GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Leiden

Regeling Melding Vermoeden Integriteitsschending, misstand en onregelmatigheid gemeente Leiden 2024
Het bevoegd gezag van de gemeente Leiden;
gelet op het bepaalde in artikel 5, eerste lid, onder e van de Ambtenarenwet 2017,
overwegende dat alle aangesloten gemeenten van de Leidse regio, Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude gezamenlijk uitvoering geven aan het meldpunt integriteit en deze regeling in elke aangesloten gemeente vaststellen,
gelet op het instemmende besluit van de Ondernemingsraad d.d. 22 oktober 2024, BESLUIT INS2024 1022-integriteit,
vast te stellen de navolgende regeling
Regeling Melding Vermoeden Integriteitsschending, misstand en onregelmatigheid Leiden 2024
- 1.
de Regeling melding vermoeden integriteitsschending, misstand en onregelmatigheid gemeente Leiden 2024 met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2025 te bekrachtigen;
- 2.
kennis te nemen van het vernieuwde Integriteitsbeleid Leiden en de Gedragscode Leiden.
Perssamenvatting:
De gemeente Leiden vindt het belangrijk dat medewerkers goed weten wat van ze verwacht wordt op het gebied van integriteit. Er is daarom een nieuwe gedragscode opgesteld. De oude Gedragscode was een combinatie van integriteitsbeleid en gedragscode. Deze Gedragscode is nu gesplitst in twee aparte documenten: het ‘Integriteitsbeleid Leiden’ en de ‘Gedragscode Leiden’. De twee documenten zijn vastgesteld door de gemeentesecretaris/algemeen directeur. De ingangsdatum is 1 januari 2025. Het college heeft kennis genomen van deze documenten. Ook wil de gemeente dat duidelijk is hoe medewerkers een vermoeden van een overtreding van de gedragscode kunnen melden en hoe een eventueel onderzoek na een melding verloopt. Om deze redenen is de Regeling vermoeden misstand’ uitgebreid. In de nieuwe regeling is ook meer aandacht voor bescherming van de melder. De nieuwe regeling heet ‘Regeling melding vermoeden integriteitsschending, misstand en onregelmatigheid’ Ook deze regeling is vastgesteld door de gemeentesecretaris/algemeen directeur en heeft 1 januari 2025 als ingangsdatum. De regeling is een uitwerking van een artikel in de Ambtenarenwet 2017. Daarin staat dat “een overheidswerkgever zorg draagt voor een procedure voor het omgaan met bij een ambtenaar levende vermoedens van misverstanden binnen de organisatie waar hij werkzaam is.” Daarom heeft het college niet alleen kennis genomen van de regeling ‘Regeling melding vermoeden integriteitsschending, misstand en onregelmatigheid’, maar deze ook bekrachtigd.
I.

Algemeen
Artikel
1

Begripsbepalingen
1.
In deze regeling wordt verstaan onder:
- a.
ambtsmisdrijf: een bijzondere vorm van een integriteitschending. Het gaat hierbij om een misdrijf dat:
  - -specifiek voor ambtenaren strafbaar is, of
  - -waarop een hogere straf staat als een ambtenaar het pleegt met gebruikmaking van door het werk verkregen macht, gelegenheid of middelen.
- b.
betrokkene: diegene waar het onderzoek bij een vermoedelijke integriteitschending, misstand of onregelmatigheid zich op richt of zich mogelijk op gaat richten.
- c.
college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Leiden.
- d.
deelnemende organisatie: de gemeente Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest, Zoeterwoude, of het samenwerkingsverband Holland Rijnland.
- e.
extern meldpunt: een bevoegde autoriteit voor het melden van een misstand niet zijnde het regionaal meldpunt.
- f.
integriteitscoördinator: de functionaris verantwoordelijk voor de ontwikkeling, afstemming en coördinatie van het regionale integriteitsbeleid en beheerder van het regionale meldpunt.
- g.
integriteitsschending: handeling van een werknemer of een organisatieonderdeel die niet overeenkomt met de toepasselijke waarden, normen en regels. Deze waarden, normen en regels zijn vastgelegd in de gedragscode van de gemeente.
- h.
melder: de werknemer die een vermoeden van een integriteitsschending, misstand of onregelmatigheid meldt volgens hoofdstuk 2 en/of 3 van deze regeling.
- i.
melding: de melding van een vermoeden van een integriteitsschending, misstand of onregelmatigheid door de melder.
- j.
misstand: een handeling die in strijd is met de Europese wetten of regelgeving of die waarbij het maatschappelijk belang in het geding is. Dat kan zijn in de volgende situaties:
  - i.
er is sprake van een overtreding van de wet
  - ii.
er is gevaar voor de volksgezondheid
  - iii.
er is gevaar voor de veiligheid van personen
  - iv.
er is gevaar voor de aantasting van het milieu
  - v.
er is gevaar voor het goed functioneren van de organisatie als gevolg van onbehoorlijk handelen of nalaten.
- k.
onregelmatigheid: fouten in uitvoering, structuren, processen of procedures binnen de organisatie die zo ernstig zijn dat ze de verantwoordelijkheid van de direct leidinggevende overstijgen.
- l.
proportionaliteit: het beginsel dat de lasten van de onderzoeksmethode voor betrokkene niet disproportioneel zwaar mogen zijn in vergelijking met het onderzoeksbelang.
- m.
regionaal meldpunt: het meldpunt waar een werknemer van een deelnemende organisatie een melding kan doen.
- n.
subsidiariteit: het beginsel dat bij een onderzoek het minst ingrijpende middel gebruikt wordt om een (onderzoeks)doel te bereiken.
- o.
vermoeden van een integriteitsschending, misstand of onregelmatigheid: het vermoeden van een melder dat er sprake is van een integriteitsschending, misstand of onregelmatigheid. Deze vindt plaats in de organisatie waarin hij werkt of heeft gewerkt. Deze kan ook plaatsvinden bij een andere organisatie als hij door zijn werkzaamheden met die organisatie in aanraking is gekomen.
- p.
vertrouwenspersoon Integriteit (VPI): de functionaris die als zodanig benoemd wordt binnen de gemeente.
- q.
werknemer: een ieder die een werkrelatie heeft (gehad) met de gemeente. Dit betekent een ieder die werkzaam is of is geweest bij de gemeente op grond van een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht, maar ook sollicitanten, ZZP’ers, vrijwilligers en leveranciers.
2.
Voor de toepassing van deze regeling wordt degene die anders dan op basis van een ambtelijke aanstelling of een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht werkzaam is binnen de gemeente Leiden gelijkgesteld met een werknemer als bedoeld in het eerste lid, onder q.
Artikel
2

Melding integriteitsschending, misstand of onregelmatigheid
1.
Bij het regionaal Meldpunt Integriteit (meldpuntintegriteit@leidse-regio.nl) kunnen alle werknemers van de deelnemende organisaties een melding doen. De melder hoeft het vermoeden niet te kunnen bewijzen. Een redelijk onderbouwd vermoeden is voldoende voor het doen van een melding.
2.
Het Meldpunt Integriteit wordt beheerd door de integriteitscoördinator. Deze handelt onafhankelijk, vertrouwelijk en professioneel bij de ontvangst en het onderzoek van de meldingen.
3.
De integriteitscoördinator legt verantwoording af aan de gemeentesecretaris (van de gemeente waar de meldingen zijn gedaan) over de meldingen die zijn gedaan bij het Meldpunt Integriteit.
Artikel
3

Bescherming van de melder
1.
Degene die betrokken is bij de behandeling van een melding maakt de identiteit van de melder niet bekend zonder diens instemming. Betrokkenen zijn in ieder geval de leidinggevende, de VPI en de integriteitscoördinator.
2.
De werknemer zal als gevolg van de melding geen nadelige gevolgen ondervinden voor zijn rechtspositie. Dit geldt ook voor degenen die de melder hebben bijgestaan bij de melding zoals de VPI en betrokken collega’s.
3.
Nadelige gevolgen zijn in ieder geval:
- a.
ongevraagd ontslag of schorsing;
- b.
het niet verlengen van een aanstelling voor bepaalde tijd;
- c.
het niet omzetten van een aanstelling voor bepaalde tijd in een vaste aanstelling;
- d.
een niet vrijwillige benoeming in een andere functie;
- e.
het treffen van disciplinaire maatregelen;
- f.
het niet geven van salarisverhoging, incidentele beloning of toekenning van vergoedingen;
- g.
het niet geven van promotiekansen;
- h.
het afwijzen van een verlofaanvraag, voor zover dit redelijkerwijs verband houdt met de door de melder gedane melding.
4.
De werkgever zorgt ervoor dat de melder bij de uitoefening van zijn functie ook niet op een andere manier nadelige gevolgen van de melding ondervindt.
5.
Een werknemer die door zijn melding nadelige gevolgen ondervindt, heeft recht op juridische bijstand. De werkgever betaalt de kosten van deze juridische bijstand.
6.
De werknemer die vindt dat hij is of wordt benadeeld als gevolg van een melding van een vermoeden van een misstand, kan ook het Huis voor Klokkenluiders verzoeken hier een onderzoek naar te doen.
II.

Interne melding
Artikel
4

Verplichting tot het doen van een melding
1.
Iedere werknemer van de gemeente heeft de verantwoordelijkheid melding te doen bij het vermoeden van een integriteitschending, misstand of onregelmatigheid.
2.
Een ambtenaar is wettelijk verplicht om aangifte te doen als hij door zijn werk weet dat iemand een ambtsmisdrijf heeft gepleegd (artikel 162 van het Wetboek van Strafvordering). Vanwege deze aangifteplicht is een ambtenaar ook verplicht om een (vermoedelijk) ambtsmisdrijf als integriteitschending te melden.
Artikel
5

Melding bij het regionaal meldpunt
1.
De integriteitscoördinator is verantwoordelijk voor de afhandeling van de meldingen gedaan bij het meldpunt.
2.
De integriteitscoördinator heeft tot taak een melding te (laten) onderzoeken en de gemeentesecretaris daarover te adviseren.
3.
De werknemer kan een melding op de volgende manieren doen:
- a.
via een leidinggevende; meldingen van integriteitsschendingen, misstanden of onregelmatigheden die zijn gedaan bij leidinggevenden bespreken de leidinggevenden met de integriteitscoördinator.
- b.
bij de integriteitscoördinator persoonlijk, telefonisch of via het email adres meldpuntintegriteit@leidse-regio.nl.
Artikel
6

Rol vertrouwenspersoon Integriteit bij meldingen
Een melder kan zich op ieder moment laten bijstaan door een vertrouwenspersoon Integriteit voor advies over het vermoeden van de integriteitsschending, misstand of onregelmatigheid. Ook kan een vertrouwenspersoon een eerste contact leggen met de integriteitscoördinator bij het doen van een melding.
Artikel
7

Ontvangst melding door de integriteitscoördinator
1.
De integriteitscoördinator registreert iedere interne melding. Deze registratie bevat het gemelde vermoeden van een integriteitsschending, een misstand of onregelmatigheid en de datum waarop de melder het vermoeden heeft gemeld.
2.
De integriteitscoördinator beoordeelt elke melding zorgvuldig op de vraag of er sprake is van een concreet vermoeden van een integriteitsschending, misstand of onregelmatigheid. Vervolgens bepaalt hij welke vervolgstappen passend zijn. Wat passend is, hangt onder andere af van de aard, ernst en onderzoekbaarheid van de melding. Ook de omstandigheden en het doel van de melder kunnen een rol spelen.
Artikel
8

Kennisgeving verloop melding
De integriteitscoördinator informeert de melder op verschillende momenten over voortgang in de behandeling van de melding:
- 1.
Binnen zeven dagen nadat de werknemer de melding heeft gedaan bij het regionale meldpunt stuurt hij een bevestiging van ontvangst naar de melder.
- 2.
Binnen drie maanden informeert hij melder op hoofdlijnen over het vervolg van de melding. Dit geldt alleen als deze informatie een zorgvuldige afdoening niet in de weg staat.
- 3.
Na afloop van het onderzoek laat hij melder weten of er een integriteitsschending, misstand of onregelmatigheid is vastgesteld. Melder krijgt geen informatie over de betrokkene(n).
III.

Onderzoeksprotocol
Artikel
9

Wijze van totstandkoming van het onderzoek
1.
De integriteitscoördinator beoordeelt of de melding onderzoekswaardig is. Een melding is onderzoekswaardig als:
- a.
de melding als een vermoedelijke integriteitschending, misstand of onregelmatigheid wordt aangemerkt en derhalve onder de competentie van het meldpunt valt;
- b.
de melding gebaseerd is op redelijke gronden;
- c.
de melding voldoende betrouwbaar en concreet is;
- d.
er voldoende mogelijkheden zijn om de melding te onderzoeken en deze niet buitenproportioneel zijn.
2.
Als de melding onderzoekswaardig is, legt de integriteitscoördinator dit voor aan de gemeentesecretaris met een voorstel voor het vervolg. De gemeentesecretaris besluit al dan niet tot het instellen van een feitenonderzoek.
3.
Bij een melding over ongewenste omgangsvormen speelt de wens van de melder mee in de afweging tot het instellen van een onderzoek.
Artikel
10

Keuze voor onderzoekers
1.
De integriteitscoördinator doet een voorstel voor de inzet van onderzoeker(s).
2.
De integriteitscoördinator voert het onderzoek zelf uit of huurt een onafhankelijk bureau in. In bepaalde gevallen kan de integriteitscoördinator het onderzoek niet zelf uitvoeren. Dit kan zijn als hij niet onafhankelijk is of bij onvoldoende capaciteit van de integriteitscoördinator. Ook kan het zijn dat de onderzoeksvraag te complex is. Als de integriteitscoördinator het onderzoek niet zelf kan uitvoeren doet hij een voorstel aan de gemeentesecretaris om het onderzoek door een ander te laten uitvoeren . Dat kan zijn het inhuren van een extern onderzoeksbureau zodat er sprake is van onafhankelijkheid, vertrouwelijkheid en professionaliteit.
Artikel
11

Schorsing van betrokkene
In overleg met leidinggevende en HR adviseur kan de gemeentesecretaris besluiten betrokkene voor de duur van het onderzoek te schorsen.
Artikel
12

Onderzoeksmethodiek
1.
Het onderzoek vindt zorgvuldig plaats. Dit houdt in dat de onderzoeker alle belangen weegt. Het gaat hierbij om de belangen van betrokkene, slachtoffer, getuigen, het onderzoek en de organisatie. Daarbij zijn de beginselen van subsidiariteit en proportionaliteit van toepassing.
2.
Tijdens het onderzoek kunnen verschillende onderzoekshandelingen nodig zijn, zoals:
- a.
het voeren van gesprekken met melder.
- b.
het voeren van gesprekken met slachtoffer en betrokkene (in het kader van hoor en wederhoor).
- c.
het voeren van gesprekken met getuigen of andere personen.
- d.
het raadplegen van e-mail, verkregen WhatsApp berichten of andere communicatie.
- e.
het raadplegen van diverse openbare bronnen (internet, social media, etc.).
- f.
het doen van onderzoek naar computer, mobiele telefoon.
- g.
het raadplegen van personeelsdossiers of personeelsgegevens.
- h.
het raadplegen van beveiligingscamera beelden.
3.
De onderzoeker maakt een verslag van gevoerde gesprekken. De geïnterviewde mag correcties voorstellen in het verslag. De geïnterviewde tekent het verslag voor akkoord of voor gezien.
4.
Geïnterviewden in het onderzoek hebben het recht om een raadsman mee te nemen naar het gesprek.
5.
Betrokkene is verplicht mee te werken aan het onderzoek. De medewerking houdt in dat de betrokkene verplicht is juiste informatie te verschaffen ten behoeve van het onderzoek.
Artikel
13

Wederhoor en rapportage
1.
Na afronding van het feitenonderzoek leggen de onderzoeker(s) alle onderzoeksbevindingen en (een samenvatting van de) gespreksverslagen vast in een onderzoeksrapport. In het onderzoeksrapport verantwoordt de onderzoeker hoe de informatie is verkregen en getoetst aan relevante wet- en regelgeving.
2.
Het onderzoeksrapport geeft antwoord op de vraag of er een integriteitsschending heeft plaats gevonden. Het doet geen aanbevelingen over disciplinaire maatregelen.
3.
De onderzoeker maakt de identiteit van de melder en/of slachtoffer niet bekend zonder schriftelijke toestemming van melder en/of slachtoffer.
4.
De onderzoeker kan het gehele onderzoeksrapport of delen ervan anonimiseren als het belang van de melder en/of slachtoffer of getuigen hierom vraagt.
5.
De betrokkene heeft recht op de uitkomst van het onderzoek. Deze krijgt hij mondeling of schriftelijk.
6.
Als het onderzoek leidt tot de conclusie dat een schending van de integriteitsregels heeft plaatsgevonden, heeft de betrokkene recht op een kopie van het onderzoeksrapport. In het kader van wederhoor kan hij zijn opvatting geven over de feiten en omstandigheden over de hem verweten gedragingen. In het definitieve onderzoeksrapport staat de opvatting van betrokkene.
Artikel
14

Besluitvorming over het onderzoeksrapport
1.
De integriteitscoördinator stuurt het definitieve onderzoeksrapport naar de gemeentesecretaris. Deze bepaalt in overleg met leidinggevende en HR adviseur welke disciplinaire maatregelen er genomen worden.
2.
Bij de besluitvorming betrekt de gemeentesecretaris:
- a.
de ernst van de gedraging.
- b.
of de verweten gedraging de betrokkene is aan te rekenen.
- c.
of de betrokkene de ontoelaatbaarheid van zijn gedraging inziet.
IV.

Externe melding
Artikel
15

Melding van een misstand bij een externe meldpunt
1.
Afhankelijk van de aard van de melding kan de melder zijn vermoeden van een misstand doen bij één van de bevoegde externe autoriteiten:
- a.
de Autoriteit Consument en Markt (ACM);
- b.
de Autoriteit Financiële Markten (AFM);
- c.
de Autoriteit Persoonsgegevens (AP);
- d.
De Nederlandsche Bank N.V. (DNB);
- e.
het Huis voor Klokkenluiders (HvK);
- f.
de Inspectie Gezondheidszorg en jeugd (ICJ);
- g.
de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa);
- h.
de Autoriteit Nucleaire Veiligheid en Stralingsbescherming (ANVS).
2.
De melder hoeft de melding van een misstand niet eerst intern te doen. De melder kan altijd contact opnemen met het Huis voor Klokkenluiders voor advies over melden of het meldtraject. Ook kan de melder het Huis verzoeken om bejegeningsonderzoek te doen.
V.

Slotbepalingen
Artikel
16

Intrekking en Inwerkingtreding
1.
Deze regeling wordt aangehaald als Regeling Melding Vermoeden Integriteitsschending, misstand en onregelmatigheid Leiden 2024.
2.
De regeling Melding vermoeden misstand van Leiden wordt ingetrokken op het moment van inwerkingtreding van de nieuwe regeling.
3.
Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2025.
Toelichting bij de Regeling Melding Integriteitsschending, misstand en onregelmatigheid gemeente Leiden
Algemeen
Het is belangrijk dat werknemers die een vermoeden van een integriteitsschending, missstand of onregelmatigheid hebben, deze op een laagdrempelige wijze kunnen aankaarten bij de organisatie. Dit draagt bij aan het waarborgen van de integriteit en kan (verdere) schade voorkomen.
In media wordt regelmatig bericht over ‘klokkenluiders’ - mensen, vaak werknemers of ex-werknemers, die melding maken van mogelijke integriteitsschendingen. Soms zien deze melders zich genoodzaakt om buitenstaanders informatie te verschaffen over situaties waarbij zij van mening zijn dat er sprake is van een integriteitsschending.
Deze regeling kan ertoe bijdragen dergelijke situaties voor te zijn door in vroegtijdig stadium signalen serieus te nemen, te onderzoeken en daar waar nodig op te lossen.
Doel van deze regeling is daarom:
- -het bevorderen van intern melden en opsporen van integriteitsschendingen in de breedste zin va het woord en
- -het bieden van bescherming aan werknemers die een (vermoeden van een) integriteitsschending, misstand of onregelmatigheid melden.
Achtergrond
In artikel van artikel 5, lid 1 sub e Ambtenarenwet 2017 is de verplichting voor de werkgever opgenomen om procedurevoorschriften vast te stellen voor het melden van vermoedens van misstanden door ambtenaren.
In 2003 werd voor de sector Gemeenten de Commissie Klokkenluiders Gemeentelijke Overheid (CKGO) ingesteld. Deze fungeert als extern meldpunt voor die gemeenten die de CKGO als zodanig aanwijzen. In de loop der jaren zijn ook organisaties uit de sector Waterschappen bij de CKGO aangesloten. Vanwege de verbreding van het werkveld is de CKGO in 2013 omgedoopt tot de Commissie Klokkenluiders Decentrale Overheid (CKDO). Hieruit is per 1 juli 2016 het Huis voor klokkenluiders uit voortgekomen.
In 2019 kwam er een Europese klokkenluidersrichtlijn, namelijk Richtlijn (EU) 2019/1937 die vervolgens in de Nederlandse wetgeving is opgenomen als Wet Huis voor klokkenluiders. Per 15 december 2021 is de Wet Huis voor klokkenluiders vervangen door de nieuwe Wet bescherming klokkenluiders, waarna in 2022 een aantal wetswijzigingen is doorgevoerd. In deze nieuwe Wet bescherming klokkenluiders is bescherming van melders beter geregeld en worden er stengere eisen gesteld aan de interne meldprocedure van organisaties.
Daarnaast geeft het Huis voor klokkenluiders de aanbeveling om de meldregeling ook open te stellen voor meldingen over andere integriteitsschendingen dan misstanden. Het Huis voor klokkenluiders zegt hierover:
“Een bredere toepassing van de meldregeling is wenselijk en handig, omdat:
- •het interne meldbeleid zo niet versnippert;
- •de organisatie dan niet meerdere regelingen in stand hoeft te houden en op elkaar af hoeft te stemmen;
- •de meldprocedure op deze manier het eenvoudigst is. Medewerkers doen doorgaans sneller een melding via een eenvoudige meldprocedure dan via een ingewikkelde;
- •de organisatie eerder kan ingrijpen en zo mogelijk schade kan voorkomen.”
Relatie met het algemeen klachtrecht en aangifteplicht
Deze regeling heeft geen invloed op het wettelijk recht van eenieder om een klacht bij een overheidsinstantie in te dienen over de wijze waarop deze instantie zich in een bepaalde aangelegenheid ten aanzien van hem of een ander heeft gedragen (hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht). Die klachtenprocedure is van algemene aard en niet toegeschreven op de behandeling van vermoedens van misstanden. Evenmin treedt deze regeling in de plaats van de wettelijke verplichting van iedere burger om aangifte bij de politie/openbaar ministerie te doen van een misstand die een misdrijf is. Ambtenaren en politieke ambtsdragers die in de uitoefening van hun functie kennis krijgen van een misdrijf zijn op grond van artikel 162 Wetboek van Strafvordering verplicht daarvan onverwijld aangifte te doen, met afgifte van de tot de zaak betrekkelijke stukken, aan de officier van justitie.
Artikelsgewijze toelichting
1. Algemene bepalingen
Artikel 1. Begripsbepalingen
Deze regeling is uitgebreid ten opzichte van de vorige regeling (Melden vermoeden misstand) voor wat betreft de typen meldingen die werknemers kunnen doen. Onder deze regeling is het mogelijk om alle integriteitsschendingen te melden, dus niet alleen misstanden zoals gedefinieerd in de Wet bescherming klokkenluiders, maar ook alle andere integriteitsschendingen en onregelmatigheden. Bij de begripsbepalingen zijn de drie begrippen apart gedefinieerd.
Voorbeelden van integriteitsschendingen zijn belangenverstrengeling, inzien en/of gebruiken van informatie uit systemen zonder dat dit nodig is voor het werk, diefstal, discriminatie, pesten en seksuele intimidatie.
De melder is iedere werknemer die een melding van een vermoeden van een integriteitsschending, misstand of onregelmatigheid doet. Het gaat dus niet alleen om ambtenaren, maar ook om inhuur- en oproepkrachten, stagiaires, vrijwilligers, etc. Daarnaast kunnen ook sollicitanten en leveranciers een melding maken van een vermoeden van een integriteitsschending, misstand of onregelmatigheid. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om een vermoeden van ongelijke behandeling in de sollicitatie- of aanbestedingsprocedure.
Artikel 2 Melding integriteitsschending, misstand of onregelmatigheid
Het Meldpunt Integriteit is bereikbaar via een emailadres dat beheerd wordt door de integriteitscoördinator. Een werknemer kan een vermoeden van een integriteitsschending, misstand of onregelmatigheid hier melden. Ook kan de werknemer de integriteitscoördinator direct via e-mail of telefoon benaderen. Anoniem melden is op dit moment nog niet mogelijk, anders dan dat de melder via een anoniem e-mailadres zijn identiteit geheimhoudt. De wetgever heeft aangegeven te zijner tijd wel met vereisten te komen voor het anoniem melden.
Het is belangrijk dat de integriteitscoördinator onafhankelijk en professioneel is en meldingen vertrouwelijk kan ontvangen en behandelen. De onafhankelijkheid is mede gewaarborgd doordat de integriteitscoördinator alleen verantwoording aflegt aan de gemeentesecretaris over de afhandeling van meldingen
De integriteitscoördinator moet verder kennis hebben van relevante regelingen en ervaring met het onderzoeken en afdoen van integriteitsschendingen. Daarnaast moet de integriteitscoördinator de bevoegdheid hebben onderzoek extern te beleggen.
Artikel 3 Bescherming van de melder
Uitgangspunt is dat de identiteit van de melder geheim wordt gehouden. Hier wordt alleen van afgeweken indien de melder hier zelf toestemming voor geeft. Eenieder die betrokken is bij de behandeling van een melding moet zorgvuldig omgaan met de identiteit van de melder. De melder heeft ook de mogelijkheid een melding anoniem te doen door de melding vertrouwelijk te doen bij de vertrouwenspersoon Integriteit (VPI). Informatie die de melder heeft, stuurt hij aan de VPI. De VPI zorgt ervoor dat de informatie bij het Meldpunt Integriteit terecht komt.
De bescherming ziet ook op de werknemer die een integriteitsschending, misstand of onregelmatigheid heeft gemeld in een andere organisatie dan zijn eigen organisatie. Dat kan bijvoorbeeld gebeuren als een medewerker tijdelijk samenwerkt met collega’s van een andere gemeente, of participeert in de projectorganisatie met andere organisaties. Noodzakelijk is wel dat de werknemer uit hoofde van zijn werknemerschap die misstand opmerkt.
De melder heeft op grond van deze regeling recht op juridische bijstand wanneer hij als gevolg van het te goeder trouw melden van een vermoeden van een integriteitsschending, misstand of onregelmatigheid nadelige gevolgen ondervindt in zijn rechtspositie.
De deelnemende organisaties hebben een rechtsbijstandverzekering afgesloten waarbij dit risico verzekerd is.
Artikel 5 Melding bij het regionaal meldpunt
Het bedrijfsvoeringsoverleg (BVO) heeft op 16 juli 2014 besloten tot het inrichten van een regionaal meldpunt bij Servicepunt71. De bedoeling hiervan was te zorgen voor uniforme registratie en intake van interne meldingen uit de vijf organisaties. Deze uniformiteit diende om de coördinatie en ondersteuning van het vertrouwenswerk en de kennisdeling te bevorderen.
Inmiddels is Servicepunt 71 opgeheven en zijn de taken overgegaan naar de gemeente Leiden. Het regionaal meldpunt is nu een onderdeel van de directie IDA en functioneert nog steeds ten behoeve van alle aangesloten gemeenten.
De integriteitscoördinator beheert het regionaal meldpunt.
De integriteitscoördinator treedt met de gemeentesecretaris in overleg over de melding. Als de melding handelen of een gedraging van de gemeentesecretaris, een politieke ambtsdrager of de (plaatsvervangend) griffier betreft, richt de integriteitscoördinator zich tot het bevoegd gezag.
Artikel 6 Rol vertrouwenspersoon Integriteit bij meldingen
De keuze voor het aantal vertrouwenspersonen integriteit en hun benoeming vindt plaats onder regie van de gemeentesecretaris. De vertrouwenspersoon integriteit (VPI) vervult een belangrijke rol in het proces van integriteitbewustwording en advisering. Bij een vertrouwelijke melding zorgt de VPI ook voor de doorgeleiding van de melding.
Artikel 7 Ontvangst melding door de integriteitscoördinator
De colleges van de aangesloten gemeenten hechten groot belang aan een actief integriteitsbeleid en willen daarbij zoveel mogelijk gemeenschappelijk optrekken. In dat kader past het besluit tot de benoeming van een regionale integriteitscoördinator.
Artikel 8 Standpunt en kennisgeving verloop melding
Hier zijn de wettelijke termijnen aangehouden. Dit betekent zeven dagen voor het versturen van een ontvangstbevestiging en drie maanden voor het infomeren van de melder over de opvolging van de melding.
Informatie over de opvolging van de melding betekent niet dat de melder in detail hoort wat er is gedaan en ook niet dat de melder een kopie van het rapport ontvangt. Op hoofdlijnen hoort de melder op welke wijze er vervolg is gegeven aan zijn/haar melding.
In sommige gevallen is de melder ook het slachtoffer, dat is met name het geval bij ongewenste omgangsvormen. Uiteraard wordt de melder in zijn/haar rol als slachtoffer in dat geval volledig betrokken in het onderzoek. Uiteindelijk heeft hij ook recht op inzage in het rapport.
Artikel 9 Wijze van totstandkoming van het onderzoek
De integriteitscoördinator beoordeelt de melding. Hij/zij let dan met name op of de melding een mogelijke integriteitsschending, misstand of onregelmatigheid is en of deze genoeg informatie bevat om een onderzoek te kunnen doen. Daartoe zal hij mogelijk al informatie moeten inwinnen bij de melder als onvoldoende informatie in de eerste melding is meegegeven.
Vervolgens legt hij de melding voor aan de gemeentesecretaris met een advies voor onderzoek. De gemeentesecretaris verleent hierop al dan niet goedkeuring.
Artikel 11 Schorsing van betrokkene
Afhankelijk van de ernst van de melding en de aard van het onderzoek kan worden besloten de betrokkene te schorsen voor de duur van het onderzoek. Schorsing kan plaatsvinden op aanbeveling van de integriteitscoördinator, leidinggevende of HR adviseur.
Artikel 13 Wederhoor en rapportage
Wederhoor vindt op verschillende momenten gedurende het onderzoek plaats. Allereerst is er gelegenheid tot wederhoor van betrokkene in het eerste of tweede interview dat onderzoeker(s) met betrokkene heeft.
Daarnaast vindt wederhoor plaats aan het eind van het onderzoek, afhankelijk van de uitkomst van het onderzoek. De betrokkene heeft altijd recht op de uitkomst van het onderzoek. Hij krijgt deze mondeling of schriftelijk.
In het geval het onderzoek leidt tot de conclusie dat betrokkene schuldig is aan de integriteitsschending, zal hij een kopie van het onderzoeksrapport krijgen. Hierop kan hij/zij schriftelijk reageren. Deze schriftelijke reactie zit als bijlage bij het onderzoeksrapport.
Artikel 14 Besluitvorming naar aanleiding van het onderzoeksrapport
De integriteitscoördinator geeft het definitieve onderzoeksrapport aan de gemeentesecretaris. Deze bepaalt of en welke disciplinaire maatregelen hij oplegt. De gemeentesecretaris overlegt hierover met de direct leidinggevende en HR-adviseur.
Artikel 15 Melding van een misstand bij een extern meldpunt
In het geval van een misstand, kan de melder rechtstreeks een melding doen bij een externe instantie. Dit geldt niet voor andere integriteitsschendingen en onregelmatigheden. Er moet sprake zijn van een misstand volgens de Wet bescherming klokkenluiders.
Als melder zich onheus bejegend voelt en te maken heeft gehad met vergelding door zijn melding, kan melder het Huis voor klokkenluiders verzoeken een bejegeningsonderzoek te doen.