Verordening op de voorbereidende bijeenkomst en de meningsvormende vergadering gemeente Eindhoven 2024

De raad van de gemeente Eindhoven;

gezien het voorstel van het presidium;

gelet op artikel 82 van de Gemeentewet

besluit:

Vast te stellen de navolgende

HOOFDSTUK 1. ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

agendacommissie: de door de raad aangewezen leden die de agenda’s van de vergaderingen van de raadscommissies en gemeenteraad voorbereiden;

college: college van burgemeester en wethouders;

commissielid: een lid van de meningsvormende vergadering zoals bedoeld in artikel 9, tweede lid van deze verordening, niet zijnde een raadslid;

fractie: groep van één of meer leden van de meningsvormende vergadering, behorende tot dezelfde politieke groepering;

fractievoorzittersoverleg: het overleg van alle fractievoorzitters van de gemeenteraad en vormt tevens het dagelijks bestuur van de gemeenteraad;

griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger;

meningsvormende vergadering: raadscommissie zoals ingesteld in artikel 7;

lid: raadsleden en commissieleden die lid zijn van de meningsvormende vergadering;

raad: gemeenteraad;

secretaris: de secretaris van de meningsvormende vergadering zoals bedoeld in artikel 11 van deze verordening;

voorbereidende bijeenkomst: een bijeenkomst zoals bedoeld in artikel 2 van deze verordening;

voorzitter: voorzitter van de meningsvormende vergadering;

wet: Gemeentewet

HOOFDSTUK 2. VOORBEREIDENDE BIJEENKOMST

Artikel 2. Doel voorbereidende bijeenkomst

De raad kent een voorbereidende bijeenkomst.

De voorbereidende bijeenkomst heeft tot doel:

de raad te informeren over zaken waarover op een later moment besluitvorming zal plaatsvinden of die politieke opvolging krijgen;

contact te leggen tussen de inwoners van de stad en de raads- en commissieleden.

In een voorbereidende bijeenkomst vindt geen politieke discussie plaats.

Een voorbereidende bijeenkomst kan een werkbezoek van de raads- en commissieleden betreffen.

Een voorbereidende bijeenkomst is in beginsel openbaar, tenzij de agendacommissie anders beslist. Indien de agendacommissie anders beslist zal dit worden vermeld op de agenda van de desbetreffende voorbereidende bijeenkomst.

Meerdere voorbereidende bijeenkomsten kunnen op hetzelfde moment plaatsvinden.

Fracties kunnen bij de agendacommissie verzoeken om agendering van een onderwerp voor de voorbereidende bijeenkomst. De agendacommissie kan eisen stellen aan verzoeken voor agendering.

Artikel 3. Samenstelling voorbereidende bijeenkomst

Alle raads- en commissieleden kunnen deelnemen aan een voorbereidende bijeenkomst.

Raads- en commissieleden kunnen anderen uitnodigen deel te nemen aan de voorbereidende bijeenkomsten.

Een raads- of commissielid is voorzitter van de voorbereidende bijeenkomst.

Een medewerker van de griffie is aanwezig bij de voorbereidende bijeenkomst.

Artikel 4. Verslag

Van de voorbereidende bijeenkomst wordt geen verslag opgesteld.

Artikel 5. Toehoorders en pers

Toehoorders kunnen de voorbereidende bijeenkomst bijwonen. Op uitnodiging van de voorzitter kunnen zij deelnemen aan de bijeenkomst.

Vertegenwoordigers van de pers kunnen de voorbereidende bijeenkomst bijwonen.

Artikel 6. Geluids-en beeldregistraties

Van de bijeenkomsten wordt geen videoverslag gemaakt.

Het is aanwezigen niet toegestaan geluid-of beeldregistraties te maken zonder toestemming van de voorzitter. Indien de voorzitter deze toestemming verleend gedragen zij zich naar diens aanwijzingen.

HOOFDSTUK 3. MENINGSVORMENDE VERGADERING

PARAGRAAF 1. Werkwijze

Artikel 7. Meningsvormende vergadering als raadscommissie

De raad kent een meningsvormende vergadering.

De meningsvormende vergadering is een raadscommissie zoals bedoeld in artikel 82 van de wet.

Twee meningsvormende vergaderingen kunnen op hetzelfde moment plaatsvinden.

Artikel 8. Taken

De meningsvormende vergadering heeft de volgende taken:

het uitbrengen van advies aan de raad over zaken, waarover de raad een besluit moet nemen en waarvan de voorbereiding aan de meningsvormende vergadering is toevertrouwd;

aan de meningsvormende vergadering wordt tevens advies gevraagd over in het eerste lid bedoelde zaken ten aanzien waarvan het nemen van een beslissing door de raad aan het college is overgedragen, indien en voor zover het horen van de meningsvormende vergadering in het betreffende raadsbesluit is geregeld;

de agendacommissie kan desgewenst ook advies aan de meningsvormende vergadering vragen over zaken, waarover de raad geen besluit hoeft te nemen;

de agendacommissie kan op verzoek van het college de meningsvormende vergadering vragen over zaken te beraadslagen;

het uitbrengen van ongevraagd advies aan de raad.

Artikel 9. Samenstelling; benoeming voorzitter meningsvormende vergadering

Alle leden van de raad zijn lid van de meningsvormende vergadering.

Iedere fractie die direct na de verkiezingen in de raad plaatsneemt kan maximaal drie commissieleden voordragen ter benoeming door de raad als lid van de meningsvormende vergadering.

Een raadslid is niet tevens commissielid zoals bedoeld in het tweede lid.

De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de wet zijn van overeenkomstige toepassing op commissieleden.

Commissieleden dienen tijdens de laatste verkiezingen van de raad te zijn geplaatst op de kandidatenlijst van de politieke partij waaruit de betreffende fractie is voortgekomen.

Per raadsperiode kan iedere fractie die direct na de verkiezingen in de raad plaatsneemt twee maal een commissielid ter benoeming voordragen waarop de in het vijfde lid gestelde eis niet van toepassing is.

Het commissielidmaatschap van een commissielid die toetreedt tot de raad ter tijdelijke vervanging van een raadslid aan wie ingevolge artikel X 10 van de Kieswet ontslag is verleend wegens zwangerschap en bevalling of ziekte vervalt van rechtswege.

De meningsvormende vergadering bestaat uit maximaal drie leden per fractie.

De raad benoemt de voorzitters van de meningsvormende vergadering.

Artikel 10. Zittingsduur en vacatures

De zittingsperiode van een lid eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.

Het lidmaatschap van een commissielid eindigt van rechtswege als niet meer wordt voldaan aan de in artikel 9, vierde lid, gestelde eisen.

De raad kan een lid ontslaan op voorstel van de fractie op wier voordracht het lid is benoemd.

Een commissielid en een voorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als de raad hen heeft ontheven.

Indien door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan met inachtneming van artikel 9 en 10.

Indien een fractie blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van de raad niet langer is vertegenwoordigd in de raad, vervalt het lidmaatschap van de commissieleden die op voordracht van die fractie zijn benoemd, van rechtswege.

Artikel 11. Secretaris

De griffier of een door hen aangewezen medewerker van de griffie is secretaris van de meningsvormende vergadering.

De secretaris kan, indien diegene daartoe door de voorzitter wordt uitgenodigd, deelnemen aan de beraadslagingen als bedoeld in deze verordening.

PARAGRAAF 2. Oproep en kennisgeving

Artikel 12. Oproep en agenda

De agendacommissie stelt de voorlopige agenda van de meningsvormende vergadering vast.

Wanneer de agendacommissie een voorstel of onderwerp onvoldoende voorbereid voor beraadslaging acht, kan zij aan het college of de burgemeester om nadere uitwerking vragen. De agendacommissie bepaalt in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw wordt geagendeerd.

Fracties kunnen bij de agendacommissie verzoeken om agendering van een onderwerp voor de meningsvormende vergadering. De agendacommissie kan nadere eisen stellen aan verzoeken voor agendering. Agenderingen vallen in ieder geval binnen de door artikel 8, eerste lid gestelde onderwerpen.

De voorzitter draagt er zorg voor, dat –spoedeisende gevallen uitgezonderd - de voorlopige agenda voor de vergadering tenminste twee weekenden voor de dag van de vergadering digitaal wordt gepubliceerd. Hierbij worden dag, tijd en plaats van de vergadering vermeld.

Tegelijkertijd met publicatie van de voorlopige agenda worden de daarbij behorende stukken elektronisch beschikbaar gesteld, met uitzondering van de in Hoofdstuk Va. van de wet bedoelde stukken.

Stukken waaromtrent op grond van Hoofdstuk Va. van de wet geheimhouding is opgelegd, blijven onder berusting van de griffier. De griffier verleent een lid inzage.

Bij aanvang van de vergadering stelt de meningsvormende vergadering de agenda vast.

Artikel 13. Openbare kennisgeving

De vergadering wordt door plaatsing op de internetsite van de gemeente ter openbare kennis gebracht. Er kan in aanvulling daarop aankondiging in één of meer dag-, nieuws- of huis- aan huisbladen plaatsvinden.

PARAGRAAF 3. Ter vergadering

Artikel 14. Opening vergadering

De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde tijdstip.

Indien de aanwezige leden van mening zijn dat de vergadering door afwezigheid van leden niet kan aanvangen kunnen zij op voorstel van de voorzitter besluiten op een later tijdstip aan te vangen.

Artikel 15. Spreekrecht burgers

Burgers hebben spreekrecht. Een burger kan het woord voeren in de vergadering over diens zienswijze ten aanzien van een geagendeerd onderwerp.

Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit driemaal vierentwintig uur voor aanvang van de vergadering aan de griffie. Diegene vermeldt daarbij diens naam, telefoonnummer en het agendapunt, waarover diegene het woord wil voeren en namens welke organisatie diegene spreekt.

Op verzoeken om het woord te mogen voeren, die zijn ingediend na het in het eerste lid bedoelde tijdstip beslist de meningsvormende vergadering op voorstel van de voorzitter.

De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding, tenzij afwijking van die volgorde in het belang is van de orde van de vergadering.

De inspreker voert maximaal vijf minuten het woord, nadat de voorzitter hen dit heeft verleend. De spreektijd wordt één maal toegekend:

ongeacht het aantal personen en/of instellingen dat een inspreker vertegenwoordigt;

aan een burger, instelling, vereniging en/of stichting ongeacht het aantal personen dat deze spreektijd gebruikt.

De meningsvormende vergadering kan op voorstel van de voorzitter de inspreker een andere spreektijd toekennen.

De voorzitter kan de inspreker het woord ontnemen indien naar diens oordeel het betoog geen of onvoldoende betrekking heeft op het aan de orde zijnde onderwerp.

Nadat de inspreker aan het woord is geweest, wordt de meningsvormende vergadering in de gelegenheid gesteld om technische vragen te stellen aan de inspreker. De inspreker krijgt de gelegenheid om de vragen te beantwoorden. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.

Artikel 16. Verslag

Het conceptverslag van de voorgaande vergadering wordt ter vaststelling opgenomen op de agenda van de eerstvolgende meningsvormende vergadering.

Het verslag houdt in:

een vermelding van de besproken onderwerpen, voorzien van een opgave of advies die is uitgebracht en toezeggingen gedaan door het college.

bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen die gebruik hebben gemaakt van het spreekrecht op grond van het bepaalde in artikel 15.

bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 22 door de meningsvormende vergadering is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

Het verslag wordt opgesteld onder de zorg van de secretaris.

Artikel 17. Aantal spreektermijnen

De beraadslaging over een raadsvoorstel geschiedt in ten hoogste twee termijnen, en over overige onderwerpen in één termijn, tenzij de meningsvormende vergadering anders beslist.

Elke spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten.

Een fractie mag in een termijn niet meer dan eenmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

Bij de bepaling hoeveel malen een fractie over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een persoonlijk feit, een interruptie of een voorstel van orde door een lid van die fractie.

Artikel 18. Handhaving orde en schorsing

Een spreker mag in diens betoog niet worden gestoord, tenzij:

de voorzitter het nodig oordeelt hen aan het opvolgen van deze verordening te herinneren;

een lid hen interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties diens betoog zal afronden.

Indien, naar het oordeel van de voorzitter een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt diegene door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de desbetreffende spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hen gedurende de vergadering waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.

De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hen te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten.

Artikel 19. Spreektijd

Elke fractie heeft per onderwerp maximaal vijf minuten spreektijd voor haar eerste termijn.

De wethouders en de burgemeester hebben geen maximale spreektijd. Zij benutten hun spreektijd om te reageren op de inbreng van de fracties. De voorzitter ziet hier op toe.

De voorzitter bewaakt de spreektijd als bedoeld in het eerste en tweede lid.

Artikel 20. Voorstellen van orde

De voorzitter en ieder lid kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht.

Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.

De voorzitter stelt de aanwezige wethouders, dan wel de burgemeester, in de gelegenheid de gevolgen te schetsen indien het voorstel van orde doorgang zou vinden.

Over een voorstel van orde vindt geen beraadslaging plaats. De voorzitter inventariseert de meningen van de aanwezige raadsfracties inzake het voorstel van orde en concludeert vervolgens of het ordevoorstel voldoende steun heeft.

Artikel 21. Beraadslaging

Over ieder onderwerp wordt door slechts één lid per fractie aan de beraadslaging deelgenomen.

De meningsvormende vergadering kan op voorstel van de voorzitter of een lid besluiten over één of meer onderdelen van een onderwerp of voorstel afzonderlijk te beraadslagen.

Een raadsvoorstel dat nog niet gereed is voor besluitvorming, omdat er nog aanvullende informatie door het college is toegezegd of omdat nadere discussie nodig is over door fracties gewenste wijzigingen, wordt in principe geagendeerd voor de volgende vergadering.

De voorzitter kan voor het voeren van beraad de vergadering maximaal vijftien minuten schorsen. Deze termijn kan eenmaal met maximaal vijftien minuten worden verlengd.

De voorzitter kan omwille van de tijd de beraadslagingen schorsen en doen hervatten in de eerstvolgende vergadering.

Artikel 22. Deelname aan de beraadslaging door anderen

De meningsvormende vergadering kan bepalen dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of een lid genomen alvorens met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt genomen.

Artikel 23. Advies

Wanneer de voorzitter vaststelt dat een onderwerp voldoende is toegelicht, sluit diegene de beraadslaging, tenzij de meningsvormende vergadering anders beslist.

De voorzitter vraagt aan de meningsvormende vergadering om advies uit te brengen en eventuele moties en amendementen aan te kondigen.

De adviezen van de meningsvormende vergadering worden schriftelijk uitgebracht en ondertekend door de secretaris. In het schriftelijk advies worden, indien van toepassing, de volgende zaken opgenomen:

de toezeggingen van het college respectievelijk de burgemeester;

het stemadvies van alle fracties;

aangekondigde amendementen en moties per fractie.

In een meningsvormende vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van stemmingen over.

Artikel 24. Besloten vergadering

De meningsvormende vergadering kan conform artikel 84, derde lid van de wet besluiten achter gesloten deuren te vergaderen.

Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.

PARAGRAAF 4. Toehoorders en pers

Artikel 25. Toehoorders en pers

De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.

Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.

Artikel 26. Geluid- en beeldregistraties

Van de vergadering wordt een videoverslag gemaakt.

Degenen die tijdens de vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.

PARAGRAAF 5. RECHTEN VAN LEDEN

Artikel 27 Vragen

Tijdens een meningsvormende vergadering is er voor de leden gelegenheid aan het college politieke, niet-technische vragen te stellen. Deze vragen worden schriftelijk voor 12.00 uur op de dag van de meningsvormende vergadering bij de griffie ingediend.

De vragen worden zo mogelijk nog in dezelfde vergadering behandeld en beantwoord in de volgorde waarin zij zijn ingediend. De voorzitter kan van deze volgorde afwijken, indien daartoe naar diens oordeel redenen van overwegend belang aanwezig zijn.

Per vraag wordt een tijdsduur uitgetrokken voor de vraag en het antwoord van 5 minuten. In de meningsvormende vergadering is ruimte voor maximaal 8 vragen, 4 in elke parallelle vergadering.

Binnen de 5 minuten kan na mondelinge beantwoording de indiener ter opheldering nog kort vragen over hetzelfde onderwerp stellen en deze op beknopte wijze toelichten. Deze vragen worden terstond beantwoord. In het verslag wordt vermeld of en hoe de vraag is beantwoord.

Gestelde vragen die niet aan de orde zijn gekomen, dan wel waarop in die vergadering niet kon worden geantwoord, worden in de volgende vergadering behandeld, dan wel voor die vergadering schriftelijk beantwoord.

Artikel 28. Hoorzittingen en werkgroepen

De meningsvormende vergadering kan het fractievoorzittersoverleg verzoeken om een werkgroep in te stellen of hoorzittingen te houden om informatie te verzamelen over onderwerpen die binnen het taakveld van de raad liggen.

De griffier of een door hen aan te wijzen ambtenaar verleent bijstand aan werkgroepen of bij de organisatie van hoorzittingen.

Als de door een werkgroep of de ten behoeve van een hoorzitting te maken kosten niet passen binnen het hiervoor beschikbare budget, dient de raad een besluit te nemen over de toewijzing van middelen alvorens de activiteiten kunnen worden uitgevoerd.

HOOFDSTUK 4. SLOTBEPALINGEN

Artikel 29. Uitleg verordening bij voorbereidende bijeenkomst

In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van de verordening, besluit de voorzitter.

Artikel 30. Uitleg verordening bij meningsvormende vergadering

In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van de verordening, besluit de meningsvormende vergadering op voorstel van de voorzitter.

Artikel 31. Intrekken oude verordening, inwerkingtreding en citeertitel

De Verordening op de voorbereidende bijeenkomst en de meningsvormende vergadering gemeente Eindhoven 2023 wordt ingetrokken.

Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.

Deze verordening kan worden aangehaald als Verordening op de voorbereidende bijeenkomst en de meningsvormende vergadering gemeente Eindhoven 2024.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 17 december 2024.

J. Jongbloed, griffier.

Toelichting

Algemeen

In 2018 is de Verordening op de meningsvormende vergadering gemeente Eindhoven 2018 vastgesteld. Hierin zijn de wijzigingen doorgevoerd in het vergadermodel van de raad dat is gebaseerd op een cyclus van voorbereiding, meningsvorming en besluitvorming. De Verordening op de meningsvormende vergadering is voorzien van een uitgebreide artikelsgewijze toelichting. Hierin is algemeen juridische achtergrondinformatie te vinden over de diverse bepalingen.

In de Verordening op de voorbereidende bijeenkomst en de meningsvormende vergadering gemeente Eindhoven 2022 zijn een aantal wijzigingen doorgevoerd zodat de verordening weer correspondeert met de werkwijze. De voornaamste wijziging is het toevoegen van bepalingen over de voorbereidende bijeenkomst.

ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING

HOOFDSTUK 1. ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1. Begripsbepalingen

Om te voorkomen dat de omschrijving van terugkerende begrippen in de verordening moeten worden herhaald, is in deze bepaling een aantal begrippen eenmalig gedefinieerd.

HOOFDSTUK 2. VOORBEREIDENDE BIJEENKOMST

Artikel 2. Doel voorbereidende bijeenkomst

De voorbereidende bijeenkomst is een het onderdeel van de raadcyclus waarin de raads- en commissieleden doen aan beeldvorming. Dit is daarmee een voorbereiding op de meningsvorming en latere besluitvorming in de raadsvergadering. Voorbereidende bijeenkomsten voldoen minstens aan één van twee kenmerken: politieke opvolging en contact met de stad.

Fracties kunnen zelf onderwerpen aandragen voor agendering tijdens een voorbereidende bijeenkomst. De agendacommissie ziet toe op de agendering van deze verzoeken en kan derhalve, in overleg met de verzoekende fractie en griffie, nadere voorwaarden stellen aan agendering. Deze voorwaarden kunnen bijvoorbeeld de vorm en het beoogde doel van de bijeenkomst behelzen, maar ook het verkrijgen van meer steun onder andere fracties. De agendacommissie is gebonden aan het gelijk toepassen van dergelijke generieke voorwaarden bij alle verzoeken en kan hierover bijvoorbeeld in overleg treden met de fractievoorzitters.

Artikel 3. Samenstelling voorbereidende bijeenkomst

Raads- en commissieleden nemen gelijkwaardig deel aan de voorbereidende bijeenkomsten. Daarnaast kunnen externe partijen worden uitgenodigd om een bijdrage te leveren.

Artikel 4. Verslag

Voor intern gebruik door raads- en commissieleden wordt door de aanwezige medewerker van de griffie wel een bondig verslag gemaakt van hetgeen dat is besproken.

Artikel 5. Toehoorders en pers

Aangezien de voorbereidende bijeenkomsten openbaar zijn en contact met de stad een van de hoofdoelen van deze bijeenkomsten is kan het wenselijk zijn dat toehoorders worden uitgenodigd een bijdrage te leveren. De voorzitter is verantwoordelijk voor het toelaten en ordelijk laten verloop van dergelijke bijdragen.

In lijn met het openbare karakter van de bijeenkomsten zijn vertegenwoordigers van de pers vanzelfsprekend ook.

Artikel 6. Geluids-en beeldregistraties

De voorbereidende bijeenkomsten zijn in beginsel openbaar en kunnen plaatsvinden in het stadhuis of op een externe locatie in de stad. Mede vanwege de flexibiliteit is het uitgangspunt dat van de voorbereidende bijeenkomsten geen geluids- en beeldopnames worden gemaakt en/of uitgezonden.

HOOFDSTUK 3. MENINGSVORMENDE VERGADERINGEN

Paragraaf 1. Werkwijze

Artikel 7. Meningsvormende vergadering als raadscommissie

De raad in Eindhoven werkt niet met vaste raadscommissies. De raad in Eindhoven werkt middels de cyclus van voorbereiding, meningsvorming en besluitvorming, De meningsvormende vergadering vormt in deze cyclus een raadscommissie conform artikel 82 van de wet. Deze bepaling is noodzakelijk zodat alle gebruikelijke bevoegdheden en beschermingen voor deelnemers, waaronder geheimhouding en onschendbaarheid, van toepassing zijn op de meningsvormende vergadering. Daarnaast staat dit de benoeming van commissieleden toe.

Artikel 8. Taken

De taken van de raadscommissies, en daarmee de meningsvormende vergadering, zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de wet. De meningsvormende vergadering bereidt de besluitvorming van de raad voor en overlegt met het college of de burgemeester. De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De meningsvormende vergadering kan ook ongevraagd advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van de meningsvormende vergadering zijn in essentie dezelfde als die van de raad: die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan.

Artikel 9. Samenstelling; benoeming voorzitter meningsvormende vergadering

De raad bepaalt de samenstelling van de meningsvormende vergadering. Wel schrijft artikel 82, derde lid, van de wet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. Om dit te bereiken schrijft artikel 4, vierde lid, voor dat een meningsvormende vergadering bestaat uit maximaal 3 leden per fractie.

De leden worden door de raad benoemd, op voordracht van de fractie. Dit houdt in dat het in eerste instantie aan de fracties zelf is om te bepalen welke leden de betreffende fractie vertegenwoordigen in de meningsvormende vergadering. Het is mogelijk dat de raad (moet) besluiten een voorgedragen lid niet te benoemen tot lid van de meningsvormende vergadering. Dit kan het geval zijn wanneer een niet-raadslid niet voldoet aan de vereisten van de wet of de verordening.

Elke fractie kan op basis van artikel 4, tweede lid, maximaal drie commissieleden voordragen. Deze commissieleden moeten op de kandidatenlijst van de partij waaruit de betreffende fractie is voortgekomen hebben gestaan. Dit in verband met de ‘kenbaarheid’ (kiezerslegitimiteit) van de kandidaten bij de burgers.

Daarnaast moeten zij op grond van het derde lid, evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de wet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken, geen functie als bedoeld in artikel 13 mogen vervullen en niet in strijd mogen handelen met artikel 15. Om te beoordelen of de niet-raadsleden voldoen aan de eisen van de wet, wordt een onderzoek uitgevoerd door de commissie voor geloofsbrievenonderzoek.

Volgens het vierde lid bestaat een meningsvormende vergadering uit maximaal drie leden per fractie. Alle drie de leden hebben stemrecht. Afgesproken is dat er maximaal twee leden per fractie aan de vergadertafel plaatsnemen. Het derde lid neemt plaats op de “achterbank”.

Artikel 10. Zittingsduur en vacatures

De zittingsperiode van de leden, de voorzitters en hun plaatsvervangers is gelijk aan de zittingsperiode van de raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan.

Op grond van het tweede lid eindigt het lidmaatschap van een meningsvormende vergadering eveneens van rechtswege indien een lid niet meer voldoet aan de in artikel 4 van de verordening gestelde eisen en indien een lid is benoemd op voordracht van een fractie die blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van de raad niet meer vertegenwoordigd is in de raad (zesde lid).

Artikel 11. Secretaris

De meningsvormende vergadering wordt ondersteund door een secretaris. De griffier of een door hen aangewezen medewerker van de griffie is secretaris van de meningsvormende vergadering.

De secretaris is altijd bij de vergaderingen van de meningsvormende vergadering aanwezig. In principe neemt diegene geen deel aan de beraadslagingen, maar ten behoeve van de voortgang van de vergadering kan de secretaris daartoe wel instemming van de voorzitter krijgen.

PARAGRAAF 2. OPROEP EN KENNISGEVING

Artikel 12. Oproep en agenda

Het vierde lid stelt verplicht dat de voorzitter twee weekenden vóór een vergadering de leden van de meningsvormende vergadering een elektronische oproep, waarin de vergadering wordt aangekondigd, en de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken stuurt.

In het vierde lid gaat het om een voorlopige agenda. In de dagelijkse praktijk is het niet altijd mogelijk om ruim voor de meningsvormende vergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteiten. In een dergelijke situatie kan de voorzitter na het verzenden van de elektronische oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken rondsturen (vierde lid).

Als omtrent stukken op grond van artikel 86, eerste of tweede lid, van de wet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage. Van geheimhouding wordt melding gemaakt op de stukken.

Uiteindelijk bepaalt de meningsvormende vergadering agenda haar eigen agenda. De agenderende rol van de meningsvormende vergadering komt tot uitdrukking in het zevende lid.

Artikel 13. Openbare kennisgeving

Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de wet moet de voorzitter van de meningsvormende vergadering tegelijkertijd met de elektronische oproep de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering ter openbare kennis brengen. De publicatie vindt minimaal plaats door kennisgeving op internet. Het is aanvullend mogelijk om in één of meerdere dag- of huis-en-huisbladen te publiceren.

PARAGRAAF 2. TER VERGADERING

Artikel 14. Opening vergadering

De wet kent geen bepalingen voor een quorum voor de vergadering van een raadscommissie. Dit artikel bepaalt dat de vergadering op het vooraf aangegeven tijdstip aanvangt, tenzij de aanwezige leden en voorzitter anders beslissen.

Artikel 15. Spreekrecht burgers

Het spreekrecht van burgers kan bijdragen aan het vergroten van de betrokkenheid van de burgers bij het lokaal bestuur.

Het spreekrecht is beperkt tot die onderwerpen die op de agenda van de meningsvormende vergadering staan.

De burgers die wensen in te spreken moeten zich driemaal vierentwintig uur voor aanvang bij de griffie melden.

In het vijfde lid is bepaald dat de burger maximaal vijf minuten het woord voert ongeacht het aantal personen en/of instellingen dat een inspreker vertegenwoordigt. Ook wordt één maal spreektijd toegekend aan een instelling, vereniging en/of stichting ongeacht het aantal personen dat deze inspreektijd gebruikt. Dit is om discussies te voorkomen die zich in het verleden wel eens hebben voorgedaan. Een voorbeeld is dat een inspreker namens een straat inspreekt en dan ook voor alle huisnummers spreektijd wenst. Of een vereniging die twee maal spreektijd vraagt, één maal voor de voorzitter, één maal voor de secretaris. Wel wordt bepaald dat de commissie eventueel kan besluiten een inspreker meer dan 5 minuten toe te kennen.

Na het inspreken stelt de voorzitter de raadscommissie in de gelegenheid informatieve vragen te stellen.

Artikel 16. Verslag

Dit artikel regelt de verslag leggende taak van de secretaris, wat en de wijze waarop wordt vastgelegd.

Artikel 17. Aantal spreektermijnen

Raadsvoorstellen worden in ten hoogste twee termijnen behandeld. Commissienotities, raadsinformatiebrieven en andere raadsstukken in principe in één termijn.

Artikel 18. Handhaving orde en schorsing

Het eerste lid verzekert dat leden van een meningsvormende vergadering vrijelijk kunnen spreken. Wel zijn interrupties uiteraard toegestaan voor zover de voorzitter bij een overvloed aan interrupties of in het belang van de voortgang van de beraadslagingen niet bepaalt dat een spreker diens betoog zonder verdere interrupties afrondt. Om te bevorderen dat leden van de meningsvormende vergadering zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de wet bovendien dat artikel 22 van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van de meningsvormende vergadering niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als niet-raadsleden.

Artikel 19. Spreektijd

Voor haar eerste termijn krijgt elke fractie per onderwerp maximaal vijf minuten de gelegenheid het woord te voeren. De voorzitter kan minder spreektijd toekennen als door de agendacommissie de inschatting is gemaakt dat het onderwerp een beperkte discussie zal opleveren. Hierna krijgt het college de gelegenheid te reageren op vragen en/of opmerkingen van fracties. Hiervoor krijgt het college een vierde van de spreektijd die de meningsvormende vergadering heeft verbruikt. De voorzitter bewaakt dat de maximale spreektijden niet overschreden worden.

Artikel 20. Voorstellen van orde

Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de meningsvormende vergadering. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de meningsvormende vergadering. De voorzitter inventariseert de meningen van de verschillende fracties en kan in deze inventarisatie de grootte van iedere fractie meewegen. Als de voorzitter concludeert dat het ordevoorstel in meerderheid wordt gesteund is de agenda conform het ordevoorstel gewijzigd.

Artikel 21. Beraadslaging

Ten behoeve van de vergaderorde en duidelijkheid richting toehoorders is er per onderwerp één woordvoerder per fractie.

Om de duur van vergaderingen niet onnodig te verlengen wordt over een voorstel dat in onderdelen of artikelen is verdeeld, in principe in zijn geheel beraadslaagd. In het tweede lid is een uitzonderingsmogelijkheid opgenomen. Zowel de voorzitter als de leden hebben het recht om voor te stellen een voorstel gesplitst te behandelen. Het tweede lid brengt daarmee tot uitdrukking dat een meningsvormende vergadering haar eigen werkwijze bepaalt. Het recht wordt aan ieder lid toegekend.

Artikel 22. Deelname aan beraadslaging door anderen

Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 wet geregelde verschoningsrecht, dat in artikel 82, vijfde lid, van de wet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van de meningsvormende vergadering en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, het college en de secretaris. De secretaris heeft op grond van artikel 6 van deze verordening reeds het recht om aan de beraadslagingen deel te nemen. Het college heeft dit recht op grond van artikel 21 jo. artikel 82 van de wet.

Andere sprekers hebben niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel te doen tot wijziging van het verslag of over de orde van de vergadering.

Artikel 23. Advies

De voorzitter kan de beraadslaging sluiten, als diegene vaststelt dat een onderwerp voldoende is toegelicht, tenzij de meningsvormende vergadering anders beslist. De meningsvormende vergadering neemt geen besluiten, maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester. De voorzitter verzoekt elke fractie om een stemadvies en eventuele moties en amendementen aan te kondigen.

Afhankelijk van het stemadvies, het aantal en de inhoud van de aangekondigde moties en amendementen zal de voorzitter de meningsvormende vergadering voorstellen de agendacommissie te adviseren een raadsvoorstel te agenderen voor de eerstvolgende raadsvergadering als hamerstuk, indien geen moties of amendementen zijn aangekondigd of, wanneer dit wel het geval is, als bespreekstuk.

Ten behoeve van het debat in de raad en om recht te doen aan de mening van alle fracties, inclusief minderheidsstandpunten, wordt het stemadvies en eventuele moties en amendementen van alle fracties opgenomen in een schriftelijk commissieadvies.

Artikel 24. Besloten vergadering

Omdat de meningsvormende vergadering wordt beschouwd als een raadscommissie kan zij op grond van artikel 86 van de wet besluiten achter gesloten deuren te vergaderen.

Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een meningsvormende vergadering moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de wet wordt opgelegd dan wel opgeheven.

PARAGRAAF 4. TOEHOORDERS EN PERS

Artikel 25. Toehoorders en pers

Voor de pers is ruimte gereserveerd op de publieke tribune. Het publiek dient plaats te nemen op de aangewezen publieke tribune.

Artikel 26. Geluid- en beeldregistraties

Aangezien de vergaderingen van de meningsvormende vergadering in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft.

PARAGRAAF 5. RECHTEN VAN LEDEN

Artikel 27. Vragen

Elk lid heeft het recht om een rondvraag te stellen over een onderwerp dat tot het taakveld van de meningsvormende vergadering behoort. Voor zover deze gericht is aan het college, dient de vraag tijdig (voor 12:00 uur op de dag van de meningsvormende vergadering) en schriftelijk aangekondigd te worden bij de griffie, zodat het college een antwoord kan voorbereiden.

Artikel 28. Hoorzittingen en werkgroepen

De meningsvormende vergadering kan het fractievoorzittersoverleg verzoeken om een werkgroep in te stellen of hoorzittingen te mogen houden om informatie te verzamelen over onderwerpen die binnen het taakveld van de meningsvormende vergadering liggen.

Omdat deze activiteiten een groot beslag leggen op de agenda en tijd van raadsleden en het fractievoorzittersoverleg de totaliteit aan raadsactiviteiten kan overzien en derhalve een betere afweging kan maken, is ervoor gekozen dat het fractievoorzittersoverleg besluit over het daadwerkelijk instellen van een werkgroep of organiseren van een hoorzitting.

HOOFDSTUK 4. SLOTBEPALINGEN

Artikel 29. Uitleg verordening bij voorbereidende bijeenkomst, artikel 30. Uitleg verordening bij meningsvormende vergadering en artikel 31. Intrekken oude verordening, inwerkingtreding en citeertitel

Deze artikelen behoeven geen toelichting.