GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente De Bilt

Verordening op de vertrouwenscommissie die de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt 2024
De raad van de gemeente De Bilt;
gelezen het voorstel van de vertrouwenscommissie van 22 november 2024, met het onderwerp ‘Verordening op de vertrouwenscommissie 2024’,
Gelet op
- -artikelen 61, 61a en 61c, 84, 86, 147 en 149 van de Gemeentewet, artikel 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995;
- -de circulaire Benoeming, herbenoeming en klankbordgesprekken burgemeester’ van het ministerie van BZK en de daarbij behorende voorbeeldbepalingen van 1 oktober 2017,
BESLUIT:
vast te stellen de navolgende
VERORDENING OP DE VERTROUWENSCOMMISSIE DIE DE AANBEVELING TOT BENOEMING VAN DE BURGEMEESTER VOORBEREIDT 2024:
Artikel
1

Taak
De vertrouwenscommissie (hierna: de commissie) heeft tot taak de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voor te bereiden.
Artikel
2

Samenstelling commissie
1.
De raad benoemt de leden van de commissie.
2.
Elke groepering die heeft deelgenomen aan de laatstgehouden verkiezingen voor de leden van de raad en als zodanig is geregistreerd overeenkomstig artikel G3 van de Kieswet, kan één raadslid voordragen als lid van de commissie.
3.
De plaatsvervangend voorzitter en nestor van de raad, is voorzitter en tevens lid van de commissie.
4.
De commissie kan uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter aanwijzen.
5.
De commissie kent geen plaatsvervangende leden.
6.
Het lidmaatschap van de commissie eindigt zodra het lid eindigt lid te zijn van de raad.
Artikel
3

Ambtelijke ondersteuning
1.
De raadsgriffier is secretaris van de commissie en geeft uit dien hoofde ambtelijke ondersteuning aan de commissie.
2.
De gemeentesecretaris is plaatsvervangend secretaris van de commissie ter aanvullende ambtelijke ondersteuning aan de commissie.
3.
De secretaris en plaatsvervangend secretaris zijn geen lid van de commissie en hebben geen stemrecht.
Artikel
4

Adviseur
1.
De raad kan een wethouder als adviseur toevoegen aan de commissie.
2.
De adviseur kan worden uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie. Artikel 5, tweede lid, is van overeenkomstige toepassing.
3.
De adviseur is geen lid van de commissie, heeft geen stemrecht en kent geen plaatsvervanger.
Artikel
5

Vergaderingen
1.
De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste vijf leden dit noodzakelijk achten. De commissie vergadert slechts indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.
2.
De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. De voorzitter roept de volgende personen schriftelijk tot de vergadering op:
- a.
de leden van de commissie;
- b.
de sollicitanten naar het ambt van burgemeester, elk voor zover met de betreffende sollicitant een gesprek plaats heeft;
- c.
de burgemeester, voor zover met hem een gesprek plaats heeft.
3.
De in het tweede lid bedoelde oproeping geschiedt ten minste zeven dagen voorafgaand aan de vergadering. Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de commissie vergen kan van de in de eerste volzin van dit lid bedoelde termijn worden afgeweken.
Artikel
6

Stemming
1.
De commissie besluit over de vaststelling van een concept aanbeveling bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid één stem heeft.
2.
Indien de stemmen staken, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het in artikel 8 bedoelde verslag opgenomen.
Artikel
7

Verslag
1.
De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koning. Het verslag van bevindingen dat de commissie uitbrengt aan de raad en de commissaris van de Koning bevat in ieder geval:
- a.
een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;
- b.
een concept aanbeveling van twee personen met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie;
Artikel
8

Geheimhouding
1.
Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.
2.
De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht.
3.
Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd.
4.
Aan degenen die geen lid zijn van de commissie wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek.
5.
De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.
6.
De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet na ontbinding van de commissie van kracht en kan niet worden opgeheven.
Artikel
9

Informatie over en gesprek met sollicitant
De secretaris nodigt namens de voorzitter sollicitanten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft daarbij de voorzieningen die nodig zijn ter bescherming van de privacy van de sollicitant. Elk overleg met derden, in welke vorm dan ook, is uitgesloten.
Artikel
10

Archivering
1.
De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als “geheim”, en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.
2.
De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archief­bewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.
Artikel
11

Onvoorziene gevallen
In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.
Artikel
12

Ontbinding
Lopende een procedure tot benoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgend op die waarop door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature is voorzien.
Artikel
13

Inwerkingtreding
Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking met ingang van 26 september 2024.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 3 december 2024,
de raad voornoemd,
de griffier,
drs. T.B.W.M. van der Torre
de voorzitter,
M.A. Fränzel, MSc
Toelichting
Samenstelling commissie (artikel 2)
De commissie bestaat uit de voorzitters van de fracties, die deel hebben genomen aan de verkiezingen voor de raad, of een ander raadslid uit betreffende fractie. Verlies van het raadslidmaatschap betekent automatisch het einde van het lidmaatschap van de commissie. Tijdelijke of definitieve vervanging, danwel wijziging van de commissie tijdens de procedure tot benoeming is vanwege het bijzondere karakter van de procedure, waarin geheimhouding centraal staat, ongewenst. De voorzitter wordt gekozen uit de leden van de commissie en is lid van de commissie. Zoals gebruikelijk in De Bilt, is de plaatsvervangend voorzitter van de raad, de voorzitter van de commissie. De voorzitter van de commissie is technisch voorzitter en heeft stemrecht.
Ambtelijke ondersteuning (artikel 3)
Ambtelijke ondersteuning wordt in de eerste plaats door de griffier als secretaris geleverd, en eventueel door de plaatsvervangend griffier of gemeentesecretaris als plaatsvervangend secretaris of ambtelijke ondersteuner.
Adviseur (artikel 4)
Het is niet verplicht een of meer van de wethouders als adviseur aan de commissie toe te voegen, maar dit wordt wel wenselijk geacht. Wordt hij daaraan toegevoegd dan zijn de bepalingen inzake de oproeping ook op die wethouder van toepassing. Een adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.
Vergaderingen (artikel 5)
Het moment van vergaderen moet vroegtijdig bekend zijn zodat de leden van de commissie en de andere genodigden in staat zijn gehoor te geven aan de oproeping ter vergadering. Als er sprake is van een situatie die een spoedige bijeenkomst van de commissie vereist, kan een kortere termijn van oproeping worden ingesteld.
Stemming (artikel 6)
Met betrekking tot de stemming streeft de commissie naar unanimiteit. Kan een minderheid zich niet vinden in de uitkomst, dan wordt die in het verslag op passende wijze tot uitdrukking gebracht.
Verslag (artikel 7)
Het is van belang er zorg voor te dragen dat het verslag voldoende onderbouwing bevat van de visie van de commissie, nu de gemeenteraad op basis van het verslag van bevindingen besluit over de aanbeveling. Als stelregel geldt dat het hele verloop van de procedure zowel procedureel als inhoudelijk in het verslag van bevindingen zijn weerslag krijgt. Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en secretaris van de commissie.
Ten aanzien van benoeming dient bepaald te worden dat dit verslag in ieder geval wordt vergezeld van een conceptaanbeveling van twee personen. Ten overvloede: na de vaststelling van de aanbeveling door de raad, wordt slechts de naam van de als eerste aanbevolen kandidaat openbaar gemaakt.
Geheimhouding (artikel 8)
De geheimhoudingsplicht voor de vertrouwenscommissie vloeit rechtstreeks voort uit artikel 61c van de Gemeentewet. De geheimhoudingsplicht omvat alle informatie, niets uitgezonderd: hetgeen tijdens de vergadering is gewisseld, de stukken (de in artikel 7 bedoeld verslagen inbegrepen) en alle andere informatie die langs welke weg ook de commissie bereikt. De geheimhoudingsplicht strekt zich uit tot de leden van de commissie, alsmede tot degenen die ambtelijke ondersteuning verlenen en, indien van toepassing, de adviseur. Vanwege de gevoeligheid van de informatie, alsmede vanwege de mogelijke strafrechtelijke consequenties van de schending van deze plicht, wordt aan het begin van de vergadering door voorzitter van de vergadering op de geheimhoudingsplicht gewezen. De geheimhoudingsplicht brengt onder meer met zich dat aan raadsleden die geen zitting (meer) hebben in de commissie en aan anderen geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt.
Informatie over en gesprek met de sollicitant (artikel 9)
Ingevolge artikel 61, vierde lid, van de Gemeentewet wordt door tussenkomst van de commissaris van de Koning de door de commissie nodig geachte informatie verschaft. Gezien de belangen van alle betrokkenen is de procedure om tot een aanbeveling inzake de benoeming te komen, door de wetgever geheim verklaard. Dat betekent ook dat de commissie er voor moet zorgen dat bij de correspondentie en gesprekken die met de sollicitanten worden gevoerd in het kader van de aanbeveling inzake de benoeming, de privacy gewaarborgd is. Hierbij dient onder meer gedacht te worden aan de plaats en het tijdstip van de gesprekken.
Archivering (artikel 10)
Het verdient aanbeveling dat de secretaris van de commissie tijdig overleg pleegt met de beheerder van de archiefbewaarplaats als deskundige op dit terrein over de te volgen werkwijze.
Onvoorziene gevallen (artikel 11)
Dit artikel treft een voorziening inzake de bevoegdheid van de commissie in gevallen waarover bij verordening geen regeling is getroffen en de bevoegdheidsverdeling niet uit een andere norm voortvloeit.
Ontbinding (artikel 12)
Uit artikel 12 volgt dat de commissie in stand blijft zolang zij niet wordt ontbonden; zo zou zij na de benoeming ook de klankbordgesprekken met de burgemeester kunnen voeren, al dan niet in gewijzigde (mogelijk verkleinde) samenstelling. In voorliggende verordening wordt er voor gekozen de commissie te ontbinden. Dit kan niet zolang er sprake is van een lopende procedure inzake de benoeming.