GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Utrecht

Mandaatregeling gemeenteraad en burgemeester gemeente Utrecht
De raad en de burgemeester van de gemeente Utrecht;
Gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van de gemeenteraad d.d. 7 november 2024;
Gelet op:
Titel 10.1 van de Algemene wet bestuursrecht
Overwegende dat uit het oogpunt van doelmatigheid en legitimiteit mandaat, volmacht en machtiging van bepaalde bevoegdheden gewenst is,
Besluiten, ieder voor zover het de eigen bevoegdheden betreft, vast te stellen de volgende Mandaatregeling gemeenteraad en burgemeester gemeente Utrecht:
1

Algemene bepalingen
Artikel
1

Begripsbepalingen
Deze regeling verstaat onder:
- •burgemeester: de burgemeester van de gemeente Utrecht;
- •bevoegdheid: mandaat, volmacht of machtiging;
- •college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht
- •CPR: een door de raad op grond van artikel 83 van de Gemeentewet ingestelde commissie, onder de naam Commissie Personeelszorg Raadsfunctionarissen, als bedoeld in de Verordening CPR gemeente Utrecht;
- •dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van de raad als bedoeld in het Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden gemeenteraad Utrecht;
- •gemandateerde: degene die van de mandaatgever de bevoegdheid heeft gekregen om in naam van de mandaatgever besluiten te nemen en te ondertekenen;
- •griffie: de organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid van de raad, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren als bedoeld in artikel 107e Gemeentewet;
- •griffier: de op grond van artikel 107 Gemeentewet door de raad aangewezen functionaris;
- •machtiging: de bevoegdheid om namens de gemeente feitelijke handelingen te verrichten, dat zijn handelingen zonder rechtsgevolgen;
- •mandaat: de bevoegdheid om in naam van de mandaatgever besluiten te nemen;
- •mandaatgever: het bestuursorgaan dat de bevoegdheid geeft om in naam van het bestuursorgaan besluiten te nemen;
- •mandaatoverzicht: overzicht van door mandaatgever aan gemandateerde opgedragen bevoegdheden
- •ondermandaat: een door een gemandateerde verleend mandaat van een aan hem gemandateerde bevoegdheid aan een derde;
- •raad: de gemeenteraad van Utrecht;
- •volmacht: de bevoegdheid om in naam van de mandaatgever privaatrechtelijke rechtshandelingen ter verrichten en te ondertekenen.
Artikel
2

Mandaat en ondermandaat
1.
Aan de gemandateerde wordt mandaat, volmacht en machtiging verleend tot het, namens en onder verantwoordelijkheid van de raad, nemen van besluiten en het namens de burgemeester ondertekenen van die besluiten ter uitoefening van de bevoegdheden zoals vermeld in het mandaatoverzicht.
2.
Bij de uitoefening van de bevoegdheden uit het mandaatoverzicht worden de specifieke bepalingen, vermeld in het mandaatoverzicht, in acht genomen.
3.
Het verlenen van ondermandaat of volmacht gebeurt schriftelijk.
Artikel
3

Reikwijdte mandaat
1.
De verlening van het mandaat geschiedt in de ruimste zin van het woord. Naast het nemen van positieve en negatieve besluiten omvat het mandaat tevens onderstaande bevoegdheden.
•het stellen van voorschriften en nadere voorwaarden aan het mandaat;
•alle werkzaamheden ter voorbereidingen van het besluit;
•het uitreiken van bewijs van ontvangst van de aanvragen ed.;
•verdagen en of uitstellen van besluiten;
•het verzoeken om aanvullende informatie;
•het voeren van correspondentie, die direct te maken heeft met de opgedragen taak;
•correspondentie die uitsluitend mededelingen, inlichtingen of feitelijke informatie bevat;
•ondertekenen en verzenden van correspondentie van routinematige aard, het verstrekken van informatie, het ondertekenen en verzenden van brieven inzake inlichtingen van administratieve aard waarin een afschrift van een raadsbesluit worden gevraagd (voor zover dit geen besluiten in de zin van artikel 1:3 Awb betreffen);
•het interpreteren van de regelgeving;
•het verstrekken van bedragen in termijnen;
•het verstrekken van voorschotten;
•het bekend maken of mededelen (met inbegrip van het publiceren) van besluiten of beschikkingen, daar waar de verplichting daartoe in de wet is opgenomen;
•het toezenden van besluiten/beschikkingen aan instanties, daar waar de verplichting daartoe in de wet is opgenomen;
•alle andere besluiten die genomen moeten worden (waaronder het buiten behandeling laten van aanvragen) en alle andere handelingen die moeten worden verricht binnen het kader van de uitvoering van de verleende bevoegdheid;
2.
Het mandaat voor het aangaan van overeenkomsten omvat, tenzij specifiek anders aangegeven, tevens:
•het wijzigen, verlengen of beëindigen van een afgesloten overeenkomst;
•de bevoegdheid om eventuele daarmee samenhangende rechtshandelingen voor afwikkeling en transport van notariële akten te verrichten;
•het uitoefenen van alle rechten, die de wet of de overeenkomst zelf, aan die overeenkomst verbindt, zoals in gebreke stellen, het vorderen van nakoming, ontbinding, of schadevergoeding, het geven van toestemming bij contractovernames e.d.
3.
Mandaten en volmachten hebben betrekking op rechtshandelingen. Indien het feitelijke handelingen betreft (zoals het verstrekken van ambtelijke informatie) is elke functionaris bevoegd. Onder ambtelijke informatie wordt verstaan: het verstrekken van inlichtingen over geldende regelingen of over bestaand beleid, door het verstrekken waarvan geen rechtsgevolgen ontstaan.
4.
De in deze regeling genoemde bedragen zijn exclusief BTW.
Artikel
4

Ondertekening
In geval de in dit besluit bedoelde gemandateerde bevoegdheid wordt uitgeoefend onder verantwoordelijkheid van de raad worden uitgaande stukken als volgt ondertekend:
“Namens de gemeenteraad van Utrecht"
gevolgd door naam en functieaanduiding van de ondertekenaar.
Artikel
5

Plaatsvervanging
Plaatsvervanging van de griffier is verankerd door middel van de op grond van artikel 107d Gemeentewet door de raad aangewezen plaatsvervangend griffier(s). Ten aanzien van de voorzitter van de CPR respectievelijk de voorzitter van het dagelijks bestuur is plaatsvervanging vastgelegd in de Verordening CPR gemeente Utrecht respectievelijk het Reglement van Orde gemeenteraad Utrecht .
2

Mandaatoverzicht
Artikel
6

Publiekrechtelijke mandaten
Nr. | Bevoegdheden | Mandaatgever | Gemandateerde | Ondermandaat (en voorwaarden)
| Awb | | |
1 | Algemene wet bestuursrecht: hoofdstuk 4 titel 4.1: al zijn bevoegdheden | Raad | Griffier | Nog niet ondergemandateerd
2 | Algemene wet bestuursrecht: het nemen van besluiten op nadeelcompensatieverzoeken, op grond van Afdeling 4.5 Awb, art. 3:4 Awb, of andere wettelijke grondslag, tot een maximum van € 100.000, -: al zijn bevoegdheden | Raad | Griffier | Griffier niet bevoegd tot ondermandaat
3 | Algemene wet bestuursrecht: hoofdstuk 9 (Klachten) t.a.v. gedragingen gemeenteraad: al zijn bevoegdheden | Raad | Voorzitter dagelijks bestuur (met tekenmandaat voor Griffier) | Voorzitter dagelijks bestuur niet bevoegd tot ondermandaat
4 | Algemene wet bestuursrecht: hoofdstuk 9 (Klachten) t.a.v. gedragingen griffier: al zijn bevoegdheden | Raad | Voorzitter CPR | Voorzitter CPR niet bevoegd tot ondermandaat
5 | Algemene wet bestuursrecht: hoofdstuk 9 (Klachten) t.a.v. gedragingen binnen de griffie werkzame ambtenaren: al zijn bevoegdheden | Raad | Griffier | Nog niet ondergemandateerd
6 | Algemene wet bestuursrecht: hoofdstuk 9 (Klachten) t.a.v. gedragingen voorzitter gemeenteraad: al zijn bevoegdheden | Raad | Voorzitter CPR | Voorzitter CPR niet bevoegd tot ondermandaat
| Wet open overheid | | |
7 | Wet open overheid: al zijn bevoegdheden | Raad | Voorzitter dagelijks bestuur (met tekenmandaat voor Griffier) | Griffier tijdens recesweken van de raad
| Gemeentewet | | |
8 | Gemeentewet art. 87: Opleggen geheimhouding op schriftelijke vragen, een initiatiefvoorstel, een (deel van) bijlage(n) bij een initiatiefvoorstel een extern advies of een ander ingekomen stuk | Raad | Voorzitter dagelijks bestuur | Nog niet ondergemandateerd
9 | Gemeentewet art. 89 lid 4: het op voorstel van het college opheffen van geheimhouding op informatie die door het college aan de raad is verstrekt op grond van artikel 88 lid 2 Gemeentewet als opheffing op korte termijn noodzakelijk is | Raad | Voorzitter dagelijks bestuur | Nog niet ondergemandateerd
10 | Gemeentewet art. 89 lid 4: het nemen van besluiten over de opheffing van geheimhouding in het kader van een verzoek hiertoe op basis van art. 4.1, eerste lid van de Wet open overheid, als het op het moment van ontvangst van dit Woo-verzoek langer dan een jaar geleden is dat het besluit tot opleggen van geheimhouding is genomen. | Raad | Voorzitter dagelijks bestuur (met tekenmandaat voor Griffier) | Griffier tijdens recesweken van de raad
11 | Gemeentewet art. 89 lid 4: het nemen van besluiten over de opheffing van geheimhouding in het kader van een verzoek hiertoe op basis van art. 4.1, eerste lid van de Wet open overheid, als het op het moment van ontvangst van dit Woo-verzoek korter dan een jaar geleden is dat het besluit tot opleggen van geheimhouding is genomen. In dit geval wordt het verzoek tot opheffen van de geheimhouding in beginsel afgewezen. | Raad | Griffier | Nog niet ondergemandateerd
12 | Gemeentewet: art. 32a lid 2: ondertekenen brief besluit op bezwaar | Burgemeester | Griffier | Nog niet ondergemandateerd
| AVG | | |
13 | Algemene verordening gegevensbescherming: al zijn bevoegdheden | Raad | Griffier | Nog niet ondergemandateerd
| Wet hergebruik overheidsinformatie | | |
14 | Wet hergebruik overheidsinformatie: al zijn bevoegdheden | Raad | Griffier | Nog niet ondergemandateerd
| Verordening inwonersagendering en inwonersmotie | | |
15 | Verordening inwonersagendering en inwonersmotie: artikel 8 lid 1 en artikel 9 lid 1 (besluit ontvankelijkheid) | Raad | Griffier | Nog niet ondergemandateerd
| Verordening op de financiële bijdrage aan fracties gemeente Utrecht | | |
| Omgevingswet | | |
17 | Het nemen van de mer-beoordelingsbeslissing zoals benoemd in artikel 16.36 lid 5 en artikel 16.43 lid 2 | Raad | College | Nog niet ondergemandateerd
Artikel
7

Privaatrechtelijke mandaten
18 | Burgerlijk wetboek, Ambtenarenwet, Cao gemeenten, Handboek Utrechts Personeel: alle bevoegdheden die verband houden met het werkgeverschap t.a.v. de (gewezen) griffier. Het mandaat geldt niet voor het nemen van een aanwijzingsbesluit en het sluiten van een arbeidsovereenkomst met de griffier. Deze bevoegdheden blijven voorbehouden aan de raad. | Raad | Voorzitter CPR | Voorzitter CPR niet bevoegd tot ondermandaat
19 | Gemeentewet: art. 107e lid 2: besluit tot aangaan, wijzigen en beëindigen van arbeidsovereenkomsten met de op de griffie werkzame ambtenaren, niet zijnde de griffier zelf | Raad | Griffier | Griffier niet bevoegd tot ondermandaat
20 | Burgerlijk wetboek, Ambtenarenwet, Cao gemeenten, Handboek Utrechts Personeel: alle overige bevoegdheden die verband houden met het werkgeverschap t.a.v. (gewezen) op de griffie werkzame ambtenaren, niet zijnde de griffier | Raad | Griffier | Nog niet ondergemandateerd
21 | T.a.v. op de griffie werkzame ambtenaren: toepassen van financiële bepalingen uit landelijke wetgeving, de Cao gemeenten of Handboek Utrechts Personeel, zoals uitvoeren loonbeslag, korting op salaris bij ziekte en toekennen uitkeringen | Raad | Griffier | Manager HRM
22 | Gemeentewet: art. 107e lid 2: besluiten tot het aangaan van vaststellingsovereenkomsten ter beëindiging of voorkoming van onzekerheid of geschil omtrent een met een op de griffie werkzame ambtenaar gesloten arbeidsovereenkomst | Raad | Griffier | Griffier niet bevoegd tot ondermandaat Het mandaat is financieel beperkt tot een waarde van ≤ € 1.000.000,-
Artikel
8

Volmacht
De burgemeester verleent de volgende volmachten:
23 | Volmacht tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen indien en voor zover de gemandateerde van de raad mandaat heeft gekregen te besluiten de desbetreffende privaatrechtelijke rechtshandeling te verrichten of indien en voor zover de raad heeft besloten die rechtshandeling te verrichten. | Burgemeester | gemandateerde | Het doorgeven van deze volmacht aan derden buiten de gemeente is niet toegestaan, met uitzondering van volmachten aan notarissen.
24 | Volmacht tot ondertekening van door de raad aangegane overeenkomsten, zoals de jaarlijkse opdrachtbevestiging controlewerkzaamheden aan de accountant en de periodieke verlenging van de overeenkomst met de accountant | Burgemeester | Griffier |
3

Slotbepalingen
Artikel
9

Intrekking
De Mandaatregeling gemeenteraad en burgemeester gemeente Utrecht vastgesteld bij raadsbesluit van 6 juli 2023 (Gemeenteblad 2023, nr. 302664) wordt ingetrokken.
Artikel
10

Inwerkingtreding
Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2025.
Artikel
11

Citeertitel
Deze verordening wordt aangehaald als de Mandaatregeling gemeenteraad en burgemeester Utrecht.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van gemeenteraad d.d. 12 december 2024
De griffier,
Miguel Israel
De burgemeester,
Sharon A.M. Dijksma

Toelichting bij Mandaatregeling gemeenteraad en burgemeester gemeente Utrecht

Algemeen

I. Inleiding
In de Mandaatregeling gemeenteraad en burgemeester Gemeente Utrecht is aangegeven wie bevoegd is namens de gemeenteraad of de burgemeester besluiten te nemen en privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten (zoals het aangaan van een overeenkomst).
Het gaat om verschillende soorten bevoegdheden:
1. mandaat
2. volmacht
1. Mandaat
Mandaat is de bevoegdheid om namens een bestuursorgaan besluiten te nemen. De gemeenteraad en de burgemeester zijn beide een bestuursorgaan in de zin van de Algemene wet bestuursrecht. Juridisch geldt een in mandaat genomen besluit als een besluit van de mandaatgever zelf. De mandaatgever kan de bevoegdheid ook altijd zelf blijven uitoefenen en tussentijds algemene en bijzondere richtlijnen geven. Het bestuursorgaan kan een algemeen mandaat verlenen of mandaat voor een bepaald geval. De mandaten worden schriftelijk gegeven. Naast mandaat bestaat ook de rechtsfiguur “delegatie”. Delegatie is het overdragen van de bevoegdheid tot het nemen van besluiten door een bestuursorgaan aan een ander die deze onder eigen verantwoordelijkheid uitoefent. Delegatie gebeurt niet aan ondergeschikten en is hier dan ook niet aan de orde.
2. Volmacht
Volmacht is de bevoegdheid namens de gemeenteraad privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten (zoals het ondertekenen van een overeenkomst).
De burgemeester is volgens artikel 171 Gemeentewet degene die de gemeenteraad in en buiten rechte vertegenwoordigt. De burgemeester kan daarvoor volmachten verlenen.
De bevoegdheid een overeenkomst te tekenen, moet worden onderscheiden van de (inhoudelijke) beslissing een overeenkomst aan te gaan. Die bevoegdheid ligt bij de gemeenteraad.
Voor het aangaan en ondertekenen van een overeenkomst zijn dus twee bevoegdheden nodig; een mandaat van de gemeenteraad en een volmacht van de burgemeester.

II. Structuur van de Mandaatregeling gemeenteraad en burgemeester Gemeente Utrecht
Hoofdstuk 1 bevat algemene bepalingen over begrippen en reikwijdte.
Hoofdstuk 2 bevat de specifieke mandaten, opgesplitst in publiekrechtelijke en privaatrechtelijke mandaten. Van een publiekrechtelijke mandaat voor een rechtshandeling is sprake als de gemeenteraad de bevoegdheid tot het handelen ontleent aan een speciaal voor het openbaar bestuur bij of krachtens de wet geschapen bevoegdheid en de handeling gericht is op rechtsgevolg(en). Van een privaatrechtelijk mandaat voor een rechtshandeling is sprake als de gemeenteraad geen wettelijke bevoegdheid heeft maar handelt als iedere burger/onderneming. In geval sprake is van een privaatrechtelijk mandaat spreek je van een volmacht.
Mandaten en volmachten worden altijd verleend aan functionarissen en nooit op naam.
Hoofdstuk 3 bevat de slotbepalingen

III. Opbouw van de tabel
Zo leest u de tabel:
Kolom 1 bevat een uniek nummer;
Kolom 2 noemt de bevoegdheid die wordt gemandateerd of waarvoor een volmacht wordt gegeven en de wettelijke basis. Als de bevoegdheid van de gemandateerde beperkt is (bijvoorbeeld tot een bepaald bedrag), wordt dat in deze kolom aangegeven;
Kolom 3 geeft aan welk bestuursorgaan op grond van de wet bevoegd is daarom het mandaat of de volmacht kan verlenen: gemeenteraad of burgemeester;
Kolom 4 geeft aan, aan welke functionaris de gemeenteraad/burgemeester een mandaat en volmacht verleent. Kolom 5 geeft aan of er ondergemandateerd is of dat er een verbod is op ondermandaat. Er zijn in deze kolom 3 mogelijkheden:
- 1.
Er mag ondergemandateerd worden maar dit is nog niet gebeurd: De tekst luidt dan: nog niet ondergemandateerd.
- 2.
Er mag niet ondergemandateerd worden: De tekst luidt dan: niet bevoegd tot ondermandaat
- 3.
Er mag ondergemandateerd worden en er wordt een functie genoemd die ondermandaat heeft gekregen.

Artikelsgewijs
Artikel 3:
In dit artikel wordt omschreven welke handelingen het hebben van een mandaat omvat. Dit om onduidelijkheden te voorkomen over de (rechts)handelingen die een bevoegde functionaris mag verrichten. Daarnaast krijgen alle functionarissen de bevoegdheid feitelijke handelingen te verrichten. Dit zijn handelingen die geen rechtsgevolg tot stand brengen.
Artikel 6, nummer 1:
Alle bevoegdheden die samenhangen met het nemen van een beschikking zoals omschreven in titel 4.1 van de Algemene wet bestuursrecht.
Artikel 6, nummer 2:
Nadeelcompensatie is een regeling voor het vergoeden van schade bij rechtmatige handelingen van het bestuursorgaan. In bepaalde gevallen is het bestuursorgaan verplicht om schade aan derden te vergoeden. Het moet gaan om rechtmatig handelen op basis van een publiekrechtelijke bevoegdheid. Dit handelen moet onevenredige nadelen voor een derde meebrengen. Om voor nadeelcompensatie in aanmerking te komen moet degene die schade heeft een aanvraag indienen bij het bestuursorgaan. Deze aanvraag is schriftelijk en voldoet aan de eisen die de Algemene wet bestuursrecht stelt.
Artikel 6, nummer 9, 10 en 11:
Deze bepalingen maken het mogelijk dat in bepaalde gevallen niet de volledige raad hoeft te beslissen op een verzoek om opheffing van geheimhouding.
In gevallen zoals bedoeld onder nummer 9 is de voorzitter van het dagelijks bestuur bevoegd om te besluiten op een verzoek van het college om opheffing van geheimhouding die het college zelf oplegde voordat deze informatie aan de raad werd verstrekt. In zo’n geval is niet het college, maar de raad exclusief bevoegd om deze geheimhouding op te heffen. In spoedeisende gevallen kan het nodig zijn dat op zo’n verzoek snel beslist kan worden.
De gevallen onder nummer 10 en 11 zien op de situatie waarin een verzoek wordt gedaan tot openbaarmaking onder de Wet open overheid. Een dergelijk verzoek kan ook een verzoek tot opheffing van geheimhouding in zich dragen wanneer zich onder de informatie die op basis van de Woo opgevraagd wordt ook informatie bevindt waarop geheimhouding rust. In dat geval moet het verzoek om informatie tevens gezien worden als een verzoek tot opheffen van die geheimhouding. In dergelijke gevallen laat de raad een besluit hierop aan de voorzitter van het dagelijks bestuur over als de geheimhouding langer dan een jaar geleden is opgelegd. Is dit korter dan een jaar geleden gebeurd, mag de griffier beslissen. In beginsel weigert deze dan het verzoek, maar uiteraard wordt hierbij altijd naar het specifieke geval gekeken.
Artikel 6, nummer 13:
Besluiten op basis van de AVG zoals recht op inzage, recht op rectificatie en aanvulling
recht op beperking van de verwerking, recht van bezwaar
Artikel 6, nummer 14:
De Wet hergebruik overheidsinformatie geeft burgers het recht om te verzoeken om al openbaar gemaakte informatie van de overheid te mogen hergebruiken voor andere doeleinden, waaronder commerciële doeleinden. Iedereen kan een verzoek om hergebruik van informatie richten aan een publiekrechtelijke instelling. Hierop zal een besluit moeten worden genomen.
Artikel 8 Volmacht:
Voor het doen van privaatrechtelijke rechtshandelingen zijn er twee bevoegdheden nodig. Allereerst het mandaat om te besluiten de overeenkomst aan te gaan. Dit is nog niet voldoende. Je moet het dan ook nog kunnen bekrachtigen met de ondertekening van de overeenkomst. Hiervoor is de volmacht nodig. In de mandaatregeling is daarom bepaald dat iedere functionaris die de bevoegdheid heeft een overeenkomst aan te gaan ook de volmacht heeft deze te bekrachtigen.