GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Rucphen

INKOOP- EN AANBESTEDINGSBELEID GEMEENTE RUCPHEN
Inleiding
De Gemeente Rucphen spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en Aanbestedingspraktijk. Dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid treedt in werking per 1 januari 2025.
In dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkoop in de Gemeente Rucphen plaatsvindt. De Gemeente Rucphen leeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (hoofdstuk 2). Aangezien Inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de Gemeente Rucphen continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend.
Dit beleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de Gemeente Rucphen.
Daarnaast gaat de Gemeente Rucphen bij het Inkopen van Werken, Leveringen of Diensten uit van de volgende uitgangspunten:
Juridisch: hoe gaat de Gemeente om met de relevante regelgeving? (hoofdstuk 3)
Ethisch en ideëel: hoe gaat de Gemeente om met de maatschappij en het milieu bij inkopen? (hoofdstuk 4)
Economisch: hoe gaat de Gemeente om met de markt en Ondernemers? (hoofdstuk 5)
Organisatorisch: hoe koopt de Gemeente in? (hoofdstuk 6)
1. Definities
In dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:
Aanbestedingsdocument
Een aanvraag van de Gemeente Rucphen voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de vigerende nationale Aanbestedingswet en de vigerende Europese aanbestedingsrichtlijnen, niet zijnde een Offerteaanvraag.
Aanbestedingswet
De vigerende versie van de Aanbestedingswet.
College
Het College van Burgemeester en wethouders van de Gemeente Rucphen.
Contractant
De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de Gemeente Rucphen.
Diensten
Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
Gemeente
De Gemeente Rucphen, zetelend Binnentuin 1 te Rucphen.
Gids Proportionaliteit
De vigerende versie van de Gids Proportionaliteit.
Inkoop
(Rechts)handelingen van de Gemeente Rucphen gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben.
Karel
Karel. is het inkoop- en contractmanagementbureau wat de Gemeente begeleidt bij haar inkoopprocedures en aanbestedingen.
Leveringen
Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
Lokale Ondernemer
Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’ waarvan de hoofdvestiging zich bevindt in volgorde van prioriteit:
1) Binnen de kernen van de Gemeente Rucphen;
2) Binnen een van haar buurgemeenten, zijnde Etten-Leur, Halderberge, Roosendaal en Zundert;
3) Binnen de regio West-Brabant.
Offerte
Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.
Offerteaanvraag
Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de Gemeente Rucphen voor te verrichten prestaties.
Ondernemer
Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.
W
erken
Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
2. Gemeentelijke doelstellingen
De Gemeente Rucphen wil met dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:
a. Rec
h
t
matig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.
De Gemeente Rucphen leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de Gemeente Rucphen efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staan centraal. De Gemeente Rucphen houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor Ondernemers tot gemeentelijke opdrachten.
b. Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.
Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluit-vorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen de Gemeente Rucphen en de Contractant. De Gemeente Rucphen spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.
c. Het creëren van de meest maatschappelijke waarde voor de publieke middelen.
Bij het Inkopen van Werken, Leveringen en Diensten kan de Gemeente Rucphen ook interne en andere (externe) gemeentelijke en maatschappelijke kosten betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol.
d. Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen van de Gemeente.
De Gemeente heeft een grote rol bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken. De Gemeente wil bij de Inkopen waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen daarvan.
e. Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van de Gemeente Rucphen.
Inkoop moet tenslotte ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau van de Gemeente Rucphen en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van Inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen.
f. D
e Gemeente Rucphen stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor Ondernemers voorop.
Zowel de Gemeente Rucphen als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De Gemeente Rucphen verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan de Gemeente Rucphen hiertoe digitaal inkopen en aanbesteden. De Gemeente Rucphen maakt gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) voor al haar meervoudig onderhandse (in beginsel), nationale en Europese inkopen en aanbestedingen.
D
i
t Inkoop- en Aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de Gemeente.
Om doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.
3. Juridische uitgangspunten
3.1 Algemeen juridisch kader
De Gemeente Rucphen leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de Gemeente Rucphen restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:
- *Aanbestedingswet:
dit wettelijke kader implementeert de Europese Aanbestedingsrichtlijnen:
2014/23/EU voor concessieovereenkomsten,
2014/24/EU voor klassieke overheidsopdrachten,
2014/25/EU voor het plaatsen van opdrachten in de sectoren water- en energievoorziening, vervoer en postdiensten,
Deze wet biedt één kader voor overheids- en concessieopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij aanbestedingen.
- *
Europese wet- en regelgeving:
wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en ‘Concessierichtlijn’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etcetera van de Europese Commissie.
- *
Burgerlijk Wetboek:
het wettelijke kader voor overeenkomsten.
- *
Gemeentewet:
het wettelijke kader voor gemeenten.
- *Gids proportionaliteit: De Gids Proportionaliteit is in zijn geheel het richtsnoer dat is aangewezen in het Aanbestedingsbesluit en geen handvatten voor redelijke toepassing van het proportionaliteitsbeginsel.
- *Aanbestedingsreglement Werken: In het ARW 2016 zijn procedurevoorschriften opgenomen met betrekking tot de wijze waarop aanbestedingen voor Werken moeten verlopen.
3.2 Uniforme documenten
De Gemeente Rucphen streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De Gemeente Rucphen past bij de betreffende Inkoop, in geval van toepassing, in ieder geval toe de vigerende versie van:
- *Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten Gemeente Rucphen;
- *Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT);
- *Uniforme Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van werken en van technische installatiewerken (UAV);
- *Aanbestedingsreglement werken (ARW);
- *Gids Proportionaliteit;
- *Klachtenregeling aanbestedingen.
3.3 Algemene beginselen bij Inkoop
a. Algeme
ne beginselen van het aanbestedingsrecht
De Gemeente Rucphen neemt bij overheidsopdrachten en concessie overeenkomsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:
- *
Gelijke behandeling:
Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.
- *
Non-discriminatie:
Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.
- *
Transparantie:
De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.
- *
Pr
oportionaliteit (evenredigheid)
:
De keuze van de procedure, gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De Gemeente Rucphen past het beginsel van proportionaliteit toe bij de keuze van de procedure, de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.
- *
W
ederzijdse erkenning
:
Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de Gemeente Rucphen.
b. Algeme
ne beginselen van behoorlijk bestuur
De Gemeente Rucphen neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.
3.4 Grensoverschrijdend belang
Voorafgaand aan Inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de Gemeente Rucphen de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde Ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit een eventueel uitgevoerde marktanalyse.
Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd.
Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal de Gemeente Rucphen een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel.
3.5 Mandaat en volmacht
Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaatregeling van de Gemeente Rucphen. De Gemeente Rucphen wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.
3.6 Afwijkingsbevoegdheid
Afwijkingen van dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit door de betreffende afdelingsmanager en voor zover één en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Bij Europese aanbestedingen is het niet mogelijk om af te wijken van het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. Afwijkingsvoorstellen dienen te zijn voorzien van een advies van de inkoop- en/of juridisch adviseur.
3.7 Klachtenregeling
Gestimuleerd wordt dat de Gemeente en Ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. In de Offerteaanvraag kan de Gemeente opnemen hoe een klacht wordt ingediend en op welke wijze de Gemeente de klacht vervolgens zal behandelen. Klachtenbehandeling omtrent aanbestedingen worden behandeld conform de klachtenregeling aanbestedingen door Karel.
4. Ethische en ideële uitgangspunten
4.1 Integriteit
- a.
D
e Gemeente Rucphen stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.
De Gemeente Rucphen heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld (schijn van) belangenverstrengeling wordt voorkomen.
- b.
D
e Gemeente Rucphen contracteert alleen integere Ondernemers.
De Gemeente Rucphen wil alleen zaken doen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkoop en aanbesteding in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. De Gemeente kan bij twijfel over de integriteit ook het Bureau Bibob om advies vragen.
Specifiek voor de gemeente Rucphen geldt: vigerende versie Beleidsregel BIBOB
4.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen
De gemeente Rucphen wil een duurzame gemeente zijn en een actieve bijdrage leveren aan een schone, veilige en duurzame leefomgeving. Deze bijdrage en de bijbehorende ambities hebben onder andere betrekking op het verminderen van CO2 emissies, het klimaatbestendig maken van de leefomgeving, de transitie richting een circulaire economie en de aandacht voor werkgelegenheid voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt (Social Return on Investment (SROI)). Dit wil de Gemeente bereiken door duurzaamheid een integraal onderdeel te laten zijn van de eigen bedrijfsvoering en dit centraal te stellen bij plannen en projecten.
Daarnaast vindt de gemeente het belangrijk om innovaties en Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen/Opdrachtgeven en Inkopen (MVO/MVOI) door marktpartijen te stimuleren via het Inkoopbeleid en opdrachtgeverschap. MVOI zal in toenemende mate leidend zijn in onze Inkoopprocessen. Wij nemen via dit inkoopbeleid onze eigen organisatie mee in een toekomstgerichte werkwijze en inkoopcultuur. Dit betekent dat er bij de Inkoop van Leveringen, Diensten en Werken in alle fasen van het inkoopproces rekening wordt gehouden met de sociale, ecologische en economische dimensies van duurzaamheid. Tevens stimuleert de Gemeente het kijken naar de levensduurkosten en niet enkel de aanschafprijs.
De Gemeente heeft als doelstelling dat alle Inkoop een neutraal of zelfs positief effect heeft op het klimaat, mogelijkheden schept om te participeren in de maatschappij voor mensen die daarbij hulp nodig hebben, en maatschappelijke en technologische innovatie stimuleert.
Sociale, ecologische en economische aspecten kunnen worden vertaald in specifieke MVOI thema’s, waaronder:
• Klimaatbewust Inkopen
De Gemeente onderschrijft het Klimaatakkoord van Parijs (2015) waarin 195 landen afspraken om de opwarming van de aarde te beperken tot ruim onder de 2 graden. De Gemeente wil stappen maken naar een klimaat neutrale bedrijfsvoering binnen de Gemeente (zoals in energie, mobiliteit en materiaalgebruik). Daarnaast worden ook Ondernemers aangespoord tot CO2-reductie.
• Biobased Inkopen
Bij biobased Inkopen worden producten ingekocht die geheel of gedeeltelijk van hernieuwbare grondstoffen zijn gemaakt. Het gebruik van fossiele grondstoffen wordt teruggedrongen, waardoor de transitie naar een koolstofarme economie wordt ondersteund. De Gemeente streeft ernaar daar waar mogelijk en gewenst biobased producten in te kopen.
• Circulair Inkopen
Bij circulair Inkopen wordt het inkoopinstrument ingezet om productie en (her)gebruik van producten en Diensten te stimuleren en daarmee de transitie naar een circulaire economie te bevorderen. De Gemeente kan bij Inkopen en aanbestedingen bijvoorbeeld het hergebruik van materialen en afvalreductie vereisen.
• Internationale Sociale Voorwaarden
De Internationale Sociale Voorwaarden (ISV), gebaseerd op de fundamentele arbeidsnormen van de International Labour Organisation (ILO), vereisen dat leveranciers analyseren of er risico’s zijn op schendingen van arbeidsnormen en mensenrechten in hun productieketen (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon). Als er risico’s zijn, dan moeten Ondernemers zich inspannen om deze risico’s te voorkomen of te verkleinen. Hiertoe kan de Gemeente bij Inkopen en aanbestedingen de ISV van toepassing verklaren. In de Offerteaanvraag kan de Gemeente de ISV opnemen als uitvoeringseisen.
De Gemeente wil dat Inkopen ook een social return opleveren.
Social return is het principe dat Ondernemers naast het uitvoeren van de reguliere opdracht iets terugdoen voor de Gemeente, op maatschappelijk of sociaal vlak. De Gemeente wil dat haar Inkopen ook een sociale opbrengst (return) opleveren voor de maatschappij.
Bij Inkopen en aanbestedingen kan worden gekozen voor sociale uitgangspunten en wordt nagedacht over de kansen die er zijn voor social return bij een specifieke Werk, Dienst en eventueel Levering. De Gemeente kan social return inzetten voor:
• Het bevorderen van de participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.
• Het stimuleren van sociaal ondernemen.
• Het bereiken van andere doelen in het sociaal domein, zoals armoedebestrijding, onderwijs en zorg.
Specifiek voor de gemeente Rucphen geldt:
Social Return Of investment (SROI) bij inkoop en aanbestedingen
Meer mensen aan het werk, is een belangrijk uitgangspunt vanuit de Participatiewet en de Wet Banenafspraak. Niet alleen de overheid, maar ook werkgevers hebben hiermee de opdracht gekregen om meer mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te krijgen. Deze opdracht heeft de meeste kans van slagen, voor zowel werkgevers als werknemers, als dit niet vanuit een verplichting maar vanuit een gezamenlijke maatschappelijke opgave gebeurt. De Gemeente wil hierin de werkgevers stimuleren, faciliteren en een verbinding zijn rondom personele vraagstukken. De doelstelling is het sociaal ondernemen binnen deze regio verder te stimuleren middels SROI concreet te integreren in de aanbestedingen, daar waar mogelijk.
SROI bij aanbestedingen is primair bedoeld om personen met een afstand tot de arbeidsmarkt meer kansen te geven op werk of ontwikkelingsmogelijkheden. De Gemeente vraagt bij overheidsopdrachten (inkopen en aanbestedingen) aan hun leveranciers/opdrachtnemers om deze personen een (ontwikkel)kans te geven binnen hun organisatie, zolang zij een overheidsopdracht van de Gemeente uitvoeren.
Concrete toepassing van SROI
Onder SROI wordt verstaan dat de opdrachtnemer bij het uitvoeren van de opdracht, dan wel bij het uitoefenen van zijn bedrijfsactiviteiten, mogelijkheden biedt om personen voor wie extra ondersteuning noodzakelijk is, om op de reguliere arbeidsmarkt geplaatst te kunnen worden, te betrekken bij de activiteiten in de vorm van regulier betaalde arbeid, stage- en scholing of andere vormen van participatie. De doelgroep betreft vooral niet-werkende werkzoekenden die afhankelijk zijn van een gemeentelijke uitkering. Tot de doelgroep behoren echter ook personen die in andere zin naar werk of werkervaring op zoek zijn, al dan niet met functionele- of structurele beperkingen in relatie tot het verrichten van arbeid.
Hoe de concrete toepassing van SROI bij inkoop en aanbestedingen dient te worden ingezet, staat beschreven in de geldende vastgestelde beleidsnotitie SROI, De6, die is opgesteld door de gemeenten Etten-Leur, Halderberge, Moerdijk, Roosendaal, Rucphen en Zundert, in samenwerking met Werkplein Hart van West-Brabant.
De Visie Duurzaamheid met bijbehorende duurzaamheidsagenda geeft goed inzicht in de manieren waarop de Gemeente Rucphen zich ziet groeien op het gebied van duurzaamheid.
De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en door middel van een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten. Dit kan tot uitdrukking worden gebracht door het volgende:
• De Gemeente analyseert in welke productgroepen, welke maatschappelijke winst te behalen valt.
• Bij de product- en marktanalyse kan de Gemeente inventariseren welke Werken, Leveringen of Diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden.
• De Gemeente promoot het in dialoog met de markt vóór (marktconsultatie) of tijdens de aanbestedingsprocedure (bijv. concurrentiegerichte dialoog) zoeken naar bestaande of nieuwe MVOI-oplossingen.
• In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de minimumeisen of de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst kunnen duurzaamheidscriteria worden opgenomen.
• De Gemeente stimuleert het kijken naar de levensduurkosten en niet enkel de aanschafprijs.
• De Gemeente kan digitaal Inkopen (E-procurement, E-factureren etc.).
• De Gemeente monitort de aangeboden MVOI-oplossingen en controleert of MVOI- afspraken worden nagekomen.
• De Gemeente deelt goede MVOI-voorbeelden met andere overheden via pianoo.nl en via de MVOI-Zelfevaluatietool.
Inkopen draagt bij aan de Duurzame Ontwikkelingsdoelen van de VN.
Door Maatschappelijk Verantwoord Inkopen draagt de Gemeente bij aan het verwezenlijken van de Duurzame Ontwikkelingsdoelen (Sustainable Development Goals) van de Verenigde Naties. Doel 11 van de 17 Doelen gaat specifiek in op het realiseren van duurzame steden en gemeenschappen. Doel 12 (in het bijzonder doel 12.7) ziet op duurzame praktijken bij overheidsopdrachten. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen draagt onder meer bij aan het zorgen voor duurzame energie (doel 7), het terugdringen van klimaatverandering (doel 13) en het bevorderen van fatsoenlijk werk en gelijk loon voor gelijk werk (doel 8).
4.3 Innovatie
De Gemeente kan haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid aanwenden om innovatieve oplossingen te stimuleren voor maatschappelijke opgaven. De Gemeente zal waar mogelijk ruimte laten om innovatieve oplossingen aan te bieden, bijvoorbeeld door een opdracht functioneel te beschrijven. Ook worden Ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie aan te wenden voor deze uitdagingen. Hierbij kan gedacht worden aan de `right to challenge’ en Inkopen bij sociale ondernemingen.
Ook kan innovatiegericht Inkopen bestaan uit het toepassen van innovatieve contractsvormen of innovatieve inkoopprocedures zoals innovatiepartnerschap.
5. Economische uitgangspunten
5.1 Product- en marktanalyse
De Gemeente Rucphen acht het van belang om de markt te kennen door een product en/of marktanalyse uit te voeren, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. De Gemeente kan contact opnemen met MVO Nederland voor ondersteuning bij het zoeken naar duurzame oplossingen.
5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie
- a.
D
e Gemeente Rucphen acht afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk.
De Gemeente Rucphen streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De Gemeente Rucphen moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.
- b.
D
e Gemeente Rucphen kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.
Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de Gemeente Rucphen door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De Gemeente Rucphen kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.
5.3 Lokale economie,
MKB en sociale ondernemingen
- a.
D
e Gemeente Rucphen heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt.
In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de Gemeente Rucphen moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. Lokaal inkopen kan bijdragen aan de doelmatigheid van de Inkoop.
- b.
D
e Gemeente Rucphen heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (
MK
B) en zelfstandigen (ZZP)
.
Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De Gemeente Rucphen houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het MKB in het oog. Dit kan de Gemeente Rucphen doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.
c. De Gemeente heeft oog voor sociale ondernemingen
Bij Inkopen kan de Gemeente opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben.
5.4 Samenwerkingsverbanden
De Gemeente Rucphen hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving.
5.5 Bepalen van de inkoopprocedure
De Gemeente Rucphen zal - met inachtneming van de Gids Proportionaliteit bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij het type Inkoop en het karakter van de markt waarin de Ondernemers opereren. In dat laatste geval kan de Gemeente Rucphen ook kiezen voor een andere procedure, aangezien het voor bepaalde Inkopen niet te kwantificeren is in een vast bedrag.
- | W e r k e n | L ev e ri n g e n | D ie n s t e n
Niet reguliere inkoop | N.v.t. | Tot € 5.000 | Tot € 5.000
E n k e l vo u d i g | Tot € 100.000 | Tot € 40.000 | Tot € 40.000
Me e r v o u d i g | € 100.000 tot € 2.000.000* | € 40.000 tot Europees drempelbedrag | € 40.000 tot Europees drempelbedrag
N a tio n aa l | € 2.000.000 tot Europees drempelbedrag | |
Europees | Vanaf Europees drempelbedrag | Vanaf Europees drempelbedrag | Vanaf Europees drempelbedrag
Bedragen zijn exclusief BTW
*= vanaf €1.000.000 dienen er altijd 5 partijen te worden uitgenodigd.
Het is van belang per opdracht te bezien welke procedure het meest geschikt en proportioneel is. Bij die afweging spelen naast het hierboven genoemde schema ook nog andere zaken een rol, te weten de transactiekosten van de aanbestedende dienst en de inschrijvende partijen, de marktsamenstelling (het aantal potentiële inschrijvers), de complexiteit van de opdracht en het gewenste eindresultaat.
Bij de keuze van de procedure dienen deze onderdelen derhalve gemotiveerd te worden en afgestemd te worden met de inkoopadviseur.
De overweging wordt meegegeven om ook bij opdrachten die enkelvoudig onderhands aanbesteed mogen worden, toch meervoudig onderhands aan te besteden. Dit in het kader van proportionaliteit, roulatie van Ondernemers, de economische situatie en in het kader van de Aanbestedingswet dient hierbij de keuze van de aanbestedingsprocedure en keuze Ondernemer gemotiveerd te worden.
Een belangrijk aspect is het afsluiten van raamovereenkomsten. De gemeente kan overwegen raamovereenkomsten af te sluiten voor soortgelijke opdrachten die gebundeld kunnen worden en die door eenzelfde leverancier / markt uitgevoerd kunnen worden. Dit leidt tot een afname van administratieve handelingen en kleine meervoudige en enkelvoudige onderhandse aanbestedingen. Eveneens leidt het tot duidelijke vastgestelde financiële en contractuele voorwaarden.
De raamovereenkomsten dienen voor langere tijd (maximaal 4 jaar) te worden afgesloten.
Niet reguliere inkoop
Voor Inkoop onder een bedrag van € 5.000,- voor leveringen en diensten behoeft er geen gereguleerde inkoopprocedure doorlopen te worden. In deze gevallen wordt er volstaan met een bestelbon of mondelinge opdracht. Voor inkopen boven de €1.000,- wordt verwezen naar de mandaatregeling. Mondelinge opdrachten dienen altijd bevestigd te worden, hetzij via e-mail, hetzij schriftelijk.
Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag
De Gemeente Rucphen vraagt aan één Ondernemer een Offerte. Enkel indien de offerte dermate hoog uitvalt, kan een nieuwe offerte opgevraagd worden bij een andere Ondernemer.
Me
ervoudig onderhandse Offerteaanvraag
De Gemeente Rucphen vraagt ten minste aan drie Ondernemers en ten hoogste aan vijf Ondernemers een Offerte.
N
a
tionaal aanbesteden
Onder de (Europese) drempelbedragen en boven €1.500.000 (werken) zal de Gemeente Rucphen nationaal aanbesteden. De Gemeente Rucphen zal voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen.
Europees aanbesteden
Boven de (Europese) drempelbedragen zal de Gemeente Rucphen in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.
5.6 Sociale en andere specifieke diensten
Voor sociale en andere specifieke diensten geldt een vereenvoudigde procedure, gezien de beperkte grensoverschrijdende dimensie van deze diensten. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om diensten op het gebied van onderwijs, gezondheidszorg en maatschappelijke dienstverlening. Volgens deze vereenvoudigde procedure moet een opdracht met een waarde boven het Europees drempelbedrag verplicht worden (voor)aangekondigd. Met de CPV-zoektool van PIANOo kan worden vastgesteld of een bepaalde dienst onder het nieuwe regime voor sociale en specifieke diensten valt of niet.
De volgende procedures dienen te worden gevolgd in geval van sociale en andere specifieke diensten bij opdrachtwaarden onder de grens van het Europees drempelbedrag:
- | Sociale en andere specifieke d ie n s t e n
E n k e l v o u d i g | Tot € 50.000
Me e rv o u d g | € 50.000 tot € 350.000
N a tio n aa l | € 350.000 tot Europees drempelbedrag
Europees | Vanaf Europees drempelbedrag
Bedragen zijn exclusief BTW
5.7 Raming en financiële budget
Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De Gemeente Rucphen wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.
5.8 Eerlijke mededinging en commerciële belangen
De Gemeente Rucphen bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de Gemeente Rucphen een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De Gemeente Rucphen wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.
6. Organisatorische uitgangspunten
6.1 Inkoopproces
Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.
- Stap | Fase inkoopproces | Toelichting
1 | V o o r t r a j e c t | • Bepalen van inkoopbehoefte • Bepalen van het aanbod ( bijv. product- en marktanalyse) • Raming en bepalen van het financiële budget • Keuze Offerteaanvraag • Goedkeuring budget / beschikbaarheid voldoende budget
2 | S pe cificeren | • Opstellen van eisen en wensen • Omschrijven van de opdracht • Opstellen Offerteaanvraag / Aanbestedingsdocument • Bepalen procedure en contractvorm
3 | S el e c t e r en | • Eventuele voorselectie geïnteresseerde Ondernemers • Bekendmaking opdracht via verzenden van de Offerteaanvraag, de website of andere platforms zoals TenderNed • Offertes evalueren • Gunning aan winnende Ondernemer
4 | Co nt r a c t e r e n | • Verzenden opdrachtbrief of tekenen (raam) overeenkomst met (winnende) Contractant • Informeren afgewezen Ondernemers • Registreren getekende overeenkomst • Contract aanmelden bij contractensysteem en SROI coördinator (indien aanwezig)
5 | B e s t e llen | • Uitvoeren van de opdracht • Eventueel met het doen van bestellingen
6 | Be waken | • Bewaken termijnen • Controleren en vastleggen nakoming afgesproken prestaties, waaronder de MVOI afspraken • Tijdige betaling facturen • Tijdige opzegging
7 | N a z o r g | • Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen of looptijd • Evalueren overeenkomst met Contractant
6.2 Inkoop in de organisatie
Ter uitvoering van door de Gemeente Rucphen vastgestelde regelgeving met betrekking tot Inkoop en onder verantwoordelijkheid van het College van Burgemeester en wethouders, begeleiden medewerkers van Karel inkoopprocedures en aanbestedingen.
De taken van de inkoopadviseur:
Ontwikkeling:
- *Het opstellen en onderhouden van (strategisch) beleid;
- *Het bevorderen van inkoopsamenwerking (vertegenwoordiging Gemeente Rucphen in regionale samenwerkingsvormen).
Control
- *Controleren van het correct toepassen en waar nodig signaleren van onvolkomenheden van de toepassing van (Europese) aanbestedingsrichtlijnen en –wetgeving.
Advisering
- *Het functioneren als aanspreekpunt voor inkoop- en aanbestedingsaangelegenheden;
- *Het ontsluiten van inkoopinformatie, -kennis en ervaring;
- *Het ontwikkelen en onderhouden van inkoopinstrumenten en –procedures;
- *Begeleiding inkoop- en aanbestedingstrajecten;
- *Het waarborgen van rechtmatigheid en integriteit.
Verdere uitwerking, met name de taakverdeling tussen inkoopadviseur en vakafdeling vindt plaats in de “handleiding inkoop en aanbesteden”.
De inzet van de inkoopadviseur is niet geheel vrijblijvend. Men is in ieder geval verplicht de inkoopadviseur in te schakelen indien de opdrachtwaarde € 50.000,- voor werken of meer bedraagt en voor leveringen en diensten € 40.000,- of meer bedraagt.
Het is niet toegestaan om gebruik te maken van deskundigheid van externe Ondernemers op het gebied van inkopen en aanbesteden, zonder toestemming van het College. Het is wel toegestaan om externe Ondernemers in te schakelen conform de aanbestedingsregels om te ondersteunen en begeleiden bij het opstellen van het inhoudelijke Programma van Eisen of bestekken, niet zijnde het inkooptechnische gedeelte van de Aanbestedingsdocumenten.
6.3 Verantwoordelijken
Inkoop wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. De portefeuillehouder Inkoop is verantwoordelijk voor Inkoop. Het College van Burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. Voor een succesvolle toepassing van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid is betrokkenheid van de bestuurder, budgethouder/opdrachtgever en inkoper essentieel.
6.4 Evalueren Inkoop- en aanbestedingsbeleid
Het Inkoop - en aanbestedingsbeleid wordt tenminste eenmaal per 4 jaar geëvalueerd en/of na een wezenlijke wijziging van de inkoop en aanbestedingswetgeving.
De handleiding Inkoop en Aanbesteden kan door gemeentelijke of landelijke ontwikkelingen of door ontwikkelingen in de marktsituatie zo nodig (per direct) aangepast worden.
- Burgemeester en wethouders van Rucphen,
mr. M. van der Meer Mohr | , Burgemeester.
S. Michielsen | , Secretaris.