GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Hardenberg

Verordening auditcommissie gemeente Hardenberg 2025
De raad van de gemeente Hardenberg;
gelezen het voorstel van het presidium d.d. 18 maart 2025;
gelet op artikel 84 van de Gemeentewet;
Besluit:
vast te stellen de Verordening auditcommissie gemeente Hardenberg 2025
Artikel
1

De commissie en begripsbepalingen
1.
Er is een commissie van advies aan de raad zoals bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet, genaamd de auditcommissie.
2.
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
de commissie: de auditcommissie;
- b.
de accountant: de accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid van de Gemeentewet die is belast met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;
- c.
de raad: de gemeenteraad;
- d.
het college: het college van burgemeester en wethouders;
- e.
raadsrapporteurs: de door de raad uit zijn midden aangewezen raadsleden die de raad kunnen vertegenwoordigen in overlegsituaties met betrekking tot verbonden partijen, regionale samenwerkingsverbanden en externe overlegstructuren anderszins.
Artikel
2

Samenstelling en benoeming
1.
De commissie bestaat uit maximaal zoveel leden als er partijen zijn in de raad.
2.
De benoemde auditcommissieleden vormen een afspiegeling van de raad. Van elke in de raad vertegenwoordigde fractie kan maximaal één vertegenwoordiger (raadslid danwel beedigd schaduwfractielid) in de commissie worden benoemd.
3.
De leden worden door de raad benoemd voor de zittingsperiode, gelijk aan die van de leden van de zittende raad. Dit geldt ook voor tussentijdse benoemingen.
4.
Het lidmaatschap van de commissie vervalt door het verlies van de hoedanigheid van raadslid, door ontslagname, bij overlijden of door een met redenen omkleed besluit van de raad.
5.
De leden van de commissie worden bij afwezigheid niet vervangen.
6.
De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.
7.
De commissie wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris, die door de griffier wordt aangewezen.
8.
De commissie wordt tevens ondersteund door adviseurs zoals de gemeentesecretaris, de concerncontroller, de wethouder financiën, accounthouders verbonden partijen en overige functionarissen werkzaam op het gebied van de coördinatie van de beleidscyclus en de interne controle, de accountant, raadsrapporteurs en leden van de rekenkamer. Zij kunnen door de commissie worden uitgenodigd voor een (onderdeel van de) vergadering.
Artikel
3

Doel, taken en bevoegdheden
1.
De commissie heeft tot doel te adviseren en rapporteren aan en te overleggen namens de raad in het belang van een goede beheersing van de gemeentefinanciën op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid en het kunnen vervullen van haar kaderstellende en controlerende bevoegdheid.
2.
De commissie kan in elk geval worden belast met:
- a.
Het adviseren over de uitvoering, invulling, onderzoeken en de aanpassing van de verordeningen ingevolge de artikelen 212, 213 en 213a van de Gemeentewet;
- b.
het voorbereiden van procedures tot selectie en voordracht van een accountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet en adviseren over de benoeming;
- c.
het fungeren als direct aanspreekpunt voor de door de raad gekozen accountant;
- d.
het bespreken van het rapport van bevindingen over de controle van de jaarrekening met de accountant en het adviseren hierover aan de raad;
- e.
het bespreken van de door de accountant uitgebrachte Managementletter en hierover rapporteren aan de raad;
- f.
het evalueren van de werkzaamheden van de accountant en het adviseren hierover aan de raad;
- g.
het adviseren over de vaststelling van het controleprotocol voor de accountantscontrole, met daarin eventuele bijzondere onderzoeksonderwerpen namens de raad;
- h.
het bespreken van onderwerpen en documenten die verband houden met de planning en control cyclus als financiële sturingsinstrumenten voor de raad;
- i.
het bespreken van onderwerpen en documenten die verband houden met verbonden partijen, regionale samenwerkingsverbanden en externe overlegstructuren anderszins, voor zover dit raakt aan de financiële positie van de gemeente of de governance en het rapporteren en adviseren hierover aan de raad;
- j.
het fungeren als klankbordgroep voor de rekenkamer. Tot de daaruit voortvloeiende taken behoren in ieder geval:
  - -in geval van vacatures, het aanbevelen aan de raad van kandidaten voor het lidmaatschap van de rekenkamer;
  - -het fungeren als klankbord bij het door de rekenkamer opstellen van onderzoeksopzetten;
  - -het voeren van overleg met de rekenkamer, uit eigen beweging dan wel op verzoek van de raad of van de rekenkamer;
  - -de raad adviseren over conclusies en aanbevelingen in rekenkamerrapporten;
- k.
het toezichthouden op de opvolging van door de raad aangenomen aanbevelingen voortvloeiend uit accountantscontrole, rekenkameronderzoeken en beleidsevaluaties;
- l.
het bevorderen dat onderzoeken van de accountant, de rekenkamer, de raad en het college op het terrein van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid op elkaar worden afgestemd.
3.
De besluiten en adviezen van de commissie zijn in beginsel openbaar en worden ter informatie aan de raad verzonden.
4.
De commissie is bevoegd aan de raad over de in dit artikel genoemde taken voorstellen uit te brengen, voorzien van een ontwerp van de door de raad te nemen besluiten.
Artikel
4

Vergaderingen en werkwijze
1.
De commissie vergadert in beslotenheid, tenzij de commissie anders bepaalt.
2.
De commissie vergadert zo dikwijls de voorzitter dit nodig oordeelt of ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen, maar in ieder geval viermaal per jaar volgens een door de commissie vastgesteld vergaderschema.
3.
De vergadering van de commissie gaat niet door indien tenminste de helft plus één van de leden afwezig is.
4.
De voorzitter bepaalt samen met de secretaris plaats, datum, uur en agenda van de vergadering.
5.
De oproepingen met daarbij de voorlopige agenda en de bijbehorende stukken worden in beginsel ten minste een week voor de aanvang van de vergadering verstuurd.
6.
De commissie is bevoegd om leden van het college, raadsrapporteurs, leden van de rekenkamer, de accountant, ambtenaren, belanghebbenden en deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan beraadslagingen.
7.
Indien de commissie ambtenaren uitnodigt, informeert de voorzitter de gemeentesecretaris hierover.
8.
In haar adviezen en voorstellen aan de raad streeft de commissie naar consensus. Indien er een minderheidsstandpunt is, wordt daarvan met redenen omkleed melding gemaakt.
Artikel
5

Geheimhouding
1.
De commissie kan in een besloten vergadering, op grond van een belang genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid, omtrent het in die vergadering behandelde en omtrent de inhoud van aan haar overgeleverde stukken geheimhouding opleggen. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen in acht genomen totdat de commissie die opheft.
2.
Indien de commissie zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot de raad heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen tot de raad haar opheft.
3.
Op grond van een belang genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door het college en de burgemeester, ieder ten aanzien van de stukken die hij aan de commissie overlegt. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat het orgaan dat haar heeft opgelegd dan wel de raad haar opheft.
4.
De commissie kan op grond van een belang genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid, geheimhouding opleggen ten aanzien van stukken die zij aan het college, de raad of leden van de raad overlegt. Het bepaalde in artikel 87 e.v. van de Gemeentewet is van toepassing.
Artikel
6

Slotbepalingen
1.
Uiterlijk twee jaar na installatie van de commissie wordt een evaluatie van het functioneren van de commissie geïnitieerd.
2.
De verordening wordt aangehaald als: Verordening auditcommissie Hardenberg.
3.
De verordening treedt in werking op de dag na die van bekendmaking.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Hardenberg van 27 mei 2025
De raad voornoemd,
de griffier, De voorzitter,
F.G.S. Droste M.W. Offinga
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1 De commissie en begripsbepalingen
Er is gekozen voor artikel 84 Gemeentewet als grondslag, omdat er ook (externe) adviseurs een belangrijke rol vervullen.
Artikel 2 Samenstelling en benoeming
Omwille van een goede afspiegeling van de gemeenteraad is bij amendement gekozen voor een figuur, waarbij alle fracties de mogelijkheid moeten hebben om zich door één fractie- of schaduw fractielid te laten afvaardigen in de commissie. Dit is echter niet verplicht. Dit betekent dat de commissie niet meer leden kan bevatten dan dat er fracties zijn in de raad; wel minder. Dat is een keus van de fracties zelf.
Omdat het gaat om een deskundigencommissie en er derhalve geen politiek wordt bedreven in de commissie, kunnen ook schaduwfractieleden toetreden tot de commissie. Door tenminste twee leden uit een oppositiepartij te benoemen wordt geborgd dat er een redelijke afspiegeling is van de raad. De commissie adviseert de raad op neutrale wijze, zonder partijpolitieke standpunten in te nemen.
Het verdient de voorkeur dat leden affiniteit hebben met de onderwerpen van de commissie en mogelijk ervaring dan wel (vak)kennis hebben opgedaan. Afhankelijk van het feit of deze deskundigheid voldoende aanwezig is in de raad is de mogelijkheid opgenomen beëdigde schaduwfractieleden voor te dragen op basis van hun deskundigheid. Voor deze commissie is het opbouwen van de juiste expertise en continuïteit van groot belang. Daarom is de duur van de zittingsperiode expliciet opgenomen.
Gelet op het technisch karakter van de besprekingen, en de inhoudelijke bijdrage die wordt verwacht van de leden, worden er geen plaatsvervangers benoemd. De uit haar midden gekozen (plaatsvervangend) voorzitter maakt tegelijkertijd ook deel uit van de commissie en kan derhalve ook inhoudelijk deelnemen aan de vergadering. De accountant wordt door de commissie als adviseur beschouwd en daarom ook als zodanig genoemd. Tevens is het mogelijk om andere functionarissen als adviseur uit te nodigen. Voor alle adviseurs geldt dat zij voor (delen van) de vergadering worden uitgenodigd. Het ligt voor de hand dat de wethouder financiën en de concerncontroller vaste gast zijn van de commissie.
Artikel 3 Doel, taken en bevoegdheden
De werkzaamheden van de commissie zijn er op gericht de raad beter in positie te brengen om zijn kaderstellende en controlerende taak te vervullen. De commissie is bevoegd aan de raad over alle op grond van deze verordening relevant te achten onderwerpen te rapporteren en/of adviezen uit te brengen en eventueel te voorzien van een voorstel van de door de raad te nemen besluiten. De commissie is belast met de advisering aan en overleg namens de raad over alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeentefinanciën op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid. Heel specifiek, maar niet uitputtend, worden een aantal van de taken in de verordening benoemd en hier onder toegelicht.
Artikel 212 van de Gemeentewet schrijft voor dat de raad uitgangspunten vaststelt voor het financiële beleid, de financiële organisatie en het financiële beheer. In Hardenberg is dat vastgelegd in de Financiële verordening. De commissie krijgt als opdracht om te volgen hoe het college deze uitgangspunten toepast en hierover desgewenst met de adviseurs in gesprek te gaan en de raad te rapporteren dan wel adviseren over zijn bevindingen. Ook kan de commissie de raad adviseren over de vaststelling van deze verordening op het moment dat deze opnieuw moet worden vastgesteld.
Daarnaast voert de commissie overleg over de opzet en werking van interne beheersmaatregelen inzake control en (fraude)risicomanagement, inrichting van de financiële organisatie, kwaliteit van financieel beleid en beheer. Ook nieuwe ontwikkelingen kunnen een plek krijgen op de agenda.
De commissie bereidt de procedure tot selectie en aanwijzing van een accountant voor en doet een voordracht voor de keuze, dan wel adviseert de raad in geval van contractverlenging en de beëindiging van de samenwerking met de accountant. De raad benoemt de accountant, maar de commissie onderhoudt voornamelijk de contacten met de accountant.
Verder bespreekt de commissie jaarlijks de opdrachtformulering voor de controle van de jaarrekening, het rapport van bevindingen van de interim-controle en het accountantsverslag inzake de jaarrekeningcontrole, de jaarrekening en de strekking van de accountantsverklaring. De werkzaamheden van de accountant worden jaarlijks met hem of haar geëvalueerd en de commissie beoordeelt dan onder meer of deze werkzaamheden overeenkomstig de opdracht en het programma van eisen hebben plaatsgevonden.
Periodiek wordt er door de commissie aandacht besteed aan de aanbevelingen van de accountant voortvloeiend uit de jaarrekening- en interim-controle. De commissie gaat dan met de accountant en de interne adviseurs in gesprek over de stappen die zijn gezet of maatregelen die zijn getroffen en waar deze toe leiden. Ook wordt de voortgang van de opvolging van deze aanbevelingen gemonitord. Tenslotte kan de commissie de Managementletter ter bespreking agenderen.
Op verzoek van de raad, raadsrapporteurs of op eigen initiatief kan de commissie overleggen en adviseren over de financiële positie van bepaalde verbonden partijen. Dit zal niet standaard voor alle verbonden partijen het geval zijn, maar is afhankelijk van bijvoorbeeld het vermoeden dat de bedrijfsvoering van een verbonden partij substantieel invloed heeft of gaat hebben op de financiële positie van de gemeente of risico’s met zich meebrengt.
De rekenkamer kan bij de commissie terecht om te klankborden over voorgenomen onderzoeken, het jaarplan of anderszins. De commissie kan een rekenkamerrapport bespreken ter voorbereiding op de behandeling in de raad. De commissie kan de raad adviseren over conclusies en aanbevelingen van de rekenkamer.
De commissie ziet er op toe dat de raad jaarlijks een overzicht van het college ontvangt met gedane voorstellen van de rekenkamer, vergezeld van zijn standpunten daaromtrent en de wijze waarop aan de voorstellen gevolg is gegeven (conform artikel 185a van de Gemeentewet). De commissie monitort tevens de opvolging van door de raad aangenomen aanbevelingen voortvloeiend uit accountantscontrole, beleidsevaluaties en onderzoeken anderszins. Tenslotte streeft de commissie naar het stroomlijnen van de diverse (voorgenomen) onderzoeken op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid.
Artikel 4 Vergaderingen en werkwijze
Gelet op de aard van de te bespreken onderwerpen en de gewenste openheid waarmee hierover kan worden gesproken met de accountant en de adviseurs wordt er in beslotenheid vergaderd. Het besloten karakter van de vergaderingen stimuleert om met open vizier en zonder politieke (bij)bedoelingen de discussie te voeren. Gelet op het takenpakket wordt uitgegaan van minimaal vier vergaderingen volgens een door de commissie vastgesteld vergaderschema. Extra vergaderingen worden in onderling overleg ingepland.
De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van de raad en het college en heeft dus geen besluitvormende bevoegdheden. De commissie wordt geacht onafhankelijk te adviseren, en daarom is de verwachting dat er niet of nauwelijks stemmingen nodig zijn. De commissie formuleert adviezen en voorstellen en streeft naar consensus. In het geval van een minderheidsstandpunt is het, gelet op de complexheid van de materie, van belang dat de raad hiervan kennis kan nemen. Van een minderheidsstandpunt wordt daarom met redenen omkleed melding gemaakt in het advies van de commissie. Hiermee wordt nog maar eens benadrukt dat de commissie geen politieke functie heeft, maar bedoeld is als deskundigencommissie.