GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Zoeterwoude

Inkoopbeleid Gemeenten Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest, en Zoeterwoude 2025
Voorwoord
Inkopen
Op de juiste wijze inkopen is van groot belang voor gemeenten. Het draagt bij aan het bereiken van gemeentelijke en maatschappelijke doelen. Niet alleen door besparingen dankzij marktwerking en schaalvergroting maar zeker ook op het gebied van kwaliteit. Door goed en strategisch in te kopen kunnen inhoudelijke doelen van gemeenten, via efficiënte, innovatieve of duurzame oplossingen beter gerealiseerd worden. Bovendien biedt het mogelijkheden om ook in bredere zin een bijdrage te leveren aan gemeentelijke doelen zoals regionale werkgelegenheid en Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI). Tot slot draagt het bij aan het kunnen zijn van een voorspelbare en betrouwbare overheid waarin publieke middelen rechtmatig en doelmatig besteed worden.
Het inkoopbeleid
Een professioneel inkoopbeleid helpt om op rechtmatige, doelmatige en doeltreffende wijze in te kopen. In het beleid staan de doelen omschreven die de Gemeenten via inkopen willen realiseren. Het regionaal inkoopbeleid is een aanvulling op het algemeen juridisch kader en legt naast de doelen ook de procesvereisten vast. Dit beleid is gebaseerd op het VNG model inkoopbeleid.
Het vorige inkoop- en aanbestedingsbeleid stamt uit 2021 en is inmiddels op een aantal punten achterhaald door recente ontwikkelingen. Dit nieuwe inkoopbeleid is in overleg met diverse afdelingen van de gemeenten tot stand gekomen. In het inkoopbeleid is een versoepeling doorgevoerd ten aanzien van de hoogte van de drempelbedragen. De doelen en ambities op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) zijn daarnaast aangescherpt naar het ondertekende manifest MVOI 2022-2026.
Meer dan beleid alleen
Voor het succesvol realiseren van de gemeentelijke doelen is er meer nodig dan beleid alleen. Gezamenlijk zetten de Gemeenten sinds 2020 zich actief in op meer variatie en maatwerk in de aanpak van een inkooptraject. Zo wordt er bij een aanbesteding samen met de opdrachtgever strategisch gekeken welke aanpak het meest succesvol is en het beste bijdraagt aan de te realiseren doelen. Er wordt meer geëxperimenteerd en gebruik gemaakt van landelijke netwerken om goede voorbeelden van buiten naar binnen te halen. Ook vindt een verschuiving plaats. Van voorheen vaak generiek inkoopadvies naar meer specialisatie op de meest voorkomende domeinen: grond, weg en waterbouw (GWW)/ nieuwbouw en gebiedsontwikkeling / wagenpark / Informatievoorziening en ICT. Door meer inhoudelijke kennis van de markt en de ontwikkelingen in huis te hebben, ook op het gebied van duurzaamheid, levert dit meer kwaliteit op. Ook op het terrein van het sociaal domein wordt samen met de beleidsmedewerkers in de regio gekeken op welke wijze inkoop een bijdrage kan leveren. Door deze ontwikkelingen gaan we leveranciers steeds meer als partners zien. Door samen op te trekken zorgt dit voor een belangrijke impuls om gezamenlijk de gemeentelijke doelen te realiseren.
Inleiding
De gemeenten Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude spannen zich continu in voor verdere professionalisering van het Inkopen. In dit Inkoopbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkopen bij de Gemeenten plaatsvindt. Daarbij streven we een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2).
Aangezien het Inkopen plaatsvindt in een dynamische omgeving, dienen de Gemeenten continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend waarbij het Inkoopbeleid zoveel mogelijk aansluit op het algemene beleid van de Gemeenten.
Bij het Inkopen van Werken, Leveringen of Diensten gaan de Gemeenten uit van de volgende inkoop-uitgangspunten:
Inkopen in de organisatie
De Gemeente Leiden voert vanuit de Centrumregeling Bedrijfsvoering Leidse regio voor de Gemeente Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude en de eigen organisatie de meervoudige onderhandse, Nationale en Europese aanbestedingen uit. Dat gebeurt waar mogelijk gezamenlijk. De enkelvoudige onderhandse aanbestedingen worden uitgevoerd door de Gemeenten zelf. Daarbij is het wel altijd mogelijk om advies te krijgen van de Gemeente Leiden over de aanpak van het proces en stelt zij templates beschikbaar waarmee eenvoudig een onderhandse procedure uitgevoerd kan worden. Holland Rijnland en Service Organisatie Zorg zijn geen deelnemer aan dit inkoopbeleid, maar volgen het inkoopbeleid wel.
1.

Definities
In dit Inkoopbeleid wordt verstaan onder:
Contractant | De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de Gemeente.
Diensten | Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
Gemeente(n) | De Gemeente Leiden De Gemeente Leiderdorp De Gemeente Oegstgeest De Gemeente Zoeterwoude
Inkopen | (Rechts)handelingen van de Gemeente gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben.
Leidse Regio | De Gemeenten Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude samen.
Leveringen | Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
Offerte | Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.
Offerteaanvraag | Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van één of meerdere Gemeenten voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aan- bestedingsrichtlijnen.
Ondernemer | Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.
Werken | Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
2.

Gemeentelijke doelstellingen
De Gemeenten willen met dit Inkoopbeleid de volgende doelstellingen realiseren:
- a Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed. | De Gemeenten leven daarom bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van haar Inkoopbeleid na. Daarnaast kopen ze efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staan centraal. De Gemeenten houden daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor (lokale) Ondernemers tot gemeentelijke opdrachten.
- b Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn. | Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkopen. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen de Gemeenten en de Contractant. De Gemeenten spannen zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.
- c Het creëren van de meeste maatschappelijke waarde voor de publieke middelen. | Bij Inkopen kunnen de Gemeenten ook interne, andere gemeentelijke, maatschappelijke kosten en afwegingen betrekken in haar besluitvorming. Ook de kwaliteit van de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol.
- d Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen van de Gemeenten. | De Gemeenten hebben een grote rol bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken. Zij willen bij de Inkopen waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen daarvan.
- e Een continue positieve bijdrage leveren aan het goed presteren van de Gemeenten. | Inkopen heeft een belangrijke invloed op het gehele prestatieniveau van de Gemeenten en draagt daar direct en voortdurend aan bij. De concrete doelstellingen van Inkopen zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen.
- f Administratieve lastenverlichting voor zowel de Gemeenten als voor Ondernemers. | Zowel de Gemeenten als Ondernemers verrichten veel administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De Gemeenten verlichten deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kunnen de Gemeenten hiertoe digitaal Inkopen. De Gemeenten maken, waar mogelijk, gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument.
3.

Juridische uitgangspunten
3.1

Algemeen juridisch kader
Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de Gemeenten restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoopbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:
Aanbestedingswet | De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 implementeert sinds 1 juli 2016 de Europese Richtlijnen 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’), Concessierichtlijnen 2014/23/EU en Richtlijn 2007/66/EU (‘Rechtsbeschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheids- en concessieopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.
Europese wet- en regelgeving | Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en ‘Concessierichtlijn’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen en ‘Concessierichtlijn (deel 2a Aanbestedingswet)’ kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.
Burgerlijk Wetboek | Het wettelijke kader voor overeenkomsten.
Gemeentewet | Het wettelijke kader voor gemeenten.
Gids Proportionaliteit | De Gids Proportionaliteit is in zijn geheel het verplicht te volgen richtsnoer dat is aangewezen in het Aanbestedingsbesluit en geeft handvatten voor redelijke toepassing van het proportionaliteitsbeginsel.
Aanbestedingsreglement Werken | In het ARW 2016 zijn procedurevoorschriften opgenomen met betrekking tot de wijze waarop aanbestedingen voor Werken moeten verlopen.
3.2

Algemene beginselen bij inkoop
De Gemeenten moeten bij het Inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht nemen:
Gelijke behandeling | Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Verkapte of indirecte discriminatie is verboden.
Non-discriminatie | Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.
Transparantie | De gevolgde procedure dient navolgbaar en controleerbaar te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.
Proportionaliteit | De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De Gemeenten passen het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.
Wederzijdse erkenning | Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de Gemeenten.
Daarnaast nemen de Gemeenten bij het Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.
3.3

Uniforme documenten
De Gemeenten streven ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De Gemeenten passen bij de betreffende Inkopen onder andere onderstaande toe:
- o
Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen (Ariv);
- o
Algemene Inkoopvoorwaarden voor diensten (Arvodi);
- o
Algemene Inkoopvoorwaarden voor IT (Gibit);
- o
Algemene Inkoopvoorwaarden voor werken (UAV en UAV-GC);
- o
Algemene voorwaarden voor ingenieurs, architecten en aanverwante dienstverlening (DNR) incl. aanvullingen;
- o
Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA).
3.4

Bevoegdhedenregeling
Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende bevoegdhedenregeling van de Gemeenten. De Gemeenten willen slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.
3.5

Afwijkingsbevoegdheid
Het is niet toegestaan om van de Aanbestedingswet, noch van de Europese richtlijn af te wijken.
Afwijkingen van dit Inkoopbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van of namens het college van burgemeester en wethouders van de betreffende Gemeente en voor zover één en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Bij afwijken door de Gemeenten moet advies worden gevraagd aan team Inkoopadvies en Aanbestedingen van de gemeente Leiden. Dit schriftelijke advies wordt toegevoegd aan het voorstel of besluit.
Een afwijkingsverzoek is enkel voorafgaand aan de opdrachtverstrekking mogelijk.
3.6

De regeling klachtafhandeling bij aanbesteden
In het inkoopproces stimuleren de deelnemende Gemeenten dat geschillen tussen de Gemeente(n) en Ondernemers in onderling overleg worden opgelost en niet onnodig aan de rechter voorgelegd worden. Om hier richting aan te geven hebben de Gemeenten voor klachten die ontstaan in inkoopprocedures een klachtenmeldpunt. In alle inkooptrajecten die meervoudig onderhands en Nationaal/Europees worden uitgevoerd is een paragraaf opgenomen waarin wordt vermeld waar en op welke wijze een klacht kan worden ingediend. De Leidse Regio hanteert bij klachten over inkopen de regeling klachtenafhandeling bij aanbesteden. Deze regeling is te vinden op Leidse Regio: Inkoop (leidse-regio.nl)
4

Maatschappelijke uitgangspunten
4.1

Sociaal, gezond, duurzaam
De gemeenten in de Leidse regio staan voor een leefbare omgeving. Waar voldoende groen is en met een prettig klimaat. Waar ruimte is om te spelen, bewegen, sporten, leren, ontspannen en elkaar te ontmoeten. En een omgeving waar je je thuis voelt, waar iedereen gelijke kansen krijgt.
De Leidse regio wil economische en maatschappelijke impact realiseren door goede aansluiting te vinden op de uitgangspunten gezond, sociaal en duurzaam waar de regio voor staat.
Sociaal: meer mensen kunnen zo goed mogelijk meedoen in een diverse en inclusieve samenleving. Na deze interventie kunnen meer mensen beter meedoen in de Leidse regio;
Gezond: meer mensen hebben een sterker vermogen om zich aan te passen en hun eigen regie te voeren, in het licht van de sociale, fysieke en emotionele uitdagingen van het leven;
Duurzaam: klimaatverandering wordt tegengegaan, vooral door afname van de CO^2-uitstoot; de circulaire economie wordt gestimuleerd; milieuverontreiniging wordt tegengegaan. Het draagt bij aan de goede balans tussen mens, milieu en economische welvaart en daarmee ontstaat de samenleving die wordt geambieerd.
Onze ambitie is: “Wij nemen onze verantwoordelijkheid voor het bijdragen aan de maatschappelijke opgaven via onze inkoopkracht.” Door deze inkoopkracht in te zetten, tonen we leiderschap richting de markt en/ of andere partijen. We sluiten met onze inkoop aan op de vastgestelde gemeentelijke beleidskaders, ambities, doelstellingen en onderwerpen. Zo bouwen we samen aan een sociale, gezonde en duurzame Leidse regio.
Het uitgangspunt is: In elk inkooptraject krijgen, daar waar het past, de maatschappelijke uitgangspunten een prominente plek.
4.2

Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI)
Het doel van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen is om via inkoop maatschappelijke effecten te bereiken, zaken te realiseren en resultaten te boeken. Het draait om meer dan rechtmatig en efficiënt inkopen.
In Nederland is het beleid hiervoor vastgelegd in het Nationaal Plan MVI 2021-2025. Dit plan heeft als doel dat steeds meer organisaties maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen vaker en effectiever gaan toepassen. Het Nationaal Plan MVI beschrijft zes thema’s voor maatschappelijk verantwoord inkopen, gericht op de in de illustratie weergegeven maatschappelijke doelen.
Deze zes maatschappelijke thema’s sluiten aan op de Sustainable Development Goals van de Verenigde Naties.
- 1.
Milieu (incl.Biodiversiteit)
- 2.
Klimaat (CO^2-reductie)
- 3.
Circulair (incl. Biobased)
- 4.
Ketenverantwoordelijkheid (ISV)
- 5.
Diversiteit en Inclusie
- 6.
Social Return
Vanuit de Leidse regio is de ambitie om de thema’s, waar mogelijk, een plek te geven in de inkooptrajecten. Dit kan onder andere door het stellen van eisen en gunningscriteria.
De gemeente Leiden heeft aanvullend het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen ondertekend. Het Manifest is bedoeld om de bijdrage van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen aan de realisatie van beleidsdoelen te vergroten.
De Gemeente Leiden heeft volgens artikel 3 van het Manifest ook een Actieplan MVI opgesteld. Het actieplan wordt in 2024 en 2025 geactualiseerd en vernieuwd.
Hieronder leggen we ieder MVOI-thema uit en wat dit voor onze inkoop betekent.
Milieu (incl. Biodiversiteit)
Steeds vaker worden we geconfronteerd met de verstoorde balans in de natuur. Ons beleid richt zich dan ook steeds meer op het herstel van de balans in de natuur.
We moeten rekening houden met het effect van de beslissingen op het milieu op de lange termijn. Zonder biodiversiteit is er geen leven op aarde mogelijk. De biodiversiteit loopt toch al jaren terug door menselijke activiteiten. Leefgebieden van dier- en plantsoorten worden hierdoor snel kleiner. Het behouden en vergroten van de biodiversiteit is daarom heel belangrijk.
Wat betekent dit voor onze inkoop? We kiezen voor materialen en grondstoffen die worden geproduceerd met zo min mogelijk impact op het milieu. We dagen de markt uit om mee te denken binnen dit thema door het stellen van eisen en wensen in de aanbesteding.
Klimaat
De Nederlandse overheid wil in 2030 49% minder CO^2 uitstoten ten opzichte van 1990. In 2050 moet dat 95% minder zijn.
De Leidse regio heeft zich gecommitteerd aan het klimaatakkoord. Het thema klimaat is een duurzaam aspect. Dit kan helpen bij het nakomen van de CO^2 verplichtingen en het bevorderen van het milieubeleid. We geven de voorkeur aan producten en diensten die energie-efficiënt zijn. Dit kan variëren van energiezuinige kantoorgebouwen tot het gebruik van energiezuinige apparatuur. Bijvoorbeeld door efficiëntere productieprocessen of het gebruik van duurzamere materialen. Dit helpt bij het identificeren van mogelijkheden om de uitstoot te verminderen.
Maar ook de CO^2 effecten van transport en logistiek zijn belangrijk voor ons. Leiden is bijvoorbeeld aangesloten bij Green Deal Zero Emissie Stadslogistiek en heeft vanaf 2025 een zero emissie zone(Zero-emissiezone – Gemeente Leiden). Daarnaast wil de Leidse regio steeds meer de nadruk leggen op emissievrij bouwen (convenant Schoon en Emissieloos bouwen) en transport.
Wat betekent dit voor onze inkoop? Wij vragen ondernemers om structureel CO^2 uitstoot te verlagen door over te stappen op duurzame energie en door energie-efficiëntie te verbeteren in hun productieproces en transportbewegingen. We geven ruimte in onze selectie- en gunningsystematiek aan de verschillende aspecten van de CO^2 ambities en prestaties van potentiële leveranciers als eis en/of als gunningscriterium.
Circulair
De nationale doelstelling, zoals geformuleerd in het Rijksbrede programma ‘Nederland Circulair in 2050’, is om in 2050 circulair te consumeren en te produceren. In 2030 willen we deze doelstelling voor 50% hebben bereikt.
De overgang van een lineaire naar een circulaire economie vraagt een grote verandering ten opzichte van hoe we nu nog leven. Een samenleving met een circulaire economie functioneert fundamenteel anders, vraagt een andere infrastructuur en andere vaardigheid van bewoners en werknemers. Zo’n grote omslag kunnen we als gemeenten alleen maken als iedereen meedoet. Samen met onze partners.
Het uitgangspunt is niet kopen, eerst kijken wat er nog kan met het bestaande: refuse - reuse - refurbish. Dit vertaalt zich in hoe wij kijken naar de toepassing van ons circulair handelen.
Wat betekent dit voor onze inkoop? In het inkooptraject vragen wij ondernemers om volgens ons principe circulair handelen toe te passen op producten en objecten in alle fases van ontwerp, productie, distributie tot aan gebruik, dit kan als eis of als wens worden opgenomen in de aanbesteding.
Ketenverantwoordelijkheid (ISV)
Ketenverantwoordelijkheid houdt in dat alle partijen in een productieketen verantwoordelijkheid nemen voor mens, natuur en milieu. Globalisering zorgt voor complexe en ondoorzichtige toeleveringsketens, waarin risico’s bestaan op schending van rechten. Gemeenten kunnen hierbij een rol spelen bij inkoop van producten en diensten.
Wat betekent dit voor de inkoop? De gemeenten identificeren risicovolle markten en kijken hoe mogelijke risico’s op misstanden in de keten kunnen worden gereduceerd. Dit kan bijvoorbeeld door het vragen van een plan van aanpak of het toepassen van de Internationale Sociale Voorwaarden (ISV).
Diversiteit en Inclusie
De Leidse regio streeft naar een inclusieve werkcultuur waarin iedereen zichzelf kan zijn en zich gehoord en gewaardeerd voelt.
Om dit te ondersteunen streven we naar een divers medewerkersbestand dat een goede afspiegeling is van de maatschappij. Een divers medewerkersbestand helpt ons om beter in contact te staan met onze inwoners en de opgaven waar we voor staan.
Daarnaast zullen we bij de inkooptrajecten waar digitale toegankelijkheid een rol speelt (zoals websites en mobiele applicaties) rekening houden met de digitale toegankelijkheid zodat alle burgers kunnen meedoen.
Social Return
Social Return is een onderdeel van Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen waarbij sociale voorwaarden, eisen en wensen in inkoop- en aanbestedingstrajecten worden opgenomen. In ruil voor het verkrijgen van de opdracht, dragen opdrachtnemers positief bij aan de inzetbaarheid van mensen om voor hen die op afstand staan, de kansen te vergroten om deel te nemen aan het arbeidsproces. Daarmee wordt invulling gegeven aan een Social Return -verplichting. Dit kan niet alleen door middel van het helpen van de doelgroep aan passend werk, maar ook door bijvoorbeeld het (de financiering van) vergroten van ontwikkelkansen.
- –Social Return is van toepassing op een groter wordende en meer diverse groep mensen, omdat het niet alleen gaat om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, het gaat om iedereen die een kans nodig heeft om mee te doen in de maatschappij.
- –Het gaat om een stap maken in de ontwikkeling, dat kan door meedoen in het arbeidsproces, maar natuurlijk ook door bijvoorbeeld een cursus voor laaggeletterden te volgen.
Dit heet ook wel Sociaal Inkopen.
Sociaal inkopen is een middel om economische activiteiten te verbinden aan sociale doelstellingen die we als gemeente nastreven. Het gaat om doelen op het gebied van werk, participatie, inkomen, armoedebestrijding, zorg, gezondheid, onderwijs, inclusie en diversiteit.
Wat betekent dit voor de inkoop? We staan in elk inkooptraject stil bij de mogelijkheden om social return op te nemen. Waar mogelijk kijken we samen met de leveranciers naar de meest optimale invulling van dit onderwerp en proberen we de best passende invulling te zoeken.
5

Economische uitgangspunten
5.1

Product- en marktanalyse
Inkopen vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.
De Gemeenten achten het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of markt- analyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. De Gemeenten kunnen contact opnemen met MVO Nederland voor ondersteuning bij het zoeken naar duurzame oplossingen.
5.2

Integriteit
De Gemeenten stellen bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.
De Gemeenten hebben hoog in het vaandel staan dat haar bestuurders, ambtenaren en externe medewerkers die namens de gemeente(n) Opdrachten uitvoeren integer handelen. De bestuurders, ambtenaren en externe medewerkers houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.
De Gemeenten contracteren enkel integere Ondernemers.
De Gemeenten willen enkel zaken doen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkopen in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. De Gemeenten kunnen bij twijfel over de integriteit het Bureau Bibob om advies vragen.
Eerlijke mededinging en commerciële belangen.
De Gemeenten bevorderen eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevorderen de Gemeenten een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking. De Gemeenten wensen geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.
5.3

Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen
De Gemeenten hebben oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt.
In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, wordt rekening gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de Gemeenten moeten niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen.
De Gemeenten hebben oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP).
Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De Gemeenten houden echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf en ZZP’ers in het oog. Dit kunnen ze doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.
De Gemeenten hebben oog voor sociale ondernemingen.
Bij Inkopen kunnen de Gemeenten opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen worden bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben.
5.4

Innovatie
De Gemeenten kunnen haar Inkoopbeleid aanwenden om innovatieve oplossingen te stimuleren voor maatschappelijke opgaven. De Gemeenten zullen waar mogelijk ruimte laten om innovatieve oplossingen aan te bieden, bijvoorbeeld door een opdracht functioneel te beschrijven. Daarnaast worden ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie aan te wenden voor deze uitdagingen.
5.5

Samenwerkingsverbanden
De Gemeenten hanteren als uitgangspunt dat zij oog hebben voor samenwerking en gezamenlijk inkopen bij het inkoopproces. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de Leidse Regio als voor samenwerkingen met andere gemeenten, gemeenschappelijke regelingen waar de gemeente(n) deel van uitmaken of aanbestedende diensten.
5.6

Bepalen van de inkoopprocedure
De Gemeenten hebben de vrijheid om zelf zorg te dragen voor haar taken (inbesteden) of deze taken uit te besteden aan de markt. De Gemeenten kiezen om bepaalde goederen of diensten, indien dit past binnen de bestaande kaders, binnen de eigen organisatie te maken/houden in plaats van op zoek te gaan naar een externe leverancier.
Indien de Gemeenten ervoor kiezen om taken uit te besteden dan maken zij op basis van de geraamde opdrachtwaarde de keuze voor een bepaalde inkoopprocedure. Bij deze afweging is onder meer het type Werk, Dienst of Levering en de markt van belang.
De Gemeenten zullen − met inachtneming van de Gids Proportionaliteit − bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij ze gemotiveerd aangeven waarom zij hiervan wensen af te wijken.
| Werken | Leveringen | Diensten
Enkelvoudig | Tot € 150.000 | Tot € 70.000 | Tot € 70.000
Meervoudig | € 150.000 - € 1.500.000 | € 70.000 - € 221.000 | € 70.000 - € 221.000
Nationaal | € 1.500.000 - € 5.538.000 | Tot € 221.000 | Tot € 221.000
Europees | Vanaf € 5.538.000 | Vanaf € 221.000 | Vanaf € 221.000
Bovenstaande bedragen zijn excl. BTW en vertegenwoordigen de totale waarde van de aan te besteden opdracht. De Europese drempelbedragen worden tweejaarlijks vastgesteld door de Europese Commissie. Bij aanpassing van de Europese drempelbedragen door de Commissie, worden de nieuwe drempelbedragen in onderhavig beleid opgenomen. Voor bovenstaand schema geldt dat het altijd is toegestaan een inkoopprocedure van een hogere orde te kiezen, indien dit proportioneel is.
Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag
De Gemeenten vragen aan één Ondernemer een schriftelijke Offerte. Het is toegestaan en raadzaam om aan meerdere Ondernemers een offerte te vragen, echter zal hierbij op voorhand geen begeleiding van Team Inkoopadvies en Aanbestedingen zijn.
Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag
De Gemeenten vragen bij leveringen en diensten ten minste aan twee Ondernemers (mits gemotiveerd) en ten hoogste aan vijf Ondernemers een schriftelijke Offerte. Indien het ARW gevolgd wordt, betreft dit minimaal drie en maximaal vijf Ondernemers. Deze procedure wordt door Team Inkoopadvies en Aanbestedingen begeleid.
Nationaal aanbesteden
Onder de Europese drempelbedragen zullen de Gemeenten, indien het een werk betreft, nationaal aanbesteden. Er zal voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging worden geplaatst op TenderNed, www.tenderned.nl, waarna partijen hun interesse kenbaar kunnen maken.
Europees aanbesteden
Boven de Europese drempelbedragen zullen de Gemeenten in beginsel Europees aanbesteden. Hiertoe zal voorafgaand aan de opdrachtverlening op TED (Europees publicatieplatform) een aankondiging worden geplaatst, waarna partijen hun interesse kenbaar kunnen maken.
Sociale en specifieke diensten
Voor de sociale en specifieke diensten geldt binnen de Aanbestedingswet een verlicht regime. Welke diensten dit betreffen is benoemd in bijlage XIV van de Aanbestedingswet. Voor sociale en specifieke diensten is de drempel voor enkelvoudig onderhands aanbesteden gelijk aan de Europese drempel. Indien de Europese drempel verhoogd of verlaagd worden gaat de drempel voor de enkelvoudige procedure van de sociale en specifieke diensten daarin mee. De drempels zijn als volgt:
- •Tot € 221.000,- | Enkelvoudig
- •€ 221.000 - € 750.000 | Meervoudig onderhands of Nationaal (niet) Openbaar
- •Boven de € 750.000 | Europees (niet) Openbaar
Concessies
De concessierichtlijn is van toepassing op het type opdracht waarvoor concessies worden gesloten. Onder de Europese drempel voor concessies (€ 5.538.000) voor werken en diensten mogen de enkelvoudig en meervoudig onderhandse en de nationale procedure gevolgd worden, tenzij er sprake is van een grensoverschrijdend belang. In dat geval dient de Europese procedure gevolgd te worden. Boven de drempel voor concessies dient de Europese procedure gevolgd te worden.
6

Organisatorische uitgangspunten
6.1

Inkoopproces
Het inkoopproces dat gehanteerd wordt door het team Inkoopadvies en Aanbestedingen kent de volgende 4 fasen:
- •Inschrijffase: stap één tot en met drie.
- •Beoordelingsfase: stap vier en vijf.
- •Gunningsfase: stap zes tot en met negen.
- •Afrondingsfase: stap tien.
De hierboven beschreven 4 fasen zijn vervolgens onderverdeeld in de volgende 10 stappen. Deze stappen worden in elke aanbesteding gevolgd.
6.2

Informatiebeveiliging
De Gemeenten besteden tegenwoordig een groot deel van de ICT diensten en producten uit aan de markt. Naast de maatregelen die de Gemeenten zelf treffen voor hun informatiebeveiliging is het belangrijk dat ook ingekochte diensten en producten voldoen aan de informatiebeveiligingseisen. Om hier eenduidig mee om te gaan hanteren de Gemeenten de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Indien er afgeweken wordt van de BIO dient dit vooraf expliciet kenbaar gemaakt te worden.