GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Hillegom

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van Hillegom
Het college van de gemeente Hillegom
gelet op het bepaalde in artikel 52 van de Gemeentewet
besluit vast te stellen:
REGLEMENT VAN ORDE VOOR DE VERGADERINGEN EN ANDERE WERKZAAMHEDEN VAN HET COLLEGE VAN HILLEGOM
Artikel
1

Verdeling werkzaaamheden en onderlinge vervanging
1.
Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.
2.
Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één van de wethouders.
3.
Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.
4.
Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de burgemeester.
Artikel
2

Dag en plaats van de vergaderingen
1.
Het college vergadert in de regel eenmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.
2.
Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.
3.
De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden.
Artikel
3

Verhindering
1.
Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.
2.
Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.
Artikel
4

Agenda
1.
Voor elke vergadering wordt, als regel minimaal 24 uur van tevoren, door de secretaris aan de leden van het college een agenda voor de vergadering toegezonden.
2.
Onderwerpen voor de vergadering worden digitaal aangeleverd via het daarvoor bestemde systeem. Een onderwerp wordt geagendeerd voor de eerstvolgende vergadering wanneer alle collegeleden hebben ingestemd met agendering en de secretaris kennis heeft genomen van het advies.
3.
Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie worden aangemeld bij de secretaris. Na akkoord van de secretaris, kan het onderwerp worden behandeld in de eerstvolgende vergadering.
Artikel
5

Ambtelijke ondersteuning
De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.
Artikel
6

Deelneming derden aan de vergadering
Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te geven op een agendapunt.
Artikel
7

Stemmingen
1.
Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.
2.
Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.
3.
- a.
Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.
- b.
Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot.
- c.
Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij de eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.
Artikel
8

Besluitvorming en verslag
1.
De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van de besluitenlijst van de collegevergadering.
2.
Er wordt een openbare en een niet openbare besluitenlijst van de collegevergadering opgesteld.
3.
De besluitenlijsten bevatten ten minste:
- a.
de namen van de aanwezige en afwezige leden
- b.
een formulering van de door het college genomen besluiten. Van deze lijst maken tevens deel uit de parafenbesluiten.
4.
Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.
5.
De besluitenlijsten worden in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.
6.
Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de openbare besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt door plaatsing op de website en toegezonden aan de leden van de raad.
7.
De niet openbare besluitenlijst wordt toegezonden aan de leden van het Managementteam.
Artikel
9

Parafenbesluit
1.
Besluiten komen buiten de vergadering tot stand door een parafenbesluit. Parafenbesluiten zijn concept besluiten waarop binnen een circulatietermijn die loopt van donderdag 12.00 u uur tot vrijdag 16.00 uur door geen der leden van het college is aangegeven dat bespreking in een vergadering van het college gewenst is en waarop binnen de genoemde circulatietermijn door de leden van het college buiten de vergadering voor akkoord is geparafeerd. Hierna wordt het als definitief meerderheidsbesluit beschouwd. Indien een lid van het college niet op het concept
besluit voor akkoord heeft geparafeerd of erop heeft aangegeven bespreking te willen, wordt het concept besluit voor bespreking in de eerstvolgende vergadering voorgelegd.
2.
De parafenbesluiten worden geacht te zijn genomen op de datum van de dagtekening van de besluitenlijst.
Artikel
10

Openbare vergadering
1.
Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.
2.
De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.
Artikel
11

Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking op de dag na bekendmaking.
Artikel
12

Citeertitel
Dit reglement wordt aangehaald als Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college.
Aldus vastgesteld te Hillegom op 1 April 2025
R. ter Hark
Burgemeester
M. Witkamp
Secretaris
Toelichting

op het reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college
Algemeen
Ingevolge artikel 52 Gemeentewet stelt het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder werkzaamheden wordt blijkens de memorie van toelichting bij de Gemeentewet (1994) onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten. Ook bijvoorbeeld de evt. onderlinge vervanging tussen de wethouders behoort daartoe.
Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging
In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering
waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt erop gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid die in artikel 168 Gemeentewet geboden wordt (mandaat aan individuele leden van het college).
Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging geregeld worden. De vervanging van wethouders wordt onderling geregeld. Met het derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 Gemeentewet. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering.
Het vierde lid is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten.
Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen
Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, eerste lid Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een algemeen flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt dat ook de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34 Gemeentewet), maar ook een lid van het
college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het eerste lid staat daaraan in de weg.
Het tweede lid geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer.
Artikel 3 Verhindering
Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt (artikel 56 Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen. Voor die nieuwe vergadering is het quorum voor besluitvorming niet van toepassing, dan staat het de (loco)burgemeester vrij te besluiten op de voorstellen die op de agenda staan.
Artikel 4 Agenda
De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met 106 van de Gemeentewet aangegeven. Nadere uitwerking van de taken van de secretaris vindt enerzijds plaats in dit reglement, anderzijds in bijvoorbeeld de organisatiebesluiten waarin de instructie voor de gemeentesecretaris geïntegreerd is opgenomen. In dit artikel wordt aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda aan de collegeleden. Hierbij zal de secretaris al naar gelang de omstandigheden dienen af te wegen of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit in de vergadering gebeurt.
Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning
Artikel 5 geeft de rol van de gemeentesecretaris weer.
Artikel 6 Deelneming derden aan de vergadering
Artikel 6 is gebaseerd op artikel 57 en 89 van de Gemeentewet. Deze artikelen geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze Gemeentewetartikelen geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt.
Artikel 7 Stemmingen
In de eerste plaats moet hier worden gewezen op artikel 56 Gemeentewet, dat een regeling bevat met betrekking tot zowel het vergader als het besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van het college. Hoewel het ingevolgde de Memorie van Toelichting bij dit artikel aan het college vrijstaat in het reglement van orde een zwaarder quorumvereiste te stellen, is hiervoor niet gekozen. Het in de wet
ter zake opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing.
Ten aanzien van het stemmen wordt opgemerkt, dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd. Het is mogelijk om hier aansluiting te zoeken bij de bepalingen over stemmingen die in het reglement van orde voor de raad zijn opgenomen. Het is praktisch om regelingen zo veel mogelijk op elkaar af te stemmen. Wel is de regeling voor de raad erg uitgebreid. Hier is gekozen om alleen het meest noodzakelijke te regelen. De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd
indien één van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus of niet of mondeling gestemd. Artikel 59 Gemeentewet regelt verder hoe te handelen bij het staken van de stemmen over onderwerpen die zaken betreffen.
Artikel 8 Besluitvorming en verslag
Dit artikel regelt de verslag leggende taak van de secretaris en de wijze waarop de besluitenlijst wordt vastgesteld. Als op grond van artikel 87 van de Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een aparte besluitenlijst moeten worden gemaakt. Dit zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven.
Er is een openbare en een niet openbare besluitenlijst. Uitgangspunt is dat de besluiten van het college openbaar zijn. Redenen om een besluit op de niet openbare besluitenlijst te zetten zijn:
- -de stukken zijn op grond van de absolute of relatieve uitzonderingsgronden van de Wet open overheid niet openbaar
- -de stukken zijn op grond van de AVG of de Wet basisregistratie personen niet openbaar
- -openbaarmaking van de stukken is in strijd met het openbaar belang
- -op de stukken rust geheimhouding op grond van artikel 87 Gemeentewet.
Op grond van artikel 60 Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college de raad op de hoogte gebracht wil worden. In lid 6 is bepaald op welke wijze de besluitenlijst bekend worden gemaakt. Gekozen is voor een regeling waarbij de informatie over de besluitenlijst snel beschikbaar is, zodat niet hoeft te worden gewacht totdat de besluitenlijst is vastgesteld.
Artikel 9 Parafenbesluit
Dit artikel regelt het nemen van parafenbesluiten en komst niet voor in het modelreglement van de VNG. Wel wordt in de toelichting bij het modelreglement vermeld dat gebruik kan worden gemaakt van een zogenoemd parafenbesluit. Een parafenbesluit is een concept besluit dat door de leden van het college van (digitale) parafen wordt voorzien waarna dit door het college als een definitief meerderheidsbesluit wordt beschouwd. Als hiervan gebruik wordt gemaakt, is de uitspraak van de Raad van State van 16 juli 2003 van belang (LJN nr. AH9850, zaaknr. 200200757 1). In deze uitspraak is bepaald dat doordat met een parafenbesluit
in materiële zin besluitvorming buiten de collegevergadering plaatsvindt, deze wijze van besluitvorming bekend gemaakt dient te zijn. Dat kan op grond van het reglement of op grond van een bekendgemaakte vaste praktijk. Daarbij moet bepaald zijn dat in een vergadering van het college de mogelijkheid bestaat tot beraadslaging en besluitvorming over het te nemen (parafen)besluit en moet tevens duidelijk zijn wanneer het besluit wordt genomen.
Om te komen tot bevoegd genomen parafenbesluiten is dit artikel in het reglement opgenomen. In lid 1 is bij onderdeel a bepaald wanneer een concept besluit is aan te merken als een parafenbesluit. Omdat duidelijk moet zijn wanneer een parafenbesluit genomen is, wordt in lid 2 de datum van een parafenbesluit gekoppeld aan de dagtekening van de in artikel 8 genoemde besluitenlijst.
Artikel 10 Openbare vergadering
Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. Via artikel 10 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel 53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.