GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Voorschoten

Verordening op de raadscommissies Voorschoten 2025
De raad van de gemeente Voorschoten;
Gelet op artikel 82 van de Gemeentewet;
Besluit vast te stellen de:
Verordening op de raadscommissies Voorschoten 2025
Hoofdstuk
1.

Algemene bepalingen
Artikel
1.

Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
- -commissiegriffier: griffier van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;
- -commissielid: lid van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;
- -commissievoorzitter: voorzitter van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;
- -griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger;
- -wet: Gemeentewet.
- -commissie: commissie als bedoeld in artikel 82 van de Gemeentewet.
Artikel
2.

Instelling raadscommissies
Er is een:
- a.
raadscommissie Burger en Bestuur, waarvan de werkzaamheden de volgende onderwerpen betreffen:
  - -algemeen bestuurlijke aangelegenheden;
  - -algemene regionale zaken;
  - -burgerzaken;
  - -openbare orde en veiligheid;
  - -communicatie en mediabeleid;
  - -informatisering en automatisering;
  - -financiën;
  - -economie en toerisme;
  - -bestuurlijke en veiligheidsaspecten van regionale samenwerking;
  - -inwonerparticipatie.
- b.
raadscommissie Mens en Samenleving waarvan de werkzaamheden de volgende onderwerpen betreffen:
  - -het sociaal domein: Wet maatschappelijke ondersteuning, Participatiewet en Jeugdwet;
  - -onderwijs en scholenbouw;
  - -kinderopvang;
  - -emancipatie;
  - -kunst en cultuur;
  - -sport;
  - -sociale aspecten van regionale samenwerking en
- c.
raadscommissie Wonen, Ruimte en Groen waarvan de werkzaamheden de volgende onderwerpen betreffen:
  - -ruimtelijke ordening;
  - -grondzaken;
  - -woningbouw;
  - -bouw- en woningtoezicht;
  - -erfgoed en monumenten;
  - -civiele techniek;
  - -infrastructuur;
  - -verkeer en vervoer;
  - -milieu;
  - -gemeentereiniging;
  - -fysieke aspecten van regionale samenwerking.
Artikel
3.

Taken
Een raadscommissie:
- a.
brengt advies uit aan de raad over die onderwerpen waarop haar werkzaamheden betrekking hebben;
- b.
kan advies uitbrengen aan de raad over andere onderwerpen dan bedoeld onder a, en
- c.
voert overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de onderwerpen, bedoeld onder a.
Artikel
4.

Samenstelling; toelatingsvereisten
1.
Een raadscommissie bestaat uit maximaal drie commissieleden per fractie.
2.
De fracties wijzen hun commissieleden aan en informeren de gemeenteraad hierover.
3.
Iedere fractie kan maximaal twee niet-raadsleden aanwijzen als commissielid. Ieder commissielid, niet-zijnde raadslid, is lid is van één commissie. De artikelen 10, 11, 12, 13, 14 en 15 van de wet zijn van overeenkomstige toepassing op commissieleden die geen raadslid zijn.
4.
Bij de aanwijzing van commissieleden, niet zijnde raadsleden, stelt de raad een commissie in bestaande uit drie raadsleden.
5.
Deze commissie onderzoekt de stukken waaruit blijkt dat het commissielid, niet zijnde raadslid, voldoet aan de vereisten van artikelen 10, 11 en 13 van de wet. Vervolgens brengt de commissie advies uit aan de raad over de toelating van de commissieleden, niet zijnde raadsleden, tot de commissie. Indien van toepassing, staat een minderheidsstandpunt vermeld in dit advies.
6.
De volgens voorgaande bepalingen aangewezen leden worden geacht door de raad te zijn benoemd.
7.
Commissieleden kunnen zich bij vergaderingen laten vervangen door alle raadsleden uit de fracties die hen hebben aangewezen in de betreffende commissie.
Artikel
5.

Voorzitter
1.
De raad benoemt de commissievoorzitters en de plaatsvervangend commissievoorzitters.
2.
De commissievoorzitter is geen lid van de raadscommissie die hij voorzit.
3.
De commissievoorzitter is belast met:
- a.
het leiden van de vergadering
- b.
het handhaven van de orde
- c.
het doen naleven van deze verordening
- d.
hetgeen deze verordening hem verder opdraagt.
4.
Bij verhindering van de commissievoorzitter wordt deze vervangen door de voorzitter van één van de andere commissies of een plaatsvervangend commissievoorzitter.
Artikel
6.

Zittingsduur en vacatures
1.
De zittingsperiode van een commissielid en -voorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.
2.
Het lidmaatschap van een commissielid eindigt als niet meer wordt voldaan aan de in artikel 4, derde lid, gestelde eisen.
3.
Een commissielid en -voorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad.
4.
De raad kan de commissievoorzitter ontslaan.
5.
Een commissielid, niet zijnde raadslid, wordt geacht te zijn ontslagen, zodra de fractie die hem als lid heeft aangewezen, door middel van een schriftelijke kennisgeving aan de raad, de wens kenbaar maakt, dat zijn lidmaatschap wordt beëindigd. Dit ontslag gaat in op een door de fractie te bepalen datum.
6.
Als door overlijden of ontslag van een voorzitter een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.
7.
Het lidmaatschap van commissieleden, aangewezen op voordracht van een fractie die niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt van rechtswege.
Artikel
7.

De commissiegriffier
1.
De griffier van de raad wijst ter ondersteuning van iedere raadscommissie een op de griffie werkzame ambtenaar of, in samenspraak met de secretaris, een niet op de griffie werkzame ambtenaar aan als commissiegriffier.
2.
Een commissiegriffier is aanwezig in vergaderingen.
3.
Bij verhindering of afwezigheid wordt de commissiegriffier vervangen door een door de griffier van de raad aangewezen op de griffie werkzame ambtenaar of, in samenspraak met de secretaris, een niet op de griffie werkzame ambtenaar.
4.
Een commissiegriffier kan op uitnodiging van de commissievoorzitter aan beraadslagingen in vergaderingen deelnemen.
Hoofdstuk
2.

Vergaderingen
Paragraaf
1.

Voorbereiding
Artikel
8.

Vergaderfrequentie
Het presidium stelt datum, tijd en plaats vast van de vergaderingen.
Artikel
9.

Oproep en agenda
1.
De commissievoorzitter zendt ten minste dertien dagen voor een vergadering de commissieleden een schriftelijke oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken.
2.
In spoedeisende gevallen kan de commissievoorzitter na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende agenda opstellen. Zo spoedig mogelijk wordt deze met de daarbij behorende stukken aan de leden gezonden.
3.
Op de stukken, bedoeld in het eerste en tweede lid, is artikel 10, derde lid, van toepassing.
4.
De raadscommissie stelt de agenda bij aanvang van een vergadering vast.
Artikel
10.

Publiceren van stukken
1.
De agenda met bijlagen wordt gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep gepubliceerd op de website van de gemeente. Als na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken gepubliceerd worden, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raad.
2.
Op verzoek kan de griffie voor belangstellenden raadstukken op papier beschikbaar stellen.
3.
Informatie van de raadscommissie of aan de raadscommissie verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van de wet geheimhouding is opgelegd, blijft in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier.
Artikel
11.

Openbare kennisgeving
Commissievergaderingen worden ter openbare kennis gebracht door aankondiging op de website van de gemeente.
Paragraaf
2.

Vergadering
Artikel
12.

Presentielijst
1.
Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder commissielid de presentielijst.
2.
De commissiegriffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van commissievergaderingen en bewaart deze na afloop.
Artikel
13.

Opening vergadering en quorum
1.
De commissievoorzitter opent de vergadering indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende fracties aanwezig is.
2.
Als op grond van het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de commissievoorzitter opnieuw een vergadering op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.
3.
Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende fracties tegenwoordig is.
Artikel
14.

Advies; geen stemmingen
1.
Als een raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslist de commissie op voorstel van de commissievoorzitter over de inhoud van het advies.
2.
In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van stemmingen over geheimhouding en met betrekking tot de orde.
Artikel
15.

Spreektijden
1.
In de commissievergadering gelden spreektijden voor de fracties en het college.
2.
Het presidium stelt de spreektijdenregeling vast.
3.
De voorzitter stelt de commissie bij aanvang van de vergadering een vergaderduur voor en verdeelt de spreektijd conform de spreektijdenregeling.
Artikel
16.

Aantal spreektermijnen
1.
Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.
2.
De commissievoorzitter sluit de spreektermijnen af.
3.
Per agendapunt voert één raadslid per fractie het woord.
4.
Commissieleden voeren in een termijn niet meer dan éénmaal het woord over hetzelfde onderwerp of voorstel.
5.
Bij de bepaling hoeveel keer een commissielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.
6.
Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij een lid hem interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden.
Artikel
17.

Deelname aan de beraadslaging door anderen
Een raadscommissie kan besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.
Artikel
18.

Spreekrecht burgers
1.
Burgers kunnen in een vergadering het woord voeren over onderwerpen die wel of niet geagendeerd zijn.
2.
Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit uiterlijk de dag voorafgaand aan de vergadering aan de commissiegriffier onder vermelding van zijn naam, contactgegevens en het onderwerp waarover hij het woord wenst te voeren.
3.
Indien een inspreker zich later dan een dag voorafgaand aan de vergadering aanmeldt, beslist de voorzitter over het toestaan voor het spreekrecht van de vergadering.
4.
De inspreker kan niet het woord voeren over:
- a.
een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan;
- b.
benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;
- c.
een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.
- d.
individuele aangelegenheden die alleen op de spreker betrekking hebben.
5.
De commissiegriffier deelt aan de inspreker mee hoe laat en hoe lang hij het woord kan voeren.
6.
De commissievoorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding, tenzij afwijking van die volgorde in het belang is van de orde van de vergadering.
7.
De inspreker voert het woord, nadat de commissievoorzitter hem dit heeft verleend. De commissievoorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.
8.
De burgemeester en wethouders kunnen het woord verzoeken indien zij het noodzakelijk achten voor de correctie van weergegeven feiten. Verder nemen zij geen deel aan het gesprek tussen inspreker en commissieleden.
9.
De commissievoorzitter of een commissielid kan een voorstel doen voor de behandeling van de inbreng van de inspreker.
Artikel
19.

Handhaving orde en schorsing
1.
De commissievoorzitter handhaaft de orde in de vergadering.
2.
Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.
3.
Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.
4.
Hij kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.
Artikel
20.

Voorstellen van orde
Commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raadscommissie beslist hier terstond over.
Artikel
21.

Vragenuur
1.
In iedere commissievergadering is er een vragenuur.
2.
Het vragenuur is bedoeld voor vragen over politiek actuele onderwerpen, vragen die niet gesteld kunnen worden als schriftelijke vragen (artikel 37 Reglement van orde) of als technische of informatieve vragen op grond van de ambtelijke bijstand.
3.
Commissieleden melden hun vragen voor het vragenuur ten minste 24 uur voor aanvang van het vragenuur aan bij de commissievoorzitter.
4.
Commissieleden stellen hun vraag in de commissie die volgens artikel 2 over dit onderwerp handelt.
5.
De commissievoorzitter bepaalt de volgorde waarin aangemelde onderwerpen tijdens het vragenuur aan de orde worden gesteld.
6.
De commissievoorzitter verleent per onderwerp aan de vragensteller het woord om één of meer vragen aan het college of de burgemeester te stellen en een toelichting daarop te geven. Na de beantwoording daarvan krijgt de vragensteller desgewenst het woord om aanvullende vragen te stellen.
7.
De commissievoorzitter verleent in de tweede termijn aan andere commissieleden het woord om aan het college of de burgemeester vragen te stellen over hetzelfde onderwerp.
8.
Tijdens het vragenuur worden geen discussies en interrupties toegelaten.
Artikel
22.

Collegevoorstel
1.
Als het college een collegevoorstel aan de raad dat vermeld staat op de (voorlopige) agenda van de commissievergadering, wil terugtrekken, adviseert de commissie de raad over het verlenen van toestemming hiervoor. De raad neemt hierover een besluit.
2.
Als de commissie van oordeel is dat het nodig is een voorstel als bedoeld in het eerste lid voor advies terug te zenden aan het college, adviseert zij de raad daarover. De raad neemt hierover een besluit.
3.
Als de commissie een onderwerp onvoldoende voor de openbare beraadslaging in de raad voorbereid acht, kan zij aan het college nadere inlichtingen vragen.
Artikel
23.

Besluitenlijst en verslag
1.
De commissiegriffier draagt zorg voor de besluitenlijsten van vergaderingen.
2.
De commissie stelt de besluitenlijst in de eerstvolgende commissievergadering vast.
3.
Voor zover de aard en de inhoud zich daartegen niet verzet, wordt de vastgestelde besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de commissievergadering openbaar gemaakt op de website van de gemeente.
4.
Van iedere vergadering is een videoverslag met beeld en geluid beschikbaar op de website van de gemeente. Er is geen geschreven verslag.
Paragraaf
3.

Besloten vergaderingen
Artikel
24.

Toepassing verordening op besloten vergaderingen
Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.
Artikel
25.

Besluitenlijst besloten vergadering
1.
Besluitenlijsten van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de raads- en commissieleden ter inzage gelegd bij de griffie.
2.
Deze besluitenlijsten worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhouding op de besluitenlijst.
Artikel
26.

Opheffing geheimhouding
Als de raad op grond van artikel 89, vierde lid, van de wet voornemens is de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.
Paragraaf
4.

Toehoorders en pers
Artikel
27.

Toehoorders en pers
1.
Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.
2.
Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.
3.
De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.
4.
Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.
Artikel
28.

Geluid- en beeldregistraties
Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.
Hoofdstuk
3.

Slotbepalingen
Artikel
29.

Uitleg verordening
In gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van de verordening, beslist de commissie op voorstel van de commissievoorzitter.
Artikel
30.

Intrekking oude verordening
De Verordening op de raadscommissies Voorschoten 2012 wordt ingetrokken.
Artikel
31.

Inwerkingtreding en citeertitel
1.
Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.
2.
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de raadscommissies Voorschoten 2025.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering
van de raad van de gemeente Voorschoten,
gehouden op 3 april 2025.
de griffier,
Drs. B.J. Urban
de voorzitter,
Drs. N. Stemerdink
Toelichting

Verordening op de raadscommissies Voorschoten 2025
Hieronder staat een artikelsgewijze toelichting. Er is alleen een toelichting opgenomen indien dat nodig is voor de verduidelijking van of nadere toelichting bij een artikel.
Artikel 3. Taken
De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet (hierna: wet). De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester. De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking door het uitbrengen van advies over een voorstel of onderwerp. De raadscommissie kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad.
Artikel 4. Samenstelling; toelatingsvereisten
De raad bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Wel schrijft artikel 82, derde lid, van de wet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. Om dit te bereiken schrijft het eerste lid voor dat een raadscommissie bestaat uit een maximum aantal leden per fractie.
De commissieleden worden in de raad beëdigd, op voordracht van de fracties (tweede lid). Dit houdt in dat het aan de fracties zelf is om te bepalen wie de betreffende fractie vertegenwoordigen in de verschillende commissies. Het is enkel mogelijk – overeenkomstig het derde lid zelfs verplicht - de beëdiging van een voorgedragen lid te weigeren als het een kandidaat-burgercommissielid betreft dat niet voldoet aan bepaalde vereisten van de wet (zie verder de toelichting op het derde lid).
Uit het derde lid volgt dat de leden van een raadscommissie geen raadslid hoeven te zijn. Wel zijn het de fracties die de burgercommissieleden voordragen. Op grond van het derde lid moeten commissieleden, evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12 en 13 van de wet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken en geen functie als bedoeld in artikel 13 van de wet mogen vervullen. Om te beoordelen of wordt voldaan aan de eisen van de wet ligt, wordt gebruik gemaakt van een geloofsbrievenonderzoek, conform leden 4 en 5. Het verdient aanbeveling dit onderzoek uit te laten voeren door de commissie die voor raadsleden en wethouders het op basis van artikel V 4 van de Kieswet verplichte geloofsbrievenonderzoek uitvoert. De vereisten die onderzocht moeten worden zijn immers gelijk. Dit onderzoek gaat vooraf aan de beëdiging van de burgercommissieleden.
Artikel 5. Voorzitter
Op grond van artikel 82, vierde lid, van de wet kan enkel een raadslid als voorzitter van een raadscommissie benoemd worden. Omdat de wet verder niets regelt over de taken van de voorzitter, is dat in dit artikel gedaan.
Artikel 8. Vergaderfrequentie
In het Reglement van Orde voor de werkzaamheden van de gemeenteraad Voorschoten 2025 is in artikel 2 lid 7 bepaald dat het presidium de vergadercyclus en het vergaderschema van de commissies vaststelt.
Artikel 9. Oproep en agenda
Het eerste lid stelt verplicht dat de commissievoorzitter een vastgesteld aantal dagen vóór een vergadering de leden van zijn raadscommissie een schriftelijke oproep, waarin de vergadering wordt aangekondigd, en de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken stuurt (eerste lid). Artikel 82 lid 5 van de wet verklaart artikel 19 van de wet van toepassing, waarin de leden opgeroepen worden voor de vergadering en de voorzitter de vergaderdatum, agenda en stukken publiceert. Uiteraard is het mogelijk, indien de raad dit wenst, de oproep en stukken niet per post maar elektronisch te versturen. Hiervoor is in Voorschoten gekozen. De oproep vermeldt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.
Met het vierde lid heeft de commissie een actievere rol in de opstelling van de commissieagenda. Enerzijds kunnen individuele commissieleden via hun fractievoorzitter in het presidium onderwerpen voor de voorlopige agenda voordragen. Anderzijds kunnen zij echter ook bij aanvang van de commissievergadering een voorstel doen om onderwerpen aan de agenda toe te voegen of van de agenda af te voeren of om de volgorde van de agendapunten te wijzigen.
Artikel 10. Publiceren van stukken
Geïnteresseerden moeten de mogelijkheid hebben om stukken in te zien. Daarom worden alle stukken gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep ter inzage aangeboden (eerste lid). De reguliere werkwijze is dat de stukken gepubliceerd worden op de website van de gemeente. Op verzoek kan de griffie stukken ook op papier verstrekken.
Een stuk is een ‘document’ in de zin van de Wet open overheid (hierna: Woo). Een ‘document’ houdt in: een bij een bestuursorgaan berustend stuk of ander materiaal dat gegevens bevat. Onder documenten vallen niet alleen de door de overheidsorganen gecreëerde stukken of ander materiaal. Ook alle van buiten komende stukken en ander voor overheidsorganen bestemd materiaal zoals agenda’s, verslagen, (concept)adviezen, al dan niet in elektronische vorm, verkrijgen de status van ‘document’ in de zin van de Woo.
Bij de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur is de reikwijdte van de Gemeentewet uitgebreid van ‘stukken’ naar ‘informatie’ (artikel 19, tweede lid, van de wet). Verder hoeft de raad de door een ander orgaan opgelegde geheimhouding niet meer te bekrachtigen (artikel 89, vierde lid, van de wet). College, burgemeester en commissies mogen zelf geheimhouding opleggen (artikel 87 van de wet).
Onder de ‘informatie’ als bedoeld in het derde lid wordt verstaan: informatie van de commissie en aan de commissie verstrekte informatie, waaronder de zogeheten ‘achterliggende’ stukken waarvan in raadsvoorstellen melding wordt gemaakt (ambtelijke adviezen, toelichtende nota’s, etc.) waarop geheimhouding is gelegd.
Indien het gaat om geheime of vertrouwelijke stukken, waarop geheimhouding is gelegd door het bestuursorgaan dat het document aanbiedt aan de commissie, dient dit duidelijk op het stuk te zijn aangegeven. Indien de geheimhouding op informatie anders dan in schríftelijke vorm rust, moet de verplichting op een passende wijze kenbaar worden gemaakt (artikel 89, eerste lid, van de wet).
De griffier vervult de secretariaatsfunctie ten dienste van de raad. Daarom worden stukken die betrekking hebben op de agenda en de voorstellen van de commissievergadering en die geheim moeten blijven bij hem ter inzage gelegd voor raads- en commissieleden (derde lid).
Artikel 11. Openbare kennisgeving
Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 82, vijfde lid, van de wet. In artikel 11 wordt vastgelegd op welke wijze commissievergaderingen worden aangekondigd. Indien de kennisgeving uitsluitend elektronisch plaatsvindt, dan dient er een grondslag te zijn. In artikel 11 wordt deze grondslag gecreëerd.
Artikel 12. Presentielijst
De presentielijst is bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. Daarnaast is de presentielijst van belang om de vergoedingen van de niet-raadsleden die lid zijn van de raadscommissie te kunnen vaststellen.
Artikel 13. Opening vergadering en quorum
Artikel 20 van de wet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de wet. Artikel 11 voorziet hierin. Indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende fracties aanwezig is, kan worden vergaderd (eerste lid). In Voorschoten is de samenstelling van de commissie geen afspiegeling van de raad. Iedere fractie heeft evenveel commissieleden. Dat betekent dat er in een commissie doorgaans meer oppositieleden zitten dan coalitieleden. Om te voorkomen dat de vergadering wordt geopend terwijl alle coalitieleden afwezig zijn, is ervoor gekozen het aantal fracties bepalend te laten zijn voor het quorum.
Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet bereikt is. Anders zou de afwezigheid van fracties de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter de datum en het tijdstip van de nieuwe vergadering bepaalt, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zitten, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen (tweede lid). Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de raadscommissie over de datum van een nieuwe vergadering.
Artikel 14. Advies; geen stemmingen
Door gebruik van het woord beslissen in het eerste lid kan de suggestie gewekt worden dat de commissie ook ‘echte’ besluiten in de zin van de Algemene wet bestuursrecht kan nemen. Dit is echter niet het geval. Een raadscommissie neemt geen beslissingen maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester. Wel kan een raadscommissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad.
Artikel 15. Spreektijden
De commissievergadering duurt maximaal drie uur. Evenzoveel spreektijd wordt verdeeld over de fracties, het college en overig (waaronder de voorzitter) conform een vaste verdeelsleutel (spreektijdenregeling). Het presidium stelt de verdeelsleutel vast. Afhankelijk van het aantal agendapunten stelt de voorzitter een lager aantal vergaderuren voor met evenredige spreektijden.
Artikel 17. Deelname aan beraadslaging door anderen
Deze bepaling is noodzakelijk in verband met de in artikel 22 van de wet geregelde immuniteit, dat in artikel 82, vijfde lid, van de wet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van raadscommissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. De commissie kan op grond van artikel 7 lid 4 bepalen dat de commissiegriffier deelneemt aan de beraadslagingen. De commissie kan ook anderen, zoals de secretaris, uitnodigen om deel te nemen. De burgemeester en de wethouder(s) hebben het recht (het woord te voeren en) deel te nemen aan de beraadslagingen op grond van artikel 21, eerste en tweede lid, in samenhang met artikel 82 lid 5 van de wet.
Artikel 18. Spreekrecht burgers
Het geven van spreekrecht aan burgers is een manier om burgers meer te betrekken bij de besluitvorming van de raad. Doordat de raadsvergadering het sluitstuk is van het besluitvormingsproces dat lang daarvoor is begonnen (ambtelijke organisatie, college, commissies) is er voor gekozen het spreekrecht op te nemen in deze verordening. In die fase zijn de fracties nog bezig hun mening te vormen.
Artikel 19. Handhaving orde en schorsing
Artikel 26 van de wet geeft aan dat de voorzitter bij raadsvergadering bevoegd is om de orde in de vergadering te handhaven. Voor de commissievergaderingen ontbreekt een dergelijke bepaling. Deze is daarom in dit artikel opgenomen. Ingevolge het eerste lid is de commissievoorzitter belast met de handhaving van de orde in de commissievergaderingen. Op basis van het vierde lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, de vergadering sluiten (derde lid). In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd (tweede lid). Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 27 van deze verordening over toehoorders en pers.
Om te bevorderen dat leden van raadscommissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de wet bovendien dat artikel 22 van de wet van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van raadscommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als niet-raadsleden.
Artikel 20. Voorstellen van orde
De voorzitter legt aan de commissie ter beslissing voor of inderdaad sprake is van een voorstel van orde. De raad beslist direct over een voorstel van orde, zonder beraadslaging. Bij staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen (omdat het ordevoorstel betrekking heeft op de lopende vergadering is artikel 32, vierde lid, van de wet hierop niet van toepassing).
Artikel 21. Vragenuur
Deze bepaling vormt een invulling van artikel 155, eerste lid, van de wet over het vragenrecht. In het vragenuur krijgt de commissie de mogelijkheid over vooraf ingebrachte onderwerpen (leden van) het college aan de tand te voelen. De vragen moeten politiek actueel zijn en niet op een andere manier schriftelijk gesteld kunnen worden. Bijvoorbeeld voortgangsvragen worden niet toegestaan.
Artikel 22. Collegevoorstel
Artikel 22 heeft betrekking op het agenderingsrecht van de raad. De raad is de enige die een voorstel voor een verordening of een ander voorstel dat het college heeft voorbereid kan agenderen. Als het college het voorstel heeft voorbereid, betekent dit niet dat het college het door hen voorbereide voorstel kan intrekken indien het college van oordeel is dat verdere behandeling van het voorstel niet wenselijk is (bijvoorbeeld omdat het college een voorstel wil wijzigen). De raad moet hier toestemming voor geven (eerste lid). De commissie kan dit niet besluiten, maar kan de raad wel adviseren hierover.
Indien de commissie van oordeel is dat een voorstel voor een verordening of een ander voorstel niet voldoende is voorbereid, kan de commissie de raad adviseren het voorstel voor een verordening of een ander voorstel op grond van het tweede lid nogmaals voor advies aan het college zenden of op grond van het derde lid nadere inlichtingen vragen aan het college.
Artikel 23. Besluitenlijst en verslag
Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de griffier en de wijze waarop het verslag wordt vastgesteld. Het maken van een verslag is wettelijk niet verplicht. De wet spreekt alleen over de verplichting een besluitenlijst openbaar te maken (artikel 23, zesde lid ook van toepassing op commissie door artikel 82 lid 5). Andere vormen van verslaglegging zijn ook mogelijk, bijvoorbeeld een (geluids)opname van de commissievergadering. In Voorschoten is hiervoor gekozen.
Artikel 24. Toepassing verordening op besloten vergaderingen
In artikel 23 van de wet zijn procedurevoorschriften opgenomen voor 'het sluiten van de deuren', de wijze waarop een vergadering een besloten vergadering wordt. Dit artikel geldt ook voor commissies door toepassing van artikel 82, lid 5 dat artikel 23 van toepassing verklaart op commissies.
Artikel 25. Besluitenlijst besloten vergadering
Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de wet is artikel 23 van de wet van overeenkomstige toepassing. Het zesde lid van artikel 23 van de wet schrijft voor dat de besluitenlijst openbaar wordt gemaakt tenzij verplichting tot geheimhouding geldt of als openbaarmaking in strijd met het openbaar belang is. In aanvulling hierop bepaalt het eerste lid dat de besluitenlijst van een besloten vergadering ter inzage ligt bij de commissiegriffier.
Artikel 26. Opheffing geheimhouding
Een raadscommissie kan geheimhouding op informatie leggen en die informatie tevens aan de raad verstrekken. De raad kan de geheimhouding opheffen van aan de raad verstrekte informatie (artikel 89, vierde lid, van de wet). Wel bestaat er een overlegverplichting, waarmee recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.
Artikel 27. Toehoorders en pers
Artikel 26, eerste en tweede lid, van de wet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de wet. Het derde lid voorziet hierin.