GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Emmen

Reglement burgerlijke stand gemeente Emmen
Artikel
1

Begripsbepaling
Het reglement verstaat onder:
- a.
De wet: Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek;
- b.
Het besluit: Besluit burgerlijke stand 1994;
- c.
Het reglement: reglement burgerlijke stand gemeente Emmen 2025;
- d.
Ambtenaar van de Burgerlijke Stand: de ambtenaar als bedoeld in artikel 16, Boek 1 Burgerlijk Wetboek, eerste volzin, ook wel ABS genoemd;
- e.
Buitengewoon Ambtenaar van de Burgerlijke Stand: de ambtenaar als bedoeld in artikel 16, Boek 1 Burgerlijk Wetboek, tweede en derde volzin, ook wel BABS genoemd;
- f.
Gemeentehuis: een locatie, als zodanig aangewezen door het college van burgemeester en wethouders, waar ambtenaren van de burgerlijke stand hun wettelijke taken verrichten en waar (buitengewoon) ambtenaren van de burgerlijke stand huwelijken voltrekken of partnerschappen registreren;
- g.
Trouwen: het voltrekken van een huwelijk, het registreren van een partnerschap, dan wel het omzetten van een geregistreerd partnerschap in een huwelijk;
- h.
Verantwoordelijk hoofd: een ABS, belast met de leiding van het bureau van de burgerlijke stand;
- i.
Het bureau van de burgerlijke stand: het kantoor of de kantoren van de afdeling Publiekszaken waar de ambtenaar van de burgerlijke stand kantoor houdt.
Artikel
2

(Buitengewoon) Ambtenaar van de burgerlijke stand
1.
Het college van burgemeesters en wethouders kan ambtenaren, werkzaam binnen de afdeling Publiekszaken van de gemeente Emmen, aanwijzen tot ambtenaar van de burgerlijke stand.
2.
Het minimum aan ambtenaren van de burgerlijke stand is twee.
3.
Het college van burgemeesters en wethouders kan tot buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand aanwijzen:
- a.
personen, al dan niet werkzaam bij de gemeente Emmen, voor het gebruikelijk voltrekken van huwelijken;
- b.
personen, al dan niet werkzaam bij de gemeente Emmen, voor het voltrekken van een bepaald huwelijk;
- c.
leden van het college van burgemeester en wethouders.
4.
De in artikel 2, lid 3 sub a bedoelde buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand worden op de website van de gemeente gepresenteerd.
5.
Het verzoek tot aanwijzing van de in artikel 2, lid 3 sub b bedoelde buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand moet tenminste 3 maanden voor het door hen te voltrekken huwelijk worden ingediend bij het verantwoordelijk hoofd.
6.
De in artikel 2, lid 3 sub c bedoelde buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand voltrekken uitsluitend op uitdrukkelijk verzoek huwelijken.
Artikel
3

Aanwijzing van de (buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand
1.
De aanwijzing tot ambtenaar van de burgerlijke stand geschiedt voor de periode die gelijk is aan de periode dat de betrokken ambtenaar in dienst is van de gemeente Emmen en zijn werkzaamheden uitoefent bij de afdeling Publiekszaken.
2.
De buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand wordt aangewezen:
- a.
voor de duur van het uitoefenen van de functie van lid van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Emmen;
- b.
voor een in het aanwijzingsbesluit te bepalen periode.
3.
Benoemingen die hebben plaatsgevonden voor de totstandkoming van dit reglement worden beschouwd als een aanwijzing als bedoeld in artikel 16 van de Wet.
4.
De bevoegdheid bedoeld in artikel 2, lid 1 en lid 3 is gemandateerd aan de teamleider van de afdeling Publiekszaken.
Artikel
4

Plichten (buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand
1.
De (buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand werkt in opdracht van het verantwoordelijke hoofd en houdt zich ten allen tijden aan de aanwijzingen gegeven door het verantwoordelijk hoofd.
2.
(Buitengewoon) ambtenaren van de burgerlijke stand verklaren voor hun benoeming geen onderscheid te maken tussen verschillende relatievormen.
3.
Bij de huwelijksvoltrekking draagt de (buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand, met uitzondering van de kosteloze huwelijken een door de gemeente beschikbaar gestelde toga, tenzij het bruidspaar anders wenst.
4.
De (buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand houdt zich aan de gedragscode van de gemeente Emmen.
Artikel
5

Vergoeding voor de werkzaamheden van de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand
1.
De vergoeding aan de buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand, zoals genoemd in artikel 2, lid 1 en lid 3 sub a van dit reglement, vindt plaats op basis van een arbeidsrechtelijke overeenkomst.
2.
Buitgewoon ambtenaren van de burgerlijke stand, in de zin van artikel 2 lid 3 sub b en c van dit reglement hebben geen recht op bezoldiging of een vergoeding van de gemeente Emmen.
Artikel
6

Locatie
1.
Onverminderd wat daarover in de Wet is bepaald, verrichten de (buitengewoon) ambtenaren van de burgerlijke stand hun wettelijke taken in het gemeentehuis.
2.
Ambtenaren van de burgerlijke stand kunnen, voor zover daartoe gewichtige redenen bestaan, elders binnen de gemeente hun wettelijke taken verrichten.
3.
Aanwijzing van een locatie tot gemeentehuis voor incidenteel gebruik is pas effectief nadat het bruidspaar, de locatiebeheerder en de gemeente een contract hierover hebben afgesloten. Dit contract bevat de (eenmalige) aanwijzing tot gemeentehuis en de voorwaarden voor deze aanwijzing.
4.
Als gemeentehuis waar huwelijken kunnen worden voltrokken geldt elke plaats binnen de gemeentegrenzen van de gemeente Emmen, onder de voorwaarde dat:
- -de eigenaar dan wel gebruiker van de plaats schriftelijk toestemming heeft verleend;
- -de eventuele religieuze plechtigheid duidelijk gescheiden en nadien plaatsvindt;
- -locaties geen onderscheid maken tussen relatievormen.
Artikel
7

Voorwaarden voor aanwijzing van een gemeentehuis
1.
Aanwijzing van een locatie tot gemeentehuis voor incidenteel gebruik geschiedt pas nadat het bruidspaar heeft gekozen voor een huwelijkssluiting in een locatie binnen de gemeentegrenzen, anders dan het gemeentehuis. De dag, het tijdstip en de locatie zijn uiterlijk zes weken vóór de huwelijkssluiting aan het verantwoordelijk hoofd kenbaar gemaakt.
2.
De aanwijzing van een gemeentehuis voor incidenteel gebruik mag niet leiden tot strijd met de openbare orde of de goede zeden hoe ook genaamd.
3.
De beheerder van de locatie stelt de locatie voor de duur van de huwelijksvoltrekking ter beschikking aan de gemeente. De wijze van gebruik tijdens de huwelijkssluiting wordt bepaald door de gemeente. Gedurende deze periode heeft de locatie de status van gemeentehuis.
4.
De tot gemeentehuis aangewezen locatie dient voor de duur van de huwelijkssluiting voor ieder vrij bereikbaar en toegankelijk te zijn.
5.
De gemeente is niet verantwoordelijk voor het regelen van parkeervoorzieningen ter plaatse. Dit dient geregeld te worden door de hoofdbewoner/eigenaar.
6.
De gemeente is niet aansprakelijk voor door de eigenaar, bruidspaar of derden te lijden of geleden schade.
7.
Indien de locatiebeheerder een vergoeding voor het gebruik van de locatie vraagt is deze geheel voor rekening van het bruidspaar.
8.
Voor de inrichting en aankleding van de locatie is het bruidspaar verantwoordelijk. De aanpassing van de locatie vindt plaats in overleg met de locatiebeheerder. In ieder geval dienen een tafel, stoelen, microfoon, lessenaar (of verhoogde tafel) en voldoende verlichting aanwezig te zijn.
9.
De veiligheid van de aanwezigen dient te zijn gewaarborgd. De mogelijkheid bestaat dat een vergunning noodzakelijk is. Het is de verantwoordelijkheid van het bruidspaar om dit te regelen.
10.
Het niet voldoen aan de bepalingen van dit artikel kan voor de gemeente reden zijn de huwelijkssluiting niet op de overeengekomen tijd en locatie te laten plaatsvinden.
Artikel
8

Kosteloze huwelijksvoltrekking
1.
Onverminderd wat daarover in de Wet is bepaald, wordt viermaal per week, op maandag om 8.30 uur, 8.45 uur, 9.00 uur en 9.15 uur gelegenheid gegeven tot kosteloze huwelijksvoltrekking.
2.
Het voltrekken van kosteloze huwelijken vindt plaats aan het loket van de burgerlijke stand aan het Raadhuisplein 1 in Emmen.
3.
De randvoorwaarden bij de kosteloze huwelijksvoltrekkingen zijn:
- a.
de huwelijksvoltrekkingen duren maximaal 15 minuten;
- b.
er is geen keuze in (B)ABS;
- c.
er vindt geen voorgesprek plaats met de ambtenaar van de burgerlijke stand die het huwelijk sluit;
- d.
er wordt geen persoonlijke toespraak gehouden tijdens de ceremonie.
Artikel
9

Reservering huwelijk
Een huwelijksdatum kan maximaal 1 jaar voor de huwelijksdatum worden gereserveerd nadat het voornemen van een huwelijk kenbaar is gemaakt.
Artikel
10

Leiding van het bureau van de burgerlijke stand
1.
Het verantwoordelijk hoofd is belast met de leiding van het bureau van de burgerlijke stand.
2.
Het verantwoordelijk hoofd is belast met de verdeling van de werkzaamheden van de ambtenaren van de burgerlijke stand en van de buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand.
Artikel
11

Openstelling
1.
Met uitzondering van de openstelling op donderdagavond en zaterdagochtend en de tijdstippen voor huwelijksvoltrekking zijn de openingstijden van het bureau van de burgerlijke stand dezelfde als welke voor de afdeling Publiekszaken zijn vastgesteld.
2.
Door of namens het verantwoordelijk hoofd worden tijdstippen en locaties aangewezen als bedoeld in artikel 7, lid 1 van dit reglement.
3.
Het bureau van de burgerlijke stand kan op verzoek van een belanghebbende, gedaan aan het verantwoordelijke hoofd, worden geopend op zaterdag, zondag of algemeen erkende of daarmee gelijkgestelde feestdag in de zin van artikel 3 van de Algemene Termijnenwet. Openstelling vindt plaats als de belanghebbende aantoont dat met de te verrichten werkzaamheden niet kan worden gewacht tot de eerstvolgende openstelling van het bureau van de burgerlijke stand.
4.
In bijzondere gevallen kan het verantwoordelijk hoofd besluiten tot afwijking van de in het eerste lid aangegeven uren.
Artikel
13

Schakelbepaling
1.
De bepalingen in dit reglement over het huwelijk en de huwelijksvoltrekking zijn ook van toepassing op het geregistreerd partnerschap en het sluiten van een geregistreerd partnerschap. De bepalingen zijn ook van toepassing op de omzetting van een geregistreerd partnerschap in een huwelijk.
2.
In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, besluit het college van burgemeester en wethouders.
Artikel
14

Slotbepalingen
1.
Het reglement kan worden aangehaald als Reglement burgerlijke stand gemeente Emmen 2025.
2.
Het reglement treedt in werking op 18 maart 2025.
3.
Bij dit reglement hoort de ‘Toelichting op het reglement burgerlijke stand gemeente Emmen 2025’.
Aldus vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders op 18-03-2025.
De burgemeester,
H.F. van Oosterhout
De secretaris,
M. Plantinga

Toelichting op het Reglement burgerlijke stand gemeente Emmen 2025
Algemeen
Het verantwoordelijk hoofd is belast met de leiding van het bureau burgerlijke stand en draagt de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de werkzaamheden. Hij bewaakt tevens een goede dienstverlening aan de klanten. Door middel van een werkverdeling en de aanwijzing van een leidinggevende wordt de uniformiteit bewaakt van beslissingen binnen het bureau burgerlijke stand. Het verantwoordelijk hoofd staat onder leiding van de teamleider van de afdeling Publiekszaken.
Aanwijzingen van (buitengewoon) ambtenaren van de burgerlijke stand is de bevoegdheid van burgemeester en wethouders. Tevens is het college van burgemeester en wethouders het aangewezen orgaan dat regelend optreedt ten aanzien van de afdeling Publiekszaken en de ambtenaren van de burgerlijke stand. De Wet bepaalt verder dat door gemeenten een reglement burgerlijke stand dient te worden vastgesteld.
Er is een aantal redenen waarom het reglement burgerlijke stand aanpassing behoeft:
- -de terminologie in het nieuwe reglement burgerlijke stand is aangepast aan de termen in de huidige organisatie;
- -inwerkingtreding van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren;
- -uniformering van regels omtrent kosteloze en betaalde huwelijken/partnerschapsregistraties en omtrent huwelijken/partnerschapsregistraties met dan wel zonder ceremonie;
- -de mogelijkheid tot het aanwijzen van eenmalig buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand.
Artikel 1 Begripsbepaling
Voor de ambtenaar van de burgerlijke stand gelden de volgende bepalingen:
- 1.
de ambtenaar van de burgerlijke stand moet in dienst zijn van de gemeente Emmen.
- 2.
de ambtenaar van de burgerlijke stand in dienst van een andere gemeente is aan te wijzen in de gemeente Emmen. Dit betekent dat bijvoorbeeld een ambtenaar van de gemeente Coevorden om praktische redenen door het college aangewezen kan worden tot ambtenaar van de burgerlijke stand in Emmen. Omgekeerd is dit ook mogelijk.
- 3.
de ambtenaar van de burgerlijke stand is belast met het opnemen in onder hem berustende registers van de burgerlijke stand van akten en daaraan toe te voegen latere vermeldingen, alsmede datgene wat de instandhouding van de registers en de zorg voor de toegankelijkheid van de daarin neergelegde gegevens betreft.
Voor de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand gelden de volgende bepalingen:
- 1.
de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand kan al dan niet in dienst zijn van de gemeente of van een andere gemeente;
- 2.
de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand kan uitsluitend worden belast met de taken omschreven in de artikelen 45, 45a, 58, 63, 64, 65, 67, 80a, derde lid, en 80g van de Wet.
Artikel 2 (Buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand
Lid 1 stelt de beperking dat alleen ambtenaren werkzaam bij de afdeling Burgerzaken tot ambtenaar van de burgerlijke stand kunnen worden aangewezen. Het belang hiervan is gelegen in het feit dat de aanwezigheid van vakkennis hierdoor is gegarandeerd en dat de noodzakelijke professionaliteit wordt gewaarborgd. Dit zorgt voor een juiste registratie van rechtsfeiten in de burgerlijke stand.
Lid 4 stelt dat de in lid 3 sub a bedoelde buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand zich onthoudt van uitdingen over geloof, ras, geaardheid en politieke voorkeur.
Artikel 3 Aanwijzing van de (buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand
In dit artikel staan de verschillende categorieën buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand vermeld.
Lid 1 bepaalt dat een ambtenaar van de burgerlijke stand voor een bepaalde periode wordt aangewezen. Deze periode mag maximaal de periode zijn dat de betreffende ambtenaar in dienst is van de gemeente en werkzaam is bij de afdeling Publiekszaken.
Lid 2 onder b stelt dat een buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand voor een bepaalde periode wordt aangewezen.
Bruidsparen die bij hun huwelijk of partnerschapsregistratie iemand naar eigen keuze als ambtenaar willen hebben, niet zijnde iemand die zich op de website van de gemeente Emmen gepresenteerd heeft, kunnen een verzoek indienen tot aanstelling van een onbezoldigd buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand voor één dag. Dit verzoek is tenminste drie maanden voorafgaand aan het huwelijk ingediend bij het verantwoordelijk hoofd van de burgerlijke stand.
Leden van het college van burgemeester en wethouders worden als onbezoldigd buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand aangewezen, uiterlijk voor de periode dat zij lid van het college van burgemeester en wethouders zijn.
De aan de teamleider Publiekszaken gemandateerde bevoegdheid in lid 3 biedt de mogelijkheid om binnen redelijke termijn een buitengewoon ambtenaar voor het voltrekken van een huwelijk voor één dag aan te wijzen. Om de eenduidigheid te bevorderen geldt het mandaat tevens ten aanzien van de overige aanstellingen in dit artikel.
Artikel 4 Plichten (buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand
De ambtenaar van de burgerlijke stand en de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand zijn verantwoording schuldig aan de teamleider van de afdeling Publiekszaken.
Landelijk is een discussie geweest over het toelaten van gewetensbezwaren bij (buitengewoon) ambtenaren van de burgerlijke stand. De discussie ging met name over gewetensbezwaren uit geloofsovertuiging bij het sluiten van een huwelijk of partnerschapsregistratie van hetzelfde geslacht. In Emmen zijn geen (buitengewoon) ambtenaren van de burgerlijke stand die dergelijke gewetensbezwaren hebben. Ook in het Burgerlijk Wetboek is opgenomen dat er geen onderscheid mag worden gemaakt als bedoeld in artikel 1 van de Algemene wet gelijke behandeling.
Artikel 5 Vergoeding voor de werkzaamheden van de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand
Alleen de buitengewoon ambtenaren die gebruikelijk huwelijk en partnerschapsregistraties voltrekken in Emmen ontvangen een vergoeding. Dit gebeurt overeenkomstig hetgeen is afgesproken in hun arbeidscontract. De overige buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand verrichten hun werkzaamheden onbezoldigd.
Artikel 6 Locatie
De ambtenaar van de burgerlijke stand en de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand verrichten hun werkzaamheden in het gemeentehuis. Het gemeentehuis is een daartoe door het bevoegde bestuursorgaan aangewezen locatie. Indien er gewichtige redenen zijn, kunnen de werkzaamheden ook elders binnen de gemeente worden verricht (artikel 1 van het Besluit en artikel 64 van de Wet). Hierbij kan worden gedacht aan de sluiting van een huwelijk in een ziekenhuis of een huis van bewaring.
In Emmen is het in principe mogelijk om te trouwen op alle locaties.
Artikel 7 Voorwaarden voor aanwijzing van een gemeentehuis
Aanwijzing van een locatie als gemeentehuis ten behoeve van de huwelijksvoltrekking is slechts mogelijk indien aan een aantal voorwaarden is voldaan. Zo moet tijdig duidelijk zijn wanneer het huwelijk wordt voltrokken zodat de noodzakelijke administratieve voorbereidingen kunnen worden getroffen. Voorts dient de beheerder van de trouwlocatie zijn medewerking te verlenen zodat de ambtenaar zijn werkzaamheden naar behoren en in zelfstandigheid kan uitvoeren. De openbaarheid moet zijn gegarandeerd en er mag geen gevaar bestaan voor de openbare orde. De locatie dient vrij en eenvoudig toegankelijk te zijn.
Artikel 8 Kosteloze huwelijksvoltrekking
In artikel 4 van de Wet rechten burgerlijke stand is geregeld dat tenminste tweemaal per week gelegenheid moet worden gegeven tot kosteloze huwelijksvoltrekking. De gemeente Emmen geeft op maandagochtend viermaal gelegenheid.
De gemeente Emmen biedt daarnaast een mogelijkheid aan van kwijtschelding van de huwelijksleges. Op deze manier kan er ook door mensen met een smalle beurs in het Trouwpaviljoen getrouwd worden. Dit is separaat geregeld.
Artikel 9 Betaalde huwelijksvoltrekking
De betaalde voltrekkingen zijn met ceremonie. Bij deze voltrekkingen kan een keuze gemaakt worden uit een aanbod van buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand, die ieder op hun eigen manier invulling geven aan de ceremonie. De betreffende ambtenaar heeft een voorgesprek met de betrokkenen. Hierbij worden de onderdelen besproken die bij de plechtigheid naar voren komen. Ook worden hier de elementen van de persoonlijke toespraak besproken. De ceremonie duurt circa 30 minuten.
Artikel 11 Leiding van het bureau van de burgerlijke stand
Ingevolge artikel 2 van het Besluit burgerlijke stand 1994 wijst het college van burgemeester en wethouders de ambtenaar van de burgerlijke stand aan die is belast met de leiding van de dienst. De term dienst kan worden uitgelegd als het bureau van de burgerlijke stand. Het aangewezen hoofd dient wel zelf als ambtenaar van de burgerlijke stand te zijn benoemd en beëdigd. Het verantwoordelijk hoofd staat onder leiding van de teamleider Publiekszaken.