GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Culemborg

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Culemborg 2025
De gemeenteraad van Culemborg besluit:
- 1.
De verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Culemborg 2025 vast te stellen.
HOOFDSTUK
1

ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel
1

Begripsomschrijvingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a)
Verzoek om informatie: verzoeken, van beperkte omvang, om feitelijke gegevens.
  - 1.
inzage in of afschriften van documenten
  - 2.
het kenbaar maken van een deskundig oordeel
- b)
Ambtelijke bijstand: bijstand, verleend door ambtenaren werkzaam binnen de gemeente Culemborg of de Gemeenschappelijke Regelingen waaraan de gemeente deel neemt.
- c)
Bijstand: het verzamelen en verwerken van een grote hoeveelheid informatie en ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ondersteuning niet zijnde een verzoek om informatie
- d)
Fractie: het lid (de gezamenlijke leden) van een politieke groepering dat (die) in de raad zitting heeft (hebben) namens die groepering
HOOFDSTUK
2

INFORMATIE, AMBTELIJKE BIJSTAND EN ADVIES AAN RAADSLEDEN
Artikel
2

Recht op informatie en ambtelijke bijstand
Elk raadslid heeft recht op informatie of ambtelijke bijstand in de zin van artikel 1 sub a, b en c van deze verordening.
Artikel
3

Verzoek om informatie
Dit artikel is van overeenkomstige toepassing op een lid van de commissie, dat niet tevens raadslid is, voor zover dit strekt tot het uitoefenen van de taken van de betreffende commissie.
- 1.
  - 1.
Een raadslid wendt zich tot de griffier of een medewerker van de griffie met een verzoek om informatie zoals bedoeld in artikel 1 sub a van de verordening.
  - 2.
De informatie wordt door de griffier of een medewerker van de griffie gegeven voor zover deze daarover kan beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is, verzoekt de griffier een voor de gemeente werkzame ambtenaar om voor zover mogelijk de (resterende) informatie zo spoedig mogelijk verstrekken. Afhankelijk van de aard en omvang van het verzoek kan dat rechtstreeks of via de gemeentesecretaris.
  - 3.
Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie conform artikel 1 sub a., stelt hij of zij de gemeentesecretaris daarvan in kennis. De gemeentesecretaris zoekt contact met de griffier. De gemeentesecretaris oordeelt of het hier een verzoek om informatie conform artikel 1 sub a. van deze verordening betreft. Indien het verzoek om informatie wordt geweigerd door de gemeentesecretaris kan de griffier of het raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.
Artikel
4

Verzoek om bijstand
1.
Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand zoals bedoeld in artikel 1, sub c van de verordening.
2.
Het verzoek omvat een omschrijving van de gevraagde expertise en een inschatting van de benodigde tijd om aan het verzoek te voldoen. Daarnaast moet uit het verzoek blijken dat de gevraagde bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad.
3.
De bijstand wordt verleend door de griffier, dan wel door een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffie kan worden verleend, verzoekt de griffier de gemeentesecretaris om één of meerdere ambtenaren aan te wijzen die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen. Zo nodig zoekt de gemeentesecretaris afstemming met de directeuren van de gemeenschappelijke regelingen waar de gemeente aan deelneemt.
Artikel
5

Niet in behandeling nemen van verzoek om ambtelijke bijstand
1.
Een ambtenaar verleent op verzoek van de gemeentesecretaris ambtelijke bijstand, tenzij de gemeentesecretaris van oordeel is dat:
- a.
Het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;
- b.
Dit het belang van de gemeente kan schaden.
2.
Indien de bijstand op grond van het eerste lid onder a. en/of b. van dit artikel niet wordt verleend, deelt de gemeentesecretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier. De griffier neemt contact op met het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.
3.
Indien het verzoek om ambtelijke bijstand wordt geweigerd door de gemeentesecretaris kan de griffier of het raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.
Artikel
6

Ontevreden over ambtelijke bijstand
1.
Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij via de griffier hiervan mededeling aan de gemeentesecretaris.
2.
Indien overleg met de gemeentesecretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing, leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.
Artikel
7

vertrouwelijkheid
1.
Alle informatie die de ambtenaar en het raadslid en de griffier met elkaar delen in het kader van het verlenen van ambtelijke bijstand is vertrouwelijk.
2.
Als het college of een of meer leden van het college informatie wenst over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot de griffier. De griffier overlegt over het verzoek met het betrokken raadslid en informeert de (het betreffende lid van) het college over de uitkomst.
HOOFDSTUK
3

FRACTIEONDERSTEUNING
Artikel
8

Jaarlijkse financiële bijdrage
1.
De fracties ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.
2.
Deze bestaat uit een vast deel van € 2.000 per fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een variabel deel van € 50 per raadszetel.
3.
Het vaste deel van de bijdrage fractieondersteuning wordt als voorschot op het lopende kalender jaar verstrekt. Dit bedrag wordt vóór 31 januari beschikbaar gesteld aan de fractie. Dit kan op een rekening die door de fractie wordt beheerd of het kan voor de fractie in beheer gehouden worden door de griffie.
4.
Het variabele deel wordt beschikbaar gesteld na vaststelling van de verantwoording financiële bijdrage van het voorgaande kalenderjaar conform artikel 12.
5.
In een jaar waarin de gemeenteraadsverkiezingen plaatsvinden, wordt het voorschot voor zowel het vaste als het variabele deel vóór 31 januari beschikbaar gemaakt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt, wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.
Artikel
9

Financiële bijdrage bij splitsing
1.
Indien tijdens een zittingsjaar, na mededeling aan de voorzitter van de raad:
- a.
Eén of meer leden van een fractie als zelfstandige fractie gaan optreden,
- b.
Twee of meerdere fracties als één fractie gaan optreden,
- c.
Twee of meer leden van een fractie zich aansluiten bij een andere fractie, wordt met de daardoor veranderende situatie voor de berekening van de in artikel 8 bedoelde tegemoetkoming rekening gehouden bij de aanvang van de eerstvolgende kalendermaand.
2.
Bij splitsing van een fractie ontvangt alleen die fractie die bij de eerste zitting van een nieuwe raad na de verkiezingen als dusdanig is aangemerkt, conform artikel 5, lid 1 van het geldende Reglement van Orde, de financiële bijdrage zoals bedoeld in artikel 8 lid 2.
3.
Ontstaat een nieuwe fractie door samenvoeging, dan heeft een nieuwe fractie recht op eenmaal het vaste deel van de tegemoetkoming.
Artikel
10

Besteding financiële bijdrage
1.
De financiële bijdrage wordt aan de fracties toegekend om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taak te versterken.
2.
Uitgaven voor diensten die geleverd worden door raadsleden van de fractie of bedrijven waarvoor deze raadsleden werkzaam zijn of waarover zij middellijk of onmiddellijk zeggenschap hebben kunnen niet worden vergoed uit het fractiebudget.
3.
De bijdrage kan onder andere worden besteed aan:
- a.
een vrijwilligersvergoeding voor een fractieondersteuner. De uitgave dient te worden onderbouwd met een ondertekend document tussen fractie en ondersteuner over de vergoeding in relatie tot de geboden ondersteuning. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van het formulier zoals opgenomen in bijlage 1;
- b.
kosten voor de organisatie van openbare bijeenkomsten georganiseerd door de fractie mits het programma inhoudelijk een relatie heeft met de gemeente Culemborg;
- c.
kosten voor (online) advertenties om openbare bijeenkomsten aan te kondigen of om aan te geven wat de fractie in de afgelopen periode heeft gerealiseerd of om het standpunt van de fractie toe te lichten. Bij de verantwoording dient naast de facturen tevens een kopie van de geplaatste advertentie te worden overgelegd;
- d.
Kosten voor de organisatie heisessies gericht op het functioneren van de fractie;
- e.
kosten voor het inhuren van extern advies;
- f.
kosten voor het onderhoud en het beheer van de website van de fractie;
- g.
kosten voor een (digitaal) krantenabonnement ten behoeve van de fractie;
- h.
kosten die gemaakt worden voor het beschikken over een rekening voor de fractie.
4.
De bijdrage mag niet besteed worden ter bekostiging van:
- a.
Campagneactiviteiten;
- b.
betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten en/of goederen; geleverd ten behoeve van de in het eerste lid bedoelde activiteit, en op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;
- c.
giften;
- d.
uitgaven welke dienen te worden betaald uit de vergoedingen die de raadsleden ontvangen ingevolge de Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden; het gaat hier in ieder geval om:
  - i.
een vergoeding voor raadsleden voor hun werkzaamheden;
  - ii.
een vergoeding voor commissieleden voor het bijwonen van een commissievergadering;
  - iii.
reis- en verblijfskosten;
  - iv.
individuele onkosten raadsleden.
  - v.
algemene opleidingen voor raads- en commissieleden tenzij deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers;
  - vi.
de aanschaf van informatie- en communicatievoorzieningen ten behoeve van raads- of commissieleden.
- e.
overige uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige reglementen.
- f.
Attenties in het kader van lief en leed.
Artikel
11

Reservering niet-gebruikte financiële bijdrage
1.
De fractie reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door die fractie in de volgende jaren.
2.
Het restant van de reserve wordt na de verkiezingen teruggestort naar de gemeente. Deze middelen vloeien terug naar de gemeentekas.
3.
Het beroep op in enig kalenderjaar opgebouwde reserve, komt tot uitdrukking in de afrekening als bedoeld in artikel 12 over dat jaar.
4.
Indien een fractie uit de raad verdwijnt, vloeit de resterende reserve terug naar de gemeentekas.
Artikel
12

Verantwoording financiële bijdrage
1.
Elke fractie legt jaarlijks vóór 31 januari aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage van fractieondersteuning over het voorgaande kalenderjaar onder overlegging van een financieel verslag en bijbehorende nota’s. Ingediende nota’s zijn aantoonbaar gericht aan de fractie.
2.
Toetsing van de verantwoording vindt plaats door de griffie. De griffie brengt advies uit aan de auditcommissie, de auditcommissie legt een voorstel voor aan de raad.
3.
Het voorstel van de auditcommissie aan de raad wordt, met inbegrip van de financiële verslagen gepubliceerd op de website van de gemeenteraad van Culemborg.
4.
De raad stelt na ontvangst van het advies de volgende bedragen vast:
- a.
de hoogte van het fractiebudget van het betreffende kalenderjaar;
- b.
de uitgaven van een fractie die in het vorig kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;
- c.
het terug te betalen bedrag en eventueel de hoogte van het beroep dat op de reserve wordt gedaan;
- d.
de hoogte van het nog te ontvangen variabele deel van de fractieondersteuning op grond van artikel 8 vierde lid van deze verordening
- e.
de verrekening tussen het in onderdeel c. genoemde terug te betalen bedrag en het in onderdeel d. genoemde nog te ontvangen variabele deel van de fractieondersteuning en de hoogte van het terug te vorderen of uit te keren bedrag.
- f.
de wijziging in de reserve en de hoogte van de resterende reserve.
5.
Controle van het verslag kan plaatsvinden door de accountant, in het kader van de controle op de jaarrekening. De accountant kan advies uitbrengen aan de raad.
HOOFDSTUK
5

SLOTBEPALINGEN
Artikel
13

Uitleg verordening
In gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van de verordening beslist de raad op voordracht van de voorzitter.
Artikel
14

Intrekking oude verordening en overgangsrecht
1.
De Verordening raadsondersteuning gemeente Culemborg 2018 wordt ingetrokken.
2.
De Verordening raadsondersteuning gemeente Culemborg 2018 blijft van toepassing ten aanzien van de op basis van die verordening verleende financiële bijdragen en de verantwoording, controle, vaststelling en afrekening van die financiële bijdragen.
Artikel
15

Inwerkingtreding en citeertitel
1.
Deze verordening treedt in werking op 1 april 2025.
2.
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Culemborg 2025
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 27 maart 2025.
De voorzitter,
De griffier,
Bijlage
1.

Overeenkomst fractieondersteuning
De fractie …………………………………………..., vertegenwoordigd door …………………………………………… en de heer/mevrouw …………………………………………… (naam fractie-ondersteuner) gaan de volgende samenwerking aan:
1. Werkzaamheden
De fractieondersteuner verricht de volgende taken voor de fractie:
- 1.…………………………………
- 2.…………………………………
- 3.…………………………………
- 4.…………………………………
2. Aanvang en einde van de overeenkomst
De fractieondersteuner zal bovengenoemde werkzaamheden verrichten in de in de periode …………………… tot en met ………………………
3. Ondersteuning en geheimhouding
De fractieondersteuner zal nadat er, via de griffie, een geheimhoudingsverklaring is ondertekent toegang krijgen tot het raadsinformatiesysteem.
4. Vergoeding
De fractieondersteuner ontvangt voor bovengenoemde werkzaamheden een vrijwilligersvergoeding ter hoogte van ……………………… euro.
Aldus overeengekomen en ondertekend te …………. op datum .............
Namens de fractie
Naam:
Ondertekening:
De fractieondersteuner
Naam:
Ondertekening:
Toelichting
Algemene toelichting
De verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. In dit artikel is expliciet vastgelegd dat de raad en individuele raadsleden recht hebben op ambtelijke bijstand. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten voor de gemeente Culemborg zijn in deze verordening geregeld.
Het in 2002 ingevoerde dualistische bestuursstelsel heeft tot de nodige veranderingen geleid. Het meest opvallend is de centrale rol van de griffier. Dit ‘instituut’, dat bij uitstek bedoeld is voor het verlenen van hulp aan raadsleden, is het aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke ondersteuning en bijstand. De griffier vervult ook de rol van schakel tussen de raadsleden en – via de gemeentesecretaris - de reguliere ambtelijke organisatie.
De burgemeester vervult ook een bijzondere rol in het duale stelsel. Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk een beslissende rol kunnen spelen. De positie van de burgemeester maakt hem/haar bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft.
De verordening behandelt gedetailleerd de verzoeken om informatie, de ambtelijke bijstand en advies aan de raadsleden. Hierbij wordt bijstand gedefinieerd als ondersteuning bij het opstellen van moties, amendementen en initiatiefvoorstellen en betreft het ambtelijke bijstand wanneer deze ondersteuning wordt verleend door ambtenaren die niet werkzaam zijn voor de gemeenteraad (griffier en griffie) maar door ambtenaren die doorgaans alleen taken uitvoering voor het college. Dat de raad beschikt over een griffier en raadsadviseurs of griffiemedewerkers betekent namelijk niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is van beperkte omvang en ondersteunt de raad en commissies. Voor inhoudelijke hulp zal een beroep op de ambtelijke organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.
De formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan. Daarnaast is het recht op informatie middels deze verordening ook van toepassing verklaard op de leden een commissie – die niet tevens raadslid zijn - voor zover dit strekt tot het uitoefenen van de taken van de betreffende commissie. De andere artikelen hebben geen betrekking op commissieleden, omdat zij niet zoals raadsleden het recht hebben op initiatief, het indienen van moties en amendementen en het stellen van schriftelijke vragen. Wel kan in de praktijk een commissielid in samenwerking met een raadslid gebruik maken van deze rechten en de uit deze verordening volgende rechten op bijstand.
In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is er sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht.
Artikelsgewijze toelichting
HOOFDSTUK 1 Algemene bepalingen
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
Met dit artikel wordt onderscheid gemaakt in de typen informatievoorziening en ondersteuning.
- a)
Onder ‘verzoeken om informatie’ vallen alle informatieve vragen die een verduidelijking opleveren, w.o. ook inzage in documenten en het vragen van een objectief deskundig advies over procedures en gebruik van instrumenten. De vragen zijn van beperkte omvang en het verstrekken van het antwoord neemt niet veel tijd in beslag en kan daarmee worden beschouwd als onderdeel van de ‘normale’ werkzaamheden van een ambtenaar.
- b)
‘bijstand’ betreft informatievoorziening of ondersteuning waarbij niet meer sprake is van beperkte omvang. Deze verzoeken lopen altijd via de griffier.
- c)
Ambtelijke bijstand betreft het verlenen van bijstand wanneer dit gebeurt door een voor het college werkzame ambtenaar. Hiermee wordt het verschil aangeduid ten opzichte van het verlenen van bijstand door de griffier of een medewerker van de griffie.
- d)
bij ‘fractie’ wordt uitgegaan van de beschrijving die ook in het Reglement van orde wordt toegepast, namelijk dat de leden van de raad die door het centraal stembureau op dezelfde kandidatenlijst verkozen zijn verklaard, bij aanvang van de zitting als één fractie worden beschouwd.
HOOFDSTUK 2 INFORMATIE, AMBTELIJKE BIJSTAND EN ADVIES AAN RAADSLEDEN
Artikel 2 Recht op informatie en ambtelijke bijstand
Dit artikel regelt het recht dat alle raadsleden hebben, om zich volledig te laten informeren en zich te laten bijstaan door de ambtelijke organisatie teneinde tot een goede besluitvorming te komen. De informatieverstrekking en bijstand kunnen onbeperkt worden verleend.
Artikel 3 Verzoek om informatie
Dit artikel regelt de werkwijze rondom verzoeken om informatie en geeft ook weer hoe de lijnen van informatievoorziening lopen. In principe is het zo dat elk raadslid zich met een verzoek om informatie wendt tot de griffier of een medewerker van de griffie. Die bekijken of zij de vraag zelf kunnen beantwoorden of doorzetten naar voor de gemeente werkzame ambtenaren. De gemeentesecretaris dient hierbij, waar nodig, als extra schakel. Daarnaast is het in de praktijk wel mogelijk dat een raadslid, bijvoorbeeld met vervolgvragen, zich direct wendt tot een ambtenaar. Als dit problemen oplevert is de griffier de aangewezen persoon voor het raadslid om dit te melden en de gemeentesecretaris is dit voor de ambtenaar.
Artikel 4 Verzoek om bijstand
Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de gemeentesecretaris de ambtenaar die de bijstand verleent, moeten aanwijzen. De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in omvang van de werkzaamheden van een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.
Bij een verzoek om ambtelijke bijstand is het belangrijk dat door raadsleden inzichtelijk gemaakt wordt wat hun hulpvraag precies is, zodat de gemeentesecretaris een juist inschatting kan maken van de benodigde bijstand.
Artikel 5 Niet in behandeling nemen van een verzoek om ambtelijke bijstand
Beoordeling of één van de in dit artikel genoemde weigeringsgronden zich voordoet, vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris. In het derde lid is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van de ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat de burgemeester hierover overleg voert met de gemeentesecretaris en de griffier (en indien nodig ook met het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (art. 180 Gemeentewet).
Artikel 6 Ontevreden over ambtelijke bijstand
Ook indien -naar de mening van het raadslid- op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven, kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgermeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor. Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de gemeentesecretaris.
Artikel 7 Vertrouwelijkheid
Dit artikel voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen raad en college terecht komt. Als een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij of zij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid, is bepaald dat collegeleden zich voor informatie via de griffier tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.
De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Als hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent, kan de ambtenaar hierop worden aangesproken door een leidinggevende, dan wel de directie.
Algemeen:
HOOFDSTUK 3 FRACTIEONDERSTEUNING
Artikel 8 Jaarlijkse financiële bijdrage
Fractieondersteuning vindt haar vorm in financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning wordt in de gemeentebegroting opgenomen en dus door de raad vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat per kalenderjaar uit een vast bedrag per fractie aangevuld met een vast bedrag per raadszetel. Het vaste bedrag per fractie garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied ligt het voor de hand dat zij een hogere vergoeding krijgen in de vorm van het aanvullende deel dat de fractie per raadszetel krijgt. De financiële bijdrage wordt gestort op de rekening die de fractie beheert.
De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. In januari ontvangen de fracties het vaste deel van de fractievergoeding van 2000 euro.
De raad beoordeelt de verantwoordingen van de fracties over het voorgaande jaar en stelt deze vast. Na vaststelling wordt het variabele deel van de fractievergoeding van 50 euro per raadszetel uitbetaald.
In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in januari uitbetaald voor de eerste drie maanden van het jaar. De fracties ontvangen dan zowel meteen het variabele gedeelte als het vaste gedeelte van de fractievergoeding. In april wordt de fractievergoeding aangepast aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Indien blijkt dat het geld onrechtmatig is besteed, dan kan dit aan het eind van het jaar worden verrekend.
Artikel 9 Financiële bijdrage bij splitsing
Een nieuwe fractie die ontstaat door splitsing heeft geen recht op fractieondersteuning. Bij samenvoeging van fracties zijn er twee opties. Als bij een bestaande fractie zich andere leden van de raad voegen, dan heeft die fractie vanaf de eerstvolgende kalendermaand recht op het extra variabele deel voor de zetels die de fractie erbij heeft gekregen. Als twee (of meer) fracties zich samenvoegen tot één nieuwe fractie, dan wordt alle resterende reserves van de voormalige fracties teruggestort en ontvangt de nieuw ontstane fractie fractiebudget op basis van de dan ontstane situatie. Het is dus niet mogelijk dat een fractie tweemaal het vaste deel van het fractiebudget ontvangt.
Artikel 10 Besteding financiële bijdrage
Voorwaarde voor besteding van de fractievergoeding is dat de bijdrage wordt besteed aan raadswerkzaamheden teneinde de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taak van de raad te versterken. Deze opsomming houdt verband met drie hoofdtaken die de raad als bestuursorgaan kreeg toegekend na de invoering van de dualisering van het gemeentebestuur.
Raadsleden kunnen zichzelf of bedrijven waarvoor zij werkzaam zijn niet betalen voor diensten uit het fractiebudget.
Lid 3 van artikel 10 bevat een niet-limitatieve opsomming van kosten die uit het fractiebudget betaald mogen worden.
De bijdrage mag gebruikt worden om een vrijwilligersvergoeding uit de keren aan een fractieondersteuner mits de fractie en de ondersteuner hierover afspraken op papier zetten (welke werkzaamheden tegen welke vergoeding). Hiervoor wordt gebruik gemaakt van het formulier zoals opgenomen in bijlage 1. Houdt u hierbij rekening met de voorwaarden die de Belastingdienst stelt aan het onbelast verstrekken van een vrijwilligersvergoeding. Indien de fractieondersteuner tevens werkzaam is als commissielid is sprake van een dubbelfunctie en moet duidelijk worden aangetoond voor welke werkzaamheden de vergoeding wordt verstrekt. Het is in strijd met de Gemeentewet als een fractieondersteuner politiek-inhoudelijk ondersteunende werkzaamheden uitoefent voor zichzelf als commissielid. Een raadslid kan niet tevens een betaald fractieondersteuner zijn.
Kosten voor de organisatie van openbare bijeenkomsten georganiseerd door de fractie mogen uit het fractiebudget betaald worden mits het programma inhoudelijk een relatie heeft met de gemeente Culemborg. Het betreft hier kosten die worden gemaakt ten behoeve van de volksvertegenwoordigende rol van de fractie. Denk hierbij aan kosten voor zaalhuur, het plaatsen van een (online) advertentie met de uitnodiging, de kosten van een spreker en consumpties tijdens de bijeenkomst. Wordt er door een fractie vergaderd buiten de muren van het gemeentehuis, bijvoorbeeld ter voorbereiding van een raadsvergadering, dan is er geen sprake van een openbare bijeenkomst en komen de kosten van consumpties, zaalhuur et cetera voor eigen rekening.
Het is tevens mogelijk (online) advertentiekosten uit de fractievergoeding te bekostigen waarin wordt aangeven wat de fractie in de afgelopen periode heeft gerealiseerd. In het geval van advertenties dient bij de verantwoording naast de facturen tevens een kopie van de geplaatste advertentie worden overlegd om te kunnen toetsen of de advertentie niet het karakter heeft van een campagne-uiting.
Het fractiebudget mag worden aangesproken voor de kosten van zaalhuur voor maximaal 1 heisessie per jaar gericht op het functioneren van de fractie. In principe kunnen kosten voor zaalhuur voor fractiebijeenkomsten niet uit het fractiebudget worden betaald. Hiervoor is immers aan elke fractie een ruimte ter beschikking gesteld in het gemeentehuis. In dit geval is een uitzondering gemaakt voor één jaarlijkse heisessie per jaar omdat het hier geen inhoudelijke fractievergadering betreft maar een vergadering met de fractie over zijn eigen functioneren.
Kosten voor het inhuren van extern advies kunnen worden betaald uit het fractiebudget.
Kosten voor het onderhoud en het beheer van de website van de fractie kunnen betaald worden uit het fractiebudget. Het gaat dan om een website waarmee de fractie zich presenteert, standpunten verwoordt en burgers de gelegenheid geeft om mee te praten over politieke onderwerpen. Veelal zien we websites waarbij partij- en fractiezaken door elkaar lopen. In dat geval ligt het voor de hand dat fractie en bestuur de kosten voor de website delen.
Kosten voor een (digitaal) krantenabonnement ten behoeve van de fractie kunnen uit het fractiebudget betaald worden.
Kosten die gemaakt worden voor het beschikken over een rekening voor de fractie mogen uit het fractiebudget betaald worden. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om bankkosten of de kosten die gemaakt worden voor de oprichting van een stichting fractieondersteuning.
In lid vier van dit artikel is opgenomen waar de fractiebijdrage niet aan mag worden besteed.
De fractiebijdrage is bedoeld ter ondersteuning van de zittende fractieleden en niet om verkiezingscampagnes te financieren. Hiervoor zijn reeds andere bronnen beschikbaar zoals lidmaatschapsgelden, subsidies, giften en etc.
Betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten en/of goederen geleverd ten behoeve van de in het eerste lid bedoelde activiteit, en op basis van een gespecificeerde, reële declaratie mogen niet uit het fractiebudget worden betaald. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de contributie-verplichtingen van individuele raadsleden.
Giften mogen niet worden betaald uit het fractiebudget. Het is van belang dat het fractiebudget daadwerkelijk ten goede komt van de fractie. Giften komen niet ten goede aan de fractie maar aan de partij en/of een individueel (kandidaat)raadslid.
Uitgaven welke dienen te worden betaald uit de vergoedingen die de raadsleden ontvangen ingevolge de Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden mogen niet betaald worden uit het fractiebudget. De volgende vergoedingen en tegemoetkoming mogen dus niet worden bekostiging uit het fractiebudget:
- •Artikel 3.1.1 eerste lid van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers geeft aan dat raadsleden een vergoeding ontvangen voor hun werkzaamheden. Het is dus niet toegestaan raadsleden een vergoeding voor hun werkzaamheden te betalen uit het fractiebudget.
- •Artikel 3.4.1 eerste lid van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers geeft aan dat commissieleden een vergoeding ontvangen per bijgewoonde vergadering. Het is dus niet toegestaan commissieleden een vergoeding te betalen voor hun werkzaamheden uit het fractiebudget.
- •Het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers en de Regeling rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers geven aan in welke gevallen reis- en verblijfskosten gedeclareerd kunnen worden. Deze kosten kunnen dus niet betaald worden uit het fractiebudget.
- •De verordening rechtspositie geeft aan in welke gevallen scholing gedeclareerd kan worden. Cursussen, bezoek aan seminars en congressen voor raads- en commissieleden worden bekostigd uit het daarvoor beschikbare opleidingsbudget. In de beleidsregels voor individuele cursussen, congressen en symposia voor raads- en commissieleden staan de regels voor vergoeding van kosten voor individuele opleidingen. Deze kosten kunnen dus niet betaald worden uit het fractiebudget.
- •Aan raadsleden en commissieleden wordt, conform de verordening rechtspositie, een computer/tablet in bruikleen ter beschikking gesteld. Dergelijke kosten kunnen dus niet betaald worden uit het fractiebudget.
- •De raad van Culemborg werkt papierloos. Aan raadsleden en commissieleden wordt een iPad verstrekt in bruikleen op grond van de verordening rechtspositie. Fracties kunnen daarom geen computers (laptops of ipads) aanschaffen ten laste van het fractiebudget. Alle raads- en commissieleden hebben toegang tot de digitale vergaderstukken via iBabs.
De handreiking rechtspositie licht toe dat politieke ambtsdragers een maandelijkse onkostenvergoeding ontvangen voor voorzieningen die niet zuiver functioneel zijn, noch zuiver privé. Omdat ze toch een functioneel element bevatten, worden dergelijke voorzieningen wel vergoed. De ambtsdrager moet deze kosten zelf betalen uit de toelage/onkostenvergoeding. De hoogte van de onkostenvergoeding is gebaseerd op gemiddelde uitgaven en is vastgelegd in het rechtspositiebesluit. Wanneer de uitgaven uitstijgen boven de vaste toelage per maand kunnen deze niet alsnog worden gedeclareerd.
De vaste onkostenvergoeding is bedoeld voor in ieder geval de volgende kosten:
- •representatie;
- •vakliteratuur;
- •excursies;
- •bureaukosten;
- •contributies, lidmaatschappen, zoals contributies van verenigingen en regionale beroepsverbanden (met uitzondering van landelijke beroepsverenigingen met een professionaliseringsdoelstelling; die vallen onder de bestuurskosten);
- •ontvangsten thuis;
- •zakelijke giften.
Ook voor eigen rekening blijven voorbeelden van kosten als:
- •individuele consumpties buiten de werkplek (zoals koffie, thee, drankjes);
- •fooien in Nederland;
- •verjaardagsgebak, attenties en cadeaus voor naaste collega’s;
- •gelegenheidskleding, huur en reiniging van kleding, uitgaven voor persoonlijke verzorging;
- •activiteiten van partijgenootschappelijke aard;
- •abonnementen op kranten en tijdschriften en vakliteratuur die thuis worden ontvangen;
- •representatieve aanpassingen aan de eigen woning en representatieve ontvangsten thuis.
Algemene opleidingen voor raads- en commissieleden kunnen niet uit het fractiebudget betaald worden tenzij deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers. Algemene opleidingen voor raads- en commissieleden die meestal worden georganiseerd door de griffie(r) dienen bekostigd te worden uit de gemeentelijke bedrijfsvoering en dientengevolge ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning. Deze cursussen worden veelal verzorgd door politiek neutrale instituten. Politiek georiënteerde cursussen zijn een aangelegenheid van de fracties en kunnen daarom bekostigd worden uit het fractiebudget.
Ook attenties in het kader van lief en leed mogen niet worden betaald uit het fractiebudget.
Ook overige uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige reglementen kunnen niet worden betaald uit het fractiebudget.
Artikel 11 Reservering niet-gebruikte financiële bijdrage
Het niet-gebruikte deel van de fractieondersteuning wordt opgenomen in de reserve van de fractie. De opgebouwde reserve wordt administratief bijgehouden maar blijft in beheer van de fractie. Aan de hoogte van de reserve is geen maximum verbonden. Fracties kunnen een positief of negatief saldo binnen een boekjaar zo zelf flexibel opvangen via de reserve. Het reservesaldo dat resteert na afloop van een raadsperiode wordt aan de gemeente terugbetaald.
Artikel 12 Verantwoording financiële bijdrage
De uitgaven dienen inzichtelijk te worden gemaakt door het overleggen van een overzicht van inkomsten en uitgaven met nota’s zodat de raad bij vaststelling kan oordelen of de bestedingen rechtmatig zijn gedaan. Nota’s dienen aantoonbaar gericht te zijn aan de fractie. Dit kan de fractie zelf zijn, de penningmeester of secretaris van de fractie of één van de fractieleden.
De griffie toetst de volledigheid van de stukken. De griffie bekijkt of alle bonnen zijn bijgevoegd, of uitgaven in het kalenderjaar zijn gedaan en correct zijn opgenomen in het overzicht van inkomsten en uitgaven. Ook bekijkt de griffie of er geen uitgaven zijn gedaan die niet uit het fractiebudget betaald hadden mogen worden en neemt eventueel contact op met de betreffende fracties als dat wel het geval is. De betreffende fractie besluit vervolgens zelf of een uitgave wel of niet in de verantwoording blijft staan. De griffie maakt een advies voor de auditcommissie. In het advies staat of alle fracties hun verantwoording hebben aangeleverd, welke zaken zijn geconstateerd die niet uit het budget betaald hadden mogen worden en geeft aan of de verantwoordingen van de fracties naar het oordeel van de griffie akkoord zijn. Als de auditcommissie akkoord is met het advies, stelt de auditcommissie een raadsvoorstel en concept raadsbesluit op. Naast het raadsvoorstel en het raadsbesluit worden de financiële verantwoordingen en onderliggende stukken van de fracties op de website van de gemeenteraad van Culemborg gepubliceerd.
Nadat de raad de verantwoordingen heeft vastgesteld, verzorgt de griffie de afrekeningen. In het raadsbesluit wordt tevens de hoogte van de mutaties in de reserve en de hoogte van de reserve aan het eind van het jaar meegenomen.
De controle van het verslag kan door de accountant meegenomen worden met de controle van de jaarrekening.
HOOFDSTUK 5 SLOTBEPALINGEN
Artikel 13 Uitleg verordening
Dit behoeft geen nadere toelichting.
Artikel 14 Inwerkingtreding
Dit behoeft geen nadere toelichting.
Artikel 15 Citeerregel
Dit artikel behoeft geen toelichting.