GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Halderberge

Beleidsnota rechtmatigheid Halderberge
De raad van de gemeente Halderberge;
gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 6 februari 2024;
gelet op artikel 213 van de Gemeentewet, artikel 10 van de Financiële verordening Halderberge, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden en de Kadernota rechtmatigheid 2023 van de commissie BBV;
BESLUIT
vast te stellen de:
Beleidsnota rechtmatigheid Halderberge
Artikel
1

Begripsbepalingen
a. Rechtmatigheidsverantwoording: de verantwoording door het college dat aan de baten, lasten en balansmutaties ten grondslag liggende financiële beheershandelingen in overeenstemming met de wet- en regelgeving tot stand zijn gekomen.
b. Normenkader: een overzicht van de relevante wet- en regelgeving, zowel extern als intern, die van belang is voor het toetsen van de rechtmatigheidscriteria.
c. Begrotingscriterium: rechtmatigheidscriterium dat betrekking heeft op de baten en lasten (op programmaniveau), de mutaties van reserves en de investeringskredieten, zoals die door de raad zijn geautoriseerd via de (gewijzigde) begroting of anderszins.
d. Begrotingsafwijking: een onderschrijding of overschrijding van de baten of lasten (op programmaniveau), een overschrijding van een investeringskrediet en een mutatie van een reserve ten opzichte van de (gewijzigde) begroting en/of raadsbesluit.
e. Fouten: fouten bij financiële beheershandelingen, waarbij de in het normenkader opgenomen wet- en regelgeving niet correct en/of onvolledig is nageleefd.
f. Onduidelijkheden: onduidelijkheden die tijdens de controle en de vaststelling van de rechtmatigheid ontstaan door het ontbreken van controle-informatie of door mogelijke tegenstrijdige interpretaties van feiten en juridische normen. Het college kan hierdoor in het kader van de verantwoording niet aangeven of er al da niet sprake is van een rechtmatigheidsfout.
g. Afwijkingen: de overkoepelende term voor fouten en onduidelijkheden
h. Verantwoordingsgrens: een door de gemeenteraad vastgesteld percentage van de totale lasten inclusief de dotaties aan de reserves, waarboven het college de afwijkingen moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording.
i. Rapportagegrens: een door de gemeenteraad vastgesteld bedrag, waarboven de in een werkproces geconstateerde afwijking(en) opgenomen en toegelicht moeten worden in de paragraaf bedrijfsvoering.
Artikel
2

Doelstellingen
De beleidsnota rechtmatigheid van de gemeente dient tot:
1. het vaststellen van de uitgangspunten voor de begrotingsrechtmatigheid;
2. het vaststellen van de verantwoordingsgrens bij de rechtmatigheidstoetsing;
3. het vaststellen van de rapportagegrens bij de rechtmatigheidstoetsing;
4. het benoemen van de verantwoordelijkheden binnen de rechtmatigheidstoetsing.
Artikel
3

Uitgangspunten begrotingsrechtmatigheid
Voor de toetsing van begrotingsrechtmatigheid en de toepassing van het begrotingscriterium worden de uitgangspunten zoals opgenomen in de artikelen 3a tot en met 3c gehanteerd.
Artikel
3a

Begrotingsafwijkingen: over- en onderschrijdingen van baten en lasten en overschrijdingen van investeringskredieten
1. De begrotingsrechtmatigheid wordt voor de begrotingsafwijkingen zoals bedoeld in de leden 3 en 4 van dit artikel beoordeeld op het niveau waarop de begroting door de raad is geautoriseerd, zoals opgenomen in artikel 5 van de Financiële verordening gemeente Halderberge.
2. Bij investeringskredieten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaalbedrag van het investeringskrediet, wordt als rechtmatig beschouwd.
3. Uitgangspunt is dat de categorie begrotingsafwijkingen, zijnde overschrijdingen van de baten op programmaniveau en onderschrijdingen van de baten en lasten op programmaniveau, die gedurende het jaar gemeld en toegelicht worden in de tussentijdse rapportages, zoals bedoeld in artikel 6 van de Financiële verordening gemeente Halderberge, dan wel in een raadsvoorstel én die na afloop van het jaar worden gemeld en toegelicht in het overzicht van baten en lasten van de jaarrekening, niet als onrechtmatig worden aangemerkt, op voorwaarde dat artikelen 5 en 6 van de Financiële verordening gemeente Halderberge correct zijn nageleefd.
4. Uitgangspunt is dat de categorie begrotingsafwijkingen, zijnde overschrijdingen van de lasten op programmaniveau en overschrijdingen van de investeringskredieten, als onrechtmatig wordt aangemerkt.
Overschrijdingen van de lasten op programmaniveau en overschrijdingen van de investeringskredieten worden evenwel in de volgende situaties acceptabel geacht:
a. er sprake is van een overschrijding die gecompenseerd wordt door – direct gerelateerde - baten van gelijke omvang;
b. er sprake is van een overschrijding bij een open einde regeling, mits deze overschrijding niet bekend was ten tijde van het opstellen van de laatste wijziging van de begroting;
c. er sprake is van een overschrijding die gecompenseerd wordt door een onttrekking uit een bestemmingsreserve of een voorziening, mits de bestemmingsreserve of voorziening - die betrekking heeft op het desbetreffende programma - toereikend is en met inachtneming van het bepaalde in artikel 3b, vijfde lid.
5. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, dat wil zeggen in de situaties zoals vermeld in het voorgaande lid onder a tot en met c, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording, voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden, maar ze worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.
6. Begrotingsonrechtmatigheden op geactiveerde uitgaven (investeringen), waarvan de gevolgen zichtbaar worden via hogere kapitaallasten in het jaar zelf of in volgende jaren, zijn onrechtmatig en tellen in het jaar van investeren mee in het rechtmatigheidsoordeel.
7. Begrotingsonrechtmatigheden geconstateerd na afloop van het verantwoordingsjaar betreffende activiteiten welke achteraf als onrechtmatig moeten worden beschouwd omdat dit bijvoorbeeld bij nader onderzoek van de subsidieverstrekker, belastingdienst of een toezichthouder blijkt (bijvoorbeeld een belastingnaheffing), tellen niet mee in het rechtmatigheidsoordeel. Het zal hier in de praktijk vaak gaan om interpretatieverschillen bij de uitleg van wet- en regelgeving die na afloop van het verantwoordingsjaar aan het licht komen.
Artikel
3b:

Begrotingsafwijkingen: mutaties van reserves
1. Tot begrotingsafwijkingen worden de mutaties van reserves gerekend die op realisatiebasis afwijken van de gewijzigde begroting of raadsbesluit.
2. Met een mutatie van een reserve wordt zowel een toevoeging aan als een onttrekking uit een door de raad gevormde reserve bedoeld.
3. In beginsel moet een mutatie van een reserve voorafgegaan worden door een (expliciet) raadsbesluit; voorafgegaan betekent in dit verband een raadsbesluit genomen vóór 31 december van het begrotingsjaar.
4. Een door de raad vastgestelde beleidsnota waarin uitgangspunten voor de vorming en mutaties van een of meerdere reserves zijn opgenomen geldt als een raadsbesluit.
5. Een begrotingsafwijking van een reserve met een egalisatiekarakter zijn rechtmatig, mits hieraan een raadsbesluit aan ten grondslag ligt.
Artikel
3c:

Budgetoverheveling tussen begrotingsjaren
1. Budgetoverheveling, zijnde lastenoverheveling, tussen begrotingsjaren maakt onderdeel uit van het begrotingscriterium.
2. De overheveling van budgetten c.q. lasten van het ene begrotingsjaar naar het volgende begrotingsjaar kan alleen plaatsvinden via de vorming van een bestemmingsreserve waarvoor voorafgaande autorisatie van de raad vereist is.
3. Een voorstel van het college om budgetten over te hevelen naar het volgende begrotingsjaar wordt - in beginsel - behandeld in de laatste raadsvergadering van het begrotingsjaar waarin de geplande werkzaamheden en de daarvoor benodigde middelen aanvankelijk begroot zijn.
4. Aan de budgetoverheveling en de vorming van een bestemmingsreserve hiervoor zijn de volgende voorwaarden verbonden:
a. de bestemmingsreserve voor een overgeheveld budget heeft - in beginsel - de duur van één jaar, met een maximum van 2 jaar;
b. na de maximumperiode van twee jaar wordt de bestemmingsreserve voor een overgeheveld budget - of het eventuele restant - automatisch, dat wil zeggen zonder een afzonderlijk raadsbesluit, overgeheveld naar de algemene reserve;
c. het over te hevelen budget bedraagt minimaal € 15.000;
d. het over te hevelen budget (of een gedeelte deel daarvan) is specifiek bestemd voor een aangewezen doel of activiteit dat nog niet of slechts ten dele in het betreffende begrotingsjaar heeft plaatsgevonden;
e. budgetoverheveling is niet toegestaan voor een niet - geheel - bestede jaarlijks terugkerende activiteit;
f. in de onderbouwing van de budgetoverheveling wordt expliciet ingegaan op het
eenmalige karakter van de activiteit en de reden van de vertraging.
5. Een voorstel om budgetten over te hevelen naar het volgende begrotingsjaar kan ook worden meegenomen in het bestemmingsvoorstel bij de jaarrekening, onder de voorwaarden zoals opgesomd in het vierde lid, met dien verstande dat pas na autorisatie van de raad het college de over te hevelen budgetten mag besteden.
6. Een voorstel, zoals bedoeld in het vijfde lid, dient vergezeld te gaan met een toelichting waarbij er door het college gemotiveerd wordt waarom het voorstel voor de budgetoverheveling niet meer in het voorafgaande begrotingsjaar aan de raad kon worden voorgelegd.
7. Een afwijking van het tweede lid is niet toegestaan en resulteert in een onrechtmatigheid.
8. Een afwijking van de leden 4, 5 en 6 wordt aangemerkt als een onrechtmatigheid, tenzij de raad expliciet het besluit neemt om van deze bepalingen in de Beleidsnota rechtmatigheid Halderberge af te wijken.
Artikel
4

Verantwoordingsgrens
De verantwoordingsgrens voor afwijkingen, voor zowel fouten als onduidelijkheden, is 1,5% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. Fouten en onduidelijkheden worden daarbij niet bij elkaar opgeteld.
Artikel
5

Rapportagegrens
In de jaarrekening worden afwijkingen gerapporteerd en nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering, voor zover deze in het betreffende werkproces de rapportagegrens van € 100.000 te boven gaan. Fouten en onduidelijkheden worden daarbij niet bij elkaar opgeteld.
Artikel
6

Verantwoordelijkheden rechtmatigheidstoetsing
De verantwoordelijkheden met betrekking tot de rechtmatigheidstoetsing van de gemeente staan in de volgende tabel gedefinieerd.
Functie | Verantwoordelijkheden
Gemeenteraad | - 1. stelt jaarlijks het normenkader vast - 2. stelt de te hanteren uitgangspunten voor het begrotingscriterium vast - 3. stelt de verantwoordingsgrens vast - 4. stelt de rapporteringsgrens vast
Auditcommissie | - 1. adviseert de gemeenteraad over de uitgangspunten, de te hanteren kaders en de vastleggingen in de Beleidsnota rechtmatigheid
Accountant | - 1. beoordeelt bij de jaarrekeningcontrole een juiste totstandkoming en onderbouwing van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording
College van B&W | - 1. zorgt voor een systeem van (verbijzonderde) interne controles waarin de (financiële) rechtmatigheidstoetsing is geborgd - 2. rapporteert aan de gemeenteraad over de uitkomsten van de (financiële) rechtmatigheidstoetsing - 3. neemt een rechtmatigheids-verantwoording op in de jaarrekening
Control | - 1. voert in opdracht van het college de (verbijzonderde) interne controles uit waar de rechtmatigheidstoetsing onderdeel van uitmaakt - 2. stemt met de accountant de uitkomsten en bevindingen van de in de (verbijzonderde) interne controles opgenomen rechtmatigheidstoetsing af - 3. adviseert het managementteam en het college over de uitkomsten en bevindingen van de rechtmatigheidstoetsing
Artikel
7

Intrekking
De Beleidsnota rechtmatigheid gemeente Halderberge, zoals vastgesteld door de raad in zijn vergadering van 23 maart 2023, wordt ingetrokken.
Artikel
8

Inwerkingtreding
De Beleidsnota rechtmatigheid Halderberge geldt vanaf het rekeningjaar 2023.
Artikel
9

Citeertitel
Deze nota wordt aangehaald als ‘Beleidsnota rechtmatigheid Halderberge’.
Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad
van de gemeente Halderberge op 14 maart 2024,
de griffier, de voorzitter,
drs. A. Koenen drs. B.J.A. Roks