GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Waddinxveen

Regeling budgetbeheer gemeente Waddinxveen
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Waddinxveen;
Gelet op de Gemeentewet, het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV), de verordeningen ex artikel 212, 213 en 213a Gemeentewet, het Organisatiebesluit artikel 4 lid 2 en 3 en de Volmachten- en mandatenregeling:
Overwegende dat de gemeente streeft naar een transparante bedrijfsvoering die zich richt op kwalitatieve dienstverlening en een doelmatige en doeltreffende inzet van middelen:
Besluit:
Vast te stellen de volgende regeling:
Regeling budgetbeheer gemeente Waddinxveen
Artikel
1

Begripsbepalingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
- a.
Raad: de gemeenteraad van Waddinxveen zoals bedoeld in art.7 van de Gemeentewet;
- b.
Griffier: de medewerker, die benoemd is door de raad en belast met de zorg voor de ondersteuning van de raad en door de raad ingestelde commissies zoals bedoeld in de artikelen 100, 107, 107a, b, d, e van de Gemeentewet;
- c.
College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Waddinxveen zoals bedoeld in artikel 5 onderdeel c van de Gemeentewet;
- d.
Gemeentesecretaris/algemeen directeur: de medewerker, die benoemd is door het college en belast is met de zorg voor de ondersteuning van het college en de algehele leiding van de ambtelijke organisatie zoals bedoeld in de artikelen 100 tot en met 104 en 106 van de Gemeentewet;
- e.
Directeur: lid van de directie aan wie diverse afdelingen en projecten zijn toegewezen waarbij hij verantwoordelijk is voor de resultaten en de strategische vraagstukken en daarbij zorgt voor bestuurlijke aansluiting en afstemming;
- f.
Manager: degene die verantwoordelijk is voor de integrale aansturing en taken van een afdeling;
- g.
Concerncontroller: de medewerker die op basis van artikel 6 lid 1 van het Organisatiebesluit is benoemd;
- h.
Master budgethouder: De gemeentesecretaris die het mandaat heeft om de gemeentebegroting uit te voeren;
- i.
Hoofdbudgethouder: De griffier van de gemeente of de directeur die eindverantwoordelijk is voor alle aan de onder hem vallende afdelingen toegekende budgetten, investerings- of groot onderhoudskredieten en die eindverantwoordelijk is voor de beheersing van deze middelen;
- j.
Budgethouder: De manager van de gemeente aan wie middelen van zijn afdeling zijn toegekend in de vorm van budgetten, investerings- of groot onderhoudskredieten en die eindverantwoordelijk is voor de beheersing van deze middelen;
- k.
Budgetbeheerder: de projectmanager of projectleider aan wie onder eindverantwoordelijkheid van een budgethouder middelen zijn toegekend in de vorm van budgetten, investerings- of groot onderhoudskredieten en die gedelegeerd verantwoordelijk is voor de beheersing van deze middelen;
- l.
Prestatie-akkoordverklaarder (PAV-er): de medewerker die verantwoordelijk is voor de akkoordverklaring van een geleverde prestatie die de aanwending van middelen tot gevolg heeft;
- m.
Budget: een taakstellend bedrag dat is terug te voeren op de staat van lasten en baten van de begroting;
- n.
Krediet: een taakstellend bedrag dat is terug te voeren op het investerings- of groot onderhoudsprogramma zoals opgenomen in de begroting.
- o.
Kostenplaatsnummer: detailniveau in de financiële administratie waarnaar budgetten zijn verbijzonderd;
- p.
Projectnummer: detailniveau in de financiële administratie waarnaar investerings- en groot onderhoudskredieten zijn verbijzonderd;
- q.
Kostensoortnummer: detailniveau in de financiële administratie waarmee kostenplaats- en projectnummers verder worden verbijzonderd naar gelijksoortige groepen van lasten en baten;
- r.
Output: de met de ingezette middelen gerealiseerde resultaten in aantallen, scores, afwijkingen etc.
- s.
Outcome: de met de ingezette middelen gerealiseerde omgevingseffecten in beleving, tevredenheid, beperking incidenten etc.
- t.
Verplichting: een vastgelegde aanwending van budget of krediet, waarvoor nog geen facturen zijn ontvangen.
Artikel
2

Aanwijzing master budgethouder, hoofdbudgethouder, budgethouder, budgetbeheerder en PAV-er
1.
Het college wijst de gemeentesecretaris/algemeen directeur aan als master budgethouder.
2.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur wijst de directeuren aan als hoofdbudgethouder en de managers als budgethouder.
3.
De griffier is de aangewezen hoofdbudgethouder namens de raad.
4.
De budgethouder kan een onder zijn/haar verantwoordelijkheid werkende projectmanager of projectleider aanwijzen als budgetbeheerder. In gevallen waarin dit niet gebeurt, is de budgethouder ook budgetbeheerder.
5.
De master budgethouder wordt bij afwezigheid vervangen door de 1e of 2e loco-secretaris.
De hoofdbudgethouder directeur wordt bij afwezigheid vervangen door een collega-directeur. De hoofdbudgethouder griffier wijst bij afwezigheid een vervanger aan.
De budgethouder wordt bij afwezigheid vervangen door een collega-manager uit dezelfde directie-portefeuille. Als geen plaatsvervanger is aangewezen wordt de budgethouder vervangen door de hoofdbudgethouder.
6.
De budgetbeheerder wordt bij afwezigheid vervangen door de budgethouder die hem/haar heeft aangewezen of diens vervanging.
7.
De aanwijzing van budgetbeheerder vindt plaats op het niveau projectnummer.
8.
De budgetbeheerder moet bij de uitoefening van zijn/haar taken ter ondersteuning één of meerdere PAV-er(s) aanwijzen.
9.
Medewerkers die handelen in opdracht van de gemeente Waddinxveen en de te betalen prestatie leveren of hier belang bij hebben, zoals bijvoorbeeld ingehuurd advies van derden, kunnen niet worden aangewezen als PAV-er, budgetbeheerder of (hoofd)budgethouder voor de betreffende dienst en levering.
10.
Een als budgetbeheerder of budgethouder aangewezen functionaris wordt vastgelegd in de financiële administratie, voordat deze functionaris kan overgaan tot het aangaan van verplichtingen en het doen van bestellingen en uitgaven.
Artikel
3

Verantwoordelijk- en bevoegdheden master budgethouder, hoofdbudgethouder, budgethouder en budgetbeheerder
1.
De master budgethouder, hoofdbudgethouder, budgethouder en budgetbeheerder zijn binnen het toegewezen budget, krediet en de Volmachten- en mandatenregeling, verantwoordelijk en bevoegd voor het doen van uitgaven, het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, het aanbesteden van werk en/of verlening van diensten, hierna aangeduid als verplichtingen.
2.
Daarnaast is hij/zij verantwoordelijk en bevoegd binnen de Volmachten- en mandatenregeling voor de aan zijn/haar budget en/of krediet gerelateerde rechten, die resulteren in inkomsten.
3.
De master budgethouder, hoofdbudgethouder, budgethouder en budgetbeheerder moeten bewaken dat de budgetten en kredieten voor zowel uitgaven als inkomsten niet worden over- respectievelijk onderschreden.
4.
De master budgethouder is voor het college aanspreekbaar op en verantwoording verschuldigd over alle aan hem/haar toevertrouwde budgetten en kredieten.
5.
De hoofdbudgethouder is voor de master budgethouder aanspreekbaar op en verantwoording verschuldigd over alle aan hem/haar toevertrouwde budgetten en kredieten.
6.
De budgethouder is voor de hoofdbudgethouder aanspreekbaar op en verantwoording verschuldigd over alle aan hem/haar toevertrouwde budgetten en kredieten.
7.
De budgetbeheerder is voor de budgethouder aanspreekbaar op en verantwoording verschuldigd over alle aan hem/haar toevertrouwde budgetten en kredieten.
8.
De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor een goede documentatie en archivering rondom de aankoop en prestatielevering van goederen, werken en diensten en de hiermee samenhangende inkomsten.
Artikel
4

Verantwoordelijkheden prestatie-akkoordverklaarder (PAV-er)
1.
De PAV-er beoordeelt en documenteert, onder verantwoordelijkheid van de budgetbeheerder, of de levering of dienst ook daadwerkelijk in overeenstemming met de afspraken is geleverd.
Artikel
5

Autorisaties in Civision Financiën
1.
De op basis van artikel 2 van deze regeling gedane aanwijzingen van budgetbeheerder worden vastgelegd in de autorisaties in de financiële administratie (Civision Financiën), waarvoor de manager Financiën en Inkoop verantwoordelijk is. Bij de autorisatie van inkoopfacturen is er een systeemtechnische functiescheiding tussen budgetbeheerder en PAV-er.
2.
De budgethouder is verantwoordelijk voor het tijdig doorgeven van aanvullingen en/of wijzigingen in de autorisaties.
Artikel
6

Taken (hoofd)budgethouder
1.
De (hoofd)budgethouder draagt zorg voor het opstellen van actuele, deugdelijke en toereikende onderbouwingen die ten grondslag liggen aan de budgetten en kredieten. Tot deze onderbouwingen behoren ook de urenramingen.
2.
De (hoofd)budgethouder draagt zorg voor de bewaking van de aan hem/haar toegewezen budgetten en kredieten en de tijdige realisatie van de hiermee samenhangende activiteiten.
3.
De (hoofd)budgethouder draagt zorg voor een doeltreffende en doelmatige inzet van de ter beschikking gestelde budgetten en kredieten en in samenhang hiermee de ontwikkeling van prestatiegegevens, zoals normen, kengetallen en planningen waarmee relevante output en outcome kunnen worden gemeten.
4.
De (hoofd)budgethouder draagt zorg voor de zorgvuldige toepassing van de geldende wet- en regelgeving die van invloed is op de toepassing van deze regeling, zoals bijvoorbeeld het inkoop- en aanbestedingsbeleid.
5.
De (hoofd)budgethouder draagt zorg voor de verstrekking van alle gegevens die voor een tijdige, juiste en volledige financiële administratie, de budgetbewaking en de samenstelling van de documenten van de planning & control cyclus noodzakelijk zijn.
6.
De (hoofd)budgethouder informeert het college, via de master budgethouder, tijdig als hij/zij verwacht een geautoriseerd budget of krediet voor uitgaven respectievelijk inkomsten te overschrijden c.q. te onderschrijden.
7.
De (hoofd)budgethouder overschrijdt de toegewezen budgetten en investeringskredieten niet zonder voorafgaande toestemming, tenzij daar een inkomstencompensatie van minimaal gelijke grootte op hetzelfde beleidsterrein tegenover staat.
Artikel
7

Verplichtingen
1.
Verplichtingen voor inkoop en aanbestedingen worden door middel van een verplichtingenformulier vastgelegd in de financiële administratie.
2.
De (hoofd)budgethouder of budgetbeheerder mag slechts verplichtingen aangaan nadat hij/zij heeft geconstateerd dat de besteding past binnen het doel waarvoor het budget of krediet beschikbaar is gesteld en er voldoende budget of krediet voor het doen van de uitgaven beschikbaar is.
3.
Als een verplichting het mandaat van de (hoofd)budgethouder of budgetbeheerder te boven gaat, wordt de verplichting vervolgens ter accordering aangeboden aan de eerst hogere mandaathouder totdat de verplichting is geaccordeerd door een budgethouder met voldoende mandaat. De hoogte van de mandaten is vastgelegd in de Volmachten- en Mandatenregeling.
4.
Als er niet voldoende budget of krediet voor uitgaven beschikbaar is, dan wordt artikel 6 lid 6 en 7 van deze regeling van toepassing.
Artikel
8

Budget- en kredietregistratie
1.
Het manager Financiën en Inkoop is verantwoordelijk voor een tijdige, juiste en volledige registratie in de financiële administratie van de budgetten en kredieten. Dit in het verlengde van artikel 6 lid 5 van deze regeling.
2.
Het manager Financiën en Inkoop is verantwoordelijk voor de toegankelijkheid van de informatie voortvloeiend uit het voorgaande lid van dit artikel voor de master budgethouder, de hoofdbudgethouder, de budgethouder en de budgetbeheerder.
3.
Registratie ten laste of bate van een budget of krediet kan alleen plaatsvinden met in de financiële administratie zichtbare autorisatie van een budgetbeheerder aan wie dit budget of krediet is toegewezen. Betaalbaarstelling van een factuur kan pas plaatsvinden als ook de zichtbare autorisatie van de PAV-er voor de geleverde prestatie in de financiële administratie aanwezig is.
Artikel
9

Substitutie van budgetten en kredieten
1.
De bevoegdheid tot het substitueren:
- -Tussen budgetten op het niveau van programma’s en algemene dekkingsmiddelen & onvoorzien (inclusief reserves) onderling is voorbehouden aan de raad;
- -Tussen kredieten onderling is, met inachtneming van artikel 9 lid 13 en artikel 10 lid 4 van de Financiële verordening gemeente Waddinxveen 2017 (Verordening ex artikel 212 Gemeentewet) waarin de rol van het college hierbij wordt geregeld, voorbehouden aan de raad;
- -Tussen kostenplaatsnummers binnen een programma en algemene dekkingsmiddelen & onvoorzien, met uitzondering van taakveld 0.4 – Overhead, is voorbehouden aan het college;
- -Tussen kostenplaatsnummers binnen het taakveld 0.4 – Overhead is voorbehouden aan de master budgethouder;
- -Tussen kostensoortnummers binnen een kostenplaatsnummer of projectnummer is voorbehouden aan de budgethouder die deze bevoegdheid kan delegeren aan de budgetbeheerder.
2.
Bij het substitueren van budgetten gelden de volgende beperkingen:
- -Het benutten van een partiële onderuitputting op de toerekening van taakveld 0.4 – Overhead is niet toegestaan. Hierbij is doorgaans sprake van een verschuiving binnen het taakveld 0.4 – Overhead, die alleen integraal kan worden beoordeeld;
- -Het benutten van meevallers in de kapitaallasten (rente en afschrijving), in verband met het achterblijven van de realisatie van kredieten voor investeringen, is niet toegestaan. Deze meevallers komen ten gunste van het exploitatieresultaat;
- -Het benutten van meevallers op lasten en/of baten van reserves en voorzieningen is niet toegestaan. Deze meevallers komen ten gunste van het exploitatieresultaat;
- -Het benutten van meevallers op lasten en/of baten voor nieuw beleid is niet toegestaan, omdat de raad deze middelen specifiek voor dit doel heeft geoormerkt. Deze meevallers komen ten gunste van het exploitatieresultaat. Als nieuw beleid onderdeel is geworden van bestaand beleid is voorgaande niet van toepassing;
- -Het substitueren van incidentele en structurele budgetten is niet toegestaan.
Artikel
10

Escalatieregeling
1.
Als tekortkomingen worden geconstateerd in het budgetbeheer, het kredietbeheer, de codering en/of autorisaties dan treedt de concerncontroller hierover in overleg met de verantwoordelijk (hoofd)budgethouder. Als dit overleg niet resulteert in een verbetering van de geconstateerde tekortkomingen dan treedt de concerncontroller hierover in overleg met de master budgethouder.
Artikel
11

Reikwijdte
1.
De master budgethouder of (hoofd)budgethouder kan zich niet op onvolledigheid van deze regeling beroepen bij het nalaten van wat naar redelijkheid tot de taak van de master budgethouder of (hoofd)budgethouder wordt geacht te behoren. In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het college.
Artikel
12

Slotbepalingen
1.
Deze regeling treedt in werking op 1 april 2025.
2.
De Regeling budgetbeheer van de gemeente Waddinxveen 2019, vastgesteld op 6 november 2018 door het college, wordt op dezelfde datum ingetrokken.
3.
Deze regeling kan worden aangehaald als de Regeling budgetbeheer gemeente Waddinxveen.
Waddinxveen, 25 maart 2025
Burgemeester en wethouders van de gemeente Waddinxveen,
de gemeentesecretaris,
(J.M. van Vugt)
de burgemeester,
(E.J. Nieuwenhuis)

Regeling budgetbeheer gemeente Waddinxveen 2025
- A.
Nadere toelichting
Naast het vastleggen van de formele bevoegdheden bestaat ook voor het goed organiseren van het budgetbeheer behoefte aan vastgelegde afspraken tussen het college en de ambtelijke organisatie. Daarin voorziet de Regeling budgetbeheer.
Met de vaststelling van het Organisatiebesluit gemeente Waddinxveen 2025 door het college, moet ook de Regeling budgetbeheer gemeente Waddinxveen worden geactualiseerd. De huidige regeling stamt van 2018 en is gebaseerd op een organisatiestructuur die per 1 april 2025 wijzigt. Bij de actualisatie is een relatie gelegd met:
- •De Financiële verordening gemeente Waddinxveen 2023 (verordening ex artikel 212 Gemeentewet). Wat in deze hoger gelegen verordening is geregeld omtrent budgetbeheer hoeft niet opnieuw te worden bevestigd in de Regeling budgetbeheer.
- •De Mandaten- en Volmachtenenregeling 2025. Deze lijst bevat op onderdelen een nadere uitwerking van de Regeling budgetbeheer.
De controle van de geleverde prestatie is de afgelopen jaren steeds belangrijker geworden. Ook dit heeft een plaats gekregen in de Regeling budgetbeheer.
De Regeling budgetbeheer heeft als doel om (spel)regels te definiëren voor de door de organisatie te beheren budgetten. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt in:
- -de budgetten ten behoeve van de taakvelden exploitatie behorende bij de programmabegroting (inclusief grondexploitaties) en
- -de kredieten voor de realisatie van investeringen (inclusief bovenwijkse voorzieningen) en groot onderhoud ten laste van voorzieningen.
- B.
Opzet van de regeling
Het artikel 1 heeft betrekking op begripsbepalingen die specifiek voor deze regeling van belang zijn. Deze definities zijn van belang voor het eenduidig benoemen van termen welke voor deze regeling van toepassing zijn en welke aansluiten bij de overige regelingen die in de organisatie van toepassing zijn zoals bijvoorbeeld het organisatiebesluit.
De artikelen 2 tot en met 5 hebben betrekking op de aanwijzing van master budgethouder, hoofdbudgethouder, budgethouder en budgetbeheerder en de vervanging. Daarnaast worden de verantwoordelijkheden van deze functionarissen aangevuld met die van de PAV-er. Ook worden de verantwoordelijken voor de vastlegging van de met de regeling samenhangende autorisaties in Civision Financiën geregeld.
Het artikel 6 heeft betrekking op de taken van de budgethouder zoals de onderbouwing, doelmatige en doeltreffende realisatie, monitoring van en de informatievoorziening over budgetten en kredieten.
Het artikel 7 gaat over de vastlegging van verplichtingen die voor een goed budgetbeheer noodzaak zijn.
Het artikel 8 regelt de verantwoordelijkheid voor budget- en kredietregistratie en de ontsluiting van de hiermee samenhangende informatie. Ook wordt de werking van de autorisaties bij de betaalbaarstelling van inkoopfacturen geregeld.
Het artikel 9 regelt de bevoegdheden met betrekking tot het substitueren van budgetten en kredieten en de daarbij voor budgetten geldende beperkingen.
Het artikel 10 regelt de bevoegdheden van de concerncontroller als er tekortkomingen worden geconstateerd in de toepassing van deze regeling.
Het artikel 11 regelt de reikwijdte van deze regeling en de rollen van college, master budgethouder, hoofdbudgethouder en budgethouder hierin.