GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Uitgeest

Instructie voor de griffier Uitgeest 2025
De raad van de gemeente Uitgeest:
gelezen het voorstel van de werkgeverscommissie d.d. 27 maart 2025;
gelet op het bepaalde in op artikel 107a, tweede lid van de Gemeentewet;
b
e s l u i t:
De instructie voor de griffier Uitgeest 2025 vast te stellen.
Instructie voor de griffier Uitgeest 2025
Artikel
1.

Definities
In deze instructie wordt verstaan onder:
- a.
griffier: de functionaris bedoeld in artikel 107 of 107d Gemeentewet;
- b.
griffie: de organisatie die valt onder verantwoordelijkheid van de gemeenteraad, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren;
- c.
werkgeverscommissie: een door de gemeenteraad op grond van artikel 83 van de Gemeentewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie van de griffie(r) is gedelegeerd;
- d.
BUCH: de bedrijfsvoeringsorganisatie van de gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo, als bedoeld in artikel 2 van de Gemeenschappelijke Regeling Werkorganisatie BUCH.
Artikel
2.

Algemene taken en verantwoordelijkheden
1.
De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen.
2.
De griffier geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de gemeenteraad, de voorzitter van de gemeenteraad, de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen en de individuele leden.
Artikel
3.

Taken besluitvorming
1.
De griffier adviseert de voorzitter van de gemeenteraad en de voorzitters van de door de gemeenteraad ingestelde commissies over een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen.
2.
De griffier adviseert de gemeenteraad, de voorzitter van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies over de vraag of de aangeleverde voorstellen en besluiten rijp zijn voor besluitvorming en over de wijze van behandeling.
3.
De griffier is met inachtneming van het tweede lid van artikel 11, aanwezig bij de raadsvergaderingen, commissievergaderingen, raadsinformatiebijeenkomsten en vergaderingen van door de raad ingestelde organen zoals beschreven in het Reglement van orde voor de gemeenteraad 2024 en is verantwoordelijk voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan.
4.
De griffier draagt zorg voor de voorbereiding van de vergaderingen van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissie, het goede verloop van de procedures die voor het proces van besluitvorming noodzakelijk zijn en de afhandeling van de vergaderingen.
5.
De griffier is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van procedures en processen voor de besluitvorming door de raad.
6.
De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken spelers bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de raad.
7.
De griffier bewaakt de volledigheid en tijdigheid van de informatieverstrekking door het college en de burgemeester.
8.
De griffier bewaakt de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college en de beantwoording van vragen van de raad.
Artikel
4.

Taken Presidium
1.
De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en is verantwoordelijk voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan.
2.
De griffier adviseert het presidium bij het opstellen van de voorlopige agenda’s van vergaderingen en de overige werkzaamheden van de raad (raads- en commissievergaderingen, raadsinformatieavonden enz).
3.
De griffier adviseert het presidium bij het bewaken van de langetermijnagenda mede in relatie tot de door de raad gestelde prioriteiten.
4.
De griffier adviseert het presidium over de agendering van voorstellen in de commissies en raad en andere raadsactiviteiten.
5.
De griffier adviseert het presidium over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen.
6.
Indien het presidium aanvullende ondersteuning of advisering behoeft, zorgt de griffier ervoor dat deze gegeven wordt.
Artikel
5.

Taken raadsleden
1.
De griffier treedt vanuit een vertrouwensfunctie op als klankbord voor de leden van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies.
2.
De griffier adviseert de leden van de gemeenteraad over de geschikte vorm van inhoudelijke ondersteuning.
3.
De griffier draagt zorg voor bijstand aan de gemeenteraadsleden. De bijstand aan de raad(sleden) omvat onder meer:
- a.
de zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning bij de uitoefening van hun taak;
- b.
het gevraagd en ongevraagd verstrekken van informatie of advies aan de gemeenteraad(sleden) en de door de raad ingestelde organen in alle zaken die de taken van de gemeenteraad betreffen;
- c.
het geven van gevraagd en ongevraagd strategisch advies aan de gemeenteraad en gemeenteraadsleden over hun functioneren en hun positionering;
- d.
het stimuleren, ondersteunen en faciliteren van het ‘vakmanschap’ (toerusting en deskundigheid) van de raad(sleden) in de meest ruime zin;
- e.
het verlenen van technische bijstand aan de leden van de gemeenteraad bij in de wet of in het Reglement van orde voor de gemeenteraad v2024 voorziene initiatieven van leden van de raad;
- f.
het in brede zin ondersteunen van de gemeenteraad in het opbouwen en onderhouden van verbindingen met de inwoners en organisaties in de gemeente;
- g.
het bemiddelen bij verzoeken om ambtelijke bijstand van de gemeenteraad of individuele gemeenteraadsleden.
Artikel
6.

Taken financiën en contractbeheer
1.
De griffier bewaakt de budgetten van de gemeenteraad, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert de raad over de wijze hoe hier mee om te gaan. De jaarlijkse rapportage aan de raad over de besteding van deze budgetten vindt plaats als onderdeel van de vaststelling van de gemeentelijke jaarrekening.
2.
De griffier is namens de gemeenteraad verantwoordelijk voor het contractbeheer met in- en externe partijen.
Artikel
7.

Taken lokale democratie en integriteit
1.
De griffier ondersteunt de gemeenteraad en de voorzitter van de gemeenteraad in het bevorderen van:
- a.
het samenspel tussen alle actoren in het bestuurlijke besluitvormingsproces;
- b.
integer politiek bestuur en de integriteit en veiligheid van de leden van de gemeenteraad en de medewerkers van de griffie;
Artikel
8.

Periodieke overleggen
1.
De griffier overlegt in verband met diens taken periodiek met de burgemeester en gemeentesecretaris.
2.
In aanvulling op het eerste lid overlegt de griffier in elk geval ook periodiek met de burgemeester en de gemeentesecretaris afzonderlijk, de gemeentelijke accountant en de rekenkamer.
3.
De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met griffiers van de gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo en verdeelt met hen onderling de taken die in BUCH-verband worden uitgevoerd.
4.
De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met griffiers van de Regio Alkmaar en verdeelt met hen onderling de taken die in regio-verband worden uitgevoerd.
5.
De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met de griffiers uit de griffierskring Noord-Holland Noord en Noord-Holland Zuid.
6.
De griffier vertegenwoordigt zo nodig de raad in externe overlegsituaties.
7.
De griffier zet zich in om de positie van de raad richting gemeenschappelijke regelingen te versterken.
Artikel
9.

Management griffie
1.
De griffier geeft hiërarchisch leiding aan de medewerkers van de griffie en functioneel leiding aan degenen van de BUCH die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de gemeenteraad of de uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand.
2.
De griffier voert het personeelsbeleid ten aanzien van de medewerkers van de griffie uit en stemt hierover regelmatig af met de werkgeverscommissie.
3.
De griffier geeft functioneel leiding aan externe bureaus of inhuurkrachten die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren.
4.
De griffier rapporteert jaarlijks aan de werkgeverscommissie over de (uitvoering van de) activiteiten van de griffie.
5.
De griffier is verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering binnen de griffie en de gemeenteraad en overlegt hierover regelmatig met de gemeentesecretaris.
6.
De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie en zorgt voor innovatie van de dienstverlening door de griffie.
Artikel
10.

Raadscommunicatie en voorlichting
1.
De griffier adviseert de gemeenteraad over de invulling en uitvoering van de communicatie over gemeenteraadactiviteiten.
2.
De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzagelegging van de agenda’s, de voorstellen, de besluiten en de (video) verslagen van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies, raadswerkgroepen, werkgroepen in BUCH-verband, het presidium en overige organen als bedoeld in het Reglement van orde voor gemeenteraad 2024.
3.
De griffier geeft voorlichting aan inwoners over de lokale politiek in algemene zin, het spreekrecht en participatieprocessen bij de raad in het bijzonder.
4.
De griffier verwijst en/of begeleidt inwoners met vragen en/of opmerkingen naar de juiste plaats voor het verkrijgen van gehoor.
Artikel
11

Onderzoek
1.
De griffier is, voor zover niet anders bepaald in de geldende Verordening rekenkamer BUCH 2023 en de samenwerkingsovereenkomst gemeenschappelijke Rekenkamer BUCH, aanspreekpunt en draagt zo nodig zorg voor ondersteuning van de Rekenkamer BUCH,
2.
De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van een onderzoekscommissie, die de gemeenteraad kan instellen op grond van artikel 155a van de Gemeentewet.
3.
De griffier draagt zorgt voor ondersteuning van door leden van de raad gewenste onderzoeken, anders dan bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet.
Artikel
12

Ontwikkelingen openbaar bestuur
1.
De griffier volgt de ontwikkelingen in het openbaar bestuur en adviseert de raad over de toepassing daarvan.
2.
De griffier actualiseert hiertoe in ieder geval periodiek de verordeningen en beleidskaders van de raad.
3.
De griffier draagt zorg voor voldoende opleiding en bijscholing voor de op de griffie werkzame ambtenaren teneinde de ontwikkelingen in het openbaar bestuur goed te kunnen volgen en daarover te kunnen adviseren.
Artikel
13

Verhindering en vervanging
1.
Indien de griffier meer dan 30 dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de werkgeverscommissie.
2.
Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door de daartoe door de raad aangewezen plaatsvervangend raadsgriffier.
Artikel
14

Slotbepalingen
1.
In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, voorziet de griffier, voor zover nodig in overleg met de werkgeverscommissie.
2.
De instructie voor de griffier van de gemeente Uitgeest, vastgesteld op 19 december 2002 wordt ingetrokken.
3.
Deze instructie treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.
4.
Deze instructie wordt aangehaald als: Instructie voor de griffier Uitgeest 2025.
Aldus besloten door de raad van de gemeente Uitgeest in de openbare raadsvergadering van d.d. 26 juni 2025,
Annemarie Das-Bauwens
griffier
Sebastiaan M. Nieuwland
voorzitter