GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Apeldoorn

Nadere regels reserves en voorzieningen uit subsidie Apeldoorn
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Apeldoorn;
Overwegende dat het college bevoegd is regels vast te stellen met betrekking tot voorzieningen en reserves;
Gelet op artikel 13 van de Algemene subsidieverordening gemeente Apeldoorn;
Besluit:
Vast te stellen de navolgende Nadere regels reserves en voorzieningen uit subsidie Apeldoorn
Artikel
1.

Definities
In deze nadere regels wordt verstaan onder:
- -algemene reserve: vermogensbestanddelen die worden opgenomen in reserve om in de toekomst fluctuaties in de kosten op te vangen of bij de afbouw van de subsidie de frictiekosten op te vangen. Deze reserve kan ook worden aangeduid als egalisatiereserve;
- -bestemmingsreserve: specifieke reserve waaraan vooraf een bestemming is gegeven;
- -college: college van burgemeester en wethouders van de gemeente Apeldoorn;
- -subsidieontvanger: rechtspersoon aan wie de subsidie wordt verstrekt;
- -voorziening: vermogensbestanddelen die worden gevormd voor uitgaven om toekomstige risico’s of verplichtingen op te kunnen vangen, waarvan de omvang en/of het tijdstip van optreden per balansdatum onzeker zijn en die samenhangen met de periode voorafgaand aan die datum.
Artikel
2.

Toepassingsbereik
Deze nadere regels zijn van toepassing op terugkerende subsidies van het college voor zover de subsidie meer dan € 50.000,- bedraagt. Onder terugkerende subsidies worden verstaan subsidies die gedurende meerdere jaren worden verstrekt voor structurele of periodieke activiteiten.
Artikel
3.

Algemene reserve
1.
Indien bij subsidievaststelling de kosten van de gesubsidieerde activiteiten lager zijn of de inkomsten van de activiteiten hoger zijn dan waarop de subsidieverlening is gebaseerd, mag de subsidieontvanger het verschil toevoegen aan de algemene reserve als bedoeld in artikel 4:72 Algemene wet bestuursrecht tot een maximum van 10% van de subsidie voor de in dat jaar uitgevoerde activiteiten.
2.
In aanvulling op het eerste lid geldt dat het gemeentelijke aandeel in de algemene reserve niet meer bedraagt dan 25% van de subsidie voor dat jaar.
3.
Als een subsidieontvanger een hogere algemene reserve vormt dan op grond van het eerste en tweede lid is toegestaan, kan dit leiden tot een lagere subsidievaststelling, intrekking of wijziging van de subsidieverlening voor het lopende of volgende subsidiejaar.
4.
De subsidieontvanger verantwoordt bij de aanvraag tot vaststelling de onttrekkingen en toevoegingen van de algemene reserve jaarlijks op een overzichtelijke wijze in de jaarrekening met toelichting.
5.
Bij ontbinding van de rechtspersoon van de subsidieontvanger kan het met gemeentelijke subsidie opgebouwde deel van de algemene reserve worden teruggevorderd.
Artikel
4.

Bestemmingsreserve
1.
Het instellen van een nieuwe bestemmingsreserve uit subsidie is slechts mogelijk na toestemming van het college. Het college beslist op basis van een schriftelijke aanvraag voor het vormen van een bestemmingsreserve.
2.
In de aanvraag om toestemming voor het vormen van een bestemmingsreserve vermeldt de subsidieontvanger:
- a.
het doel van de bestemmingsreserve;
- b.
een onderbouwing van de gewenste maximale omvang;
- c.
een bestedingsplan;
- d.
de verwachte einddatum.
3.
Bij ontbinding van de rechtspersoon van de subsidieontvanger kan het met gemeentelijke subsidie opgebouwde deel van de bestemmingsreserve worden teruggevorderd.
Artikel
5.

Voorzieningen
De subsidieontvanger informeert het college over de uit subsidie gevormde voorziening.
Artikel
6.

Afwijkingen
Het college kan in bijzondere omstandigheden bij onevenredige gevolgen van deze nadere regels afwijken.
Artikel
7.

Overgangs- en slotbepalingen
1.
Aanvragen om subsidieverlening die voor de datum van de inwerkingtreding van deze nadere regels zijn ingediend, vallen onder de Beleidsregels reserves en voorzieningen uit subsidiegelden.
2.
Op aanvragen tot subsidievaststelling zijn de regels van toepassing die golden op moment van subsidieverlening.
3.
Deze nadere regels treden in werking op de eerste dag na bekendmaking onder intrekking van de Beleidsregels reserves en voorzieningen uit subsidiegelden, vastgesteld op 17 juli 2019.
4.
Deze nadere regels worden aangehaald als: Nadere regels reserves en voorzieningen uit subsidie Apeldoorn.
Aldus vastgesteld op 27 mei 2025
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Apeldoorn,
De secretaris,
De burgemeester,
Toelichting Nadere regels reserves en voorzieningen uit subsidie Apeldoorn
Algemeen
Deze nadere regels hebben tot doel te waarborgen dat door het college verstrekte terugkerende subsidies doeltreffend en doelmatig worden ingezet door de subsidieontvangers.
De regels bieden de mogelijkheid om een deel van de verleende subsidie niet direct in het betreffende subsidiejaar te besteden, maar te reserveren voor toekomstige uitgaven. Vanuit het oogpunt van controleerbaarheid en verantwoord financieel beheer is het noodzakelijk om hiervoor duidelijke kaders te stellen. Op deze manier ontstaat transparantie en wordt voorkomen dat er bij subsidievaststelling of toekomstige subsidieaanvragen onduidelijkheden of discussies ontstaan.
Op basis van artikel 13 van de Algemene subsidieverordening gemeente Apeldoorn (Asv) is het college bevoegd om regels vast te stellen met betrekking tot voorzieningen en reserves. Deze nadere regels vormen hierop een nadere uitwerking.
De nadere regels bevatten criteria voor de vorming van:
- •Een algemene reserve, bedoeld om risico’s in de bedrijfsvoering op te vangen en frictiekosten bij subsidievermindering te dekken;
- •Een bestemmingsreserve, gereserveerd voor een specifiek doel;
- •Voorzieningen, bedoeld voor toekomstige verplichtingen waarvan de omvang of het tijdstip onzeker is.
De verplichtingen uit de nadere regels vormen de juridische grondslag waar rekening mee gehouden wordt bij de subsidievaststelling.
Artikelsgewijs
In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die (onderdelen) van bepalingen behandeld die nadere toelichting behoeven.
Artikel 2. Toepassingsbereik
Deze nadere regels zijn van toepassing op door het college verstrekte terugkerende subsidies, mits het subsidiebedrag per subsidiejaar meer dan € 50.000,- bedraagt. Deze ondergrens sluit aan op de ondergrens die geldt voor de financiële verantwoording uit de Asv. Hiermee wordt tevens geborgd dat de verplichtingen rondom reserves en voorzieningen alleen gelden voor substantiële subsidies. Kleinere subsidies blijven buiten het toepassingsbereik en worden beoordeeld op basis van de Asv en eventuele specifieke subsidieregelingen.
Het toestaan van het reserveren van voordelen op de kosten van gesubsidieerde activiteiten is bedoeld om tekorten en overschotten over meerdere jaren te egaliseren. Dit maakt dat deze regels alleen relevant zijn voor subsidies die over een langere periode worden verstrekt voor structurele of periodieke activiteiten. Subsidies die worden afgerekend op basis van werkelijke kosten vallen buiten het toepassingsbereik van deze nadere regels.
Artikel 3. Algemene reserve
Dit artikel bepaalt onder welke voorwaarden een subsidieontvanger een overschot aan subsidie mag toevoegen aan de algemene reserve.
Eerste lid: toevoeging aan de algemene reserve
Voor zover aan de verplichtingen is voldaan en de activiteiten zijn uitgevoerd, is het toegestaan dat de subsidieontvanger een deel van de subsidie mag toevoegen aan de algemene reserve. Dit lid bepaalt dat als de werkelijke kosten van de gesubsidieerde activiteiten lager zijn of de inkomsten hoger dan waarmee in de subsidieverlening rekening is gehouden, het verschil aan de algemene reserve mag worden toegevoegd. Daarvoor geldt een maximum van 10% van de subsidie voor de in dat jaar uitgevoerde activiteiten.
Voorbeeld 1:
De subsidieontvanger heeft aan alle voorwaarden en verplichtingen voldaan, de activiteiten zijn uitgevoerd overeenkomstig de aanvraag en verlening.
- •Verleende subsidie: € 150.000
- •Werkelijke kosten: € 140.000
- •Maximale toevoeging aan de reserve: € 15.000 (10% van de subsidie)
- •De subsidie wordt vastgesteld op het verleende bedrag, de subsidieontvanger mag € 10.000 toevoegen aan de algemene reserve.
Voorbeeld 2:
Wanneer niet aan alle subsidievoorwaarden is voldaan, kan de subsidie worden verlaagd, waardoor ook het maximale bedrag dat aan de algemene reserve mag worden toegevoegd lager uitvalt.
- •Verleende subsidie: € 250.000
- •Uitgevoerde gesubsidieerde activiteiten: 75%
- •Subsidie wordt verlaagd tot: € 187.500
- •Werkelijke kosten: € 152.000
- •Maximale toevoeging aan de reserve: € 18.750 (10% van de subsidie voor de uitgevoerde activiteiten)
- •Subsidie lager vaststellen op: € 170.750
- •Verschil tussen subsidie en werkelijke kosten: € 35.500
- •Terug te vorderen bedrag: €62.500 (€ 250.000-/- € 187.500) + € 16.750(€ 35.500 -/- € 18.750)
Dit voorbeeld laat zien dat als een subsidie wordt verlaagd, de toegestane toevoeging aan de algemene reserve ook naar rato daalt en dat eventueel te veel ontvangen subsidie moet worden terugbetaald.
Tweede lid: beperking gemeentelijk aandeel in de reserve
Naast het maximum van 10% uit het eerste lid, stelt het tweede lid dat het aandeel uit de gemeentelijke subsidies in de algemene reserve niet meer mag bedragen van 25% van de subsidie voor dat jaar. Dit betekent dat als de subsidieontvanger door eerdere toevoegingen al een substantiële reserve heeft opgebouwd, dit de mogelijkheden voor verdere toevoegingen beperkt.
Voorbeeld 3:
De subsidieontvanger heeft aan alle voorwaarden en verplichtingen voldaan, de activiteiten zijn uitgevoerd overeenkomstig de aanvraag en verlening.
- •Verleende subsidie: € 100.000
- •Algemene reserve na toevoeging van vorig jaar: € 20.000
- •Nieuw overschot: € 10.000
- •Maximaal toegestaan gemeentelijk aandeel: 25% van € 100.000 = € 25.000
- •Toevoegen aan algemene reserve: € 5.000
- •Terug te vorderen bedrag: € 5.000
Dit voorbeeld laat zien dat de subsidieontvanger slechts € 5.000 mag toevoegen aan de algemene reserve, omdat het maximum van 25% anders wordt overschreden.
Voorbeeld 4:
De subsidieontvanger heeft aan alle voorwaarden en verplichtingen voldaan, de activiteiten zijn uitgevoerd overeenkomstig de aanvraag en verlening. De subsidieontvanger heeft ook andere inkomsten. In dit voorbeeld wordt toegelicht hoe het gemeentelijk aandeel in de algemene reserve wordt bepaald als dat niet voldoende duidelijk uit de verantwoording blijkt.
- •Kosten van de gesubsidieerde activiteiten: € 500.000
- •Verleende subsidie: € 250.000
- •Totale baten subsidieontvanger: € 500.000 (subsidie gemeente Apeldoorn € 250.000, inkomsten van derden en bijdragen van andere partners eveneens en totaal € 250.000)
- •Totale omvang algemene reserve: € 100.000
- •Het aandeel subsidie in de totale baten is 50% (€ 250.000 / € 500.000)
- •Dit betekent dat 50% van de algemene reserve afkomstig is uit subsidie, oftewel € 50.000
- •Maximale toegestane aandeel is 25% van de subsidie: € 62.500
- •Omdat het actuele aandeel van de subsidie in de algemene reserve lager is dan dit maximum, kan er nog € 12.500 worden toegevoegd.
De subsidieontvanger mag maximaal 10% van de verleende subsidie toevoegen aan de algemene reserve. In dit voorbeeld is 10% van € 250.000 = € 25.000, maar de ruimte tot het maximum is in dit geval de beperkende factor, namelijk € 12.500.
Artikel 4. Bestemmingsreserve
Het college subsidieert activiteiten die in een bepaalde periode (meestal een jaar) uitgevoerd worden. Met instemming van het college kan de subsidieontvanger een deel van de subsidie reserveren voor specifieke activiteiten die in een toekomstige periode worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld een incidentele actie, een project of toekomstig groot onderhoud. Dit voorkomt een lagere vaststelling en een nieuwe aparte subsidieaanvraag voor die activiteiten.
Dit artikel zorgt ervoor dat een nieuwe bestemmingsreserve uit subsidie alleen wordt gevormd als dat noodzakelijk is en met vooraf schriftelijke toestemming van het college.
Tweede lid
De subsidieontvanger moet in de aanvraag gedetailleerde informatie verstrekken, waaronder:
- •Het doel van de bestemmingsreserve: waarvoor is de bestemmingsreserve bedoeld? Dit kan bijvoorbeeld een toekomstige investering zijn of grootonderhoud.
- •De maximale omvang: de subsidieontvanger moet onderbouwen hoeveel geld maximaal in de bestemmingsreserve nodig is.
- •Een bestedingsplan: dit beschrijft hoe en wanneer de middelen worden ingezet.
- •De verwachte einddatum: dit geeft aan hoelang de bestemmingsreserve nodig zal zijn.
Artikel 5. Voorzieningen
De subsidieontvanger informeert het college over de uit subsidie gevormde voorzieningen. Dit informeren vindt doorgaans plaats bij de aanvraag tot vaststelling via de balans uit de jaarrekening, waarin de aard en omvang van de voorzieningen zijn opgenomen en toegelicht worden.
Artikel 6. Afwijkingen
In bijzondere omstandigheden kan het college besluiten af te wijken van deze nadere regels als de toepassing ervan onevenredige gevolgen zou hebben.
Artikel 7. Overgangs- en slotbepalingen
Subsidieaanvragen die zijn ingediend vóór de inwerkingtreding van deze nadere regels, worden nog beoordeeld op basis van de eerder geldende Beleidsregels reserves en voorzieningen uit subsidiegelden.
Aanvragen tot subsidievaststelling worden beoordeeld volgens de regels die golden op het moment van subsidieverlening, zodat rechtszekerheid voor subsidieontvangers is gewaarborgd.