GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Olst-Wijhe

Verordening klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad Olst-Wijhe 2024
De raad van de gemeente Olst-Wijhe;
gezien het voorstel van het presidium;
gelet op artikelen 84, 86, 108, 147 en 149 van de Gemeentewet;
gezien de ‘Handreiking burgemeesters: benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties (december 2020);
Besluit
De Verordening klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad Olst-Wijhe 2024 vast te stellen, luidende als volgt:
Verordening klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad Olst-Wijhe 2024
Artikel
1

Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
- 1.
Gesprekken: klankbordgesprekken van de commissie uit de raad met de burgemeester;
- 2.
Commissie: de commissie voor de klankbordgesprekken die door de raad is benoemd om de klankbordgesprekken te voeren;
- 3.
Voorzitter: de voorzitter van de commissie die de klankbordgesprekken voert met de burgemeester;
- 4.
Referenten: derden die de commissie kunnen informeren over het werk van de burgemeester waaronder wethouder(s), gemeentesecretaris, griffier, collega-bestuurders, ondernemers, politiefunctionaris, officier van justitie, ambtenaren en/of samenwerkingspartners;
- 5.
Commissaris: Commissaris van de Koning in de Provincie Overijssel.
Artikel
2

Algemene bepalingen
1.
De raad voert gesprekken met de burgemeester en stelt daarvoor een commissie samen.
2.
De commissie voert ten minste jaarlijks een gesprek met de burgemeester. In de gesprekken wordt onder meer gesproken over de wijze waarop de burgemeester invulling heeft gegeven aan het profiel, hoe de samenwerking met de gemeenteraad verloopt en wat de gevolgen van veranderingen in de gemeente sinds de (her)benoeming hierop zijn.
3.
Uiterlijk twaalf maanden voor het aflopen van de ambtsperiode, wordt een regulier klankbordgesprek gevoerd dat onvermijdelijk wordt beïnvloed door de naderende herbenoemingsvraag. Voor de herbenoemingsprocedure wordt een aparte verordening vastgesteld.
Artikel
3

Procedure en tijdschema
1.
De griffier agendeert en organiseert de gesprekken na overleg met de voorzitter van de commissie.
2.
De gesprekken worden zodanig gepland dat deze plaatsvinden voorafgaand aan de gesprekken die de Commissaris met de burgemeester heeft.
3.
De griffier onderhoudt de contacten met het kabinet van de Commissaris van de Koning.
Artikel
4

Samenstelling commissie
1.
Er is een commissie voor het voeren van de klankbordgesprekken.
2.
De commissie bestaat uit tenminste drie leden, te benoemen door en uit de gemeenteraad.
3.
De commissie kent geen plaatsvervangende leden, tenzij vervanging wegens langdurige afwezigheid aan de orde is.
4.
De commissie laat zich procedureel en/of inhoudelijk ondersteunen door de griffier.
5.
De commissie kan zich laten bijstaan door een (externe) adviseur.
Artikel
5

Voorzitterschap van de commissie
1.
De commissie kiest uit zijn midden een voorzitter.
2.
Bij verhindering van de voorzitter benoemt de commissie eveneens uit zijn midden een tijdelijk voorzitter.
3.
De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.
4.
De commissie kan zich laten bijstaan door een (externe) gespreksleider.
Artikel
6

Geheimhouding
1.
De commissie legt in elke vergadering, met toepassing van artikelen 84 en 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens de gesprekken.
2.
De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan.
3.
Gesprekspartners voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen commissieleden gebruik maken van hun eigen kennis en ervaring, informatie van andere raadsleden, openbare bronnen en voor dit doel, in samenspraak met de burgemeester, vertrouwelijk verkregen informatie van referenten. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden is uitgesloten.
4.
De commissie, noch de raad zal de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, opheffen.
5.
De commissie treft, met inachtneming van artikel 10 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.
6.
De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.
7.
De geheimhouding is van overeenkomstige toepassing op de raadsleden, de griffier, de referenten en een mogelijke externe gespreksleider.
Artikel
7

Voorbereiding van het gesprek
1.
De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, de voorgaande verslagen in te zien.
2.
De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.
3.
De commissie bepaalt tijdig, voor het opstellen van de agenda, in samenspraak met de burgemeester, welke referenten zullen worden geraadpleegd, welke informatie aan hen zal worden gevraagd en op welke wijze deze informatie zal worden verwerkt. Artikel 6 lid 3 is op de betrokken referenten van overeenkomstige toepassing.
4.
Uiterlijk 1 week voor het klankbordgesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke (digitale) uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en eventuele bespreekpunten.
5.
Betrokkenen die niet in staat zijn het gesprek bij te wonen delen dit tijdig mee.
Artikel
8

Het klankbordgesprek
1.
Het gesprek vindt plaats in de beslotenheid.
2.
Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over- en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.
3.
Uitgangspunt bij het gesprek is de profielschets waarop de burgemeester is (her)benoemd.
4.
De volgende onderwerpen worden tijdens het gesprek besproken: de burgemeester:
- a.
als voorzitter van de raad en zijn/haar rol in het presidium;
- b.
als voorzitter van het college;
- c.
als coördinator van beleid, kwaliteitsbewaker met toepassing van artikel 170 Gemeentewet;
- d.
die invulling geeft aan het functioneren van de zogeheten driehoek van burgemeester, gemeentesecretaris en griffier;
- e.
die invulling geeft aan de eigen portefeuille, met name de handhaving van de openbare orde en veiligheid;
- f.
en zijn/haar contacten met inwoners, organisaties en bedrijven;
- g.
als ambassadeur en gezicht van de gemeente in de regio, provincie en Rijk;
- h.
en zijn/haar contacten met ambtenaren, met name de gemeentesecretaris, de griffier en het management van de gemeentelijke organisatie;
- i.
en zijn/haar nevenfuncties en integriteit;
- j.
en zijn/haar, aan de profielschets gerelateerde, competenties;
- k.
alle overige door de leden en de burgemeester ingebrachte bespreekpunten;
- l.
zijn/haar doelen en ambities voor de komende periode;
- m.
de afspraken in het kader van het functioneren van de burgemeester uit de vorige gesprekken / die voor de toekomst worden vastgelegd.
5.
Het gesprek kan ook worden gebruikt om wederzijdse wensen voor de toekomst kenbaar te maken, om eerder gemaakte afspraken te evalueren, en te spreken over het functioneren van de raad en de ontwikkelingen van de gemeente.
Artikel
9

Verslaglegging
1.
Van het klankbordgesprek wordt een verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt.
2.
Door de griffier wordt het verslag in conceptvorm opgesteld en voorts door de leden van de commissie en de burgemeester door ondertekening vastgesteld.
3.
Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek.
4.
Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.
5.
De commissaris ontvangt een schriftelijke terugkoppeling van het besprokene.
6.
Treedt tijdens de ambtsperiode een nieuwe gemeenteraad aan, dan kunnen de deelnemers aan de klankbordgesprekken de stukken inzien.
Artikel
10

Archivering
1.
De griffier draagt zorg voor vertrouwelijke archivering van de stukken.
2.
Archivering gebeurt volgens de eisen die de Archiefwet 1995 stelt.
3.
De leden van de commissie zorgen dat alle stukken waarover zijzelf beschikken in het kader van de klankbordgesprekken, op een deugdelijke manier worden vernietigd.
Artikel
11

Onvoorziene gevallen
In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet of wanneer twijfel bestaat over de toepassing van deze verordening, beslist de commissie, op voorstel van de commissievoorzitter.
Artikel
12

Inwerkingtreding en citeertitel
1.
Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking.
2.
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad Olst-Wijhe 2024
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 9 december 2024.
De raad voornoemd,
de griffier
Anne-Marie Holleman
de voorzitter
Sietske Poepjes