GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Dijk en Waard

Verordening auditcommissie Dijk en Waard 2025
De raad van de gemeente Dijk en Waard;
gelet op artikel 82 van de gemeentewet,
besluit:
- 1.
In te trekken de ‘verordening auditcommissie Dijk en Waard 2024’.
- 2.
Vast te stellen de ‘verordening auditcommissie Dijk en Waard 2025’.
Artikel
1 –

Begripsbepaling
1.
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
De auditcommissie: de op grond van deze verordening op grond van artikel 84 van de Gemeentewet ingestelde adviescommissie aan de raad;
- b.
De accountant: de door de raad aangewezen accountant die belast is met de controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;
- c.
De controleverordening: de controleverordening Dijk en Waard 2022.
- d.
Het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening.
- e.
De ambtelijk secretaris: de griffier of een door de griffier aangewezen medewerker van de griffie, welke belast is met de ondersteuning van de auditcommissie, genoemd in artikel 3, 8e lid van deze verordening.
- f.
De rekenkamer: de rekenkamer van de gemeente Dijk en Waard.
Artikel
2

– Instelling en taken
1.
Er is een commissie die door de raad van Dijk en Waard wordt ingesteld en wordt aangeduid als de ‘auditcommissie Dijk en Waard’.
2.
De auditcommissie is een raadscommissie ingesteld op grond van artikel 82 van de Gemeentewet en is een financieel-technische adviescommissie.
3.
De auditcommissie is bedoeld voor het voeren van periodiek afstemmingsoverleg zoals bepaald in artikel 4 lid 3 van de controleverordening Dijk en Waard 2022 en voor de bespreking van het verslag van bevindingen zoals vermeld in artikel 7 lid 4 van de controleverordening Dijk en Waard 2022.
4.
De auditcommissie overlegt en adviseert aan de raad, in technische zin, in ieder geval over:
- a.
De selectie en benoeming, dan wel beëindiging van de samenwerking met een accountant voor de controle van de jaarrekening.
- b.
Het controleprotocol voor de accountantscontrole, met daarin eventuele bijzondere onderzoeksonderwerpen.
- c.
Het adviseren van de raad of organisatie over de documenten behorend bij de planning- en controlecyclus (P&C cyclus: begroting jaarrekening, tussentijdse rapportages, boardletter en kadernota) als financiële sturingsinstrumenten voor de raad, waaronder ook de kwaliteit en informatiewaarde van deze documenten.
- d.
Andere voorstellen aan de raad waarvan de raad een financieel technisch advies wil krijgen, waaronder onder meer: de uitwerking van de financiële verordening c.q. de uitvoering van artikel 212 en 213a van de Gemeentewet.
- e.
Afstemming van onderzoeken door de accountant, de rekenkamer, interne audits door het college op grond van artikel 212 en 213a Gemeentewet en onderzoeken door de raad of de auditcommissie zelf.
- f.
Opvolging van door de raad overgenomen of gedane aanbevelingen voortvloeiend uit de accountantscontrole, rekenkamer onderzoeken en cyclusdocumenten voor zover dit raakt aan de financiële positie van de gemeente.
5.
De auditcommissie heeft een direct opdrachtgevende rol naar de externe accountant en andere onderzoeksbureaus.
6.
De auditcommissie stelt een jaarplan op van voorgenomen activiteiten. Dit plan wordt na afloop van het jaar geëvalueerd door de auditcommissie.
7.
De auditcommissie is tevens een afstemmingsoverleg over de voorgenomen onderzoeken door de rekenkamer.
8.
De auditcommissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college.
Artikel
3

– Samenstelling en benoeming
1.
De raad benoemt de leden van de auditcommissie. De leden worden door de raad aangesteld bij aanvang van elke bestuursperiode.
2.
De auditcommissie bestaat uit maximaal zes leden, waarvan maximaal twee commissieleden.
3.
Benoembaar zijn leden van de gemeenteraad en door de raad benoemde commissieleden.
4.
Bij verhindering of afwezigheid wordt het lid niet vervangen.
5.
Als er een vacature ontstaat, wordt bij het presidium nagegaan of een nieuw lid moet worden benoemd.
6.
De griffier of een door de griffier aangewezen functionaris draagt zorg voor het secretariaat van de auditcommissie. De secretaris draagt zorg voor de agendaplanning, verslaglegging, informatieverzameling, dossiervorming en communicatietaken.
7.
De griffier of de door de griffier aangewezen functionaris is aanwezig in de vergadering van de auditcommissie.
8.
De auditcommissie heeft als adviseurs de concerncontroller, strategisch adviseur financiën, portefeuillehouder financiën, gemeentesecretaris en de voorzitter van de rekenkamercommissie.
9.
De auditcommissie kan de in lid 7 genoemde adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de auditcommissie. De auditcommissie kan ditzelfde verzoek doen aan andere interne en externe adviseurs.
10.
Overige leden uit de gemeenteraad hebben te allen tijde de mogelijkheid de vergadering van de auditcommissie bij te wonen.
Artikel
4

– Zittingsduur
1.
Alle benoemingen lopen gelijk aan de zittingsperiode van de gemeenteraad. Daarna eindigt het lidmaatschap van rechtswege.
2.
Het lidmaatschap van de auditcommissie vervalt door het verlies van het raadslidmaatschap of zijn van commissielid, door ontslag op eigen verzoek of door een met redenen omkleed besluit van de raad.
Artikel
5

– Voorzitter
1.
De voorzitter en plaatsvervangend voorzitter worden door de leden van de auditcommissie uit hun midden aangewezen. De plaatsvervangend voorzitter vervangt de voorzitter bij verhindering of afwezigheid. Voorzitter en plaatsvervangend voorzitter nemen ook deel aan de inhoudelijke bespreking.
2.
De voorzitter draagt zorg voor
- a.
het tijdig en periodiek bijeenroepen van de auditcommissie;
- b.
het leiden van de vergaderingen;
- c.
het bewaken van de uitgangspunten;
- d.
het monitoren van het jaarplan;
- e.
het bevorderen van een heldere, zorgvuldige besluitvorming over auditcommissieaangelegenheden;
- f.
De voorzitter wordt ondersteund door de secretaris van de auditcommissie.
Artikel
6

– Bevoegdheden auditcommissie
De auditcommissie is in ieder geval bevoegd om:
- a.
Advies uit te brengen aan de raad over de in artikel 2 genoemde onderwerpen.
- b.
In het kader van de uitoefening van haar in artikel 2 bedoelde taken naast de vaste adviseurs, ook leden van het college, leden van de rekenkamer Dijk en Waard, medewerkers van de gemeente Dijk en Waard, belanghebbenden en externe deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan beraadslagingen. Indien de auditcommissie medewerkers van de gemeente Dijk en Waard uitnodigt voor deelname aan een vergadering, informeert zij gelijktijdig ook het college hierover.
- c.
De inhoud van de artikelen 2, 4 en 7 van de controleverordening Dijk en Waard 2022 ex art 213 Gemeentewet uit te voeren.
Artikel
7

– Vergaderingen en verslaglegging
De auditcommissie houdt zich aan de volgende procedureregels:
- a.
De auditcommissie stelt jaarlijks een vergaderschema op, met daarin de planning van de vergaderdata en de voorgenomen werkzaamheden. Dit schema wordt ter informatie met het presidium gedeeld.
- b.
De auditcommissie vergadert zo vaak als zij dit noodzakelijk acht, maar minimaal vier keer per jaar.
- c.
De voorzitter draagt samen met de griffie zorg voor het tijdig verzenden van de (digitale) uitnodigingen voor de vergadering – ten minste vijf werkdagen voor de betreffende vergadering.
- d.
De uitnodiging vermeldt tenminste datum, tijd, plaats en te behandelen onderwerpen. De relevante stukken worden tegelijkertijd digitaal geplaatst in het informatiesysteem.
- e.
De vergaderingen van de auditcommissie zijn openbaar, tenzij er sprake is van voorbereidende bijeenkomsten of intern beraad. De status van een vergadering wordt duidelijk op de uitnodiging aangegeven.
- f.
De vergaderingen van de auditcommissie worden openbaar bekend gemaakt.
- g.
Van iedere vergadering wordt een besluitenlijst gemaakt met daarin opgenomen de aanwezigen de besluiten en de adviezen van de commissie. De verslagen worden, na goedkeuring door de auditcommissie, op de gebruikelijke wijze openbaar gemaakt door de griffie via de website van de gemeenteraad.
Artikel
8

– Besluitvorming, advisering en quorum
1.
De auditcommissie geeft schriftelijk advies en stuurt dit ter kennisgeving aan de raad. De voorzitter van de auditcommissie kan op verzoek van het presidium ook worden uitgenodigd aan het presidium overleg deel te nemen namens de auditcommissie.
2.
Indien besluitvorming nodig is, dan geldt een meerderheid van het aantal stemmen. Staken de stemmen dan geeft de stem van de voorzitter de doorslag. Indien de auditcommissie niet tot een unaniem advies komt, wordt ook het minderheidsstandpunt ter kennis van de raad gebracht.
3.
Vergaderingen vinden alleen plaats als in de vergadering meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is (quorum). Indien er geen quorum is, kan de voorzitter een nieuwe vergadering beleggen, waarbij slechts 24 uur tussen het verzenden van de nieuwe uitnodiging en het aanvangsttijdstip hoeft te liggen. De tweede vergadering vindt doorgang ongeacht het aantal opgekomen leden.
Artikel
9

– Slotbepaling
In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, of bij twijfel over de betekenis of toepassing van de in deze verordening opgenomen bepalingen, beslist de auditcommissie op voorstel van de voorzitter. Wanneer de auditcommissie niet tot een gedragen conclusie komt, beslist de raad op voorstel van de griffie.
Artikel
10

– Citeertitel en inwerkingtreding
1.
Deze verordening kan worden aangehaald als de ‘Verordening auditcommissie gemeente Dijk en Waard 2025’.
2.
Deze verordening treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking onder gelijktijdige intrekking van de verordening auditcommissie gemeente Dijk en Waard 2024.
Vastgesteld in de openbare vergadering van 10 december 2024
De (plaatsvervangend) griffier,
J. (Judith) Boets
De voorzitter,
M.F. (Maarten) Poorter