GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Heerlen

Samenwerkingsconvenant ‘Handle with Care’
De ondergetekenden:
de colleges van B&W in de regio Parkstad zoals benoemd in Bijlage A, hierna te noemen: College,
en
de scholen gevestigd te regio Parkstad zoals benoemd in Bijlage B, hierna te noemen School,
en
de Geneeskundige Gezondheidsdienst Zuid-Limburg, gevestigd aan Het Overloon 2, 6411 TE te Heerlen en ingeschreven in het register van de Kamer van Koophandel onder nummer 14131474, in deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door F.C.W. Klaassen, Voorzitter Directie, hierna te noemen: “GGD of Veilig Thuis”;
verder gezamenlijk te noemen “Partijen”, en afzonderlijk ‘’Partij’’
Overwegende dat:
- •Het college verantwoordelijk is voor de uitvoering van het Meldpunt Veilig Thuis, de Jeugdwet en voor de uitvoering van de Leerplicht. Het college verantwoordelijk is voor Handle with Care op grond van de Wmo 2015 en de Jeugdwet die de ruimte bieden om maatschappelijke ondersteuning of jeugdhulp op een manier in te richten die bij de lokale situatie past én maatwerk mogelijk maakt;
- •De School op grond van de Wet op het primair onderwijs verplicht is om zorg te dragen voor een veilige school. Onderdeel hiervan is het hebben van een sociaal veiligheidsbeleid, waaronder het welbevinden van leerlingen op school. De aandacht van de onderwijsprofessional in verband met huiselijk geweld in de thuissituatie kan bijdragen aan een beter welbevinden van het kind op school;
- •Veilig Thuis als onderdeel van de GGD het advies- en meldpunt bij (vermoedens) van huiselijk geweld, kindermishandeling en ouderenmishandeling is en verantwoordelijk is voor de uitvoering van de wettelijke taken als bedoeld in hoofdstuk 4 van de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 (Wmo);
- •Veilig Thuis verantwoordelijk is voor het screenen van de meldingen en wanneer aan de criteria wordt voldaan, het doorzetten aan Leerplicht;
- •Het Kinderrechtenverdrag ertoe verplicht kinderen te beschermen tegen kindermishandeling en een passende en op herstel gerichte (snelle) reactie te bieden aan kinderen die dit hebben meegemaakt;
- •Handle With Care (HwC) er op is gericht dat een kind dat thuis een ingrijpend incident van huiselijk geweld en/of kindermishandeling meemaakt, zo spoedig mogelijk, het liefst de volgende dag, steun krijgt op school. Dat een van de belangrijke factoren die schade kunnen beperken of trauma kunnen voorkomen sociale steun is. Met steun in hun dagelijkse leefomgeving, in ieder geval ook van hun onderwijsprofessional, neemt de kans op gezondheidsschade af en komen deze kinderen op school beter aan leren en ontwikkelen toe.
- •Handle with Care geen interventie is, maar een andere/snellere manier van samenwerken en uit het afgeven van een signaal aan de school bestaat, zodat aan een kind op school sociale steun kan worden geboden;
- •Partijen ieder hun eigen (wettelijke) taken en bevoegdheden hebben;
- •Voor de samenwerking binnen Handle with Care uitwisseling van gegevens, waaronder Persoonsgegevens, tussen de Partijen noodzakelijk is;
- •Persoonsgegevens verwerkt worden ten dienste van het kind onder verwerkingsverantwoordelijkheid van Partijen;
- •Partijen overeenkomstig de geldende wet- en regelgeving zullen samenwerken, waaronder in ieder geval maar niet beperkt tot, de AVG, UAVG Jeugdwet en Wmo 2015;
- •Partijen gezamenlijk het doel van en de middelen voor de gegevensverwerking bepalen als bedoeld in artikel 26 AVG, waarbij ieder der Partijen verwerkingsverantwoordelijk is voor de gegevensverwerking die onder hun verantwoordelijkheid plaatsvindt. Dit de algehele verantwoordelijkheid voor Handle with Care van de Gemeente onverlet laat;
- •Partijen met dit Convenant op een transparante wijze afspraken wensen te maken over hun respectieve verantwoordelijkheden en de uitwisseling van (bijzondere) persoonsgegevens binnen de samenwerking.
komen het volgende overeen:
Artikel 1. Definities
In dit Convenant wordt verstaan onder:
- 1.
Kinderen: Kinderen in de leeftijd van 4 – 12 jaar
- 2.
Een ingrijpend incident van huiselijk geweld en/of kindermishandeling: een situatie waarbij sprake is van huiselijk geweld en/of kindermishandeling als bedoeld in artikel 1.1.1 Wmo 2015.
- 3.
Handle with Care signaal: een signaal aan de school over een kind dat te maken heeft gehad met een ingrijpend geweldsincident met als doel steun bieden aan het betreffende kind.
- 4.
Bijlage: een bijlage bij dit Convenant, die een integraal onderdeel vormt van dit Convenant.
- 5.
AVG en UAVG: Aan de definities uit de AVG en UAVG komt dezelfde betekenis toe.
Artikel 2. Doel van de samenwerking
- 2.1
Het Kinderrechtenverdrag verplicht ertoe kinderen te beschermen tegen kindermishandeling en een passende en op herstel gerichte (snelle) reactie te bieden aan kinderen die dit hebben meegemaakt. Het doel van dit Convenant is het zo snel mogelijk in de schoolsituatie bieden van passende steun aan kinderen die een ingrijpende ervaring van huiselijk geweld en/of kindermishandeling hebben meegemaakt. Voor het voorkomen dan wel doen dalen van stress bij kinderen, het herstellen daarvan en het voorkomen van mogelijke psychische schade is het wenselijk dat school passend kan reageren na een dergelijk ingrijpend geweldsincident.
- 2.2
Op grond van dit Convenant verplichten Partijen zich ertoe om op te treden indien zich een situatie voordoet als bedoeld in lid 1 en handelen zij daarbij overeenkomstig hetgeen is bepaald in Bijlage C bij dit Convenant.
Artikel 3. Verantwoordelijkheden van Partijen
- 3.1
Partijen verklaren over en weer de persoonsgegevens op behoorlijke, zorgvuldige en transparante wijze te zullen verwerken, in overeenstemming met Bijlage D van dit Convenant en de toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de verwerking van persoonsgegevens, in het bijzonder maar niet beperkt tot de AVG.
- 3.2
Partijen zullen de persoonsgegevens uitsluitend verwerken voor het doeleinde waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld, tenzij Partijen na voorafgaand overleg schriftelijk overeenkomen dat persoonsgegevens tevens mogen worden gebruikt voor verenigbare doeleinden met het oorspronkelijke doeleinde waarvoor de gegevens werden verzameld.
- 3.3
Partijen zullen niet meer persoonsgegevens verzamelen dan strikt noodzakelijk is voor het betreffende doeleinde.
- 3.4
Partijen dienen op duidelijke en eenvoudige wijze te communiceren waar de betrokkene voor het uitoefenen van zijn rechten terecht kan, in overeenstemming met de taakverdeling.
Artikel 4. Toegang tot Persoonsgegevens
- 4.1
Partijen beperken de toegang tot persoonsgegevens aan medewerkers, verwerkers, derden en andere ontvangers van persoonsgegevens tot een noodzakelijk minimum.
- 4.2
Partijen mogen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere Partij geen derden inschakelen bij het verwerken van de persoonsgegevens.
- 4.3
Indien een Partij (delen van) de verwerking van de betreffende persoonsgegevens, uitbesteedt aan een verwerker, draagt hij er zorg voor dat de verwerker de persoonsgegevens op behoorlijke en zorgvuldige wijze en in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de verwerking van persoonsgegevens verwerkt. Afspraken omtrent de verwerking van persoonsgegevens door een verwerker zullen worden vastgelegd in een passende verwerkersovereenkomst in de zin van artikel 28 AVG. De verwerkers die door Partijen worden ingeschakeld, worden vastgelegd in Bijlage D.
- 4.4
Alle Partijen hebben te allen tijde het recht de verwerkersovereenkomst(en) zoals bedoeld artikel 4.3 in te zien.
- 4.5
Partijen mogen geen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte.
Artikel 5. Geheimhouding en vertrouwelijkheid
- 5.1
Alle persoonsgegevens worden als vertrouwelijke gegevens gekwalificeerd en dienen als zodanig te worden behandeld. Partijen leggen deze plicht tevens op aan eigen medewerkers en alle door Partijen in te schakelen derden.
- 5.2
Partijen houden alle Persoonsgegevens geheim en maken deze op geen enkele wijze verder intern of extern bekend, behalve voor zover:
  - •Bekendmaking en/of verstrekking van de persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van dit Convenant noodzakelijk is;
  - •Enig dwingendrechtelijk wettelijk voorschrift of rechterlijke uitspraak van een bevoegde rechtbank of bevel van een andere overheidsinstantie die gezag over Partijen heeft, Partijen tot bekendmaking, verstrekking en/of doorgifte van die persoonsgegevens verplicht, waarbij Partijen eerst de andere Partij hiervan op de hoogte stelt, of;
  - •Bekendmaking en/of verstrekking van die persoonsgegevens geschiedt met voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere Partij.
Artikel 6. Aansprakelijkheid
- 6.1
Partijen zijn jegens elkaar enkel aansprakelijk in het geval een Partij toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van één harer verplichtingen uit dit Convenant en uitsluitend voor directe schade die door de verzekeraar wordt vergoed en uitgekeerd. De aansprakelijkheid uit de vorige zin, geldt per gebeurtenis, waarbij een reeks van samenhangende gebeurtenissen wordt aangemerkt als één gebeurtenis.
- 6.2
De gevallen waarin de verzekeraar om welke reden dan ook niet vergoedt, zullen niet eerder aan de bevoegde rechter worden voorgelegd dan na het beproeven van een minnelijke regeling, als bedoeld in artikel 14 van dit Convenant.
- 6.3
De in dit artikel bedoelde uitsluitingen en beperkingen komen te vervallen indien en voor zover de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van de schadeveroorzakende Partij(en).
- 6.4
Een Partij die één haren verplichtingen uit dit Convenant toerekenbaar niet nakomt en waardoor de andere Partijen door een derde worden aangesproken voor schade, kosten of rente, vrijwaart en stelt de andere Partijen volledig schadeloos voor de aanspraak van die derde, tenzij deze Partij bewijst dat een en ander is veroorzaakt door opzet of grove schuld van de andere Partij(en).
Artikel 7. Inbreuk in verband met Persoonsgegevens
- 7.1
In het geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens is de Partij bij wie de inbreuk heeft plaatsgevonden, verantwoordelijk voor de melding daarvan aan de andere Partijen. Partijen zullen elkaar binnen 48 uur informeren.
- 7.2
Naar aanleiding van de melding, zoals omschreven in artikel 7.1, zullen Partijen in goed overleg bespreken wat de (mogelijke) gevolgen van de inbreuk zijn voor alle Partijen.
- 7.3
Partijen zullen elkaar op de hoogte houden van nieuwe ontwikkelingen rondom de inbreuk.
- 7.4
Partijen zijn en blijven ieder zelfstandig verantwoordelijk voor het melden van een inbreuk aan de toezichthoudende autoriteit en/of betrokkenen, indien de inbreuk onder haar verantwoordelijkheid heeft plaatsgevonden. Eventuele kosten die gemaakt worden om de inbreuk op te lossen en in de toekomst te kunnen voorkomen, komen voor rekening van de Partij bij wie de inbreuk heeft plaatsgevonden. Partijen kunnen in overleg treden over een eventuele verdeling van deze kosten, indien het gaat om een oplossing die in het belang is van alle Partijen.
- 7.5
Partijen zijn ieder zelf verantwoordelijk voor het bijhouden van een datalekregister.
Artikel 8 Verwerkingen en verstrekken van persoonsgegevens binnen Handle with Care
- 8.1
De verwerkingen en gegevensuitwisseling gebeurt slechts conform het werkproces zoals vastgelegd in Bijlage C.
- 8.2
Partijen nemen ieder voor zich adequate technische en organisatorische maatregelen, zoals omschreven in Bijlage D, om de verwerkingen en gegevensuitwisseling te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking, waaronder ten minste het bewaren, verstrekken, verzenden en archiveren van informatie.
Artikel 9. Rechten van de betrokkene
- 9.1
Om te voldoen aan de informatieverplichtingen uit de artikelen 13 en 14 van de AVG, is de betrokken school verplicht om voor aanvang van deelname aan Handle with Care ouders op adequate wijze en in toegankelijke vorm hierover te informeren. De school zal dit met de Medezeggenschapsraad bespreken en een brief sturen aan ouders om ouders te informeren en Handle with Care vermelden in de schoolgids. Wanneer ouders behoefte hebben aan informatie over de verwerkingen van persoonsgegevens kunnen ze in eerste instantie terecht bij de school. De scholen kunnen vervolgens bij alle betrokken partijen waar nodig aanvullende informatie vragen.
- 9.2
Indien een betrokkene zich wendt tot een van de partijen, zal de desbetreffende Partij zelfstandig uitvoering geven aan haar verplichtingen dit voortvloeien uit de AVG en andere wet- en regelgeving ten aanzien van de rechten van betrokkenen.
- 9.3
Mocht één van de Partijen van oordeel zijn dat de andere Partij uitvoering dient te geven aan de verplichtingen tegenover de betrokkene, dan stemmen Partijen dit onderling af zonder dat dit de rechten van betrokkene schaadt.
- 9.4
Ieder van Partijen verleent medewerking aan de andere Partij wanneer de betrokkene bij één van beide Partijen een verzoek indient ter uitoefening van zijn of haar rechten.
Artikel 10. Mandateren bevoegdheden en aanwijzen leerplicht functionarissen
- 10.1
Dit Convenant wordt voor wat betreft het onderdeel Leerplicht (stap 3, bijlage D) uitgevoerd door het Bureau Voortijdig Schoolverlaten Parkstad Limburg (VSV).
- 10.2
De Colleges van Burgemeester en Wethouders van de gemeentes Brunssum, Beekdaelen, Kerkrade, Landgraaf, Simpelveld en Voerendaal dragen de uitvoering van dit Convenant voor dat onderdeel op aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Heerlen. Bedoelde deelnemende gemeenten zullen daartoe binnen hun eigen organisatie de desbetreffende gelijkluidende, mutatis mutandis, mandaatbesluiten moeten opstellen en doen laten besluiten.
- 10.3
Het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Heerlen zal via een ondermandaat, met instemming van de mandans en voor zover nodig van de subgemandateerde – i.c. handle-with-care functionarissen werkzaam binnen Bureau VSV – laatstgenoemden mandateren om de hen aldus opgedragen bevoegdheden ook namens de andere de deelnemende gemeenten uit te voeren.
Artikel 11. Klachtenregeling
- 11.1
Indien een betrokkene zich wendt tot een van de Partijen met een klacht, zal desbetreffende Partij zelfstandig uitvoering geven aan deze klacht conform de eigen interne klachtenprocedure.
- 11.2
Ieder van Partijen verleent medewerking aan de andere Partij wanneer de betrokkene bij één van beide Partijen een klacht indient en de aard van de klacht het noodzakelijk maakt om de klacht in gezamenlijkheid te behandelen.
Artikel 12. Informeren
- 12.1
Ieder van Partijen informeert de andere Partij binnen twee werkdagen over ieder verzoek en/of iedere ingediende klacht van betrokkenen bij de toezichthoudende autoriteit ten aanzien van de persoonsgegevens die worden verwerkt bij het uitvoeren van dit Convenant.
- 12.2
Ieder van Partijen informeert de andere Partij binnen twee werkdagen over ieder rechterlijk bevel, dagvaarding, wettelijke verplichting of anderszins verplichting tot het delen van Persoonsgegevens met derden.
Artikel 13. Aanspreekpunt regio
- 13.1
Iedere Partij is verantwoordelijk een persoon aan te wijzen die als aanspreekpunt fungeert.
- 13.2
De Regio Parkstad heeft één projectleider Handle with Care aangewezen die zorg draagt voor een jaarlijkse evaluatie.
Artikel 14. Toepasselijk recht en geschillenbeslechting
- 14.1
Op dit Convenant en op alle geschillen die daaruit voortvloeien of daarmee samenhangen, is Nederlands recht van toepassing.
- 14.2
Indien er sprake is van geschillen in verband met dit Convenant, zullen Partijen eerst in overleg om geschillen in der minne te schikken.
- 14.3
Indien geschillen niet in der minne kunnen worden geschikt, zullen Partijen geschillen die ontstaan in verband met dit Convenant voorleggen aan de bevoegde rechter van de rechtbank Limburg locatie Maastricht.
Artikel 15. Overige bepalingen
- 15.1
Indien één of meerdere bepalingen van dit Convenant nietig blijken te zijn of door de rechter nietig worden verklaard, behouden de overige bepalingen van dit Convenant hun rechtskracht. Partijen zullen voor de nietige of vernietigde bepaling(en) een rechtsgeldige bepaling in de plaats stellen die zoveel mogelijk benadert wat Partijen beoogden overeen te komen.
- 15.2
Verplichtingen die naar hun aard bestemd zijn om te blijven gelden na beëindiging van dit Convenant, blijven na beëindiging van dit Convenant gelden. Tot deze bepalingen behoren – maar niet beperkt tot – bepalingen betreffende de geheimhouding, aansprakelijkheid, geschillenbeslechting en toepasselijk recht.
Artikel 16. Wijzigingen
- 16.1
Wijzigingen van of aanvullingen op dit Convenant vinden slecht plaats na gezamenlijke besluitvorming door Partijen en met inachtneming van geldende wet- en regelgeving. De overeengekomen wijzigingen worden op schrift gesteld en als integraal onderdeel van dit Convenant beschouwd.
Artikel 17. Toetredingen
- 17.1
Partijen staan open voor toetreding door andere scholen. Een school kan zich hiervoor aanmelden bij de projectleider Handle with Care van de regio Parkstad. Over de toetreding wordt beslist door de projectleider in afstemming met Partijen. Het Convenant is van toepassing op de toetredende partij, zodra deze het Convenant heeft ondertekend.
- 17.2
De projectleider past de bijlage aan en doet daarvan mededeling aan alle partijen en de toetredende partij.
Artikel 18. Looptijd
- 18.1
Dit Convenant treedt in werking zodra alle initiatiefnemende Partijen dit hebben ondertekend en heeft een looptijd van een jaar.
- 18.2
Indien twee maanden voor afloop van de looptijd geen der Partijen schriftelijk de opzegging van dit Convenant bij de andere Partij kenbaar maakt, wordt dit Convenant telkens stilzwijgend verlengd met één jaar.
Aldus overeengekomen en getekend,
De voorzitter College van Bestuur van Onderwijsstichting MOVARE namens alle MOVARE-scholen
Kiki Huijnen-Becks
Plaats en datum
GGD Zuid-Limburg namens deze,
F.C.W. Klaassen
Plaats en datum
het college van B&W van de gemeente [naam gemeente], namens het college,
[Naam en functie namens het college bevoegde persoon]
Plaats en datum
Bijlage A gemeenten
- •Brunssum
- •Beekdalen
- •Heerlen
- •Kerkrade
- •Landgraaf
- •Simpelveld
- •Voerendaal
Bijlage B scholen in Parkstad
- •Onderwijsorganisatie INNOVO
- •Onderwijsorganisatie Movare
- •Islamitische School El Wahda
- •School voor speciaal onderwijs, De Buitenhof
- •School voor speciaal onderwijs, Mgr. Hanssenschool
- •Vrije School Helianthus
- •Gereformeerde Basisschool Benjamin
- •Stichting Kindante
Bijlage C werkproces (met criteria)
Werkproces Handle with Care (Parkstad)
Stap 1: Politie (geen onderdeel van HwC, maar wel voorwaarde voor HwC proces)
- •Politie gaat ter plaatse bij melding huiselijk geweld
- •Politie volgt reguliere protocol (stabiliseren veiligheid e.d.)
- •
Politie (kind check) gaat na:
  - a.
Minderjarigen aanwezig
  - b.
Minderjarigen ingeschreven op adres incident
- •
Politie stuurt (zo snel mogelijk
1
Wettelijke termijn is binnen 3 dagen, maar voor Handle with Care is het streven nog dezelfde dag de melding aan Veilig Thuis te sturen
) een (politie)melding aan Veilig Thuis
Stap 2: Veilig Thuis
- •
Veilig Thuis screent iedere dag de nieuwe politiemeldingen op:
  - o
Melding uit de regio Parkstad
  - o
Situatie Huiselijk Geweld en/of Kindermishandeling
  - o
Kinderen in het gezin in de leeftijd 4-12 jaar
- en maakt een afweging o.b.v. criteria zoals omschreven in Bijlage C onderdeel B of een Handle with Care signaal verstuurd moet worden.
- •Veilig Thuis noteert per gemeente in het met een wachtwoord versleutelde Formulier overzicht HwC (Excelbestand in een beveiligde map op de T-schijf) de naam en geboortedatum van de betrokken kinderen
- •
Veilig Thuis geeft per beveiligde email
2
Open Line plug-in outlook
de HwC signalen door aan het HwC email adres bij VsV in Heerlen: (Contact details in bijlage)
- •
Voor elk signaal wordt gedeeld:
  - o
Naam kind
  - o
Geboortedatum
  - o
Codewoord Handle with Care
  - o
(Datum incident)
- •Veilig Thuis registreert intern via het formulier totaal overzicht de Handle with Care signalen (excelbestand in een beveiligde map op de T-schijf) t.b.v. de maand/kwartaal/jaar rapportage (alleen aantallen).
Stap 3: Leerplicht
- •VsV/Leerplicht controleert elke dag het speciale HwC email adres
- •
VsV/Leerplicht vult in de van Veilig Thuis ontvangen mail voor elk kind de schoolgegevens aan en geeft per beveiligde mail
3
Cryptshare
zo spoedig mogelijk het HwC signaal door aan de contactpersoon van school
- •VsV/Leerplicht turft het aantal signalen per dag zonder verdere gegevens te noteren (dit dient voor het monitoren van het project)
- •HwC signalen worden binnen één werkdag na het versturen van de melding naar de school uit inbox, verzonden items en prullenmand van VSV verwijderd.
- •In gevallen waar het kind over de grens van de regio Zuid-Limburg gaat of naar een school die buiten het convenant valt, koppel Leerplicht dit terug aan Veilig Thuis.
Stap 4: Onderwijs
- •Contactpersoon school ontvangt per beveiligde mail de HwC signalen.
- •Er worden geen aantekeningen over het HwC signaal gemaakt, het signaal wordt nergens opgeslagen.
- •Contactpersoon school informeert mondeling, en zo spoedig mogelijk, de leerkracht
- •Leerkracht biedt steun aan leerling
- •School reflecteert regelmatig over intern proces van HwC in een intern werkoverleg op school
- •HwC signalen worden binnen één werkdag na het versturen van de melding naar de school uit inbox, verzonden items en prullenmand van VSV verwijderd.
B Criteria HwC signalen
Wel HwC signaal naar VSV
De politie is ter plaatste geweest n.a.v. huiselijk geweld en/of kindermishandeling waarbij:
- 1.
Het kind woont op de locatie waar het incident plaats vond en het kind was ten tijde van het incident thuis (kind heeft het geweld zien gebeuren en/of kan indirect aanwezig zijn, bijv. het kind lag in bed of was even weg maar kwam later die dag thuis)
- 2.
Kind was ten tijde van het incident bij één van beide (gescheiden) ouders aanwezig, maar woont (staat ingeschreven) bij de andere ouder. Het kind heeft het geweld zien gebeuren en/of kan indirect aanwezig zijn, bijv. het kind lag in bed of was even bij weg maar kwam later die dag weer op de locatie van incident.
- 3.
Een kind (12 jaar of jonger) dat zelf het geweld pleegt in de thuissituatie
Geen HwC signaal naar VSV
Wel een politiemelding maar het kind was
niet
aanwezig ten tijde van incident:
- •Bij een aangifte door ouder op het politiebureau
- •Kind woont (staat ingeschreven) op de locatie van het incident, maar was op het moment van het incident (voor langere tijd) niet thuis. Het kind heeft het geweld niet zien gebeuren, bijv. weekend logeren bij andere ouder of vriendin (incident op locatie x; kind op locatie y))
- •Kinderen niet behorend tot het gezin (vriendje/vriendinnetje/neefje/nichtje) die ten tijde van een incident aanwezig waren bij het betrokken gezin dat een geweldsincident veroorzaakt. De politie moet één van beide gezaghebbende ouders van de kinderen/het kind inlichten.
Politiemeldingen uit de categorie zorgmeldingen (opgroei- en opvoedproblematiek) die niet worden geïncludeerd in HwC:
- •Politiemelding die een kind tot en met 12 jaar betreft (meestal heeft dit kind een strafbaar feit gepleegd) / minderjarige die een strafbaar feit heeft gepleegd)
- •Politiemelding over een minderjarige met context informatie, d.w.z. dat de reactie van de ouders niet adequaat (laconieke reactie) is.
- •Zorgmelding waaruit blijkt dat een hennepkwekerij is gevonden en waar ook kinderen wonen
Contactgegevens Handle with Care Partners
De projectleider HwC zal voor het begin van elk schooljaar de onderstaande lijst met contactgegevens controleren en indien nodig updaten.
- •Gemeente/Projectleider, Naam, telefoon, email
- •Veilig Thuis: email + telefoon + namen
- •Leerplicht/VSV Heerlen: HwC email adres + telefoon + namen
Scholen
Scholen zijn verantwoordelijk voor het aanleveren een specifiek HwC email adres en de namen van twee medewerkers die dit email adres dagelijks controleren op nieuwe HwC signalen. De school is ook verantwoordelijk voor het doorgeven van wijzigingen in de contactpersonen aan de projectleider HwC en VsV.
Bijlage D. Specificatie van de gegevensverwerking
Omschrijving van de Verwerking
Handle With Care (HwC) is erop gericht dat een kind dat thuis een ingrijpend incident van huiselijk geweld en/of kindermishandeling meemaakt, zo spoedig mogelijk, het liefst de volgende dag, steun krijgt op school. Een van de belangrijke factoren die schade kunnen beperken of trauma kunnen voorkomen is sociale steun. Met steun in hun dagelijkse leefomgeving, in ieder geval ook van hun onderwijsprofessional, neemt de kans op gezondheidsschade af en komen deze kinderen op school beter aan leren en ontwikkelen toe. Om dit doel te realiseren wordt er aan school een HwC-signaal gegevens, zodat school weet dat zij het kind op school extra sociale steun kunnen bieden. Om dit doel te bereiken, worden tussen de betrokken partijen persoonsgegevens uitgewisseld. Partijen voeren HwC taak uit op basis van hun wettelijke taak als bedoeld in WMO2015 en Jeugdwet.
Doeleinden van de Verwerking
Het bieden van sociale ondersteuning door school aan een kind dat betrokken is geweest bij huiselijk geweld/kindermishandeling.
Het opstellen van managementrapportages over o.a. doorlooptijden van HwC om de noodzakelijkheid en evenredigheid te kunnen toetsen (kwaliteitsverbetering)
Categorieën Betrokkenen
Kinderen in de leeftijd van 4 tot en met 12 jaar
(Categorieën) Persoonsgegevens
Leerplicht: - •Naam van het kind - •Geboortedatum kind - •Naam medewerker - •School waar het kind naartoe gaat
School: - •Naam van het kind - •Geboortedatum van het kind
GGD: - •Melding huiselijk geweld / kindermishandeling - •Naam kind - •Geboortedatum kind - •Dossiernummer - •Datum melding - •Datum incident - •Datum versturen HwC-signaal aan VSV
Bewaartermijn van de Persoonsgegevens of de criteria om die vast te stellen
Leerplicht: - •mail van VT: één werkdag - •Mail naar school: één werkdag
School: - •mail van Leerplicht: één werkdag
GGD: - •Uitdraai Myneva (download): Dezelfde dag dat de uitdraai wordt gemaakt, na afronding van de werkzaamheden wordt deze verwijderd; - •Formulier overzicht HwC (ontvangst melding, datum incident, dossiernummer, naam + geboortedatum kind, datum signaal VSV): 1 jaar, m.u.v./ naam + geboortedatum, deze gegevens worden na 4 weken (28 dagen) verwijderd; - •Mail naar VSV: direct na versturen wordt de mail verwijderd; - •Totaaloverzicht HwC (aantallen per maand): 1 jaar; - •Managementrapportage doorlooptijden: 3 jaar.
Categorieën Medewerkers
Partij | Categorieën Medewerkers (functierollen/functiegroepen) van Partijen die Persoons-gegevens verwerken | (Categorie) Persoons- gegevens die door Medewerkers worden verwerkt | Soort Verwerking
Gemeente | Aangewezen Handle with Care functionarissen | Naam Functie | Opzoeken van schoolgegevens en doorzetten melding.
School | Contactpersoon | Naam | Ontvangen van de melding en ondersteuning aan kind bieden.
GGD | Medewerker beleid en onderzoek Administratief medewerker Werkbegeleider | Alle gegevens die door GGD worden verwerkt (zie hierboven) | Uitvoering van volledige HwC-proces (van ontvangst melding tot doorzetten naar VSV)
Verwerkers
Partijen hebben toestemming gegeven voor de inschakeling van de hierna opgenomen Verwerkers.
Partij | Verwerkers die door Partij zijn ingeschakeld | Land van Verwerking | Vestigings plaats Verwerker | Ingeschakeld door | Verwerkersovereenkomst | Toestemming andere Partijen
Parkstad gemeentes met uitzondering van Heerlen | Gemeente Heerlen | Nederland | Nederland | Parkstad gemeentes | Mandaatbesluit. | Door middel van het mandaatbesluit
Doorgiften
Partijen hebben toestemming gegeven voor de hierna opgenomen doorgiften aan derde landen of internationale organisaties.
Partij | Beschrijving door- gifte | Entiteit die de Persoons-gegevens doorgeeft + land | Entiteit die de Persoons-gegevens ontvangt + land | Doorgifte-mechanisme
GGD/Veilig Thuis | Niet van toepassing | Niet van toepassing | Niet van toepassing | Niet van toepassing
Gemeente | Niet van toepassing | Niet van toepassing | Niet van toepassing | Niet van toepassing
Contactgegevens
Contactgegevens bij Inbreuk in verband met Persoonsgegevens | Naam | Functie | E-mail adres | Telefoonnummer
Gemeente Heerlen (namens VSV) | Privacyteam | FG en privacy officers | privacy@heerlen.nl | Contactgegevens buiten kantooruren en onbereikbaarheid: Parkstad IT 045- 5605111 Helpdesk@parkstad-IT.nl
Eerste aanspreekpunt Bij afwezigheid | | Medewerker Beleid en onderzoek FG | | 088 880 5000 (algemeen nr)
Bijlage E. Specificatie van getroffen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen
- 1.
Technische beveiligingsmaatregelen
Partij | Getroffen technische beveiligingsmaatregelen
Gemeente/Leerplicht | - •De informatiebeveiliging is conform de erkende overheidsnorm de BIO. - •Beveiligd mailverkeer met Cryptshare
GGD/Veilig Thuis | - •Opslag van persoonsgegevens worden opgeslagen in een beveiligde map waarvoor slechts 3 medewerkers zijn geautoriseerd (zie betrokken medewerkers)Het formulier Overzicht Handle with care is versleuteld met wachtwoord (niet bewerken/niet lezen) - •Mail naar VSV wordt beveiligd verzonden (Zorgmail) met code naar hetzelfde e-mailadres (bij ontbreken van een 06-nummer), tenzij anders mogelijk; - •Veilig verzenden plug-in Outlook (Parkstad-IT; een rechtstreekse versleutelde verbinding met de e-mailserver van Parkstad-IT met gemeenten en intergemeentelijke sociale diensten binnen Parkstad en het Veiligheidshuis Heerlen).
School | - •School maakt een specifiek HwC e-mail adres aan volgens de volgende manier: - •Versleutelde HwC e-mail komt binnen op een met wachtwoord beveiligd apparaat (computer/tablet/telefoon) - •Na het lezen van het HwC signaal wordt het signaal uit alle mail mappen verwijderd
- 2.
Organisatorische beveiligingsmaatregelen: rollen en rechtenmodel.
Partij | Getroffen organisatorische beveiligingsmaatregelen
Gemeente/Leerplicht | - •Twee geautoriseerde HwC functionarissen. - •Het versturen van HwC meldingen altijd via beveiligd mail. - •HwC functionarissen krijgen werkinstructie. - •Strikt controle op verwijdering van HwC mails. - •Risico analyse wordt uitgevoerd en wordt per jaar geëvalueerd. - •Managementrapportages om de noodzaak en evenredigheid van HwC te kunnen toetsen.
GGD/Veilig Thuis | - •Drie geautoriseerde medewerkers map; - •Toekennen autorisaties slechts mogelijk door één persoon en enkel door externe ICT-leverancier; - •Procesbeschrijving met uitgebreide beschrijving van o.a. het doel, de wettelijke grondslag, bewaartermijnen en beschrijving van het proces; - •Uitgebreide werkinstructies voor betrokken medewerkers; - •Duidelijk beschreven criteria voor het includeren van kinderen in HwC - •Gebruik veilig mailen; - •Versturen van een minimale dataset aan VSV voorn het HwC-signaal; - •Risicoanalyse document met beoordeling risico’s; - •Hanteren van strikte bewaartermijnen; - •Benoemen verantwoordelijke voor vernietiging van persoonsgegevens; - •Managementrapportages om de noodzaak en evenredigheid van HwC te kunnen toetsen.
School | - •School wijst twee medewerkers (eerste verantwoordelijke en achterwacht) aan die verantwoordelijk zijn voor het controleren van het HwC e-mail adres. Vaak zijn dit de directeur en de IB’er - •Deze HwC contactpersonen geven na het ontvangen van een HwC signaal het signaal mondeling door de leerkracht van het betreffende kind. - •Het HwC signaal wordt niet gedeeld met niet-medewerkers binnen de school. (bijvoorbeeld vrijwillige overblijf ouders, of (voor)leesouders) - •Het HwC signaal wordt niet gedeeld met andere partijen buiten de school.