werken aan betere beslissingen, door open in gesprek te gaan met de gemeenschap. Het is een proces waarin betrokkenen de kans krijgen om mee te denken en bij te dragen, zodat het beleid aansluit bij de mensen om wie het gaat.‘
Samenwerken en ruimte geven voor invloed van inwoners en belanghebbenden bij plannen en projecten is belangrijk. De samenleving en de wetgever vragen van gemeenten dat we in verbinding zijn met de gemeenschap. Dat is terug te vinden in de Omgevingswet en de Wet Versterking participatie op decentraal niveau. De Omgevingswet is per 1 januari 2024 ingevoerd. Deze stimuleert vroegtijdige betrokkenheid van mensen bij ruimtelijke plannen. De wet Versterking participatie op decentraal niveau is in voorbereiding en wordt onderdeel van de Gemeentewet. Het doel van deze wet is de invloed van inwoners, maatschappelijke partijen en ondernemers bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van gemeentelijk beleid te vergroten. Het verbreedt de huidige Inspraakverordening naar een Verordening Betrokkenheid en Uitdaagrecht, waarin beleidsregels zijn opgenomen over hoe inwoners, maatschappelijke partijen en ondernemers invloed kunnen uitoefenen op het gemeentelijk beleid.
1.1.

Wat is het?
In de toelichting op de Wet Versterking participatie op decentraal niveau staat wat volgens de wet participatie is:
‘Participatie is een manier van beleidsvoering, waarbij inwoners, individueel of georganiseerd, direct of indirect, de kans krijgen om invloed uit te oefenen op de voorbereiding, uitvoering of evaluatie van beleid.’
Betrokkenheid of betrekken gaat dus over actieve deelname; meedoen. Over de wijze waarop anderen dan de gemeente medezeggenschap en invloed krijgen over het gemeentelijk beleid.
Op welke manier, in welke mate en in welke fase, is afhankelijk van het vraagstuk en de deelnemers. Het is niet erg als niet iedereen hetzelfde denkt over wat er nodig is om samen te werken aan een vraagstuk. Wel is het belangrijk om vooraf gedeelde kaders en begrijpelijke beleidsregels vast te stellen over de wijze waarop je invloed hebt. Het gaat om het zichtbaar maken van gemeenschappelijke en botsende maatschappelijke, individuele, huidige en toekomstige belangen, meningen, ideeën, kennis en ervaringen. Het gaat om het mogelijk maken van een goede afweging voor het nemen van weloverwogen en gemotiveerde besluiten. En het gaat om het bijdragen aan kwalitatief goed beleid.
De wetgever geeft invloed op de uitvoering van het gemeentelijk beleid door het uitdaagrecht (ook wel Right-to-Challenge genoemd). Hiermee kunnen inwoners en lokale maatschappelijke partijen gemeentelijke taken overnemen als zij dit beter, slimmer, goedkoper of anders kunnen doen. De gemeente bepaalt op welke gemeentelijke taken zij ‘uitgedaagd’ kan worden en onder welke voorwaarden anderen deze taken mogen uitvoeren. De gemeente blijft wel juridisch verantwoordelijk, ook als anderen haar taken uitvoert. Er zijn ook gemeentelijke taken die niet mogen worden overgedragen, zoals bijvoorbeeld de taken op het gebied van openbare orde en veiligheid.
1.2.

Wat is het niet?
Anderen betrekken kan er niet voor zorgen dat iedereen het met elkaar eens is over de uitkomsten van een proces of de inhoud van beleid. De uitkomst kan voor deelnemers onwenselijk zijn. Het betrekken van anderen heeft niet als eerste doel om draagvlak te creëren of bezwaar en beroep te voorkomen. Een zorgvuldig doorlopen proces kan wel bijdragen aan de onderbouwing en acceptatie van de uitkomsten.
1.3.

Onze visie en ambitie
De samenleving maken we samen. We willen dat inwoners, maatschappelijke partijen en ondernemers in staat zijn om betrokken te zijn bij de inrichting van hun leefomgeving. Daarom willen we bij het opstellen, uitvoeren en evalueren van ons beleid passende invloed bieden aan alle mensen die we met ons beleid raken. Vanuit het principe ‘over ons = met ons’. Dit met als doel dat we beleid maken dat aansluit bij de samenleving van nu en in de toekomst. We staan open voor initiatieven en denken mee met de initiatiefnemer. Zo geven we samen vorm aan prettig samenleven.
Onze ambities zijn:
- •Inwoners een stem te geven bij de ontwikkeling, uitvoering en evaluatie van ons beleid.
- •Een hoge kwaliteit bereiken van onze plannen, projecten, beleid, uitvoering en evaluatie door de ideeën, ervaringen en kennis van onze inwoners te benutten.
- •Onze besluiten aan te laten sluiten op de samenleving door inwoners, ondernemers en maatschappelijke partijen invloed en (waar mogelijk) medezeggenschap te geven tijdens het democratisch proces.
- •Ruimte te geven aan initiatieven vanuit de samenleving, bijvoorbeeld door onze inwoners en maatschappelijke partijen in staat te stellen om ons uit te dagen.
- •Een kompas te bieden voor het kiezen van een passende vorm om anderen te betrekken bij een vraagstuk.
1.4

Onze waarden
Om onze visie en ambitie te realiseren, werken we vanuit waarden. Onze waarden bepalen de manier waarop we betrokkenheid en invloed organiseren. Ze bieden handvatten voor het ontwerpen en uitvoeren van een passend proces. Daarnaast helpen ze ons om te beoordelen hoe een proces is uitgevoerd.
Onze waarden zijn:
- •Er is duidelijkheid en transparantie over ieders invloed, rol en zeggenschap met heldere kaders en een passend proces:
- Voor iedereen is de mate van invloed in de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van het beleid vooraf duidelijk. We stellen kaders waarbinnen invloed mogelijk is en die voor iedereen die meedoet begrijpelijk zijn. We ontwerpen een proces, dat past bij het vraagstuk en de deelnemers. Voor iedereen is op ieder moment duidelijk waar we ons in het proces bevinden.
- •Iedereen doet gelijkwaardig mee:
- Iedereen doet ertoe en we houden rekening met verschillen tussen mensen. We streven ernaar dat (een afspiegeling van) alle relevante betrokkenen bij een vraagstuk mee kunnen doen, zodat we gemeenschappelijke en uiteenlopende ideeën, meningen, ervaringen en belangen in beeld krijgen. De wijze waarop we mensen mee laten doen, bepalen we aan de hand van het vraagstuk en de situatie. Informatie is voor iedereen die meedoet beschikbaar, toegankelijk en begrijpelijk.
- •Beslissers tonen zich een betrouwbare partij:
- We zijn benaderbaar en toerekenbaar. We houden ons aan de afspraken die we maken; we beslissen over het beleid, zoals vooraf afgesproken in de kaders. We maken voorafgaand aan het proces duidelijk wat we doen met de uitkomsten. We motiveren onze besluiten en leggen verantwoording af over onze afwegingen.
2.

Hoe participeren we?
Inwonerbetrokkenheid kent verschillende niveaus. We verkennen de verschillende rollen die betrokkenen, de gemeenteraad en de gemeente daarbij kunnen vervullen.
2.1.

Betrokkenheidswijzer
We hebben de mate van betrokkenheid opgedeeld in verschillende maten van invloed. De wijzer geeft richting aan de gewenste manier van inwonerbetrokkenheid. Deze wijzer zorgt ervoor dat we bewuster kiezen voor een bepaald niveau van betrokkenheid.
We noemen deze tool de ‘betrokkenheidswijzer’.
De betrokkenheidswijzer bestaat uit zes niveaus van betrokkenheid. Bij het eerste niveau (informeren) heeft de betrokkene de minste invloed. Het zesde niveau (uitdagen) geeft de betrokkene de meeste invloed.
Als we het hebben over het informeren, vertelt de gemeente wat er gaat gebeuren. Dit is het laagste niveau van betrokkenheid. Het kan ook zo zijn dat de gemeente iets voor wil leggen, dit noemen we ‘meninggeven‘. De gemeente vraagt dan om feedback, voorstellen en de mening van betrokkenen. Bij het niveau meedenken worden betrokkenen al eerder in het proces gevraagd om tot een eerste plan te komen. Het kan ook zijn dat de gemeente hulp vraagt bij het maken van keuzes voor dit eerste plan (bijvoorbeeld ‘wat gaan we doen met de reststrook bij dit bouwproject?‘). Dit heet samenwerken. Dat kan ook nog naar een hoger niveau, door niet alleen samen te werken, maar ook samen het besluit te nemen (meebeslissen). Tot slot kan de gemeente worden uitgedaagd: een initiatiefnemer komt met plannen en ideeën en de gemeente faciliteert.
Binnen elk vraagstuk is het mogelijk dat inwonerbetrokkenheid moet worden opgeknipt in verschillende fases. Het kan zijn dat de gemeente aan het begin een betrokkene zoveel mogelijk wil laten meedenken, maar later in het proces de inwoner alleen wil informeren. Bij grotere uitdagingen is het dus belangrijk om te kijken naar de mate van betrokkenheid per fase of deelonderwerp. Voor elke fase of deelonderwerp moet er gekeken worden naar welk niveau van betrokkenheid van toepassing is.
De rol van betrokkenen, de gemeenteraad en het college verschilt sterk per niveau van inwonerbetrokkenheid. Naarmate inwoners meer invloed krijgen, verschuift de rol van het college van sturend naar faciliterend, en die van de gemeenteraad van controlerend naar kaderstellend. Het is essentieel om helder te communiceren wat de verwachtingen zijn om inwonerbetrokkenheid succesvol te maken.
In onderstaande tabel staan de verschillende niveaus toegelicht met daarbij ook de rol van de betrokkene, de gemeenteraad en het college.
2.2.

Randvoorwaarden
Voor ieder vraagstuk ontwerpen we een proces dat past bij het vraagstuk, de situatie, de betrokkenen en de mate van invloed die zij krijgen. Vooraf stellen we heldere kaders, die aangeven wat we willen bereiken met de betrokkenheid en hoeveel ruimte anderen krijgen om invloed uit te oefenen.
Wie bepaalt de ruimte van invloed?
Het bestuursorgaan, dat bevoegd is om te beslissen over een vraagstuk bepaalt vooraf hoeveel invloed anderen krijgen. Als de gemeenteraad bijvoorbeeld bevoegd is om een besluit te nemen over een vraagstuk, dan is het de gemeenteraad die bepaalt hoeveel invloed anderen krijgen om mee te doen. Bij een vraagstuk waar het college van burgemeester en wethouders over gaat, beslist het college hoeveel invloed anderen krijgen. Wie mee mag doen zijn de mensen die specifiek bij het vraagstuk betrokken zijn. We ontwerpen een passend proces bij het vraagstuk en de mensen die dat raakt, waarbij we zorgen voor duidelijke kaders en heldere verwachtingen.
De randvoorwaarden voor een proces
Om een passend proces uit te voeren is het belangrijk dat we voldoen aan een aantal randvoorwaarden. Mensen vragen om mee te doen is alleen zinvol als:
- •het onderwerp relevant is voor de deelnemers en aansluit bij hun belevingswereld;
- •de deelnemers werkelijk invloed krijgen, iets te kiezen hebben en mee kunnen doen;
- •er voldoende (voorbereidings)tijd, capaciteit, ruimte om te experimenteren en financiën is om de interactie te organiseren.
Voldoen het vraagstuk, de situatie en de beschikbare middelen niet aan één of meer van bovenstaande randvoorwaarden, dan is het mee laten doen van inwoners niet zinvol. In die gevallen zien we onderbouwd af van een betrokkenheidsproces.
Voordat we besluiten om mensen mee te laten doen toetsen we bovenstaande randvoorwaarden. Als we het belangrijk vinden dat anderen invloed krijgen bij een vraagstuk, dan kijken we hoe we bovenstaande randvoorwaarden kunnen creëren.
Het proces
Wordt voldaan aan de randvoorwaarden, dan ontwerpen we een passend proces. Het proces sluit aan bij het vraagstuk, de deelnemers en de invloed die eenieder krijgt. Bij het ontwerp houden we oog voor de algemene beginselen van behoorlijk bestuur. Vanaf het begin van het proces moet helder zijn wat het einddoel is en hoe we daar samen willen komen, hoeveel ruimte er is voor inbreng en invloed en wat de rolverdeling tussen de betrokkenen is. Dit stellen we voorafgaand aan het proces vast in een kader. Hierin werken we uit hoe we de randvoorwaarden invullen en bepalen we hoe we na afloop van het proces toetsen of is voldaan aan het gestelde kader. We ontwerpen en organiseren het proces zoveel mogelijk samen met de mensen die meedoen. Waar mogelijk en wenselijk laten we het organiseren van de samenwerking over aan anderen.
3.

Hoe gaan we om met risico’s?
We willen graag samen met inwoners de dorpsgemeenschap mooier maken. Maar lang niet alle inwoners willen meedenken en meedoen met ons. En zelfs als ze dat willen, dan betekent dat niet dat alle inwoners het altijd met elkaar eens zullen zijn. Dit kan er ook voor zorgen dat een inwonerbetrokkenheidsproces niet loopt zoals we hadden verwacht. Het is van belang dat we hiervan leren, transparant zijn in de gemaakte keuzes en ook proberen te eindigen met een zo breed mogelijk gedragen resultaat.
Risico | Toelichting | Maatregelen
Verantwoordelijkheid inwonerbetrokkenheid | Niet iedereen binnen de gemeentelijke organisatie voelt zich verantwoordelijk voor inwonerbetrokkenheid, waardoor het proces niet goed op gang komt. | - •Er is een Beleidsadviseur inwonerbetrokkenheid - •Inwonerbetrokkenheid inbedden in de huidige werkprocessen. - •Inwonerbetrokkenheid vraagt om commitment van bestuur.
Inwoners, raad/college hebben te hoge verwachtingen | Er kunnen verwachtingen worden gewekt die niet altijd waargemaakt kunnen worden. Inwoners verwachten soms dat hun inbreng direct wordt overgenomen. De raad of het college verwacht dat de betrokkenheid tot directe overeenstemming leidt. | - •Vooraf duidelijke communiceren wat betrokkenen kunnen verwachten van hun bijdrage. - •Duidelijk zijn over de kaders van de betrokkenheid. - •Regelmatig terugkoppeling geven over de verwerking van de uitkomsten.
Implementatie kost tijd | Het invoeren van dit nieuwe beleidskader kost tijd, omdat het gaat om veranderingen in werkprocessen. | We zorgen voor een goede implementatie: interne communicatie, workshops en trainingen zodat iedereen begrijpt waarom en hoe ze met het nieuwe beleidskader moeten werken.
Kosten/baten inwonerbetrokkenheid | De kosten van de processen moeten opwegen tegen de meerwaarde die het uiteindelijk oplevert. | - •Vooraf duidelijke doelen stellen en bepalen wanneer inwoner echt waarde toevoegt. - •Efficiënte werkvormen kiezen, zoals digitale enquêtes in plaats van fysieke bijeenkomsten als dat passend is. - •Evalueren of de inspraak daadwerkelijk heeft bijgedragen aan betere besluitvorming.
Doel inwonerbetrokkenheid is niet duidelijk | Soms kan inwonerbetrokkenheid worden ingezet, zonder helder doel. Dit kan leiden tot frustratie bij zowel inwoners als ambtenaren, omdat onduidelijk is wat er met de input gaat gebeuren. | - •Inwoners alleen actief betrekken wanneer het echt bijdraagt aan betere besluiten of meer draagvlak. - •Duidelijk formuleren wat de bedoeling is van de inwonerbetrokkenheid en wat er met de inbreng gebeurt.
Geen continuïteit | Bij betrokkenheid is continuïteit belangrijk: inwoners moeten zien dat hun inspanningen effect hebben. Als er onvoldoende opvolging is, haken mensen af. | - •Aanhaken bij bestaande netwerken/bewonersinitiatieven om betrokkenheid duurzaam te maken. - •Regelmatig terugkoppelen over wat er met de input is gedaan, zodat inwoners gemotiveerd blijven om deel te nemen.
4.

Hoe gaan we om met het uitdaagrecht?
Het uitdaagrecht is een manier voor (groepen) inwoners, lokale maatschappelijke partijen en ondernemers om taken van de gemeente over te nemen als zij dit beter, goedkoper of anders kunnen doen.
Het doel is van het uitdaagrecht dat inwoners de beste dienstverlening krijgen. Op dit moment voeren we veel taken zelf uit. Met het openstellen van uitdaagrecht bieden we anderen de mogelijkheid om op een creatieve wijze een betere invulling hieraan te geven, zoals het uitvoeren van groenbeheer of welzijnswerk in de buurt. Er zijn ook taken, waarbij de gemeente verplicht blijft om deze zelf uit te voeren. Denk dan bijvoorbeeld aan het handhaven in de openbare ruimte. Op deze taken is het uitdaagrecht niet van toepassing.
Om een idee te beoordelen, wordt in elk geval gekeken naar de volgende onderdelen:
- •Door het idee kan iets goedkoper, beter of anders worden opgepakt.
- •Het doel van het uitdaagverzoek staat helder beschreven.
- •Er is een indicatie gegeven van het draagvlak onder belanghebbenden.
4.1.

Hoe bepalen we de toepassing van uitdaagrecht?
Bij het vaststellen van inhoudelijk beleid voor een gemeentelijke taak bepalen we of wij het uitdaagrecht daarop toepassen.
Bijvoorbeeld bij het opstellen van het groenbeleidsplan of preventiebeleid. Het bevoegde bestuursorgaan beslist over de toepassing van uitdaagrecht; de gemeenteraad of het college van burgemeester en wethouders. Als het inhoudelijke beleid voorligt ter vaststelling wegen wij af of onze inwoners er voordeel van hebben als (groepen) inwoners, lokale maatschappelijke partijen, ondernemers de gemeentelijke taak uitvoeren. Wij kijken hierbij ook naar de samenhang met andere gemeentelijke taken en de effecten die het overnemen van de taak heeft op andere gemeentelijke taken. Nemen we de mogelijkheid voor uitdaagrecht op in een inhoudelijk beleidskader, dan bepalen we in dat kader onder welke condities en voorwaarden de gemeentelijke taak kan worden overgenomen.
4.2.

Hoe beoordelen we een uitdaagverzoek?
Als in een inhoudelijk beleidskader is opgenomen dat we uitdaagrecht toepassen, dan beoordelen we een uitdaagverzoek aan de hand van de in dat kader opgenomen condities en voorwaarden. Daarnaast stellen we in de ‘Verordening betrokkenheid en uitdaagrecht’ vast aan welke criteria een individueel uitdaagverzoek moet voldoen. Het college toetst bij een uitdaagverzoek in ieder geval:
- •of het verzoek past binnen de geldende wet- en regelgeving;
- •of het verzoek voldoet aan de in het inhoudelijke beleidskader gestelde condities en voorwaarden;
- •of de initiatiefnemer onze waarden waarborgt bij de uitvoering van de gemeentelijke taak;
- •waarom en hoe de initiatiefnemer de taak beter, anders en/of goedkoper kan uitvoeren.
- •uitleg over de betrokkenheid, kennis of ervaring van de initiatiefnemers;
- •de haalbaarheid van het uitdaagverzoek;
- •hoe de initiatiefnemer de kwaliteit en uitvoering van de gemeentelijke taak waarborgt (ook op langere termijn);
- •de wijze waarop initiatiefnemer omgaat met risicobeheersing;
- •de wijze waarop de initiatiefnemer verantwoording aflegt over de uitvoering van de gemeentelijke taak;
- •of er genoeg draagvlak onder (belanghebbende/relevante) inwoners is;
- •of de initiatiefnemer van de gemeente ondersteuning nodig heeft.
Elk initiatief is maatwerk en kent daarom zijn eigen doorlooptijd. Het college beslist binnen zes weken over de ontvankelijkheid van het verzoek. Binnen drie maanden wordt er een besluit genomen over de inhoud van het verzoek, tenzij anders met de initiatiefnemers wordt overeengekomen. De verantwoording van de toegewezen en afgewezen verzoeken wordt verantwoord in de jaarrapportage.
4.3.

Wanneer is uitdaagrecht niet mogelijk?
Het is niet altijd mogelijk om de gemeente uit te dagen. Bij elk verzoek moeten we rekening houden met het algemeen belang en de veiligheid. Het is soms niet mogelijk een gemeentelijke taak over te nemen, bijvoorbeeld:
- •bepaalde wettelijke taken die alleen door een overheid kunnen worden uitgevoerd, zoals gemeentelijke belastingen of het werk van de hulpdiensten, vallen buiten het recht;
- •wanneer het uitdaagrecht niet zwaarder opweegt tegen het algemeen belang of het belang van de verantwoordelijkheid van de gemeente voor kwetsbare groepen in de samenleving. Dit kan betrekking hebben op onder andere bomen, parkeerplaatsen of lantaarnpalen.
Een volledig overzicht staat in de Verordening, hoofdstuk 3, artikel 6: Verordening Betrokkenheid en Uitdaagrecht gemeente Son en Breugel 2025.
4.4.

Rol van de gemeente
Naast het proces voor het indienen van een uitdaagverzoek, heeft ook de gemeente een rol als het gaat om uitdaagrecht:
- •Duidelijke afspraken maken over het proces: verantwoordelijkheden per betrokkene, tijdsplanning, verwachtingen.
- •Hulp bieden bij het uitwerken van het uiteindelijke plan (denk hierbij aan eisen: juridisch, budgettair, communicatie).
- •Het meenemen van de raad en organisatie in de andere manier van werken. Of de raad betrokken moet worden is afhankelijk van het idee.
- •Indien van toepassing: financiële ondersteuning.
5.

Hoe organiseren we dit intern?
Dit Beleidskader moet ertoe leiden dat we als organisatie op een goede manier betrokkenheid organiseren bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van ons beleid. Hierdoor verbeteren we en passen we continu onze werkwijze aan naar wat werkt in de praktijk.
5.1.

Hoe zorgen we voor een continu intern leerproces?
De impact van het nieuwe Beleidskader en de Verordening raakt niet alleen de inwoners en ondernemers van de gemeente Son en Breugel, maar ook de ambtelijke organisatie. Werkprocessen moeten worden veranderd om het nieuwe beleid in praktijk te brengen. Daarnaast zal ook de gemeentelijke organisatie moeten worden aangepast. Van medewerkers worden aanvullende vaardigheden verwacht.
Dat betekent dat we onze waarden en randvoorwaarden vertalen naar onze werkwijze. De verordening bieden we gelijktijdig met dit Beleidskader aan de gemeenteraad aan. Na vaststelling van de Verordening en dit Beleidskader starten we met de implementatie. Hiermee zorgen we ervoor dat de gemeentelijke organisatie processen voor betrokkenheid kan organiseren, blijft ontwikkelen en leren in de praktijk. De lijnen van onze implementatie zijn:
- •Hoe organiseren we betrokkenheid?
Hierin nemen we onder andere op hoe we een proces voor betrokkenheid voorbereiden en uitvoeren, de wijze waarop we besluitvorming organiseren en hoe we monitoren en evalueren.
- •Wat gaan we de komende tijd doen?
Hierin nemen we onder andere op hoe we het organiseren van betrokkenheid implementeren in de gemeentelijke organisatie. Denk dan bijvoorbeeld aan het inrichten van processen, het vergroten van kennis en vaardigheden in de gemeentelijke organisatie, de randvoorwaarden creëren om te ontwikkelen en te leren in de praktijk.
De implementatie moet ertoe leiden dat we als organisatie op een goede manier betrokkenheid organiseren bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van ons beleid.
5.2.

Hoe zorgen we ervoor dat het uitdaagrecht wordt geïmplementeerd?
Ook de doorvertaling van het uitdaagrecht in (werk)processen zal volgen. Op welke manier kunnen deze initiatieven zich melden? Naar wie wordt het verzoek toegezonden? Hoe worden de uitdaagverzoeken ondersteund in het voorbereidende proces?
6.

Evaluatie en terugkoppeling
Ter afronding van het betrokkenheidsproces wordt er een terugkoppeling gegeven aan de betrokkenen. De terugkoppeling bestaat uit het betrokkenheidsproces (wat hebben we gedaan?) en de opbrengsten van het proces (en hoe de resultaten worden verwerkt).
Om het proces te beoordelen wordt er teruggekeken naar de uitvoering van het proces:
- •Hoe verliep het proces? Waren de deelnemers tevreden?
- •Zijn de juiste mensen betrokken? Was het proces inclusief en representatief?
- •Is de opbrengst goed verwerkt en achteraf gedeeld met de betrokkenen?
- •Is er een terugkoppeling gedeeld met de betrokkenen? Wat is er wel of niet gedaan met de inbreng en waarom?
Aan het eind van een project maken we intern een evaluatie van de inwonerbetrokkenheid. In deze evaluatie staat beschreven hoe het proces feitelijk is verlopen. Ook staat er bijvoorbeeld in welke bijeenkomsten er zijn georganiseerd en wat er is gedaan om alle perspectieven in beeld te brengen. De evaluatie moet een samenvatting zijn van de inbreng van de betrokkenen. Het moet helder zijn wat er met die inbreng is gedaan en waarom. Dit is tevens het eindpunt van het proces Inwonerbetrokkenheid.
7.

Rolverdeling en verantwoordelijkheid
Zoals eerder aangegeven verschilt de rol van inwoners, de gemeenteraad en het college per inwonerbetrokkenheidsproces. Met de komst van dit beleid geeft de gemeenteraad de kaders aan waarbinnen de inwonerbetrokkenheidsprocessen van Son en Breugel vorm krijgen. Dit zorgt ervoor dat voor alle betrokkenen de werkwijze van inwonerbetrokkenheid op een eenduidige, consistente manier geregeld is. Ondanks de verschillende verantwoordelijkheden, zijn er ook kaders nodig om dit beleid goed toe te passen. Per rol staan alle verantwoordelijkheden beschreven:
7.1.

Verantwoordelijkheid betrokkenen
Bij betrokkenheidstrajecten hebben betrokkenen verschillende verantwoordelijkheden die bijdragen aan een succesvol proces. Deze verantwoordelijkheden zijn:
- 1.
Verdieping in het onderwerp: betrokkenen worden verwacht zich te verdiepen in het thema of vraagstuk waarover het gaat. Dit betekent dat zij kennis vergaren, zodat zij goed geïnformeerd meedenken en een waardevolle bijdrage kunnen leveren.
- 2.
Optreden als adviseur: In inwonerbetrokkenheidsprocessen hebben betrokkenen vaak een adviserende rol. Zij brengen hun ideeën, wensen en zorgen in, maar het uiteindelijke besluit ligt vaak bij de gemeente. Dit vraagt van betrokkenen begrip voor de kaders en beperkingen waarbinnen beslissingen genomen worden.
- 3.
Meedenken zonder garantie van overname: Een inwonerbetrokkenheidsproces is een collectieve zoektocht naar de beste oplossingen. Dit betekent dat niet elke individuele inbreng direct wordt overgenomen. Het is belangrijk dat inwoners bereid zijn om compromissen te sluiten en dat zij begrip hebben voor het feit dat het uiteindelijke besluit breder gedragen moet worden.
- 4.
Bijdragen aan een collectief proces: Inwonerbetrokkenheidsprocessen draaien om samenwerking. Dit vraagt van betrokkenen dat zij zich openstellen voor andere perspectieven en bijdragen aan een proces waarin het algemeen belang centraal staat, in plaats van alleen individuele wensen.
- 5.
Gelijkwaardigheid respecteren: Voor een succesvol traject is het van belang dat alle betrokkenen elkaar gelijkwaardig behandelen. Ieders inbreng is waardevol, ongeacht achtergrond, kennis of ervaring. Het respecteren van deze gelijkwaardigheid draagt bij aan het goede gesprek.
Betrokkenen spelen een cruciale rol door betrokken, geïnformeerd en respectvol mee te werken aan een proces dat uiteindelijk gericht is op een breed gedragen besluit.
7.2.

Verantwoordelijkheid gemeenteraad
De gemeenteraad heeft een kaderstellende en controlerende rol als het gaat om inwonerbetrokkenheid. De betrokkenheid van de raad bij de inwonerbetrokkenheidsprocessen is maatwerk en verschilt per proces;
De gemeenteraad kan per fase van het proces een andere rol aannemen. Dit houdt in dat de gemeenteraad:
- •
vooraf
1
De gemeenteraad wordt vooraf actief betrokken als er sprake is van een betekenisvol project en/of maatschappelijke ontwikkeling die impact heeft op een wijk of gebied op de beleidsterreinen van welzijn, gezondheid, veiligheid, economie en duurzaamheid.
kaders heeft gesteld waarbinnen het college het inwonerbetrokkenheidsproces moet uitvoeren (Beleidskader Samen Son en Breugel). Indien nodig, worden vooraf aanvullende inhoudelijke en procesmatige kaders benoemd (bijvoorbeeld stakeholdergroep of methode).
- •tijdens het proces vinger aan de pols houdt op de gestelde inhoudelijke en procesmatige kaders. Dit kan bijvoorbeeld door het gesprek aan te gaan (raadslid met collegelid), door een informatiesessie, of als uiterste: door een motie aan te nemen.
- •na het proces, de uitkomsten controleert door te beoordelen of het inwonerbetrokkenheidsproces goed is uitgevoerd door het college en/of het voldoet aan de vooraf gestelde kaders.
Het is belangrijk om te benadrukken dat luisteren naar belangen in een inwonerbetrokkenheidsproces niet automatisch betekent dat de raad deze belangen overneemt. De inbreng en uitkomsten van het inwonerbetrokkenheidsproces worden serieus genomen. De raad hoort te controleren of het inwonerbetrokkenheidsproces is verlopen zoals oorspronkelijk was bedoeld. Dit betekent ook dat, wanneer een raadsbesluit niet de uitkomst van een inwonerbetrokkenheidsproces volgt, de raad zijn verantwoordelijkheid neemt en dat verwacht mag worden dat de raad zijn besluit in relatie tot de zorgen van de betrokkenen motiveert.
7.3.

Verantwoordelijkheid college B&W
Dit beleid geeft de kaders voor inwonerbetrokkenheid, waarbinnen het college uitvoering geeft aan de wijze waarop inwoners worden betrokken. Het college is verantwoordelijk voor het correct toepassen van dit beleidskader en dus de inwonerbetrokkenheid per onderwerp
2
In ruimtelijke ontwikkelingsprojecten waarvan de initiatiefnemer niet de gemeente is, leggen wij de verantwoordelijkheid bij de initiatiefnemer neer. Op basis van de Omgevingswet heeft de raad een kader vastgesteld in welke omstandigheden door een externe initiatiefnemer verplicht is om te participeren.
. Daarnaast heeft de portefeuillehouder Burgerparticipatie een coördinerende rol en houdt toezicht op de voorbereiding en de uitvoering van het Beleidskader Inwonerbetrokkenheid.
Het college is verantwoordelijk voor het uitvoeren van het inwonerbetrokkenheidsproces, daarbij ondersteund door de ambtelijke organisatie. De ambtelijk projectleider organiseert het hele project, inclusief het inwonerbetrokkenheidsproces.
Om de raad op de juiste manier te informeren is het van belang om de raad te informeren over de ingebrachte onderwerpen in het inwonerbetrokkenheidsproces en wat daarmee gedaan is. Om de weging bij de besluitvorming te kunnen maken, moeten ook de uitkomsten van het inwonerbetrokkenheidsproces bij het raadsvoorstel gevoegd zijn.
7.4.

Verantwoordelijkheid Beleidsadviseur Inwonerbetrokkenheid
Naast het Beleidskader Inwonerbetrokkenheid is er ook een Beleidsadviseur Inwonerbetrokkenheid. Deze beleidsadviseur zorgt voor:
- •implementatie en verder ontwikkelen van het nieuwe beleid in de organisatie;
- •de bevordering en borging van kennis in de organisatie over inwonerbetrokkenheid;
- •het faciliteren van het monitoring en evaluatie van inwonerbetrokkenheidsprocessen;
- •de inzet van middelen voor inwonerbetrokkenheidgemeentebreed, project overstijgend;
- •advisering over de opzet van inwonerbetrokkenheidsprocessen;
- •beantwoording van vragen over inwonerbetrokkenheid door de gemeentelijke organisatie en het bestuur.
8.

Kosten
De uitvoering van deze beleidsnota is een verantwoordelijkheid van de gehele gemeentelijke organisatie, waarbij Inwonerbetrokkenheid onderdeel wordt in alle gemeentelijke opgaven. De financiering hiervan valt daarmee ook onder de projecten zelf en wordt gedekt vanuit de bijbehorende projectbegroting.
Er worden mogelijk nog extra kosten verwacht voor ondersteunende tools die we nu nog niet gebruiken en/of voor de algemene verbetering van inwonerbetrokkenheid gemeentebreed. We moeten deze mogelijkheden nog onderzoeken en, als ze nodig blijken, opnemen in de begroting.
Mogelijke voordelen op lange termijn
Dit Beleidskader kan op de lange termijn ook financiële voordelen opleveren. Deze besparingen zijn echter niet het hoofddoel; ze zijn eerder een bijkomend effect.
Er zijn verschillende manieren waarop dit Beleidskader kostenbesparend kan werken. Allereerst richten we ons op het continu ontwikkelen en leren van ambtenaren. We zien samenwerken met inwoners als een standaard taak van de gemeente. Door hierin zelf beter te worden, hoeven we minder vaak externe partijen inschakelen, wat leidt tot efficiëntere processen en minder ‘herstelkosten‘.
Het proces om de gemeente uit te dagen vraagt in eerste instantie om meer inzet van de gemeente, wat tijd en geld kost. Deze inzet wordt bekostigd uit beschikbare budgetten binnen specifieke projecten. Het doel hiervan is echter dat de rol van de gemeenteambtenaar uiteindelijk kleiner wordt, wat mogelijk leidt tot minder kosten.
Daarnaast, door signalen van inwoners beter vast te leggen en duurzame relaties op te bouwen, kan de aanpak van inwonerbetrokkenheid steeds efficiënter worden. Op langere termijn zou dit ook kosten kunnen besparen.
9.

Borging van inclusiviteit
Diversiteit speelt een belangrijkere rol dan representativiteit. Het gaat er niet om dat de deelnemers exact de samenleving weerspiegelen, maar dat uiteenlopende belangen en perspectieven worden meegenomen in het proces. Daar liggen nog volop uitdagingen voor de gemeente Son en Breugel.
Sommige doelgroepen blijven, ondanks uitgebreide inspanningen om onderwerpen onder de aandacht te brengen, ondervertegenwoordigd. Hoe deze groepen beter bereikt kunnen worden, blijft een aandachtspunt voor toekomstige inwonerbetrokkenheidsprocessen.
In een volgend proces is het belangrijk om vooraf goed na te denken over de doelen, de doelgroepen en de manieren van betrekken. Niet iedereen is via dezelfde kanalen te bereiken, en een effectief inwonerbetrokkenheidsproces speelt hierop in.
Inclusiviteit borgen als het gaat om inwonerbetrokkenheid is essentieel om ervoor te zorgen dat zoveel mogelijk mensen gehoord worden. Dit gaan wij doen omdat we willen dat er zoveel mogelijk mensen, ongeacht achtergrond, beperking of andere factoren, de kans krijgen om mee te praten en invloed uit te oefenen.
- 1.
Diversiteit herkennen en erkennen
-We analyseren onze doelgroep door demografische gegevens te verzamelen, zodat we inzicht krijgen in wie we nog niet bereiken.
-We brengen stakeholders in kaart, vooral groepen die vaak niet deelnemen (bijvoorbeeld jongeren of mensen met een beperking), en bedenken manieren waarop we ook hen kunnen betrekken.
Dit doen we omdat we zeker willen weten dat niemand onbedoeld wordt buitengesloten en dat de groep die input levert representatief is.
- 2.
Toegankelijkheid in communicatie
-We gebruiken zoveel mogelijk eenvoudige en duidelijke taal, zodat onze communicatie voor zoveel mogelijk mensen begrijpelijk is.
-We gebruiken zoveel mogelijk visuele ondersteuning zoals bijvoorbeeld video’s, zodat informatie op verschillende manieren toegankelijk is.
Dit doen we omdat niet iedereen dezelfde taal- of leesvaardigheden heeft en het belangrijk is dat we zoveel mogelijk inwoners bereiken.
- 3.
Locaties en fysieke toegankelijkheid
-We kiezen toegankelijke vergaderlocaties die goed bereikbaar zijn met het openbaar vervoer en voorzien van rolstoeltoegang.
-We bieden zoveel mogelijk online mogelijkheden aan, zodat mensen (die fysiek niet aanwezig kunnen zijn toch) hun inbreng digitaal kunnen leveren.
-We organiseren bijeenkomsten op verschillende tijdstippen (zoals in de avond), zodat er zoveel mogelijk betrokkenen kunnen deelnemen.
Dit doen we omdat we zoveel mogelijk mensen de kans willen geven om fysiek of digitaal deel te nemen, zonder belemmeringen.
- 4.
Proactief benaderen
-We werken samen met lokale organisaties en sleutelfiguren om minder bereikbare groepen te benaderen.
-We sturen, afhankelijk van de potentiële stakeholders, gerichte uitnodigingen (zoals brieven ‘aan de bewoners van dit pand‘ of persoonlijke mail aan desbetreffende betrokken organisatie).
Dit doen we omdat sommige betrokkenen zich niet vanzelfsprekend melden en we hen actief willen betrekken bij de besluitvorming.
- 5.
Betrokkenheid stimuleren
-We zorgen voor een veilige en respectvolle omgeving waarin iedereen zich gehoord voelt. -We maken gebruik van diverse methoden, die aansluiten bij diverse doelgroepen.
Dit doen we omdat we willen dat iedereen zich comfortabel voelt om zijn of haar mening te delen.
- 6.
Digitale drempels wegnemen
-We kiezen gebruiksvriendelijke online tools en/of bijvoorbeeld een papieren enquête.
Dit doen we omdat online betrokkenheid toegankelijk moet zijn voor zoveel mogelijk mensen, ongeacht het niveau van digitale vaardigheden.
Dit doen we omdat we echte inspraak willen en niet slechts een afspiegeling zonder daadwerkelijke invloed. Met deze aanpak maken we inwonerbetrokkenheid eerlijker en toegankelijker.
10.

Beleidsmonitoring
Dit beleidskader stellen we vast voor een periode van vier jaar. Om de effectiviteit van dit beleid te beoordelen monitoren we de uitvoering.
We rapporteren jaarlijks aan de gemeenteraad over de voortgang van de uitvoering en na vier jaar evalueren we de effectiviteit.
We monitoren hiervoor de volgende elementen:
- •in hoeverre dragen de processen bij aan het behalen van onze visie en ambities;
- •het aantal processen betrokkenheid en het aantal uitdaagverzoeken;
- •de kwaliteit van de processen; is het proces helpend geweest voor het doel waar het proces voor is ingericht, zijn de ingezette vormen waarmee mensen betrokken zijn passend gebleken bij de vraag, zijn de vooraf gestelde randvoorwaarden ingevuld en waren die passend bij de uitvoering van het proces, is het proces bijgesteld op basis van voortschrijdend inzicht en welk effect had dat, etc;
- •de uitkomsten van de processen; zijn de uitkomsten binnen de kaders, zijn de uitkomsten helpend bij het vraagstuk dat voorlag, welke ‘bijvangst’ leverde het proces op dat niet was beoogd, dragen de uitkomsten bij aan de kwaliteit van ons beleid, etc;
- •het aantal deelnemers per proces.
De elementen voor het monitoren en evalueren van dit beleid werken we nog verder uit.
Op basis van deze monitoring wordt de rapportage opgesteld. We geven daar zo mogelijk adviezen voor toekomstige processen, waarbij we ons richten op in ieder geval:
- •geconstateerde succesfactoren;
- •geconstateerde aandachtspunten;
- •gewenste beleidswijzigingen.
Op basis van de jaarrapportage bekijken we of het wenselijk is om dit beleidskader eerder bij te stellen en beslissen we of aanpassing van onze werkwijzen of verordening gewenst is. Zo blijven we leren en kunnen we de organisatie van betrokkenheid in Son en Breugel in de praktijk bijstellen.
Bijlage
1.

Stappenplan voor toepassing van dit beleidskader
Voor dit beleidskader is er een stappenplannen opgesteld. Dit stappenplan helpt om dit beleid goed toe te passen.
Bijlage
2.

Instrumenten en werkvormen
In onderstaand overzicht staan verschillende instrumenten en werkvormen die te gebruiken zijn bij het niveau van inwonerbetrokkenheid.