GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Meppel

Verordening vertrouwenscommissie benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester
De raad van de gemeente Meppel;
gelezen het raadsvoorstel van de vertrouwenscommissie in oprichting d.d. 4 september 2024, nr. 1994037/1993002;
gelet op de artikelen 61, 61a, 61c, 84, 147 en 149 van de Gemeentewet, de artikelen 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995;
gelet op de ‘Circulaire benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester’ van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 1 oktober 2017;
gelezen de ‘Handreiking burgemeesters: benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid’ van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 18 december 2020;
b e s l u i t :
vast te stellen de ‘Verordening vertrouwenscommissie benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester’.
Artikel
1.

Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
de minister: de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;
- b.
de commissaris: de commissaris van de Koning in de provincie Drenthe;
- c.
de burgemeester: de burgemeester van Meppel;
- d.
de commissie: de vertrouwenscommissie, die belast is met de voorbereiding van de aanbeveling(en) tot (her)benoeming van de burgemeester.
Artikel
2.

Taak
De commissie heeft tot taak:
- a.
de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden, of
- b.
een klankbordgesprek te houden met de burgemeester.
Artikel
3.

Samenstelling commissie
1.
de commissie bestaat uit maximaal zoveel leden als er fracties in de gemeenteraad vertegenwoordigd zijn, te benoemen door en uit de gemeenteraad.
2.
iedere fractie draagt desgewenst uit haar midden een lid voor ter benoeming door de raad.
3.
de commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.
4.
de commissie kent geen plaatsvervangende leden.
Artikel
4.

Ambtelijke ondersteuning
1.
de raadsgriffier is secretaris van de commissie.
2.
de plaatsvervangend griffier is plaatsvervangend secretaris van de commissie.
3.
de (plaatsvervangend) secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie.
4.
de (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van de commissie en heeft daarin geen stemrecht.
Artikel
5.

Adviseurs
1.
de gemeenteraad kan één of meer wethouders toevoegen als adviseur in verband met de vervulling van de in artikel 2 onder a genoemde taken.
2.
de gemeenteraad kan de gemeentesecretaris toevoegen als adviseur in verband met de vervulling van de in artikel 2 onder a genoemde taken.
3.
de adviseurs worden uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie.
4.
een adviseur is geen lid van de commissie en heeft geen stemrecht in de commissie.
Artikel
6.

Geheimhouding
1.
op alle informatie van de commissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.
2.
de vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan.
3.
de commissie en haar leden verstrekken geen inzage in de stukken noch informatie over de stukken en over het behandelde in haar vergadering aan de raadsleden die geen zitting hebben in de commissie, behoudens het bepaalde in de artikelen 10, vierde lid, 11, tweede lid, en 13 van deze verordening, noch aan anderen.
4.
de commissie en de gemeenteraad kunnen en zullen de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, niet opheffen.
5.
de geheimhouding blijft na ontbinding van de commissie van kracht.
6.
het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de adviseur(s) en de (plaatsvervangend) secretaris.
Artikel
7.

Vergaderingen
1.
de commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste twee leden dit noodzakelijk achten.
2.
de voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. De voorzitter doet van elke vergadering tenminste vierentwintig uur tevoren aankondiging aan de leden van de commissie, indien een adviseur aan de commissie is toegevoegd, de adviseur en, indien het gesprek met de burgemeester plaatsvindt, de burgemeester.
3.
de commissie vergadert niet als niet tenminste de helft van het aantal leden aanwezig is.
Artikel
8.

Contactpersoon
1.
de voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon.
2.
alle stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van ‘persoonlijk en geheim’ op de envelop en boven de ingesloten stukken gericht aan de voorzitter en gezonden aan het werkadres van de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering.
3.
alle stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van ‘persoonlijk en geheim’ op de envelop en boven de ingesloten stukken door de voorzitter en de secretaris ondertekend en vanaf het werkadres van de secretaris verzonden.
Artikel
9.

Bijzondere bepalingen over de benoemingsprocedure
1.
in overeenstemming met artikel 61 lid 4 van de wet verschaft de commissie zich slechts door tussenkomst van de commissaris van de Koning de door haar nodig geachte informatie over de kandidaten. Elk overleg met derden, schriftelijk of mondeling, is uitgesloten.
2.
De secretaris nodigt, namens de voorzitter, de kandidaten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft voorzieningen met betrekking tot de wijze waarop de privacy van de sollicitanten wordt beschermd, bijvoorbeeld door de plaats en het tijdstip van de gesprekken zodanig te kiezen dat de vertrouwelijkheid van de gesprekken is gewaarborgd.
Artikel
10.

Bijzondere bepalingen over klankbordgesprekken
1.
een commissie houdt minimaal eens in de twee jaar een klankbordgesprek met de burgemeester.
2.
indien de fractievoorzitters dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maken, houdt een commissie tussentijds een klankbordgesprek met de burgemeester.
3.
in het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt tevens een 100-dagengesprek plaats.
4.
de commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. De commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor het klankbordgesprek vast. De commissie en de burgemeester krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid, voor zover van toepassing, het verslag van het vorige klankbordgesprek in te zien.
5.
het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek.
6.
in het laatste klankbordgesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.
Artikel
11.

Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedure
1.
de commissie formuleert de informatiebronnen op basis waarvan zij zich een oordeel vormt over het functioneren van de burgemeester. Deze informatiebronnen maakt zij vooraf kenbaar aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning.
2.
alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en commissaris van de Koning te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van het gesprek wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt.
3.
indien ter zake van het functioneren van de burgemeester in het in de vorige zin bedoelde overleg afspraken worden gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze in het verslag aan de gemeenteraad vermeld. De commissie zendt het verslag ook aan de burgemeester.
Artikel
12.

Stemming
De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie, maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen. De commissie streeft naar unanimiteit. De gevoelens van de minderheid wordt desgewenst in het verslag tot uitdrukking gebracht.
Artikel
13.

Verslag
1.
de commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming verslag uit aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koning door middel van een verslag van bevindingen. Dit schriftelijke en vertrouwelijke verslag bevat tenminste:
- a.
een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht,
- b.
een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie; bij benoemingen wordt in het verslag van bevindingen ook de volgorde van plaatsing van de kandidaten op de aanbeveling gemotiveerd,
- c.
aangegeven wordt of er sprake is van unanimiteit binnen de commissie, en heeft in ieder geval de volgende bijlagen:
  - i.
bij benoemingen: de conceptaanbeveling van twee personen,
  - ii.
bij herbenoemingen: het verslag van het gesprek met de burgemeester over het conceptverslag van bevindingen en de conceptaanbeveling.
2.
van het klankbordgesprek wordt een verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt. Het verslag wordt voor raadsleden onder geheimhouding ter inzage gelegd bij de raadsgriffier.
3.
een afschrift van het verslag van het klankbordgesprek wordt toegezonden aan de burgemeester en de commissaris van de Koning.
Artikel
14.

Ontbinding van de commissie
De commissie is ontbonden met ingang van de dag volgende op die waarop:
- 1.
bij benoeming: door de minister aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature van burgemeester is voorzien;
- 2.
bij herbenoeming: door de minister aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de voordracht van de minister door een Koninklijk besluit is gevolgd;
- 3.
bij een klankbordgesprek: het verslag van het klankbordgesprek is vastgesteld.
Artikel
15.

Archivering
1.
de voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat op het tijdstip bedoeld in artikel 14 alle archiefbescheiden onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als "geheim" worden overgebracht naar de op grond van artikel 31 van de Archiefwet aangewezen archiefbewaarplaats.
2.
de voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat van de in het eerste lid bedoelde overbrenging een verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, lid 1 sub a en c, van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar.
3.
de voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.
4.
de raadsgriffier draagt bij klankbordgesprekken zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het afschrift van het vastgestelde verslag. Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de raadsgriffier vernietigd.
Artikel
16.

Onvoorziene gevallen
In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.
Artikel
17.

Intrekking oude verordening
De ‘Verordening vertrouwenscommissie benoeming, functioneringsgesprekken, herbenoeming burgemeester’ wordt ingetrokken.
Artikel
18.

Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.
Artikel
19.

Citeertitel
Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Verordening vertrouwenscommissie benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester’.
Aldus vastgesteld in de vergadering van 9 september 2024,
De griffier,
W.J. Spoelstra
De voorzitter,
C. Bijl
Toelichting
Algemeen
De verordening regelt de werkzaamheden van de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling tot (her)benoeming van de burgemeester voorbereidt en die klankbordgesprekken met de burgemeester houdt. De drie genoemde onderwerpen horen bij elkaar. Dat wordt in deze verordening tot uitdrukking gebracht. Artikel 61 van de Gemeentewet schrijft voor dat de raad bij de benoemingsprocedure voor de burgemeester een vertrouwenscommissie instelt. Dit is een raadscommissie waarvoor op grond van artikel 84 Gemeentewet een nadere regeling wordt vastgesteld. Het is gebruikelijk en in overeenstemming met de circulaire van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), dat ook voor herbenoeming van de burgemeester en het houden van klankbordgesprekken een vertrouwenscommissie wordt ingesteld. De bevoegdheid een (raads)commissie in te stellen voor de herbenoemingsprocedure en de klankbordgesprekken is gebaseerd op artikel 84 juncto artikel 149 Gemeentewet. De verordening is ontleend aan de modelverordening van het Ministerie van BZK.
Artikel 1. Begripsbepalingen
Dit artikel behoeft geen toelichting.
Artikel 2. Taak
Hierin is de taak van de commissie opgenomen. Deze betreft het voorbereiden van de aanbeveling tot (her)benoeming van de burgemeester ofwel het voeren van een klankbordgesprek met de burgemeester.
Artikel 3. Samenstelling commissie
De gemeenteraad bepaalt de samenstelling van de commissie en bepaalt of elke fractie in de commissie is vertegenwoordigd. Het is ook mogelijk in de verordening te regelen dat de fractievoorzitters lid zijn van de commissie. In voorliggend ontwerp is het aan de fracties overgelaten de voorzitter of een ander lid van de fractie voor benoeming door de raad voor te dragen. In de verordening kan de samenstelling van de commissie die klankbordgesprekken met de burgemeester voert anders, beperkter, van aard worden ingevuld dan die van de commissie die de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voorbereidt. De commissie wordt op grond van artikel 14 na afronding van haar taak ontbonden. Er hoeft dus niet steeds een nieuwe verordening te worden vastgesteld; alleen wordt bij elke nieuwe taak een nieuwe commissie ingesteld.
Koppeling raadslidmaatschap
De commissie bestaat uit raadsleden. Dit brengt mee dat het lidmaatschap van de commissie eindigt bij beëindiging van het raadslidmaatschap. Bij tijdelijke beëindiging van het raadslidmaatschap, bijvoorbeeld bij tijdelijke vervanging wegens ziekte, kan het commissielidmaatschap herleven zodra het raadslidmaatschap herleeft, tenzij de betrokkene in de commissie inmiddels blijvend is vervangen door een ander raadslid. Na een raadsverkiezing zal de nieuwe raad nieuwe leden benoemen.
Geen plaatsvervangende leden
Deze bepaling is opgenomen om te voorkomen dat de commissie een ‘duiventil’ wordt. Indien een van de leden van de commissie blijvend uitvalt, kan er wel blijvende vervanging plaatsvinden.
Artikel 4. Ambtelijke ondersteuning
De griffier ondersteunt de vertrouwenscommissie. Hij heeft geen stemrecht.
Artikel 5. Adviseurs
Op grond van artikel 61, tweede lid, van de Gemeentewet dient de raad het college van burgemeester en wethouders in de gelegenheid te stellen zijn wensen en bedenkingen kenbaar te maken op de eisen die aan de te benoemen burgemeester worden gesteld.
In artikel 61, derde lid, van de Gemeentewet is opgenomen dat de gemeenteraad kan bepalen dat één of meer wethouders als adviseur aan de vertrouwenscommissie kan worden toegevoegd. Deze mogelijkheid is er ook bij een herbenoeming. Dit op grond van artikel 61a, vierde lid, van de Gemeentewet. De gemeentesecretaris kan eveneens als adviseur worden toegevoegd.
De adviseur is geen lid van de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling voorbereidt en heeft geen stemrecht. De geheimhoudingsplicht geldt vanzelfsprekend ook voor de adviseur.
Bij klankbordgesprekken ligt het niet voor de hand een of meer wethouders c.q. gemeentesecretaris als adviseur aan de commissie toe te voegen.
Artikel 6. Geheimhouding
De geheimhoudingsplicht voor de vertrouwenscommissie vloeit rechtstreeks voort uit artikel 61c van de Gemeentewet. De geheimhoudingsplicht omvat alle informatie, niets uitgezonderd: hetgeen tijdens de vergadering is gewisseld, de stukken (de in artikel 13 bedoelde verslagen inbegrepen) en alle andere informatie die langs welke weg ook de commissie bereikt.
De geheimhoudingsplicht strekt zich uit tot de leden van de commissie, alsmede tot degenen die ambtelijke ondersteuning verlenen en, indien van toepassing, de adviseur. Vanwege de gevoeligheid van de informatie, alsmede vanwege de mogelijke strafrechtelijke consequenties van de schending van deze plicht, wordt aan het begin van de vergadering door voorzitter van de vergadering op de geheimhoudingsplicht gewezen.
De geheimhoudingsplicht brengt onder meer met zich dat aan raadsleden die geen zitting (meer) hebben in de commissie en aan anderen geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt.
Artikel 7. Vergaderingen
De vertrouwenscommissie vergadert zo vaak als nodig/gewenst. In dit artikel is een minimumtermijn van 24 uur opgenomen voor aankondiging/oproeping voor een vergadering. Indien spoed niet is geboden, ligt een ruimere termijn voor uitnodiging, bijvoorbeeld één week, voor de hand.
Artikel 8. Contactpersoon
Het eerste lid van deze bepaling doet vanzelfsprekend niets af aan de geheimhoudingsplicht. De geheimhouding dient zeer strikt in acht te worden genomen. De griffier draagt zorg voor het beschikbaar stellen van de informatie voor de leden. Er is een keuze om niets per post en per e-mail te versturen, maar alles te laten lopen via terinzagelegging en, in het algemeen, zo min mogelijk op papier te zetten.
Artikel 9. Bijzondere bepalingen over de benoemingsprocedure
Inlichtingen
De inhoud van dit artikel spreekt voor zich. Met de belangen van de sollicitant moet zeer zorgvuldig worden omgegaan. Elke informatieverzameling dient voorafgegaan te worden door een afweging tussen een reële, te motiveren informatiebehoefte en de belangen van de sollicitant. De commissaris van de Koning vervult hierbij een sleutelfunctie.
Artikel 10. Bijzondere bepalingen over klankbordgesprekken
Het belang van klankbordgesprekken staat buiten kijf. Het burgemeestersambt ontwikkelt zich steeds meer tot een politieke functie en de burgemeester ligt steeds vaker onder vuur. Aanbevelingen tot niet-herbenoeming brengen grote bestuurlijke en persoonlijke schade mee die koste wat kost moet worden voorkomen. Dit pleit voor een cultuur waarin regelmatige onderlinge reflectie op het functioneren van burgemeester en gemeenteraad uitmondt in formele klankbordgesprekken. Mocht na een aantal jaren blijken dat de samenwerking ondanks pogingen daartoe toch niet naar wens functioneert dan kan tijdig worden gesproken over de toekomst en kan de commissaris van de Koning tijdig worden ingeseind.
Frequentie klankbordgesprekken
Een keer per jaar met elkaar overleggen over het wederzijds functioneren wordt voldoende geacht. In goede tijden wordt door een regelmatig reflectiemoment een manier van communiceren ontwikkeld waarop in mindere tijden kan worden teruggegrepen. En ook als het goed gaat, mag daar natuurlijk bij stil worden gestaan.
Om de belasting laag te houden, kan gekozen worden voor een uitgebreide gespreksronde om het jaar. In het tussenliggende jaar kan als alles goed loopt elkaar kort de spiegel worden voorgehouden. Deze frequentie sluit aan bij de huidige uitvoeringspraktijk waarbij jaarlijks een gesprek met de burgemeester wordt gehouden.
Voorbereiding en informatiebronnen
Een klankbordgesprek wordt gestart op initiatief van de raadsgriffier. De raadsgriffier ondersteunt het proces. Aan het klankbordgesprek zijn geen vormvereisten verbonden. Een goed klankbordgesprek valt of staat met een goede voorbereiding. De burgemeester opereert niet in een vacuüm. De gesprekken kunnen bijvoorbeeld worden voorbereid in, en de resultaten daaruit teruggekoppeld via, het fractievoorzittersoverleg. In de verordening is voor de terugkoppeling gekozen via (vertrouwelijke) terinzagelegging voor de hele gemeenteraad. In de voorbereiding kan worden gesproken met een of meer leden van het college, een samenwerkingspartner op het gebied van OOV, de gemeentesecretaris en de raadsgriffier. Van al deze gesprekken worden verslagen opgemaakt. Die verslagen vormen de basis voor het gesprek. Het verdient aanbeveling de kring van geraadpleegden niet groter te maken dan noodzakelijk.
Reflectie
Het is van belang in en buiten het gesprek kritiek te organiseren en ook daadwerkelijk te geven. Zelfs als dat niet in de traditie ligt. De praktijk leert dat te laat – of niet – gegeven kritiek tot grote problemen kan leiden in de onderlinge samenwerking en – uiteindelijk – bij de herbenoemingsprocedure. Het is de taak van de raadsgriffier om hem bekende kritiek op het functioneren van de burgemeester en/of de gemeenteraad zichtbaar en bespreekbaar te maken.
De commissaris van de Koning
Bij serieuze kritiek op het functioneren is het gewenst dit vroegtijdig met de commissaris van de Koning te bespreken.
Artikel 11. Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedure
Signaleringen bij herbenoeming
Mocht een door de burgemeester gewenste herbenoeming op obstakels stuiten, is het gewenst tijdig de kabinetschef van de commissaris van de Koning te raadplegen. Deze heeft ervaring met de juridische mogelijkheden en onmogelijkheden in een dergelijke situatie en legt zo nodig contact met het ministerie van BZK. De praktijk leert dat de bestuurlijke schade, die een aanbeveling tot niet-herbenoeming voor alle betrokkenen met zich meebrengt, vaak kan worden beperkt.
Artikel 12. Stemming
Met betrekking tot de stemming streeft de commissie naar unanimiteit. Kan een minderheid zich niet vinden in de uitkomst, dan wordt die in het verslag op passende wijze tot uitdrukking gebracht.
Artikel 13. Verslag
Verslag van bevindingen
Het is van belang er zorg voor te dragen dat het verslag voldoende onderbouwing bevat van de visie van de commissie, nu de gemeenteraad op basis van het verslag van bevindingen besluit over de aanbeveling.
Bij benoeming
- 1.
Proces: In een inleiding wordt vermeld hoe de vacature is ontstaan. Er wordt informatie gegeven over de samenstelling van de vertrouwenscommissie en (belangrijke eisen uit) de profielschets en hoe die te lezen is in het licht van het in de profielschetsvergadering verhandelde. Na informatie over de openstelling van de vacature en procedurele informatie over de ontvangst van de selectie van kandidaten van de commissaris van de Koning kan het onderdeel Proces worden afgesloten met procedurele informatie over de opzet van de selectiegesprekken en eventuele assessments. Dit hoofdstuk bevat dus uitsluitend procedurele informatie.
- 2.
Bevindingen: In het verslag wordt chronologisch de inhoud en het verloop van alle beraadslagingen in, en gesprekken door, de commissie verwerkt. De bevindingen met betrekking tot de afzonderlijke kandidaten kunnen desgewenst geanonimiseerd worden gepresenteerd. De kandidaten worden dan bijvoorbeeld aangeduid door letters. De namen van de kandidaten die op de conceptaanbeveling staan, worden vanzelfsprekend wel genoemd. Zij worden uitgebreider besproken. Afgesloten wordt met een advies over welke twee kandidaten in welke volgorde op de aanbeveling zouden moeten staan. Deze conclusie wordt onderbouwd en aangegeven wordt of de commissie unaniem is in dit voorstel. Indien kandidaten zich gedurende de procedure terugtrekken, wordt de reden daarvan vermeld in het verslag.
- 3.
Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en secretaris van de commissie.
Bij herbenoeming
Als stelregel geldt dat het hele verloop van de procedure zowel procedureel als inhoudelijk in het verslag van bevindingen zijn weerslag krijgt. De opbouw van het verslag van bevindingen kan er bijvoorbeeld als volgt uitzien:
- 1.
Proces: Na een inleiding volgt procedurele informatie over de samenstelling van de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling heeft voorbereid en over de klankbordgesprekken (frequentie, gesprekspartners) die gedurende de ambtstermijn met de burgemeester zijn gehouden.
- 2.
Dan volgt chronologisch inhoudelijke informatie over de werkzaamheden van de commissie en over de inhoud van de met informanten en de burgemeester gevoerde gesprekken. Ook de aard en inhoud van eventuele tussentijdse contacten met de commissaris van de Koning wordt vermeld.
- 3.
Bevindingen: In het verslag wordt kort de inhoud en het verloop van alle beraadslagingen in, en gesprekken door, de commissie verwerkt. Bevindingen met betrekking tot het functioneren van de burgemeester kunnen bijvoorbeeld worden geordend naar criteria uit de profielschets en afspraken uit klankbordgesprekken. Afgesloten wordt met een conclusie.
- 4.
Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en secretaris van de commissie.
Bij klankbordgesprekken
Het verslag bevat de feitelijke gegevens van tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek. Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene. Het kan bondig en beknopt, ook puntsgewijs. Wel is van belang dat het verslag een goed beeld geeft van het gesprek en de gemaakte afspraken, zodat de overige raadsleden bij inzage, de commissie die het volgende klankbordgesprek voert en de commissaris van de Koning zich een goed beeld daarvan kunnen vormen. Daarom is het van belang ook de sfeer te schetsen, waarin het gesprek plaatsvond.
Artikel 14. Ontbinding van de commissie
De commissie voor benoeming en herbenoeming wordt ontbonden na bekendmaking van het benoemingsbesluit door de Kroon. De vertrouwenscommissie voor het houden van klankbordgesprekken wordt ontbonden nadat het verslag van het klankbordgesprek is vastgesteld. Zoals gemeld in de toelichting op artikel 3 is er voor de leden van de commissie een koppeling met het raadslidmaatschap. Zodra het raadslidmaatschap is beëindigd, stopt ook het lidmaatschap van de vertrouwenscommissie.
Artikel 15. Archivering
Digitale bestanden in de benoemings- en herbenoemingsprocedure
De Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 maken geen onderscheid naar de vorm van bescheiden en zijn dus zowel op papieren als op digitale bescheiden van toepassing. Ingeval er sprake is van digitale bestanden en bij de door de gemeente aangewezen archiefbewaarplaats de mogelijkheid bestaat tot digitale opslag dienen de daarvoor geldende regels te worden gevolgd en moet op overeenkomstige wijze de geheimhouding van de betrokken bescheiden worden gegarandeerd.
Artikel 16. Onvoorziene gevallen
Dit artikel bevat een regeling voor onvoorziene gevallen. De commissie kan daarbij bijvoorbeeld terugvallen op de Circulaire benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester’ van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
Artikel 17. Intrekking oude verordening
Dit artikel behoeft geen toelichting.
Artikel 18. Inwerkingtreding
Dit artikel behoeft geen toelichting.
Artikel 19. Citeertitel
Dit artikel behoeft geen toelichting.