GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Súdwest-Fryslân

Meldprocedure Integriteit, ongewenst gedrag of misstand gemeente Súdwest-Fryslân 2024
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Súdwest-Fryslân;
gelet op het bepaalde in:
- •Wet bescherming klokkenluiders
besluit:
vast te stellen de
Meldprocedure integriteit, ongewenst gedrag of misstand gemeente Súdwest-Fryslân 2024
Algemeen
De gemeente Súdwest-Fryslân streeft naar een organisatie waar integer en respectvol met elkaar wordt gewerkt. Er wordt een actief integriteitsbeleid gevoerd en gestuurd op een veilig werkklimaat. In de organisatie wordt structureel aandacht besteed aan bewustwording. Onderdeel van het integriteitsbeleid is deze 'Meldprocedure integriteit, ongewenst gedrag of misstand gemeente Súdwest-Fryslân 2024'. Deze meldprocedure is wat betreft het melden van vermoedens van misstanden verplicht op grond van de Wet bescherming klokkenluiders. Een eigen keuze van de gemeente Súdwest-Fryslân is om ook vermoedens van integriteitsschendingen, waaronder ongewenst gedrag, onder de werking van de meldprocedure te brengen.
Doel van de meldprocedure
Het doel van de meldprocedure is het waarborgen van een integere organisatie en een veilig werkklimaat, door middel van het bieden van een meldmogelijkheid als iemand een vermoeden van integriteitsschending (waaronder ongewenst gedrag) of misstand heeft. Via de meldprocedure komt de leiding van de organisatie op de hoogte van activiteiten die risico's opleveren voor de organisatie, de omgeving of de maatschappij. Dit zorgt ervoor dat de organisatie tijdig maatregelen kan nemen om het probleem op te lossen. De melding wordt serieus en zorgvuldig behandeld, waarbij de melder is beschermd tegen eventuele benadeling als gevolg van de melding.
In de meldprocedure wordt beschreven hoe een interne melding kan worden gedaan en hoe de procedure vervolgens verloopt. Ook is beschreven welke rechten en plichten de melder en betrokkene(n) hebben. Bij de meldprocedure behoort een 'Onderzoeksprotocol melding integriteit en ongewenst gedrag gemeente Súdwest-Fryslân 2024'. Dit protocol bevat de uitgangspunten en normen waaraan een onderzoek naar een vermoedelijke integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand moet voldoen.
Reikwijdte van de meldprocedure
Deze meldprocedure is van toepassing op meldingen van medewerkers en derden die in hun werkzaamheden voor de gemeente Súdwest-Fryslân te maken krijgen met integriteitskwesties, waaronder ongewenst gedrag, of misstanden, gericht tegen of veroorzaakt door medewerkers van de gemeente Súdwest-Fryslân. Bij derden gaat het bijvoorbeeld om voormalig medewerkers, zelfstandigen, vrijwilligers en stagiairs, sollicitanten, aannemers en leveranciers. Meldingen gericht tegen politieke ambtsdragers (collegeleden, raads- of commissieleden), de griffier of griffiemedewerkers vallen niet onder deze meldprocedure. Zij worden ingediend en behandeld op grond van het 'Protocol vermoeden van integriteitsschendingen door politieke ambtsdragers gemeente Súdwest-Fryslân 2024’.
Vaststelling van de meldprocedure en het onderzoeksprotocol
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Súdwest-Fryslân is als werkgever het bevoegde bestuursorgaan om de meldprocedure en het bijbehorende onderzoeksprotocol vast te stellen. De Ondernemingsraad heeft op grond van artikel 27, eerste lid aanhef en onder m, van de Wet op de ondernemingsraden instemmingsrecht.
De meldprocedure (met bijbehorend onderzoeksprotocol) wordt opgenomen in het Personeelshandboek en bekendgemaakt in het digitale gemeenteblad. De meldprocedure is te vinden op de gemeentelijke website en op www.overheid.nl.

Begripsbepalingen
Artikel
1

Begripsbepalingen
In deze regeling worden verschillende begrippen gebruikt. De meeste begrippen zijn omschreven in de Wet bescherming klokkenluiders In deze regeling is zoveel als mogelijk aansluiting bezocht bij deze wettelijke begrippen. In aanvulling daarop worden in deze regeling het volgende verstaan onder:
- a.
Adviseur: een persoon die door zijn functie een geheimhoudingplicht heeft en die door een medewerker in vertrouwen wordt geraadpleegd;
- b.
Afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders: de afdeling advies van het Huis voor klokkenluiders, bedoeld in artikel 3a lid 2 van de Wet bescherming klokkenluiders;
- c.
Afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders: de afdeling onderzoek van het Huis voor klokkenluiders, bedoeld in artikel 3a lid 3 van de Wet bescherming klokkenluiders;
- d.
Betrokkene: een betrokkene is degene waar het onderzoek bij een vermoedelijke integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand zich op richt of zich mogelijk op gaat richten;
- e.
Bevoegd gezag: de gemeentesecretaris van de gemeente Súdwest-Fryslân. Daar waar in deze regeling de gemeentesecretaris bevoegd is, is tevens de loco-secretaris bevoegd. De gemeentesecretaris kan een directeur mandateren om als bevoegd gezag op te treden. Indien de melding de gemeentesecretaris, loco- gemeentesecretaris of de raadsgriffier betreft, is de burgemeester het bevoegd gezag; Indien de melding de griffiermedewerkers betreft dan is de raadsgriffier bevoegd gezag;
- f.
Bevoegde autoriteit: een autoriteit die op grond van de wet is aangewezen voor het ontvangen en behandelen van meldingen van een vermoeden van een misstand;
- g.
Derden: iedereen met wie medewerkers van de gemeente Súdwest-Fryslân in hun functie te maken hebben; bijvoorbeeld inwoners, medewerkers van leveranciers en oud-medewerkers;
- h.
Degene die een melder bijstaat: een natuurlijke persoon die een melder adviseert in het meldingsproces;
- i.
Integriteitscoördinator: de medewerker die door het college van burgemeester en wethouders is aangewezen om het bevoegd gezag te ondersteunen en te adviseren ten aanzien van kwesties waarin vermoedens van integriteitsschendingen, waaronder ongewenst gedrag, of misstanden zijn gemeld;
- j.
Intern meldpunt: de plek waar een vermoeden van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand wordt gemeld en beoordeeld op onderzoekswaardigheid op grond van de 'Meldprocedure integriteit, ongewenst gedrag of misstand gemeente Súdwest-Fryslân 2024' en het daarbij behorende 'Onderzoeksprotocol Melding integriteit en ongewenst gedrag gemeente Súdwest-Fryslân 2024' als bedoeld in artikel 5 van deze regeling;
- k.
Medewerker: degene die krachtens arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht of publiekrechtelijke aanstelling arbeid verricht of heeft verricht bij de gemeente Súdwest-Fryslân dan wel degene die anders dan in dienstbetrekking arbeid verricht of heeft verricht bij de gemeente Súdwest-Fryslân, waaronder niet wordt begrepen de burgemeester, wethouders, raadsleden;
- l.
Melding: de melding van een vermoeden van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand op grond van de 'Meldprocedure integriteit, ongewenst gedrag of misstand gemeente Súdwest-Fryslân 2024';
- m.
Melder: degene die een vermoeden van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand meldt, zijnde een (voormalig) medewerker of een derde die in zijn/haar werkzaamheden voor de gemeente Súdwest-Fryslân te maken krijgt met integriteitskwesties, waaronder ongewenst gedrag, of misstanden;
- n.
Melding: de mondelinge of schriftelijke melding van een vermoeden van een integriteitsschending of misstand door de melder;
- o.
Onderzoek: een onderzoek gericht op het verzamelen en op schrift stellen van feiten naar aanleiding van een melding van integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand;
- p.
Onderzoeker(s): degene(n) aan wie het bevoegd gezag van de gemeente Súdwest-Fryslân het onderzoek naar het vermoeden van de integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand opdraagt;
- q.
Organisatie: organisatie van de gemeente Súdwest-Fryslân;
- r.
Schending van het Unierecht: een handeling of nalatigheid die:
  - i.
onrechtmatig is en betrekking heeft op Uniehandelingen en beleidsterreinen die binnen het in artikel 2 van de Richtlijn bedoelde materiële toepassingsgebied vallen, of
  - ii.
het doel of de toepassing ondermijnt van de regels in de Uniehandelingen en beleidsterreinen die binnen het in artikel 2 van de Richtlijn bedoelde materiële toepassingsgebied vallen;
Het gaat om de volgende beleidsterreinen van het Unierecht:
• overheidsopdrachten;
• financiële diensten, producten en markten, voorkomen van witwassen van geld en terrorismefinanciering;
• productveiligheid en productconformiteit;
• veiligheid van het vervoer; bescherming van het milieu;
• stralingsbescherming en nucleaire veiligheid;
• volksgezondheid;
• consumentenbescherming;
• bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen;
• financiële belangen van de Unie als bedoeld in artikel 325 van het VWEU;
• inbreuken in verband met de interne markt als bedoeld in artikel 26, tweede lid van het VWEU (vrij verkeer van goederen, personen, diensten en kapitaal) met inbegrip van inbreuken in verband met mededinging;
• staatssteun, vennootschapsbelasting of constructies die erop gericht zijn een belastingvoordeel te krijgen dat afbreuk doet aan de strekking of het doel van het toepasselijke vennootschapsbelastingrecht; en
• fusie- en staatssteunregelgeving.
- s.
Misstand: Onder misstand wordt verstaan:
a. een schending of een gevaar voor schending van het Unierecht, of
b. een handeling of nalatigheid waarbij het maatschappelijk belang in het geding is bij:
- i.
een schending of een gevaar voor schending van een wettelijk voorschrift of van interne regels die een concrete verplichting inhouden en die op grond van een wettelijk voorschrift door een werkgever zijn vastgesteld, dan wel
- ii.
een gevaar voor de volksgezondheid , voor de veiligheid van personen voor de aantasting van het milieu of voor het goed functioneren van de openbare dienst of onderneming als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen;
- t.
Ongewenst gedrag: Dit is een overkoepelend begrip voor meerdere vormen van grensoverschrijdend gedrag, zoals agressie en geweld, vloeken, roddelen, beledigen, pesten, discriminatie, aanstootgevend en (seksueel) intimiderend gedrag. De definities die gangbaar zijn in de Arbowetgeving worden gebruikt.
- agressie en geweld - Onder agressie en geweld wordt verstaan voorvallen waarbij een persoon psychisch of fysiek wordt lastiggevallen, bedreigd of aangevallen onder omstandigheden die rechtstreeks verband houden met het verrichten van arbeid.
- discriminatie - Onder discriminatie wordt verstaan het behandelen van een persoon op een andere wijze dan een ander in een vergelijkbare situatie wordt, is of zou worden behandeld op grond van religie, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, nationaliteit, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, leeftijd, handicap of chronische ziekte.
- pesten - Onder pesten wordt verstaan alle vormen van intimiderend gedrag met een structureel karakter, van één of meer personen gericht tegen een persoon of een groep van personen die zich niet kan of kunnen verdedigen tegen dit gedrag.
- seksuele intimidatie -Onder seksuele intimidatie wordt verstaan enige vorm van verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag met een seksuele connotatie dat als doel of gevolg heeft dat de waardigheid van een persoon wordt aangetast, in het bijzonder wanneer een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende situatie wordt gecreëerd;
- u.
Richtlijn: Richtlijn (EU) 2019/1937 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2019 inzake de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden;
- v.
Vermoeden van een integriteitsschending: een vermoeden van een schending van de normen van ambtelijke integriteit zoals opgenomen in de Gedragscode voor ambtenaren gemeente Súdwest-Fryslân 2024. Schending van deze normen vindt onder andere plaats bij:
  - a.
belangenverstrengeling;
  - b.
diefstal en verduistering;
  - c.
fraude en corruptie;
  - d.
manipulatie van of misbruik van ( de toegang tot) informatie;
  - e.
misbruik van bevoegdheden;
  - f.
onverenigbare functies, bindingen en/of activiteiten;
  - g.
verspilling en misbruik van eigendommen van de organisatie;
  - h.
uitoefening van (fysiek) geweld, bedreiging en intimidatie;
  - i.
(strafbare) misdragingen buiten werktijd die in verband staan met het functioneren van betrokkene, die van buitengewoon ernstige aard zijn of schadelijk zijn voor de geloofwaardigheid van de organisatie;
  - j.
het misleiden van justitie;
  - k.
schending van wetgeving, (interne regelgeving of beleidsregels; of
  - l.
het bewust achterhouden van informatie over deze feiten.
- w.
Vermoeden van een misstand: een medewerker of derde, kan een vermoeden melden dat binnen de gemeente Súdwest-Fryslân sprake is van een misstand, voor zover het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die hij/zij bij de gemeente Súdwest-Fryslân heeft opgedaan of voortvloeien uit de kennis die hij/zij heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij een ander bedrijf of een andere organisatie.;
- x.
Vertrouwenspersoon integriteit en ongewenste omgangsvorm (gedrag): de persoon als zodanig benoemd door het college van de gemeente Súdwest-Fryslân;
- y.
werkgever: gemeente Súdwest-Fryslân.

Positie van de melder
Artikel
2

Informatie, advies en ondersteuning voor de melder
- 1.
Een melder kan een adviseur, de vertrouwenspersoon integriteit en ongewenste omgangsvormen in vertrouwen raadplegen bij een vermoeden van een integriteitsschending of een vermoeden van een misstand.
- 2.
De melder, degene die de melder bijstaat of een betrokken derde kan bij een vermoeden van een misstand ook de afdeling advies van het Huis voor klokkenluiders in vertrouwen raadplegen.
Artikel
3

Bescherming van de melder, degene die de melder bijstaat en betrokken derde en vertrouwelijkheid
- 1.
De werkgever zorgt ervoor dat de melder bij zijn werk op geen enkele wijze nadelige gevolgen ondervindt van de melding.
- 2.
De melder mag tijdens en na de behandeling van een melding niet worden benadeeld als gevolg van de melding, onder de voorwaarde dat hij de melding naar behoren heeft gedaan en bij de melding redelijke gronden had om aan te nemen dat de gemelde informatie over het vermoeden van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of een misstand op het moment van de melding juist is.
- 3.
De melder mag tijdens en na openbaarmaking van een vermoeden van een integriteitsmelding, waaronder ongewenst gedrag, of een misstand niet worden benadeeld, onder de voorwaarde dat:
  - a.
de melder bij de openbaarmaking redelijke gronden had om aan te nemen dat het vermoeden van een misstand op het moment van de openbaarmaking juist was; en
  - b.
de melder voorafgaand aan de openbaarmaking een interne en externe melding heeft gedaan of direct een externe melding heeft gedaan als bedoeld in deze regeling, en de melder op basis van de informatie die de melder heeft gekregen over de beoordeling en/of opvolging van de melding redelijke gronden heeft om aan te nemen dat het onderzoek onvoldoende voortgang heeft; of
  - c.
de melder redelijke gronden heeft om aan te nemen dat:
  - i.
de integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand een dreigend of reëel gevaar kan zijn voor het algemeen belang; of
  - ii.
een risico bestaat op benadeling bij melding aan een bevoegde autoriteit of een andere bevoegde instantie; of
  - iii.
het niet waarschijnlijk is dat de integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of de misstand doeltreffend wordt verholpen.
- 4.
Onder benadeling wordt in ieder geval verstaan het nemen van een voor de melder nadelige maatregel, zoals:
  - a.
het niet aanbieden, het beëindigen of het niet verlengen van de overeenkomst;
  - b.
het niet omzetten van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;
  - c.
het opleggen van een disciplinaire maatregel of sanctie;
  - d.
de eenzijdige wijziging van de functie, standplaats of andere arbeidsvoorwaarden;
  - e.
het onthouden van salarisverhoging, incidentele beloning of andere vergoedingen;
  - f.
het onthouden van promotiekansen; of
  - g.
het afwijzen van een verlof- of vakantieaanvraag.
- 5.
Als de werkgever na het doen van een melding een benadelende maatregel neemt, motiveert de werkgever waarom deze maatregel nodig is. De werkgever motiveert ook dat deze maatregel geen verband houdt met de melding.
- 6.
De gemeente Súdwest-Fryslân draagt er zorg voor dat de omgeving van de melder, waaronder leidinggevenden, zich onthoudt van benadeling die het professioneel of persoonlijk functioneren van de melder belemmert.
- 7.
De gemeente Súdwest-Fryslân spreekt personen die zich schuldig maken aan benadeling van de melder daarop aan en kan hen een waarschuwing geven of een disciplinaire maatregel opleggen.
- 8.
Het is mogelijk dat gedurende de behandeling van de melding tijdelijke maatregelen worden getroffen die kunnen worden ervaren als benadeling. Dit kunnen uitsluitend tijdelijke maatregelen zijn, waarvan het onderzoeksbelang aantoonbaar moet zijn en die na afhandeling van de melding worden opgeheven.
- 9.
Dit artikel is van toepassing op zowel de interne meldprocedure als een externe meldprocedure bij de afdeling onderzoek van het Huis voor klokkenluiders of een bevoegde autoriteit.
- 10.
Hetgeen in dit artikel is bepaald, geldt ook voor degene die de melder bijstaat, een betrokken derde of een adviseur.

Interne meldprocedure
Artikel
4

Intern meldpunt
- 1.
Het intern meldpunt is ondergebracht bij Juridische- en veiligheidszaken en bestaat uit in ieder geval twee integriteitscoördinatoren.
- 2.
Het intern meldpunt begeleidt en adviseert het bevoegd gezag over de afhandeling van de melding.
- 3.
Het intern meldpunt houdt een register bij van vermoedens van misstanden en van inbreuken op het Unierecht. De gegevens van een melding in het register worden vernietigd indien zij niet langer noodzakelijk zijn om te voldoen aan de eisen van de Wet bescherming Klokkenluiders of andere bij of krachtens wet of Unierecht vastgestelde eisen.
- 4.
Een lid van het intern meldpunt neemt afstand van de afhandeling van een melding over zaken waarbij hij in enig opzicht betrokken is of is geweest. Eveneens neemt hij afstand indien er sprake is van feiten of omstandigheden waardoor zijn onpartijdigheid of onafhankelijk oordeel bij de afhandeling van de melding aan twijfel onderhevig zou zijn.
Artikel
5

Interne melding
- 1.
Een interne melding kan gedaan worden door een persoon die bij de gemeente Súdwest-Fryslân in dienst is of was. Een interne melding kan ook gedaan worden door een sollicitant en een persoon die niet bij de gemeente Súdwest-Fryslân in dienst is of was, maar die door zijn werkzaamheden wel met de gemeente Súdwest-Fryslân in aanraking is gekomen.
- 2.
Het heeft de voorkeur dat de melder zijn melding intern doet. Maar de melder kan ook direct een melding doen van een vermoeden van een misstand bij een bevoegde autoriteit of de afdeling onderzoek van het Huis voor klokkenluiders.
- 3.
De melder kan mondeling en schriftelijk melding doen bij zijn/haar leidinggevende, de leidinggevende van zijn/haar leidinggevende of het intern meldpunt.
- 4.
In het geval van een mondelinge melding draagt de ontvanger van de melding zorg voor een volledige en nauwkeurige schriftelijke weergave van het gesprek. De melder krijgt de gelegenheid deze weergave te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen.
- 5.
Indien de melder anoniem wenst te blijven kan melding gedaan worden via een vertrouwenspersoon.
- 6.
Een melding wordt door de ontvanger van de melding, na akkoord van de melder, al dan niet geanonimiseerd, naar het intern meldpunt gestuurd.
- 7.
De gemeentelijke klachtenbehandelaar legt een klacht ingevolge hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht, die (mede) betrekking heeft op een vermoeden van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand, voor aan het Interne meldpunt, na overleg en afstemming hierover met de coördinator integriteit. Deze meldprocedure is in dat geval van overeenkomstige toepassing.
- 8.
Als sprake is van een strafbaar feit, doet het bevoegd gezag aangifte. In sommige situaties dienen betreffende medewerkers zelf aangifte te doen. Medewerkers worden bij strafbare feiten gestimuleerd om aangifte te doen.
- 9.
Binnen zeven dagen na ontvangst van de melding stuurt het intern meldpunt een ontvangstbevestiging aan de melder of de vertrouwenspersoon wanneer het een anonieme melding betreft.
Artikel
6

Behandeling van de melding
- 1.
Het intern meldpunt beoordeelt de melding op grond van de criteria zoals opgenomen in het ‘Onderzoeksprotocol onderzoek vermoeden integriteitsschending, ongewenst gedrag of misstand gemeente Súdwest-Fryslân 2024’.
- 2.
Het intern meldpunt stelt de melder in de gelegenheid de melding in een persoonlijk gesprek nader toe te lichten, al dan niet in aanwezigheid van het bevoegd gezag.
- 3.
Op grond van de melding en het gesprek met de melder maakt het Intern Meldpunt een weging van de melding en legt zijn bevindingen met advies voor aan het bevoegd gezag.
- 4.
Het bevoegd gezag besluit met in achtneming van het advies tot het instellen van een onderzoek indien:
  - a.
de melding als een vermoedelijke integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand wordt aangemerkt;
  - b.
de melding is gebaseerd op redelijke gronden;
  - c.
de melding voldoende betrouwbaar en concreet is;
  - d.
de melding in redelijkheid onderzoekbaar is;
  - e.
er voldoende onderzoeksmogelijkheden zijn en deze niet buitenproportioneel zijn.
- 5.
Indien het bevoegd gezag besluit tot onderzoek, wordt een onderzoeksopdracht verstrekt aan een interne of externe onderzoeker. De integriteitscoördinator is verantwoordelijk voor de aansturing van het onderzoek.
- 6.
De melder ontvangt binnen vier weken na verzending van de ontvangstbevestiging van de melding schriftelijk bericht van de coördinator integriteit of een onderzoek wordt ingesteld en zo ja, wat de onderzoeksopdracht is en door wie het onderzoek wordt uitgevoerd. Als duidelijk is dat dit bericht niet binnen vier weken kan worden gegeven, informeert de coördinator integriteit de melder daar schriftelijk over, onder opgaaf van redenen. Daarbij wordt aangegeven wanneer de melder een bericht tegemoet kan zien.
- 7.
Als het bevoegd gezag besluit geen onderzoek in te stellen, wordt de melder door de coördinator integriteit geïnformeerd met onderbouwing waarom geen onderzoek plaatsvindt.
- 8.
Het is mogelijk - afhankelijk van de aard van de melding - dat wordt gezocht naar andere mogelijkheden voor opvolging van een melding dan een onderzoek.
- 9.
Het bevoegd gezag informeert het college van burgemeester en wethouders over ontvangen meldingen en de opvolging daarvan.
- 10.
Tegen de beslissing van het bevoegd gezag kan geen beroep worden ingesteld.

Artikel 7 Uitvoering van het onderzoek
- 1.
Indien een onderzoek naar aanleiding van de melding wordt uitgevoerd, vindt de uitvoering van het onderzoek plaats met inachtneming van de bepalingen in het ‘Onderzoeksprotocol Melding Integriteit en ongewenst gedrag gemeente Súdwest-Fryslân 2024’ (hierna ook: het Onderzoeksprotocol).
- 2.
Onverminderd het bepaalde in het Onderzoeksprotocol, bestaat de uitvoering van het onderzoek uit het navolgende:
  - a.
de onderzoeker stelt de melder in de gelegenheid te worden gehoord;
  - b.
de onderzoeker kan ook anderen horen. Medewerkers zijn verplicht mee te werken aan het onderzoek;
  - c.
de onderzoeker kan binnen de organisatie alle documenten inzien en opvragen die hij voor het doen van het onderzoek redelijkerwijs nodig acht.
- 3.
De melder mag aan de onderzoeker alle documenten verstrekken waarvan hij het redelijkerwijs nodig acht dat de onderzoeker daar in het kader van het onderzoek kennis van neemt.
- 4.
De onderzoeker stelt het onderzoeksrapport vast.
Artikel
8

Beslissing van het bevoegd gezag na afronding onderzoek
- 1.
Na afronding van het onderzoek stelt de integriteitscoördinator een advies op voor het bevoegd gezag op basis van het onderzoeksrapport. Het advies bevat een samenvatting van onderzoekgegevens, een beoordeling of sprake is van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand, en eventueel een aanbeveling aan het bevoegd gezag over te nemen preventiemaatregelen.
- 2.
Het bevoegd gezag neemt met inachtneming van het advies een beslissing met betrekking tot het gemelde vermoeden van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand.
- 3.
De integriteitscoördinator informeert de melder en de betrokkene schriftelijk over deze beslissing. Indien mogelijk en relevant wordt daarbij globaal aangegeven tot welke stappen de melding heeft geleid.
- 4.
Het bevoegd gezag informeert de melder (of de vertrouwenspersoon wanneer het een anonieme melding betreft) uiterlijk binnen drie maanden na ontvangst van de melding schriftelijk over het standpunt met betrekking tot de melding en, voor zover van toepassing, tot welke opvolging de melding en eventueel het interne onderzoek hebben geleid.
- 5.
Als duidelijk is de beslissing redelijkerwijs niet binnen drie maanden na ontvangst van de melding kan worden gegeven, informeert de integriteitscoördinator, de melder (en de betrokkene daar schriftelijk over. Daarbij wordt aangegeven binnen welke termijn de melder en de betrokkene de beslissing tegemoet kan zien.
- 6.
Na afronding van het interne onderzoek beoordeelt het bevoegd gezag of een externe instantie op de hoogte moet worden gebracht van de melding, bijvoorbeeld het Openbaar Ministerie of een instantie die is belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens enig wettelijk voorschrift. Als het bevoegd gezag de afdeling onderzoek van het Huis voor klokkenluiders of een bevoegde autoriteit op de hoogte stelt, stuurt hij de melder hiervan een afschrift.
- 7.
De integriteitscoördinator informeert de perso(o)n(en) op wie de melding betrekking heeft op dezelfde manier als de melder, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor wordt geschaad
- 8.
Tegen de beslissing van het bevoegd gezag kan geen beroep worden ingesteld.

Externe meldprocedure
Artikel
9

Extern melding van een misstand
- 1.
De melder is niet verplicht om een melding van een vermoeden van een misstand eerst intern te melden. Hij kan daarvan ook direct een externe melding doen. Verder kan de melder ook kiezen voor een externe melding als hij:
  - a.
het niet eens is met het standpunt van de werkgever of van oordeel is dat de melding ten onrechte terzijde is gelegd of onvoldoende onderzocht is; of
  - b.
niet binnen drie maanden na de verzending van de ontvangstbevestiging van zijn melding een standpunt heeft ontvangen over zijn interne melding.
- 2.
Externe meldingen kunnen gedaan worden bij een bevoegde autoriteit. Bevoegde autoriteiten zijn in elk geval:
  - a.
de afdeling onderzoek Huis voor Klokkenluiders (www.huisvoorklokkenluiders.nl);
  - b.
de Autoriteit Consument en Markt (ACM) (www.acm.nl);
  - c.
de Autoriteit Financiële Markten (AFM) (www.afm.nl);
  - d.
de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl);
  - e.
De Nederlandsche Bank N.V. (DNB) (www.dnb.nl);
  - f.
de Inspectie gezondheidszorg en jeugd (IGJ) (www.igj.nl);
  - g.
de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) (www.nza.nl);
  - h.
de Autoriteit Nucleaire Veiligheid en Stralingsbescherming (ANVS) (www.autoriteitnvs.nl).
- 3.
Op de websites van de bevoegde autoriteiten staat de procedure voor het doen van een externe melding. Ook staat daar hoe de bevoegde autoriteit de melding behandelt en onderzoek verricht.
- 4.
Indien nodig kan de melder bij de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders informatie inwinnen over het doen van een externe melding en de keuze voor de bevoegde autoriteit.

Artikel 10 Externe klacht over ongewenst gedrag
- 1.
Klachten over ongewenst gedrag kunnen ook direct worden ingediend bij de Landelijke Klachtencommissie Ongewenst Gedrag voor Decentrale Overheden (LKOG) als:
  - a.
het interne traject geen of onvoldoende oplossing biedt; of
  - b.
als de werknemer het interne traject niet wil doorlopen.
- 2.
De klachtenprocedure van de LKOG is beschreven in de ‘Regeling klachtencommissie, ongewenst gedrag voor de gemeentelijke overheid’.
- 3.
De LKOG informeert het bevoegd gezag over de bevindingen van het onderzoek en geeft advies.
- 4.
Het bevoegd gezag neemt een besluit over het advies van de LKOG en brengt klager en aangeklaagde schriftelijk en gemotiveerd in kennis van zijn besluit alsmede de conclusies die het daaraan verbindt.
Artikel
11

Vertrouwelijkheid
- 1.
Voor iedereen die betrokken is bij de melding van of het onderzoek naar een vermoeden van integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of een misstand geldt een geheimhoudingsplicht. Die geheimhoudingsplicht geldt voor gegevens waarvan deze betrokkenen weten of redelijkerwijs moeten vermoeden dat het vertrouwelijke gegevens zijn.
- 2.
Vertrouwelijk zijn in ieder geval:
  - a.
gegevens over de identiteit van de melder;
  - b.
gegevens van degene over wie de melding wordt gedaan of met wie die persoon in verband wordt gebracht;
  - c.
gegevens van in de melding genoemde derden;
  - d.
alle informatie die tot de hiervoor onder a, b en c genoemde gegevens herleidbaar is; en
  - e.
bedrijfsgeheimen in de zin van de Wet bescherming bedrijfsgeheimen.
- 3.
Het bevoegd gezag zorgt ervoor dat de informatie over de melding en het onderzoek zodanig wordt bewaard, dat deze fysiek en digitaal alleen toegankelijk is voor de personen die bij de behandeling van de melding en het onderzoek zijn betrokken.
- 4.
Als de melder geen toestemming heeft gegeven zijn identiteit bekend te maken, wordt alle correspondentie over de melding verstuurd aan degene bij wie de melder zijn melding heeft gedaan of aan degene die de melder bijstaat. Deze persoon stuurt deze correspondentie direct door aan de melder.
- 5.
Als bekendmaking van de identiteit van de melder verplicht is op grond van enig wettelijk voorschrift in het kader van onderzoek door een bevoegde autoriteit of een gerechtelijke procedure, dan wordt de melder daarvan vooraf in kennis gesteld met schriftelijke opgaaf van redenen, behalve als dit het onderzoek of de gerechtelijke procedure in gevaar zou kunnen brengen.
- 6.
De identiteit van de adviseur van de melder of degene die hem bijstaat en betrokken derden is ook vertrouwelijk. Deze wordt niet bekend gemaakt zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de melder respectievelijk de adviseur of degene die de melder bijstaan of de betrokken derden.

Overige zaken

Artikel 12 De vertrouwenspersoon
- 1.
De gemeentesecretaris stelt, op voordracht van de directie, twee of meer vertrouwenspersonen aan.
- 2.
De vertrouwenspersoon is met betrekking tot zijn werkzaamheden als vertrouwenspersoon alleen verantwoording schuldig aan de gemeentesecretaris.
- 3.
De vertrouwenspersoon is toegankelijk voor onderwerpen en kwesties zowel op het terrein van integriteit als van ongewenst gedrag.
- 4.
De vertrouwenspersoon wordt op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld als gevolg van het uitoefenen van zijn taken zoals benoemd in deze Regeling.
- 5.
De medewerker die overweegt een melding te doen of dat daadwerkelijk doet, kan voor advies of begeleiding een beroep doen op de vertrouwenspersoon. Een vertrouwenspersoon kan in beginsel niet in plaats van of op verzoek van de medewerker een melding doen.
- 6.
De vertrouwenspersoon is verplicht tot geheimhouding van alle zaken die deze in zijn hoedanigheid van vertrouwenspersoon verneemt. De plicht tot geheimhouding vervalt niet na beëindiging van de werkzaamheden als vertrouwenspersoon. De geheimhoudingsplicht vervalt wel wanneer sprake is van een ernstig misdrijf in de zin van Wetboek van strafvordering, artikel 160 en 162.
- 7.
De vertrouwenspersoon heeft intern verschoningsrecht. Niemand binnen de organisatie kan hem of haar verplichten informatie te verschaffen over wat medewerkers aan hem hebben toevertrouwd in de rol van vertrouwenspersoon. Deze verplichting tot vertrouwelijkheid eindigt niet bij beëindiging van de rol of functie van vertrouwenspersoon.
Artikel
13

Taken vertrouwenspersoon
Een vertrouwenspersoon heeft tot taak:
- a.
de medewerker op te vangen, naar hem/haar te luisteren, en te adviseren over de wijze van handelen;
- b.
het desgevraagd ondersteunen van de medewerker bij het bespreekbaar maken van zijn hulpvraag bij een collega of een leidinggevende, het indienen van een klacht of melding bij het Meldpunt integriteit of een externe instantie en de begeleiding in het traject dat daarop volgt;
- c.
het inwinnen van inlichtingen die noodzakelijk zijn om tot een goed inzicht te komen over de melding en de mogelijkheden om te komen tot een oplossing;
- d.
het geven van voorlichting in de organisatie over de functie van vertrouwenspersoon;
- e.
het verzorgen van een geanonimiseerd jaarverslag en het toezenden van een versie hiervan aan de ondernemingsraad.
Artikel
14

Het interne meldpunt
- 1.
Een vermoeden van integriteitsschendingen , waaronder ongewenst gedrag, of misstanden kan bij het interne meldpunt worden gedaan.
- 2.
Het interne meldpunt heeft tot taak een weging van de melding te maken op basis van de melding en ( een) intakegesprek(ken) met de melder. Over de bevindingen rapport het Meldpunt aan het bevoegd gezag.
- 3.
Het interne meldpunt is tevens integriteitscoördinator.
Artikel
15

Integriteitscoördinator
- 1.
De gemeentesecretaris, wijst op voordracht van de directie, een integriteitscoördinator aan.
- 2.
De integriteitscoördinator heeft als taak:
  - a.
het fungeren als wegwijzer in de organisatie, daaronder begrepen informatie over de toegang tot vertrouwenspersonen, het interne meldpunt, externe instanties, en informatie over het proces van intern en extern melden van vermoedens van integriteitsschendingen, waaronder ongewenst gedrag, of misstanden;
  - b.
het zijn van aanspreekpunt voor het Meldpunt, het bevoegd gezag, het college van burgemeester en wethouders, managementverantwoordelijken en andere betrokkenen wat betreft procedurele aspecten van meldzaken;
  - c.
het ondersteunen en adviseren van het bevoegd gezag, in het bijzonder ten aanzien van het nemen van beslissingen en het voeren van correspondentie;
  - d.
het aansturen van (interne of externe) onderzoeken naar aanleiding van meldingen;
  - e.
het optreden als intern meldpunt;
  - f.
het zijn van aanspreekpunt voor de vertrouwenspersonen, in het bijzonder wat betreft het adviseren over het al dan niet indienen van een melding door de persoon die zich tot de vertrouwenspersoon heeft gewend;
  - g.
het fungeren als contactpersoon voor externe instanties zoals het Huis voor klokkenluiders, bevoegde autoriteiten en de Landelijke Klachtencommissie Ongewenst Gedrag voor de decentrale overheid;
  - h.
het opstellen en bijhouden van de meldprocedure en het onderzoeksprotocol;
  - i.
het voorbereiden van de rapportage als bedoeld in artikel 16.
- 3.
De integriteitscoördinator is verplicht tot geheimhouding van alle zaken die deze in de hoedanigheid van integriteitscoördinator verneemt. De plicht tot geheimhouding vervalt niet na beëindiging van de werkzaamheden als integriteitscoördinator. Tenzij de wet anders bepaalt, is de integriteitscoördinator niet gehouden ten opzichte van derden informatie te geven waarover geheimhouding bestaat.
Artikel
16

Rapportage en evaluatie
- 1.
De gemeente Súdwest-Fryslân stelt jaarlijks een rapportage op over de uitvoering van deze regeling. Deze rapportage bevat in ieder geval:
  - a.
informatie over de in het afgelopen jaar gevoerde beleid aangaande het omgaan met het melden van integriteitsschendingen en vermoedens van misstanden en het in het komende jaar te voeren beleid op dit vlak;
  - b.
informatie over het aantal meldingen en een indicatie van de aard van de meldingen, de uitkomsten van de onderzoeken en de standpunten van de werkgever;
  - c.
algemene informatie over eventuele ervaringen met het tegengaan van benadeling van de melder; en
  - d.
informatie over het aantal verzoeken om onderzoek naar benadeling in verband met het doen van een melding, een indicatie van de uitkomsten van de onderzoeken en de standpunten van de werkgever.
- 2.
De werkgever stuurt de rapportage ter bespreking aan de Ondernemingsraad.
Artikel
17

Inwerkingtreding en citeertitel
- 1.
Deze regeling wordt aangehaald als Meldprocedure integriteit, ongewenst gedrag of misstand gemeente Súdwest-Fryslân 2024.
- 2.
Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking.
- 3.
De volgende regelingen worden ingetrokken:
  - a.
de Regeling Melding Vermoeden Misstand,
  - b.
de Regeling Vertrouwenspersonen Súdwest-Fryslân en
  - c.
de Regeling integriteitsmeldingen.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van 17 december 2024,
mr. drs. J.A. de Vries, burgemeester
drs. E.K. Strijker, gemeentesecretaris

Onderzoeksprotocol Melding integriteit, ongewenst gedrag en misstand gemeente Súdwest-Fryslân 2024
1.
Inleiding
De gemeente Súdwest-Fryslân heeft een meldprocedure voor het intern melden van een vermoeden van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand, de 'Meldprocedure integriteit, ongewenst gedrag en misstand gemeente Súdwest-Fryslân 2024' (hierna: de meldprocedure). Dit 'Onderzoeksprotocol melding Integriteit en ongewenst gedrag gemeente Súdwest-Fryslân2024' (hierna: onderzoeksprotocol) beschrijft de procedure van het onderzoek dat de gemeente Súdwest-Fryslân kan (laten) verrichten naar aanleiding van een melding van een vermoeden van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand.
Wanneer een vermeende integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand heeft plaatsgevonden zullen niet in alle gevallen de feiten en omstandigheden van meet af aan duidelijk zijn. Ook de rol van betrokken personen (zoals melder(s), getuigen, betrokkene(n)) is vaak nog onduidelijk. Een feitenonderzoek zal hierin, voor zover mogelijk, duidelijkheid verschaffen.
Een onderzoeksprotocol is een belangrijke basis voor het doen van zorgvuldig onderzoek. Een onderzoek is vaak erg ingrijpend voor alle betrokkenen. Het onderzoeksprotocol draagt ertoe bij dat een noodzakelijk onderzoek zorgvuldig en op basis van eenduidige richtlijnen plaatsvindt.
In dit protocol worden de volgende aspecten van een uit te voeren onderzoek belicht:
- de aanleiding tot een onderzoek;
- opdrachtverstrekking;
- de onderzoeksmethoden;
- communicatie tussen verschillende partijen;
- de verslaglegging en/of rapportage; en
- de rechten en plichten van melder, betrokkene en derden.
2.
Begripsbepalingen
Voor de gemeentelijke (interne) meldingsprocedure en definities van in dit onderzoeksprotocol gebruikte begrippen wordt verwezen naar de ‘Meldprocedure integriteit, ongewenst gedrag en misstand gemeente Súdwest-Fryslân 2024’.
In dit onderzoeksprotocol wordt (in aanvulling daarop) verstaan onder:
a. getuige: degene die gehoord wordt in het kader van een onderzoek om informatie te geven over de vermoedelijke integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand;
b. betrokkene: degene waar het onderzoek bij een vermoedelijke integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand zich op richt of zich mogelijk op gaat richten;
c. onderzoek: een onderzoek gericht op het verzamelen en op schrift stellen van alle relevante feiten en omstandigheden naar aanleiding van een melding van een vermoeden van integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand;
d. onderzoeker(s): degene(n)aan wie het bevoegd gezag van de gemeente Súdwest-Fryslân het onderzoek naar het vermoeden van de mogelijke integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand opdraagt;
e. rapportage: rapport opgemaakt door een onderzoeker, waarin alle relevante feiten, (voor het onderzoek relevante delen van) verklaringen, maar ook omstandigheden en beweegredenen worden vermeld die betrekking hebben op de vermeende integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand;
f. advies: het document, opgemaakt door de coördinator integriteit, op grond waarvan het bevoegd gezag wordt geïnformeerd over het uitgevoerde onderzoek en wordt geadviseerd of er al dan niet sprake is van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand. Op basis van dit document wordt het bevoegd gezag in staat gesteld een beslissing te kunnen nemen over de melding en eventuele vervolgmaatregelen;
g. opdrachtverstrekking: naar aanleiding van een melding bij het Meldpunt door het bevoegd gezag verstrekte opdracht tot het (laten) instellen van een onderzoek.
3.
Aanleiding tot een onderzoek
3.1
Ontvangst van een melding
Een medewerker of derde met een vermoeden van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand kan volgens de meldprocedure dit vermoeden intern schriftelijk of mondeling melden bij een leidinggevende of direct bij het interne meldpunt.. Ook kan een medewerker een vertrouwenspersoon verzoeken namens hem/haar een melding in te dienen bij het interne meldpunt (indien gekozen is voor een anonieme melding).
Belangrijk is dat de melding professioneel wordt opgepakt en afgehandeld. Zorgvuldigheid, onafhankelijkheid en transparantie zijn essentieel in zowel de meldprocedure als het onderzoeksproces.
Elke mondelinge en schriftelijke melding over een vermoedelijke integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand wordt geregistreerd door de coördinator integriteit. Het bevoegd gezag wordt geïnformeerd over ontvangen meldingen.
De ontvangst van de melding wordt schriftelijk door de integriteitscoördinator bevestigd. De melder wordt in de gelegenheid gesteld te worden gehoord. De melder wordt vooraf in kennis gesteld wie de melding zal opnemen. In het geval de melder te kennen geeft dit bij een ander persoon te willen doen, wordt dit gerespecteerd. Als de melder wil worden gehoord, wordt wat wordt besproken door het Meldpunt op schrift gesteld en ter lezing aangeboden aan de melder. De melder wordt in de gelegenheid gesteld om het verslag aan te vullen met het oog op een juiste weergave van het gesprek.
Het kan zijn dat na een intakegesprek met de melder onvoldoende informatie heeft om de melding goed te kunnen duiden. Dan is mogelijk een tweede gesprek met de melder nodig, het horen van andere personen of uit het verifiëren van bepaalde informatie. Bewaakt wordt dat deze aanvullende handelingen niet het karakter krijgen van een feitenonderzoek; het is slechts bedoeld om vast te stellen wat de melding inhoudt om deze te wegen. Indien het interne meldpunt aanvullende handelingen nodig acht, vraagt hij vooraf toestemming aan het bevoegd gezag voor het verrichten daarvan.
Het interne meldpunt maakt een weging van de melding en legt zijn bevindingen voor aan het bevoegd gezag.
3.2
Beoordeling
onderzoekswaardigheid
Beoordeling onderzoekswaardigheid
1. De integriteitscoördinator stelt op grond van de bevindingen een advies op voor het bevoegd gezag . Het bevoegd gezag beoordeelt op basis van het advies of de melding onderzoekswaardig is. Een melding wordt als onderzoekswaardig aangemerkt indien is voldaan aan de volgende vijf punten:
2. De melding wordt aangemerkt als een vermoedelijke integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand als bedoeld in de 'Meldprocedure integriteit ongewenst gedrag en misstand gemeente Súdwest-Fryslân 2024';
3. De melding is gebaseerd op redelijke gronden;
4. De melding is voldoende betrouwbaar en concreet;
5. De melding is in redelijkheid onderzoekbaar;
6. Er zijn voldoende onderzoeksmogelijkheden, en deze zijn niet buitenproportioneel.
3.2.1 Niet-
onderzoekswaardige
meldingen
Als de melding als niet-onderzoekswaardig wordt aangemerkt, wordt deze als zodanig voorgelegd aan het bevoegd gezag. Na besluitvorming hierover door het bevoegd gezag wordt de melder schriftelijk door de coördinator integriteit geïnformeerd. In de brief of email wordt uitleg gegeven over de reden waarom er geen verder onderzoek wordt gedaan en wordt, indien van toepassing, verwezen naar de persoon of instantie waar de melder wel terecht kan. De melding wordt afgesloten en als niet-onderzoekswaardig vastgelegd.
Voor de gevallen waarbij op basis van het gesprek met de melder het vermoeden bestaat dat met opzet een onterechte melding heeft plaatsgevonden (bijvoorbeeld uit rancune) kan het bevoegd gezag besluiten dit als vermoeden van een integriteitsschending verder te laten onderzoeken. De uitkomst daarvan kan leiden tot een (rechtspositioneel) vervolgtraject.
3.2.2
Onderzoekswaardige
meldingen
Als de melding als onderzoekswaardig is beoordeeld, besluit het bevoegd gezag over het vervolg (het instellen van een onderzoek, het verlenen van een onderzoeksopdracht en door wie het onderzoek wordt uitgevoerd).
De melder wordt binnen vier weken na verzending van de ontvangstbevestiging van zijn melding door de integriteitscoördinator schriftelijk op de hoogte gesteld van het genomen besluit. Informatie wordt gegeven of naar aanleiding van zijn melding een onderzoek wordt ingesteld en zo ja, wat de onderzoeksopdracht is en door wie het onderzoek wordt uitgevoerd.
3.3
Strafrechtelijke kwesties
De gemeente Súdwest-Fryslân is niet bevoegd om een strafrechtelijk onderzoek in te stellen. Als er voorafgaand aan het feitenonderzoek naar aanleiding van de melding, hangende dit onderzoek of na afronding van het onderzoek blijkt dat er mogelijk sprake is van een geconstateerd strafbaar feit doet het bevoegd gezag of namens deze de integriteitscoördinator aangifte bij de politie en/of de Officier van Justitie. Ingeval van bedreiging of toepassing van geweld tegen medewerkers in functie of in diens eigendom toebehorende goederen wordt de medewerker gestimuleerd om aangifte te doen bij de plaatselijke politie. In deze situatie kan door of namens de gemeente een steunaangifte worden gedaan.
Mocht een strafrechtelijk onderzoek door politie/Officier van justitie worden ingesteld, dan kan eventueel gelijktijdig een eigen onderzoek worden uitgevoerd (als dit elkaar niet belemmert). Een schending van de integriteit, misstand of ongewenst gedrag kan ook meer omvatten dan de delictsomschrijving van een specifiek strafbaar feit; dit kan afzonderlijk worden onderzocht. Het strafrechtelijk traject en het disciplinair traject zijn afzonderlijke trajecten, waarbij het bevoegd gezag op adequate wijze de verantwoordelijkheid voor het disciplinair traject invult. Wanneer in het kader van het strafrechtelijk onderzoek een proces-verbaal is vervaardigd, is de mogelijkheid aanwezig dat na afhandeling van het strafproces inzage in het proces-verbaal wordt gevraagd bij de Officier van Justitie.
3.4
Afwegingen ten aanzien van betrokkene
De betrokkene (tegen wie de melding is gericht) heeft in een integriteitsonderzoek bepaalde rechten, maar ook plichten. De betrokkene heeft recht op een zorgvuldige en respectvolle omgang; het feit dat er een vermoeden is geuit betekent nog niet dat dit vermoeden gegrond is, dat zal onderzoek eerst moeten uitwijzen. De betrokkene hoeft zijn onschuld niet te bewijzen, maar hij dient wel elke twijfel omtrent zijn integriteit weg te nemen en mee te werken aan het feitenonderzoek (het geven van openheid van zaken).
Voor iedereen over wie een melding is gedaan en waarbij het gemelde niet feitelijk is vastgesteld of waarbij de betrokkene is vrijgepleit, geldt eenzelfde bescherming als voor een melder. Dat wil zeggen dat iemand in dat geval als betrokkene op geen enkele wijze in zijn rechtspositie wordt benadeeld vanwege deze melding en dat hij op geen enkele manier nadelige gevolgen van de melding bij de uitoefening van zijn functie ondervindt, met uitzondering van het opleggen van een ordemaatregel tijdens het onderzoek indien nodig.
Ordemaatregel
Soms brengt de aard van de (vermoede) integriteitkwestie, misstand of het ongewenste gedrag met zich mee dat het niet wenselijk is dat betrokkene zich op de werkplek bevindt en/of zijn functie uitoefent. Tijdens het onderzoek of gedurende de periode dat een strafrechtelijk onderzoek loopt, kan het hierom noodzakelijk zijn een ordemaatregel op te leggen. Ordemaatregelen zijn al die maatregelen die beogen de rust en de orde in de werksituatie te bevorderen, te realiseren of te handhaven. Verder kan met een ordemaatregel worden voorkomen dat bewijsmateriaal (relevant voor het onderzoek) kan worden vernietigd. Ordemaatregelen kunnen slechts worden opgelegd door het bevoegd gezag. Als door het bevoegd gezag wordt besloten een ordemaatregel op te leggen, wordt dit schriftelijk aan de betrokkene kenbaar gemaakt.
Kennisgeving aan betrokkene over instellen feitenonderzoek
Indien de waarheidsvinding en het onderzoeksbelang dit niet in de weg staan, wordt betrokkene zo snel mogelijk schriftelijk in kennis gesteld van het feit dat er onderzoek naar zijn handelingen wordt ingesteld. Niet in alle gevallen zal het echter wenselijk zijn dat betrokkene onmiddellijk wordt geïnformeerd. Indien dit conflicteert met het onderzoeksbelang, wordt lopende het onderzoek aan betrokkene alleen die informatie verstrekt die niet in de weg staat aan bewijsgaring en waarheidsvinding.
In de kennisgeving aan betrokkene dat een feitenonderzoek wordt ingesteld naar aanleiding van een melding over een vermoeden van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand staan in ieder geval de volgende zaken:
• Een omschrijving van het handelen of het nalaten dat aanleiding is tot het instellen van een feitenonderzoek (of welke vermoedens er richting de betrokkene zijn).
• De mededeling dat het vermoeden bestaat dat de betrokkene zich schuldig heeft gemaakt aan een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand.
• De mededeling dat betrokkene en eventuele getuige(n) kunnen worden gehoord.
• De mededeling dat de betrokkene zich kan laten bijstaan door een raadsman.
• De naam van een contactpersoon gedurende het onderzoek (vanwege de opvang vanuit goed werkgeverschap).
• Dat het onderzoek plaatsvindt volgens het onderzoeksprotocol (als bijlage toegevoegd).
• De namen van de onderzoeker(s) en contactgegevens.
• De mededeling dat een uitnodiging voor een hoorgesprek met de onderzoeker(s) zal volgen. Hierover ontvangt betrokkene van de onderzoeker(s) een apart bericht.
• Als dat aan de orde is: dat er een ordemaatregel wordt opgelegd. Hierover krijgt de betrokkene tevens een apart besluit.
• Het belang van vertrouwelijkheid/geheimhouding gedurende het onderzoek.
De leidinggevende van de betrokkene wordt eveneens geïnformeerd over het onderzoek als het onderzoeksbelang hiermee niet wordt geschaad. Besluitvorming over de wijze, mate en het moment van informeren ligt bij het bevoegd gezag.
4.Het onderzoek van meldingen
De inhoud van dit hoofdstuk is zowel van toepassing op interne als externe onderzoekers.
Indien sprake is van een onderzoekswaardige melding voert een onderzoeker een onderzoek uit in opdracht van het bevoegd gezag. Het onderzoek mag niet worden verricht door een persoon die mogelijk betrokken is bij de vermoede integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand, ter voorkoming van mogelijke vooringenomenheid en ongewenste beïnvloeding. Het doel van het onderzoek is te komen tot waarheidsvinding op basis waarvan het bevoegd gezag besluit of er sprake is van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand.
4
.1
Opdracht tot onderzoek
Een feitenonderzoek wordt door een daartoe aangestelde onderzoeker uitgevoerd, in opdracht van het bevoegd gezag. Het bevoegd gezag zal afhankelijk van de omstandigheden een keuze maken voor een interne dan wel een externe onderzoeker.
4
.1.1
Een interne onderzoeker voert het onderzoek uit
Indien het bevoegd gezag besluit dat een interne onderzoeker onderzoek verricht stelt deze interne onderzoeker een plan van aanpak op grond waarvan het bevoegd gezag een onderzoeksopdracht geeft. Het plan van aanpak bevat in ieder geval de volgende punten:
1. de aanleiding;
2. een duidelijk omschreven opdracht;
3. de onderzoeksvragen;
4. de onderzoeksmethoden;
5. de bevoegdheden waarvan gebruik kan worden gemaakt;
6. de vermelding dat het bevoegd gezag instemt met het gebruik van onderzoeksmethoden door onderzoekers;
7. de (verwachte) doorlooptijd van het onderzoek.
4.1.2
Een externe onderzoeker voert het onderzoek uit
Als het onderzoek door een externe onderzoeker wordt uitgevoerd, komt het bevoegd gezag schriftelijk een onderzoeksopdracht overeen met de gekozen onderzoeker. De opdrachtverstrekking bevat in aanvulling op de hiervoor genoemde punten 1 t/m 7 een opgaaf van de met het onderzoek benodigde inzet en de daarmee gepaard gaande kosten.
De onderzoeksopdracht geeft een heldere afbakening en biedt duidelijkheid aan zowel de onderzoekers als aan betrokkene. De onderzoeksopdracht wordt opgenomen in het uiteindelijke feitenrapport. Als er tijdens het onderzoek redenen zijn om de onderzoeksopdracht uit te breiden (de integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand kan bijvoorbeeld ingewikkelder of omvangrijker blijken), dan wordt dit nader schriftelijk vastgelegd. De coördinator integriteit is verantwoordelijk voor de sturing op het onderzoek.
Het onderzoeksprotocol van de gemeente Súdwest-Fryslân is leidend, ook als procedures omtrent de wijze van onderzoek van de externe onderzoeker afwijken. Het bevoegd gezag van de gemeente Súdwest-Fryslân blijft eindverantwoordelijk voor de manier waarop het onderzoek plaatsvindt, de informatievoorziening aan alle betrokken partijen en de zorg voor haar medewerkers.
4.2
Onderzoeksmethoden
Bij het onderzoek kan gebruik worden gemaakt van de bevoegdheden die de gemeente Súdwest-Fryslânals werkgever heeft. Deze bevoegdheden zijn gebaseerd op wet- en regelgeving, zoals het Burgerlijk Wetboek, de Ambtenarenwet en de privacywetgeving. Relevante regelingen door Súdwest-Fryslânzijn verder onder meer de interne meldprocedure en de Integriteitswijzer.
In het geval er sprake is van een externe onderzoeker die voor of namens de gemeente Súdwest-Fryslân optreedt, gelden dezelfde bevoegdheden, voor zover dat niet in strijd is met de wet- en regelgeving.
Onderzoeksbevoegdheden kunnen per onderzoek verschillen en worden - zoveel mogelijk - van tevoren vastgelegd in de opdrachtverstrekking aan de onderzoeker.
4.2.1
Eisen aan onderzoeksmethoden
Een feitenonderzoek dient zorgvuldig plaats te vinden. Dit houdt in dat alle belangen (dat wil zeggen de belangen van betrokkene, melder, het belang van het onderzoek, het belang van de organisatie, de belangen van getuigen en derden) worden gewogen. Zorgvuldig onderzoek heeft ook betrekking op de vraag hoe belangen dienen te worden afgewogen. De beginselen van subsidiariteit en proportionaliteit stellen eisen aan de inzet van onderzoeksmethoden:
Subsidiariteit
Bij iedere keuze voor een onderzoeksmethode dient te worden afgewogen in hoeverre wordt gekozen voor de minst ingrijpende variant. Concreet houdt dit in dat als de ene onderzoeksmethode door betrokkene als een grotere belasting kan worden ervaren dan een andere onderzoeksmethode, zoveel als mogelijk voor de lichtere variant moet worden gekozen.
P
r
oportionaliteit
In het kader van het proportionaliteitsbeginsel dient de verhouding tussen onderzoeksmethode en het onderzoeksbelang te worden gewogen. De lasten voor betrokkene van de onderzoeksmethode mogen niet disproportioneel zwaar zijn in vergelijking met te dienen belangen (het onderzoeks- of organisatiebelang).
4.2.2
Soorten onderzoeksmethoden
Tijdens het onderzoek kunnen - na bovenstaande afwegingen - verschillende onderzoekshandelingen nodig zijn. Het kan gaan om de volgende onderzoeksmethoden:
• het voeren van gesprekken met de melder en betrokkene (in het kader van hoor en wederhoor);
• het voeren van gesprekken met getuigen of andere personen;
• het raadplegen van diverse openbare bronnen (internet, sociale media, Kamer van Koophandel, Kadaster, etc.);
• het raadplegen van gesloten, vertrouwelijke bronnen;
• het doen van onderzoek in de (digitale) werkomgeving, zoals de computer, smartphone, tablet, en het bureau en/of de kast; dit vindt zoveel als mogelijk plaats in aanwezigheid van betrokkene en indien wenselijk de direct leidinggevende, maar kan in het belang van het onderzoek ook buiten aanwezigheid van betrokkene en leidinggevende plaatsvinden;
• het onderzoeken van tijd- en werkregistraties en declaraties;
• het onderzoeken van toegangsregistraties;
• het onderzoeken van telecommunicatiegegevens (met uitzondering van afluisteren);
• het observeren van locaties en/of de betrokkene, al dan niet met behulp van een camera; deze onderzoeksmethode kan worden gebruikt als gedragingen van iemand of de benodigde informatie niet rechtstreeks aan betrokkene of een derde kan worden gevraagd in het belang van het onderzoek;
• het raadplegen van dossiers; onder andere personeelsdossiers of personeelsgegevens; maar ook dossiers op het gebied van interne administratie en bedrijfsvoering (bijvoorbeeld facturen, contracten, aanbestedingen, offertes);
• het raadplegen van geautomatiseerde (betalings)systemen; zoals met betrekking tot personeelsgegevens en geautomatiseerde betalingssystemen en registratiesystemen (zoals tijd- en toegangsregistratie) om informatie veilig te stellen en te verstrekken; geautomatiseerde bestanden bestemd voor de uitvoering van gemeentelijke taken (zoals burgerzaken, BRP en sociale dienst) zijn alleen in te zien indien dit noodzakelijk is om een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand met betrekking tot die taken vast te stellen op basis van de daartoe geldende regelgeving/protocollen met betrekking tot ICT-gebruik, informatiebeveiliging dan wel privacybescherming; zo nodig vindt overleg plaats met de Chief Information Security Officer Informatiebeveiliging van de gemeente Súdwest-Fryslân;
• het raadplegen van beveiligingscameraregistraties;
• het raadplegen van e-mail, internetgebruik en communicatiemiddelen; zoals aard, volume en inhoud van het mailverkeer en de frequentie ervan, tijdsduur en soort websites bij internetgebruik op basis van de daartoe geldende regelgeving/protocollen met betrekking tot ICT-gebruik, informatiebeveiliging dan wel privacybescherming; zo nodig vindt overleg plaats met de Chief Information Security Officer Informatiebeveiliging van de gemeente Súdwest-Fryslân.
Een nadere toelichting op enkele van de hiervoor genoemde onderzoeksmethoden is opgenomen in de bijlage.
4.3
Het horen van betrokkene
Het beginsel van hoor en wederhoor is ook in het feitenonderzoek belangrijk. De onderzoekers stellen de betrokkene in de gelegenheid te worden gehoord. De betrokkene wordt in principe schriftelijk uitgenodigd voor het gesprek waarin hij in de gelegenheid wordt gesteld om te reageren op de melding over het vermoeden van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand. In verband met privacybescherming wordt de naam van de melder niet bekend gemaakt aan de betrokkene, tenzij het onderzoek/de melding dit vereist (bv. als de melding gaat over direct handelen ten aanzien van de melder) of als de melder hiervoor toestemming geeft. De aard van de melding inclusief omschrijving van mogelijk verwijtbare gedragingen wordt aan betrokkene medegedeeld.
Uitnodiging
Betrokkene wordt minimaal vijf werkdagen van te voren uitgenodigd voor een gesprek. In de uitnodiging wordt betrokkene op de hoogte gesteld van de aard en het doel van het gesprek. Hij wordt ook gewezen op zijn rechten en plichten (zoals zijn medewerking aan het onderzoek). Bovendien wordt betrokkene geïnformeerd over de vermoedelijke tijd die het gesprek in beslag zal nemen.
Raadsman
Betrokkene heeft het recht om een raadsman aanwezig te laten zijn als toehoorder bij het gesprek. In de uitnodiging voor het gesprek wordt betrokkene over deze mogelijkheid geïnformeerd. Het is aan de betrokkene hiertoe te besluiten. De raadsman kan betrokkene aanvullen bij het gesprek, maar betrokkene blijft gesprekspartner. Een ander persoon (zoals bijvoorbeeld een vertrouwenspersoon of familielid) kan op verzoek ook bij het gesprek aanwezig zijn, tenzij dit in het belang van het onderzoek of in het belang van derden ongewenst is. De bijstand van een specifieke raadsman, vertrouwenspersoon of familielid kan geweigerd worden, wanneer er ernstige bezwaren tegen deze persoon rijzen, bijvoorbeeld door betrokkenheid bij de kwestie of belangenverstrengeling. Met deze mogelijkheid wordt uitermate terughoudend omgegaan.
Medewerking
Betrokkene is verplicht mee te werken aan het onderzoek. De medewerking houdt in dat de betrokkene verplicht is informatie te verschaffen ten behoeve van het onderzoek. De informatie die de medewerker verstrekt, dient op waarheid te berusten.
G
espreksverslag
Van het gesprek wordt een gespreksverslag opgemaakt. Indien betrokkene en de onderzoeker(s) het eens zijn over de inhoud van het verslag, wordt het geheel door hen ondertekend. Betrokkene krijgt na ondertekening van zijn verklaring een afschrift tot zijn beschikking. In uitzonderlijke gevallen kan - met instemming van beide partijen - besloten worden om een gesprek op te nemen. De betrokkene wordt geïnformeerd dat de audio-opname zo spoedig mogelijk en in ieder geval na de afronding van de zaak zal worden vernietigd. De opnamen blijven bewaard zolang nodig is voor een eventuele civielrechtelijke of strafrechtelijke afhandeling van de zaak. Daarna worden de opnamen vernietigd.
4.4
Het verkrijgen van informatie van getuigen
De onderzoeker heeft de bevoegdheid getuigen te (laten) verzoeken om informatie te verstrekken. Informatie die (mondeling of schriftelijk) aan het Meldpunt of de onderzoekers wordt verstrekt, kan worden gebruikt voor het feitenonderzoek.
Het verzoek tot informatieverstrekking valt te onderscheiden in:
• verzoek tot het verstrekken van informatie m.b.t. feiten en/of omstandigheden;
• verzoek tot het ter beschikking stellen van en inzage geven in schriftelijke stukken en/of goederen.
Een onderzoeker onthoudt zich te allen tijde van het doen van misleidende mededelingen of gedragingen en het toepassen van psychische en/of fysieke druk/dwang.
Uitnodiging getuige voor het gesprek
Voor aanvang van het gesprek wordt de betreffende getuige zoveel mogelijk op de hoogte gesteld van de procedure, de aard en het doel van het gesprek. Verder wordt deze persoon geïnformeerd over de vermoedelijke tijd die het gesprek in beslag zal nemen. Getuigen mogen een raadsman of vertrouwenspersoon (van binnen of buiten de organisatie) meenemen naar het gesprek.
Gesprekken worden in de regel uitgevoerd door twee onderzoekers.
Gespreksverslag
Van gevoerde gesprekken wordt een gespreksverslag opgemaakt. De geïnterviewde wordt in de gelegenheid gesteld om het verslag aan te vullen met het oog op een juiste weergave van het gesprek en krijgt het verslag ter ondertekening aangeboden.
4.5
Duur van het onderzoek
De duur van het onderzoek is afhankelijk van verschillende factoren, zoals wederzijdse beschikbaarheid voor het voeren van gesprekken, beschikbaarheid van informatie enz. Uitgangspunt is om het onderzoek zo kort mogelijk te laten duren. De termijnen die de Wet bescherming klokkenluiders aan het behandelen en afdoen van een melding van een vermoedelijke misstand stelt zijn in principe leidend: drie maanden met ingang van de dag waarop de ontvangstvestiging van de melding aan melder is verzonden, met de mogelijkheid van verlenging van drie maanden (mits hiervoor goede redenen zijn).
5.
Afronding onderzoek
5.1
Feitenrapportage
Het is de taak van de onderzoekers het feitencomplex objectief vast te stellen en hierover te rapporteren. Na afronding van het feitenonderzoek worden door de onderzoekers alle onderzoeksbevindingen en (een samenvatting van de) gespreksverslagen vastgelegd in een feitenrapport. Het feitencomplex en het onderzoek daarnaar dient zorgvuldig en objectief te worden vastgelegd. Schriftelijke vastleggingen zijn onder andere van belang voor de transparantie van het onderzoek en het zo nodig achteraf afleggen van verantwoording over (de wijze van) het onderzoek en genomen beslissingen.
In het feitenrapport wordt tevens verantwoording afgelegd over de wijze waarop de informatie is vergaard en wordt getoetst aan relevante wet- en regelgeving. De onderzoekers leggen het onderzoek objectief vast en onthouden zich van persoonlijke meningen of oordelen.
Het feitenrapport wordt altijd geanonimiseerd (zonder gebruik van namen) en er worden geen integrale gespreksverslagen bijgevoegd (alleen de relevante delen daarvan worden gebruikt). De identiteit van de melder wordt niet bekend gemaakt zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de melder. De melding wordt alleen openbaar gemaakt dan wel verstrekt aan derden indien de wetgeving dit verplicht.
Als het bevoegd gezag in de onderzoeksopdracht advies van de onderzoekers vraagt, dan wordt dit separaat bij het rapport gevoegd. Dit advies betreft niet de eventuele sanctie, maar bijvoorbeeld maatregelen ter verbetering of voorkoming van een vergelijkbare situatie.
Het onderzoeksdossier bestaat in elk geval uit:
• de onderzoeksopdracht;
• de onderzoeksmiddelen, -methoden;
• een weergave van relevante feiten en omstandigheden;
• de relevante schriftelijke stukken, waaronder de gespreksverslagen;
• het feitenrapport met de bevindingen.
5.2
Advies van de coördinator integriteit voor een beslissing
Na afronding van het onderzoek door de onderzoeker wordt aan de hand van de feitenrapportage een advies opgesteld door de coördinator integriteit. In het advies wordt een samenvatting van onderzoeksgegevens opgenomen en voorzien van een oordeel of sprake is van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand.
Een advies wordt ook opgesteld in het geval dat een onderzoek moet worden gestaakt, b.v. omdat een strafrechtelijk onderzoek wordt opgestart.
Het advies wordt aangeboden aan het bevoegd gezag. Het bevoegd gezag beslist of sprake is van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand én of deze aanleiding geeft tot maatregelen. Het kan gaan om maatregelen van arbeidsrechtelijke aard jegens betrokkene, maar ook maatregelen die moeten leiden tot meer aandacht voor cultuur en bewustwording van integriteit.
Het bevoegd gezag informeert het college van burgemeester en wethouders in ieder geval over de melding en de wijze van afdoening.
5.3
Bewaren van onderzoeksgegevens
De persoonsgegevens en dossiers die in verband met een feitenonderzoek zijn verwerkt, worden bewaard conform dezelfde richtlijnen die gelden voor documenten met betrekking tot het functioneren binnen personeelsdossiers.
De onderzoeksgegevens worden niet toegevoegd aan een personeelsdossier, maar in een aparte afgeschermde omgeving bewaard.
5.4
Vertrouwelijkheid/geheimhouding
Er wordt met zeer vertrouwelijke informatie omgegaan en er worden zeer vertrouwelijke documenten vervaardigd. In het kader van de privacybescherming en vertrouwelijkheid van informatie is het derhalve van belang dat alleen informatie wordt verstrekt die noodzakelijk is of waar de betreffende persoon of personen recht op hebben. Alle betrokkenen bij een onderzoek (betrokkene, getuige, melder, raadsman, vertrouwenspersoon, intern meldpunt etc.) wordt een geheimhoudingsverplichting opgelegd waarmee wordt vastgelegd dat zij vertrouwelijk en zorgvuldig omgaan met de informatie die hen bekend is over de melding, de melder en betrokkene, het onderzoek of feiten uit het onderzoek. De vertrouwelijke informatie wordt verstrekt met behulp van communicatiemiddelen die voldoen aan de beveiligingseisen die gelden voor vertrouwelijke stukken.
5.4.1
Communicatie tijdens het onderzoek
Communicatie over een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand is belangrijk, onder andere voor de bewustwording en preventie. Het kan onrust, geruchten en een onveilig gevoel binnen de organisatie voorkomen of wegnemen. Tijdens het onderzoek wordt terughoudend en weloverwogen omgegaan met (het moment van) communicatie over de integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand naar zowel betrokkene als naar andere belanghebbenden, zoals collega’s. Het onderzoeksbelang (het belang van de gemeente Súdwest-Fryslân) staat bij de afweging voorop, maar de privacy van de betrokkene telt daarbij zwaar mee.
Soms moet, onder vermelding van de naam van betrokkene, worden gecommuniceerd over een ordemaatregel: collega’s moeten weten dat een betrokkene de toegang is ontzegd en/of dat diegene is geschorst. Als de naam van betrokkene wordt vermeld kan dit alleen na het informeren van betrokkene over deze berichtgeving. De direct leidinggevende of een ander houdt gedurende het onderzoek contact met betrokkene waarbij hij deze begeleidt en de nodige zorg geeft.
Als de melding is weerlegd of niet is vastgesteld zal dit - uitsluitend na overleg met de betrokkene - worden medegedeeld aan de organisatie dan wel de betreffende afdeling waar de betrokkene werkzaam is. Rehabilitatie vraagt een zeer zorgvuldige en intensieve begeleiding van de medewerker waarbij communicatie een belangrijke rol speelt. In geval van een strafrechtelijk onderzoek wordt daarover binnen de gemeente Súdwest-Fryslân door het bevoegd gezag uitsluitend gecommuniceerd na toestemming van de Officier van justitie.
Communicatie is een verantwoordelijkheid van de organisatie, meer in het bijzonder de manager van de afdeling waar de melding speelt, waarbij de manager wat de communicatie betreft onder de eindverantwoordelijkheid van het bevoegd gezag functioneert.
Communicatie met/naar betrokkene
Betrokkene tegen wie het feitenonderzoek is gericht wordt zo snel mogelijk in kennis gesteld van het feit dat er een onderzoek wordt ingesteld naar zijn/haar handelingen, indien dit niet strijdig is met het onderzoeksbelang. In verband met privacybescherming wordt de naam van de melder niet bekend gemaakt aan de betrokkene ten aanzien van wie de melding is gedaan. Hierop kan een uitzondering worden gemaakt indien het onderzoek/melding dit vereist (bv. als de melding gaat over direct handelen ten aanzien van de melder) of als de melder hiervoor toestemming geeft. De aard van de melding inclusief omschrijving van mogelijk verwijtbare gedragingen wordt aan betrokkene verstrekt.
Communicatie met (interne en externe) getuigen
Getuigen worden desgewenst in het bezit gesteld van een afschrift van hun verklaring. In belang van het onderzoek kan dit afschrift op een later tijdstip ter beschikking worden gesteld. Er vindt in principe geen verdere communicatie plaats met getuigen.
5.4.2
Communicatie na afronding van het onderzoek
Betrokkene
De betrokkene ontvangt na afloop van het onderzoek schriftelijk bericht van de coördinator integriteit dat het onderzoek is afgerond. Als geen integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand is vastgesteld, wordt dit aan betrokkene schriftelijk meegedeeld. Indien uit het onderzoek is gebleken dat wel sprake is van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand, dan wordt aan betrokkene de verdere procedure en maatregel(en) meegedeeld.
Melder
De melder krijgt na afloop van een onderzoek een schriftelijk bericht van de coördinator integriteit dat het onderzoek is afgerond. De melder wordt hierbij vooral procesmatig geïnformeerd over het onderzoek en de bevindingen. Het bevoegd gezag beoordeelt welke informatie wel of niet verstrekt zal worden na zorgvuldige afweging van de belangen van alle betrokken partijen.
Getuigen
Getuigen worden in principe niet op de hoogte gehouden van afronding van het onderzoek. Mocht het bevoegd gezag hier toch voor kiezen, dan worden zij in beperkte mate, globaal op de hoogte gesteld.
5.5
Hoor en wederhoor na afronding onderzoek
Na afloop van een onderzoek krijgt betrokkene de mogelijkheid om - in het kader van wederhoor - te reageren op de beslissing van het bevoegd gezag. Desgevraagd kan inzage worden verleend in het advies van de integriteitscoördinator, op grond waarvan de beslissing is genomen.
Het bevoegd gezag zal aan betrokkene geen inzage in stukken van een onderzoek geven als daarmee de privacybescherming van anderen kan worden geschonden, tenzij het op grond van wet- of regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming, verplicht is.
5.6
Zorg gedurende het proces
Een intern onderzoek kan veel betekenen voor alle betrokken partijen bij het onderzoek en ook veel commotie in de naaste werkomgeving veroorzaken. Het is daarom van belang om hier aandacht voor te hebben en zorg te bieden. In en gesprek met belanghebbenden (zoals teamleden) kan bijvoorbeeld worden uitgelegd waarom een onderzoek is ingesteld en waarom voor bepaalde onderzoeksmethoden is gekozen. Verder kan onjuiste beeldvorming (geruchten) worden gecorrigeerd. Een dergelijk gesprek kan ook van belang zijn in het kader van het lerend vermogen van medewerkers en ten behoeve van preventie.
Bij de zorg kunnen leidinggevenden en HR-adviseurs of personen die sociaal-medische zorg bieden worden betrokken, maar ook de onderzoekers (intern of extern). Uiteraard moet aandacht worden besteed aan de betrokkene, met name wanneer de betrokkene weer moet integreren in een (andere) werkplek. In geval van een rehabilitatie zal betrokkene en zijn directe werkomgeving intensief moeten worden begeleid.
Bijlage: toelichting onderzoeksmethoden
Doorzoeken van de werkplek
De werkplek van de betrokkene kan onderzocht worden indien dit van belang is voor het onderzoek. Het is in beginsel alleen toegestaan om de zakelijke locatie en zakelijke middelen te onderzoeken. Bij het zoeken naar zaken die bijdragen aan de waarheidsvinding wordt zoveel mogelijk onderzoek naar privézaken vermeden. Indien de betrokkene niet meer naar zijn werkplek zal terugkeren, wordt hij in staat gesteld privézaken in ontvangst te nemen. Bij het onderzoeken van de werkomgeving gelden de volgende randvoorwaarden:
• Het onderzoek moet uitgevoerd worden door tenminste twee leden van het onderzoeksteam.
• Toestemming van het bevoegd gezag is vereist voor dit onderzoek mag plaats vinden.
• Indien mogelijk wordt de direct leidinggevende van de betrokkene ingelicht.
• Het doorzoeken van de werkplek vindt bij voorkeur plaats in aanwezigheid van de betrokkene.
• Het heimelijk doorzoeken van de werkomgeving is een mogelijkheid indien het belang van het onderzoek dit vergt. Hier is toestemming voor nodig van het bevoegd gezag.
• Indien noodzakelijk mogen gesloten lades en kasten geforceerd worden na toestemming van het bevoegd gezag.
Observatie
Indien de benodigde informatie niet rechtstreeks aan betrokkene of een derde kan worden gevraagd of anderszins worden vastgesteld, kan – in belang van het onderzoek - observatie van betrokkene als onderzoeksmethode worden gebruikt. De observatie heeft in beginsel alleen betrekking op activiteiten die de betrokkene tijdens werktijd verricht. Het kan echter voorkomen dat ook buiten diensttijd moet worden geobserveerd. Observatie is een zwaar middel, zeker als het buiten werktijd plaatsvindt. Het vermoeden van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand moet daarom de bijkomende aantasting van de privacy kunnen rechtvaardigen. Ook moet eerst gekeken worden of er niet een minder zwaar middel kan worden ingezet.
Observatie, waarbij gebruik gemaakt wordt van een foto- en/of videocamera, is gelegitimeerd op basis van artikel 6, lid 1 onder f, van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Daarin wordt gesteld dat de gegevensverwerking (in casu het gebruik van de camera) noodzakelijk kan zijn voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang van de verantwoordelijke (in dit geval het bedrijfsbelang van de gemeente Súdwest-Fryslân) of van een derde aan wie de gegevens worden verstrekt, tenzij het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkenen, in het bijzonder het recht op privacy prevaleert. Hieronder volgen een aantal randvoorwaarden die gelden bij (heimelijke) observatie waarbij gebruik kan worden gemaakt van camera’s.
• Het bevoegd gezag moet toestemming geven voor (heimelijk) cameragebruik.
• Het plaatsen van camera’s t.b.v. observatie is toegestaan als dit noodzakelijk is voor de behartiging van gerechtvaardigde bedrijfsbelangen. Bedrijfsbelangen kunnen het beschermen van eigendommen tegen diefstal of beschadiging zijn. Het gebruik van camera’s moet altijd in samenhang met andere maatregelen gebeuren.
• Camera’s mogen pas gebruikt worden als andere maatregelen/oplossingen onvoldoende effectief zijn gebleken. Toepassing van de uitgangspunten proportionaliteit en subsidiariteit zijn van groot belang.
• Bij het gebruik van camera’s, dus geen heimelijk gebruik, moet worden aangegeven dat medewerkers gefilmd kunnen worden d.m.v. bijvoorbeeld bordjes of stickers.
• Gegevens opslag moet in overeenstemming zijn met de Algemene Verordening Gegevensbescherming, waarbij dient te worden uitgegaan van een maximale bewaartermijn van vier weken nadat het onderzoek is afgerond.
• Heimelijk cameragebruik is alleen toegestaan als er ondanks allerlei inspanning geen eind komt aan incidenten zoals, bijvoorbeeld, veelvoorkomende diefstal of fraude. Dit is dan ook een uiterst redmiddel en mag alleen ingezet worden als er geen andere oplossingen of minder ingrijpende middelen zijn.
• Er moet kunnen worden aangetoond dat vorige onderzoeksmethoden geen resultaat hebben opgeleverd.
• Er moet een verslag worden gemaakt van de observatie.
• Heimelijk cameragebruik mag alleen tijdelijk gebeuren. Permanent heimelijk toezicht is nooit toegestaan.
• Alleen de personen, bijvoorbeeld de betrokkene, en locaties die van belang voor het onderzoek zijn mogen onder toezicht staan van heimelijke camera’s.
• Heimelijk cameragebruik mag nooit in het publiek toegankelijke domein plaatsvinden door onderzoekers.
• Er mogen geen geluidopnamen worden gemaakt (alleen beeld).
• Achteraf moeten medewerkers geïnformeerd worden over de verborgen camera’s.
• Voordat het cameratoezicht in werking mag treden, wordt een voorafgaand onderzoek uitgevoerd en getoetst of het gebruik van de verborgen camera voldoet aan de wettelijke eisen d.m.v. van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA).
• Voor het gebruik van heimelijk cameratoezicht is per keer toestemming van de OR vereist.
Onderzoek telecommunicatie
Onderzoek naar het gebruik van telecommunicatiemiddelen houdt in dat het gebruik van e-mail, internetcommunicatie of (mobiele) telefoon wordt onderzocht. Onder het onderzoek van telecommunicatie valt ook het opnemen van zakelijke telefoongesprekken. Aan het onderzoek van telecommunicatie zijn de volgende voorwaarden verbonden:
• Het bevoegd gezag dient toestemming te geven voor het gebruik van deze methode.
• In beginsel beperkt het onderzoeken van telecommunicatie zich tot de gegevens van het telecommunicatie verkeer. Dit zijn gegevens zoals wanneer en met wie iemand telefoneert. Alleen indien noodzakelijk mag er controle op inhoud plaatsvinden.
• Er moet een gerechtvaardigd belang aanwezig zijn voordat er overgegaan mag worden op het opnemen van telefoongesprekken.
• Als er minder vergaande methoden beschikbaar zijn om het incident te onderzoeken dan moeten deze methoden gekozen worden.
• Medewerkers moeten in beginsel op de hoogte zijn dat telefoongesprekken opgenomen kunnen worden.
• Het heimelijk opnemen van telefoongesprekken is in uitzonderlijke gevallen mogelijk (alleen bij bedreigingen, bommeldingen en bij verdenking van strafbaar gedrag).
• Het heimelijk opnemen van telefoongesprekken mag als onderzoeksmethode pas ingezet worden als er geen andere middelen beschikbaar zijn om hetzelfde doel te bereiken.
• Bij heimelijke opnames moeten er maatregelen getroffen zijn om onrechtmatige toegang tot de opnames te verhinderen.
• Het automatisch vernietigen van de opnames die niet direct van belang zijn is een maatregel die genomen moet worden.
• Opnames van telefoongesprekken worden niet langer bewaard dan noodzakelijk, bij voorkeur niet langer dan zes maanden.
• Medewerkers worden achteraf altijd geïnformeerd over de heimelijke controle.
• Voordat het onderzoek wordt uitgevoerd, wordt een voorafgaand onderzoek uitgevoerd en getoetst of het onderzoek voldoet aan de wettelijke eisen d.m.v van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA).
• Voor het gebruik van het heimelijk opnemen van telefoongesprekken is per keer toestemming van de OR vereist.
Onderzoek geautomatiseerde systemen
Onder geautomatiseerde systemen vallen zaken zoals computernetwerken, (zakelijke) computers, smartphones, laptops, e-mail en internet gebruik. De volgende randvoorwaarden gelden bij het onderzoeken van geautomatiseerde voorzieningen:
• Betrokkene moet in beginsel toestemming geven tot het laten kopiëren van de harde schijf.
• In situaties waarin het uit onderzoeksbelang onwenselijk is om betrokkene te informeren c.q. om toestemming te vragen, kan hiervan worden afgeweken. Hieruit volgt dat de opdrachtgever toestemming kan geven tot het laten kopiëren van de (harde of netwerk-) schijf, zonder betrokkene daarvoor te raadplegen.
• Voor dit middel mag worden ingezet is toestemming van bevoegd gezag vereist. Een afweging tussen de (privacy)belangen van betrokkene en de belangen van het interne onderzoek moet dan ook gemaakt worden.
• Er dient een periode afbakening gemaakt te worden waartussen gezocht gaat worden. Het is niet toegestaan om al het internetverkeer en alle e-mails te onderzoeken. Dit in verband met proportionaliteit en privacy.
• Het onderzoeken van geautomatiseerde voorzieningen dient gerechtvaardigd te worden. Een motivatie is dan ook vereist.
• Voordat het onderzoek wordt uitgevoerd, wordt een voorafgaand onderzoek uitgevoerd en getoetst of het onderzoek voldoet aan de wettelijke eisen d.m.v van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA).
• Voor het inzetten van deze methode is per keer toestemming van de OR vereist.
BIJLAGE I
I
Algemene aangifteplicht (artikel 160 Wetboek van Strafvordering)
Op grond van artikel 160 van het Wetboek van Strafvordering geldt een algemene aangifteplicht voor iedereen die kennis heeft van bepaalde zeer ernstige misdrijven, zoals misdrijven tegen de veiligheid van de Staat, misdrijven tegen het leven gericht, mensenroof of verkrachting. In lid 1 van het artikel staat opgesomd welke specifieke feiten uit het Wetboek van Strafrecht het betreft. Het niet naleven van de aangifteplicht van artikel 160 van het Wetboek van Strafvordering kan leiden tot strafvervolging op grond van artikel 136 van het Wetboek van Strafrecht.
De aangifteplicht geldt in drie gevallen namelijk:
A.
Indien sprake is van een specifiek ambtsmisdrijf, zoals genoemd in artikel 355 tot en met 380 van het Wetboek van Strafrecht. Het betreft hier zeer uiteenlopende door ambtenaren gepleegde feiten.
Enkele voorbeelden zijn:
- •vervalsing van (kas)boek of registers
- •verduisteren van bewijsstukken
- •vragen om of aannemen van steekpenningen (omkoping)
- •dwang met misbruik van gezag
- •deelnemen aan aannemingen terwijl de betreffende ambtenaar ook met het toezicht daarop is belast.
B.
Indien sprake is van een misdrijf begaan door een ambtenaar die daarbij een bijzondere ambtsplicht heeft geschonden of gebruik heeft gemaakt van macht, gelegenheid of middel door het ambt geschonken. Hier gaat het om andere misdrijven dan die uit artikel 355-380 van het Wetboek van Strafrecht, gepleegd door – kortweg – een ambtenaar in of dankzij zijn functie en/of met schending van een bijzondere ambtsplicht. Een voorbeeld is:
- •een ambtenaar die een inbraak pleegt op basis van kennis over aanwezige kostbaarheden die hij ambtshalve – bijvoorbeeld tijdens een huisbezoek bij een cliënt thuis – heeft opgedaan;
- •of een politieagent die tijdens een doorzoeking geld aantreft en dit voor zichzelf houdt.
C.
Indien door een misdrijf inbreuk op of onrechtmatig gebruik wordt gemaakt van een regeling waarvan de uitvoering of de zorg voor naleving aan het betreffende college of de betreffende ambtenaren is toevertrouwd. Het kan hier gaan om het – door middel van een misdrijf – schenden van of inbreuk maken op allerhande regelingen. Denk daarbij niet alleen aan wettelijke regelingen, maar ook aan bijvoorbeeld beleidsregels en contractuele regelingen. Een voorbeeld van deze categorie is een ambtenaar die een valse verklaring afgeeft voor vergunning- of subsidieverlening aan zichzelf of derden.