GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Hulst

Instructie voor de griffier gemeente Hulst 2025
De raad van de gemeente Hulst;
B E S L U I T:
gelet op artikel 107a, tweede lid van de Gemeentewet;
gezien het advies van de werkgeverscommissie;
besluit vast te stellen de volgende instructie:
Instructie voor de griffier gemeente Hulst 2025
Artikel
1.

Definities
Deze instructie verstaat onder:
- a.
college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hulst;
- b.
griffier: de functionaris bedoeld in artikel 107 of 107d Gemeentewet;
- c.
griffie: het gedeelte van de gemeentelijke organisatie dat valt onder de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad, bestaande uit de griffier en de onder verantwoordelijkheid van de griffier functionerende medewerkers;
- d.
presidium: orgaan ingesteld ingevolge artikel 2 Reglement van Orde van de gemeente;
- e.
werkgeverscommissie: een door de gemeenteraad op grond van artikel 83, eerste lid, van de Gemeentewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie voor de griffier en de op de griffie werkzame medewerkers is gedelegeerd.
Artikel
2.

Algemene taken en verantwoordelijkheden
1.
De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen.
2.
De griffier geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de gemeenteraad, de voorzitter van de gemeenteraad, de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen en de individuele leden.
Artikel
3.

Taken besluitvorming
1.
De griffier adviseert de voorzitter van de gemeenteraad en de voorzitters van de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen over een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen.
2.
De griffier adviseert de gemeenteraad, de voorzitter van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen over de vraag of de aangeleverde voorstellen en besluiten rijp zijn voor besluitvorming en over de wijze van behandeling.
3.
De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen en is verantwoordelijk voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan.
4.
De griffier draagt zorg voor de voorbereiding van de vergaderingen van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen, het goede verloop van de procedures die voor het proces van besluitvorming noodzakelijk zijn en de afhandeling van de vergaderingen.
5.
De griffier is er verantwoordelijk voor dat de griffiers van de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen de taken uit dit artikel voor de commissies en werkgroepen uitvoeren.
Artikel
4.

Taken Presidium
1.
De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en is verantwoordelijk voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan.
2.
Indien het presidium aanvullende ondersteuning of advisering behoeft, zorgt de griffier ervoor dat deze gegeven wordt.
Artikel
5.

Taken raadsleden
1.
De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van de leden van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen.
2.
De griffier treedt vanuit een vertrouwensfunctie op als klankbord voor de leden van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen.
3.
De griffier adviseert de leden van de gemeenteraad over de geschikte vorm van inhoudelijke ondersteuning.
4.
De griffier draagt zorg voor de rechtspositie van de raadsleden en de uitvoering daarvan.
Artikel
6.

Taken financiën en contractbeheer
1.
De griffier bewaakt de budgetten van de gemeenteraad, signaleert budgetoverschrijdingen en verzorgt rapportages hierover.
2.
De griffier is namens de gemeenteraad verantwoordelijk voor het contractbeheer met in- en externe partijen.
Artikel
7.

Taken lokale democratie en integriteit
De griffier ondersteunt de gemeenteraad en de voorzitter van de gemeenteraad in het bevorderen van:
- •het samenspel tussen alle actoren in het bestuurlijke besluitvormingsproces; en
- •integer politiek bestuur en de integriteit en veiligheid van de leden van de gemeenteraad en de medewerkers van de griffie; en
- •het borgen van de democratische waarden; en
- •de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen bij het besluitvormingsproces en het aanspreken van betrokkenen hierop.
Artikel
8.

Periodieke overleggen
1.
De griffier overlegt in verband met diens taken periodiek met de burgemeester en gemeentesecretaris.
2.
In aanvulling op het eerste lid overlegt de griffier in elk geval ook periodiek met de burgemeester en de gemeentesecretaris afzonderlijk, de gemeentelijke accountant en de rekenkamer.
Artikel
9.

Management griffie
1.
De griffier geeft hiërarchisch leiding aan de medewerkers van de griffie en functioneel leiding aan degenen van de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de gemeenteraad of de uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand.
2.
De griffier voert het personeelsbeleid ten aanzien van de medewerkers van de griffie uit en stemt hierover regelmatig af met de werkgeverscommissie.
3.
De griffier is verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering binnen de griffie en de gemeenteraad en overlegt hierover regelmatig met de gemeentesecretaris.
4.
De griffier is verantwoordelijk voor de planning van werkzaamheden op de griffie en de periodieke rapportage van de activiteiten.
5.
De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie en zorgt voor innovatie van de dienstverlening door de griffie.
6.
De griffiers van de door de gemeenteraad ingestelde commissies handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.
Artikel
10.

Raadscommunicatie en voorlichting
1.
De griffier adviseert de gemeenteraad over de invulling en uitvoering van de communicatie door gemeenteraad.
2.
De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzagelegging van de agenda’s, de voorstellen en de verslagen van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen.
3.
De griffier geeft voorlichting aan inwoners over de lokale politiek in algemene zin, het spreekrecht en participatieprocessen en kan daarover ook namens de gemeenteraad het woord voeren.
Artikel
11.

Verhindering en vervanging
1.
Indien de griffier meer dan vier weken verhinderd is diens ambt te vervullen, doet de griffier daarvan tijdig mededeling aan de gemeenteraad.
2.
Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier in de raadsvergadering vervangen door een of meer daartoe door de gemeenteraad aangewezen plaatsvervangers.
Artikel
12.

Slotbepalingen
1.
In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, voorziet de griffier, voor zover nodig in overleg met de voorzitter van de gemeenteraad, de plaatsvervangend voorzitter van de gemeenteraad.
2.
De “Instructie raadsgriffier gemeente Hulst”, zoals vastgesteld bij besluit van 29 mei 2008 vervalt.
3.
Deze instructie treedt in werking op 1 april 2025.
4.
Deze instructie wordt aangehaald als: Instructie voor de griffier gemeente Hulst 2025.
Aldus vastgesteld door de gemeenteraad van gemeente Hulst op 27 maart 2025.
De voorzitter,
De griffier,
Toelichting
Algemeen
Deze instructie geeft uitvoering aan artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet. Hierin is bepaald dat de gemeenteraad in een instructie nadere regels stelt over de taak en de bevoegdheden van de griffier. In deze instructie staat de rol van de griffier als eerste adviseur van de gemeenteraad, de voorzitter van de gemeenteraad en de individuele leden van de gemeenteraad, voorop. De instructie bevat dus voorschriften over de wijze waarop de griffier de gemeenteraad in de uitoefening van diens taak ondersteunt en met name adviseert.
In aanvulling daarop voorziet deze instructie, gezien de ontwikkeling die de functie van griffier de afgelopen jaren heeft doorgemaakt, ook in een duidelijke taak voor de griffier als het aankomt op de bestuurlijke besluitvorming en de processen die daarop zien. Ook daarin kan de griffier advies geven. Tot slot zijn in de instructie bepalingen opgenomen die zien op de rol van de griffier in relatie tot de verhoudingen tussen de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie alsmede die tussen de griffier en de griffie. De instructie sluit aan op het functieprofiel dat er voor de griffier is.
Artikelsgewijs
Artikel 2
Dit artikel bevat de belangrijkste taken van de griffier. De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning en advisering van de gemeenteraad, de voorzitter van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen. De griffier is voor de gemeenteraad en de individuele leden het eerste aanspreekpunt. Tegen deze achtergrond wordt de griffier in dit artikel aangewezen als degene die zorg draagt voor die ondersteuning (eerste lid). Daarnaast wordt de griffier als eerste adviseur van de gemeenteraad, de voorzitter van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen gepositioneerd (tweede lid). In dat kader doet de griffier bijvoorbeeld voorstellen voor het verbeteren en vernieuwen van de vergaderwijze, de procedures, de invoering van werkprocessen en de beleids- en beheersinstrumenten. Als de gemeenteraad met die voorstellen instemt, is de griffier bovendien verantwoordelijk voor de implementatie daarvan.
Artikel 3
Dit artikel bevat de taken van de griffier als het op de besluitvorming in de gemeenteraad aankomt. In het eerste lid is geregeld dat de burgemeester in diens functie van voorzitter van de gemeenteraad wordt bijgestaan door de griffier. In diens functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt de burgemeester bijgestaan door de gemeentesecretaris.
Daarnaast adviseert de griffier over de vraag of de voorstellen en besluiten die zijn aangeleverd rijp zijn voor besluitvorming en hoe de behandeling in de gemeenteraad het beste plaats kan vinden (tweede lid). Dit betekent dat de griffier bijvoorbeeld nagaat of deze stukken voldoen aan de wet- en regelgeving en de door de gemeenteraad vastgestelde spelregels en dat de griffier een voorstel doet voor de behandeling van samenhangende stukken.
Op grond van het derde lid is de griffier bij de vergaderingen van de gemeenteraad aanwezig en zorgt de griffier voor de verslaglegging daarvan. Het vierde lid voegt daar in meer algemene zin aan toe dat de griffier zorg draagt voor de voorbereiding van de vergaderingen, het goede verloop van de procedures die voor de besluitvorming nodig zijn en de afhandeling van de vergaderingen. Dit betekent onder andere dat de griffier ervoor zorgt dat de leden van de gemeenteraad tijdig over de informatie beschikken die zij nodig hebben om hun taak te kunnen vervullen, dat de griffier zorgt voor een strategische raadsplanning, dat de griffier advies geeft over de wijze waarop en de volgorde waarin voorstellen behandeld worden en dat de griffier nagaat of moties en toezeggingen tijdig worden afgedaan of nagekomen.
De griffier heeft dezelfde taken ten aanzien van de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen of De griffier zorgt ervoor dat de griffiers van de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen ten aanzien van deze commissies en werkgroepen dezelfde taken uitvoeren zodat ook deze commissies en werkgroepen adequaat worden ondersteund.
Artikel 4
De griffier heeft ook taken ten aanzien van de vergaderingen van het presidium. Deze zijn ook in de instructie vastgelegd.
Artikel 5
De griffier kan de leden van de gemeenteraad advies geven over de vorm als er inhoudelijke ondersteuning nodig is. Verder stimuleert de griffier dat de leden van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen de vaardigheden ontwikkelen die nodig zijn om op een goede manier hun functie uit te oefenen. Daarnaast kan de griffier desgewenst vanuit een vertrouwensfunctie een klankbordrol voor de leden van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen vervullen.
Artikel 6
De griffier biedt ook ondersteuning aan de gemeenteraad door overzicht en inzicht te houden over de budgetten van de gemeenteraad en het contractbeheer te verzorgen met externen zoals leveranciers. Ook hier kan de griffier de gemeenteraad over adviseren als dat nodig is.
Artikel 7
De griffier ondersteunt de gemeenteraad en de voorzitter van de gemeenteraad in het bevorderen van het functioneren van de lokale democratie en de integriteit. Dit gaat onder andere om het leveren van een bijdrage aan het verbeteren van het samenspel tussen de gemeenteraad en de inwoners. Daarbij valt bijvoorbeeld te denken aan het vergroten van de inclusiviteit binnen de gemeenteraad en de toegankelijkheid van de gemeenteraad voor inwoners. Daarnaast ondersteunt de griffier bij het borgen van de democratische waarden en de rolzuiverheid van alle betrokkenen in het besluitvormingsproces. Het gaat dan niet alleen om de leden van de gemeenteraad en het college, maar ook bijvoorbeeld inwoners en ambtenaren.
De griffier kan de gemeenteraad en de voorzitter van de gemeenteraad hierin desgewenst ook van advies dienen.
Artikel 8
Om de bestuurlijke besluitvorming soepel te laten verlopen is het van belang dat de griffier, de gemeentesecretaris en de burgemeester onderling afspraken maken over de bestuurlijke besluitvorming en de voorbereiding daarvan. De instructie voorziet er daarom in elk geval in dat zij periodiek overleggen in de zogenaamde driehoek. In het verlengde daarvan bevat de instructie ook bepalingen over het periodiek overleg tussen de griffier en de burgemeester en de gemeentesecretaris afzonderlijk. Tot slot is geregeld dat ook periodiek overleg plaatsvindt tussen de griffier en de gemeentelijke accountant en tussen de griffier en de rekenkamer. [Met de gemeentelijke accountant vindt overleg plaats over de controle op de jaarrekening en met de rekenkamer over de lopende en geplande onderzoeken en de wensen van de gemeenteraad ten aanzien van de te onderzoeken onderwerpen.] In de bepaling is opgenomen dat de griffier ‘in elk geval’ met deze betrokkenen overlegt omdat vanzelfsprekend ook periodiek overleg met andere betrokkenen mogelijk, en wellicht ook noodzakelijk, is.
Artikel 9
De griffier draagt zorg voor de griffieorganisatie. Dit artikel voorziet in voorschriften die daar betrekking op hebben. Zo is de griffier verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering binnen de griffie en de gemeenteraad, stelt de griffier een planning voor de werkzaamheden van de griffie op en rapporteert de griffier hier periodiek over.
In het artikel is overigens geregeld dat de griffier niet alleen hiërarchisch leiding geeft aan de medewerkers van de griffie, maar ook functioneel leiding geeft aan de ambtenaren die de gemeenteraad of leden daarvan ondersteunen of verzoeken om ambtelijke bijstand uitvoeren. Het doel van deze bepaling is dat de betreffende ambtenaren onafhankelijk van het college kunnen opereren en dat dus recht wordt gedaan aan de dualistische verhoudingen tussen gemeenteraad en college.
Artikel 10
De gemeenteraad vertegenwoordigt alle inwoners van de gemeente. Het is dan ook van belang dat inwoners worden geïnformeerd over alles wat zich in en rondom de gemeenteraad afspeelt. Daarover adviseert de griffier. De griffier zorgt daarnaast voor de raadscommunicatie, bijvoorbeeld door het publiceren van raadsagenda’s, raadsvoorstellen en verslagen. Inwoners kunnen op hun beurt ook interesse tonen in de raad. De griffier verstrekt in dat kader onder andere informatie over de werkwijze van de gemeenteraad en de mogelijkheden tot burgerparticipatie en kan daarover ook in voorkomende gevallen namens de gemeenteraad het woord voeren. Bijvoorbeeld door in die gevallen de pers te woord te staan.
Artikel 11
Als de griffier langdurig ziek of afwezig is, kan de gemeenteraad een plaatsvervanger aanwijzen. Om de gemeenteraad de mogelijkheid te bieden voor de uitvoering van de bestuursrechtelijke taken van de griffier een andere plaatsvervanger aan te wijzen dan bij de privaatrechtelijke of arbeidsrechtelijke taken, voorziet het artikel in de mogelijkheid ook meer dan één plaatsvervanger te benoemen.
Dit besluit werd genomen in de raadsvergadering van 27 maart 2025. met … stemmen vóór en … stemmen tegen. De gemeenteraad van de gemeente Hulst ________________________________________ De Griffier ________________________________________ De Raadsvoorzitter