GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Hengelo

Budgethoudersregeling gemeente Hengelo
Het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Hengelo;
gelet op het bepaalde in het artikel over de (financiële) organisatie van de Verordening op het financiële beleid en beheer van de gemeente Hengelo; b e s l u i t:
vast te stellen de: BUDGETHOUDERSREGELING GEMEENTE HENGELO
Hoofdstuk
1

Begripsbepalingen
Artikel
1.

Begripsbepalingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
- 1.
Het College: burgemeester en wethouders van Hengelo.
- 2.
Gemeentesecretaris: algemeen directeur van de gemeente Hengelo en tevens hoofdbudgethouder. De gemeentesecretaris heeft van het college de opdracht ontvangen tot uitvoering van de ramingen op taakvelden en de realisatie van de daarin beschreven output en dient daarover aan het college verantwoording af te leggen.
- 3.
Budgethouder: de functionaris (afdelingsmanager, ambtelijk opdrachtgever of griffier) van de gemeente die eindverantwoordelijk is voor de middelen die aan zijn afdeling / team zijn toegekend in de vorm van exploitatie- of investeringsbudgetten. De budgethouder oefent zijn bevoegdheden uit onder de ambtelijke eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris.
- 4.
Deelbudgethouder: de functionaris aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van exploitatie- of investeringsbudgetten en die verantwoordelijk is voor de beheersing van de aan hem/haar toegekende budgetten.
- 5.
Besteller: de functionaris die door de budgethouder of de deelbudgethouder is aangewezen om namens deze (een deel van) de aan het budget verbonden doelstelling te realiseren.
- 6.
Budget: de middelen die via de begroting en begrotingswijzigingen zijn toegekend aan taakvelden of investeringen voor het realiseren van de daarbij behorende doelstellingen, resultaten en prestaties.
- 7.
Verplichting: een opdrachtverstrekking ten laste van het budget.
- 8.
Programma: een samenhangend geheel van activiteiten in de gemeentebegroting.
- 9.
Taakveld: een uniforme eenheid waarbinnen de raming van het college zichtbaar wordt gemaakt. Hiermee bedoelen we de lijnprojecten. De taakvelden worden bij ministeriële regeling vastgesteld.
Hoofdstuk
2

Aanwijzingen budgethouders
Artikel
2.

Aanwijzingen
1.
De gemeentesecretaris is de hoofdbudgethouder.
2.
Voor lijnprojecten is een afdelingsmanager budgethouder.
3.
Voor andere dan lijnprojecten wijst de gemeentesecretaris een budgethouder aan.
4.
De functionaris die als griffier van de gemeenteraad van de gemeente Hengelo is aangesteld is als zodanig budgethouder voor de budgetten die direct ten behoeve van de gemeenteraad staan.
5.
De budgethouder kan één- of meerdere deelbudgethouders aanwijzen.
6.
De budgethouder of deelbudgethouder kan één- of meerdere bestellers aanwijzen.
7.
De budgethouder blijft te allen tijde verantwoordelijk voor de uitvoering van de overgedragen taken, alsmede voor de inkomsten en uitgaven daaromtrent, en is daarop door de gemeentesecretaris en het college aanspreekbaar. Overdracht als bedoeld in lid 1, 2 en 3 van dit artikel wordt schriftelijk vastgelegd.
Hoofdstuk
3

Verantwoordelijkheden
Artikel
3.

Verantwoordelijkheden budgethouders
De budgethouder is ambtelijk verantwoordelijk voor:
- a.
een doelmatig en rechtmatig beheer van de aan hem toegewezen budgetten en een effectieve realisatie van de aan de desbetreffende budgetten gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestatie;
- b.
een goede onderbouwing van de in de begroting opgenomen ramingen;
- c.
het beheersen van risico’s bij het beheren en bewaken van op het budget geboekte uitgaven en inkomsten;
- d.
een juiste, tijdige en volledige afhandeling van een te ontvangen of te verzenden factuur;
- e.
het (laten) controleren van de factuur en het (laten) vaststellen of de geleverde goederen en diensten voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit.
Artikel
4.

Verantwoording
1.
De gemeentesecretaris legt periodiek aan het college verantwoording af over het gevoerde beleid en beheer, zowel inhoudelijk als financieel, overeenkomstig de daartoe door het college gegeven richtlijnen.
2.
De budgethouder rapporteert tussentijds aan de gemeentesecretaris over:
- a.
De voortgang van de beleidsuitvoering en het beheer.
- b.
De inzet van de tot de budgetten behorende middelen.
- c.
Een overzicht van de geplande en de werkelijke uitkomsten van het budget van de budgethouder.
- d.
De vooruitzichten in financieel en inhoudelijk opzicht.
Over investeringen wordt gerapporteerd conform de ‘nota investerings- en activeringsbeleid’.
Artikel
5.

Verantwoordelijkheden afdelingsmanager Financiën, Advies en Control
1.
De afdelingsmanager Financiën, Advies en Control is verantwoordelijk voor de afdoening van betalingen en de registratie van uitgaven en inkomsten alsmede van verplichtingen, en het voeren van de boekhouding.
2.
Aan deze functie is tevens opgedragen de algemene registratie van budgetten en de signalering van afwijkingen van hetgeen onder meer op grond van deze regeling ten aanzien van de budgetten is vastgesteld. Afwijkingen worden toegelicht in de Beleidsrapportage/Jaarstukken. Deze worden aangeboden aan het college van B en W en de gemeenteraad.
Hoofdstuk
4

Bevoegdheden en daarbij behorende verplichtingen
Artikel
6.

Bevoegdheden bij verplichtingen / uitgaven
1.
De budgethouder is bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven tot maximaal:
- a.
de aan hem toegewezen budgetten;
- b.
de bedragen van de vastgestelde investeringsbudgetten;
- c.
de omvang van de ingestelde voorzieningen voor toekomstige verliezen met een oorsprong in het verleden;
- d.
het vastgestelde subsidieplafond.
2.
De budgethouder is bevoegd tot het verkrijgen of invorderen van inkomsten ten gunste van de aan hem toegewezen budgetten of van de geraamde (externe) bijdragen in de vastgestelde investeringsbudgetten. De geraamde bedragen gelden als minimaal te behalen.
3.
De onder 1. en 2. omschreven bevoegdheden gelden indien de uitgaven en inkomsten in lijn zijn met de beleidsdoelstellingen.
Artikel
7.

Onzekerheid over aangaan verplichtingen
Indien er onvoldoende zekerheid bestaat over de bevoegdheid tot het aangaan van verplichtingen krachtens deze regeling of het geldende mandaatbesluit, wordt geen toepassing gegeven aan de bevoegdheid en wordt de zaak ter beslissing voorgelegd aan de gemeentesecretaris en/of het college.
Artikel
8.

Bevoegdheden in geval van calamiteiten
1.
In geval van calamiteiten is het de budgethouder toegestaan verplichtingen aan te gaan zonder dat daarvoor een goedgekeurd dan wel toereikend budget aanwezig is.
2.
Als van de bepaling in lid 1. gebruik wordt gemaakt worden de gemeentesecretaris en het college binnen 72 uur door de budgethouder schriftelijk geïnformeerd over de noodzaak van deze handelwijze en de gevolgen daarvan.
3.
De budgethouder zorgt ervoor dat binnen 1 maand na het aangaan van de verplichtingen aan het college een voorstel wordt voorgelegd over het alsnog beschikbaar stellen van een budget, alsmede voor de wijze waarop de betreffende uitgaven kunnen worden gedekt.
Artikel
9.

Bevoegdheden in geval van budgetsubstitutie en niet-begrote inkomsten
1.
De budgethouder is bevoegd binnen zijn afzonderlijke taakvelden binnen hetzelfde programma verschuivingen aan te brengen tussen de geraamde uitgaven, mits het totaal van deze uitgaven niet wijzigt en het bijdraagt aan de realisatie van de aan zijn budget gebonden prestaties.
2.
De budgethouder is bevoegd binnen zijn afzonderlijke taakvelden hogere (dan geraamde) inkomsten te gebruiken als dekking voor de hogere (dan geraamde) uitgaven. Tegenvallers dienen eveneens binnen het taakveld te worden opgevangen.
3.
Op leden 1 en 2 van dit artikel zijn de volgende bepalingen van toepassing:
- a)
Verschuivingen mogen niet structureel van aard zijn, dan wel structurele gevolgen hebben.
- b)
Buiten de schuifruimte vallen:
  - -kapitaallasten
  - -omwisseling van investeringskosten en exploitatiekosten
  - -budgetten, die gekoppeld zijn aan een reserve
  - -nieuw beleid, beleidsintensiveringen, uitbreiding capaciteit
- c)
Bij posten waarvan de besteding onderworpen is aan instemmingsrecht van één of meer medezeggenschapsorganen wordt vooraf overleg gevoerd volgens de daarvoor geldende regels.
4.
De budgethouder is bij een vastgesteld investeringsbudget bevoegd meevallers aan te wenden voor het opvangen van overschrijdingen binnen hetzelfde budget, met inachtneming van de afgesproken prestatie en uitvoeringsniveau en indien eventueel van toepassing zijnde subsidiebepalingen of overeenkomsten met derden daar ruimte toe bieden. Tegenvallers dienen in beginsel tevens binnen hetzelfde investeringsbudget/krediet opgevangen te worden.
5.
De budgethouder is bevoegd tot het (actief) genereren van niet-begrote inkomsten, indien dit geen negatieve gevolgen heeft voor de voorbereiding en uitvoering van de afgesproken begrotingsrealisatie en productie.
6.
Voor het verrichten van werkzaamheden voor derden wordt altijd vooraf toestemming gevraagd aan het college.
7.
Verschuivingen van middelen over programma’s worden gemeld aan de gemeenteraad.
8.
Verschil in inkomsten of uitgaven worden tijdig gemeld aan de gemeenteraad volgens de richtlijnen van de Rechtmatigheidsverantwoording.
Hoofdstuk
5

Beheer
Artikel
10.

Verplichtingen
1.
Verplichtingen kunnen slechts worden aangegaan nadat door de besteller en de (deel-) budgethouder is geconstateerd dat hiertoe voldoende budget beschikbaar is en dat deze verplichtingen behoren tot de taakvelden en/of ondersteuningsactiviteiten waarvoor het budget beschikbaar is gesteld.
2.
Incidentele budgetten, zowel uitgaven als inkomsten, mogen niet worden aangewend voor structurele uitgaven.
3.
Inkoop en aanbesteding van diensten, goederen en aanbesteding van werken vindt plaats binnen de kaders van de ramingen op taakvelden alsmede de geldende regels inzake inkoop- en aanbesteden.
4.
Verplichtingen worden door de besteller en/of de (deel-)budgethouder schriftelijk vastgelegd op een zodanige wijze, dat de actuele stand van de reeds aangegane verplichtingen ten opzichte van het totaal beschikbare budget, alsmede de voortgang van de realisatie zichtbaar is.
5.
Vorderingen worden eveneens vastgelegd in de financiële administratie.
Artikel
11.

Fiattering, betalingen
1.
De besteller dan wel de als besteller fungerende budgethouder controleert de op zijn budgetten betrekking hebbende facturen en inkomsten op juistheid en volledigheid qua prestatie, activiteit, berekening, bedrag en andere van toepassing zijnde voorwaarden. Bij gebleken juistheid en volledigheid parafeert deze het document (digitaal) voor akkoord nadat hij (in de financiële applicatie) door codering heeft aangegeven ten laste/gunste van welk budget de uitgave/inkomst moet worden geboekt. Indien de budgethouder zelf de bestelling heeft geplaatst parafeert er altijd nog een andere (deel)budgethouder voor akkoord.
2.
Uit oogpunt van efficiency kan door de directie middels een afzonderlijk besluit worden besloten de bestelbevoegdheden van bepaalde generieke kostensoorten te centraliseren (bv: energie of papier/ kantoorbenodigdheden).
3.
Bij afwezigheid van de besteller worden de aan hem overgedragen bevoegdheden uitgeoefend door de deelbudgethouder en de bevoegdheden van de deelbudgethouder door de budgethouder.
4.
Bij afwezigheid van de (deel)budgethouder worden voornoemde bevoegdheden uitgeoefend conform de vervangingsregeling.
5.
Het team Financiën effectueert de betaling en boeking van de voldoende voor akkoord geparafeerde documenten.
6.
Het team Financiën draagt zorg voor het debiteurenbeheer, heeft de invorderingsplicht en neemt zo nodig invorderingsmaatregelen.
Artikel
12.

Geldigheid budget
1.
Verplichtingen, anders dan die ten laste van budgetten die bestaan op basis van een vastgesteld investeringsbudget, worden ten behoeve van het dienstjaar aangegaan en ten laste van de betreffende jaarrekening gebracht indien de activiteit in het dienstjaar heeft plaatsgevonden of de beoogde prestatie in dat jaar is geleverd.
2.
Een structureel uitgavenbudget dat in een begrotingsjaar niet geheel is besteed komt ten gunste van het jaarrekeningsaldo. In het bestemmingsvoorstel van de Jaarstukken wordt aangegeven hoe het jaarrekeningsaldo wordt besteed.
3.
Een incidenteel uitgavenbudget dat in een begrotingsjaar niet geheel is besteed, kan alleen bij besluit van de raad worden overgeheveld naar het volgende begrotingsjaar. De voorwaarden hiervoor zijn opgenomen in de Verordening op het financiële beleid en beheer van de gemeente Hengelo. Indien het budget niet wordt overgeheveld komt dit budget ten gunste van het jaarrekeningsaldo. In het bestemmingsvoorstel van de Jaarstukken wordt aangegeven hoe het jaarrekeningsaldo wordt besteed.
4.
Indien een investeringsbudget een uitvoeringsperiode heeft die meer dan één begrotingsjaar bestrijkt is de budgethouder bevoegd de verplichtingen in/voor de betreffende jaren aan te gaan.
Hoofdstuk
6

Condities / Beperkingen
Artikel
13.
De beschikkende functie van budgethouder is met de bewarende, registrerende en controlerende functies met uitzondering van de afdelingsmanager Financiën, Advies en Control.
Hoofdstuk
7

Slotbepaling, Inwerkingtreding en Citeertitel
Artikel
14.

Slotbepaling
In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het College.
Artikel
15.

Inwerkingtreding
Deze regeling treedt in werking op 1 april 2025.
Artikel
16.

Citeertitel
Deze regeling kan worden aangehaald als “Budgethoudersregeling gemeente Hengelo”
Aldus vastgesteld in de vergadering van het College van Hengelo,
de secretaris
de burgemeester

Toelichting op de Budgethoudersregeling gemeente Hengelo
Algemeen
De ‘Budgethoudersregeling gemeente Hengelo’ bevat ten opzichte van het Mandaatbesluit 2025 aanvullende regels omtrent het financiële mandaat en is gebaseerd op de Verordening op het financiële beleid en beheer en de uitwerking daarbinnen van het dualisme in de gemeente. De Budgethoudersregeling spitst zich toe op de uitvoering van de ramingen op taakvelden. Aangezien de budgetten binnen de taakvelden toegekend worden aan budgethouders dient op dit niveau (exploitatiebudgetten) duidelijkheid te worden verschaft over onder meer de bevoegdheden en verplichtingen. De kern van de beheersstructuur in voorliggende regeling is dat er buiten de gemeentesecretaris – als ‘hoofdbudgethouder’ - nog slechts budgethouders, deelbudgethouders en bestellers bestaan. Verdere doormandatering is niet toegestaan. Deze uitgangspunten leveren een eenvoudige beheersstructuur op. De directie is altijd eindverantwoordelijk. De voorgestelde opzet is helder, eenduidig, eenvoudig en leidt tot "korte lijnen" in de organisatie.
Artikelsgewijze toelichting:
De in artikel 2 vermelde aanwijzing van deelbudgethouders en bestellers is een bevoegdheid en geen verplichting. Dus: de (deel)budgethouders kunnen overgaan tot aanwijzing. Een afdelingsmanager kan ook kiezen de budgetten of een gedeelte daarvan zelf te beheren. Het is niet mogelijk voor (deel)budgethouders om nota’s te (laten) boeken op andere dan de aan hem toegewezen budgetten.
In artikel 6 zijn de bevoegdheden van de budgethouder vastgelegd. Deze bevoegdheden gelden vanzelfsprekend (lid 3) voor zover ze worden uitgeoefend in overeenstemming met de begroting. Daarnaast legt artikel 6 de grens van de bestedingsmogelijkheden vast. In het algemeen is het maximum het beschikbaar gestelde budget. Voor investeringskredieten kan dat anders liggen; het college wordt vooraf geïnformeerd over de inhoudelijke invulling en definitieve raming van investeringen. Mocht het bedrag dat nodig is om de geplande investering te realiseren lager zijn dan de raming, ligt het voor de hand dat het college het maximum vaststelt op het lagere bedrag.
In artikel 9 zijn de bevoegdheden inzake budgetsubstitutie en niet-begrote inkomsten vastgelegd. Indien voorzienbare wijzigingen tussen taakvelden binnen een programma gewenst zijn, ligt de bevoegdheid bij het College. Voorzienbare wijzigingen over de programma’s heen is de bevoegdheid van de Raad. Niet voorzienbare wijzigingen in budgetten dienen in de jaarstukken nader te worden gemotiveerd. De richtlijnen van de rechtmatigheidsverantwoording zijn verwoord in de Financiële verordening.
In artikel 11 staat beschreven de fiattering van betalingen plaatsvindt. In het kader van de interne controle is het zaak dat de personen die een factuur kunnen beoordelen qua geleverde prestatie of dienst, deze ook voor akkoord tekenen.