GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Eijsden-Margraten

Financiële verordening Eijsden-Margraten 2024
Hoofdstuk
1.

Algemene bepalingen
Artikel
1

Begripsbepaling
In deze verordening wordt verstaan onder:
- -Budget: de lasten / baten van de kostenplaats / kostensoort per beleidsveld / taakveld.
- -Autonome ontwikkelingen: ontwikkelingen die op onze gemeente afkomen waarbij wij zelf geen invloed op kunnen uitoefenen.
- -Bijstelling bestaand beleid: heeft betrekking bijgestelde prognoses op basis van gerealiseerde cq. nog te verwachten kosten/opbrengsten
- -Beleidsindicatoren: gemeenten nemen een uniforme basisset beleidsindicatoren op in hun begroting en jaarverslag. De set behandelt een breed spectrum van onderwerpen. Zo kan er een helder beeld worden gevormd van de beleidsresultaten van de gemeente;
- -Rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van burgemeester en wethouders waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.
Hoofdstuk
2.

Begroting en verantwoording
Artikel
2

Programma-indeling
1.
De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode een programma-indeling voor die raadsperiode vast.
2.
De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode op voorstel van het college de taakvelden per programma vast.
3.
De raad stelt op voorstel van het college per programma de beleidsindicatoren vast. Het voorstel van het college bevat ten minste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.
4.
Het college/raad kan voorstellen programma’s of kadernota’s tussentijds bij te stellen.
Artikel
3

Inrichting begroting, paragrafen en jaarstukken
1.
De begroting en jaarstukken richten we in conform het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). De begroting is opgebouwd uit paragrafen en programma’s.
2.
In de jaarrekening wordt van de investeringen een overzicht weergegeven van de begrote bedragen en de hieraan gerelateerde werkelijke uitgaven.
3.
In het overzicht van de geraamde incidentele baten en lasten per programma worden posten vanaf € 50.000 afzonderlijk gespecificeerd.
4.
In de begroting zijn verschillen in de raming groter dan € 100.000 per programma ten opzichte van de vorige (gewijzigde) raming inhoudelijk toegelicht.
Artikel
4

Kaders begroting
1.
Het college biedt jaarlijks voor het zomerreces een kadernota aan de raad aan over de hoofdlijnen van het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming.
2.
Lid 1 is niet van toepassing in een verkiezingsjaar.
3.
De kadernota of het “bestuursakkoord” worden in de programma’s verwerkt onder “Wat willen we bereiken”
4.
In deze notitie kadernota worden de bevindingen van de bestuursrapportages en jaarrekening meegenomen.
5.
In de begroting wordt een post onvoorzien van € 25.000 opgenomen.
Artikel
5

Autorisatie begroting
1.
Het college biedt voorafgaand aan het betreffende begrotingsjaar de begroting ter vaststelling aan de raad aan.
2.
De raad autoriseert uiterlijk 15 november voorafgaand aan het betreffende begrotingsjaar de baten en de lasten per programma door middel van het vaststellen van de begroting.
Artikel
6

Bestuursrapportages
1.
Het college informeert de raad door middel van bestuursrapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente van het lopende boekjaar.
2.
Het college biedt de bestuursrapportages aan de raad aan op de volgende tijdstippen:
- a.
de eerste rapportage voor het zomerreces van de raad van het lopende begrotingsjaar;
- b.
de tweede rapportage vóór 31 december van het lopende begrotingsjaar.
3.
De eerste bestuursrapportage bevat zowel een uiteenzetting over het gevoerde beleid zoals opgenomen in de begroting, als een bijstelling van de begrote bedragen.
4.
Bij de eerste bestuursrapportage wordt beleidsmatig alleen over afwijkingen gerapporteerd. Dus als “wat gaan we ervoor doen?” in het voorgenomen jaar wordt gerealiseerd (indicator groen of oranje) wordt deze niet opgenomen in de bestuursrapportage.
5.
De tweede bestuursrapportage bevat enkel een financiële bijstelling van de begrote bedragen.
6.
De financiële bijstellingen kennen de volgende indeling:
- a.
Autonome ontwikkelingen:
- b.
Bijstellingen bestaand beleid
- c.
College besluiten: Indien financiële bijstellingen niet vallen onder a of b dient middels een collegevoorstel de financiële bijstelling te worde gevraagd.
7.
Ten aanzien van financiële bijstellingen in de exploitatie gelden de volgende voorwaarden:
- a.
Financiële bijstellingen worden slechts doorgevoerd vanaf € 10.000
8.
Indien gedurende het jaar blijkt dat een aantal begrote activiteiten niet meer of gedeeltelijk worden gerealiseerd, kan het college via de 2e bestuursrapportage voorstellen de betreffende budgetten over te hevelen naar het volgende jaar. Hiervoor gelden de volgende limitatieve voorwaarden:
- a.
Het gaat om budgetten waarvoor bindende afspraken zijn gemaakt middels contracten / overeenkomsten, waaruit financiële gevolgen voortkomen, en;
- b.
het betreft incidentele posten, en;
- c.
het budget mag niet eerder zijn overgeheveld.
9.
De inrichting van de bestuursrapportages sluit aan bij de indeling van de begroting.
10.
De raad stelt de bestuursrapportages vast.
Artikel
7

Omgaan met budgetten en investeringskredieten
1.
De raad stelt met het vaststellen van de begroting de budgetten per programma beschikbaar.
2.
Via bestuursrapportages en afzonderlijke begrotingswijzigingen doet het college voorstellen aan de raad voor het wijzigen van de beschikbaar gestelde budgetten en de beschikbaar gestelde investeringskredieten.
3.
Voor niet in de begroting opgenomen incidentele exploitatielasten van maximaal € 50.000 en structurele exploitatielasten van maximaal € 10.000 kan het college zonder voorafgaande autorisatie van de raad zelfstandig verplichtingen aangaan;
4.
Voor niet in de begroting opgenomen investeringskredieten van maximaal € 100.000 kan het college zonder voorafgaande autorisatie van de raad zelfstandig verplichtingen aangaan;
5.
Voor investeringskredieten groter dan € 100.000, incidentele exploitatielasten groter dan € 50.000 en structurele exploitatieasten groter dan € 10.000 waarvoor de raad bij de begroting nog geen budget beschikbaar heeft gesteld, legt het college de voorstellen aan de raad voor voordat verplichtingen worden aangegaan.
6.
Zelfstandig door het college aangegane verplichtingen zoals bedoeld onder lid 3 en 4 worden achteraf via de bestuursrapportages door de raad vastgesteld.
Artikel
8

Jaarstukken
1.
Het college legt jaarlijks verantwoording af aan de raad door middel van de jaarstukken (overzicht van baten en lasten).
2.
In de jaarstukken geven we van de investeringen, de investeringskredieten en de actuele uitputting weer.
3.
De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma's of de beleidsdoelen van de programma's voor het lopende jaar bijstelling behoeven.
4.
De raad stelt de jaarstukken voor 15 juli vast en verleent décharge aan het college.
Artikel
9

Financiële afwijkingen baten en lasten bij jaarrekening
1.
Afwijkingen die groter zijn dan 10% met een minimum van € 10.000 per budget worden in de jaarrekening bij de programma’s toegelicht.
2.
Afwijkingen die groter zijn dan € 100.000 lichten we altijd toe.
3.
Met de in lid 1 bedoelde afwijkingen bedoelen we:
- a.
afwijkingen ten opzichte van de (bijgestelde)begroting.
4.
De raad geeft middels vaststelling van de jaarrekening toestemming voor de genoemde afwijkingen.
Artikel
10

Informatieplicht
1.
Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen voor zover het betreft niet bij begroting vastgestelde afzonderlijke verplichtingen inzake:
- a.
investeringen die naar het oordeel van het college politiekgevoelig zijn;
- b.
het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan € 50.000;
- c.
de in b genoemde informatieplicht is niet van toepassing bij aanvragen van woningbouwcorporaties om als achtervang te fungeren. Uitdrukkelijke voorwaarden hierbij zijn:
  - i.
de financiering is direct te relateren aan nieuwe projecten / investeringen binnen onze gemeente. In het geval van herfinanciering hoeven het geen nieuwe projecten te zijn. én
  - ii.
de financiering wordt in samenwerking met het Waarborgfonds Sociale Woningbouwafgesloten.
  - iii.
verzoeken tot herfinanciering van leningen waarvoor de gemeente eerder reeds achtervang heeft verleend komen voor achtervang in aanmerking mits de looptijd van de leningen in totaliteit niet langer is dan 40 jaar gerekend vanaf het begin van de exploitatie van de projecten.
Artikel
11

EMU-saldo
Wanneer het Rijk de gemeente bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, (Wet houdbare overheidsfinanciën), hebben overschreden, informeert het college de raad of een aanpassing van de begroting nodig is en welke aanpassing dit moet zijn.
Hoofdstuk
3

Rechtmatigheidsverantwoording
Artikel
12

Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording
1.
De raad wordt door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, geïnformeerd over rechtmatigheid.
2.
In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het college over de afwijkingen boven een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves.
3.
In de paragraaf bedrijfsvoering worden bij geconstateerde afwijkingen (fouten of duidelijkheden) groter dan € 100.000 nader toegelicht.
Artikel
13

Voorwaardencriterium
1.
Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.
2.
Het college biedt de raad jaarlijks uiterlijk op 31 december ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.
Artikel
14

Begrotingscriterium in de jaarrekening
1.
Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;
2.
De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door de raad is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5.
3.
Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.
4.
Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:
- a.
Begrotingsoverschrijdingen, die kleiner zijn dan € 50.000
- b.
Begrotingsoverschrijdingen, die passen binnen het vastgestelde beleid van de raad en niet tijdig konden worden gesignaleerd;
- c.
Begrotingsoverschrijdingen waarover de raad via een raadsvoorstel, raadsinformatiebrief of op andere wijze is geïnformeerd;
- d.
Begrotingsafwijkingen bij subsidie en/of openeinde regelingen en die niet tijdig konden worden gesignaleerd;
- e.
Begrotingsoverschrijdingen als gevolg van verplichte uitgaven als bedoeld in artikel 193 Gemeentewet te weten:
  - i.
De rente en aflossingen van de door de gemeente aangegane geldleningen en alle overige opeisbare schulden
  - ii.
De uitgaven die bij of krachten de wet aan de gemeente zij opgelegd.
  - iii.
De uitgaven die voortvloeien uit de van het gemeentebestuur gevorderde medewerking tot uitvoering van wetten en algemene maatregelen van bestuur, voor zover die uitgaven niet ten laste van anderen zijn gebracht.
- f.
Begrotingsoverschrijdingen als gevolg van artikel 175 van de Gemeentewet (oproer, wanordelijkheden, rampen, of zware ongevallen of vrees daartoe)
- g.
Begrotingsoverschrijdingen waarbij de hoger kosten gedekt worden door hogere opbrengsten en waarbij tussen kosten en opbrengsten een direct verband bestaat.
- h.
Begrotingsoverschrijdingen die passen binnen de door de raad vastgestelde totale exploitatieopzet van een grondexploitatie.
- i.
Begrotingsoverschrijdingen als gevolg van de resultaatbestemming jaar t-1.
5.
De begrotingsafwijkingen als bedoeld in lid 14.4 worden, voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden, als afzonderlijk bedrag wel opgenomen in de Rechtmatigheidsverantwoording maar niet nader toegelicht in de Rechtmatigheidsverantwoording. Toelichting daarop vindt plaats bij de lasten van de afzonderlijke programma’s of in de paragraaf bedrijfsvoering.
Hoofdstuk
4.

Financieel beleid
Artikel
15

Waardering en afschrijving vaste activa
1.
Het college stelt een nota op met nadere regels ten aanzien van activeren, waarderen en afschrijven in overeenstemming met het BBV.
2.
De nota behandelt:
- a.
de definitie van een investering
- b.
wijze van waardering
- c.
wijze van afschrijving en afschrijvingstermijnen
3.
De raad stelt deze nota vast.
Artikel
16

Reserves en voorzieningen
1.
Het college stelt een nota op met nadere regels ten aanzien van reserves en voorzieningen.
2.
De nota behandelt:
- a.
de vorming, besteding en hoogte van reserves en voorzieningen.
3.
De raad stelt deze nota vast.
Artikel
17

Financieringsfunctie
1.
De raad stelt de nota treasurybeleid vast. In deze nota nemen we regels op voor de uitvoering van de financieringsfunctie.
2.
De raad mandateert in de nota treasurybeleid uitvoeringsregels aan het college. Het college neemt deze regels op in de uitvoeringsregeling Treasury Eijsden-Margraten.
Artikel
18

Voorziening voor oninbare vorderingen
Voor openstaande vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid getroffen op basis van een statische beoordeling op oninbaarheid van de individuele openstaande vorderingen.
Artikel
19

Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen
Het college doet de raad jaarlijks een voorstel over de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor heffingen en rechten. In dit voorstel wordt verwezen naar de grondslagen waarop de bepaling van de hoogte van de tarieven zijn gebaseerd.
Artikel
20

Kostprijsberekening
1.
Bij de kostprijsberekeningen houden we rekening met de geldende wet- en regelgeving.
2.
Bij de rekening van het uurtarief en de overheadkosten gaan we uit van het aantal uren maal het tarief.
3.
De in lid 2 genoemde tarieven nemen we over uit de meest recente “Handleiding Overheidstarieven” die het ministerie van Financiën jaarlijks vaststelt. Daarbij gaan we uit van de tarieven inclusief overhead en exclusief winstopslag.
4.
Het aantal uren bepalen we aan de hand van het historisch gemiddeld aantal uren en de nieuwe ontwikkelingen. Jaarlijks bekijken we of een herziening van deze uren noodzakelijk is.
Artikel
21

Prijzen economische activiteiten
Voor de levering van goederen, diensten of werken door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden waarbij de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht.
Hoofdstuk
4.

Financiële organisatie, financieel beheer en control
Artikel
22

Administratie
Onder administratie verstaan we: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de gemeentelijke organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd. Het college draagt zorg voor de opzet en werking van de administratie.
Artikel
23

Financiële organisatie
Het college zorgt voor:
- 1.
Een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;
- 2.
De verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten.
- 3.
Het college stelt interne regels vast voor de inkoop en aanbesteding van werken, diensten en leveringen.
- 4.
Het college stelt een interne visie vast voor de resultaatgerichte en beheersbare organisatie: het control raamwerk;
- 5.
Het college legt de regelgeving voor de financiële organisatie vast in:
  - a.
De nota inkoop en aanbesteding;
  - b.
De budgethoudersregeling;
  - c.
De mandaatregeling.
Artikel
24

Interne controle
Ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de baten en lasten zorgt het college voor de jaarlijkse interne controle. Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beelden de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen. Hiervoor stellen we een intern controleplan op.
Hoofdstuk
5.

Slotbepalingen
Artikel
25

Intrekken oude verordening en overgangsrecht
De Financiële verordening Eijsden-Margraten 2023, wordt ingetrokken per 1 januari 2024.
Artikel
26

Inwerkingtreding en citeertitel
Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2024.
Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening Eijsden-Margraten 2024.