GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Gemert-Bakel

Instructie voor de griffier van de gemeente Gemert-Bakel 2025
De raad van de gemeente Gemert-Bakel,
gezien het voorstel van de werkgeverscommissie d.d. 15 april 2025;
gelet op de Gemeentewet en de Verordening Werkgeverscommissie;
Besluit
- 1.
Vast te stellen de "Instructie voor de griffier van de gemeente Gemert-Bakel 2025".
Artikel
1.

Begripsbepalingen
In deze instructie wordt verstaan onder:
- a.
College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Gemert-Bakel;
- b.
Griffier: de functionaris bedoeld in artikel 107 Gemeentewet;
- c.
Griffie: het gedeelte van de gemeentelijke organisatie dat valt onder de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende medewerkers;
- d.
Werkgeverscommissie: een door de raad op grond van artikel 83 Gemeentewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie voor de griffie(r) is gedelegeerd;
- e.
Fractievoorzittersoverleg: orgaan ingesteld ingevolge het Reglement van Orde van de gemeente Gemert-Bakel;
Artikel
2.

Algemene taken
1.
De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies, beeldvormende avonden en werkgroepen.
2.
De griffier geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de gemeenteraad, de voorzitter van de gemeenteraad, de door de gemeenteraad ingestelde commissies en beeldvormende avonden, werkgroepen, respectievelijke voorzitters van deze organen en de individuele raads- en commissieleden.
Artikel
3.

Agendering
1.
De griffier adviseert gevraagd en ongevraagd de agendacommissie bij het opstellen van de agenda van de commissies, raadsvergaderingen, beeldvormende avonden en andere bijeenkomsten.
2.
De griffier ondersteunt en adviseert gevraagd en ongevraagd de agendacommissie over de (strategische) raadsplanning (termijnplanning).
Artikel
4.

Taken besluitvorming
1.
De griffier adviseert de voorzitter van de gemeenteraad en de voorzitters van de door de gemeenteraad ingestelde commissies, beeldvormende avonden en werkgroepen over een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen.
2.
De griffier adviseert de gemeenteraad, de voorzitter van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies, beeldvormende avonden en werkgroepen over de vraag of de aangeleverde voorstellen en besluiten rijp zijn voor besluitvorming en over de wijze van behandeling.
3.
De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies, beeldvormende avonden en werkgroepen en is verantwoordelijk voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan.
4.
De griffier draagt zorg voor de voorbereiding van de vergaderingen van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies, beeldvormende avonden en werkgroepen, het goede verloop van de procedures die voor het proces van besluitvorming noodzakelijk zijn en de afhandeling van de vergaderingen.
5.
De griffier is er verantwoordelijk voor dat de griffiers van de door de gemeenteraad ingestelde commissies, beeldvormende avonden en werkgroepen de taken uit dit artikel voor de commissies, beeldvormende avonden en werkgroepen uitvoeren.
Artikel
5.

Taken fractievoorzittersoverleg en agendacommissie
1.
De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het fractievoorzittersoverleg en de agendacommissie en is verantwoordelijk voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan.
2.
Indien het fractievoorzittersoverleg dan wel de agendacommissie aanvullende ondersteuning of advisering behoeft, zorgt de griffier ervoor dat deze gegeven wordt.
Artikel
6.

Taken raadsleden
1.
De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van de leden van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen.
2.
De griffier treedt vanuit een vertrouwensfunctie op als klankbord voor de leden van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen.
3.
De griffier adviseert de leden van de gemeenteraad over de geschikte vorm van inhoudelijke ondersteuning.
Artikel
7.

Taken lokale democratie en integriteit
1.
De griffier ondersteunt de gemeenteraad en de voorzitter van de gemeenteraad in het bevorderen van:
- a.
het samenspel tussen alle actoren in het bestuurlijke besluitvormingsproces;
- b.
integer politiek bestuur en de integriteit en veiligheid van de leden van de gemeenteraad en de medewerkers van de griffie;
- c.
het borgen van de democratische waarden;
- d.
de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen bij het besluitvormingsproces en het aanspreken van betrokkenen hierop.
Artikel
8.

Periodieke overleggen
1.
In het duale bestuur vervult de griffier een centrale rol in de bestuurlijke afstemming tussen de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie: de zogenaamde driehoek. Het duale bestuur wordt binnen deze driehoek op basis van gelijkwaardigheid van rollen, vanuit de verschillende posities, gezamenlijk vormgegeven. De griffier overlegt in dit verband periodiek met de burgemeester en gemeentesecretaris
2.
In aanvulling op het eerste lid overlegt de griffier in elk geval ook periodiek met de burgemeester en de gemeentesecretaris afzonderlijk, en waar nodig in elke geval met de gemeentelijke accountant en de rekenkamer.
Artikel
9.

Management griffie
1.
De griffier geeft hiërarchisch leiding aan de medewerkers van de griffie en functioneel leiding aan degenen van de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de gemeenteraad of de uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand.
2.
De griffier voert het personeelsbeleid ten aanzien van de medewerkers van de griffie uit en stemt hierover regelmatig af met de werkgeverscommissie.
3.
De griffier is verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering binnen de griffie en de gemeenteraad en overlegt hierover regelmatig met de gemeentesecretaris.
4.
De griffier is verantwoordelijk voor het bedrijfsmatig functioneren van de griffie en pleegt voor een goede gezamenlijke bedrijfsvoering van de gemeente periodiek overleg met de gemeentesecretaris. De griffier ontvangt ambtelijke bijstand van faciliterende afdelingen zoals HR, ICT, financiën en facilitair.
5.
De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie en zorgt voor innovatie van de dienstverlening door de griffie.
6.
De griffiers van de door de gemeenteraad ingestelde commissies handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.
7.
De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie, bevordert een gezonde financiële huishouding.
Artikel
10.

Raadscommunicatie en voorlichting
1.
De griffier adviseert de gemeenteraad over de invulling en uitvoering van de communicatie door gemeenteraad.
2.
De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzagelegging van de agenda’s, de voorstellen en de verslagen van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen.
3.
De griffier vertegenwoordigt de raad in interne en externe overleggen met gemeente, provincie, rijk, en andere instanties.
Artikel
11.

Slotbepalingen
1.
In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de werkgevercommissie.
2.
Deze instructie kan worden aangehaald als Instructie griffier gemeente Gemert-Bakel 2025.
3.
Deze instructie treedt in werking op de dag na vaststelling.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering 27 mei 2025
de raad van de gemeente Gemert-Bakel,
de griffier,
de voorzitter,

Toelichting
Algemeen
Deze instructie geeft uitvoering aan artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet. Hierin is bepaald dat de gemeenteraad in een instructie nadere regels stelt over de taak en de bevoegdheden van de griffier. In deze instructie staat de rol van de griffier als eerste adviseur van de gemeenteraad, de voorzitter van de gemeenteraad en de individuele leden van de gemeenteraad, voorop. De instructie bevat dus voorschriften over de wijze waarop de griffier de gemeenteraad in de uitoefening van diens taak ondersteunt en met name adviseert.
In aanvulling daarop voorziet deze instructie, gezien de ontwikkeling die de functie van griffier de afgelopen jaren heeft doorgemaakt, ook in een duidelijke taak voor de griffier als het aankomt op de bestuurlijke besluitvorming en de processen die daarop zien. Ook daarin kan de griffier advies geven. Tot slot zijn in de instructie bepalingen opgenomen die zien op de rol van de griffier in relatie tot de verhoudingen tussen de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie alsmede die tussen de griffier en de griffie. De instructie sluit aan op het functieprofiel dat er voor de griffier is.
Artikelsgewijs
Artikel 2
Dit artikel bevat de belangrijkste taken van de griffier. De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning en advisering van de gemeenteraad, de voorzitter van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies, beeldvormende avonden en werkgroepen. De griffier is voor de gemeenteraad en de individuele leden het eerste aanspreekpunt. Tegen deze achtergrond wordt de griffier in dit artikel aangewezen als degene die zorg draagt voor die ondersteuning (eerste lid). Daarnaast wordt de griffier als eerste adviseur van de gemeenteraad, de voorzitter van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen gepositioneerd (tweede lid). In dat kader doet de griffier bijvoorbeeld voorstellen voor het verbeteren en vernieuwen van de vergaderwijze, de procedures, de invoering van werkprocessen en de beleids- en beheersinstrumenten. Als de gemeenteraad met die voorstellen instemt, is de griffier bovendien verantwoordelijk voor de implementatie daarvan.
Artikel 3
De griffier staat de agendacommissie bij in hun verantwoordelijkheden en taken. Deze zijn ook in de instructie vastgelegd.
Artikel 4
Dit artikel bevat de taken van de griffier als het op de besluitvorming in de gemeenteraad aankomt. In het eerste lid is geregeld dat de burgemeester in diens functie van voorzitter van de gemeenteraad wordt bijgestaan door de griffier. In diens functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt de burgemeester bijgestaan door de gemeentesecretaris. Daarnaast adviseert de griffier over de vraag of de voorstellen en besluiten die zijn aangeleverd rijp zijn voor besluitvorming en hoe de behandeling in de gemeenteraad het beste plaats kan vinden (tweede lid). Dit betekent dat de griffier bijvoorbeeld nagaat of deze stukken voldoen aan de wet- en regelgeving en de door de gemeenteraad vastgestelde spelregels en dat de griffier een voorstel doet voor de behandeling van samenhangende stukken. Op grond van het derde lid is de griffier bij de vergaderingen van de gemeenteraad aanwezig en zorgt de griffier voor de verslaglegging daarvan. Het vierde lid voegt daar in meer algemene zin aan toe dat de griffier zorg draagt voor de voorbereiding van de vergaderingen, het goede verloop van de procedures die voor de besluitvorming nodig zijn en de afhandeling van de vergaderingen. Dit betekent onder andere dat de griffier ervoor zorgt dat de leden van de gemeenteraad tijdig over de informatie beschikken die zij nodig hebben om hun taak te kunnen vervullen, dat de griffier zorgt voor een strategische raadsplanning, dat de griffieradvies geeft over de wijze waarop en de volgorde waarin voorstellen behandeld worden en dat de griffier nagaat of moties en toezeggingen tijdig worden afgedaan of nagekomen. De griffier heeft dezelfde taken ten aanzien van de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen. Daarnaast zorgt de griffier ervoor dat de griffiers van de door de gemeenteraad ingestelde commissies, beeldvormende avonden en werkgroepen ten aanzien van deze gremia dezelfde taken uitvoeren deze adequaat worden ondersteund.
Artikel 5
De griffier heeft ook taken ten aanzien van de vergaderingen van het fractievoorzittersoverleg en de agendacommissie. Deze zijn ook in de instructie vastgelegd.
Artikel 6
De griffier kan de leden van de gemeenteraad advies geven over de vorm als er inhoudelijke ondersteuning nodig is. Verder stimuleert de griffier dat de leden van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen de vaardigheden ontwikkelen die nodig zijn om op een goede manier hun functie uit te oefenen. Daarnaast kan de griffier desgewenst vanuit een vertrouwensfunctie een klankbordrol voor de leden van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen vervullen.
Artikel 7
De griffier ondersteunt de gemeenteraad en de voorzitter van de gemeenteraad in het bevorderen van het functioneren van de lokale democratie en de integriteit. Dit gaat onder andere om het leveren van een bijdrage aan het verbeteren van het samenspel tussen de gemeenteraad en de inwoners. Daarnaast ondersteunt de griffier bij het borgen van de democratische waarden en de rolzuiverheid van alle betrokkenen in het besluitvormingsproces. Het gaat dan niet alleen om de leden van de gemeenteraad en het college, maar ook bijvoorbeeld inwoners en ambtenaren. De griffier kan de gemeenteraad en de voorzitter van de gemeenteraad hierin desgewenst ook van advies dienen.
Artikel 8
Om de bestuurlijke besluitvorming soepel te laten verlopen is het van belang dat de griffier, de gemeentesecretaris en de burgemeester onderling afspraken maken over de bestuurlijke besluitvorming en de voorbereiding daarvan. De instructie voorziet er daarom in elk geval in dat zij periodiek overleggen in de zogenaamde driehoek. In het verlengde daarvan bevat de instructie ook bepalingen over het periodiek overleg tussen de griffier en de burgemeester en de gemeentesecretaris afzonderlijk. Tot slot is geregeld dat ook periodiek overleg plaatsvindt tussen de griffier en de gemeentelijke accountant en tussen de griffier en de rekenkamer. In de bepaling is opgenomen dat de griffier ‘in elk geval’ met deze betrokkenen overlegt omdat vanzelfsprekend ook periodiek overleg met andere betrokkenen mogelijk, en wellicht ook noodzakelijk, is.
Artikel 9
De griffier draagt zorg voor de griffieorganisatie. Dit artikel voorziet in voorschriften die daar betrekking op hebben. Zo is de griffier verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering binnen de griffie en de gemeenteraad, stelt de griffier een planning voor de werkzaamheden van de griffie op en rapporteert de griffier hier periodiek over. In het artikel is overigens geregeld dat de griffier niet alleen hiërarchisch leiding geeft aan de medewerkers van de griffie, maar ook functioneel leiding geeft aan de ambtenaren die de gemeenteraad of leden daarvan ondersteunen of verzoeken om ambtelijke bijstand uitvoeren. Het doel van deze bepaling is dat de betreffende ambtenaren onafhankelijk van het college kunnen opereren en dat dus recht wordt gedaan aan de dualistische verhoudingen tussen gemeenteraad en college.
Artikel 10
De gemeenteraad vertegenwoordigt alle inwoners van de gemeente. Het is dan ook van belang dat inwoners worden geïnformeerd over alles wat zich in en rondom de gemeenteraad afspeelt. Daarover adviseert de griffier. De griffier zorgt daarnaast voor de raadscommunicatie, bijvoorbeeld door het publiceren van raadsagenda’s, raadsvoorstellen en verslagen.
Artikel 11
Mocht deze verordening in voorkomende gevallen niet voorzien dan heeft de griffier in dien nodig overleg met de werkgeverscommissie om te komen tot een oplossing.