GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Hilversum

REGLEMENT VAN ORDE VOOR VERGADERINGEN EN ANDERE WERKZAAMHEDEN VAN DE RAAD VAN HILVERSUM
Raadsbesluit
De gemeenteraad van de gemeente Hilversum,
gelezen het voorstel van het presidium met zaaknummer 1751777,
gelet op artikel 16, 82 en 84 Gemeentewet,
BESLUIT:
de volgende verordening, inclusief de toelichting daarop, vast te stellen:
REGLEMENT VAN ORDE VOOR VERGADERINGEN EN ANDERE WERKZAAMHEDEN VAN DE RAAD VAN HILVERSUM
HOOFDSTUK 1. ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1. Begripsbepalingen
In dit reglement wordt verstaan onder:
 amendement: voorstel van een raadslid tot wijziging van een ontwerpverordening of ontwerpbeslissing;
 commissielid: een door de raad benoemd persoon, niet zijnde raadslid, behorend bij een in de raad aanwezige fractie;
 griffier: griffier van de raad of van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;
 initiatiefvoorstel: een voorstel van een raadslid ex artikel 147a van de wet;
 motie: verklaring waarmee een oordeel, wens of verzoek wordt uitgesproken;
 subamendement: voorstel van een raadslid tot wijziging van een aanhangig amendement;
 voorzitter: voorzitter van de raad of een raadscommissie of diens vervanger;
 wet: Gemeentewet.
Artikel 2. Het presidium
1. Er is een presidium dat bestaat uit fractievoorzitters. De voorzitter van de raad en de griffier zijn in elke vergadering van het Presidium aanwezig.
2. Fractievoorzitters wijzen elk een raadslid aan dat hen bij afwezigheid in het presidium vervangt.
3. Het presidium kan anderen uitnodigen deel te nemen aan zijn vergaderingen.
4. Het presidium doet aanbevelingen aan de raad inzake de organisatie en het functioneren van de raad en de raadscommissies voor zover het niet betreft de taken van de agendacommissie.
Artikel 3. De agendacommissie
1. Er is een agendacommissie. De agendacommissie bestaat uit vier raadsleden, bij voorkeur twee afkomstig uit de fracties die tot de coalitie behoren en twee die tot de fracties behoren in de oppositie. De leden van de agendacommissie zijn ook commissievoorzitter. De agendacommissie kiest uit zijn midden een voorzitter.
2. Ze heeft in ieder geval de volgende taken:
a. het voorbereiden en vaststellen van voorlopige agenda’s voor raadsvergaderingen en
raadscommissievergaderingen;
b. het vaststellen van de vergadercyclus van de raad en van de raadscommissies, en
c. het vaststellen van vergaderingen als bedoeld in artikel 17, tweede lid, van de wet, en in het derde
lid.
3. In aanvulling op de raadscommissievergaderingen, bedoeld in het tweede lid, onder b, vergadert een raadscommissie voorts als haar voorzitter het nodig acht of als ten minste twee fracties schriftelijk, met opgaaf van redenen, daarom verzoeken.
Artikel 4. Onderzoek geloofsbrieven en beëdiging raadsleden
1. Bij de benoeming van nieuwe raadsleden stelt de raad een commissie in bestaande uit drie raadsleden.
2. Deze onderzoekt de geloofsbrieven en de daarop betrekking hebbende stukken van de nieuw benoemde raadsleden en brengt vervolgens advies uit aan de raad over de toelating van de nieuw benoemde raadsleden tot de raad. Indien van toepassing, wordt van een minderheidsstandpunt melding gemaakt in dit advies.
3. Het onderzoek van het proces-verbaal van het centraal stembureau gebeurt in de laatste raadsvergadering in oude samenstelling na de raadsverkiezingen.
4. Na een raadsverkiezing roept de voorzitter de toegelaten raadsleden op om in de eerste raadsvergadering in nieuwe samenstelling de voorgeschreven eed of verklaring en belofte af te leggen.
5. In geval van een tussentijdse vacaturevervulling roept de voorzitter van de raad een nieuw benoemd raadslid op voor de raadsvergadering waarin over diens toelating wordt beslist, om de voorgeschreven eed of verklaring en belofte af te leggen.
Artikel 5. Benoeming wethouders
1. Bij de benoeming van een wethouder stelt de raad een commissie in bestaande uit drie raadsleden.
2. Deze onderzoekt of de benoeming van de kandidaat-wethouder voldoet aan de vereisten van de artikelen 36a, 36b, 41b, eerste, derde en vierde lid, en 41c, eerste lid, van de wet.
3. De commissie brengt vervolgens advies uit aan de raad over de benoeming tot wethouder.
4. De burgemeester geeft voor de aanvang van iedere ambtstermijn opdracht om de kandidaat-wethouders aan een risicoanalyse integriteit te onderwerpen. De burgemeester brengt over het eindresultaat daarvan verslag uit aan de raad.
Artikel 6. Fracties
1. Raadsleden, die door het centraal stembureau op dezelfde kandidatenlijst verkozen zijn verklaard, worden bij de aanvang van de zittingsperiode als één fractie beschouwd.
2. Als boven de kandidatenlijst een aanduiding was geplaatst, voert de fractie in de raad deze aanduiding als naam. Als daar geen aanduiding was geplaatst, deelt de fractie in de eerste raadsvergadering aan de voorzitter mee welke naam deze fractie in de raad zal voeren.
3. De namen van de fractievoorzitter en diens plaatsvervanger worden zo spoedig mogelijk doorgegeven aan de voorzitter.
4. Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden of zich aansluiten bij een andere fractie, wordt hiervan zo spoedig mogelijk schriftelijk mededeling gedaan aan de voorzitter.
5. Een nieuwe naam van een fractie voldoet aan de eisen uit artikel G 3, vierde lid, van de Kieswet en wordt gebruikt met ingang van de eerstvolgende raadsvergadering na naamswijziging.
HOOFDSTUK 2. DE BEELDVORMENDE SESSIES
Artikel 7. Doel beeldvormende sessie
1. Beeldvormende sessies worden georganiseerd ten behoeve van informatieuitwisseling.
2. De beeldvormende sessies zijn geen raadscommissievergaderingen. Het staat de raads- en commissieleden vrij deze bij te wonen.
Artikel 8. Frequentie beeldvormende sessies
1. De bijeenkomsten van de beeldvormende sessies vinden in principe plaats in het raadhuis, op woensdagen volgens een jaarlijks, door de agendacommissie vast te stellen schema.
2. Er is op een avond voor beeldvormende sessies ruimte voor maximaal vier bijeenkomsten in twee parallelle bijeenkomsten naast elkaar, tenzij de agendacommissie besluit het anders te doen.
Artikel 9. Openbaarheid
1. Een beeldvormende sessie is openbaar toegankelijk voor toehoorders, tenzij uit de uitnodiging anders blijkt.
2. De sessie wordt in beginsel niet live uitgezonden. Er worden opnames gemaakt, die aan de commissie- en raadsleden ter beschikking worden gesteld.
HOOFDSTUK 3. ALGEMENE BEPALINGEN OVER DE RAADSCOMMISSIE- EN RAADSVERGADERINGEN
Artikel 10. Vergaderfrequentie en -tijden
1. De raads- en raadscommissievergaderingen vinden in principe plaats in het raadhuis, op woensdagen volgens een jaarlijks, door de agendacommissie vast te stellen schema. De donderdag na de vergadering is in voorkomende gevallen de vaste uitloopdag.
2. Er wordt in beginsel in een vier-wekelijkse cyclus vergaderd, waarbij in de eerste week een avond voor beeldvormende sessies wordt ingepland. In de tweede en derde week vergaderen per avond twee raadscommissies parallel. In de vierde week vindt de raadsvergadering plaats.
3. De raads- en raadscommissievergaderingen beginnen om 20.00 uur en eindigen om uiterlijk 24.00 uur, tenzij de agendacommissie bij het vaststellen van de voorlopige agenda anders heeft beslist of als de vergadering zelf anders beslist.
4. Ieder onderwerp op de agenda van een raadscommissie heeft een vastgestelde begin- en eindtijd.
Artikel 11. Oproep, agenda en vergaderstukken
De voorzitter verstrekt ten minste zeven dagen voor een vergadering de raads- en commissieleden een schriftelijke oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de stukken waarop op grond van hoofdstuk Va van de wet geheimhouding is opgelegd.
Artikel 12. Wijziging agenda
1. In spoedeisende gevallen kan de agendacommissie na het verzenden van de schriftelijke oproep tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van een vergadering een gewijzigde voorlopige agenda opstellen. De gewijzigde voorlopige agenda wordt met de daarbij behorende stukken aan de raads- en commissieleden verzonden en openbaar gemaakt, met uitzondering van de stukken waarop op grond van hoofdstuk Va van de wet geheimhouding is opgelegd.
2. Bij aanvang van de vergadering stelt de raad of raadscommissie de agenda vast. Op voorstel van een raadslid (t.a.v. de raadsagenda) dan wel een raadslid of commissielid (t.a.v. de raadscommissieagenda) of de voorzitter kunnen bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toegevoegd of van de agenda afgevoerd worden.
3. Op voorstel van een raadslid (t.a.v. de raadsagenda) dan wel een raadslid of commissielid (t.a.v. de commissieagenda) of van de voorzitter, kan de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.
4. Wanneer de raad of raadscommissie een onderwerp onvoldoende voor de openbare beraadslaging voorbereid vindt, kan deze het onderwerp verwijzen naar een beeldvormend gedeelte van een raadscommissie of aan het college nadere inlichtingen of advies vragen en bepalen in welke vergadering het voorstel opnieuw geagendeerd wordt.
Artikel 13. Ter inzage leggen van stukken
1. Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep voor iedereen op elektronische wijze ter beschikking gesteld. Als na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken digitaal ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de raads- en commissieleden en zo mogelijk in een openbare kennisgeving.
2. Als bij de totstandkoming van een voorstel participatie heeft plaatsgevonden, dan wordt een verslag van de resultaten van de participatie toegevoegd als bijlage bij het raadsvoorstel.
3. In het geval het college aanvullende of gecorrigeerde stukken voor een vergadering heeft, worden deze door het college uiterlijk de maandag voorafgaand aan de raadsvergadering voor 18.00 uur elektronisch ter beschikking gesteld.
4. Informatie van de raadscommissie of de raad of aan de raadscommissie of de raad verstrekte informatie, waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van de wet geheimhouding is opgelegd, blijft in afwijking van het eerste en derde lid, onder berusting van de griffier.
Artikel 14. Openbare kennisgeving
1. Raadscommissie- en raadsvergaderingen worden ter openbare kennis gebracht door aankondiging in één of meer voor iedereen verkrijgbare c.q. toegankelijke (online) lokale/regionale nieuwsmedia, zoals een huis-aan-huisblad en/of op de gemeentelijke website.
2. In spoedeisende gevallen kan de openbare kennisgeving uitsluitend langs elektronische weg plaatsvinden.
Artikel 15. Mondelinge vragen
1. Iedere vergadercyclus is er de mogelijkheid in een raadscommissie- of raadsvergadering vragen te stellen aan het college
2. Raads- of commissieleden die vragen willen stellen, melden dit onder aanduiding van het onderwerp zo mogelijk op de dag voor de vergadering uiterlijk om 8.00 uur ’s ochtends aan bij de griffier. De griffier draagt zorg voor de verspreiding van de vragen richting het college en de overige leden van de raad.
3. De voorzitter bepaalt de volgorde waarin aangemelde onderwerpen aan de orde worden gesteld alsmede de spreektijd voor de vragensteller, de overige raads- of commissieleden, het college en de burgemeester.
4. Per onderwerp wordt aan de vragensteller het woord verleend om één of meer vragen aan het college of de burgemeester te stellen en een toelichting daarop te geven. Na de beantwoording daarvan krijgt de vragensteller desgewenst het woord om aanvullende vragen te stellen.
5. De voorzitter kan aan andere raads- of commissieleden het woord verlenen om hetzij aan de vragensteller, hetzij aan het college of de burgemeester vragen te stellen over hetzelfde onderwerp.
6. Tijdens dit agendaonderdeel worden geen moties ingediend en geen interrupties toegelaten.
Artikel 16. Deelname aan de beraadslaging door anderen
Onverminderd artikel 21, eerste en tweede lid, van de wet, kan een raadscommissie of de raad besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.
Artikel 17. Handhaving orde en schorsing
1. Artikel 26 van de wet (handhaving orde in raadsvergaderingen) is van overeenkomstige toepassing op de raadscommissievergaderingen.
2. De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.
Artikel 18. Voorstellen van orde
Raads- en commissieleden (in de raadscommissie) dan wel raadsleden (in de raad) kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raadscommissie dan wel de raad beslist hier terstond over.
Artikel 19. Verslag en besluitenlijst vergadering
1. De (commissie)griffier draagt zorg voor verslagen en besluitenlijsten van de raadscommissie- en raadsvergaderingen.
2. Uit een besluitenlijst en/of verslag blijkt in ieder geval:
a. de namen van de voorzitter, de griffier, de wethouders en de raadsleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;
b. een aantekening van welke raadsleden bij de raadsvergadering afwezig waren;
c. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;
d. een zakelijke samenvatting van het gesprokene met vermelding van de namen van de sprekers;
e. een overzicht van het verloop van elke stemming met, in het geval van een raadsvergadering, vermelding bij hoofdelijke stemming van de namen van de raadsleden die voor of tegen stemden, onder aantekening van de namen van de raadsleden die zich overeenkomstig de wet van stemming hebben onthouden of zich bij het uitbrengen van hun stem hebben vergist;
f. de tekst van de in een raadsvergadering ingediende initiatiefvoorstellen, voorstellen van orde, moties, amendementen en subamendementen, en
g. bij het desbetreffende agendapunt, de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van dit reglement door de raadscommissie of raad is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.
3. Een conceptverslag wordt gelijktijdig met de verzending aan de commissie- en raadsleden verzonden aan de overige personen die het woord hebben gevoerd in de raadscommissie- of raadsvergadering waarop het betrekking heeft.
4. Vastgestelde verslagen worden ondertekend door de voorzitter en griffier.
5. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de raadsvergadering openbaar gemaakt op de in de gemeente gebruikelijke wijze.
6. Elektronisch beschikbare verslagen en besluitenlijsten worden op de website van de gemeente geplaatst.
Artikel 20. Toepassing reglement op besloten vergaderingen
Op besloten vergaderingen is dit reglement van overeenkomstige toepassing, voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.
Artikel 21. Verslag besloten vergadering
1. Conceptverslagen en -besluitenlijsten van besloten vergaderingen worden niet verspreid. De griffier verleent de commissie- en raadsleden inzage.
2. De besluitenlijsten en/of verslagen worden zo spoedig mogelijk ter vaststelling aangeboden.
3. De vastgestelde besluitenlijsten en/of verslagen worden door de voorzitter en de griffier ondertekend.
Artikel 22. Verstrekken geheime informatie aan anderen
1. Informatie waarop geheimhouding rust wordt alleen gedeeld met derden indien:
a. de raad dit noodzakelijk acht voor het uitoefenen van zijn taken en hiertoe besluit;
b. het college dit noodzakelijk acht voor het dagelijks bestuur van de gemeente en hiertoe besluit.
2. Indien het college op grond van het vorige lid (aanhef en onder b), besluit informatie waarop geheimhouding rust met derden te delen, brengt hij dit ter kennis aan de raad.
Artikel 23. Opheffing geheimhouding
Als de raad op grond van artikel 89, vierde lid, van de wet voornemens is de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, wordt:
- als het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd daar om verzoekt, daarover in een besloten raadsvergadering met het desbetreffende orgaan overleg gevoerd;
- als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daar om verzoekt, daarover in een besloten raadsvergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.
Artikel 24. Toehoorders en pers
1. Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.
2. Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.
Artikel 25. Geluid- en beeldregistraties
Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.
HOOFDSTUK 4. BIJZONDERE BEPALINGEN M.B.T. DE RAADSCOMMISSIEVERGADERINGEN
Artikel 26. Instelling raadscommissies
De raad stelt vast welke raadscommissies er zijn. Het presidium stelt vast welke onderwerpen daarin worden geagendeerd.
Artikel 27. Taken
Een raadscommissie:
a. brengt advies uit aan de raad over die onderwerpen waarop haar werkzaamheden betrekking hebben;
b. kan advies uitbrengen aan de raad over andere onderwerpen dan bedoeld onder a, en
c. voert overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de onderwerpen, bedoeld onder a.
Artikel 28. Samenstelling raadscommissies
1. De raad benoemt uit zijn midden leden die raadscommissies kunnen voorzitten. De voorzitter is tijdens de vergadering die wordt voorgezeten geen woordvoerder in de desbetreffende raadscommissie. Bij elke raadscommissievergadering is een (commissie)griffier aanwezig.
2. De commissieleden worden door de raad op voordracht van de fracties benoemd.
3. Iedere fractie mag bij de voorzitter van de raad ten hoogste vier personen voordragen om als commissielid te worden benoemd door de raad. De griffie verspreidt de aanmelding.
4. Op commissieleden, die door een fractie worden afgevaardigd om in de raadscommissie het woord te voeren, zijn de artikelen 10, 11, 12, 13, 14, 15 en 28 van de wet van overeenkomstige toepassing.
5. Per onderwerp is er in beginsel maximaal één woordvoerder per fractie.
6. Portefeuillehouders kunnen zich ambtelijk laten ondersteunen, ook in besloten vergaderingen.
Artikel 29. Zittingsduur en vacatures
1. De zittingsperiode van een commissielid en -voorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.
2. Het lidmaatschap van een commissielid eindigt als niet meer wordt voldaan aan de in artikel 10, 11, 12 en 13 van de wet gestelde eisen.
3. De raad kan een commissielid ontslaan op voorstel van de fractievoorzitter die het lid voor benoeming heeft voorgedragen.
4. De raad kan een commissievoorzitter ontslaan.
5. Een commissielid en -voorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.
6. Het lidmaatschap van commissieleden, benoemd op voordracht van een fractie die niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt van rechtswege. Dit, tenzij de fractie doorgaat onder een andere naam zoals weergegeven in artikel 6, lid 4 van dit reglement.
Artikel 30. De raadscommissie
1. De vergaderingen van de raadscommissies worden onderverdeeld in een beeldvormend gedeelte en/of oordeelsvormend gedeelte. De agendacommissie bepaalt de behandelwijze en de in te plannen vergadertijd per onderwerp.
2. In het beeldvormende gedeelte staat de informatievoorziening aan de raadscommissie centraal.
3. De raadscommissie kan in het beeldvormende gedeelte toegesproken worden door:
a. insprekers die hun mening over het voorstel met de raadscommissie willen delen zoals bedoeld in artikel 31 lid 1;
b. insprekers die een presentatie willen houden zoals bedoeld in artikel 31 lid 4;
c. portefeuillehouders en de hen ondersteunende ambtenaren;
d. externe deskundigen en/of vertegenwoordigers van verbonden partijen.
4. De voorzitter van de raadscommissie sluit het beeldvormende gedeelte van de raadscommissievergadering af als naar zijn/haar oordeel voldoende informatie is uitgewisseld of als de voor de beeldvorming gereserveerde maximale tijd is verstreken.
5. De onderwerpen worden zowel in de beeldvormende raadscommissievergadering als in de oordeelsvormende raadscommissievergadering van één van de volgende kwalificeringen voorzien:
a. advisering aan het college;
b. advisering aan de raad;
c. ter bespreking.
6. In het oordeelsvormende gedeelte staat de uitwisseling van standpunten tussen de fracties onderling centraal. De portefeuillehouders kunnen op uitnodiging van de woordvoerders nog iets toelichten of verduidelijken. Het oordeelsvormende gedeelte start met korte en bondige voorlopige standpunten van de fracties en wordt afgesloten met een korte reactie van insprekers zoals beschreven in artikel 32 lid 8 en de advisering aan de raad of het college en aan de agendacommissie.
7. Als een raadslid of een commissielid een onderwerp wil agenderen, dient hij de daartoe een commissievoorstel in bij de griffier. Het agendapunt wordt in beginsel opgenomen op de eerstvolgende nog door de agendacommissie vast te stellen voorlopige agenda van het beeld- en oordeelsvormende gedeelte van de betreffende vakcommissie.
Artikel 31. Advies; geen stemmingen
1. Als een raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen woordvoerders op voorstel van de voorzitter over de inhoud van het advies.
2. In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van stemmingen over geheimhouding en met betrekking tot de orde.
Artikel 32. Spreekrecht burgers
1. Een persoon of een instelling die in het beeldvormende gedeelte van de raadscommissie de behandeling van een onderwerp als toehoorder bijwoont, heeft het recht daarin het woord te voeren, voor zover lid 4 niet van toepassing is. Hij kan van dat recht gebruik maken, wanneer hij de griffier voorafgaand aan de vergadering heeft meegedeeld, dat hij over dat onderwerp het woord wenst te voeren. De spreektijd per persoon of instelling is maximaal 5 minuten in één termijn, tenzij de voorzitter van de raadscommissie hiervan afwijkt
2. Het is mogelijk in een raadscommissie in te spreken over een nog niet op de voorlopige agenda opgenomen onderwerp, voor zover lid 4 niet van toepassing is. Dit is mogelijk tijdens het agendapunt ‘Vragen aan het college’ in de betreffende vakcommissie bij het college(lid) tot wiens bestuurlijke portefeuille het onderwerp behoort. Een persoon of instelling kan van dat recht gebruik maken, wanneer hij de griffier uiterlijk 24 uur voorafgaand aan de betreffende vergadering heeft meegedeeld, dat hij over dat onderwerp het woord wenst te voeren, onder vermelding van de bespreekpunten die hij aan de raadscommissie wil voorleggen. De spreektijd is maximaal 5 minuten in één termijn, tenzij de voorzitter van de raadscommissie hiervan afwijkt.
3. Voor de inspraak over onderwerpen die niet zijn geagendeerd, wordt in totaal maximaal 15 minuten ingeruimd. Dit is inclusief vragen van de fracties, beantwoording door de inspreker(s) en de reactie van het college. Als er meer tijd nodig blijkt te zijn dan wordt het gesprek over het via de inspraak ingebrachte onderwerp voortgezet door agendering van het onderwerp in een volgende raadscommissie.
4. Onderwerpen waarbij géén spreekrecht wordt verleend zijn:
a. de behandeling van specifieke onderwerpen, die het gehele gemeentelijke werkterrein betreffen, zoals de begroting en het investeringsprogramma;
b. voorstellen van burgemeester en wethouders betreffende het in inspraak brengen van een beleidsvoorstel;
c. een bij het college aanhangige vergunningaanvraag;
d. een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan;
e. een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend;
f. behandeling van voorstellen van burgemeester en wethouders, indien door de raad of raadscommissies voorafgaand over het betreffende voorstel een hoorzitting is gehouden en het voorstel nadien niet meer is aangepast;
g. benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;
h. als de voorzitter vaststelt dat een onderwerp zich hiervoor niet leent, tenzij de vergadering anders beslist.
5. De voorzitter van de raadscommissie kan bij de aanvang of in de loop van de vergadering regels geven ten aanzien van de spreektijd van de spreker, die verplicht is zich daaraan te houden.
6. Bij niet-nakoming van de in het tweede lid bedoelde regels, ontneemt de voorzitter van de raadscommissie de spreker het woord.
7. De voorzitter van de raadscommissie geeft toehoorders, die zich overeenkomstig het eerste lid hebben aangemeld, gelegenheid te spreken. De voorzitter kan de woordvoerders van de fracties toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en de woordvoerders. De voorzitter geeft vervolgens de leden van de raadscommissie het woord in het kader van de beeldvormende of oordeelsvormende behandeling in de raadscommissie.
8. De voorzitter kan een inspreker over een geagendeerd onderwerp aan het slot van het oordeelsvormende gedeelte van de raadscommissie over het onderwerp nog kort de gelegenheid geven tot reageren.
9. Bij meerdere aanmeldingen voor het spreekrecht voor één onderwerp kan de voorzitter, in overleg met de agendacommissie dan wel de raadscommissie, besluiten een aparte bijeenkomst te organiseren.
HOOFDSTUK 5. BIJZONDERE BEPALINGEN M.B.T. DE RAADSVERGADERINGEN
Artikel 33. Ingekomen stukken
1. Bij de raad ingekomen stukken worden op een lijst geplaatst die aan de raadsleden wordt toegezonden en ter inzage wordt gelegd.
2. Na de vaststelling van het verslag stelt de raad op voorstel van de griffie de wijze van afdoening van de ingekomen stukken vast.
Artikel 34. Presentielijst en zitplaatsen
1. Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder lid van de raad de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de griffier door ondertekening vastgesteld.
2. De voorzitter, de leden van de raad, de wethouders en de griffier hebben een vaste zitplaats, door de voorzitter, na overleg in het presidium, bij aanvang van iedere nieuwe zittingsperiode van de raad aangewezen.
3. Indien daartoe aanleiding bestaat, kan de voorzitter de indeling herzien, na overleg in het presidium.
Artikel 35. Aantal spreektermijnen en spreektijd
1. Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raad anders beslist.
2. Spreektermijnen worden door de voorzitter afgesloten.
3. Raadsleden voeren in een termijn niet meer dan éénmaal het woord over hetzelfde onderwerp of voorstel.
4. Het derde lid is niet van toepassing op een raadslid dat een amendement, een subamendement, een motie of een initiatiefvoorstel heeft ingediend ten aanzien van de beraadslaging daarover.
5. Bij de bepaling hoeveel keer een raadslid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.
6. Voor de vergadering geldt een spreektijdverdeling van 70% voor de fracties, 20% voor het
college en 10% voor technische vergadertijd. Het presidium stelt een spreektijdenregeling vast. Als een fractie de spreektijd in een vergadering heeft opgebruikt, blijft de mogelijkheid bestaan voor die fractie om een (korte) stemverklaring af te leggen.
7. De voorzitter kan een afwijkend voorstel doen over de spreekregels en de spreek- of vergadertijd.
Artikel 36. Stemverklaring
Na het sluiten van de beraadslaging en voordat de raad tot stemming overgaat, kunnen raadsleden hun voorgenomen stemgedrag toelichten.
Artikel 37. Beslissing
1. De voorzitter sluit de beraadslaging als hij vaststelt dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, tenzij de raad anders beslist.
2. Voordat de stemming over het voorstel in zijn geheel plaatsvindt, formuleert de voorzitter het voorstel voor de te nemen beslissing.
Artikel 38. Stemming; procedure hoofdelijke stemming
1. De voorzitter vraagt de raadsleden of zij stemming verlangen. Is dit niet het geval dan stelt de voorzitter vast dat het voorstel zonder stemming is aangenomen.
2. Als een voorstel zonder stemming wordt aangenomen, kunnen de in de raadsvergadering aanwezige raadsleden aantekening in het verslag vragen, dat zij geacht willen worden te hebben tegengestemd of zich overeenkomstig artikel 28 van de wet van deelneming aan de stemming te hebben onthouden.
3. Hoofdelijke stemming geschiedt digitaal. Indien dit om technische redenen niet mogelijke is, roept de griffier de raadsleden bij naam op hun stem uit te brengen. De stemming begint bij het daarvoor bij loting aangewezen raadslid en verloopt verder in alfabetisch volgorde.
4. Een raadslid dat zich bij het uitbrengen van zijn stem vergist, kan deze vergissing herstellen tot de het volgende raadslid heeft gestemd. Bemerkt het raadslid zijn vergissing pas later, dan kan deze nadat de voorzitter de uitslag van de stemming bekend heeft gemaakt aantekening vragen van zijn vergissing. Dit brengt geen verandering in de uitslag van de stemming.
5. De voorzitter deelt de uitslag na afloop van de stemming mee en doet daarbij mededeling van het genomen besluit.
Artikel 39. Volgorde stemming over amendementen en moties
1. Als op een aanhangig voorstel amendementen zijn ingediend, wordt eerst over die amendementen gestemd en vervolgens over het voorstel zoals het dan luidt in zijn geheel.
2. Als een subamendement is ingediend, wordt eerst over het subamendement gestemd en vervolgens over het amendement waarop dat betrekking heeft.
3. Als meerdere amendementen of subamendementen op eenzelfde gedeelte van een aanhangig voorstel zijn ingediend, wordt, onverminderd het eerste en tweede lid, eerst over het meest verstrekkende amendement of subamendement gestemd.
4. Als aangaande een aanhangig voorstel een motie is ingediend, wordt eerst over het voorstel gestemd en vervolgens over de motie. De raad kan besluiten van deze volgorde af te wijken.
Artikel 40. Stemming over personen
1. Bij stemming over personen voor benoemingen of het opstellen van voordrachten of aanbevelingen, benoemt de voorzitter drie raadsleden tot stembureau.
2. Aanwezige raadsleden, die zich niet ingevolge artikel 28 van de wet van deelneming aan de stemming moeten onthouden, zijn verplicht een door het stembureau verstrekt stembriefje in te leveren.
3. Er hebben zoveel stemmingen plaats als er personen zijn te benoemen, voor te dragen of aan te bevelen. De raad kan op voorstel van het stembureau beslissen dat bepaalde stemmingen worden samengevat op één briefje.
4. In geval van twijfel over de inhoud van een stembriefje, beslist de raad op voorstel van het stembureau.
Artikel 41. Beslissing door het lot
1. Wanneer het lot moet beslissen, worden de namen van de personen tussen wie de beslissing moet plaatshebben, door de voorzitter op afzonderlijke, geheel gelijke, briefjes geschreven.
2. Deze briefjes worden, nadat zij door het stembureau zijn gecontroleerd, op gelijke wijze gevouwen, in een stembokaal gedaan en omgeschud.
3. Daarna neemt de voorzitter een van de briefjes uit de stembokaal. Degene wiens naam op dit briefje voorkomt, is gekozen.
HOOFDSTUK 6. BEVOEGDHEDEN, INSTRUMENTEN RAADSLEDEN
Artikel 42. Schriftelijke vragen
1. Raadsleden dienen schriftelijke vragen aan het college of de burgemeester in bij de griffier. De vragen worden schriftelijk beantwoord.
2. De griffier brengt de vragen zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden en het college of de burgemeester.
3. Beantwoording gebeurt zo spoedig mogelijk, in ieder geval binnen 30 dagen nadat de vragen zijn ingediend. Het college of de burgemeester dient de vragensteller schriftelijk gemotiveerd in kennis te stellen, als de beantwoording niet binnen de gestelde termijnen kan plaatsvinden.
4. De antwoorden van het college of de burgemeester worden door de griffier aan de raadsleden toegezonden.
5. De vragensteller kan in de eerstvolgende raadsvergadering nadere inlichtingen vragen over het door het college of de burgemeester gegeven antwoord, tenzij de raad anders beslist.
Artikel 43. Interpellatie
1. Raadsleden dienen verzoeken tot het houden van een interpellatie schriftelijk in bij de voorzitter. Het verzoek bevat in ieder geval de te stellen vragen.
2. De voorzitter brengt de inhoud van het verzoek zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden en de wethouders.
3. Over verzoeken die ten minste 24 uur voor aanvang van een raadsvergadering zijn ingediend of in naar het oordeel van de voorzitter spoedeisende gevallen, wordt tijdens de eerstvolgende raadsvergadering gestemd. In andere gevallen tijdens de daaropvolgende raadsvergadering.
4. De interpellant voert niet vaker dan tweemaal het woord. De overige raadsleden, de burgemeester en de wethouders niet vaker dan eenmaal, tenzij de raad hen verlof geeft meermalen het woord te voeren.
Artikel 44. Inlichtingen
1. Raadsleden dienen verzoeken tot inlichtingen als bedoeld in de artikelen 169, derde lid, en 180, derde lid, van de wet schriftelijk in bij de griffier.
2. De griffier brengt de inhoud van het verzoek zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden en het college of de burgemeester.
3. De verlangde inlichtingen worden zo spoedig mogelijk aan de raad verschaft, in ieder geval binnen 30 dagen nadat het verzoek is ingediend.
Artikel 45. Amendementen en subamendementen
1. Raadsleden dienen amendementen en subamendementen voor het sluiten van de beraadslaging van het voorstel waarop deze betrekking hebben schriftelijk in bij de voorzitter, tenzij de voorzitter oordeelt dat mondelinge indiening volstaat.
2. Intrekking door de indiener van een amendement of subamendement is mogelijk totdat de besluitvorming daarover door de raad is afgerond.
Artikel 46. Moties
1. Raadsleden dienen moties schriftelijk in bij de voorzitter, tenzij de voorzitter oordeelt dat mondelinge indiening volstaat.
2. De behandeling van een motie vindt gelijktijdig plaats met de beraadslaging over het onderwerp of voorstel waarop het betrekking heeft.
3. De behandeling van een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp vindt plaats nadat alle op de agenda opgenomen onderwerpen zijn behandeld.
4. Intrekking door de indiener van een motie is mogelijk totdat de besluitvorming daarover door de raad is afgerond.
Artikel 47. Initiatiefvoorstel
1. Raadsleden dienen initiatiefvoorstellen schriftelijk in bij de voorzitter. Deze brengt een ingediend voorstel zo spoedig mogelijk ter kennis van de raad en het college.
2. Het college kan binnen 30 dagen nadat het ter kennis is gesteld van een voorstel schriftelijk wensen en bedenkingen met betrekking tot het voorstel ter kennis van de raad brengen.
3. Nadat het college schriftelijk wensen of bedenkingen ter kennis van de raad heeft gebracht of kenbaar heeft gemaakt hiertoe niet te zullen overgaan, dan wel nadat de in het tweede lid gestelde termijn is verlopen, wordt het voorstel door de agendacommissie in de eerst mogelijke commissiecyclus geagendeerd en vervolgens ter besluitvorming op de agenda van de raadsvergadering geplaatst.
HOOFDSTUK 7. SLOTBEPALINGEN
Artikel 48. Uitleg reglement
In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de raad of raadscommissie op voorstel van de voorzitter.
Artikel 49. Intrekking oude reglement
Het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Hilversum, vastgesteld op 21 december 2011 en in werking getreden op 1 maart 2012, laatstelijk gewijzigd bij raadsbesluit van 31 maart 2021, vervalt op het moment dat het onderhavige reglement in werking treedt.
Artikel 50. Inwerkingtreding en citeertitel
1. Dit reglement treedt in werking op de dag na publicatie.
2. Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van Hilversum.
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 2 april 2025,
de raadsgriffier, de voorzitter,
drs. G.C.I. Kager CMC dr.ir. G.M. van den Top
TOELICHTING REGLEMENT VAN ORDE VAN DE RAAD
HOOFDSTUK 1. ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1. Begripsbepalingen
Dit artikel behoeft geen toelichting.
Artikel 2. Het presidium
Het presidium heeft voornamelijk een algemeen adviserende rol (geeft aanbevelingen aan de raad inzake de organisatie en het functioneren van de raad). Het presidium heeft voor wat betreft de meer inhoudelijke aspecten van het raadswerk een ondergeschikte rol, omdat anders het gevaar bestaat dat er binnen de raad een nieuw bestuursorgaan wordt gecreëerd, wat niet strookt het primaat van de raad.
Onder ‘aanbevelingen aan de raad inzake de organisatie en het functioneren van de raad en de raadscommissies’ valt bijvoorbeeld: het initiëren van een aanpassing van het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van Hilversum, aanbevelingen geven/voordrachten doen voor de invulling van vacatures (bijvoorbeeld in werkgroepen), de wijze van vergaderen bespreken.
Het is van belang dat in het presidium de stem van elke partij even zwaar weegt. Op deze wijze wordt de positie van minderheidsfracties in een dualistisch stelsel versterkt. Tevens kan dit de betrokkenheid van de fracties bij de raadsvergaderingen vergroten.
Artikel 3. De agendacommissie
De agendacommissie vervult een belangrijke (coördinerende) rol bij de agendering van zaken in de raadscommissies en de raad. De agendacommissie heeft het overzicht van alle onderwerpen waar de raad zich mee bezig houdt en zorgt voor de planning.
De commissie stelt de agenda's van de raadscommissies en de raad voorlopig vast. De definitieve vaststelling van de agenda van de raadscommissies en de raad geschiedt bij de aanvang van de betreffende vergadering.
Ingevolge artikel 17 van de wet vergadert de raad zo vaak hij daartoe heeft besloten en voorts als de burgemeester het nodig oordeelt of als ten minste een vijfde van het aantal leden van de raad schriftelijk met opgave van redenen daarom vraagt. De voorzitter pleegt in het bepalen van een andere dag en ander aanvangsuur zoveel mogelijk overleg met de agendacommissie. Op deze wijze houdt de agendacommissie ook bij vergaderingen die niet op het gebruikelijke tijdstip plaatsvinden, invloed op de datum, het tijdstip en de plaats van de vergadering. Het wijzigen van het aanvangsuur is van gemeenschappelijk belang, omdat het merendeel van de raadsleden het raadslidmaatschap combineert met een andere (on)betaalde functie.
Artikel 4. Onderzoek geloofsbrieven en beëdiging raadsleden
Eerste en tweede lid
De formulering van het eerste lid benadrukt dat de raad en niet de voorzitter een raadscommissie instelt, die het zogenaamde geloofsbrievenonderzoek verricht, nadat de voorzitter van het centraal stembureau nieuwe leden heeft benoemd.
Derde lid
Na de gemeenteraadsverkiezingen heeft de commissie voor het geloofsbrievenonderzoek een extra taak: zij adviseert de raad ook over het verloop van de verkiezingen (of dit op wettige wijze is gebeurd) en het vaststellen van de uitslag (of deze juist is vastgesteld). Zij doet dit op basis van het proces-verbaal van het centraal stembureau. Dit gebeurt door de oude raad, vlak voor de eerste samenkomst van de nieuwe raad na de gemeenteraadsverkiezingen. Dit onderzoek gaat niet over de geldigheid van de kandidatenlijsten.
De raad dient op basis van dit advies een besluit te nemen over het verloop van de verkiezingen en de vaststelling van de uitslag. Dit besluit is van belang, omdat de raad de bevoegdheid heeft om te besluiten tot het hertellen van de stemmen en zelfs de bevoegdheid om te besluiten tot een herstemming.
Vierde en vijfde lid
Na een raadsverkiezing kunnen de toegelaten raadsleden op de eerste vergadering van de raad in nieuwe samenstelling als bedoeld in artikel 18 van de wet de eed of verklaring en belofte afleggen. De voorzitter zal hen hiervoor oproepen (vierde lid). Bij tussentijdse vacaturevervulling kan de eed of verklaring en belofte aansluitend aan de beslissing van de raad over de toelating van het betrokken raadslid plaatsvinden (vijfde lid).
Artikel 5. Benoeming wethouders
Artikel 5 geeft invulling aan een leemte in de wet. Uit de Kieswet vloeit het geloofsbrievenonderzoek van raadsleden voort. Aangezien de wethouder geen gekozen volksvertegenwoordiger is, is hierover niets in de Kieswet geregeld. De wet geeft wel aan welke formele eisen gesteld worden aan een wethouder maar niet op welk moment deze getoetst worden.
Het ligt voor de hand om voor het benoemen van wethouders ook een commissie voor het onderzoek naar de geloofsbrieven in te stellen (eerste lid). De formele eisen voor het wethouderschap zijn grotendeels vergelijkbaar met de vereisten voor het raadlidmaatschap (artikelen 36a, 36b, 41b en 41c van de wet). Voor wethouders is er de aanvullende verplichting om een verklaring omtrent het gedrag (hierna: VOG) te kunnen overleggen (artikel 36a, tweede lid, van de wet). De VOG kent een screeningsprofiel voor politieke ambtsdragers.
De kandidaat-wethouders worden in opdracht van de burgemeester voor aanvang van iedere ambtstermijn aan een integriteitstoets onderworpen. De burgemeester krijgt zicht op de volledige rapportage van de risicoanalyse. Zo heeft hij een goed beeld van de kandidaat en kan hij met de kandidaat een gesprek voeren over de uitkomsten. De burgemeester kan ten aanzien van de risicoanalyse en de conclusies geheimhouding opleggen aan de raad (artikel 87 van de wet).
Artikel 6. Fracties
Eerste en tweede lid
De Kieswet en de Gemeentewet kennen het begrip fractie niet. In artikel 33, tweede lid, van de wet wordt wel uitgegaan van het bestaan van in de raad vertegenwoordigde groeperingen (recht op fractieondersteuning). Vanaf de aanvang van de eerste zitting van de nieuwe raad na de verkiezingen, worden de leden die op dezelfde lijst hebben gestaan als één fractie beschouwd. Is onder een lijstnummer slechts één lid verkozen, dan wordt dit lid als een afzonderlijke fractie beschouwd (eerste lid). De fractie gebruikt in de vergadering van de raad de aanduiding die zij boven de kandidatenlijst had staan. Op deze manier is de relatie tussen de fractie in de raad en de fractie op de kandidatenlijst voor de burger duidelijk. Het kan echter voorkomen dat een fractie geen aanduiding boven de kandidatenlijst heeft staan. In een dergelijk geval deelt de fractie in de eerste vergadering de aanduiding mee (tweede lid).
Vierde lid
In de loop van een zittingsperiode kan het voorkomen dat leden de raad verlaten. In een dergelijk geval vindt er een verandering in de samenstelling van de fractie plaats. Als dit het geval is, deelt de fractie dit aan de voorzitter mede (vierde lid). Het is ook mogelijk dat een raadslid zijn lidmaatschap niet opzegt maar uit een fractie stapt. Hij kan als zelfstandige fractie verdergaan of zich aansluiten bij een bestaande fractie. Ook andere wijzigingen zijn mogelijk, bijvoorbeeld een fusie van twee fracties. Een andere (tijdelijke) wisseling in een fractie kan het gevolg zijn van ziekte of zwangerschap van een raadslid. Voor deze gevallen is in de Kieswet een vervangingsregeling opgenomen.
Uitgangspunt van ons kiesstelsel is dat volksvertegenwoordigers op persoonlijke titel worden verkozen en benoemd. Dit uitgangspunt is gebaseerd op artikel 27 van de wet en artikel 129 van de Grondwet, waarin is bepaald dat elk bindend mandaat van een lid van de raad nietig is. De volksvertegenwoordiger handelt naar eigen overtuiging en is bij stemmingen niet gebonden aan een lastgeving. Geen andere persoon of instantie kan hem rechtens bindende instructies opleggen met betrekking tot zijn stemgedrag. Het is de individuele volksvertegenwoordiger die een mandaat van de kiezer heeft gekregen. De volksvertegenwoordiger heeft daardoor ook de mogelijkheid om tussentijds van fractie te veranderen of zelfstandig verder te gaan.
Ook de Kieswet gaat niet uit van politieke partijen. Een zetel 'hoort' dan ook niet bij een partij, maar is verbonden aan de volksvertegenwoordiger die daardoor ook de mogelijkheid heeft om tussentijds van fractie te veranderen of zelfstandig verder te gaan. Ook kan een fractie besluiten om haar naam te veranderen. Dit staat de fractie vrij om te doen.
Op grond van deze bepalingen heeft de raad geen zeggenschap over wijzigingen in de samenstelling, fusies en splitsingen van fracties en de naamvoering. De raad kan hier dus geen besluit over nemen. Een mededeling aan de voorzitter van de raad is voldoende. De raad is gehouden met ingang van de eerstvolgende vergadering nadat hiervan mededeling is gedaan rekening te houden met de nieuwe situatie.
Dit betekent ook dat:
- kandidaten die van een kandidatenlijst deel uitmaken en binnen die lijst/partij een onderlinge schriftelijke (en soms notariële) afspraak maken, bijvoorbeeld dat men onder bepaalde voorwaarden zal afzien van aanvaarding van het raadslidmaatschap, zich dienen te realiseren dat dergelijke afspraken nietig zijn vanwege strijd met de wet en de Kieswet;
- personen die tussentijds van partij veranderen hun raadslidmaatschap niet verliezen;
- als men uit een partij stapt en als eigen partij verder gaat, de verlatende partij geen middelen heeft om het raadslid uit de raad te weren.
Fractieafsplitsing en het ontstaan van een nieuwe fractie kan diverse praktische gevolgen hebben. Te denken valt aan: fractievergoedingen en -faciliteiten, fractievoorzitterschap dan wel vertegenwoordiging in het presidium, zo nodig andere zitplaatsen in de raadszaal, bezetting in raadscommissies en eventueel de bezetting in raadscommissies door burgerraadsleden.
Als moet worden voorzien in de vacature van een raadslid dat zich heeft afgesplitst, wordt teruggegrepen op de lijst waarop betrokkene oorspronkelijk was gekozen (artikel P 19 van de Kieswet).
Vijfde lid
De naam van de fractie dient getoetst te worden aan de afwijzingsgronden uit artikel G 3, vierde lid, van de Kieswet. Dit is een logische voorwaarde: deze toetsing vindt immers ook plaats wanneer een politieke groepering zich voor het eerst wil laten registreren. Op grond van artikel G 3, vierde lid, van de Kieswet wordt de naam van de nieuwe fractie onder meer geweigerd als deze in strijd is met de openbare orde of als deze overeenkomt met of erg lijkt op de naam van een politieke groepering die al geregistreerd is voor de Tweede Kamer- of Statenverkiezingen, én daardoor verwarring te duchten is. Voor het overige is de nieuwe fractie vrij in het kiezen van een naam.
HOOFDSTUK 2. DE BEELDVORMENDE SESSIES
In Hilversum is het al lange tijd gebruikelijk dat er voor of door de raad zgn. Beeldvormende sessies worden georganiseerd. In de loop van de tijd zijn er verschillende afspraken gemaakt over deze sessies. Deze afspraken waren voorheen niet in het reglement opgenomen. Omdat daardoor wel eens onduidelijkheden bestonden, is er nu voor gekozen een aantal basisafspraken op hoofdlijnen in het reglement op te nemen.
HOOFDSTUK 3. ALGEMENE BEPALINGEN OVER DE RAADSCOMMISSIE- EN RAADSVERGADERINGEN
Artikel 10. Vergaderfrequentie en -tijden
Dit artikel spreekt voor zich.
Artikel 11. Oproep, agenda en vergaderstukken
Dit artikel spreekt voor zich. Zie ook de toelichting bij artikel 12.
Artikel 12. Wijziging agenda
Het artikel stelt verplicht dat de voorzitter een vastgesteld aantal dagen vóór een vergadering de raads- en commissieleden een schriftelijke oproep, waarin de vergadering wordt aangekondigd, en de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken stuurt. Uiteraard is het mogelijk, als de raad dit wenst, de oproep en stukken niet per post maar elektronisch te versturen. De oproep vermeldt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.
In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het niet altijd mogelijk zijn om ruim voor de raadscommissievergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteiten. In een dergelijke situatie kan de commissievoorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken rondsturen.
Als op stukken op grond van hoofdstuk Va van de wet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier en verleent deze de raads- en commissieleden inzage. Van geheimhouding wordt melding gemaakt op de stukken.
Artikel 13. Ter inzage leggen van stukken
Dit artikel spreekt grotendeels voor zich. Geheime stukken worden digitaal ontsloten voor de raads- en commissieleden.
Artikel 14. Openbare kennisgeving
Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 19, tweede lid, en 82, vijfde lid, van de wet. In dit artikel wordt vastgelegd op welke wijze raads- en raadscommissievergaderingen worden aangekondigd.
Artikel 15. Mondelinge vragen
Deze bepaling vormt een invulling van artikel 155, eerste lid, van de wet met betrekking tot het vragenrecht.
Bewust is er gekozen voor een algemene regeling. Veelal fungeert de rondvraag in de raadsvergadering als een mogelijkheid tot het stellen van vragen. In een dualistisch stelsel is het echter niet meer vanzelfsprekend dat de ter zake kundige wethouder aanwezig is. Om die reden en omdat het de herkenbaarheid van de controlerende taak van de raad ten goede komt, kan hiervoor een aparte gelegenheid gecreëerd worden. Wel is het voor de herkenbaarheid voor de burgers raadzaam om die aparte gelegenheid op een vast tijdstip in te plannen. De drempel om vragen te stellen wordt verlaagd en de media-aandacht voor de lokale politiek kan worden vergroot. De raad heeft de mogelijkheid over vooraf ingebrachte onderwerpen (leden van) het college aan de tand te voelen.
Het karakter van het agendapunt ‘vragen aan het college’, zowel in de raadscommissie als in de raad, verschilt van het recht van interpellatie (in de raad). Het recht van interpellatie heeft als instrument een zwaarder politiek karakter. Leden van de raad kunnen aan het college inlichtingen vragen over het door hem gevoerde bestuur, voor zover dat niet bij geagendeerde onderwerpen aan de orde komt. Raadsleden vragen daarmee leden van het college zich te verantwoorden voor het door hen gevoerde bestuur.
In het tweede lid is een aanmeldingstermijn voor vragen opgenomen vanwege het feit dat de wethouders moeten worden uitgenodigd om antwoord te kunnen geven op de vragen van de raadsleden. Dit kan ook een staande uitnodiging zijn. Ook is er door het vooraf aanmelden van het onderwerp de gelegenheid voor de portefeuillehouder om zich op de mogelijke vragen voor te bereiden.
Artikel 16. Deelname aan de beraadslaging door anderen
Deze bepaling is nodig in verband met de in artikel 22 van de wet geregelde immuniteit. Het gaat in deze bepaling om anderen dan woordvoerders of raadsleden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders. Deze hebben op grond van artikel 21, gelezen in samenhang met artikel 82, vijfde lid, van de wet de mogelijkheid om aan de beraadslagingen deel te nemen. Op grond van dit artikel kan bijvoorbeeld de secretaris uitgenodigd worden. Het is uiteraard ook mogelijk dat een raadscommissie of de raad bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de woordvoerders of raadsleden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering te doen.
Artikel 17. Handhaving orde en schorsing
Artikel 26 van de wet geeft aan dat de voorzitter bij raadsvergadering bevoegd is om de orde in de vergadering te handhaven. Voor de raadscommissievergaderingen ontbreekt een dergelijke bepaling. Deze is daarom in artikel 17 opgenomen.
Artikel 18. Voorstellen van orde
Raads- en commissieleden (in de raadscommissie) dan wel raadsleden (in de raad) kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. Een voorstel van orde kan te allen tijde worden gedaan. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de raadscommissie of aan de raad. Over een voorstel van orde wordt zonder beraadslaging besloten. Bij het staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen (artikel 32, vierde lid, van de wet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg) pauze of een voorstel over de (beperking van de) spreektijden van de leden en overige deelnemers aan de raadscommissievergadering. De portefeuillehouder kan in de gelegenheid worden gesteld advies uit te brengen over het voorstel van orde. Dat is met name van belang bij voorstellen om een agendapunt uit te stellen, waarbij het van belang is voor de raads- en commissieleden om te weten wat de mogelijke gevolgen kunnen zijn van het uitstellen van de behandeling en besluitvorming over het onderwerp.
Artikel 19. Verslag en besluitenlijst
Artikel 19 regelt de verslagleggende taak van de griffier en de wijze waarop het verslag wordt vastgesteld. Het maken van een verslag is niet verplicht. In de wet wordt alleen gesproken over de verplichting een besluitenlijst van de raadsvergadering openbaar te maken (artikel 23, vijfde lid, van de wet en het vijfde lid).
Het conceptverslag wordt tegelijkertijd met de schriftelijke oproep verstuurd aan de leden en overige personen die het woord gevoerd hebben (derde lid). In de praktijk wordt dit vaak eerder gedaan, zodat de vergadering niet wordt belast met op- en aanmerkingen over het verslag.
De griffier verleent de ambtelijke bijstand aan de raad. Daarom is de griffier aangewezen om het verslag op te stellen en deze, tezamen met de voorzitter, te ondertekenen (vierde lid).
De besluitenlijst dient op zo kort mogelijke termijn te worden gepubliceerd (vijfde lid). Dit kan voordat het verslag is vastgesteld omdat de besluitenlijst 'slechts' een overzicht geeft van (alle) uitgebrachte adviezen, gegeven toezeggingen en door de raad genomen beslissingen (dus niet alleen besluiten in de zin van de Awb maar ook bijvoorbeeld een afspraak om een werkbezoek af te leggen). Het ligt voor de hand dat het verslag en de besluitenlijst ook op de gemeentelijke website toegankelijk worden gemaakt (zesde lid).
Andere vormen van verslaglegging zijn ook mogelijk, bijvoorbeeld een (geluids)opname van de raadsvergadering met een overzicht van de sprekers, de onderwerpen – voorzien van tijdscodes – en een besluitenlijst.
Artikel 20. Toepassing reglement op besloten vergaderingen
Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn, kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van dit reglement zijn echter niet van toepassing, als de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden.
Artikel 21. Verslag besloten vergadering
Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de wet is artikel 23 van de wet van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de wet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt, tenzij de raad en of een raadscommissie anders beslist. In aanvulling hierop bepaalt het eerste lid dat de griffier de commissie- en raadsleden inzage verleent in het verslag van een besloten vergadering.
Artikel 22. Verstrekken geheime informatie aan anderen
De raad kan regels stellen over het verstrekken van informatie ten aanzien waarvan een verplichting tot geheimhouding is opgelegd door het college, de burgemeester of een raadscommissie en die tevens aan de raad is verstrekt (artikel 88, lid 6, Gemeentewet). Daarvoor is in dit reglement een voorziening opgenomen.
Artikel 23. Opheffing geheimhouding
De raad kan de geheimhouding opheffen van aan de raad verstrekte informatie (artikel 89, vierde lid, van de wet). Wel bestaat er een overlegverplichting, waarmee recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.
Artikel 24. Toehoorders en pers
Artikel 26, eerste en tweede lid, van de wet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de wet. Artikel 23 van het reglement voorziet hierin.
Artikel 25. Geluid- en beeldregistraties
Aangezien de vergaderingen van een raadscommissie en van de raad in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft. Wel dient rekening gehouden te worden met de privacy van insprekers of publiek. Commissie- en raadsleden daarentegen hebben een publieke functie. Het is mogelijk om een aanwijzing te geven dat publiek slechts vanaf een bepaalde afstand in beeld mag worden gebracht. Ook kan een aanwijzing zijn dat burgers die inspreken niet gefilmd mogen worden, als zij daarvan nog niet op de hoogte waren, uiteraard in overleg met de insprekers. Mogelijk hebben zij geen probleem met beeldregistraties. In Hilversum worden raads- en raadscommissievergaderingen zo veel mogelijk live uitgezonden. Insprekers in de raadscommissie worden hiervan vooraf op de hoogte gesteld.
HOOFDSTUK 4. BIJZONDERE BEPALINGEN M.B.T. RAADSCOMMISSIEVERGADERINGEN
Artikel 26. Instelling raadscommissies
Dit artikel behoeft geen toelichting
Artikel 27. Taken
De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de wet. De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester. Wat betreft de invulling van de taken van de raadscommissies zijn ruwweg twee modellen te onderscheiden. In het eerste model is een raadscommissie vooral gericht op voorbereiding en informatievoorziening en vindt het politieke debat plaats in de raad, in het tweede vindt het politieke debat plaats in een raadscommissie en geschiedt de besluitvorming door de raad.
De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De raadscommissie kan ook uit eigen beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van de raadscommissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan.
De raadscommissie bepaalt evenals de raad haar eigen agenda. Dit betekent dat niet het college, bepaalt of een voorstel aan de raadscommissie wordt voorgelegd alvorens het in de raad wordt besproken. In artikel 3 van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad is om dit te coördineren een agendacommissie ingericht. Deze commissie is verantwoordelijk voor de inhoudelijke afstemming van raads- en commissievergaderingen. Veelal zal het echter wel zo zijn dat een onderwerp eerst in een raadscommissie wordt besproken.
Tegenwoordig komen varianten van vergaderen voor die geen vaste samenstelling hebben. Te denken valt aan vergaderingen in sessies en vergadertafels. De wettelijke bepalingen omtrent de raadscommissies zijn, ondanks het feit dat er niet gesproken kan worden van een vaste samenstelling, op deze varianten van vergaderen van toepassing. Als vergaderingen in het teken staan van de voorbereiding van besluitvorming van de raad en het overleg met het college of de burgemeester, en wordt voorgezeten door een raadslid, is er sprake van een raadscommissie. Dergelijke voorbereiding van de besluitvorming van de raad is exclusief voorbehouden aan de raadscommissies en kan niet worden opgedragen aan overige commissies. Er dient bij deze varianten van vergaderen dus rekening gehouden te worden met alle vereisten die voor een raadscommissie gelden zoals een evenwichtige vertegenwoordiging (artikel 82, derde lid, van de wet).
Artikel 28. Samenstelling raadscommissies
De raad bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Op grond van artikel 82, vierde lid, van de wet kan enkel een raadslid als voorzitter van een raadscommissie benoemd worden. Verder schrijft artikel 82, derde lid, van de wet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. In Hilversum is ervoor gekozen dat de fracties per onderwerp één woordvoerder kunnen afvaardigen. Zo kunnen alle fracties vertegenwoordigd zijn in de raadscommissies. De verhoudingen in de raadscommissies hoeven overigens blijkens jurisprudentie niet exact overeen te komen met de verhoudingen in de raad.
De commissieleden worden door de raad benoemd, op voordracht van de fracties (tweede lid). Dit houdt in dat het aan de fracties zelf is om te bepalen wie de betreffende fractie vertegenwoordigen in de verschillende raadscommissies. Het is enkel mogelijk de benoeming van een voorgedragen lid te weigeren als het een commissielid betreft dat niet voldoet aan bepaalde vereisten van de wet. Op grond van het vijfde lid moeten commissieleden, net als raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in diverse artikelen van de wet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken en geen functie als bedoeld in artikel 13 van de wet mogen vervullen.
In beginsel is er per onderwerp één woordvoerders per fractie. Van deze regel kan worden afgeweken. In veel gevallen worden de afwijkingen in het presidium besproken. Zo kan het presidium bepalen dat bij de behandeling van de voorjaarsnota of van de begroting er twee woordvoerders zijn toegestaan. Ook een voorzitter kan in bijzondere omstandigheden een extra woordvoerder toelaten. Denk hierbij aan de situatie dat een nieuw commissielid wordt ingewerkt.
Artikel 29. Zittingsduur en vacatures
De zittingsperiode van de leden en de voorzitter is even lang als de zittingsperiode van raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan.
Het lidmaatschap van een raadscommissie eindigt eveneens van rechtswege, indien een lid niet meer voldoet aan de eisen uit het tweede lid) en indien een lid is benoemd op voordracht van een fractie die niet meer vertegenwoordigd is in de raad (zesde lid).
De raad kan een commissielid op voorstel van de fractievoorzitter, die het lid heeft voorgedragen, ontslaan (derde lid). Deze situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een fractie. De ontstane nieuwe fractie heeft dan overigens op grond van het eerste lid recht op een eigen lid.
Artikel 30. De raadscommissie
De agendacommissie vervult een belangrijke (coördinerende) rol bij de agendering van zaken in de raadscommissies. De agendacommissie wijst aan iedere vergadering van een raadscommissies telkens één door de raad benoemde commissievoorzitter toe. In bijzondere gevallen, zoals in het geval van een gezamenlijke raadscommissie over de kadernota of de begroting kunnen ook meerdere voorzitters aan een vergadering worden toegewezen.
De vergaderingen van de raadscommissies worden onderverdeeld in een beeldvormend gedeelte, waar informatie ophalen centraal staat en/of een oordeelsvormend gedeelte, waar het uitwisselen van standpunten centraal staat. Deze zogenaamde BOB- structuur (beeldvorming, oordeelsvorming, besluitvorming) geeft duidelijkheid aan alle vergaderdeelnemers en bevordert het debat in de oordeelsvormende gedeelte tussen commissieleden omdat het vragen stellen aan de portefeuille-houder(s) op dat moment al achter de rug is.
De agendacommissie stelt de voorlopige agenda’s van raadscommissies vast en bepaalt daarbij de behandelwijze en vergadertijd per onderwerp. De definitieve vaststelling van de agenda geschiedt door de betreffende raadscommissie bij de aanvang van de vergadering.
In lid 3 worden voorbeelden genoemd van manieren waarop de raadscommissie van informatie kan worden voorzien. In de praktijk zal de beeldvorming over een voorstel al gestart zijn vóórdat er een raadscommissiebehandeling plaatsvindt. De commissieleden hebben in ieder geval al voor de vergadering kennis genomen van het voorstel en, als er participatie tijdens de totstandkoming van het voorstel heeft plaatsgevonden, van het verslag van de participatie. Daarnaast kan er al (ruim) voor de raadscommissie een beeldvormende sessie hebben plaatsgevonden of een werkbezoek zijn afgelegd. Voor de beeldvormende behandeling in de raadscommissie, wordt maximaal 50% van de in totaal voor een onderwerp (beeldvormende én oordeelsvormend tezamen) ingeplande vergadertijd gebruikt. Zo blijft er voldoende tijd over voor het onderlinge debat in de oordeelvormende behandeling.
In de raadscommissie geldt dat er per fractie één woordvoerder per onderwerp is, die ook mag stemmen over voorstellen van orde, het opleggen van geheimhouding en het vaststellen van de agenda. Vanwege het ’one man one vote’ principe kan dit er toe leiden dat fracties die in de raad samen geen meerderheid van de stemmen hebben, gezamenlijk raadscommissiebehandeling in het oordeelsvormende gedeelte van een voorstel kunnen blokkeren. De raadscommissievergadering is bij raadsvoorstellen op grond van artikel 82 Gemeentewet echter een voorbereidende vergadering voor de gemeenteraad. De agendacommissie zal het betreffende voorstel toch op de conceptagenda van de raad kunnen plaatsen. De raad stelt aan het begin van de raadsvergadering de eigen agenda vast en daarbij zijn de stemverhoudingen in de raad doorslaggevend. Als het voorstel op die manier op de raadsagenda komt zal de oordeelsvorming dus alleen in de raadsvergadering plaatsvinden.
In lid 6 is geregeld dat bij de behandeling van een voorstel in het oordeelsvormende gedeelte van de raadscommissie, de fracties beginnen met het kort en bondig weergeven van hun voorlopige standpunt als start van het debat. Aan het eind van het debat krijgen insprekers nog kort de gelegenheid voor een reactie, waarna de raadscommissie overgaat tot advisering. Indien mogelijk geven de fracties bij hun advisering aan wat de nog resterende debatpunten zijn en of zij voornemens zijn moties en/of amendementen in de raad in te dienen.
In lid 7 staat dat een commissievoorstel van een raads- of commissielid in beginsel in de volgende cyclus wordt geagendeerd. Voorstelbaar is dat deze cyclus te weinig behandeltijd beschikbaar is. In overleg met de indiener kan dan worden besloten het voorstel in een latere cyclus te agenderen.
Artikel 31. Advies; geen stemmingen
Door gebruik van het woord beslissen in het eerste lid kan de suggestie gewekt worden dat in de raadscommissievergadering ook ‘echte’ Awb-besluiten kunnen worden genomen. Dit is echter niet het geval. Een raadscommissie neemt geen beslissingen maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester. Alleen in de raadsvergadering kunnen besluiten worden genomen. Wel kan een raadscommissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad. Ten behoeve van het debat in de raad en om recht te doen aan de mening van alle fracties, inclusief minderheidsstandpunten, worden de standpunten van alle fracties in het advies opgenomen. Bij advisering aan de raad staan twee vragen centraal: 1. Met of zonder debat agenderen voor besluitvorming in de raad 2. Adviseert een fractie met debat, dan wordt daarbij ook zoveel mogelijk gemotiveerd waarom de fractie het onderwerp met debat in de raad wil behandelen en wat voor de fractie het belangrijkste onderwerp van het debat zou moeten zijn. Als blijkt dat slechts één fractie debat wil voeren, dan zou die fractie kunnen overwegen zich te beperken tot een wat uitgebreidere stemverklaring.
Artikel 32. Spreekrecht burgers
Een persoon of instelling kan zich aanmelden om te komen inspreken bij een agendapunt. Dat gebeurt bij de beeldvormende behandeling in de raadscommissie. Aan het einde van de oordeelsvormende fase, is er nog de gelegenheid voor een inspreker om desgewenst kort te reageren.
Als iemand wil inspreken over een niet op de voorlopige agenda opgenomen onderwerp, over een eigen onderwerp dus, dient deze zich ten minste 24 uur van tevoren aan te melden. Ook is vermelding van de bespreekpunten die aan de raadscommissie zullen worden voorgelegd vereist. Het doel van het aanmelden en doorgeven van de bespreekpunten is om de leden van de raadscommissie in de gelegenheid te stellen zich voor te bereiden op het onderwerp. Op die manier zijn de commissieleden ook beter in staat op de bijdrage te reageren. De totale tijd is maximaal 15 minuten omdat er ook voldoende tijd beschikbaar moet blijven voor de andere agendapunten. Als er meer tijd nodig is dan kan agendering plaatsvinden in een volgende raadscommissie.
In lid 4 staan de onderwerpen beschreven waarbij géén spreekrecht wordt verleend.
HOOFDSTUK 5. BIJZONDERE BEPALINGEN M.B.T. RAADSVERGADERINGEN
Artikel 33. Ingekomen stukken
Over aan de raad gerichte inkomende stukken worden alleen voorstellen gedaan en besluiten genomen van procedurele aard, bijvoorbeeld kennisnemen, in behandeling nemen, doorsturen naar een raadscommissie of het college, etc. Inhoudelijke discussie over de stukken kan de voorzitter buiten de orde verklaren. Wanneer een ingekomen stuk leidt tot inhoudelijke discussie en besluitvorming, dient dit op de gebruikelijke wijze te worden voorbereid. De schriftelijke mededelingen van het college aan de raad komen in principe ook bij de raad binnen. De mededelingen zijn dan ook een ingekomen stuk. De raad stelt op voorstel van de griffie de wijze van afdoening van de ingekomen stukken vast (tweede lid).
Artikel 34. Presentielijst en zitplaatsen
De verplichting tot het hebben van een presentielijst vloeit voort uit artikel 20 van de wet. In dit artikel wordt de procedure vastgelegd. De handtekeningen op de presentielijst zijn bedoeld om formeel vast te stellen, dat het vergaderquorum aanwezig is. De lijst kan niet dienen om het stemquorum vast te stellen; daarvoor geldt artikel 29 van de wet.
De griffier geeft de ambtelijke ondersteuning die de gemeenteraad nodig heeft. Daarom stelt hij samen met de voorzitter de presentielijst vast en ondertekent deze. Deze ondertekening dient te waarborgen dat de lijst volledig is en het quorum aanwezig was.
De voorzitter kan na overleg in het Presidium de indeling van de zitplaatsen herzien, indien daartoe aanleiding bestaat.
Artikel 35. Aantal spreektermijnen/spreektijd
Voor de raadsvergaderingen is voorzien in een spreektijdregeling. Onder de eigen spreektijd valt ook het plaatsen van interrupties, maar niet het kort beantwoorden van interrupties door anderen. Het presidium stelt een spreektijdenregeling vast, ter nadere invulling van hetgeen in het regelement is opgenomen.
Artikel 36. Stemverklaring
Stemverklaringen zullen kort moeten zijn en mogen niet het karakter krijgen van een derde termijn, als laatste reactie op de vorige spreker. De stemverklaringen worden gegeven vóór de hoofdelijke oproep van de leden dat de stemming begint.
Artikel 37. Beslissing
Als geen stemming wordt gevraagd, is het voorstel aangenomen op grond van artikel 32, derde lid, van de wet.
Artikel 38. Stemming; procedure hoofdelijke stemming
Als een raadslid aangeeft een hoofdelijke stemming te wensen, moet de stemming plaatsvinden. Vraagt niemand stemming, dan wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen (eerste lid).
De regeling in het tweede lid kan toepassing krijgen, als de uitkomst van de stemming tevoren duidelijk is en slechts enkele raadsleden zouden tegenstemmen. Een raadslid kan zich alleen onthouden van deelname aan stemming op grond van artikel 28 van de wet. In alle andere gevallen is een raadslid verplicht stelling in te nemen en te stemmen. Stemmingen zijn in principe ook openbaar. Een volksvertegenwoordiger dient duidelijk te zijn in zijn of haar rol. Door de openbaarheid is het voor de achterban (kiezers) duidelijk hoe ze vertegenwoordigd worden.
Bij staking van stemmen is het bepaalde in artikel 32 van de wet van toepassing.
In gemeenten kan een elektronisch stemsysteem gebruikt worden, waarbij de openbaarheid gewaarborgd wordt doordat de naam van het raadslid gekoppeld wordt aan het voor of tegen. Dit is te lezen op een scherm.
In het derde lid wordt ingegaan op de procedure van hoofdelijke stemming.
Artikel 39. Volgorde stemming over amendementen en moties
Voor alle duidelijkheid wordt hier een verschil in procedure aangegeven tussen een motie en een amendement. Een amendement strekt tot wijziging van een voorstel en komt daarom in stemming voorafgaand aan de stemming over dat voorstel. Een motie strekt niet tot wijziging van een voorgesteld besluit; over een motie wordt een apart besluit genomen, nadat de besluitvorming over het aanhangige voorstel is afgerond. Bij een motie over een afzonderlijk onderwerp geldt dit uiteraard niet en is het vierde lid niet van toepassing. Bovendien kan de raad besluiten af te wijken van deze stemvolgorde.
Artikel 40. Stemming over personen
Artikel 31, eerste lid, van de wet geeft aan dat de stemming over personen geheim dient te zijn. Dit artikel is ook van toepassing op de stemming over de benoeming van een wethouder (artikel 35, eerste lid, van de Gemeentewet). Datzelfde geldt voor de stemming over het ontslag van een wethouder in het geval een motie van wantrouwen niet tot onmiddellijk aftreden leidt (artikel 49 van de wet). Ook dat gebeurt schriftelijk en is daarmee geheim. Een blanco stembriefje wordt niet aangemerkt als een behoorlijk ingevuld stembriefje (Kamerstukken II 1985/86, 19 403, nr. 3, blz. 86). In geval van een schriftelijke stemming wordt dan ook geen rekening gehouden met blanco stembriefjes. Een blanco of verkeerd ingevuld stembriefje telt wel mee bij de bepaling van het quorum. De raad oordeelt of een stembriefje behoorlijk is ingevuld. Wat onder een (niet) behoorlijk ingevuld stembriefje moet worden verstaan, is in de wet niet geregeld.
Bij de benoeming van wethouders is er sprake van een vrije stemming. Dat is dus anders dan bij een voordracht, waarbij de keus beperkt is tot twee of meer kandidaten. Bij een vrije stemming is artikel 28, eerste lid, onder a, en derde lid, van de wet niet van toepassing. Daarin is bepaald dat een raadslid zich van stemming onthoudt wanneer hij “behoort tot de personen tot wie de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt". Zoals vermeld is dat bij de benoeming van wethouders niet aan de orde. Een raadslid kan op het stembriefje de naam van elke kandidaat die zijn voorkeur heeft invullen: die van de voorgestelde perso(o)n(en), of die van een ander. Dat geldt dus ook voor raadsleden die zelf genomineerd zijn; die kunnen op zichzelf stemmen als ze dat willen.
De wetgever heeft nooit de bedoeling gehad de politieke verhoudingen in de raad te beïnvloeden door middel van een verbod op het meestemmen van de kandidaat-wethouder. Los van de formeel-juridische context pleiten de volgende argumenten nog voor bovenstaande zienswijze:
- een democratisch gekozen vertegenwoordiger mag niet te snel het recht op stemming worden ontnomen. Stel: partij X beveelt meneer Janse en mevrouw Pieterse aan als wethouders. Als deze personen in de raad zitting hebben en niet mee mogen stemmen houdt dit in, dat de partij ineens twee stemmen in de raad minder heeft. Dat is onaanvaardbaar in het licht van de politieke verhoudingen;
- een aanbeveling is geen voordracht. Het spraakgebruik heeft het vaak over voordracht, maar een persoon nomineren als wethouder staat niet gelijk aan een voordracht;
- het is denkbaar dat een kandidaat-wethouder die voor benoeming wordt aanbevolen, uit moreel-politieke overwegingen en om iedere schijn van belangenverstrengeling te vermijden op eigen initiatief afziet van het meestemmen over de benoeming. Alhoewel het uitgangspunt is dat zeer terughoudend moet worden omgegaan met het inperken van het stemrecht van gekozen volksvertegenwoordigers, laat de wet de betrokkenen de ruimte daarin een eigen afweging te maken.
Artikel 41. Beslissing door het lot
In dit artikel wordt een nadere uitwerking gegeven van wat in artikel 31, derde lid, van de wet is voorgeschreven.
HOOFDSTUK 6. BEVOEGDHEDEN, INSTRUMENTEN RAADSLEDEN
Artikel 42. Schriftelijke vragen
Het vragenrecht stelt de leden van de raad in staat informatie te vragen over aangelegenheden die tot de bevoegdheid van het college of de burgemeester behoren. Op grond van deze bepaling kan een raadslid schriftelijke vragen stellen aan het college of de burgemeester, al naar gelang wie verantwoordelijk is. Deze dient de vragensteller schriftelijk gemotiveerd in kennis te stellen, als de beantwoording niet binnen de gestelde termijnen kan plaatsvinden. Niet de voorzitter, maar het college of de burgemeester geeft daarom het schriftelijke antwoord. In de praktijk zal een schriftelijk antwoord van het college vaak door de desbetreffende portefeuillehouder gegeven worden (artikel 168 van de wet).
De vraagsteller kan oordelen dat het bijvoorbeeld wenselijk is dat de verantwoordelijke portefeuillehouder of de burgemeester in de raadsvergadering e.e.a. komt toelichten en nadere vragen komt beantwoorden. De raad kan anders beslissen. Als de vragensteller van mening is dat de beantwoording van de vragen tot een besluit van de raad moet leiden, kan hij het recht van initiatief of het interpellatierecht benutten om het onderwerp of het voorstel op de agenda van de raad te krijgen.
Artikel 43. Interpellatie
Artikel 43 stelt nadere regels bij artikel 155, tweede lid, van de wet. Het interpellatierecht ligt in het verlengde van het mondelinge vragenrecht en is een zwaarder instrument. Het gaat om het recht van een volksvertegenwoordiger om tijdens een vergadering over een niet geagendeerd onderwerp inlichtingen aan het college of de burgemeester te vragen. Daarvoor is verlof van de raad nodig, omdat de vergaderorde wordt doorbroken.
Artikel 44. Inlichtingen
In artikel 44 wordt een procedurele uitwerking gegeven van de inlichtingenplicht die het college en de burgemeester hebben ten opzichte van de raad. De passieve inlichtingenplicht als bedoeld in artikel 169, derde lid, van de wet is de klassieke informatieplicht die het college opdraagt de door de raad gevraagde inlichtingen te verstrekken, tenzij het openbare belang zich daartegen verzet. Dit recht om inlichtingen te vragen komt eveneens toe aan individuele raadsleden. Daarmee wordt voorkomen dat een raadsmeerderheid om (partij)politieke redenen belemmeringen opwerpt tegen het vragen van inlichtingen door een raadslid of raadsminderheid. Wel kan de raad via reglement op grond van doelmatigheidsoverwegingen een zekere ordening aanbrengen in de wijze waarop het inlichtingenrecht wordt uitgeoefend. De raad gaat immers over de agenda en de vergaderorde.
De weigeringsgrond ‘strijd met het openbaar belang’ is, zo blijkt uit de bewoordingen van artikel 169 van de wet, wettelijk objectief en algemeen omschreven. Het moet dan gaan om zwaarwegende belangen.
In de praktijk bestaan verschillende wettelijke en politieke figuren om als de raad en het college met elkaar te communiceren buiten de openbaarheid. De openbaarheid van stukken en vergaderingen bijvoorbeeld kan al dan niet tijdelijk worden opgeheven. Vervolgens kent de wet een algemene actieve inlichtingenplicht. Artikel 169, tweede lid, van de wet verplicht het college uit eigen beweging de raad alle inlichtingen te verstrekken die de raad nodig heeft voor de uitoefening van zijn taak. Het college moet permanent nagaan welke informatie de raad behoeft voor een goede taakvervulling. Hier liggen grote politieke risico’s als de raad het college in het ongewisse laat over de aard en omvang van de gewenste informatie. In het geval dat raad en college daarover geen afspraken maken is de kans groot dat het college de raad veiligheidshalve overstelpt met papier. Van controleren komt dan weinig terecht.
Dezelfde risico’s doen zich voor met betrekking tot een tweede actieve, meer specifieke inlichtingenplicht. Artikel 169, vierde lid, van de wet verplicht het college de raad vooraf te informeren over de voorgenomen uitoefening van een gemeentewettelijke bestuursbevoegdheid als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder e, f, g en h, van de wet indien de toepassing daarvan ingrijpende gevolgen kan hebben voor de gemeente of indien de raad daarom verzoekt. Het college mag dan niet eerder een besluit nemen dan nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen naar voren te brengen. De term ‘ingrijpend’ is in de wet niet nader omschreven. De raad en het college dienen, op basis van de situatie in de eigen gemeente, tot een afbakening te komen. De wetgever heeft destijds het oog gehad op substantiële financiële gevolgen van privaatrechtelijke overeenkomsten. De raad en het college moeten hier derhalve zelf een modus in vinden.
Bij ‘inlichtingen’ kunt u denken aan een verzoek om bepaalde documenten te mogen ontvangen of inzien of aan een verzoek om over een bepaald onderwerp te worden bijgepraat.
Artikel 45. Amendementen en subamendementen
Elk lid van de raad kan wijzigingen op het voorstel van het college of op initiatiefvoorstellen indienen ter behandeling in de raad, de zogenaamde amendementen. Wanneer een amendement is ingediend, kan dit voor een ander raadslid aanleiding zijn, op dit amendement nog weer een wijziging voor te stellen, het subamendement. Een (sub)amendement kan ingediend worden op een voorgesteld besluit, dat aanhangig is. De beraadslaging over het (sub)amendement vindt plaats in ten hoogste twee termijnen. Indien (in uitzonderlijke situaties) een ingediend amendement verdere beraadslaging noodzakelijk maakt, kan de raad besluiten tot een derde termijn.
Het recht van amendement is neergelegd in artikel 147b van de wet. Dit artikel verplicht de raad nadere regels te stellen. Deze nadere regels staan in artikel 47. Op basis van artikel 147b, tweede lid, juncto artikel 147a, tweede lid, van de wet is de raad verplicht een amendement te behandelen, overeenkomstig de door de raad vastgestelde regels. Uit de bewoordingen van artikel 147b, tweede lid, van de wet blijkt dat het recht om amendementen in te dienen aan elk individueel raadslid toekomt; drempelsteun is derhalve niet vereist (MvT, Kamerstukken II 2000/01, 27751, 3, p. 109).
Artikel 46. Moties
In artikel 1 is de definitie van het begrip ‘motie’ gegeven. Een ‘motie’ is een voorstel tot het doen van een uitspraak. Het kan gaan om het uitspreken van een wens (van inhoudelijke, politieke of procedurele aard), het uitspreken van instemming dan wel afkeuring over bepaalde ontwikkelingen of om het doen van een verzoek. Een motie betreft dus niet een concreet besluit dat op rechtsgevolg is gericht; een motie heeft geen juridische, maar een politieke betekenis. Daarom is het college formeel niet aan een motie gebonden of tot uitvoering ervan verplicht. Wel kan het naast zich neerleggen van een motie door het college leiden tot een vertrouwensbreuk tussen raad en college en hieruit kan het college dan zijn consequentie trekken.
Voor wat betreft de besluitvormingsprocedure omtrent een motie wordt opgemerkt dat over een motie een apart besluit wordt genomen. Voor de beraadslaging over een motie over een aanhangig onderwerp geldt dat deze niet plaatsvindt in afzonderlijke termijnen, maar gelijktijdig met de beraadslaging over het onderwerp waarop de motie betrekking heeft (tweede lid).
Een besluit over een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp vindt aan het einde van de vergadering plaats (derde lid). Dergelijke moties benaderen de in artikel 46 geregelde initiatiefvoorstellen. Dualisering veronderstelt versterking van de vertegenwoordigende en controlerende functie van de raadsleden. Hiervoor dienen ook individuele raadsleden en kleine fracties te beschikken over adequate instrumenten. Dat wil zeggen dat het voor een effectief gebruik van deze instrumenten wenselijk is dat ook het individuele raadslid zonder belemmeringen toegang tot het gebruik daarvan heeft. De mogelijkheid om zonder drempelsteun een motie in te dienen staat dan ook ten dienste van een effectieve uitoefening van de inkadering en controle door de raad.
In de wet wordt één specifieke motie uitgewerkt, namelijk in artikel 49 van de wet. Dit betreft de “motie van wantrouwen” waarbij de raad uitspreekt het vertrouwen in een wethouder te hebben verloren. Het is een wethouder niet toegestaan om na een aangenomen motie van wantrouwen aan te blijven. Indien hij zelf niet opstapt, dient de raad actie te ondernemen.
Artikel 47. Initiatiefvoorstel
Het is de taak van het college aan de raad de nodige voorstellen te doen, maar de raadsleden kunnen ook zelf een voorstel voor een verordening of beslissing ter behandeling bij de raad indienen. Hiervoor is het recht van initiatief toegekend. In artikel 147a, eerste lid, van de wet is dit uitgewerkt. Hier is bepaald dat een lid van de raad een initiatiefvoorstel kan indienen. Met deze formulering wordt tot uitdrukking gebracht dat dit recht aan elk individueel raadslid toekomt, drempelsteun is dus niet vereist (MvT, Kamerstukken II 2000/01, 27751, 3, p. 109). Het tweede en derde lid van artikel 147a van de wet bepalen dat de raad regelt op welke wijze een initiatiefvoorstel voor een verordening of beslissing wordt ingediend en behandeld.
Algemeen uitgangspunt is dat dualisering de versterking van de vertegenwoordigende en controlerende functie van de raadsleden inhoudt. Hiervoor dienen ook individuele raadsleden en kleine fracties te beschikken over adequate instrumenten. Voor een effectief gebruik van deze instrumenten is het wenselijk dat ook het individuele raadslid zonder belemmeringen toegang tot het gebruik daarvan heeft. Het ontbreken van de eis van drempelsteun bij het recht van initiatief, staat ten dienste van een effectieve uitoefening van de inkadering en controle door de raad. Ook kleine fracties en individuele raadsleden worden zo in staat gesteld actief deel te nemen aan de controlerende, vertegenwoordigende en budgettaire functie.
De wet maakt onderscheid tussen initiatiefvoorstellen voor verordeningen en overige initiatiefvoorstellen. Ieder raadslid kan een initiatiefvoorstel voor een verordening indienen. Een dergelijk voorstel moet aanhangig worden gemaakt door het schriftelijk en ondertekend aan de voorzitter te zenden (eerste lid). De verdere wijze van behandeling moet de raad zelf regelen. De raad moet ook regelen op welke wijze en onder welke voorwaarden overige initiatiefvoorstellen (voorstellen die betrekking hebben op iets anders dan een verordening) in behandeling worden genomen. Ook dit initiatiefrecht komt toe aan individuele raadsleden, hetgeen inhoudt dat geen drempels mogen worden opgeworpen.
In het vierde lid van artikel 147a van de wet is bepaald dat het college de gelegenheid moet krijgen om wensen en bedenkingen naar voren te brengen. Het college moet immers de besluiten van de raad uitvoeren (artikel 160, eerste lid, onder b, van de wet). Deze zgn. voorhangregeling is uitgewerkt in het tweede lid van dit artikel. Het college heeft 30 dagen om zijn wensen en bedenkingen ter kennis van de raad te brengen.
Het is in eerste instantie aan de indiener om te beslissen wat hij met die inbreng doet en uiteindelijk beslist de raad over het al dan niet gewijzigde voorstel (MvT, Kamerstukken II 2012/13, 33691, 3, p. 2-3). Als de wensen of bedenkingen van het college daar aanleiding toe geven, kan de indiener van het voorstel eventuele wijzigingen doorvoeren. Hij of zij is daartoe echter niet verplicht, omdat de wet alleen aangeeft dat het college de mogelijkheid moet hebben om een visie op het initiatiefvoorstel te hebben. Er is geen verplichting om de wensen of bedenkingen ook daadwerkelijk in het voorstel te verwerken. De indiener van het voorstel kan ook besluiten het voorstel in te trekken.
Nadat het college schriftelijk wensen of bedenkingen ter kennis van de raad heeft gebracht of kenbaar heeft gemaakt hiertoe niet te zullen overgaan, dan wel nadat de in het tweede lid gestelde termijn is verlopen, wordt het voorstel door de agendacommissie in de eerst mogelijke commissiecyclus geagendeerd en vervolgens ter besluitvorming op de agenda van de raadsvergadering geplaatst
Het individuele raadslid kan op grond van artikel 12, tweede lid, voorstellen het initiatiefvoorstel meteen aan de raadsagenda toe te voegen. Voor zover de in het tweede lid gestelde termijn dan nog niet verlopen is, zal er echter niet over het voorstel besloten kunnen worden (artikel 147a, van de Gemeentewet, juncto tweede lid van artikel 30). Dit staat er weliswaar niet aan in de weg dat er al over wordt beraadslaagd in de raadsvergadering, maar de voorzitter van de raad zal dan vervolgens de stemming over het voorstel aan moeten houden totdat het college in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van de raad te brengen. Ook kan nadere beraadslaging op dat moment wenselijk worden geacht.
HOOFDSTUK 7. SLOTBEPALINGEN
Deze bepalingen behoeven geen toelichting.