GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Veendam

Leidraad Invordering 2025
Geldend van 01-01-2025 t/m heden
Het college van burgemeester en wethouders van gemeente Veendam besluit vast te stellen de navolgende
Leidraad Invordering 2025
Versie 2025.01
Hoofdstuk
1.

Inleiding
1.1.

Inleiding
Deze leidraad invordering is bedoeld om heldere kaders vast te stellen voor de invordering van nota’s en aanslagen. Dit betreft zowel de bestuurlijke kant, waarin directie en college keuzes maken over de invordering, en de uitvoeringskant, waar deze regeling duidelijkheid geeft over het proces en bevoegdheden.
1.2.

Definities
In deze leidraad gaan we uit van de volgende definities:
Nota | Een uitgaande factuur op grond waarvan gemeente Veendam een vordering heeft op een rechtspersoon of een natuurlijke persoon betreffende een privaatrechtelijke vordering.
Aanslag | Een uitgaande factuur op grond waarvan gemeente Veendam een vordering heeft op een rechtspersoon of een natuurlijke persoon betreffende een publiekrechtelijke vordering.
Vordering | De verplichting van een rechtspersoon of een natuurlijke persoon om een financiële vergoeding te betalen aan de gemeente. Juridisch ontstaat de vordering, beschikking of besluit bij totstandkoming van de overeenkomst of bij de levering. In deze leidraad gaan we er gemakshalve vanuit dat de vordering, beschikking of besluit ontstaat zodra de nota is verstuurd. Dit is daarmee het startpunt van deze leidraad invordering.
Privaatrechtelijke vordering | Een vordering die is ontstaan uit een overeenkomst of levering op basis van privaat recht. Het gaat daarbij om zaken zoals: verhuur, verkoop van grond, werkzaamheden voor derden en het verhalen van schade aan gemeentelijke eigendommen.
Publiekrechtelijke vordering | Een vordering die is ontstaan uit een overeenkomst of levering op basis van publiek recht. Het gaat hierbij om zaken zoals: gemeentelijke belastingen, ten onrechte of teveel ontvangen voorzieningen (bijstand, loonkostensubsidie, boetes en eigen bijdragen) leges, dwangsommen, retributies en kostenverhaal bij bestuursdwang.
Debiteur | De rechtspersoon of een natuurlijke persoon op wie de vordering bestaat.
Vervaldatum | De uiterste datum waarop de nota/aanslag betaald dient te zijn. In de regel is dit 28 dagen na dagtekening van de nota/aanslag. Of binnen 6 weken nadat de (terugvorderings) beschikking of besluit is verzonden.
1.3.

Leeswijzer
Dit document is opgebouwd uit een algemeen deel met uitgangspunten voor de invordering. Vervolgens wordt in aparte hoofdstukken gekeken naar privaatrechtelijke en bestuursrechtelijke vorderingen. Als laatste wordt er aandacht besteed aan ‘maatwerk’. Hierin staat vermeld binnen welke grenzen er afspraken gemaakt mogen worden voor een betalingsregeling.
Hoofdstuk
2.

Algemene uitgangspunten
2.1.

Uitgangspunten
Invordering moet doelmatig en efficiënt zijn. Belangrijke indicatoren hiervoor zijn: snel, eenvoudig, tegen zo laag mogelijke kosten en een hoog rendement. De medewerker(s) belasten met de invordering moet(en) bij het invorderen van de vorderingen zorgvuldig, objectief, tactvol en correct handelen. De Algemene Beginselen van Behoorlijk Bestuur gelden daarbij als uitgangspunt. Dit geldt in het bijzonder voor de volgende beginselen:
Gelijkheidsbeginsel: soortgelijke gevallen dienen soortgelijk te worden behandeld;
Met inachtneming van het geldende terug- en invorderingsbeleid
Rechtszekerheidsbeginsel: als het vertrouwen van de debiteur in een invorderingskwestie (terecht) wordt opgewekt, wordt dat vertrouwen gehonoreerd;
Zorgvuldigheidsbeginsel: de wettelijke toegekende invorderingsbevoegdheden worden gebruikt overeenkomstig hun bedoeling.
Motiveringsbeginsel: handelingen of besluiten dienen goed te worden gemotiveerd, zodat de debiteur of derde, kennis kan nemen van de beweegredenen en zich tegen de (voorgenomen) handelingen of besluiten kan verweren.
2.2.

Geheimhoudingsplicht
Gegevens van een debiteur worden vertrouwelijk behandeld en niet verstrekt aan derden behoudens wanneer dit voor de innen van de vordering van belang is en wanneer de gegevens op basis van wettelijke moeten worden verstrekt.
Hoofdstuk
3.

Privaatrechtelijke vorderingen
3.1.

Inleiding
Privaatrechtelijke vorderingen zijn vordering die zijn ontstaan uit een overeenkomst of levering op basis van privaat recht. Dit zijn rechtshandelingen die ook tussen private ondernemingen en/of natuurlijke personen kinnen plaatsvinden. Het gaat daarbij om zaken zoals: verhuur, verkoop van grond, werkzaamheden voor derden en het verhalen van schade aan gemeentelijke eigendommen.
Bij privaatrechtelijke vorderingen is de positie van de gemeente niet afwijkend van die van andere rechtspersonen of natuurlijke organisaties. Voor het innen van vorderingen heeft de gemeente dezelfde instrumenten tot haar beschikking als private ondernemingen.
Voor deze leidraad gaan we ervan uit dat de vordering ontstaat als een medewerker van de financiële administratie de nota verstuurd. Voor een vlotte afhandeling is het wenselijk dat dit kort na de totstandkoming van de overeenkomst of levering plaats vindt. Standaard geldt een betaaltermijn van 28 dagen. De 28e dag na dagtekening van de nota is de vervaldatum.
3.2.

Invorderingsproces
Het invorderingsproces begint bij het versturen van de nota. De meeste nota’s worden door de debiteur voor de vervaldatum betaald. Pas als de nota op de vervaldatum nog niet is voldaan moet er actie worden ondernomen. Deze actie bestaat uit onderstaande stappen:
Openstaande vorderingen
Het proces van betalingsherinneringen wordt eens in de 2 weken gestart. Er is sprake van een 2-wekelijkse cyclus. Hierbij wordt er een overzicht gemaakt van alle openstaande privaatrechtelijke vorderingen waarvan de vervaldatum is verstreken.
1e Betalingsherinnering
Voor nota’s in de lijst met openstaande vorderingen waarvoor niet eerder een betalingsherinnering isverstuurd ontvangt de debiteur een 1e betalingsherinnering. In deze betalingsherinnering wordt de debiteur verzocht het openstaande bedrag binnen 14 dagen te voldoen.
2e Betalingsherinnering
Voor nota’s in de lijst met openstaande vorderingen waarvoor eerder een 1e betalingsherinnering is verstuurd ontvangt de debiteur een 2e betalingsherinnering. In deze betalingsherinnering wordt de debiteur gesommeerd het openstaand bedrag uiterlijk binnen 14 dagen te voldoen. In deze brief wordt de debiteur ook gewezen op incasso- en rentekosten indien de betaling niet tijdig wordt voldaan.
Overdracht voor dwanginvordering
Voor nota’s in de lijst met openstaande vorderingen waarvoor eerder een 2e betalingsherinnering is verstuurd ontvangt de debiteur een mededeling dat de vordering is overgedragen voor aan een incassobureau. In de brief wordt vermeld welk incassobureau de vordering verder afwikkelt.
Als de vordering is overgedragen dan treden wij niet meer in contact de debiteur en wordt de afwikkeling overgelaten aan het incassobureau.
Figuur 1: schematische weergave invordering privaatrechtelijke vorderingen
Hoofdstuk
4.

Publiekrechtelijke vorderingen
4.1.

Inleiding
Publiekrechtelijke vorderingen, beschikkingen of besluiten komen voort uit een overeenkomst of levering op basis van publiek recht. Dit zijn rechtshandelingen die de gemeente doet vanuit zijn wettelijke taak. Het gaat daarbij om zaken zoals: bijstand, subsidies, eigen bijdragen, belastingen, heffingen en leges. Heffingen en leges betreft o.a. riool en afval, leges voor persoonsbewijzen en aanvragen van vergunningen.
Voor deze leidraad gaan we ervan uit dat de vordering, beschikking of besluit ontstaat als de financiële administratie de nota verstuurd. Voor een vlotte afhandeling is het wenselijk dat dit kort na de totstandkoming van de overeenkomst of levering plaats vindt. Standaard geldt een betaaltermijn van 28 dagen. De 28e dag na dagtekening van de nota is de vervaldatum.
4.2.

Invorderingsproces
Het invorderingsproces begint bij het versturen van de aanslag, beschikking of besluit. De meeste aanslagen, beschikkingen of besluiten en vorderingen worden door de debiteur voor de vervaldatum betaald. Pas als de nota op de vervaldatum nog niet is voldaan moet er actie worden ondernomen. Deze actie bestaat uit onderstaande stappen:
Aanmaning
Het proces van aanmaningen wordt eens in de 2 weken gestart. Er is sprake van een 2-wekelijkse cyclus. Hierbij wordt er een overzicht gemaakt van alle openstaande aanslagen waarvan de vervaldatum is verstreken.
Herinnering
Als een aanslag, beschikking of besluit niet is voldaan en er is nog geen herinnering verstuurd ontvangt de debiteur een herinnering. In deze betalingsherinnering wordt de debiteur verzocht het openstaande bedrag binnen 14 dagen te voldoen. Ook wordt er aangegeven dat niet tijdige betaling leidt tot extra kosten.
Aanmaning
Als een aanslag, beschikking of besluit niet is voldaan en er is nog een herinnering verstuurd ontvangt de debiteur een aanmaning. Hierbij worden kosten in rekening gebracht. In deze aanmaning wordt gelijk aangegeven dat er extra kosten in rekening worden gebracht als de aanmaning niet tijdig wordt voldaan.
Dwangbevel in naam des konings
Voor aanslagen, beschikkingen, besluiten en vorderingen in de lijst met openstaande aanslagen waarvoor eerder een aanmaning is verstuurd ontvangt de debiteur een Dwangbevel in naam des Konings. De debiteur krijgt 2 dagen de tijd om de aanslag vermeerderd met kosten te voldoen. Tevens wordt er vermeld dat er beslag gelegd kan worden als de betalingen niet tijdig is ontvangen.
Overdracht voor dwanginvordering
Voor aanslagen, beschikkingen of besluiten in de lijst met openstaande vorderingen waarvoor eerder een dwangbevel is verstuurd ontvangt de debiteur een mededeling dat de vordering is overgedragen voor aan een incassobureau. In de brief wordt vermeld welk incassobureau of gerechtsdeurwaarder de vordering verder afwikkelt.
Als de vordering is overgedragen dan treden wij niet meer in contact de debiteur en wordt de afwikkeling overgelaten aan het incassobureau of gerechtsdeurwaarder.
Figuur 2: schematische weergave invordering publiekrechtelijke vorderingen
Hoofdstuk
5.

Bijzondere bepalingen
5.1.

Betalingsregelingen
De medewerker(s) belast met de invordering mogen in bepaalde gevallen een betalingsregeling treffen met een debiteur. Dit geldt ook voor medewerker(s) van een incassobureau of gerechtsdeurwaarder die namens gemeente Veendam een vordering behandelt. Om duidelijkheid te verschaffen wordt in deze paragraaf kaders gesteld voor deze regelingen.
Voor welke vorderingen mag een betalingsregeling worden getroffen?
Als een vordering een incidenteel karakter heeft mag de medewerker een betalingsregeling treffen. Voor vorderingen met een terugkerend karakter (bijvoorbeeld de huur van aan pand) mag ook een regeling worden getroffen maar dan geldt als nadrukkelijke voorwaarde dat er geen nieuwe achterstanden ontstaan tijdens de betalingsregeling.
Betreft het een vordering die is ontstaan uit een transactie die de ‘vrije keuze’ is van de debiteur dan gaan we hier terughoudend mee om. Denk hierbij aan de aankoop van een stuk snippergroen of de aanvraag van een bouwvergunning. Voor vorderingen met een minder vrijwillig karakter (bijvoorbeeld grafrechten) is een coulanter beleid passend.
Wat kan er worden afgesproken?
Een betalingsregeling heeft een looptijd van maximaal 36 maanden. De achterstand moet in maandelijkse termijnen van gelijke omvang worden ingelopen. Als een termijn niet is voldaan krijgt de debiteur eenmaal de kans om de termijn binnen 14 dagen in te lopen. De overige termijnen blijven ongewijzigd van kracht. Als de achterstallige termijn niet binnen 14 dagen is ingelopen vervalt de regeling. De vordering wordt dan overgedragen aan en incassobureau of gerechtsdeurwaarder en de debiteur wordt hierover geïnformeerd.
Vastleggen
Een betalingsregeling wordt altijd schriftelijk (brief of e-mail) bevestigd en de nieuwe termijnen worden vastgelegd in de administratie.
Uitzonderingen
Indien het wenselijk is om een regeling te treffen die niet past binnen bovenstaande regels dan kan dit alleen als daarvoor een akkoord ligt van het college vastgelegd met een collegevoorstel.
5.2.

Invorderingsmaatregelen
Als een vordering wordt overgedragen aan een incassobureau biedt de wet verschillende mogelijkheden om betaling af te dwingen. De mogelijkheden die het privaatrecht biedt zijn op grond van artikel 4:124 van de Algemene wet bestuursrecht ook beschikbaar voor publiekrechtelijke vorderingen.
De volgende maatregelen zijn mogelijk:
Loonbeslag
Beslag op tegoeden (bankrekeningen)
Beslag op goederen
Het is de keuze van het incassobureau of gerechtsdeurwaarder om te beoordelen welke maatregel het best passend is en de meeste kans biedt op een succesvolle invordering.
5.3.

Oninbare vordering
Het uitgangspunt is dat alle vorderingen worden geïnd. Er zijn situaties mogelijk waarbij invordering niet (doelmatig) mogelijk is volgens gemeentelijk beleid (o.a. hardheidsclausule), en tenzij wet- en regelgeving zich hiertegen verzet.
Onderstaande opsomming is niet limitatief
Denk hierbij aan:
Faillissement
Vertrokken met onbekende bestemming
Wet Schuldsanering Natuurlijke Personen
Overleden, erven onbekend of erfenis verworpen
Opbrengst weegt niet op tegen de kosten
Minnelijke schuldregeling (finale kwijting)
De medewerker(s) die belast zijn met de invordering kan een voorstel doen tot afboeking van de vordering. Hierbij kan de beoordeling van het incassobureau of gerechtsdeurwaarder worden gebruikt als onderbouwing. Dit voorstel moet worden beoordeeld en goedgekeurd door de Senior Medewerker Financiële Administratie ( volgens geldend mandaatregister) alvorens deze wordt voorgelegd aan de directie, gemandateerd aan MT leden. Dit proces gebeurt minimaal halfjaarlijks.
Ondertekening
Aldus besloten en vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van 15 April 2025
Burgemeester Secretaris
Annelies Pleyte Arend Castelein