GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Elburg

GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING NOORD-VELUWS ARCHIEF
Intitulé
Gemeenschappelijke Regeling Noord-Veluws Archief
De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Elburg, Epe, Ermelo, Harderwijk, Hattem, Heerde, Nunspeet en Oldebroek;
Overwegende
- •dat de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Elburg, Epe, Ermelo, Harderwijk, Hattem, Heerde, Nunspeet en Oldebroek de wens hebben uitgesproken een nieuwe gemeenschappelijke regeling te treffen, om op een zo efficiënt en effectief mogelijke manier gezamenlijk de taken die hen zijn opgedragen krachtens de Archiefwet 1995 uit te kunnen voeren;
- •dat daartoe de gemeenschappelijke regeling Noord-Veluws Archief wordt getroffen op grond van artikel 1, vierde lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen (hierna: “de Wgr”) en een bedrijfsvoeringsorganisatie wordt ingesteld op grond van artikel 8, derde lid van de Wgr;
- •dat deze gemeenschappelijke regeling in de plaats komt van de op te heffen gemeenschappelijke regeling Streekarchief Epe, Hattem en Heerde (deelnemers: de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Epe, Hattem en Heerde) en de op te heffen gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe (deelnemers: de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Elburg, Ermelo, Harderwijk, Nunspeet en Oldebroek);
- •dat de raden van de gemeenten Elburg, Epe, Ermelo, Harderwijk, Hattem, Heerde, Nunspeet en Oldebroek, op grond van artikel 1, derde lid van de Wgr, in de gelegenheid zijn gesteld een zienswijze naar voren te brengen over het ontwerp van deze regeling;
- •dat de raden van de gemeenten Elburg, Epe, Ermelo, Harderwijk, Hattem, Heerde, Nunspeet en Oldebroek, op grond van artikel 1, vierde lid van de Wgr, toestemming hebben verleend voor het treffen van de gemeenschappelijke regeling.
Gelet op
de Wet gemeenschappelijke regelingen, de Gemeentewet, de Wet dualisering gemeentelijke medebewindsbevoegdheden, alsmede de Archiefwet 1995;
Besluiten:
te treffen de gemeenschappelijke regeling “Noord-Veluws Archief”:
Hoofdstuk
1

ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel
1

Begripsbepalingen
In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder:
- a.
de regeling: de “gemeenschappelijke regeling Noord-Veluws Archief”;
- b.
Noord-Veluws Archief: de rechtspersoonlijkheid bezittende bedrijfsvoeringsorganisatie als bedoeld in artikel 2;
- c.
deelnemers: (de colleges van burgemeesters en wethouders van) de gemeenten die deelnemen aan deze regeling;
- d.
deelnemende gemeenten: de gemeenten Elburg, Epe, Ermelo, Harderwijk, Hattem, Heerde, Nunspeet en Oldebroek;
- e.
college(s): de colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten;
- f.
raden: de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten;
- g.
gedeputeerde staten: gedeputeerde staten van de provincie Gelderland;
- h.
het bestuur: het bestuur van Noord-Veluws Archief;
- i.
directeur: hoofd van de ambtelijke organisatie en, tenzij het bestuur een andere persoon als zodanig aanwijst, tevens archivaris als bedoeld in artikel 14;
- j.
archiefbewaarplaats: voorziening als bedoeld in de Archiefwet 1995;
- k.
het personeel: het personeel in dienst van de bedrijfsvoeringsorganisatie, waaronder de directeur;
- l.
de Wgr: de Wet gemeenschappelijke regelingen;
- m.
voorzitter: de voorzitter van het bestuur, bedoeld in artikel 12;
- n.
producten- en diensten catalogus: de catalogus als bedoeld in artikel 4, derde lid, waarvan de eerste versie gelijktijdig met de “gemeenschappelijke regeling Noord-Veluws Archief ” door de deelnemers unaniem is vastgesteld dan wel een overeenkomstig de regeling vastgestelde wijziging daarvan;
- o.
het reglement van orde: het reglement als bedoeld in artikel 8. In het reglement wordt de vergaderorde van het bestuur geregeld;
- p.
het directiereglement: het reglement als bedoeld in artikel 15. In het directiereglement worden de taken en bevoegdheden van de directeur geregeld;
- q.
de financiële verordening: de verordening als bedoeld in artikel 18;
- r.
gekwalificeerde meerderheid: een meerderheid van twee derde van de totaal aantal mogelijk uit te brengen stemmen;
- s.
gewone meerderheid: een meerderheid van de stemmen van de totaal aantal mogelijk uit te brengen stemmen;
- t.
Archiefwet (1995): de Archiefwet 1995 of een daarvoor in de plaats komende wettelijke regeling;
- u.
meerjarenplan: beschrijving van de strategische kaders en de te behalen doelstellingen in een vastgestelde periode, vast te stellen en te wijzigen door het bestuur met unanimiteit van stemmen;
- v.
acquisitieplan: beschrijving van de kaders waarbinnen, en het acquisitieprofiel op basis waarvan het Noord-Veluws Archief collecties en archieven verwerft als aanvulling op de overheidsarchieven van elke deelnemer, vast te stellen en te wijzigen door het bestuur met unanimiteit van stemmen;
- w.
voorlopige bijdrage: de voorlopig overeenkomstig deze regeling voor een boekjaar vastgestelde financiële bijdrage van de deelnemers te voldoen op basis van de begroting;
- x.
werkelijke bijdrage: de definitief overeenkomstig deze regeling voor een boekjaar financiële bijdrage van de deelnemers te voldoen na vaststelling van de jaarrekening.
Artikel
2

De bedrijfsvoeringsorganisatie
- 1.
Bij deze regeling wordt ingesteld een bedrijfsvoeringsorganisatie, genaamd: “Noord-Veluws Archief”.
- 2.
De bedrijfsvoeringsorganisatie is gevestigd in Elburg.
- 3.
Het gebied waarvoor deze regeling geldt omvat het grondgebied van de deelnemende gemeenten.
- 4.
De colleges wijzen de archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 4 aan als hun gemeentelijke archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de Archiefwet 1995.
Artikel
3

Doelstelling
Doel van het Noord-Veluws Archief is in het grondgebied van de deelnemende gemeenten zoals bedoeld in artikel 2, derde lid, van deze regeling:
- a.
het uitvoeren van het bepaalde in de Archiefwet 1995; en
- b.
het vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis door het opbouwen en beheren van een brede collectie (regionaal) historische bronnen en deze op een actieve wijze dienstbaar maken voor het publiek,
een en ander binnen de taken die krachtens artikel 4 aan het Noord-Veluws Archief zijn opgedragen.
Artikel
4

Taken
- 1.
Het Noord-Veluws Archief heeft tot taak:
  - a.
het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemers, zoals nader omschreven in de Archiefwet 1995;
  - b.
het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zover deze niet zijn overgebracht;
  - c.
het beheer van de door de colleges aangewezen archiefbewaarplaats, conform de bepalingen van een daartoe met de betreffende gemeenten te sluiten gebruiksovereenkomst;
  - d.
het beheer van eventuele door derden, anders dan de deelnemers, overgedragen particuliere archieven, die reeds geacquireerd zijn en in de toekomst op basis van het vastgestelde acquisitieplan verworven zullen worden;
  - e.
het beschikbaar stellen van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden;
  - f.
het uitvoeren van het door de individuele deelnemers gewenste beleid op gemeentelijk niveau, gerelateerd aan het onder artikel 3, lid b geformuleerde doel.
- 2.
De bevoegdheden behorende bij voornoemde taken zijn door de deelnemers overgedragen aan het Noord-Veluws Archief krachtens artikel 11.
- 3.
In de Producten- en Dienstencatalogus worden de taken van het Noord-Veluws Archief nader gespecificeerd en uitgewerkt.
- 4.
Producten- en Dienstencatalogus kan door het bestuur met gekwalificeerde meerderheid van de stemmen worden gewijzigd.
Artikel
5

Belang
- 1.
De regeling is getroffen voor gemeenschappelijke behartiging van de belangen van de deelnemers in het kader van de uitvoering van hun bedrijfsvoeringstaken voortvloeiend uit de Archiefwet 1995. De doelstelling is om gezamenlijke voordelen te realiseren door:
  - a.
de kwaliteit te verhogen;
  - b.
de kwetsbaarheid te verminderen;
  - c.
kosten te beheersen.
- 2.
Uit het oogpunt van efficiëntie en effectiviteit zullen deelnemers hun beleid, regelgeving en werkprocessen die verband houden met de bedrijfsvoering van de taken zoals bedoeld in het eerste lid van dit artikel zo veel mogelijk op elkaar afstemmen.
Hoofdstuk
2

BESTUUR
Artikel
6

Samenstelling
- 1.
Het bestuur bestaat uit evenzoveel leden als deelnemers aan deze regeling.
- 2.
Het college van burgemeester en wethouders van elke deelnemer wijst uit zijn midden één lid en één of meer plaatsvervangende leden van het bestuur aan.
- 3.
In geval van verhindering van een lid van het bestuur, wordt deze vervangen door een plaatsvervanger.
- 4.
Indien tussentijds een vacature in het bestuur ontstaat, wijst het college van burgemeester en wethouders van de deelnemer die niet langer vertegenwoordigd is in het bestuur, zo spoedig mogelijk een nieuw lid aan.
Artikel
7

Zittingsduur
- 1.
De zittingsduur van de leden van het bestuur is gelijk aan die van de colleges.
- 2.
Bij ontslag van een lid van een college, vervalt met gelijke ingang daarvan het lidmaatschap van het bestuur.
Artikel
8

Vergaderingen
- 1.
Het bestuur stelt een reglement van orde vast en beraadslaagt conform het reglement van orde.
- 2.
De eerste versie van het reglement van orde wordt door het bestuur bij gekwalificeerde meerderheid vastgesteld. Het bestuur kan het reglement van orde bij gekwalificeerde meerderheid wijzigen.
- 3.
Het reglement van orde, alsmede de daarin aangebrachte wijzigingen, worden ter kennis gebracht van de deelnemers.
Artikel
9

Besluitvorming
- 1.
Het bestuur kan beraadslagen en besluiten wanneer een gewone meerderheid van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.
- 2.
Indien de meerderheid van het aantal zitting hebbende leden niet aanwezig is, belegt de voorzitter een nieuwe vergadering. De uitnodiging voor deze vergadering vermeldt de te behandelen zaken. In deze nieuwe vergadering wordt een besluit genomen door de dan tegenwoordige leden.
- 3.
Ieder bestuurslid heeft een gewogen stem op basis van procentueel aandeel gezien de inwoneraantallen per gemeente. Als eerste peildatum is gekozen voor 1 januari 2025 waarbij elke vier jaar opnieuw gekeken wordt naar de gewogen stem per bestuurslid.
- 4.
Bij stakende stemmen heeft de voorzitter de beslissende stem.
- 5.
Het bestuur beslist bij gewone meerderheid, tenzij in deze regeling anders is bepaald.
- 6.
Indien bij het nemen van een besluit door geen van de leden stemming wordt gevraagd, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.
- 7.
Een lid van het bestuur neemt niet deel aan de stemming over een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger is betrokken.
- 8.
Anders dan besluiten waarover bij of krachtens de wet de raden een zienswijze naar voren kunnen brengen, zijn er geen besluiten van het bestuur waarvoor aan de gemeenteraad van elke deelnemer vooraf een zienswijze dient te worden gevraagd, zoals bedoeld in artikel 10 vijfde en zesde lid van de Wgr, met uitzondering van de besluitvorming als omschreven in artikel 18, derde lid.
Artikel
10

Inlichtingen en verantwoording
- 1.
Het Noord-Veluws Archief verstrekt aan de deelnemers de informatie die deze opvragen om hun beleid te kunnen vormen ten aanzien van de in artikel 4 bedoelde onderwerpen.
- 2.
Het bestuur geeft aan de raden en de colleges, indien daartoe door één of meer leden daarvan wordt gevraagd, dan wel ongevraagd, schriftelijk alle inlichtingen die nodig zijn voor een juiste beoordeling van het door hem gevoerde en te voeren beleid.
- 3.
Een lid van het bestuur verschaft het college van burgemeester en wethouders dat het betreffende lid heeft aangewezen en de raad van de deelnemer waaruit het lid afkomstig is alle inlichtingen die door dat college of die raad of één of meer leden daarvan worden verlangd.
- 4.
Ieder lid van het bestuur is aan het college van burgemeester en wethouders dat het betreffende lid heeft aangewezen en de raad van de deelnemer waaruit het lid afkomstig is verantwoording schuldig voor het door het lid in dat bestuur gevoerde beleid.
- 5.
Het op verzoek verstrekken van inlichtingen als bedoeld in het eerste, tweede en derde lid alsmede het afleggen van verantwoording als bedoeld in het vierde lid, geschiedt op gebruikelijke wijze binnen de gemeente van de betrokken deelnemer.
Artikel
11

Bevoegdheden bestuur
- 1.
Aan het bestuur komen krachtens delegatie alle bevoegdheden tot regeling en bestuur toe die noodzakelijk zijn ten behoeve van de uitvoering van taken die bij deze gemeenschappelijke regeling aan het Noord-Veluws Archief zijn opgedragen, voor zover deze taken zijn opgenomen in de vastgestelde begroting dan wel een daarop gebaseerd meerjarenplan en/of acquisitieplan, en die daarvoor bij of krachtens enig wettelijk voorschrift aan de colleges zijn of worden toegekend en steeds met inachtneming van de voor de betreffende deelnemer geldende beleidskaders.
- 2.
Buiten de bevoegdheden overeenkomstig het bepaalde in het vorige lid komen aan het bestuur toe de bevoegdheden die krachtens een afzonderlijk mandaat van alle deelnemers aan het bestuur worden verleend.
- 3.
Naast de uitoefening van taken en bevoegdheden op grond van het elders in deze regeling bepaald, is het bestuur in elk geval belast met en bevoegd tot:
  - a.
het vaststellen van meerjarenplannen;
  - b.
het vaststellen en wijzigen van de begroting;
  - c.
het vaststellen van een acquisitieplan;
  - d.
het vaststellen van de jaarrekening en het jaarverslag;
  - e.
het vaststellen van de financiële verordening;
  - f.
het voorstaan van de belangen van het Noord-Veluws Archief bij andere overheden, instellingen, diensten en personen;
  - g.
het nemen van alle conservatoire maatregelen zowel in als buiten rechte en het doen van alles wat nodig is ter voorkoming van verjaring van recht of bezit.
- 4.
Het bestuur kan bij gekwalificeerde meerderheid besluiten tot oprichting van en deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen. Hierop is artikel 31a Wgr van toepassing.
- 5.
Het bestuur is niet bevoegd tot:
  - a.
het aan- en verkopen van onroerend goed;
  - b.
het vestigen van pand- en hypotheekrechten;
  - c.
het aantrekken van vreemd vermogen;
  - d.
het afgeven van garanties of andere waarborgen;
  - e.
het in eigendom, erfpacht of opstal aannemen of uitgeven van onroerende zaken;
  - f.
dienstverlening aan derde partijen;
  - g.
oprichting van en deelneming in publiekrechtelijke en privaatrechtelijke rechtspersonen, voor zover het Noord-Veluws Archief dientengevolge bestuurlijke en economische risico’s draagt,
- tenzij alle colleges hiervoor expliciet toestemming hebben gegeven, gevolgd door een bestuursbesluit met unanimiteit van stemmen.
Hoofdstuk
3

DE VOORZITTER
Artikel
12

Aanwijzing voorzitter
- 1.
Door het bestuur wordt uit haar midden een voorzitter aangewezen. Er is sprake van een roulerend voorzitterschap, met een termijn van 2 jaar. De vaststelling van een schema van toe- en aftreding van de voorzitter vindt plaats in de eerste vergadering van iedere zittingsperiode van het bestuur.
- 2.
Het bestuur wijst uit zijn midden een plaatsvervangend voorzitter aan.
- 3.
In het reglement van orde kunnen nadere taken en eisen aan het voorzitterschap en de zittingsduur worden gesteld.
Artikel
13

Taken en bevoegdheden voorzitter
- 1.
De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van het bestuur.
- 2.
De voorzitter tekent de stukken die van het bestuur uitgaan.
- 3.
De voorzitter vertegenwoordigt het Noord-Veluws Archief in en buiten rechte.
- 4.
In gedingen of bij rechtshandelingen met de deelnemer, tot welk bestuur de voorzitter behoort, wordt het Noord-Veluws Archief vertegenwoordigd door de plaatsvervangend voorzitter.
- 5.
De voorzitter kan de vertegenwoordiging, na instemming door het bestuur, aan een door hem schriftelijk aan te wijzen gemachtigde toevertrouwen.
Hoofdstuk
4

PERSONEEL
Artikel
14

Directeur
- 1.
Aan het hoofd van de ambtelijke organisatie staat de directeur. Deze heeft de algehele en dagelijkse leiding en ondersteunt het bestuur.
- 2.
De directeur wordt in dienst genomen, geschorst en ontslagen door het bestuur.
- 3.
De vervanging van de directeur bij ontstentenis of afwezigheid wordt vastgesteld in het directiereglement.
- 4.
De directeur fungeert als secretaris van het bestuur.
- 5.
De directeur is belast met de uitvoering van de besluiten van het bestuur.
- 6.
De directeur is bevoegd om binnen de kaders van de (meerjaren)begroting de organisatie zo in te richten en de bedrijfsvoering zo vorm te geven dat de in het (meerjaren)plan vastgestelde kwalitatieve en kwantitatieve doelstellingen worden gerealiseerd.
- 7.
De directeur verstrekt aan de deelnemers de door het bestuur vastgestelde jaarplannen en jaarverslagen.
- 8.
De directeur treedt, tenzij het bestuur een andere persoon als zodanig aanwijst, op als archivaris als bedoeld in artikel 32 Archiefwet 1995 en is in die hoedanigheid belast met de uitvoering van de taken en bevoegdheden als bedoeld in de Archiefwet 1995. Indien het bestuur een andere persoon dan de directeur aanwijst als de archivaris zal het bestuur tevens bepalen welke taken en bevoegdheden van de directeur toekomen aan de archivaris.
- 9.
De directeur wordt door de deelnemers aangewezen als hun gemeentearchivaris, tenzij het bestuur een andere persoon als zodanig aanwijst.
- 10.
De directeur is belast met de uitvoering van de taken, als bedoeld in artikel 4 lid 1 van de regeling, tenzij op grond van het bepaalde in lid 8, een deel van de in artikel 4 lid 1 genoemde taken en bevoegdheden toekomen aan de archivaris. De werkwijze van de directeur is vastgelegd in het directiereglement.
- 11.
De directeur is belast met de verantwoordelijkheid voor het personeel.
- 12.
In het directiereglement kan worden bepaald dat de directeur binnen de wettelijke kaders bepaalde bevoegdheden namens het bestuur uitoefent, De bevoegdheden genoemd in artikel 11, lid 3 en lid 4 blijven aan het bestuur voorbehouden.
- 13.
De directeur is verantwoording verschuldigd aan het bestuur.
Artikel
15

Directiereglement
- 1.
Het directiereglement regelt de taken en bevoegdheden van de directeur.
- 2.
Het directiereglement wordt door het bestuur bij gekwalificeerde meerderheid vastgesteld dan wel gewijzigd.
- 3.
Het directiereglement, alsmede de daarin aangebrachte wijzigingen, worden ter kennis gebracht van de deelnemers.
Artikel
16

(Overig) personeel
- 1.
De directeur kan overig personeel in dienst nemen, schorsen en ontslaan.
- 2.
Op al het personeel is de CAO SGO van toepassing.
Hoofdstuk
5

FINANCIËLE BEPALINGEN
Artikel
17

Boekjaar
Het boekjaar van het Noord-Veluws Archief is gelijk aan het kalenderjaar.
Artikel
18

Verdeelsleutel en berekeningsmethodiek
- 1.
De financiële verordening bevat de verdeelsleutel en de berekeningsmethodiek voor de bijdrage van de deelnemers.
- 2.
In ieder geval iedere vier jaren vindt een evaluatie plaats van de financiële verordening.
- 3.
De financiële verordening wordt vastgesteld dan wel gewijzigd door het bestuur met instemming van alle afzonderlijke colleges, gehoord de raden, met inachtneming van de eventuele wensen en bedenkingen van de raden. De eerste vaststelling vindt plaats in de eerste bestuursvergadering van het Noord-Veluws Archief.
Artikel
19

Begroting
- 1.
De begroting van het Noord-Veluws Archief wordt vastgesteld of gewijzigd door het bestuur met gekwalificeerde meerderheid, uiterlijk 1 september voorafgaande aan het jaar waarvoor deze geldt;
- 2.
Alvorens tot vaststelling of wijziging van de begroting wordt besloten, worden de raden gedurende twaalf weken in de gelegenheid gesteld om kennis te nemen van de ontwerpbegroting en eventuele zienswijzen daartegen bij het bestuur kenbaar te maken;
- 3.
Het bestuur vergezelt de vaststelling van de begroting met een reactie op de eventuele zienswijzen van de raden.
- 4.
De kosten van het Noord-Veluws Archief worden op basis van de verdeelsleutel uit de financiële verordening omgeslagen over de deelnemers van het Noord-Veluws Archief en eventuele andere partijen als bedoeld in artikel 4, eerste lid onder d;
- 5.
Het bestuur bepaalt jaarlijks het bij voorschot verschuldigde aandeel en de totale verschuldigde bijdrage van de deelnemers overeenkomstig de financiële verordening;
- 6.
Twee derde van het aandeel, in het vorige lid bedoeld, moet worden betaald vóór 1 januari, het overige een derde aandeel vóór 1 augustus van dat boekjaar.
Artikel
20

Jaarrekening
- 1.
De jaarrekening van het Noord-Veluws Archief wordt vastgesteld door het bestuur bij gekwalificeerde meerderheid, uiterlijk 1 juli volgende op het jaar waarop deze betrekking heeft;
- 2.
Het bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na vaststelling, maar in ieder geval vóór 15 juli van het jaar volgend op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, aan gedeputeerde staten.
- 3.
Het bestuur zendt de voorlopige jaarrekening vóór 30 april van het jaar volgend op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft aan de raden van de deelnemende gemeenten.
- 4.
Na de vaststelling van de jaarrekening worden de raden daarover geïnformeerd.
Artikel
21

Voorlopige bijdrage deelnemers
- 1.
De door elke deelnemer, voor het jaar waarop de begroting betrekking heeft, verschuldigde voorlopige bijdrage wordt in de begroting aangegeven overeenkomstig de financiële verordening.
- 2.
De berekeningswijze van de voorlopige bijdrage van de deelnemers wordt door het bestuur vastgesteld met gekwalificeerde meerderheid van de stemmen.
- 3.
De deelnemers dragen er zorg voor dat het Noord-Veluws Archief te allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan al zijn verplichtingen te kunnen voldoen.
- 4.
De deelnemers blijven in voorkomend geval, wanneer is voldaan aan het toestemmingsvereiste als genoemd in artikel 11, lid 5, gezamenlijk garant voor de juiste betaling van rente, aflossing, boeten en kosten van de door het Noord-Veluws Archief af te sluiten langlopende leningen, kasgeldleningen en in rekening courant op te nemen gelden, naar verhouding van de in lid 1 bedoelde bijdrage op 1 januari van het jaar waarin de rente en aflossing is verschuldigd.
Artikel
22

Werkelijke bijdrage deelnemers
- 1.
In de jaarrekening wordt de door elk van de deelnemers over het betreffende dienstjaar werkelijk verschuldigde bijdrage, berekend op basis van de in artikel 21 lid 2 van deze regeling bedoelde door het bestuur vast te stellen berekeningswijze, overeenkomstig de financiële verordening.
- 2.
Verrekening van het verschil tussen het op grond van 21 lid 1 bepaalde bedrag en de werkelijk verschuldigde bijdrage vindt plaats binnen twee weken na de in artikel 20 lid 2 bedoelde mededeling.
Artikel
23

Regels met betrekking tot administratie
Het bestuur stelt in de financiële verordening regels vast met betrekking tot de organisatie van de administratie en het beheer van vermogenswaarden. Deze regels dienen te waarborgen dat aan de eisen van rechtmatigheid, doelmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan.
Artikel
24

Controleregels
De regels voorzien onder meer in de aanwijzing van een registeraccountant als bedoeld in artikel 2:393 van het Burgerlijk Wetboek belast met het onderzoek van de jaarrekening alsmede het ter zake uitbrengen van een verslag, dat behalve de verklaring bij de rekening bevindingen bevat over de vraag of de administratie en het beheer voldoen aan de eisen van rechtmatigheid en doelmatigheid.
Hoofdstuk
6

EIGEN ARCHIEF
Artikel
25

Bewaring archiefbescheiden en archiefbewaarplaats
- 1.
Het bestuur is belast met de zorg voor de archiefbescheiden van het Noord-Veluws Archief, voor zover de archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats, overeenkomstig de door de gemeenteraden, vastgestelde Archiefverordeningen in de zin van artikel 40 van de Archiefwet 1995.
- 2.
Met het toezicht op de bewaring en het beheer van de archiefbescheiden van het Noord-Veluws Archief is belast de archivaris van de deelnemers.
- 3.
Het Noord-Veluws Archief is de aangewezen archiefbewaarplaats voor de over te brengen archiefbescheiden.
- 4.
Bij inwerkingtreding, toetreding tot, uittreding uit en opheffing van de “Gemeenschappelijke Regeling Noord-Veluws Archief” wordt ten aanzien van de betrokken archiefbescheiden van het Noord-Veluws Archief en/of de deelnemer(s) een voorziening getroffen conform artikel 4, lid 1 van de Archiefwet 1995.
Hoofdstuk
7

DUUR, TOETREDING, UITTREDING, WIJZIGING EN OPHEFFING
Artikel
26

Duur
De regeling wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.
Artikel
27

Wijziging, opheffing regeling
- 1.
Deze regeling wordt slechts gewijzigd, of opgeheven indien alle deelnemers, met uitzondering van de deelnemer(s) die op het moment van de besluitvorming omtrent wijziging of opheffing een besluit tot uittreding ex artikel 29 heeft/hebben genomen, tot die wijziging of opheffing unaniem besluiten.
- 2.
Alvorens tot opheffing, of wijziging kan worden besloten, dienen de raden een ontwerp van de voorgenomen wijziging, of opheffing te ontvangen. De raden kunnen binnen twaalf weken eventuele zienswijzen kenbaar maken.
- 3.
Ingeval van opheffing stelt het bestuur een liquidatieplan vast. De raden worden in de gelegenheid gesteld twaalf weken eventuele zienswijzen kenbaar te maken.
- 4.
Opheffing komt tot stand nadat de deelnemers op de eventuele zienswijzen van de raden hebben gereageerd en aan de verplichtingen voortvloeiende uit het liquidatieplan hebben voldaan.
Artikel
28

Toetreding
- 1.
Het orgaan van de publiekrechtelijke rechtspersoon dat wenst toe te treden, richt het verzoek ter zake aan het bestuur.
- 2.
Het bestuur zendt het verzoek als bedoeld in het eerste lid aan alle deelnemers onder overlegging van zijn advies omtrent de toetreding.
- 3.
In het advies als bedoeld in het tweede lid worden de toetredingskosten van het orgaan van de publiekrechtelijke rechtspersoon die wenst toe te treden meegenomen.
- 4.
Toetreding geschiedt indien alle deelnemers, met uitzondering van de deelnemer(s) die op het moment van de besluitvorming omtrent wijziging of opheffing een besluit tot uittreding ex artikel 29 heeft/hebben genomen, tot die toetreding unaniem besluiten.
- 5.
Toetreding geschiedt bij aanvang van het nieuwe kalenderjaar/ begrotingscyclus.
- 6.
Toetreding geschiedt na voldoening van de in voorkomend geval door het bestuur vastgestelde toetredingskosten.
Artikel
29

Uittreding
- 1.
Uittreding van de deelname aan de regeling van een deelnemer geschiedt met ingang van 1 januari van het tweede kalenderjaar volgend op het kalenderjaar waarin die deelnemer dit schriftelijk heeft kenbaar gemaakt aan het bestuur, of zoveel eerder als alle deelnemers daarmee instemmen. Een mededeling tot uittreding als in de vorige volzin bedoeld dient plaats te vinden voor 1 juli van het betreffende kalenderjaar. Indien een mededeling tot uittreding in een kalenderjaar geschiedt na 1 juli, wordt deze mededeling in het licht van de volgens de eerste volzin in acht te nemen opzegtermijn, geacht te zijn gedaan voor 1 juli van het daaropvolgende kalenderjaar. Het bestuur zendt per omgaande een afschrift van de mededeling aan de andere deelnemers.
- 2.
Ten minste twaalf maanden voorafgaand aan het moment van uittreding stelt het bestuur bij gekwalificeerde meerderheid een uittredingsplan en voorlopige uittreedsom vast. De voorlopige uittreedsom wordt gebaseerd op de jaarrekening van het meest recent verstreken begrotingsjaar.
- 3.
Uiterlijk zes maanden na het moment van uittreding stelt het bestuur de definitieve uittreedsom vast. De definitieve uittreedsom wordt gebaseerd op de jaarrekening van het begrotingsjaar direct voorafgaand aan het moment van uittreding.
- 4.
De voorlopige respectievelijk definitieve uittreedsom bestaat uitsluitend uit een vergoeding ter compensatie van frictiekosten en desintegratiekosten, onder aftrek van eventuele baten. Onder frictiekosten wordt verstaan alle directe kosten te maken door de regeling die het directe gevolg zijn van de beslissing tot uittreding van de deelnemer. Onder desintegratiekosten wordt verstaan alle kosten direct dan wel toekomstig te maken dan wel te dragen door de Regeling die samenhangen met de afbouw van overcapaciteit in personele en materiële sfeer en andere verplichtingen, de afbouw van risico’s daarbij inbegrepen, ontstaan als direct gevolg van de uittreding.
- 5.
Het Noord Veluws Archief brengt alle frictiekosten en desintegratiekosten, onder aftrek van eventuele baten, in rekening bij de uittredende deelnemer. De uittredende deelnemer is verplicht tot betaling van de definitieve uittreedsom. Kosten die de uittredende deelnemer maakt ter voorbereiding op of als gevolg van de beslissing tot uittreding komen voor rekening van de uittredende deelnemer.
- 6.
De raming en berekening van de kosten voor uittreding worden gebaseerd op de feiten en omstandigheden die bekend waren op het moment van daadwerkelijke uittreding. Beleidswijzigingen, wijziging van economische omstandigheden en wijziging van inzichten die zich voordoen of opkomen na het moment van de daadwerkelijke uittreding kunnen niet worden betrokken bij de bepaling van de hoogte van de uittreedsom. Feiten en omstandigheden die zich voordoen na het moment van daadwerkelijke uittreding kunnen niet leiden tot wijziging van de hoogte van de uittreedsom, tenzij de uitgetreden deelnemer of het bestuur kan aantonen dat de hoogte van de uittreedsom anders zou zijn bepaald indien de wederpartij andere inlichtingen zou hebben verstrekt waarvan redelijkerwijs kon worden aangenomen dat deze inlichtingen van invloed zouden kunnen zijn op de bepaling van de hoogte van de uittreedsom.
- 7.
Het Noord Veluws Archief is gehouden redelijkerwijs al het mogelijke te doen om de uittredingskosten zo laag mogelijk te houden. De uittredende deelnemer houdt gedurende de periode vanaf het besluit tot uittreding tot de daadwerkelijke uittreding bij de beraadslaging en in besluitvorming door het bestuur rekening met de belangen van het Noord Veluws Archief zoals deze zich kunnen voordoen vanaf het moment van daadwerkelijke uittreding.
- 8.
Gelijktijdig met het opstellen van het uittredingsplan stelt het bestuur indien dat noodzakelijk is gelet op de uittreding een voorstel voor wijziging van de gemeenschappelijke regeling en van de daarop gebaseerde besluiten op. Dit voorstel wordt samen met het concept uittredingsplan aan de raden en colleges toegezonden voor zienswijze en besluitvorming.
Hoofdstuk
8

OVERIGE BEPALINGEN
Artikel
30

Evaluatie
Deze regeling wordt in ieder geval iedere vier jaar of na een verzoek van ten minste twee van de deelnemers geëvalueerd.
Artikel
31

Burgerparticipatie
Ingezetenen van de deelnemende publiekrechtelijke rechtspersoon en belanghebbenden worden bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van besluiten op grond van deze regeling slechts betrokken, voor zover dat bij of krachtens wet is vereist, of voor zover door het bestuur bepaald.
Artikel
32

Inwerkingtreding
Deze regeling treedt in werking op 1 juli 2025. Bekendmaking vindt plaats overeenkomstig het bepaalde in artikel 26 van de wet op de voor de deelnemers gebruikelijke wijze.
Artikel
33

Citeertitel
Deze regeling kan worden aangehaald als “Gemeenschappelijke Regeling Noord-Veluws Archief” afgekort “NoVA”.
Vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van Elburg in de vergadering van 3 juni 2025,
de secretaris, de burgemeester,
mr. A.H. van der Maat-Bosma, Ir. J.N. Rozendaal
Vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van Epe in de vergadering van 3 juni 2025,
de secretaris, de burgemeester,
N. Bouman, dr. T.C.M. Horn
Vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van Ermelo in de vergadering van 3 juni 2025,
de secretaris, de burgemeester,
M. Jacobs, mr. P.J.T. van Daalen
Vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van Harderwijk in de vergadering van 10 juni 2025,
de secretaris, de burgemeester,
E.H.W. de Jong, J. Joon
Vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van Hattem in de vergadering van 3 juni 2025,
de secretaris, de burgemeester,
drs. M.A. Mellink, drs. M. Sanderse MCA
Vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van Heerde in de vergadering van 20 mei 2025,
de secretaris, de burgemeester,
B. van Zuthem, mr. O.G. Prinsen
Vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van Nunspeet in de vergadering van 3 juni 2025,
de secretaris, de burgemeester,
mr. A. Heijkamp, C.W.J. Blom
Vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van Oldebroek in de vergadering van 27 mei 2025,
de secretaris, de burgemeester,
P. Lensselink, T.H. Haseloop-Amsing