GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente West Betuwe

Verordening op de voorrondes gemeente West Betuwe 2025
De raad van de gemeente West Betuwe;
gelezen het voorstel van het presidium van 20 januari 2025,
besluit:
de Verordening op de voorrondes gemeente West Betuwe 2025 vast te stellen
Hoofdstuk
1.

Algemene bepalingen
Artikel
1.

Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
- 1.
Voorronde-griffier: griffier van een voorronde of diens plaatsvervanger;
- 2.
Voorronde-voorzitter: voorzitter van een voorronde of diens plaatsvervanger;
- 3.
Griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger, bedoeld als artikel 107 Gemeentewet;
- 4.
Raadsleden: de beëdigde raadsleden van de gemeenteraad;
- 5.
Burgerleden; door de raad benoemde leden niet zijnde raadsleden;
- 6.
Fractieleden: de raads- en burgerleden die behoren tot dezelfde fractie.
Artikel
2.

Instelling voorronde vergadering
1.
Een voorronde kan uit de volgende vergaderingen bestaan:
- a.
een beeldvormende voorronde;
- b.
een oordeelsvormende voorronde; gebaseerd op artikel 82 van de Gemeentewet
2.
De agenda vermeldt om welke soort vergadering het gaat;
3.
Een deelnemer aan een voorronde kan zowel een raads- als burgerlid zijn;
4.
Vragen over geagendeerde onderwerpen dienen zoveel als mogelijk voorafgaand te worden gesteld. Vragen worden (digitaal) via de griffie ingediend. Vooraf ingediende vragen dienen al voor de voorronde beantwoord en afgedaan te zijn.
5.
Vragen gesteld tijdens de oordeelsvormende voorronde vergadering, die niet mondeling kunnen worden beantwoord door het college, worden schriftelijk afgedaan, conform artikel 38 reglement van orde. In afwijking van de termijnen die genoemd worden in dit artikel moeten deze vragen uiterlijk de vrijdag voor de raadsvergadering zijn beantwoord en is uitstel van beantwoording niet mogelijk.
Artikel
3.

Taken en organisatie beeldvormende voorronde
1.
Een beeldvormende voorronde dient om de raads- en burgerleden te informeren en een beeld laten vormen over een bepaald onderwerp;
2.
De beeldvormende voorrondes worden voor 2 doeleinden ingezet:
- a.
Oriëntatie; deze dient om te informeren over onderwerpen en/of thema’s
- b.
Besluitvoorbereiding; deze dient om te informeren over (concept)besluiten en of raadsvoorstellen; Deze vorm van beeldvorming vindt plaats in dezelfde cyclus als de besluitvorming over het voorstel;
3.
De beeldvormende voorronde zijn vormvrij waarbij verschillende werkvormen kunnen worden ingezet;
4.
De beeldvormende voorronde kan in het gemeentehuis plaatsvinden, maar ook op locatie; De agendacommissie bepaalt de locatie;
5.
Van de beeldvormende voorronde wordt geen (audiovisueel) verslag gemaakt, tenzij de agendacommissie anders bepaalt.
Artikel
4.

Taken en organisatie oordeelsvormende voorronde
1.
De oordeelsvormende voorronde brengt gevraagd en ongevraagd advies uit aan de raad over die onderwerpen waarop haar werkzaamheden betrekking hebben;
2.
De oordeelsvormende voorronde vindt plaats in het gemeentehuis, in een formele vergadersetting met 2 debatrondes, tenzij de agendacommissie anders bepaalt;
3.
De oordeelsvormende voorronde wordt voor 2 doeleinden ingezet:
- a.
Kaderstelling;
- b.
Voorbereiding Besluitvorming;
4.
Een oordeelsvormende voorronde als bedoeld in lid 3 sub a, wordt georganiseerd ter voorbereiding van een beleidsplan, een beleidsnotitie en/of een raadsvoorstel;
5.
Een oordeelsvormende voorronde als bedoeld in lid 3 sub b, wordt georganiseerd om een concreet raadsvoorstel te behandelen, dat in dezelfde cyclus ter besluitvorming zal worden voorgelegd aan de gemeenteraad;
- a.
De voorronde brengt een behandeladvies uit aan de agendacommissie betreffende de voorstellen die op haar agenda staan. Een behandeladvies bestaat uit een van de volgende adviezen:
  - i.
Niet rijp voor besluitvorming;
  - ii.
Behandelstuk;
  - iii.
Hamerstuk.
- b.
De voorronde voert overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de onderwerpen, bedoeld onder lid 5.a van dit artikel
6.
Van de oordeelsvormende voorronde is na afloop een audiovisueel verslag beschikbaar via het openbare Raadsinformatiesysteem; Dit geldt niet voor de onderwerpen die in beslotenheid zijn besproken;
Artikel
5.

Samenstelling
1.
Zowel de beeldvormende als de oordeelsvormende voorronde worden voorgezeten door een lid van de agendacommissie;
2.
Aan de beeldvormende en oordeelsvormende voorrondes mogen alle fractieleden deelnemen.
3.
In een oordeelsvormende voorronde nemen per geagendeerd onderwerp niet meer dan twee fractieleden per fractie deel aan de beraadslagingen;
4.
De artikelen 10, 11, 12 en 13 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op de fractieleden die geen raadslid zijn;
Artikel
6.

De voorronde-griffier
1.
De griffier van de raad wijst ter ondersteuning van iedere voorronde een op de griffie werkzame ambtenaar aan;
2.
Een voorronde-griffier is aanwezig in de vergaderingen;
3.
Bij verhindering of afwezigheid wordt de voorronde-griffier vervangen door een door de griffier van de raad aangewezen op de griffie werkzame ambtenaar;
4.
Een voorronde-griffier kan aan beraadslagingen in de vergaderingen deelnemen.
Hoofdstuk
2.

Vergaderingen
Paragraaf
1.

Voorbereiding
Artikel
7.

Oproep en agenda
1.
De agendacommissie zendt tenminste vijf werkdagen voor een oordeelsvormende voorronde een digitale oproep aan de fractieleden onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de vergadering;
2.
De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 89 eerste lid van de Gemeentewet bedoelde stukken, worden tegelijkertijd met de digitale oproep geplaatst op het raadsinformatiesysteem en/of website van de gemeente(raad);
3.
In spoedeisende gevallen kan de voorzitter van de agendacommissie na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende agenda opstellen. Zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 24 uur voor aanvang van de voorronde, wordt deze met de daarbij behorende stukken aan de fractieleden gezonden;
4.
De agenda wordt bij aanvang van een oordeelsvormende voorronde vastgesteld.
Artikel
8.

Ter inzage leggen van stukken
1.
Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een agenda dienen en niet elektronisch beschikbaar zijn, worden gelijktijdig met het verzenden van de digitale oproep op het gemeentehuis ter inzage gelegd. Als na het verzenden van de digitale oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raad en de burgerleden en zo mogelijk ook door middel van openbare kennisgeving;
2.
Elektronisch beschikbare stukken worden op de website van de gemeente geplaatst;
3.
Stukken waaromtrent op grond van artikel 87 van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier; deze plaats de betreffende stukken op een afgeschermd, niet openbaar, gedeelte van het raadsinformatiesysteem en/of verleent de raadsleden op verzoek inzage.
Artikel
9.

Openbare kennisgeving
1.
De voorronde wordt door aankondiging op de website van de gemeente(raad) en in een huis-aan-huisblad openbaar gemaakt;
- a.
De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden op de website van de gemeente(raad) geplaatst;
- b.
In spoedeisende gevallen kan de openbare kennisgeving uitsluitend via digitale weg plaatsvinden.
Paragraaf
2.

Ter vergadering
Artikel
10.

Presentielijst
1.
De voorronde-griffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van de voorronde;
2.
Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen de fractieleden de presentielijst, die aan het einde van elke voorronde door de voorzitter en de voorronde-griffier door ondertekening wordt vastgesteld.
Artikel
11.

Opening vergadering en quorum
1.
Een quorum is alleen van toepassing op een oordeelsvormende voorronde
2.
Een oordeelsvormende voorronde wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst er minimaal 11 fractieleden van tenminste 7 verschillende fracties tegenwoordig zijn;
3.
Als op grond van het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de agendacommissie opnieuw een vergadering op een tijdstip dat ten minste 24 uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen;
4.
Op een vergadering als bedoeld in het derde lid is het tweede lid niet van toepassing. Een oordeelsvormende voorronde kan echter over andere aangelegenheden, dan die waarvoor de ingevolge het tweede lid niet geopende voorronde was belegd, alleen beraadslagen als blijkens de presentielijst minimaal 11 fractieleden van tenminste 7 verschillende fracties tegenwoordig zijn.
Artikel
12.

Aantal spreektermijnen
1.
Spreektermijnen zijn alleen aan de orde in een oordeelsvormende voorronde
2.
Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de voorronde anders beslist;
3.
Spreektermijnen worden door de voorzitter afgesloten;
4.
Fractieleden voeren in een termijn niet meer dan éénmaal het woord over hetzelfde onderwerp of voorstel, tenzij de voorzitter anders beslist;
5.
Bij de bepaling hoeveel keer een fractielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt het spreken over een voorstel van orde niet meegerekend.
Artikel
13.

Deelname aan de beraadslaging door anderen
Een oordeelsvormende voorronde kan besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.
Artikel
14.

Spreekrecht burgers
1.
Inwoners hebben het recht om in te spreken in een oordeelsvormende voorronde. Daarvoor gelden de volgende regels:
- a.
voorafgaand aan de behandeling van de agendapunten kunnen burgers gezamenlijk gedurende maximaal 15 minuten het woord voeren;
- b.
Iedere burger die wil inspreken moet zich uiterlijk voor 12.00 uur op de werkdag van de voorronde aanmelden bij de griffie;
- c.
De voorronde-voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorronde-voorzitter kan van de volgorde afwijken, als dit in het belang is van een ordelijk verloop van de vergadering;
- d.
Elke inspreker krijgt maximaal 5 minuten het woord, ongeacht of hij inspreekt op meerdere onderwerpen en/of namens meerdere personen. Als er in totaal meer dan 3 insprekers zijn, verdeelt de voorronde-voorzitter de spreektijd evenredig over de insprekers. In bijzondere gevallen kan de voorronde-voorzitter afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.
2.
Voor alle vormen van inspreken, als bedoeld in a, geldt dat het woord niet gevoerd kan worden over:
- a.
Een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar of beroep openstaat of heeft opengestaan;
- b.
Benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;
- c.
Een gedraging waarover een klacht op grond van artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend;
- d.
De reguliere agendapunten, zoals de opening, vaststelling van de agenda, het in- en meespreekrecht, de ingekomen stukken en mededelingen.
Artikel
15.

Handhaving orde en schorsing
1.
De voorronde-voorzitter handhaaft de orde in de vergadering;
2.
Hij kan de voorronde voorstellen het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen aan een deelnemer die door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat de deelnemer de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de voorronde-voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan de deelnemer bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd;
3.
Hij kan de vergadering ter handhaving van de orde voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten;
4.
Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.
Artikel
16.

Voorstellen van orde
Fractieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De voorronde beslist hier direct over.
Paragraaf
3.

Besloten vergaderingen
Artikel
17.

Toepassing verordening op besloten vergaderingen
Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.
Artikel
18.

Verslag besloten vergadering
- a.
Het (concept)verslag van een besloten voorronde worden op een besloten deel van het Raadsinformatiesysteem geplaatst en/of voor de fractieleden ter inzage gelegd bij de griffier;
- b.
Deze verslagen worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de voorronde een besluit over het al dan niet openbaar maken van het verslag;
- c.
De vastgestelde verslagen worden door de voorronde-voorzitter en de voorronde-griffier ondertekend.
Artikel
19.

Opheffing geheimhouding
Als de raad op grond van artikel 89, derde en vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.
Paragraaf
4.

Toehoorders en pers
Artikel
20.

Toehoorders en pers
- a.
Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen;
- b.
Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden;
- c.
De voorronde-voorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken;
- d.
Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.
Artikel
21.

Geluid- en beeldregistraties
Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan vooraf mededeling aan de voorronde-voorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.
Artikel
22.

Opnames voorronde
Van de oordeelsvormende voorronde worden geluidsopnames dan wel video-opnames gemaakt. Deze worden via de website zo spoedig mogelijk beschikbaar gesteld.
Paragraaf
5.

Digitale vergaderingen
Artikel
23.

Digitale vergaderingen
- a.
De voorronde kan, wanneer de agendacommissie dat nodig acht, digitaal vergaderen;
- b.
Deelnemers zijn zichtbaar en hoorbaar, zodanig dat de voorronde-voorzitter en de voorronde-griffier de identiteit zonder twijfel kan vaststellen;
- c.
De voorronde-griffier stelt een presentielijst op van de deelnemers wiens identiteit is vastgesteld en ondertekent de presentielijst samen met de voorronde-voorzitter.
- De presentielijst wordt op gebruikelijke wijze gearchiveerd;
- d.
Tijdens de vergadering mogen deelnemers de camera en de microfoon uitdoen, maar bij oordelen als bedoeld in artikel 4 lid 5 sub a en b van deze verordening, moeten de deelnemers zichtbaar en hoorbaar zijn.
- e.
De vergadering kan door de voorrondevoorzitter worden geopend indien minimaal 11 fractieleden van tenminste 7 verschillende fracties deelnemen aan de videovergadering.
Hoofdstuk
3.

Uitleg reglement
Artikel
24.

Uitleg reglement
In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de voorronde op voorstel van de voorronde-voorzitter.
Hoofdstuk
4.

Slotbepalingen
Artikel
25.

Intrekken oude verordening
De Verordening voorrondes van de gemeenteraad van de gemeente West Betuwe 2023 wordt ingetrokken.
Artikel
26.

Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking op de dag na de datum van bekendmaking.
Artikel
27.

Citeertitel
Dit reglement wordt aangehaald als Verordening op de voorrondes gemeente West Betuwe 2025.
Aldus besloten in de openbare vergadering
van 4 maart 2025, nummer 2025-024,
de griffier
Hans van der Graaff
de voorzitter
Servaas Stoop
Toelichting
Artikel 1. Begripsbepaling
De definiëring van de begrippen spreekt voor zichzelf. Met de voorronde-voorzitter wordt bedoeld een lid van de agendacommissie zoals die door de gemeenteraad is ingesteld.
Artikel 2. Instelling voorronde vergadering
Dit artikel regelt dat de oordeelsvormende voorronde ingesteld wordt in artikel 82 van de gemeentewet. De oordeelsvormende voorronde wordt daarom voorgezeten door een lid van de agendacommissie dat tevens ook raadslid is. De beeldvormende voorronde is niet op een wetsartikel gestoeld en kent daarom een vrije vorm van invulling. Deze voorronde mag ook door niet-raadsleden worden voorgezeten.
Ook regelt dit artikel wie er aan een voorronde mag deelnemen en hoe er met vooraf gestelde vragen wordt omgegaan.
Tevens regelt dit artikel dat mondeling gestelde vragen in de voorronde, die niet ook mondeling ter vergadering kunnen worden beantwoord, schriftelijk worden beantwoord.
Deze vragen worden automatisch opgevat als artikel 38 vragen. In afwijking van de termijnen die genoemd worden in artikel 38 is het college er aan gehouden deze vragen uiterlijk de vrijdag voor de raadsvergadering 12.00 uur te beantwoorden. Mocht het college hier niet toe in staat zijn, wordt dit met redenen omkleed gemeld eveneens uiterlijk vrijdag 12.00 uur voor de raadsvergadering. Uitstel van beantwoording is niet mogelijk
Artikel 3. Taken van een beeldvormende voorronde
In dit artikel zijn de taken van een beeldvormende voorronde vastgelegd.
Ook regelt dit artikel dat de beeldvormende voorronde zowel in het gemeentehuis als op locatie kan plaatsvinden. De keuze van de locatie zal mede bepaald worden door de onderwerpen die tijdens de betreffende voorronde aan de orde zijn. Om deze reden is er de keuze gemaakt geen (audiovisueel) verslag te maken. In bijzondere gevallen kan de agendacommissie hiervan afwijken.
Artikel 4. Taken van een oordeelsvormende voorronde
De taken van een oordeelsvormende voorronde zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet. De voorronde bereidt de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester.
De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak een behandeladvies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. Indien eén fractie aangeeft een voorstel een onderwerp als behandelstuk te agenderen zal dat advies aan de agendacommissie worden voorgelegd. Mocht de oordeelsvormende voorronde met betrekking tot de verdere behandeling van een voorstel, niet eenduidig zijn, dan beslist de voorzitter dit oordeel als zodanig via de agendacommissie, voor te leggen aan de gemeenteraad.
De voorronde kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uit brengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van de voorronde zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan.
De voorronde bepaalt evenals de raad haar eigen agenda. De concept-agenda wordt opgesteld door de agendacommissie. De voorronde stelt de agenda aan het begin van de vergadering vast. Dit betekent dat niet het college, maar (de voorzitter van) de raadscommissie bepaalt of een voorstel aan de raadscommissie wordt voorgelegd alvorens het in de raad wordt besproken.
Artikel 5. Samenstelling
Dit artikel bepaalt de samenstelling van de oordeelsvormende voorronde.
Lid 1 gaat in op de voorzitter; alle voorronden worden voorgezeten door een lid van de agendacommissie. Deze worden door de raad als zodanig benoemd en zijn ook elkaars plaatsvervanger.
Artikel 82, derde lid, van de gemeentewet schrijft voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. Om dit te bereiken schrijft het tweede lid voor alle raads- en burgerleden aan een oordeelsvormende voorronde mogen deelnemen. Voor de oordeelsvormende voorronde geldt wel de restrictie dat er per geagendeerd onderwerp maximaal twee fractieleden aan de beraadslaging deelnemen (lid 3); De deelnemende fractieleden mogen dus wisselen per geagendeerd onderwerp. De verhoudingen in de oordeelsvormende voorronde hoeven overigens blijkens jurisprudentie niet exact overeen te komen met de verhoudingen in de raad
Op grond van het vierde lid moeten commissieleden, evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12 en 13 van de wet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken en geen functie als bedoeld in artikel 13 van de wet mogen vervullen. Om te beoordelen of wordt voldaan aan de eisen van de wet ligt het voor de hand om gebruik te maken van een geloofsbrievenonderzoek. Het verdient aanbeveling dit onderzoek uit te laten voeren door de commissie die voor raadsleden en wethouders het op basis van artikel V 4 van de Kieswet verplichte geloofsbrievenonderzoek uitvoert. De vereisten die onderzocht moeten worden zijn immers gelijk. Dit onderzoek (alleen naar de niet-raadsleden) gaat vooraf aan het raadsbesluit waarmee de commissieleden benoemd worden.
Artikel 6. Commissiegriffier
Geen toelichting.
Artikel 7. Oproep en agenda
Het eerste lid stelt verplicht dat de agendacommissie een vastgesteld aantal dagen vóór een vergadering de leden van de voorronde een schriftelijke oproep, waarin de vergadering wordt aangekondigd, en de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken stuurt (eerste lid). Uiteraard is het mogelijk, indien de raad dit wenst de oproep en stukken niet per post maar elektronisch te versturen. De oproep vermeldt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.
In het tweede lid gaat het om een voorlopige agenda. In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het niet altijd mogelijk zijn om ruim voor een voorronde een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteiten. In een dergelijke situatie kan de voorronde-voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken rondsturen (derde lid).
Uiteindelijk bepaalt een raadscommissie zijn eigen agenda. De agenderende rol van een voorronde komt tot uitdrukking in het vierde lid.
Artikel 8. Ter inzage leggen van stukken
Geïnteresseerden moeten de mogelijkheid hebben om stukken in te zien. Daarom worden alle stukken gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep ter inzage aangeboden (eerste lid). Naast de fysieke terinzagelegging op het stadhuis, zullen de stukken doorgaans op elektronische wijze worden aangeboden (tweede lid). Dit gaat bijvoorbeeld via een digitaal raadsinformatiesysteem of door plaatsing op de gemeentesite.
De griffier vervult de secretariaatsfunctie ten dienste van de raad. Daarom worden stukken die betrekking hebben op de agenda en de voorstellen van de commissievergadering en die geheim moeten blijven bij hem ter inzage gelegd. Van geheimhouding wordt melding gemaakt op de stukken.
Artikel 9. Openbare kennisgeving
Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 82, vijfde lid, van de wet. Voor wat betreft de wijze van publicatie is aangesloten bij artikel 3:12 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Hier wordt expliciet vastgelegd in welke dag-, nieuws- of huis-aan-huisbladen de aankondiging van de vergadering van de raad wordt geplaatst. [Indien de kennisgeving uitsluitend elektronisch plaatsvindt, dan dient er een grondslag te zijn, zie artikel 3:42, tweede lid, juncto 2:14 van de Awb. In het tweede lid wordt deze grondslag gecreëerd om ook in spoedeisende gevallen een openbare kennisgeving uit te kunnen doen gaan.]
Artikel 10. Presentielijst
De presentielijst en de ondertekening door de voorronde-voorzitter en de voorronde-griffier zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. Daarnaast is de presentielijst van belang om de vergoedingen van de niet-raadsleden die deelnemen aan de voorronde te kunnen vaststellen.
Artikel 11. Opening vergadering en quorum
Artikel 20 van de wet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de oordeelsvormende-voorronde ontbreekt een dergelijke bepaling in de wet. Artikel 11 voorziet hierin. Indien tenminste 11 fractieleden van tenminste 7 verschillende fracties de presentielijst hebben getekend, kan worden vergaderd (tweede lid).
Het derde en vierde lid voorzien in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet bereikt is, anders zou de afwezigheid van leden van een oordeelsvormende voorronde de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter de datum en het tijdstip van de nieuwe vergadering bepaalt, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zitten, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen (tweede lid).
Artikel 12. Aantal spreektermijnen
Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten (derde lid). Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de fractieleden in de eerste en tweede termijn. Een verzoek van een fractielid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. Indien de voorronde van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan zij daartoe uitdrukkelijk besluiten (eerste lid).
Artikel 13. Deelname aan beraadslaging door anderen
Deze bepaling is noodzakelijk in verband met de in artikel 22 van de wet geregelde immuniteit, dat in artikel 82, vijfde lid, van de wet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van oordeelsvormende voorronde en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat een voorronde bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen. Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders. Deze hebben op grond van artikel 21, gelezen in samenhang met artikel 82, vijfde lid, van de wet de mogelijkheid om aan de beraadslagingen deel te nemen. Op grond van dit artikel kan bijvoorbeeld de secretaris uitgenodigd worden. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering te doen.
Artikel 14. Spreekrecht burgers
Het geven van spreekrecht aan burgers is een manier om burgers meer te betrekken bij de besluitvorming van de raad. Doordat de raadsvergadering het sluitstuk is van het besluitvormingsproces dat lang daarvoor is begonnen (ambtelijke organisatie, college, commissies) is er voor gekozen het spreekrecht in de voorronde op te nemen. In die fase zijn de fracties nog bezig hun mening te vormen. Een inspreekmogelijkheid tijdens de raadsvergadering is doorgaans minder effectief (‘schijnspreekrecht’).
Burgers en andere belanghebbenden mogen ook over andere dan de geagendeerde onderwerpen inspreken. Dit in tegenstelling tot de raadsvergadering, waar het inspreken alleen is toegestaan met betrekking tot de geagendeerde onderwerpen.
De burgers die wensen in te spreken kunnen zich binnen een ‘redelijke termijn’ voor de vergadering melden bij de commissiegriffier. Procedureel is het handig om als ‘redelijke termijn’ circa 48 uur aan te houden. Door niet uitdrukkelijk een termijn op te nemen, kan hiermee flexibel worden omgegaan en de servicegerichtheid naar de burger worden vergroot.
In het eerste lid onder d is ervoor gekozen om een burger slechts éénmaal het woord te geven en geen discussie te laten plaatsvinden. Afhankelijk van de lokale situatie kan als richtlijn 5 minuten spreektijd per burger worden aangehouden. Op voorstel van de voorzitter, die in eerste instantie voor een ordentelijk verloop van de vergadering moet zorgen en dus moet kunnen aanvoelen of een verkorting of verlenging van de spreektijd gewenst is, kan van deze richtlijn worden afgeweken.
In lid 2 wordt aangegeven over welke onderwerpen niet kan worden ingesproken
Artikel 15. Handhaving orde en schorsing
Artikel 26 van de wet geeft aan dat de voorzitter bij raadsvergadering bevoegd is om de orde in de vergadering te handhaven. Voor de voorronde-vergaderingen ontbreekt een dergelijke bepaling, deze is daarom in artikel 15 opgenomen. Ingevolge het eerste lid is de voorronde-voorzitter belast met de handhaving van de orde in de voorronde. Op basis van het vierde lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, de vergadering sluiten (derde lid). In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd (tweede lid).
Om te bevorderen dat fractieleden zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de wet bovendien dat artikel 22 van de wet van overeenkomstige toepassing is op leden van oordeelsvormende voorronde. Hierdoor zijn fractieleden, en anderen die aan de beraadslaging mogen deelnemen, niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt niet voor insprekers.
Artikel 16. Voorstellen van orde
Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de voorronde. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de vergadering. Bij het staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen (artikel 32, vierde lid, van de wet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg) pauze of een voorstel over de (beperking van de) spreektijden van de leden en overige deelnemers aan de vergadering.
Artikel 17. Toepassing verordening op besloten vergaderingen
Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een raadscommissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven.
Artikel 18. Verslag besloten vergadering
Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de gemeentewet is artikel 23 van de wet van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de wet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt, tenzij de raad en in casu dus een oordeelsvormende voorronde anders beslist. In aanvulling hierop bepaalt het eerste lid dat het verslag van een besloten vergadering ter inzage ligt bij de griffier.
Artikel 19. Opheffing geheimhouding
De raad kan de geheimhouding die een voorronde aan de raad oplegt, opheffen. Wel bestaat er een overlegverplichting, waarmee recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.
Artikel 20. Toehoorders en pers
Artikel 26, eerste en tweede lid, van de wet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor een voorronde ontbreekt een dergelijke bepaling in de wet, het derde lid voorziet hierin.
Artikel 21. Geluid- en beeldregistraties
Aangezien de vergaderingen van een voorronde in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft.
Artikel 22. Opname voorronde
Geen toelichting
Artikel 23. Digitaal vergaderen
Dit artikel regelt dat de voorronde ook digitaal georganiseerd kan worden
Artikel 24. Uitleg reglement
Geen toelichting.