GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Middelburg

Nota Overhead 2025
Nota Overhead 2025 Gemeente Middelburg
De raad van Middelburg,
gelezen het advies van B en W,
besluit:
De Financiële Verordening 212 aan te passen per 1 januari 2025;
De nota "Overhead 2025" vast te stellen.
1.

Inleiding
Voor u ligt de nota Overhead 2025 gemeente Middelburg. De nota Overhead 2025 is bedoeld voor de kaderstellende rol van de raad en vormt het raamwerk waarbinnen het college van Burgemeester en Wethouders met overhead dient om te gaan.
Overhead is van belang voor de financiële stabiliteit van de gemeente. Bovendien kan de Raad door het hanteren van een eenduidige systematiek een betere vergelijking (benchmark) maken met andere gemeenten. In deze nota treft u een uitgebreide toelichting op de achtergrond van deze kaderstelling aan.
Naast de primaire taken van de gemeente die van belang zijn voor de inwoners, kent de gemeente ook functies en lasten ter ondersteuning van de primaire taken. Deze ondersteunende functies worden ook wel aangeduid als secundaire functies of overhead. Overhead is onlosmakelijk verbonden met het primair proces; zonder overhead kan geen sturing plaatsvinden of ondersteuning van de medewerkers die de primaire processen uitvoeren.
De Notitie overhead 2023 van de commissie BBV is een actualisatie van de Notitie overhead uit 2016 en gaat in op de inhoud en reikwijdte van het begrip ‘overhead’ zoals voorgeschreven in artikel 1 van het Besluit begroting en verantwoording (‘BBV’). De geactualiseerde notitie van de commissie BBV geeft een overzicht van de regelgeving inzake de overhead en geeft op een aantal punten een nadere toelichting. Deze geactualiseerde notitie is van toepassing vanaf de begroting 2025.
Deze Nota Overhead is een vertaling van de notitie Overhead van de Commissie BBV, en geeft weer hoe de gemeente Middelburg omgaat met de overhead. In deze nota komt eerst de definitie aan de orde. Daarna worden de uitgangspunten geschetst en vervolgens wordt toegelicht hoe uitwerking van overhead geschiedt.
De Financiële verordening gemeente Middelburg op basis van artikel 212 van de Gemeentewet vormt de basis van het gemeentelijk kader omtrent Overhead. In artikel 14 van de Financiële verordening is bepaald hoe de overhead dient te worden berekend en met welke methodiek deze dient te worden toegerekend. De Commissie BBV is van mening in de in 2023 verschenen Notitie Overhead dat kaderstelling in een aparte nota of (financiële) verordening een positieve bijdrage biedt aan de kwaliteit van de sturing en beheersing van een gemeente en de omvang van begroting en jaarstukken. Deze dient periodiek te worden geactualiseerd.
In de nog te actualiseren Financiële Verordening (4e kwartaal) zal een nieuw artikel worden opgenomen die verwijst naar de nota Overhead. Dit sluit aan bij het huidige stramien: Financiële Verordening op hoofdlijnen (kaderstellend) en de afzonderlijke financiële beleidsnota’s als nadere detailuitwerking.
In bijlage 1 is de relevante wet- en regelgeving opgenomen. In bijlage 2 is een overzicht van de stellige uitspraken en aanbevelingen van de commissie BBV opgenomen en de wijze waarop de gemeente Middelburg daaraan opvolging aangeeft. Deze bijlagen maken onderdeel uit van de vast te stellen nota.
2.

Inhoud en strekking van deze nota
Deze nota Overhead behandelt:
- •de definitie van overhead uit artikel 1 van het BBV;
- •het kader voor de methodiek voor het toerekenen van overhead;
- •het kader voor de berekening van de tarieven voor lokale heffingen;
- •het kader ten aanzien van het onderscheid tussen functies in de primaire processen en de overhead;
- •het kader voor het bepalen van de beleidsindicator ‘bezetting’.
3.

Wet en regelgeving
Alle hogere wet -en regelgeving, zoals de gemeentewet (GW), het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en de stellige uitspraken van de commissie BBV die bindend zijn, zijn van toepassing op het beleid van de gemeente. Deze wettelijke regels zijn niet allemaal aangehaald, aangezien deze prevalerend zijn. Bij een aantal onderdelen is de BBV voorschriften ter verduidelijking vermeld.
4.

Begripsbepaling en beleidskaders

BEGRIPSBEPALING
In deze nota wordt verstaan onder:
1.
Apparaatskosten
Onder apparaatskosten zijn begrepen de noodzakelijke financiële middelen voor het inzetten van personeel (salarissen), organisatie-, huisvestings-, materieel-, automatiseringslasten e.d. voor de uitvoering van de organisatorische taken.
2.
Bezetting:
Met bezetting wordt bedoeld het daadwerkelijke aantal fte dat werkzaam is voor de voor het ambtelijk apparaat van een gemeente, inclusief de boventallige medewerkers in verhouding tot het aantal inwoners. De indicator wordt uitgedrukt per 1000 inwoners.
3.
Commissie BBV
Het is wettelijk vastgelegd dat gemeenten, provincies en waterschappen jaarlijks begrotings- en verantwoordingsstukken moeten opstellen. Voor gemeenten en provincies is de regelgeving hieromtrent vastgelegd in het Besluit begroting en verantwoording (BBV). In het BBV is opgenomen dat er een commissie is met als taak zorg te dragen voor een eenduidige uitvoering en toepassing van het BBV.
4.
Direct productief uurtarief
Het direct productief uurtarief van de medewerker in het primaire proces is gebaseerd op de totale salariskosten van het team/domein waar de medewerker deel van uit maakt, gedeeld door het aantal direct productieve uren van het betreffende team/domein.
5.
Externe inhuur
Er is sprake van inhuur van externen indien er werkzaamheden worden uitgevoerd in opdracht van een bij de gemeente in dienst zijnde opdrachtgever, door een private organisatie met winstoogmerk, door middel van het tegen betaling inzetten van personele capaciteit en deskundigheid, zonder dat daar een arbeidsovereenkomst of aanstelling tussen organisatie en de daarbij ingezette personen aan ten grondslag ligt. Kenmerk van inhuur is dat de ingehuurde functionaris een plaats krijgt in de hiërarchie van de organisatie.
6.
Overhead(kosten)
Onder overhead(kosten) worden alle kosten verstaan die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces.
7.
Taakveld 0.4
Op dit taakveld worden alle kosten van overhead, d.w.z. alle lasten van de functies gericht op de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces geregistreerd. Hiertoe behoren ook de systemen en aanverwante lasten die deze functies ondersteunen. Uitgangspunt is dat (uitvoerings )lasten zoveel mogelijk direct worden toegerekend aan de betreffende taken/activiteiten. Dit taakveld volgt de duiding uit de Notitie Overhead van de commissie BBV.
De volgende lasten moeten op dit taakveld worden verantwoord:
- •leidinggevenden primair proces, die personele verantwoordelijkheden hebben zoals het voeren van functioneringsgesprekken en bij verordening of nota zijn aangewezen als overhead;
- •financiën, toezicht en controle gericht op de eigen organisatie, waaronder planning & control, verantwoording en auditing;
- •personeel en organisatie (P&O / HRM) en organisatie- en formatieadvies;
- •inkoop (incl. aanbesteding en contractmanagement);
- •interne en externe communicatie inclusief vormgeving, m.u.v. klantcommunicatie die specifieke taakvelden betreft – zie de opsomming van activiteiten die moeten worden verantwoord op het primaire proces hieronder;
- •juridische zaken: juridische medewerkers op een bedrijfsvoeringafdeling of belast met een bedrijfsvoeringstaak;
- •bestuurszaken: ambtelijke ondersteuning en beleidsadvisering van de burgemeester en het college van b&w;
- •informatievoorziening en automatisering van PIOFACH-systemen, inclusief organisatie overkoepelende systemen zoals de zaaksystemen, kantoorautomatisering en thuiswerkapplicaties;
- •facilitaire zaken en huisvesting (incl. beveiliging);
- •documentaire informatievoorziening (DIV);
- •managementondersteuning en secretariaten primair proces;
- •leges gemeentearchief.
Tot dit taakveld behoort niet:
- •ondersteuning van de raad, de griffie maakt geen deel uit van de ambtelijke organisatie, dit hoort onder taakveld 0.1;
- •archieven met een historische betekenis horen onder taakveld 5.4.
De volgende activiteiten horen ook niet op dit taakveld, maar moeten worden verantwoord op het taakveld van het primaire proces. Leidend hierbij zijn de afspraken uit de financiële verordening of de kadernota:
- •klantcommunicatie die betrekking heeft op specifieke taakvelden, zoals belastingen, wijkteams of vergunningen;
- •de activiteiten van projectleiders, teamleiders en coördinatoren – leidinggevenden zonder personele verantwoordelijkheid;
- •afhandeling van bezwaar- en beroepsschriften en activiteiten van juristen die bijdragen aan producten en diensten uit het primaire proces zoals vergunningverlening;
- •alle lasten van sturing/ondersteuning/PIOFACH voor zover deze kosten betrekking hebben op één of enkele taakvelden en deze kosten daar worden verantwoord; het betreft bijvoorbeeld de zwembaddirecteur, sectorcontrollers en managementondersteuning en secretariaten primair proces;
- •informatievoorziening en automatisering ten behoeve van primaire proces-systemen moeten worden verantwoord op het taakveld van dat proces;
- •een bijdrage aan/van een verbonden partij, zoals een gemeenschappelijke regeling, als vergoeding voor de uitvoering van taken; deze moet worden verantwoord op het taakveld/de taakvelden waar de verbonden partij werkzaam voor is.
Lasten die toegerekend worden aan grondexploitaties, investeringen en onderhoudsvoorzieningen moeten via taakveld 0.4 met economische categorie 7.5 worden doorbelast aan het desbetreffende taakveld of balansstand.
8.
Taakvelden
Eenheden waarin de programma’s, zoals bedoeld in artikel 8, tweede lid van het BBV, of de eenheden in overzichten en bedragen in het programmaplan, bedoeld in artikel 8, eerste lid, onderdelen b tot en met e zijn onderverdeeld;

BELEIDSKADERS
Overhead
1.
Algemeen
- a.
De raad bepaalt de primaire taken en kent ook de functies en lasten ter ondersteuning van deze primaire taken vast. Deze ondersteunende functies zijn ook wel bekend als secundaire processen of overhead. De raad stelt de financiële kaders vast waar de overhead aan moet voldoen;
- b.
Uitgangpunt uit de notitie Hoofdlijnen van het BBV is dat lasten zo veel als mogelijk direct worden verantwoord aan de taken en activiteiten. Dit betekent dat alle bedrijfslasten die direct verbonden zijn aan activiteiten/taken/producten die gericht zijn op de inwoners, in de betreffende taakvelden moeten worden geregistreerd. De overhead wordt centraal begroot en verantwoord op het overzicht overhead via taakveld 0.4 Overhead.
2.
Verantwoording
- a.
De overhead komt op een aantal plekken in de begroting en jaarstukken aan de orde. De meest uitgebreide versie in zowel de begroting als de jaarstukken is het verplichte onderdeel ‘overzicht van de kosten van overhead’. Voor de begroting maakt dit overzicht deel uit van het programmaplan (artikel 8, lid 1, sub c), voor de jaarstukken is het een onderdeel van de programmaverantwoording (artikel 25, lid 1, sub a). Het overzicht bevat zowel de baten (indien aanwezig) en de lasten van de overhead en heeft geen vast format. De overhead komt daarnaast tot uitdrukking in het overzicht van baten en lasten conform de artikelen 17 en 27 van het BBV.
- b.
De overhead kan alleen buiten de begroting om (extracomptabel) aan de tarieven voor lokale heffingen worden toegerekend omdat deze in de begroting volledig opgenomen moeten worden in het overzicht overhead.
- c.
In het overzicht overhead van de begroting worden de concrete beleidsvoornemens in de vorm van de doelstellingen opgenomen en toegelicht. Het gaat daarbij niet alleen om kwantitatieve doelstellingen (zoals bijvoorbeeld aantal fte's), ook kwalitatieve aspecten verdienen aandacht. Het gaat bij de doelstellingen vooral om die onderdelen, die prioriteit hebben of vanuit de risicoanalyse aandacht vragen.
3.
Toerekening
- a.
De volgende stap na het onderscheid wel of geen overhead, is de keuze die de gemeente moet maken om de overhead al dan niet toe te rekenen aan grondexploitaties, investeringen, onderhoudsvoorzieningen, heffingen leges, tarieven, (externe) subsidies en diensten aan derden. Het toerekenen van overhead is niet verplicht. Afhankelijk van het onderwerp dient dit intra-comptabel, dan wel extracomptabel te gebeuren.
- b.
In het BBV is één uitzondering gemaakt op het verplicht centraal begroten en verantwoorden van overhead. In de toelichting op het wijzigingsbesluit BBV van 5 maart 2016 is bepaald dat de kosten van overhead op een indirecte wijze wel kunnen (en mogen) worden toegerekend aan investeringen. Dit sluit aan op de ‘kan’-bepaling in artikel 63 lid 3 BBV waarin is bepaald dat een redelijk deel van de indirecte kosten kunnen worden opgenomen in de vervaardigingsprijs van activa. Er is dus sprake van een keuze om overhead toe te rekenen aan grondexploitaties en investeringen. Hetzelfde geldt voor groot onderhoudsprojecten die ten laste van een voorziening worden gebracht. Deze uitzondering voor de toerekening aan grondexploitaties en te activeren investeringen is gemaakt, omdat het niet toerekenen van overhead aan dergelijke investeringen anders kan leiden tot een begrotingstekort. De jaarlijkse overheadlasten van deze investeringen zouden dan namelijk in één keer ten laste van de exploitatie moeten worden gebracht, in plaats van deze te activeren en meerjarig af te schrijven.
- c.
Voor bijvoorbeeld heffingen, leges, gesubsidieerde activiteiten of activiteiten die worden gedekt door inkomsten van derden, is het verplicht om de overhead centraal te begroten en te verantwoorden. In de afrekening of kostprijsberekening kan de overhead immers extracomptabel worden meegenomen, zodat geen begrotingstekort ontstaat.
- d.
Een gemeente heeft de keuze om wel of geen overhead toe te rekenen aan onderdelen van de begroting. Afhankelijk van het onderwerp dient dit intra-comptabel dan wel extracomptabel te geschieden. De gemeenteraad kan bijvoorbeeld besluiten om geen overhead toe rekenen aan grondexploitaties, maar deze kosten wel mee te nemen in de kostprijsberekening van de afvalstoffenheffing en/of rioolheffing.
- e.
Bij de berekening van de tarieven voor lokale heffingen moet de toerekening extracomptabel geschieden. Deze methode wordt niet door de wetgever voorgeschreven, maar moet door de raad worden vastgesteld in de financiële verordening. Bij de methodiek kan gedacht worden aan de door het CBS gehanteerde techniek (op basis van personeelslasten), een opslagmethode op basis van het aantal fte of het uurtarief, of naar rato van de omvang van de taakvelden.
- Ongeacht welke keuze hierin wordt gemaakt dient de toepassing van de methodiek voor het toerekenen van de overhead voor alle onderdelen eenduidig en consistent te zijn. Het is echter toegestaan om voor grondexploitaties een andere methodiek te gebruiken dan voor heffingen.
- f.
Voor producten en diensten op publiekrechtelijke grondslag is de gemeente aan wettelijke kaders gebonden voor wat betreft de kostprijsberekening en hoogte van tarieven. Zo mogen voor de rioolheffing en afvalstoffenheffing in de begroting de baten niet boven de lasten uitgaan (maximaal 100% kostendekkend). Ook bij kostenverhaal bij (faciliterend) grondbeleid dient er sprake te zijn van de criteria profijt, toerekenbaarheid en proportionaliteit (op basis van de Wro en omgevingswet).
- g.
Voor de berekening van de tarieven voor lokale heffingen moet de methodiek voor de toerekening van overhead worden gebruikt zoals deze is opgenomen in de Financiële Verordening.
- h.
In het PIOFACH domein worden zowel ondersteunende als sturende functies onderscheiden. Ondersteunende functies zijn functies die geen rechtstreekse bijdrage leveren aan producten die door de gemeente aan de inwoners worden geleverd. Deze functies worden ook wel aangeduid als de PIOFACH functies: personeel, informatisering en automatisering, organisatie, financiën, archivering, communicatie en huisvesting.
- i.
Sturende functies zijn functies die aangemerkt worden als hiërarchisch leidinggevenden en vielen voorheen automatisch onder de overhead. Coördinatoren, teamleiders, projectleiders en opdrachtgevers worden niet aangemerkt als sturende functies omdat verondersteld wordt dat hun verantwoordelijkheid voor inhoud of uitvoering het hoofdbestanddeel van het takenpakket vormt.
- j.
In de begroting wordt de hoogte van het percentage besloten Deze wordt alsdan consequent toegepast in de paragraaf Lokale Lasten, onder de kop Kostenonderbouwing tarieven.
- k.
De huisvestingslasten hebben betrekking op zowel de lasten van huisvesting als de bijbehorende facilitaire lasten. Huisvesting die wordt gerekend tot de overhead heeft betrekking op kantoorruimten. Huisvestingslasten die behoren tot een specifiek uitvoerende taak en daarmee tot een specifiek taakveld vormen geen onderdeel van de overhead.
- l.
De lasten die samenhangen met de bijdragen die gedaan worden aan deze gemeenschappelijke regelingen (of bedrijven met een andere rechtsvorm) zijn onderdeel van de overhead en worden verantwoord op het desbetreffende taakveld.
- m.
In de nota van toelichting van het wijzigingsbesluit BBV gedateerd 5 maart 2016 is het volgende opgenomen: “Rente die direct verband houdt met een taakveld betreft de (omslag)rente die moet worden toegerekend aan investeringen binnen dat taakveld. Bijvoorbeeld rente over investeringen in onderwijshuisvesting of over investeringen in sportaccommodaties betreft directe kosten op de betreffende taakvelden. Dit impliceert dat de rente- en afschrijvingslasten van investeringen op het terrein van de overhead ook onder de overhead vallen.
4.
Formatie
.
Definitie: de toegestane formatie in fte van het ambtelijk apparaat van de gemeente voor het begrotingsjaar op peildatum 1 januari in verhouding tot het aantal inwoners. De indicator wordt uitgedrukt per 1.000 inwoners. Uitgangspunt is het vastgestelde formatieplan conform de begroting die door de raad wordt vastgesteld. Indien in het formatieplan formatieplaatsen zijn opgenomen voor taken die uitgevoerd voor andere overheidsorganisaties (verhuurde fte's aan bijvoorbeeld een andere overheidsorganisatie of een gemeenschappelijke regeling) dan worden deze in mindering op de totale formatieve omvang gebracht.
5.
Bezetting.
Uitgangspunt is bij voorkeur de werkelijke bezetting voor een toekomstig begrotingsjaar voor zover een gemeente over deze gegevens kan beschikken. Indien deze cijfers niet beschikbaar zijn, dan is het toegestaan gebruik te maken van de meest recente cijfers. Voor de jaarstukken wordt berekend door de gemiddelde bezetting te nemen op 1 januari en op 31 december en deze door 2 te delen.
6.
Kostendekkendheid
.
In de programma’s worden alleen de lasten opgenomen die betrekking hebben op het primaire proces. De methode voor de berekening van de kostendekkendheid in de paragraaf lokale heffingen is als volgt:
Berekening van kostendekkendheid van een heffing
Lasten taakvelden, inclusief (omslag)rente a
Baten taakvelden, exclusief heffingen b
Netto lasten taakvelden a-b = c
Toe te rekenen lasten:
Overhead inclusief (omslag)rente d
BTW e
Totale lasten c+d+e = f
Baten heffingen g
Dekkingspercentage g/f = i
Deze berekening moet vervolgens worden aangevuld met een inhoudelijke toelichting over de totstandkoming van de tarieven en de beleidskeuzes die daaraan ten grondslag liggen. Bij de berekening van de kostprijs voor afvalinzameling wordt voor de huisvestingskosten een correctie toegepast aangezien de Waldammeweg deze decentraal zijn gesitueerd. De gehanteerde overheadkosten (en dus ook afvalstoffenheffing) voor de kostprijsberekening van de afvalinzameling zijn hiermee lager. De methodiek voor het toerekenen van overhead aan lokale heffingen en rechten is hiermee gelijk aan het toerekenen van overhead aan de overige taakvelden en kent enkel een lager kostencomponent voor huisvesting.
7.
Overhead bij grondexploitaties en investeringen.
In de toelichting op het wijzigingsbesluit BBV van 5 maart 2016 is bepaald dat de kosten van overhead op een indirecte wijze wel kunnen (en mogen) worden toegerekend aan grondexploitaties en investeringen. Dit sluit aan op de ‘kan’-bepaling in BBV artikel 63 lid 3 waarin is bepaald dat een redelijk deel van de indirecte kosten kunnen worden opgenomen in de vervaardigingsprijs van activa. Om het inzicht te behouden in het totaal van de overheadkosten, wordt alle overhead in eerste instantie wel onder het overzicht overhead geboekt en vervolgens als negatieve last overgeboekt naar de betreffende grondexploitatie of investering. In de praktijk zal dit gebeuren door op het taakveld 0.4 onder de lasten een negatief bedrag op te nemen met de categorie 7.5 ‘Overige verrekeningen’ en dit bedrag op het betreffende taakveld met de verrekencategorie 7.5 weer als last te verantwoorden. Hierdoor wordt de exploitatie niet onnodig opgevoerd. Zoals ook in de toelichting op het wijzigingsbesluit BBV van 5 maart 2016 is opgenomen, is het van belang dat wanneer gebruik wordt gemaakt van de methodiek om overhead door te belasten aan grondexploitaties en investeringen, hier ook in de toelichting op het overzicht overhead bijzondere aandacht aan te besteden.
5.

Overhead in de P&C cyclus
Om de raad op eenvoudige wijze meer inzicht te geven in de lasten van de overhead voor de gehele organisatie en ook meer zeggenschap over die lasten te geven, wordt zowel bij begroting als bij de jaarstukken in het programmaplan c.q. programmaverantwoording een apart overzicht worden opgenomen van de baten en de lasten van de overhead. In het overzicht overhead wordt een specificatie opgenomen van de bruto overheadlasten en de aan de investeringen, grondexploitaties en de ten laste een onderhoudsvoorziening toegerekende overhead. N.B. Bij subsidies wordt de overhead meegenomen overeenkomstig de subsidievoorwaarden.

PROGRAMMABEGROTING
In de programmabegroting wordt de overhead opgenomen als onderdeel van het taakveld Bestuur en Ondersteuning.

TUSSENTIJDSE WIJZIGINGEN
Tussentijdse wijzigingen op overhead worden gerapporteerd in de bestuurlijke tussenrapportages of individuele raadsvoorstellen voor de bijstelling van de begroting. Na goedkeuring door de gemeenteraad wordt de begroting hierop aangepast.

JAARREKENING
In de jaarrekening wordt in de toelichting op de programma’s bij het taakveld Bestuur gerapporteerd over de overhead, middels de beleidsindicator overhead. In het overzicht overhead van het jaarstukken wordt inzicht gegeven in de geboekte voortgang en resultaten op het gebied van de overhead. Hierbij worden alle kosten die samenhangen met de sturing en de ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces aangemerkt als overhead. Daarnaast wordt een korte toelichting gegeven op de mutaties die in enig jaar zijn opgenomen.

Slotbepalingen
INTREKKING OUDE REGELING
N.v.t.
INWERKINGTREDING
Deze nota treedt in werking op 1 januari 2025.
CITEERTITEL
Deze nota wordt aangehaald als ‘Nota Overhead 2025’.
ONDERTEKENING
Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van 13 maart 2025
De voorzitter,
De griffier,
Bijlage 1 Relevante wet- en regelgeving – relevante bepalingen
GEMEENTEWET
Artikel 212
1. De raad stelt bij verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie vast. Deze verordening waarborgt dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan.
BESLUIT BEGROTING EN VERANTWOORDING GEMEENTEN PROVINCIES
Artikel 1
In dit besluit wordt verstaan onder:
l. overheadkosten: per programma, of per programmaonderdeel als bedoeld in artikel 8, vierde lid, de raming van de baten en lasten en het saldo;
Artikel 3
- 1.
De begroting, de meerjarenraming, de jaarstukken en de uitvoeringsinformatie geven volgens normen die voor gemeenten en provincies als aanvaardbaar worden beschouwd een zodanig inzicht dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd over de financiële positie en over de baten en de lasten. In het bijzonder provinciale staten en de raad moeten in staat zijn zich een zodanig oordeel te vormen.
- 2.
De begroting, de meerjarenraming en de uitvoeringsinformatie geven duidelijk en stelselmatig de omvang van alle geraamde baten en lasten, alsmede het saldo ervan weer. De begroting geeft tevens duidelijk en stelselmatig inzicht in de financiële positie.
- 3.
De jaarstukken en de uitvoeringsinformatie geven getrouw, duidelijk en stelselmatig de baten en lasten van het begrotingsjaar, alsmede het saldo ervan weer. De jaarrekening geeft tevens een getrouw, duidelijk en stelselmatig inzicht in de financiële positie aan het einde van het begrotingsjaar.
Artikel 8
1. Het programmaplan bevat:
a. een overzicht van de kosten van overhead;
Artikel 14
De paragraaf betreffende de bedrijfsvoering geeft ten minste inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering.
Artikel 17
Het overzicht van baten en lasten in de begroting omvat:
b. het overzicht van de geraamde algemene dekkingsmiddelen, de geraamde kosten van de overhead, het geraamde bedrag van de heffing voor de vennootschapsbelasting en het geraamde bedrag voor onvoorzien;
Artikel 19
De toelichting op het overzicht van baten en lasten bevat ten minste:
a. het gerealiseerde bedrag van het voorvorig begrotingsjaar, het geraamde bedrag van het vorig begrotingsjaar na wijziging en het geraamde bedrag van het begrotingsjaar;
b. de gronden waarop de ramingen zijn gebaseerd en, in geval van aanmerkelijk verschil met de raming, respectievelijk de realisatie, van het vorig, respectievelijk voorvorig, begrotingsjaar de oorzaken van het verschil;
Artikel 24
3. De jaarrekening bestaat uit:
d. een bijlage met het overzicht van de gerealiseerde baten en lasten per taakveld.
Artikel 25
1. De programmaverantwoording bestaat ten minste uit:
a. De verantwoording over de realisatie van de programma’s en de overzichten van de algemene dekkingsmiddelen en de kosten van overhead;
Artikel 27
1. Het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening bevat:
b. het overzicht van de gerealiseerde algemene dekkingsmiddelen, de gerealiseerde kosten van de overhead en het bedrag van de heffing voor de vennootschapsbelasting;
Artikel 28
De toelichting op het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening bevat ten minste:
a. voor alle onderdelen van artikel 27, eerste lid, een analyse van de afwijkingen tussen de begroting na wijziging en de jaarstukken;
Bijlage 2 Stellige uitspraken en Aanbevelingen commissie BBV en opvolging gemeente Middelburg
Stellige Uitspraken en Aanbevelingen Commissie BBV adviseert | Opvolging aanbeveling door gemeente Middelburg
Kaderstelling op het gebied van overhead niet bij begroting vorm te geven, maar door middel van de (Financiële) Verordening of door een nota overhead aan de raad voor te leggen en deze periodiek te herzien. | Ja, de nieuwe kaderstellende nota overhead gemeente Middelburg ligt nu ter besluitvorming voor om het gemeentelijk beleid m.b.t. (toerekening van) overhead vast te lasten stellen door de gemeenteraad, en zal periodiek worden herzien.
Een kaderstellende nota op het gebied van de toerekening van overhead voor te leggen aan de raad en deze periodiek te herzien. | Ja, zie het antwoord hierboven.
Een enkele methodiek te gebruiken voor het toerekenen van overhead, zoals opgenomen in het overzicht overhead, aan lokale heffingen en rechten, grondexploitaties en andere producten | Ja, de methodiek is opslag uurtarief per direct productief uur van een medewerker in het primaire proces
Keuzes te maken ten aanzien van het onderscheid tussen functies in de primaire processen en de overhead, en deze toe te lichten als onderdeel van een (Financiële) Verordening of een nota overhead en deze periodiek te herzien. | Ja, er worden keuzes gemaakt in de nu voorliggende nota.
Gebruik te maken van het platform ‘Venster voor bedrijfsvoering’ als leidraad voor de uitwerking van het begrip en vergelijken van overhead. | Ja, ‘Venster voor Bedrijfsvoering' heeft als doel om publieke organisaties, zoals gemeenten en waterschappen, inzicht te geven in hun bedrijfsvoering
Om een ondergrens te hanteren voor het naar rato toerekenen van de lasten van medewerkers die voor verschillende taakvelden werkzaam zijn. De toerekening kan zowel op medewerkers niveau als op het niveau van een organisatieonderdeel plaatsvinden. | Nee, we gaan geen ondergrens hanteren.
Gemeenten en provincies om afspraken te maken over het opnemen van de indicatoren uit de ‘regeling beleidsindicatoren gemeenten/provincies’ met de gemeenschappelijke regelingen waar zij deel van uitmaken. | Ja, is al bekend bij de gemeenschappelijke regelingen.
Focus aan te brengen in het overzicht overhead. Minimaliseer herhalingen tussen verordeningen, nota’s, programma’s en paragrafen. Maak hierbij gebruik van verwijzingen binnen begroting of jaarstukken teneinde de omvang van deze documenten te beperken en daarmee de toegankelijkheid voor de raad te vergroten. | Ja, is nu al opgenomen in Begroting en Jaarstukken.
Om voor het bepalen van de beleidsindicator ‘bezetting’ gebruik te maken van de meest recente beschikbare informatie indien er bij begroting geen indicatie wordt gegeven van de geraamde bezetting. | Ja, dat wordt met voorliggende Nota Overhead gedaan.
Geldend van 1 januari 2025