GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Valkenswaard

Hotspotmonitor Valkenswaard 2023
A2-gemeenten en
Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking A2-gemeenten
Procedure voor het opstellen en vaststellen van een jaarlijkse hotspotlijst
1.

Inleiding
Archieven hebben verschillende functies, onder andere als bron voor (toekomstig) historisch onderzoek. Daar waar het handelen van de overheid en de samenleving elkaar intens raken, is het vanuit cultuur-historisch perspectief van belang om de neerslag van deze bijzondere gebeurtenissen veilig te stellen en te bewaren. Veel overheidsinformatie is in selectielijsten voor archiefbescheiden als ‘te vernietigen’ gewaardeerd. Daarnaast wordt de neerslag van particuliere archiefvormers met betrekking tot deze gebeurtenissen in de regel niet verworven. Door regelmatig een monitor van “hotspots” vast te stellen, wordt relevante cultuur-historische informatie veiliggesteld. Deze procesbeschrijving legt uit hoe de Hotspotmonitor binnen de A2-gemeenten is ingericht. De A2-gemeenten stellen allen de eigen hotspots vast.
De hotspotmonitor wordt opgesteld in navolging van de ‘Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020’ (kortweg: Selectielijst 2020)
1
Selectielijst 2020, paragraaf 1.3 Criteria voor uitzondering van vernietiging.
. De Selectielijst 2020 verplicht de gemeentelijke zorgdrager (college van B&W) tot het opstellen van een lokale hotspotmonitor, op basis waarvan in de Selectielijst 2020 alle ‘op termijn te vernietigen’ gewaardeerde bescheiden kunnen worden aangewezen om blijvend te worden bewaard. De hotspotmonitor fungeert als aanvullend instrument op de Selectielijst 2020.
Dit document beschrijft de procedure en randvoorwaarden voor het opstellen en vaststellen van een jaarlijkse hotspotlijst.
2.

Periodieke hotspotmonitor
2.1.

Doel
Het doel van het benoemen van hotspots via de hotspotmonitor is “het veilig stellen en blijvend bewaren van de neerslag van bijzondere gebeurtenissen vanuit cultuur-historisch perspectief”.
2
Handreiking Periodieke hotspot-monitor decentrale overheden (archief2020/AIDO 2017), 4.
2.2

Hotspots
Een hotspot is een gebeurtenis of kwestie die grote invloed heeft uitgeoefend op de activiteiten van de gemeente of heeft geleid tot intensieve interactie tussen overheid en inwoners. Het gaat om zaken die van bijzondere betekenis zijn voor inwoners, veel maatschappelijke onrust veroorzaken of in de media veel aandacht hebben gekregen. Vanuit cultuur-historisch perspectief is het van belang om de archieven over de hotspot veilig te stellen en ze als ‘blijvend te bewaren’ te waarderen.
2.3.

Definitie van de hotspotmonitor
De hotspotmonitor is een instrument gericht op het periodiek identificeren en vaststellen van hotspots. Veel overheidsinformatie is in selectielijsten (Selectielijst 2020) voor archiefbescheiden als ‘te vernietigen’ gewaardeerd. Dit is een generieke waardering. De hotspotmonitor fungeert als een lokaal aanvullend instrument op de Selectielijst 2020 om zaken specifiek te kunnen waarderen en indien nodig uit te zonderen van vernietiging. Hierbij wordt invulling gegeven aan het Archiefbesluit 1995, artikel 5, lid 1 sub e.
3
Artikel 5 lid 1 sub e Archiefbesluit 1995: “Een selectielijst bestaat ten minste uit: […] een opsomming van criteria aan de hand waarvan de zorgdrager archiefbescheiden, die ingevolge de selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, van vernietiging kan uitzonderen.”
Het uitvoeren van de hotspotmonitor is geen eenmalige actie, maar een terugkerend proces. Regelmatig wordt beoordeeld of zich in de achterliggende periode een nieuwe hotspot heeft voorgedaan. De hotspotmonitor wordt achteraf toegepast: pas ná een gebeurtenis kan worden bepaald of er sprake is van een hotspot.
Het uitgangspunt van de hotspotmonitor is dat de hotspot ‘kort na de gebeurtenis’ in beeld worden gebracht. Daarvoor zijn twee redenen. Allereerst is het in een digitale omgeving van belang om zaken al bij creatie of kort daarna te waarderen. Digitale bestanden zijn kwetsbaarder dan papieren informatie: digitale documenten, tweets of berichten op online fora zijn vluchtig. Door de informatie over de hotspot kort na vorming veilig te stellen, wordt de kans dat zaken verloren gaan verkleind. Ten tweede wordt de actualiteit direct meegenomen door gebeurtenissen kort na hun ontstaan in beeld te brengen en vast te leggen.
3.

Criteria voor het selecteren van een hotspot
Er worden vier typen hotspots onderscheiden:
4
Handreiking Periodieke hotspot-monitor decentrale overheden, 6.
- 1.
Er is sprake van een gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen binnen het verzorgingsgebied van de zorgdrager die veel maatschappelijke beroering veroorzaakt, van bijzondere betekenis is voor de bevolking en/of waarvoor veel aandacht bestaat in de media.
- 2.
Er is sprake van een gebeurtenis binnen het verzorgingsgebied van de zorgdrager die belangrijke principiële tegenstellingen tussen burgers aan het licht brengt en/of een debat dat over de kwestie veel emoties losmaakt.
- 3.
Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die aanleiding is voor een intensief publiek debat over het functioneren van de zorgdrager.
- 4.
Er is sprake van een politieke kwestie waardoor de positie van het decentrale openbaar bestuur ernstig is bedreigd of juist wordt onderstreept.
Om te voorkomen dat gebeurtenissen of kwesties te snel tot hotspot kunnen worden bestempeld, is als uitgangspunt genomen dat de gebeurtenis of kwestie minimaal aan één van de bovengenoemde criteria moet voldoen voordat het tot een hotspot kan worden benoemd.
Daarnaast hanteren de A2-gemeenten de volgende aanvullende voorwaarden voor het bepalen van een hotspot:
- Archiefbescheiden van gebeurtenissen of kwesties die op basis van criteria zoals genoemd in paragraaf 1.3 van de Selectielijst 2020, van vernietiging kunnen worden uitgezonderd (zoals zaken of gebeurtenissen met een uniek karakter voor het orgaan of over personen die op enig gebied van bijzondere betekenis zijn geweest), kunnen op basis van die categorieën van vernietiging worden uit- gezonderd en zullen niet aan de hotspotlijst worden toegevoegd. Bij het bepalen van een hotspot is de opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burger en/of tussen burgers onderling en de maatschappelijke beroering kenmerkend.
5
Noord-Hollands Archief, procesbeschrijving inrichten hotspot-monitor (versie 1.1) 6-7.
Samengevat voldoet een
hotspot
in ieder geval aan de volgende twee eigenschappen:
- • De gebeurtenis leidt tot opvallende of intensieve interactie tussen overheden, tussen overheid en samenleving of tussen burgers, bedrijven en instellingen onderling; - • De gebeurtenis leidt tot uitzonderlijk veel maatschappelijke aandacht (zowel positief als negatief: beroering, ontroering, vervoering).
4.

Opzet en periodieke uitvoering van de hotspotmonitor
Een hotspot wordt geïdentificeerd over het voorafgaande jaar. De hotspotlijst wordt regelmatig opgemaakt. Het identificeren van een hotspot is geen doel op zich. Het doel is het veiligstellen van archiefmateriaal ten aanzien van een belangrijke gebeurtenis. Als zich geen hotspot voordoet, wordt het jaar daarop dan ook geen hotspot aangewezen.
4.1

Opzet hotspotmonitor en uitgangspunten
De hotspot wordt geselecteerd voor een hotspotcommissie. De aanwezigen bij het Strategisch Informatie Overleg (SIO) vormen de hotspotcommissie. De coördinator DIV is verantwoordelijk voor de uitvoering. De coördinator DIV zal hiervoor ook samenwerken en afstemmen met de Streekarchivaris bij het RHCe.
De coördinator DIV draagt voorafgaand aan het SIO een hotspot voor. Niet alle hotspots houden zich aan gemeentegrenzen. De directieraad agendeert de hotspot na elk SIO zodat de hotspots met elkaar gedeeld worden. Op het moment dat er een hotspot wordt genoemd die betrekking heeft op meerdere zorgdragers, is het van belang de betreffende zaken bij alle betrokken archiefvormers uit te zonderen van vernietiging. De gemeentelijke hotspotmonitor wordt door het college van burgemeester en wethouders van de desbetreffende gemeente vastgesteld. De gemeenteraad wordt met een raadsinformatiebrief geïnformeerd.
4.2

Periodieke uitvoering
Stap 1 Research
In een overleg met verschillende informatieverzorgers wordt een hotspot genoemd. Deze interne experts hebben zicht op de taken van het overheidsorgaan en/of weten wat er leeft en speelt in de lokale samenleving. De coördinator nodigt de interne experts uit voor overleg. Voorafgaand aan het overleg, wordt aan de interne experts gevraagd om ter voorbereiding onderzoek te doen naar mogelijke hotspots van het afgelopen jaar en deze aan te leveren bij de coördinator. Aan de hand van het sjabloon (bijlage: Sjabloon hotspotlijst) wordt een eerste conceptversie van de hotspotlijst opgesteld.
Stap 2 Strategisch Informatie Overleg
In het SIO, het overleg met de interne coördinator, de directieraad, het RHCe en de Heemkundekring, wordt een concept hotspot besproken en aangevuld. Aan het eind van het SIO heeft elke A2-gemeente een definitieve hotspotlijst voor gebeurtenissen van het voorafgaande jaar. Hierbij vormen de criteria uit hoofdstuk 3 het uitgangspunt. Van belang is dat zowel positieve als negatieve gebeurtenissen aandacht krijgen.
Bij het benoemen van hotspots kunnen ook markante personen of locaties genoemd worden. Deze zaken vallen vaak al onder de uitzonderingscriteria van de selectielijst, zoals precedentwerking of archiefbescheiden over bijzondere personen. Dit zijn geen hotspots. Deze uitzonderingen kunnen worden meegenomen in een aparte tabel van de hotspotlijst, waarin aangegeven wordt op basis van welk uitzonderingscriterium van de selectielijst de archiefbescheiden bewaard worden, in plaats van welk hotspotcriterium van toepassing is. Het college van B&W stelt deze aparte lijst tegelijk met de hotspotlijst vast.
Stap 3 Voorbereiden besluitvorming
De lijst met hotspots die door het SIO is benoemd wordt ingebracht bij het college door de coördinator naast de lijst van overige uitzonderingen. In het collegevoorstel wordt tevens aandacht besteed aan de gevolgen voor de privacy van eventuele betrokkenen (onder meer door in te gaan op de relatie tussen hotspots en de Algemene Verordening Gegevensbescherming, AVG). Indien aan de orde, wordt vastgelegd dat er een beperking aan de openbaarheid moet worden gesteld voor de betreffende archiefbescheiden.
Stap 4 Vaststellen hotspot en publicatie
Het voorstel tot besluitvorming over de hotspotlijst wordt geagendeerd voor de eerstvolgende collegevergadering. Na de vaststelling van de hotspotlijst door het college en na kennisgeving aan de gemeenteraad, wordt deze gepubliceerd op de website van de gemeente.
Stap 5: Uitvoering geven aan de hotspotmonitor
Na vaststelling en publicatie van de hotspotlijst wordt de hotspotstatus op de archiefbescheiden toegepast. De als hotspot aangemerkte archiefbescheiden worden uitgezonderd van vernietiging. Het sjabloon ‘Informatieoverzicht [naam hotspot]’ (bijlage 4) dient daarbij als hulpmiddel.
De hotspotstatus wordt vastgelegd in het informatiesysteem waarin de archiefbescheiden worden opgeslagen, teneinde hier rekening mee te houden in het beheer.
Vastgesteld college B&W gemeente Valkenswaard: 24-10-2023
Bijlage
1:

Stroomschema Periodieke hotspotmonitor
Bijlage
2:

Sjabloon Inrichting periodieke hotspotmonitor
Periodieke Hotspot monitor gemeente Valkenswaard
Status | | Vastgesteld door |
Naam Steller | | Kenmerk |
Inhoudelijk
Periode waar monitor betrekking op heeft | Beginjaar: Eindjaar:
Uit te nodigen interne experts: | Namen uit te nodigen personen Thijs van Wetten Rowie van Hagen / Marije Pustjens / Peter van Engelen
- *Gemeentesecretaris of adjunct - *Consulent DIV / Coördinator DIV / Adviseur DIV
Uit te nodigen externe experts: | Namen uit te nodigen personen: Pieter Jakobs Henk van Mierlo
- *Streekarchivaris Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (vanuit SIO) - *Lid van historische- of oudheidkundige vereniging (Heemkundekring)
Organisatie
Datum afstemming concept hotspotlijst | 10-10-2022
Datum afstemming overleg Informatiebeheer A2-gemeenten | 11-10-2022
Datum Strategisch Informatie Overleg (SIO) |
Datum vaststelling college |
Bijlage
3:

Sjabloon Hotspotlijst
Hotspots gemeente Valkenswaard
Periode | Beginjaar | Eindjaar
Status (concept/definitief/vastgesteld) | Vastgesteld door: (zorgdrager) | Gepubliceerd (Ja/Nee)
| Kenmerk: |
Nr. | Omschrijving Hotspot | Periode | Type* | Controle OK? | Argumentatie / Toelichting / Bijzonderheden
Begin- jaar | Eindjaar | 1 | 2 | 3 | 4
1 | Bloemencorso | 1953 | | X | | | | | Nationale betekenis
2 | Sigaren- en Valkerijmuseum | 2003 | | X | | | | | Internationale betekenis
3 | | | | | | | | |
* Kruis aan welk type / welke typen van toepassing zijn op de hotspot:
- 1.
Er is sprake van een gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen binnen het verzorgingsgebied van de zorgdrager die veel maatschappelijke beroering veroorzaakt, van bijzondere betekenis is voor de bevolking en/of waarvoor veel aandacht bestaat in de media.
- 2.
Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie binnen het verzorgingsgebied van de zorgdrager die belangrijke principiële tegenstellingen tussen burgers aan het licht brengt en/of een debat dat over de kwestie veel emoties losmaakt.
- 3.
Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die aanleiding is voor een intensief publiek debat over het functioneren van de zorgdrager
- 4.
Er is sprake van een politieke kwestie waardoor de positie van het decentrale openbaar bestuur ernstig is bedreigd of juist wordt onderstreept.
Controle:
Er is echt sprake van een hotspot. De gebeurtenis valt niet onder één van onderstaande categorieën uit de Selectielijst 2020 op basis waarvan archiefbescheiden van vernietiging kunnen worden uitgezonderd:
- •Archiefbescheiden over zaken of gebeurtenissen met een voor het eigen orgaan uniek of bijzonder karakter, of archiefbescheiden die door hun vorm of aard op zichzelf of voor de gemeente beeldbepalend, representatief, karakteristiek of bijzonder zijn. (Bijvoorbeeld een reorganisatieplan of een nieuw gemeentehuis).
- •Archiefbescheiden over personen die op enig gebied van bijzondere betekenis (geweest) zijn. Van bijzondere betekenis zijn bijvoorbeeld personen met een belangrijke functie binnen de gemeente (zoals een directeur) of personen met een maatschappelijk vooraanstaande rol (bijvoorbeeld een sporter of kunstenaar).
- •Archiefbescheiden over individuele zaken die geleid hebben tot algemene regelgeving.
- •Kopieën die archiefbescheiden kunnen vervangen, als deze blijvend moesten worden bewaard maar door een calamiteit verloren zijn gegaan. (Bijvoorbeeld door een brand of overstroming.)
- •Archiefbescheiden waarvan de vernietiging de logische samenhang van de te bewaren archiefbescheiden zou verstoren.
Bijlage
4:

Sjabloon Informatieoverzicht hotspot nr. 1+2 Gemeente Valkenswaard
| | | | | Selectielijst 2012
Nr. | Informatieobjecten | Begindatum | Einddatum | Organisatieonderdeel | Proces | Waardering
1 | Bloemencorso | 1953 | | Subsidies | 1.3 | Bewaren
2 | Sigaren- en Valkerijmuseum | 2003 | | Subsidies | 1.3 | Bewaren
Bijlage
5:

Literatuur
Handreiking Periodieke hotspot-monitor decentrale overheden (Archief2020/AIDO 2017) https://vng.nl/files/vng/publicaties/2017/aido_handreiking_hotspot-monitor.05-10-2017.pdf
Hotspotmonitor van de gemeente Amsterdam
https://assets.amsterdam.nl/publish/pages/779389/hotspotmonitor.pdf
Hotspotmonitor van de gemeente Waalwijk
https://www.waalwijk.nl/document.php?m=20&fileid=14269&f=fe0da17b4d9e764ad1c480e5b0119017&at- tachment=0&c=3199
Hotspotmonitor van het Noord-Hollands Archief https://noord-hollandsarchief.nl/images/Archiefbeheer/Handleidingen/Procesbeschrijving_inrichten_hotspot- monitor.pdf