GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Almere

Budgethoudersregeling Almere van de gemeente Almere
Burgemeester en wethouders van de gemeente Almere,
Gelet op artikel 18 lid 2 van de Verordening financiële sturing, verantwoording en controle Almere 2023
BESLUITEN:
Vast te stellen de navolgende
Budgethoudersregeling Almere van de gemeente Almere.
Omschrijving van de begrippen
Onder leidinggevende wordt in deze regeling verstaan: alle (adjunct-)afdelingsmanagers. Voor een project is de projectmanager, voor een programma de functionaris die leiding geeft aan dat programma en voor een gebied is de functionaris die leiding heeft over dat gebied aan te merken als leidinggevende;
Onder concerndirecteur wordt in deze regeling verstaan de als zodanig aangestelde functionaris die deel uitmaakt van de concerndirectie.
Onder budgethouder wordt in deze regeling verstaan degene die overeenkomstig deze regeling een budget toegewezen heeft gekregen. Enkel de budgethouder is bevoegd tot het doen van uitgaven voor - en het innen van betalingen aan de gemeente, het aanvragen en verwerven van subsidies bij externe instanties, voorzover deze betrekking hebben op het taakveld van de organisatorische eenheid.
Onder lead buyer wordt in deze regeling verstaan (de afdelingsmanager van) de afdeling dan wel de functionaris, die als zodanig door de gemeentesecretaris in het Algemeen Mandaatbesluit Almere is aangewezen als verantwoordelijk voor het zo optimaal mogelijk verwerven en managen van één of meer inkooppakketten.
Onder Limietenstelsel wordt verstaan het stelsel van beperkingen, uitgangspunten en uitzonderingen met betrekking tot het doen van uitgaven op grond van de Budgethoudersregeling Almere. Het Limietenstelsel maakt als bijlage 1 onlosmakelijk deel uit van deze Budgethoudersregeling.
Onder directe betalingen wordt in deze regeling verstaan de betalingen van verzamelfacturen die betrekking hebben op afdelingsoverstijgende leveranties of dienstverlening(en) zonder dat aan de betaling voorafgaand de goedkeuring van de betreffende budgethouders benodigd is.
Artikel
1
1.
De gemeentesecretaris wijst op basis van de door de gemeenteraad vastgestelde begroting (met inbegrip van naderhand aangebrachte wijzigingen) budgetten toe aan concerndirecteuren, afdelingsmanagers, programmamanagers, projectdirecteuren en aan in de Limietenlijst opgenomen specifieke functionarissen.
2.
De gemeentesecretaris is gerechtigd één of meerdere budgetten niet aan in het eerste lid genoemde functionarissen toe te wijzen maar deze in eigen beheer te houden en hiervan zelf budgethouder te zijn.
3.
De gemeentesecretaris kan bij de toewijzing van budgetten aanwijzingen geven over hoe de verantwoording van de besteding en aanwending van de budgetten en de ontvangst van inkomsten dient plaats te vinden.
4.
De gemeentesecretaris kan budgetten enkel toedelen aan in het eerste lid genoemde functionarissen.
Artikel
2
Budgethouders, met uitzondering van de in de Limietenlijst als zodanig bestempelde bijzondere budgethouders en budgethouders met bijzondere limieten, zijn – met inachtneming van mogelijke daaraan door de gemeentesecretaris in het Algemeen Mandaatbesluit Almere verbonden beperkingen - gerechtigd om onder hun verantwoordelijkheid hun bevoegdheden met betrekking tot aan hen toebedeelde budgetten over te dragen aan jegens hen hiërarchisch ondergeschikte functionarissen, met dien verstande dat het budgethouderschap in principe niet lager dan het niveau van de teammanager mag worden overgedragen. Slechts in uitzonderlijke gevallen kunnen budgethouders ook budgetten overdragen aan (niet jegens hen) hiërarchisch ondergeschikte functionarissen, waaronder functionarissen die belast zijn met de leiding van een programma dan wel project. Indien er sprake is van een programma of een project kan het budgethouderschap door de functionaris die leiding geeft aan het project of het programma, hiërarchisch bezien niet meer dan één niveau lager worden overgedragen dan het niveau van deze functionaris.
Artikel
3
5.
Budgethouders zijn enkel gerechtigd tot het doen van uitgaven dan wel het in ontvangst nemen van inkomsten indien ten aanzien van hen het uitoefenen van de bevoegdheid die strekt tot het doen van uitgaven dan wel het in ontvangst nemen van inkomsten niet op grond van het Algemeen Mandaatbesluit Almere is beperkt.
6.
Budgethouders zijn voor het overige gerechtigd ten laste van het hun toegewezen budget uitgaven te doen mits in overeenstemming met het doel en met inachtneming van de voorwaarden waartoe het budget beschikbaar is gesteld.
Tevens zijn zij gerechtigd inkomsten ten gunste van de gemeente, waaronder subsidies, in ontvangst te nemen voor zover deze aan hun budget zijn toe te rekenen.
7.
Budgethouders zijn gerechtigd om - mits dit door hen schriftelijk is vastgelegd - aan hen ondergeschikte functionarissen toe te staan dat deze verplichtingen tot het doen van uitgaven tot een door de budgethouder aangegeven bedrag zonder dat deze functionarissen daardoor budgethouder worden. Door het aangaan van de verplichting wordt het budgethouderschap niet overgedragen. De betreffende budgethouder blijft derhalve verantwoordelijk voor de correcte administratieve/financiële afwikkeling van door de functionaris aangegane verplichtingen. Het 1e lid is op de hier bedoelde functionaris van overeenkomstige toepassing.
Artikel
4
1.
Verplichtingen tot het innen van inkomsten, het doen van uitgaven en het aanvragen danwel verstrekken van subsidies mogen door de budgethouder slechts worden aangegaan nadat de budgethouder heeft vastgesteld dat:
- a.
Er toereikend mandaat bestaat op grond van het Algemeen Mandaatbesluit Almere;
- b.
Het desbetreffend budget voldoende toereikend is om die uitgave(n) te doen dan wel dat binnen het betreffende programma voldoende toereikend budget beschikbaar is;
- c.
De in het Limietenstelsel opgenomen beperkingen, uitzonderingen en uitgangspunten niet worden overschreden.
2.
Indien een toereikend budget ontbreekt, dient van het aangaan van de verplichting te worden afgezien totdat de gemeenteraad (desgevraagd) aanvullend(e) budgetruimte beschikbaar heeft gesteld.
Artikel
5
1.
Het geven van opdrachten kan enkel plaatsvinden indien de bevoegdheid daartoe is gemandateerd en dient plaats te vinden overeenkomstig het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid.
2.
Het is niet toegestaan opdracht te geven tot inkoop van werken, goederen of diensten waarvan de gemeentesecretaris heeft bepaald dat de inkoop daarvan centraal dient plaats te vinden door tussenkomst van de in het Algemeen Mandaatbesluit Almere genoemde lead buyers. In afwijking van het bovenstaande is het budgethouders wel toegestaan om binnen een raamcontract goederen en diensten af te nemen.
De centrale inkoop is enkel voorbehouden aan de gemeentesecretaris zelf dan wel de door hem of haar daartoe aangewezen lead buyers. De gemeentesecretaris is bevoegd om, in bijzondere incidentele gevallen, toestemming te verlenen voor de in de eerste volzin van het tweede lid begrepen inkoop door anderen dan de in het Algemeen Mandaatbesluit Almere genoemde lead buyers.
Artikel
6
1.
De budgethouder draagt zorg voor betaling door:
- a.
de originele factuur of rekening (digitaal) goed te keuren;
- b.
de bestelling goed te (laten) keuren
1
Tot de inwerkingtreding van het nieuwe financieel systeem (verwacht medio 2026) geldt allebei. Daarna draagt budgethouder zorg voor betaling door ofwel a ofwel b te doen.
.
en deze ter betaling door te geleiden naar de desbetreffende functionaris (sen) onder vermelding van het budget ten laste waarvan de betaling kan worden geboekt.
- c.
de prestatielevering vast te laten stellen en vast te laten leggen.
De budgethouder is verantwoordelijk voor het op de juiste wijze ontvangen van bestellingen, zo mogelijk, door middel van de prestatieverklaring en het op de juiste wijze vastleggen hiervan in het(financieel) systeem. De budgethouder volgt hierbij de algemene richtlijnen en/of concrete aanwijzingen van de concerncontroller op.
2.
De budgethouder is niet bevoegd om tot ondertekening van een factuur over te gaan, wanneer de goedkeuring van de factuur kan leiden tot (schijn van) belangenverstrengeling.
3.
Door het (digitaal) ondertekenen dan wel paraferen van de factuur of rekening of bestelling brengt de budgethouder tot uitdrukking dat de factuur of rekening of bestelling het gevolg is van een gemeentelijke verplichting tot betaling en wel voor het bedrag en voor de prestatie als op de factuur of rekening of bestelling is vermeld. In het kader van de goedkeuringsprocedure, als bedoeld in dit lid, geldt een vier-ogen-principe.
4.
Inkomsten ten gunste van de gemeente worden bij voorkeur geboekt aan de hand van een kopie van een door de gemeente toegezonden factuur dan wel een ander stuk.
5.
Functionarissen die over een account voor het bestelsysteem beschikken zijn bevoegd om – zonder goedkeuring door de desbetreffende budgethouder – in het kader van een bestelling tot en met een bedrag van € 999,99 alle in artikel 6 lid 1 genoemde handelingen te verrichten.
6.
Wanneer een budget, samenhangend met een interne functiewijziging, naar een andere budgethouder overgaat blijft de oorspronkelijke budgethouder, voor de verplichtingen die hij of zij tot de functieverandering ten laste van dat budget is aangegaan, bevoegd de in artikel 6 lid 1 genoemde handelingen te verrichten wanneer er geen aangewezen vervanger beschikbaar is.
Artikel
7
1.
De budgethouder is verantwoordelijk voor een goede en tijdige registratie en archivering van uitgaven en inkomsten.
2.
De budgethouder legt de op zijn budget betrekking hebbende verplichtingen zodanig vast dat de actuele stand van de reeds aangegane verplichtingen zichtbaar zijn ten opzichte van het totale budget alsmede in voorkomende gevallen ten opzichte van de voortgang van het project, ten laste waarvan de verplichtingen zijn aangegaan.
Artikel
8
1.
De concerncontroller is gerechtigd de budgethouder te adviseren met betrekking tot beheer, registratie, verantwoording en betalingen.
2.
De budgethouder zal de concerncontroller, tijdig alle informatie verstrekken als daarom is verzocht.
Artikel
9
Budgetten worden toebedeeld aan een functionaris. Bij afwezigheid van deze functionaris of ingeval de budgethouder niet in de gelegenheid is verplichtingen, waaronder facturen of subsidies, af te wikkelen, is voor wat betreft het budgethouderschap de horizontale plaatsvervanger van deze functionaris binnen dezelfde of andere organisatorische eenheid bevoegd. Indien er geen horizontale plaatsvervanger is, dan wordt de afwezige budgethouder vervangen door de direct hogere dan wel hoogst leidinggevende binnen dezelfde organisatorische eenheid. In die uitzonderlijke gevallen dat er geen horizontale plaatsvervanger en evenmin een direct hogere leidinggevende of hoogst leidinggevende beschikbaar zijn, geschiedt de vervanging door een leidinggevende van gelijk hiërarchisch niveau buiten de eigen organisatorische eenheid.
Als er geen plaatsvervanger voor een afwezige programmamanager beschikbaar is, geschiedt de vervanging door de opdrachtgever. Als er geen opdrachtgever is, dan vindt vervanging door de betrokken afdelingsmanager of (een lid van) de concerndirectie plaats. Indien het budgetrecht in laatstgenoemd geval als zodanig wordt toegepast, zal de (formele) budgethouder hiervan onverwijld op de hoogte worden gebracht.
Vervanging van de prestatieverklaarder vindt uitsluitend horizontaal, danwel op lager niveau plaats. Een prestatieverklaarder mag geen vervanger van een budgethouder, ook niet binnen een andere FIO-route, zijn.
Een vervanger van de budgethouder mag geen prestatieverklaarder binnen dezelfde of een andere FIO-route van deze budgethouder zijn.
Ingeval van een uitdiensttreding van de budgethouder, zonder dat er een opvolger is, worden de budgetten overgeheveld naar de direct hogere leidinggevende.
Artikel
10
In gevallen van onverwijlde spoed waarin het naleven van de Budgethoudersregeling tot grote en/of nauwelijks beheersbare risico's voor de gemeente en/of haar inwoners kan leiden zijn de (adjunct-)concerncontroller en de afdelingsmanager Financiën & Control ieder voor zich bevoegd om in afwijking van de Budgethoudersregeling toestemming te verlenen voor de betaling. Wanneer van deze uitzondering gebruik is gemaakt moeten de genoemde functionarissen de budgethouder hierover zo snel als mogelijk informeren.
Artikel
11
De gemeentesecretaris is bevoegd de bijlage Limietenstelsel aan te passen.
Artikel
12
Deze regeling wordt genoemd “Budgethoudersregeling Almere”.
Artikel
13
1.
Met het dagelijks beheer en het uitvoeren van de Budgethoudersregeling is de afdeling Financiën & Control belast.
2.
Met het toezicht op de naleving van de Budgethoudersregeling is de afdeling Concern Control belast.
Artikel
14
1.
Deze regeling treedt de dag na bekendmaking in werking.
2.
Op de dag van inwerkingtreding van deze regeling wordt de Budgethoudersregeling Almere zoals gepubliceerd in het Gemeenteblad 2022, 247746 ingetrokken.
Aldus vastgesteld door college van burgemeester en wethouders d.d. 10 december 2024,
de secretaris,
A. van Mazijk
de burgemeester,
W.H.J.M. van der Loo
Bijlage
1:

Limieten stelsel
Algemene limieten (per verplichting; alle hier genoemde bedragen exclusief BTW)
Rasterfunctie: leidinggevende 3^e echelon | Limiet
- • Teammanager 2 De beheermanager Stadsruimte staat voor wat betreft de hoogte van het budget gelijk aan de teammanager. - •Groepsmanager - • Projectmanager 3 De projectmanager Stadsruimte is uitgezonderd van budgethouderschap. - •Programmamanager laag 8 & 9 in personeelssysteem | ≤ 100.000 Zie NB2
Rasterfunctie: leidinggevende 2^e echelon |
- •Afdelingsmanager - •Programmamanager laag 7 in personeelssysteem & programmadirecteur - •Projectdirecteur laag 6 & 7 in personeelssysteem | ≤ 500.000
Rasterfunctie: leidinggevende 1^e echelon |
- •Concerncontroller | > 500.000
- •Concerndirecteur / Gemeentesecretaris | > 500.000
NB1. Enkel de projectmanagers die leiding hebben over een project en in dat kader verplichtingen moeten aangaan, kunnen als budgethouder worden aangemerkt.
NB2. De concerndirectie is bevoegd om voor specifieke programmamanagers van de afdeling IBA in de lagen 8 & 9 te besluiten een limiet toe te staan tot maximaal € 500.000,-. Die specifieke uitzonderingen hoeven niet in de Bijlage 1 te worden opgenomen.
NB3. Het opgenomen zijn onder de algemene limieten betekent niet dat alle hier genoemde functionarissen automatisch als budgethouders worden aangemerkt. De limieten zijn echter altijd van toepassing wanneer men budgethouder is.
Bijzondere limieten (alle hier genoemde bedragen exclusief BTW)
Rasterfunctie: Leidinggevende 2e echelon | Afdelingsmanager HRM & JZ | Mag in afwijking van de algemene limiet opdracht verstrekken ten behoeve van - en tot het totaal van de salarisbetalingen (maandelijks) inclusief betaalopdrachten aan Belastingdienst i.v.m. verschuldigde (loon)heffingen, afdracht ABP/pensioenen en de Zijpalm.
Rasterfunctie: Leidinggevende 2^e echelon | Afdelingsmanager Financiën & Control | ≤ 1.000.000 | Limiet mag enkel worden aangewend in het geval van directe betalingen.
Rasterfunctie: Leidinggevende 3^e echelon | Concernadministrateur (Teammanager Financiële Administratie) | < 500.000 | Limiet mag enkel worden aangewend in het geval van directe betalingen, afdracht loonheffingen, sociale verzekeringen, btw afdracht pensioenpremies.
Rasterfunctie: Leidinggevende 2^e echelon | Alle afdelingsmanagers verantwoordelijk voor subsidieverlening binnen het werkterrein van de afdeling. | Er geldt, behoudens in het geval dat de afdelingsbegroting overschreden dreigt te worden, géén limiet ter zake de omvang van een te verstrekken subsidie.
Rasterfunctie: Leidinggevende 2^e echelon | Afdelingsmanager Stadsbedrijf | Er geldt, behoudens in het geval dat de afdelingsbegroting overschreden dreigt te worden, géén limiet bij het sluiten van overeenkomsten en het verrichten van vastgoedtransacties (aankoop/verkoop van vastgoed(objecten), vestigen/doorhalen beperkt zakelijke rechten, notariële levering, beheer, onderhoud, renovatie, transformatie huur/verhuur etc.)
Rasterfunctie: Leidinggevende 2^e echelon | Afdelingsmanager Economische ontwikkeling & Grondzaken | ≤ 1.000.000 | Verhoogde limiet is enkel van toepassing in het kader van uitvoering nota Strategisch aankoopbeleid
Rasterfunctie: Leidinggevende 2^e echelon | Afdelingsmanager Gebiedsontwikkeling en afdelingsmanager Economische ontwikkeling & Grondzaken gezamenlijk | ≤ 10.000.000 | Verhoogde limiet is enkel van toepassing bij uitgifte van gronden
Rasterfunctie: Leidinggevende 2^e echelon | Afdelingsmanager Gebiedsontwikkeling en afdelingsmanager Economische ontwikkeling & Grondzaken gezamenlijk | Alle afwijkingen van het grondprijs-beleid onder de in die nota opgenomen voorwaarden en grenzen. | Een concrete afwijking van het grondprijsbeleid wordt geaccordeerd door de afdelingsmanager Financiën en Control en met instemming manager Grondzaken & Economische Zaken
Bijzondere budgethouders
Gebiedsregisseur Oosterwold | ≤ 500.000 | Sluiten anterieure overeenkomsten Oosterwold en overige centrumgemeenterollen
Accountmanager Vastgoed | ≤ 100.000 |
Senior Contract & Leveranciersmanagers ICTAR | ≤ 60.000 | Sluiten overeenkomsten en aangaan verplichtingen IV-functionaliteit
Stadsarchivaris | ≤ 60.000 | Sluiten van overeenkomsten en aangaan van verplichtingen, ter uitvoering van de Archiefwet, Archiefverordening en lokale archiefregelgeving.
Teammanager Vastgoedbedrijf | < 500.000 | Sluiten van overeenkomsten met betrekking tot gebouwd vastgoed (aankoop/verkoop van vastgoed(objecten), vestigen/doorhalen beperkt zakelijke rechten, notariële levering, beheer, onderhoud, renovatie, huur/verhuur etc.)
Medewerker salarisadministratie | ≤ 5.000 | Betaalopdrachten voor losse salarisbetalingen, voorschotten, correcties in verband met salarissen.
Regionale samenwerking sociaal domein Flevoland
Regiodirecteur Sociaal Domein Flevoland | ≥ 100.000 | Het inkopen van (jeugd)zorgvoorzieningen van zorgaanbieders en het namens de Regionale samenwerking Flevoland aangaan van verplichtingen.
Manager CLM en Inkoop, Manager Bedrijfsvoering, Manager Beleid en Programma’s van Sociaal Domein Flevoland | <100.000 | Namens Regionale samenwerking Flevoland aan te gane verplichtingen.
Administratieve boekingen
Concernadministrateur (teammanager Financiële Administratie) | Geen limiet | De administratieve afwikkeling van boekingen, ongeacht de omvang van het bedrag, die geen budgettaire consequenties hebben en waaraan geen opdracht tot het doen van uitbetalingen is gekoppeld.
Afdelingsmanager Financiën & Control | ≥ 500.000 | Het boekhoudkundig verwerken van de aflossing van leningen en/of rente.
Afdelingsmanager Financiën & Control | ≥ 500.000 | Betalingen aan de Belastingdienst in het kader van de btw-aangifte en de afdracht loonheffing en sociale verzekeringen. Betalingen aan het ABP in het kader van de afdracht en betaling van premies ouderdomspensioen/nabestaandenpensioen
Het Limietenstelsel hangt onlosmakelijk samen met de Budgethoudersregeling Almere en het Algemeen Mandaatbesluit Almere en hanteert de volgende uitgangspunten:
- -Het in de begroting beschikbaar gestelde budget (taakstellend door de gemeenteraad) is altijd de grens voor het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven.
- Uitgangspunt is dat het niveau van teammanager het laagste niveau van budgethouderschap is (zie artikel 2). Uitzonderingen op deze hoofdregel kunnen worden gemaakt voor (bepaalde) projectmanagers, programmamanagers, programmadirecteuren en gebiedsmanagers en andere nader te definiëren functionarissen. Die uitzonderingen worden in deze bijlage opgenomen.
Het aanwijzen van bijzondere budgethouders op een niveau lager dan de teammanager is bij wijze van uitzondering uitsluitend mogelijk in specifieke omstandigheden na aanvraag en schriftelijke motivering door de verantwoordelijke afdelingsmanager.
Bij de onderbouwing en instemming van de verantwoordelijke afdelingsmanager wordt, na accordering door de Teammanager Financiën & Control, de aanwijzing als bijzondere budgethouder via het team JZ/Advies & Control verwerkt in de onderhavige bijlage. De bijlage wordt vervolgens aan de gemeentesecretaris ter accordering voorgelegd.
- -Het hoogste niveau van budgethouderschap is de gemeentesecretaris.
- -De gemeentesecretaris/concerndirectie is opdrachtgever op concern- en afdelingsprogrammaniveau.

Toelichting op de Budgethoudersregeling Almere
Artikel 1
Met deze Budgethoudersregeling wordt geregeld dat de gemeentesecretaris, op basis van de door de raad vastgestelde begroting, budgetten kan toewijzen aan concerndirecteuren, afdelingsmanagers, programmamanagers, projectdirecteuren en in de Limietenlijst opgenomen, specifieke functionarissen. Aan anderen dan in het eerste lid genoemd kunnen door de gemeentesecretaris geen budgetten worden toegekend.
Wanneer bij het toekennen van budget aan budgethouders aanwijzingen zijn gegeven over hoe de verantwoording van de besteding en aanwending van de budgetten en de ontvangst van inkomsten dient plaats te vinden dan dient daar door de budgethouder gehoor aan gegeven te worden. Verstrekte aanwijzingen kunnen zowel van algemene (voor elke budgethouder) als individuele (voor een of meerdere) specifieke budgethouder(s)) aard zijn.
Artikel 2
In dit artikel wordt de overdracht van budget geregeld. Het grootste beroep op de mogelijkheid van overdracht zal zich voordoen binnen afdelingen. Duidelijk wordt dat een afdelingsmanager budget binnen zijn afdeling in principe niet lager kan overdragen dan tot het niveau van een teammanager (of een daarmee te vergelijken niveau zoals dat van een beheermanager Stadsbedrijf). Wanneer de noodzaak wordt aangetoond dat ook aan andere functionarissen budget overgedragen moet worden dan moet de desbetreffende functionaris worden opgenomen in de Limietenlijst onder het opschrift ‘bijzondere budgethouders’. Het aanwijzen van bijzondere budgethouders is echter een uitzondering en moet altijd schriftelijk worden onderbouwd door de verantwoordelijke afdelingsmanager. Zonder opname in de lijst kan de leidinggevende aan de desbetreffende functionaris geen budget overdragen. Een bijzondere budgethouder is niet gerechtigd zijn budget over te dragen.
Het is belangrijk om in het oog te houden dat met de overdracht van budget ook gepaard gaat de overgang van de verantwoordelijkheid voor het op een overeenkomstige wijze als in de artikelen 3 tot en met 8 opgenomen, voldoen aan de voorschriften uit deze Budgethoudersregeling. Met de overdracht van budget gepaard gaat de administratieve/financiële afwikkeling van aangegane verplichtingen. De verantwoordelijkheid daarvoor komt bij de nieuwe budgethouder te berusten.
Gezien de integrale (eind)verantwoordelijkheid van de afdelingsmanager voor de bedrijfsvoering zal de concerncontroller zich echter, bij toepassing van artikel 8, in beginsel als eerste dienen te richten tot de afdelings- of programmaleiding. Andersom zal de budgethouder die budget overgedragen heeft gekregen de verantwoording ex artikel 8 moeten afleggen bij zijn leidinggevende.
Artikel 3
Het eerste lid van artikel 3 maakt duidelijk dat er naast budget ook altijd sprake zal moeten zijn van een bevoegdheid. De aard van de bevoegdheden die door medewerkers van de gemeente kunnen worden uitgeoefend en de voorschriften en beperkingen waarmee bij die uitoefening rekening moet worden gehouden zijn in het Algemeen Mandaatbesluit Almere vastgelegd. Uitgangspunt daarbij is een algemeen mandaat voor de uitoefening van alle bevoegdheden die medewerkers nodig hebben om de aan hen opgedragen taken te verrichten mits die tot het werkterrein van hun organisatorische eenheid (afdeling, programma etc.) behoren. Daarvan uitgezonderd zijn een aantal bevoegdheden waarvan met het Algemeen Mandaatbesluit Almere is besloten dat die slechts door een beperkt aantal medewerkers mogen worden uitgeoefend dan wel waarvan is gezegd dat die op een bepaalde wijze moeten worden uitgeoefend. Wanneer een bevoegdheid in het Algemeen Mandaatbesluit Almere is beperkt of uitgezonderd van het algemeen mandaat dan betekent dat dat de budgethouder dus niet gerechtigd is tot het aangaan van verplichtingen of het in ontvangst nemen van betalingen.
Het laatste lid van artikel 3 biedt budgethouders de mogelijkheid om aan hen ondergeschikte medewerkers toestemming te verlenen om ten laste van hun budget verplichtingen aan te gaan zonder dat de desbetreffende medewerker budgethouder wordt. Er is in deze situatie, anders dan in het eerste lid van artikel 2, geen sprake van overdracht van (verantwoordelijkheid voor) het budget. De leidinggevende blijft budgethouder en zal mitsdien ook betrokken zijn bij de administratieve/financiële afwikkeling van door de medewerker aangegane verplichtingen.
Artikel 4
Artikel 4 vat in het kort het proces samen dat door budgethouders gevolgd moet worden bij het aangaan van een verplichting. Daarbij geldt dat als eerste wordt getoetst of de budgethouder beschikt over de benodigde bevoegdheid. Wanneer de bevoegdheid berust bij de budgethouder zal getoetst moeten worden of er nog voldoende budget is. Wanneer beide vragen positief zijn beantwoord dient als laatste getoetst te worden of er sprake is van een limiet voor de budgethouder. De van toepassing zijnde limieten zijn in de bijlage bij deze Budgethoudersregeling opgenomen en zijn onderverdeeld in algemene limieten, bijzondere limieten en bijzondere budgethouders (met een bijbehorende limiet). Wanneer een budgethouder over zowel de bevoegdheid als een budget beschikt maar een verplichting wenst aan te gaan of een bedrag in ontvangst wil nemen die boven de voor hem van toepassing zijnde limiet uitkomt dan zal voor het aangaan van de verplichting een beroep moeten worden gedaan op de onder het opschrift ‘algemene limieten’ opgenomen functionaris met de eerst hogere limiet.
Wanneer er geen toereikend budget voorhanden is voor het aangaan van een verplichting zal afgezien moeten worden van het sluiten een overeenkomst. Tot het aangaan van zo een verplichting zal vervolgens pas kunnen worden besloten wanneer de gemeenteraad extra budget heeft toegekend.
Wanneer er sprake is van een zgn. ‘open einde’ regeling waarin de gemeente gehouden is om verplichtingen aan te gaan, zelfs wanneer een toereikend budget ontbreekt of dreigt te gaan worden overschreden (denk aan Wet maatschappelijke ondersteuning, Jeugdwet, Participatiewet, Leerlingenvervoer) dan moet het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad tijdig in kennis worden gesteld van de (dreigende) overschrijding zodat alle noodzakelijke maatregelen kunnen worden ondernomen.
Artikel 5
Met dit artikel wordt het belang van een professionele inkoop, die zich volgens voor opdrachtnemers herkenbare en toetsbare normen voltrekt, tot uiting gebracht. Uitgangspunt is dat elke budgethouder die inkoopt of een aanbesteding verricht zich aan het door de gemeenteraad vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid moet houden. Daarmee ontstaat de aansluiting met het voorschrift in het Algemeen Mandaatbesluit Almere dat een gemandateerde verplicht is om bij de uitoefening van een bevoegdheid het vastgestelde beleid in acht te nemen. Indien het onverhoopt noodzakelijk blijkt om in afwijking van het beleid te handelen dan zal per geval bekeken moeten worden bij welk bestuursorgaan (college of raad) of bij welke functionaris een bevoegdheid voor afwijken berust.
Artikel 6
Met de invoering van het bestelsysteem is het noodzakelijk geworden om ook de optie van het goedkeuren van een bestelling in het proces van betalen op te nemen. Het vaststellen en vastleggen van de (kwaliteit) van de geleverde prestatie komt tegemoet aan de aanbeveling van de accountant. De budgethouder draagt verantwoordelijkheid voor het op de juiste wijze, herleidbaar, herkenbaar en volledig vastleggen van de aangegane verplichtingen in ons financiële systeem.
Het tweede artikellid is opgenomen om duidelijk te maken dat wanneer er sprake kan zijn van (schijn van) belangenverstrengeling een medewerker van de gemeente geen facturen mag goedkeuren. De in de financiële administratie aangewezen plaatsvervanger danwel de hiërarchisch eerst hogere leidinggevende is dan de geschikte vervanger, ook als het bedrag minder dan € 100.000 is. Je kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan de situatie dat een medewerker die wordt ingehuurd danwel op grond van een overeenkomst van opdracht als ZZP-er werkzaam is facturen voor de eigen inzet moet gaan goedkeuren. Daarnaast kan er bijvoorbeeld ook sprake zijn van een schijn van belangenverstrengeling wanneer je als medewerker bijvoorbeeld de factuur moet goedkeuren van een bedrijf waar je in het verleden misschien voor hebt gewerkt of waarmee je een zakelijke relatie/verstandhouding hebt gehad.
Uit het derde lid blijkt dat de budgethouder er met zijn akkoord voor betaling voor instaat dat er een verplichting tot betaling bestond en wel voor exact datgene wàt, of de bepaalde hoeveelheid die- op de factuur, rekening of bestelling is vermeld. De budgethouder zal hierbij, in het kader van het vier-ogen-principe een beroep moeten doen op een persoon die de verplichting mag aangaan en verklaart dat de prestatie of de dienst is geleverd. Deze prestatieverklaarder is, hoge uitzonderingen daargelaten, geen (vervangend) budgethouder, ook niet in een andere FIO-route (zie ook artikel 9). Bij ‘hoge uitzonderingen’ kan worden gedacht aan contracten, verplichtingen die onder grote tijdsdruk moeten worden aangegaan – bijvoorbeeld in het geval van een crisis of noodsituatie – en waarbij het naleven van de standaard procedure niet (goed) mogelijk is.
Wanneer er een beroep wordt gedaan op een ‘hoge uitzondering’ ben je verplicht dit zo snel als redelijkerwijze mogelijk te melden bij de concerncontroller.
Artikel 7
Het eerste lid spreekt voor zich. Het niet voldoen aan deze verplichting betekent dat in strijd wordt gehandeld met van toepassing zijnde (departementale) regelgeving en verplichtingen uit de Archiefwet inclusief daarop gebaseerde regelgeving en dat er gebreken in de verantwoording (via de accountant) aan de raad kunnen ontstaan.
Artikel 8
De bevoegdheid ziet zowel op het geven van algemene (voor alle budgethouders) als individuele (een of meerdere budgethouders) adviezen. Hierbij geldt de regel: pas toe of leg uit.
Artikel 9
Dit artikel bevat de vervanging van de budgethouder. Het uitgangspunt is horizontale vervanging. Als horizontale vervanging niet mogelijk is, vindt vervanging door de hogere of hoogst leidinggevende danwel, wanneer ook de hoogst leidinggevende binnen de eigen afdeling niet in staat is akkoord te geven, de hoogst leidinggevende van een andere organisatorische eenheid, plaats.
Bij afwezigheid van een programmamanager zal de vervanging plaatsvinden door een plaatsvervanger danwel de opdrachtgever. Indien er geen opdrachtgever is, vindt vervanging plaats door de afdelingsmanager of (een lid van) de concerndirectie. Het verbod op het dragen van een dubbele pet benadrukt nogmaals het belang van het vier-ogen-principe.
De vervanger zal de budgethouder direct moeten informeren wanneer hij deze heeft vervangen.
Artikel 10
Artikel 10 ziet met name op ‘typische’ nood- en crisissituaties waarin het werken conform deze regeling tot grote en/of nauwelijks beheersbare risico's voor de gemeente en/of haar inwoners kan leiden. Je kunt daarbij bijvoorbeeld denken aan een ramp waarin de gemeente opdracht wil geven voor bepaalde beredderingswerkzaamheden en dat ook per omgaande wil doen omdat de ontstane schade en de risico’s voor onze inwoners anders kunnen toenemen. Dit artikel kan echter ook buiten de typische noodsituaties aan de orde komen wanneer een wederpartij die meent iets van de gemeente te vorderen te hebben bijvoorbeeld een dag voordat de gemeente tot uitbetaling van de uitkeringen over moet gaan, beslag legt op de gemeentelijke rekeningen. De gemeente zal dan per omgaande moeten kunnen acteren omdat anders het risico bestaat dat onze inwoners hun uitkering(en) niet tijdig gestort zullen krijgen.
Artikel 11
Wanneer het noodzakelijk blijkt om algemene of bijzondere limieten aan te passen of wanneer het overzicht met bijzondere budgethouders moet worden aangepast dan is de gemeentesecretaris daartoe bevoegd.
Bijlage Limietenstelsel
Binnen de limiet voor directe betalingen van de teammanager Financiële Administratie en de afdelingsmanager Financiën & Control is het tevens toegestaan om verzamelfacturen direct te betalen die betrekking hebben op afdelingsoverstijgende leveranties of dienstverlening(en) zonder dat aan de betaling voorafgaand de goedkeuring van de betreffende budgethouders benodigd is. Daarbij kan men denken aan verzamelfacturen voor door meerdere, verschillende organisatorische onderdelen van de gemeente afgenomen elektriciteit, water, bloemen etc.
De afwijking voor de concernadministrateur (teammanager Financiële Administratie) heeft geen relatie met de Budgethoudersregeling, omdat er geen verplichting wordt aangegaan maar er wordt vanwege de duidelijkheid voor gekozen om deze wel in het Limietenstelsel op te nemen. Gedacht kan worden aan de ab-bc leveringen van grond waarbij de financiële stroom via de notaris loopt maar de leveringen wel in de administratie verwerkt moeten worden.