GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Hellendoorn

Verordening seniorenconvent van de raad van Hellendoorn
Nijverdal, 4 maart 2025, kenmerk 2025-002085
De raad van de gemeente Hellendoorn;
gelet op de artikelen 84 en 149 van de Gemeentewet;
b e s l u i t:
vast te stellen de Verordening seniorenconvent van de raad van Hellendoorn
Artikel
1

Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
seniorenconvent: een door de raad ingestelde commissie, zoals bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet;
- b.
voorzitter: de voorzitter van de raad of diens plaatsvervanger;
- c.
fractievoorzitter: de voorzitter van een fractie of diens plaatsvervanger, zoals bedoeld in artikel 7 van het Reglement van orde van de raad van Hellendoorn;
- d.
burgerlid: een door de raad benoemd burgerlid zoals bedoeld in artikel 5 van het Reglement van orde van de raad van Hellendoorn;
- e.
griffier: de griffier, als bedoeld in artikel 107 van de Gemeentewet of diens plaatsvervanger;
- f.
raadsinformatiesysteem: onderdeel van de gemeentelijke website met daarin in ieder geval opgenomen de vergaderstukken van de vergaderingen.
Artikel
2

Samenstelling
- 1.
Het seniorenconvent bestaat uit de fractievoorzitters en wordt bijgestaan door de griffier.
- 2.
De voorzitter neemt deel aan de vergaderingen van het seniorenconvent als technisch voorzitter en adviseur.
- 3.
Fractievoorzitters kunnen zich in het seniorenconvent laten vervangen door een door de fractievoorzitter aangewezen raads- of burgerlid.
- 4.
Het seniorenconvent kan zich laten bijstaan door derden en kan anderen uitnodigen om deel te nemen aan de vergadering.
Artikel
3

Taken
- 1.
Het seniorenconvent fungeert namens de raad als overlegcommissie voor tot de raad behorende aangelegenheden met een vertrouwelijk, politiek gevoelig en urgent karakter waaronder:
  - a.
vertrouwelijke onderwerpen die (nog) niet openbaar behandeld kunnen worden;
  - b.
onderwerpen waarbij de privacy van personen in het geding is;
  - c.
de toepassing van de gedragscode integriteit;
  - d.
vertrouwelijke mededelingen over openbare orde en veiligheid.
- 2.
Het seniorenconvent kan aanbevelingen doen aan de raad inzake de organisatie en het functioneren van de raad, voor zover het niet betreft de taken van het presidium of de agendacommissie.
Artikel
4

Vergaderingen en quorum
- 1.
Het seniorenconvent vergadert op initiatief van de voorzitter of één van de leden.
- 2.
Een vergadering van het seniorenconvent wordt geopend als meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.
Artikel
5

Kennisgeving en agenda
- 1.
De vergaderingen van het seniorenconvent worden via het raadsinformatiesysteem ter kennis gebracht van de raads- en burgerleden.
- 2.
De kennisgeving in het raadsinformatiesysteem vermeldt de datum, aanvangstijd en plaats, alsmede de voorlopige agenda en de daarbij horende stukken, behalve de in hoofdstuk Va van de Gemeentewet bedoelde informatie.
- 3.
Als na de kennisgeving stukken aan de agenda worden toegevoegd in het raadsinformatiesysteem, wordt hiervan mededeling gedaan aan de raads- en burgerleden.
- 4.
Informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va. van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijft, in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de griffier en ligt voor raads- en burgerleden ter inzage bij de griffier.
- 5.
De agenda wordt bij aanvang van een vergadering vastgesteld. De leden of de voorzitter kunnen:
  - a.
onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afhalen;
  - b.
de volgorde van de behandeling van de agendapunten wijzigen.
Artikel
6

Openbaarheid en geheimhouding
- 1.
Vergaderingen van het seniorenconvent vinden plaats met gesloten deuren.
- 2.
Het seniorenconvent kan besluiten dat een vergadering of een deel daarvan in openbaarheid plaatsvindt.
- 3.
Indien met gesloten deuren wordt vergaderd, zijn artikel 23, vierde en vijfde lid van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing. Indien met gesloten deuren wordt vergaderd, geldt een verplichting tot geheimhouding over informatie die in die vergadering ter kennis van de aanwezigen komt. De verplichting duurt voort, totdat het seniorenconvent haar opheft.
- 4.
De geheime informatie die mondeling met de aanwezigen wordt gedeeld tijdens de vergadering met gesloten deuren mag niet worden gedeeld met de raad.
Artikel
7

Verslag
- 1.
Het conceptverslag van een besloten vergadering en de stukken waaromtrent geheimhouding is opgelegd, ligt bij de griffier ter inzage voor de raads- en burgerleden.
- 2.
Een conceptverslag van een openbare vergadering of een openbaar deel van de vergadering van het seniorenconvent wordt openbaar gemaakt via het raadsinformatiesysteem.
Artikel
8

Stemming
Alle aanbevelingen worden uitgebracht bij gewone meerderheid van stemmen. Van minderheidsstandpunten wordt desgewenst melding gemaakt.
Artikel
9

Onvoorziene omstandigheden
In gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist het seniorenconvent op voorstel van de voorzitter.
Artikel
10

Inwerkingtreding en citeertitel
- 1.
Deze verordening wordt aangehaald als ‘Verordening seniorenconvent van de raad van Hellendoorn’.
- 2.
Deze verordening treedt in werking op de dag, volgend op die van zijn bekendmaking.
De raad voornoemd,
de griffier, de voorzitter,
Toelichting
Het seniorenconvent is een commissie op grond van artikel 84 van de Gemeentewet. Het seniorenconvent vergadert met gesloten deuren, tenzij het seniorenconvent besluit om (een deel van) de vergadering in openbaarheid te laten plaatsvinden. Indien met gesloten deuren wordt vergaderd, zijn conform artikel 84 ook het vierde en vijfde lid van artikel 23 van de Gemeentewet van toepassing.
Op 6 maart 2023 heeft de minister van BZK een circulaire uitgebracht waarin de wijziging in de Gemeentewet ten aanzien van geheimhouding verder wordt toegelicht
1
Zie ‘Circulaire - Toelichting wijzigingen omtrent geheimhouding in de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur’. Link: https://www.politiekeambtsdragers.nl/publicaties/circulaires/2023/03/06/circulaire---toelichting-wijzigingen-omtrent-geheimhouding-in-de-wet-bevorderen-integriteit-en-functioneren-decentraal-bestuur
. Er is een duidelijk onderscheid tussen mondelinge of schriftelijke geheime informatie. Met mondelinge geheime informatie wordt gedoeld op informatie die in een besloten vergadering móndeling wordt gedeeld en besproken. In artikel 23, vierde lid van de Gemeentewet is bepaald dat deze mondelinge informatie die in een besloten vergadering ‘ter kennis van de aanwezigen komt’ geheim is. Deze mondelinge informatie mag níet worden gedeeld met andere leden van de raad, die niet aanwezig waren bij deze vergadering. Artikel 23, vierde lid van de Gemeentewet is ook van toepassing op een commissie als bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet, dus ook op het seniorenconvent.
De circulaire vermeld verder dat geheimhouding voor schriftelijke stukken altijd expliciet moet worden opgelegd. Uit het onderscheid tussen geheimhouding op mondelinge en geheimhouding op schriftelijke informatie volgt dat voor schriftelijke stukken die voor, tijdens of na een besloten vergadering worden overgelegd, een apart besluit tot geheimhouding moet worden genomen.
De bevoegdheid om een verplichting tot geheimhouding op te leggen, is geregeld in artikel 87 van de Gemeentewet. De raad, het college, de burgemeester en formele raadscommissies in de zin van artikel 82, 83 of 84 van de Gemeentewet kunnen op informatie die bij hen berust een verplichting tot geheimhouding opleggen.
Wanneer de burgemeester of het college de informatie waarop hij een verplichting tot geheimhouding heeft opgelegd, verstrekt aan een raadscommissie, wordt die informatie tevens verstrekt aan de hele raad. De uitzondering hierop is de hiervoor genoemde mondeling gedeelde informatie in een besloten vergadering.
Indien het seniorenconvent een verplichting tot geheimhouding heeft opgelegd op schriftelijke informatie die bij de commissie berust, kan de geheimhouding niet alleen worden opgeheven door het seniorenconvent zelf, maar ook door de gemeenteraad, zie artikel 89, derde en vierde lid van de Gemeentewet.