GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Rhenen

Gemeente Rhenen - Verordening gemeentelijke rekenkamer Rhenen 2023

Toelichting

Algemeen
Deze verordening is een aanvulling op hetgeen in de Gemeentewet is opgenomen over de gemeentelijke rekenkamer. Zie de tekst van de Gemeentewet, zoals op 1 januari 2023 gewijzigd door de Wet versterking decentrale rekenkamers, hoofdstukken IVa (De rekenkamer) en XIa (De bevoegdheid van de rekenkamer).
De raad moet een onafhankelijke rekenkamer instellen. Zie artikel 81a van de Gemeentewet. Deze verplichting geldt vanaf 1 januari 2023, met een overgangstermijn van een jaar. Uiterlijk 1 januari 2024 moet de raad een rekenkamer hebben ingesteld.
Daarnaast moet de raad op grond van artikel 81k van de Gemeentewet een verordening opstellen voor een vergoeding voor de werkzaamheden van de leden van de rekenkamer en een tegemoetkoming in hun kosten. Voorts mag de raad op grond van artikel 149 van de Gemeentewet aanvullende regels stellen in het belang van de gemeente en met inachtneming van de wet.
De rekenkamer moet een reglement van orde voor haar vergaderingen en werkzaamheden vaststellen (artikel 81i van de Gemeentewet). Dit volgt direct uit de wet en behoeft derhalve niet in deze verordening geregeld te worden.

Uitgangspunten
De Wet versterking decentrale rekenkamers die op 1 januari 2023 in werking is getreden maakt aanpassing van de huidige verordening op de rekenkamer noodzakelijk. Daarbij had de keus gemaakt kunnen worden voor een andere positionering en organisatie van de rekenkamer. In deze verordening is uitgegaan van de volgende uitgangspunten, waarbij zoveel mogelijk is aangesloten bij de bestaande situatie (opzet en werkwijze van de rekenkamer en rekenkamerraadscommissie):
a. Zelfstandige rekenkamer: er is conform de huidige situatie gekozen voor een zelfstandige rekenkamer voor de gemeente Rhenen en niet een gemeenschappelijke rekenkamer. Wel kan de rekenkamer met omliggende rekenkamers de mogelijkheden onderzoeken voor samenwerking, inclusief eventueel gezamenlijk rekenkameronderzoek.
b. Samenstelling: er is gekozen voor het aantal van drie leden met de mogelijkheid van een eenmalige herbenoeming;
c. Vergoeding werkzaamheden rekenkamer: er is gekozen voor de huidige vergoedingsregeling van een vaste vergoeding per maand voor reguliere werkzaamheden met de mogelijkheid van een uurvergoeding voor eigen onderzoek.
d. Ondersteuning rekenkamer: de huidige ondersteuning door een ambtelijk secretaris vanuit de griffie wordt voortgezet en vastgelegd in de verordening;
e. Budget: Het jaarbudget voor onderzoek te handhaven op € 20.000 (€ 1/inwoner), maar dit wel nader te bezien in geval de uitkomst van het landelijk onderzoek dat in het kader van de invoering van de Wet versterking decentrale rekenkamers naar de gewenste omvang van het onderzoeksbudget van rekenkamers plaatsvindt daartoe aanleiding geeft;
f. Werkwijze: de rekenkamer stelt een Reglement van Orde en Onderzoeksprotocol vast voor haar vergaderingen en de werkzaamheden. Daarin zijn ook het ambtelijk wederhoor op de feitelijke onderzoeksbevindingen en afspraken met betrekking tot de bestuurlijke reactie op de conclusies en aanbevelingen volgend uit het onderzoek van de rekenkamer vastgelegd.
g. De onderzoeken worden uitgevoerd door externe personen of onderzoeksbureaus, die aangewezen, begeleid en aangestuurd worden door de rekenkamer. De leden van de rekenkamer kunnen ook zelf onderzoek verrichten. De vergoeding voor onderzoeksactiviteiten is in 2025 verhoogt tot €70,-. Ook het opstellen van startdocumenten en rekenkamerbrieven en de begeleiding van externe onderzoekers door aangewezen rekenkamerleden worden tot de onderzoeksactiviteiten gerekend.
h. Contact gemeenteraad: het contact met de gemeenteraad is geborgd door de instelling van de rekenkamerraadscommissie. Het raadplegen van de raad dan wel de afzonderlijke fracties in verband met de ontwikkeling van de onderzoeksagenda en of het instellen van een onderzoekbegeleidingscommissie vanuit de raad voor lopend onderzoek wordt geregeld in het regelement van orde en het onderzoeksprotocol van de rekenkamer.

Artikelsgewijs
Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader toegelicht.
Artikel
2.

Rekenkamer
Artikel 81a van de Gemeentewet schrijft voor dat de raad een rekenkamer instelt. Op grond van artikel 81b stelt de raad het aantal leden van de rekenkamer vast. Dit artikel voorziet in de instelling van een onafhankelijke, zelfstandige rekenkamer en de vaststelling van het aantal leden. Wij stellen voor de huidige situatie voort te zetten op grond van de volgende overwegingen:
1. niet te veel verantwoordelijkheid bij één persoon (dus een rekenkamer met meer dan één lid);
2. een oneven aantal leden, ter bevordering van soepele besluitvorming;
3. zo min mogelijk kosten aan overhead.
Artikel
3

Commissie
De M.v.T. van de Wet noemt voor de verbinding met de raad de volgend mogelijkheden:
1. een klankbordgroep van raadsleden;
2. een griffier die fungeert als verbindende schakel tussen raad en rekenkamer;
3. regelmatige gesprekken tussen de rekenkamer en afzonderlijke fracties;
4. een raadscommissie of auditcommissie die de rekenkamer adviseert over de algemene onderzoeksprogrammering en de presentatie van de rekenkamerrapporten aan de raad.
In de voorliggende verordening worden de contacten met de raad geborgd door de werkwijze met de rekenkamerraadscommissie voort te zetten. Deze commissie fungeert als het aanspreekpunt voor de rekenkamer. Deze commissie overlegt tenminste 2 keer per jaar met de rekenkamer. Tot de gespreksonderwerpen behoren: Jaarplan/begroting, jaarverslag/financiële verantwoording, de verkenning van onderzoekonderwerpen en praktische aangelegenheden. Het gaat hierbij niet over de inhoud van rekenkameronderzoeken. In het artikel zijn de taken van de commissie beschreven in lijn met de bestaande praktijk.
Daarnaast kan de rekenkamer voor haar onderzoeksprogrammering de fracties in de raad raadplegen en voor de afzonderlijke onderzoeken een klankbordgroep met vertegenwoordigers uit de raad instellen. Deze werkwijzen worden vastgelegd in het onderzoeksprotocol van de rekenkamer.
Artikel
4:

Benoeming leden
De betrokkenheid van de rekenkamer bij de benoeming van nieuwe leden gaat verder dan beschreven in de oude verordening. De tekst in de voorliggend verordening is in lijn met de ontwikkelde praktijk bij de werving en selectie van kandidaten voor de rekenkamer.
Artikel
5:

Herbenoeming leden
De wet staat een eenmalige verlenging van de benoeming toe. Dat wordt ook zo in deze verordening geregeld.
Artikel
6:

Ontslag
In de verordening kunnen geen extra voorwaarden of gronden worden opgenomen voor ontslag.
Artikel
7.

Budget
De raad moet de rekenkamer de nodige middelen ter beschikking stellen voor een goede uitoefening van haar werkzaamheden (artikel 81j van de Gemeentewet). Dit omvat de totale kosten van de rekenkamer en alle overige kosten voor de uitvoering van de taken.
Bij de behandeling van wetsvoorstel in de Tweede Kamer is een motie aangenomen waarin de regering is gevraagd nader onderzoek te doen welk bedrag per inwoner per gemeente voor gemeenten toereikend zou moeten zijn om onafhankelijk rekenkameronderzoek te doen. De uitkomsten daarvan zijn nog niet bekend, die worden eind 2023 verwacht.
Het onderzoekbudget voor de rekenkamer Rhenen wordt jaarlijks in de gemeentebegroting opgenomen en bedraagt voor 2023 € 20.000,- De rekenkamercommissie acht dit momenteel toereikend voor rekenkameronderzoek in Rhenen. In het voorgestelde lid 4 zijn de voorwaarden voor overheveling van niet benut budget naar het volgende jaar lichtelijk versoepeld.
Artikel
8.

Vergoeding
De leden van de rekenkamer ontvangen een bij verordening van de raad vastgestelde vergoeding voor hun werkzaamheden en een tegemoetkoming in de kosten (artikel 81k van de Gemeentewet).
In de verordening op de rekenkamer Rhenen 2021 is vastgelegd dat de externe leden een maandelijkse vergoeding voor reguliere werkzaamheden ontvangen. In de huidige situatie ontvangen de leden en de voorzitter deze vaste vergoeding voor alle reguliere werkzaamheden. Daaronder valt niet alleen het bijwonen van de vergaderingen, maar ook de tijdsbesteding voor overige overleggen met fracties uit de gemeenteraad, bijwonen van overleggen waaronder bijeenkomsten van de NVRR, afstemmingsoverleg met het college, de organisatie, de rekenkamerraadscommissie en andere activiteiten verband houdend met het lidmaatschap van de rekenkamer.
Daarnaast is in de Verordening gemeentelijke rekenkamer Rhenen een uurvergoeding voor eigen onderzoek van de rekenkamerleden vastgelegd van €70, - per uur (excl. btw). In deze verordening wordt die mogelijkheid gehandhaafd.
De nieuwe redactie van de leden 1 en 2 van dit artikel voorziet erin dat de werkzaamheden in verband met het opstarten van onderzoek en begeleiden van externe onderzoeksbureaus tot de onderzoekswerkzaamheden worden gerekend.
De bepaling met betrekking tot de reiskostenvergoeding is in lijn gebracht met de bestaande praktijk.
Artikel
10

Ondersteuning rekenkamer
In de nieuwe Wet is toegestaan dat de rekenkamer wordt ondersteund door een medewerker van de griffie. Deze ambtelijk secretaris zorgt voor inhoudelijke ondersteuning van de rekenkamer en verzorgt in overleg met de voorzitter de agendaplanning, de verslaglegging en de dossiervorming. De secretaris is voor zijn werkzaamheden uitsluitend verantwoording schuldig aan de rekenkamer. In Rhenen is de secretaris van de rekenkamercommissie onderdeel van een combinatiefunctie binnen de griffie. De ondersteuning voor de rekenkamer bedraagt 8 uur per maand. In de oude verordening was de ondersteuning van de rekenkamer vanuit de griffie niet vastgelegd.
Artikel
11.

Monitoring aanbevelingen
Volgens artikel 185a van de Gemeentewet moet het college jaarlijks aan de raad een overzicht sturen van de aan het college gedane voorstellen van de rekenkamer, vergezeld van zijn standpunt daaromtrent en van de wijze waarop aan de voorstellen vervolg is gegeven. Niet alle voorstellen, of meestal aanbevelingen genoemd, zijn voor wat betreft de uitvoering de verantwoordelijkheid van het college. Er zijn ook aanbevelingen die de raad zelf moet uitvoeren. Om een zo compleet mogelijk beeld te krijgen van de status van alle aanbevelingen uit de rekenkamerrapporten, kan de raad ervoor kiezen om de griffie(r) jaarlijks ook een overzicht op te laten stellen met de status van de aanbevelingen die aan de raad zijn gericht, door de raad zijn overgenomen en door de raad zelf moeten worden uitgevoerd. Dit kan de raad helpen om een overzicht te behouden van de overgenomen aanbevelingen en de status hiervan.
De raad van de gemeente Rhenen,
gelezen het voorstel van de rekenkamerraadscommissie
en
gelet op de artikelen 81a, 81b, 81c, 81d, 81j, 81k, 84, 149 en 185 van de Gemeentewet;
besluit vast te stellen de Verordening gemeentelijke rekenkamer Rhenen 2023
Artikel
1

Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
a. wet: Gemeentewet;
b. voorzitter: voorzitter van de rekenkamer;
c. college: college van burgemeester en wethouders;
d. commissie: rekenkamerraadscommissie
e. rekenkamer: de rekenkamer van de gemeente Rhenen.
Artikel
2

Rekenkamer
1. Er is een zelfstandige, onafhankelijke rekenkamer.
2. De rekenkamer bestaat uit 3 leden, waaronder een voorzitter.
3. Bij ontstentenis van de voorzitter treedt het langstzittende lid tijdelijk op als plaatsvervangend voorzitter dan wel, als de overige leden een gelijke zittingsperiode hebben, het oudste lid in jaren.
4. De rekenkamer stelt een rooster van aftreden vast, zo dat voorkomen wordt dat meerdere leden van de rekenkamer tegelijk moeten aftreden.
Artikel
3

Commissie
1. Er is een rekenkamerraadscommissie.
2. Deze commissie heeft de volgende taken:
a. het adviseren van de raad over kandidaten voor het lidmaatschap van de rekenkamer;
b. het adviseren van de raad over de onderzoeken als genoemd in artikel 9;
c. het adviseren van de rekenkamer over het jaarplan en jaarverslag van de rekenkamer;
d. het adviseren van de rekenkamer over het onderzoeksprotocol en reglement van orde;
e. het adviseren over de wijze van behandeling van rekenkameronderzoeken in de commissie en de raad;
f. het overleggen met de rekenkamer over praktische aangelegenheden die bijdragen aan het optimaal functioneren van de rekenkamer.
g. het ondersteunen van de contacten tussen de rekenkamer en de raad.
Artikel
4

Benoeming leden van de rekenkamer
1. De raad benoemt de leden en de voorzitter van de rekenkamer op aanbeveling van de commissie voor een periode van 6 jaar (Gemeentewet artikel 81c, lid 1).
2. In geval van een vacature wordt een selectiecommissie ingesteld die bestaat uit minimaal één van de zittende leden van de rekenkamer, en een lid van de commissie, eventueel aangevuld met een medewerker vanuit de griffie. Tot de taken van deze selectiecommissie behoren:
a. het opstellen van een functieprofiel voor het nieuwe lid;
b. het voeren van gesprekken met de geselecteerde kandidaten.
3. De selectiecommissie legt de voorkeurskandidaat (met redenen omkleed) voor aan de commissie, die vervolgens een aanbeveling doet aan de raad.
4. Wanneer de leden voor de rekenkamer zijn benoemd, wordt de selectiecommissie opgeheven.
Artikel
5.

Herbenoeming leden van de rekenkamer
De leden van de rekenkamer, waaronder de voorzitter, kunnen maximaal één keer voor een periode van zes jaar worden herbenoemd.

Artikel 6 Ontslag en non-activiteit van leden van de rekenkamer
1. De commissie bericht de raad als een van de ontslaggronden zich voordoet, bedoeld in artikel 81c, zesde of zevende lid, of van artikel 81d, eerste of tweede lid, van de Gemeentewet.
2. In de gevallen, bedoeld in artikel 81c, zevende lid, en in artikel 81d, tweede lid, van de wet adviseert de commissie de raad over de vraag of al dan niet moet worden overgegaan tot ontslag, respectievelijk het op non-activiteit stellen van het desbetreffende lid.
3. De commissie adviseert de raad tevens met betrekking tot een beslissing tot verlenging of beëindiging van een maatregel als bedoeld in artikel 81d, eerste of tweede lid, van de Gemeentewet.
Artikel
7

Onderzoeksbudget
1. De rekenkamer is bevoegd binnen een aan haar bij de begroting beschikbaar gesteld budget uitgaven te doen ten behoeve van de uitvoering van haar taken.
2. De rekenkamer verantwoordt de baten en lasten van het vorig begrotingsjaar vóór 1 april in het jaarverslag aan de raad, als bedoeld in artikel 185, derde lid.
3. De voorzitter doet jaarlijks vóór 1 juni een voorstel aan de raad over het onderzoeksbudget in het volgende begrotingsjaar. Als algemene richtlijn is er voor de Rekenkamer een bedrag van 1 Euro per inwoner als onderzoeksbudget beschikbaar. De gemeenteraad kan hier van afwijken.
4. Overheveling van een resterend budget jaar X naar het jaar X+1 kan op voorwaarde dat het dan ook in dat jaar X+1 op zijn minst gedeeltelijk wordt besteed en is opgenomen in de financiële onderbouwing van het jaarplan X+1 dat vóór 1 november ter advisering wordt voorgelegd aan de commissie in jaar X. Op die manier kan er gekozen worden om afwisselend per jaar een groter en een kleiner onderzoek op te nemen in de planning.
Artikel
8

Vergoeding voor de werkzaamheden en reiskosten van de leden van de rekenkamer
1. Vergoeding reguliere werkzaamheden
a. De leden van de rekenkamer ontvangen een door de raad vast te stellen maandelijkse vergoeding voor hun reguliere werkzaamheden, gerelateerd aan de maandelijkse vergoeding van een raadslid.
b. Onder de reguliere werkzaamheden wordt onder meer verstaan: het voorbereiden en bijwonen van vergaderingen van de rekenkamer, het opstellen van jaarplannen en jaarverslagen, het overleggen met de rekenkamerraadscommissie, het waar relevant bijwonen van raads- en commissievergaderingen, een jaarlijkse sessie met de gemeenteraad voor input voor de onderzoeksagenda, het vaststellen van conclusies en aanbevelingen en het geven van een toelichting op rekenkameronderzoeken in de raadscommissie.
c. De voorzitter ontvangt 40% van de vergoeding voor een raadslid in de gemeente Rhenen en de overige leden ontvangen 25% van de vergoeding van een raadslid in de gemeente Rhenen.
2. Vergoeding onderzoeksactiviteiten
a. De leden van de rekenkamer kunnen ook zelf onderzoek verrichten. De vergoeding voor onderzoekuren zal € 70,- per uur, exclusief BTW, bedragen.
b. Iedere 5 jaar zal bezien worden of aanpassing van dit tarief geboden is.
c. Het eigen onderzoek zal inclusief een inschatting van het aantal benodigde uren worden opgenomen in het jaarplan, worden besproken met de commissie en via het jaarplan ter informatie worden aangeboden aan de gemeenteraad. De kosten worden, via de griffier, geboekt op het beschikbare onderzoeksbudget van de rekenkamer.
d. Tot de eigen onderzoeksactiviteiten worden ook gerekend: het opstellen van rekenkamerbrieven, het opstellen van startdocumenten voor onderzoeken en het begeleiden van externe onderzoeken.
3. Reiskosten
Reiskosten zullen worden vergoed als dienstreizen, gebaseerd op dezelfde regeling die geldt voor de ambtelijke organisatie.
Artikel
9

Verzoek tot doen van onderzoek
De raad kan de rekenkamer een gemotiveerd verzoek doen tot het in stellen van een onderzoek. De rekenkamer bericht de raad binnen een maand of en in hoeverre aan dat verzoek zal worden voldaan en of aanvullend budget hiervoor nodig is. Indien de rekenkamer niet aan het verzoek van de raad voldoet, zal zij daarvoor haar argumenten bekend maken aan de raad.
Artikel
10

Ondersteuning rekenkamer
1. Er is een ambtelijk secretaris die belast is met de ondersteuning van de rekenkamer.
2. De secretaris is organisatorisch ondergebracht bij de griffie.
3. De voorzitter stuurt de ambtelijk secretaris aan bij de inhoudelijke werkzaamheden.
4. De ambtelijk secretaris zorgt voor inhoudelijke ondersteuning van de commissie en verzorgt in overleg met de voorzitter de agendaplanning, de verslaglegging en de dossiervorming.
Artikel
11

Monitoring aanbevelingen
1. Om te volgen wat er met een rekenkameronderzoek wordt gedaan en hoe en in welke mate gevolg wordt gegeven aan aanbevelingen en eventuele toezeggingen, worden de aan de raad gedane aanbevelingen, welke door de raad zelf moeten worden uitgevoerd, besproken in het presidium.
2. Jaarlijks verstrekt de griffie de raad voor 1 april een overzicht met daarin alle aan de raad gedane aanbevelingen, welke door de raad zijn overgenomen en welke door de raad zelf moeten worden uitgevoerd, vergezeld van de wijze waarop aan de aanbevelingen vervolg is gegeven. Dit overzicht wordt besproken in het presidium.
Artikel
12.

Slotbepalingen
1. De Verordening op de rekenkamer Rhenen 2021 wordt ingetrokken.
2. Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking vanaf 01-01-2023.
3. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening gemeentelijke rekenkamer gemeente Rhenen 2023.
Vastgesteld door de gemeenteraad op 19 december 2023
de raadsgriffier,
de voorzitter,
drs. K. Koopman drs. J.A. van der Pas