GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Wassenaar

Wijziging notitie frauderisicobeleid Wassenaar 2024
Het college van burgemeester en wethouders van Wassenaar,
gelet op artikel 30 van de Financiële verordening gemeente Wassenaar 2024;
overwegende dat het een verantwoordelijkheid heeft om fraude en misbruik & oneigenlijk gebruik
te reduceren;
dat periodieke aanpassing van de frauderisico-analyse bijdraagt aan de invulling van deze
verantwoordelijkheid;
b e s l u i t :
De Notitie frauderisicobeleid Wassenaar 2024 te wijzigen door de fraude-analyse in de bijlage te
vervangen door de bijgaande aangepaste fraude-analyse 2024.
Aldus vastgesteld in de vergadering van 27 augustus 2024,
de secretaris,
drs. K.D. Handstede
de burgemeester,
drs. L.A. de Lange
Bijlage
1. Proces/Activiteit | 2. Risicodefinitie fraude | 3. Risicodefinitie M&O | 4. Inschatting waarschijnlijkheid | 5. Inschatting financiële impact | 6. Inschatting overall risico | 7. Inschatting niet financiële impact | 8. Eenheid | 9. Getroffen ( of te treffen ) beheersmaatregel
| | | laag/middel/hoog | laag/middel/hoog | laag/middel/hoog | laag/middel/hoog | |
ALGEMEEN
Alle processen/ activiteiten | Het risico dat fraude wordt gepleegd of gedragingen plaatsvinden ter verkrijging van onrechtmatig of onwettig voordeel ten laste van de gemeente. | Het risico dat er misbruik wordt gemaakt van bevoegdheden of er handelingen worden verricht in overeenstemming met de regelgeving, maar in strijdt met het doel ervan, ter verkrijging van onrechtmatig of onwettig voordeel. | laag/middel | laag/middel; afhankelijk van de situatie | laag/middel | middel/hoog; imago betrouw-baarheid lokaal bestuur | Gemeentebreed | • Vastgestelde gedragscode politieke ambtsdragers Wassenaar 2020. • Vastgestelde Regeling Ambtelijke Integriteit (RAI). • Nieuwe medewerkers leggen de ambtseed/ambtsbelofte af. • (Integriteits)screening personeel bij indiensttreding, een VOG is verplicht. • Vastgesteld beleid voor het vervullen van nevenfuncties en nevenwerkzaamheden. • Inventarisatie en vastlegging van nevenfuncties en nevenwerkzaamheden vindt plaats. • Dilemma's kunnen bespreekbaar worden gemaakt. • Externe vertrouwenspersoon en op intranet is aangegeven hoe medewerkers contact kunnen leggen. • Frauderisicoanalyse wordt periodiek uitgevoerd.
Administratieve processen | Het risico dat bij de uitoefening van administratieve werkzaamheden fraude wordt gepleegd, omdat controlemaatregelen, zoals het 4-ogenprincipe, niet worden nageleefd. | Het risico dat door capaciteitstekorten onrechtmatige handelingen worden verricht wegens het ontbreken van controlemaatregelen, zoals het 4-ogen principe. | laag/middel | laag/middel | laag/middel | laag/middel; imago betrouw-baarheid lokaal bestuur | Gemeentebreed | • Project procesoptimalisatie met aandacht voor functiescheiding en controlemaatregelen zoals het 4-ogen principe. • Actief wervingsbeleid voor voldoende gekwalificeerd personeel. • Voorlichting aan organisatie. • Verbijzonderde Interne controle (VIC) maatregelen.
BESTUUR
Besluitvorming | Het risico dat door druk van buiten besluitvorming niet onafhankelijk plaatsvindt of dat fraude wordt gepleegd. | Het risico van beïnvloeding van besluitvorming door derden vanuit individuele belangen of die van organisaties. | laag | laag/middel; afhankelijk van de situatie | laag | middel/hoog; bestuurlijk risico, imago betrouw-baarheid lokaal bestuur | Gemeentebreed | • Afwegingen en motiveringen voor besluiten worden helder vastgelegd in notulen en beslisdocumenten. • Permanente aandacht voor integriteit en risico's op (schijn van) belangenverstrengeling en onderlinge afspraken hierover maken. • Er is (zoveel mogelijk) inzicht in de nevenfuncties en nevenwerkzaamheden van beslissingsbevoegde functionarissen.
Bestuurlijke toezeggingen | Het risico dat collegeleden (zonder ambtenaren) met externen overleggen en dat deze derden na het overleg beweren dat er toezeggingen zijn gedaan. | Het risico van vermeende toezeggingen van wethouders door derden vanuit individuele belangen of die van organisaties. | middel | middel | middel | middel/hoog; bestuurlijk risico, imago betrouw-baarheid lokaal bestuur | College B&W | • Afspraken maken over ambtelijke ondersteuning bij gesprekken met externen en het vastleggen/ bevestigen van de gemaakte afspraken. • Permanente aandacht voor integriteit en risico's op (schijn van) belangenverstrengeling en onderlinge afspraken hierover maken. • Er is (zoveel mogelijk) inzicht in de nevenfuncties en nevenwerkzaamheden van beslissingsbevoegde functionarissen.
BURGERZAKEN
Leges burgerzaken, zoals: - Huwelijk/partnerschap - Reisdocument/ID kaart - Rijbewijs - Verstrekkingen uit BRP - Naturalisatie - Overige leges | Het risico dat door gebrek aan kennis en kunde de verschuldigde secretarieleges niet of te laag worden opgelegd/ verantwoord. | Het risico dat er aanvragen worden gedaan in overeenstemming met de regelgeving, maar in strijdt met het doel ervan. | laag | laag | laag | middel/hoog; imago betrouw-baarheid lokaal bestuur | Klant Contact Centrum | • Verplichte cursus of certificering is voor een medewerker Burgerzaken (nog) niet nodig, maar naar verwachting wel vanaf 2025. • De verschuldigde leges moeten in balans zijn met de aangevraagde producten en dit wordt dagelijks gecontroleerd. • Maandelijkse aansluiting tussen kassa Burgerzaken met Financiële administratie. • Terugdringen contante geldstromen en verbeterd kassasysteem (Cikan easy cash-systeem).
| Het risico dat door fraude (vervalste) identiteitsbewijzen/ paspoorten illegaal worden verkocht. | Het risico dat (blanco of vervalste) identiteitsbewijzen/ paspoorten worden verstrekt aan onbevoegde personen. | laag | laag | laag | middel/hoog; imago betrouw-baarheid lokaal bestuur | Klant Contact Centrum | • Er is elke dag een controle over de aangevraagde, ingeklaarde en uitgereikte documenten, door verschillende functionarissen. • Werkproces 'Uitreiken van documenten': persoon A neemt de aanvraag in ontvangst, persoon B checkt de documenten op echtheid en doet de verwerking, persoon C rijkt de documenten uit (6-ogenprincipe). • Buitenlandse documenten worden op echtheid gecheckt door een computer. • De verantwoorde leges moeten aansluiten op het aantal aangevraagde documenten. • Jaarlijks vindt er een audit plaats door het Rijk.
VERGUNNINGVERLENING, TOEZICHT EN HANDHAVING
Omgevingsvergunningen | Het risico dat de verschuldigde leges omgevingsvergunningen niet of te laag worden opgelegd. | Het risico dat door onjuiste of onvolledige informatie door de aanvrager of het toepassen van een onjuist tarief uit de legestabel door de vergunningverlener (te) lage leges aan de aanvrager worden opgelegd. | middel | middel | middel | middel; Rechtmatigheid, bestuurlijk risico, imago betrouw-baarheid lokaal bestuur | Vergunningen, Toezicht & Handhaving | • In het kader van de rechtmatigheid worden jaarlijks steekproefsgewijs dossiers in vergunning administratie Leef gecontroleerd. • De legestabel wordt nagelopen in Leef en nagegaan wordt of de juiste leges aan de juiste activiteiten zijn gekoppeld. • Verbijzonderde Interne controle (VIC) maatregelen. • Aansluiting tussen Leef en financiële administratie. • Vergelijking met begrotingscijfers en opbrengsten voorgaande jaren.
| Het risico dat door onvoldoende deskundigheid of informatie-verstrekking niet op de vereiste vergunning technische aspecten wordt getoetst, waardoor de vergunning niet houdbaar is. | Het risico dat er druk van buiten op het proces wordt uitgeoefend met het doel om de zorgvuldigheid van de beslissing op de aanvraag te beïnvloeden. | middel | middel | middel | middel; Rechtmatigheid, bestuurlijk risico, imago betrouw-baarheid lokaal bestuur | Vergunningen, Toezicht & Handhaving | • Collegiale- en/of juridische toetsing bij complexe of bestuurlijk gevoelige aanvragen. • Inrichten van omgevings- of initiatief tafels, met alle bij de aanvraag betrokkenen. • Risicoaansprakelijkheid voor de medewerkers.
Vergunningverlening op grond van de APV | Het risico dat door onvoldoende deskundigheid geen vergunning of een onjuiste vergunning wordt afgegeven en dat verschuldigde leges niet of te laag worden opgelegd. | Het risico dat geen aanvraag voor een vergunning wordt ingediend, dan wel onjuiste of onvolledige informatie wordt verstrekt, waardoor geen of (te) lage leges worden afgedragen. | laag | laag | laag | laag; Rechtmatigheid, bestuurlijk risico, imago betrouw-baarheid lokaal bestuur | Vergunningen, Toezicht & Handhaving | • Het betreft een eenmansfunctie. Hierdoor is de positie kwetsbaar. De manager en eenheid is voornemens om de functie te versterken uit oogpunt van continuïteit en rechtmatigheid (functiescheiding, juridische toets). • De formatie van de boa's is formatief op sterkte, desondanks heeft de routinematig controle op vergunningen geen hoge prioriteit. Ook op het punt van ambtshalve constateringen is beperkt capaciteit beschikbaar. • Voor vergunningen/instemmingen kabels en leidingen wordt door meerdere beheerders gezamenlijk beoordeeld of aanvraag voldoet en uitvoering acceptabel is. In bijzondere situaties worden schriftelijke maatwerkafspraken gemaakt.
| Het risico dat leges worden kwijtgescholden of verlaagd zonder geldige redenen en hierdoor de leges niet volledig zijn. | Het risico voor het indienen onjuiste of onvolledige aanvragen voor kwijtschelding of vermindering. | laag | laag | laag | laag; Rechtmatigheid, bestuurlijk risico, imago betrouw-baarheid lokaal bestuur | Vergunningen, Toezicht & Handhaving | zie voorgaande regel onder kolom 9.
Opbrengsten markt-/ ligplaatsgelden | Het risico dat opbrengsten uit markt- of ligplaatsgelden niet of te laag worden ontvangen en/of verantwoord. | Het risico dat door geen of onjuiste of onvolledige informatie illegaal stand- of ligplaatsen worden ingenomen. | laag | laag | laag | laag; Rechtmatigheid, imago betrouw-baarheid lokaal bestuur | Vergunningen, Toezicht & Handhaving | • Marktgelden worden vanwege functiescheiding door financiën gefactureerd (vooral de vaste standplaatsen). Voor energieverbruik is een App beschikbaar die rechtstreeks wordt afgerekend. Op dit onderdeel gaat geen contant geld om. • De Ligplaatsgelden voor vier woonboten worden geïnd door financiën d.m.v. een factuur. De ligplaatsgelden zijn eerst verschuldigd nadat langer dan twaalf uren achtereen een ligplaats in de openbare wateren is ingenomen. • De Verordening op de heffing en de invordering van liggeld Wassenaar wordt in 2024 geëvalueerd.
ONDERHOUD OPENBARE RUIMTE
Bijklussen | | Het risico dat medewerkers in-/of buiten werktijd werkzaamheden voor derden uitvoeren in kleding van en met gereedschap van de gemeente Wassenaar | laag | laag | laag | laag; imagoschade | Onderhoud Openbare Ruimte | • Integriteitstraining gericht op de eenheid. • Beleid dat buiten werktijd geen bedrijfsmiddelen beschikbaar worden gesteld aan medewerkers voor privédoeleinden. • Douch en kleedgelegenheid met lockers aanwezig, waardoor medewerkers niet met bedrijfskleding van en naar huis hoeven. • Waar mogelijk/ nodig zit track en trace op bedrijfsmiddelen. • Sanctiemaatregelen op 'overtreding' van de regels.
Privégebruik van bedrijfsmiddelen binnen en buiten werktijd | | Het risico dat medewerkers bedrijfsmiddelen van de gemeente Wassenaar buiten werktijd gebruiken. | laag | laag | laag | laag; imagoschade | Onderhoud Openbare Ruimte | zie voorgaande regel onder kolom 9.
Privé tanken met tankpas van gemeente | Gebruik van tankpassen voor andere doeleinden dan gemeentelijke ten laste van de gemeente Wassenaar. | Het risico dat medewerkers privé tanken met tankpas van de gemeente Wassenaar. | laag | laag | laag | laag; imagoschade | Onderhoud Openbare Ruimte | • Integriteitstraining gericht op de eenheid. • Op factuur staat het kenteken van de auto. • Track en trace controle. • Periodieke controle op verbruik voertuigen. • Sanctiemaatregelen richting medewerker die 'overtreding' begaat.
Verkoop haardhout | | Het risico dat medewerkers het hout van gekapte bomen openbaar groen verkopen als bijverdienste. | laag | laag | laag | laag; imagoschade | Onderhoud Openbare Ruimte | • Integriteitstraining gericht op de eenheid. • Controle op gebruik bedrijfsmiddelen. • Sanctiemaatregelen richting medewerker die 'overtreding' begaat.
BEHEER EN GEMEENTELIJK VASTGOED
Afspraken met aannemers (voor zowel regulier onderhoud als projecten) | Buiten contract afspraken maken voor eigen gewin ten laste van de gemeente Wassenaar. | Aanvullende afspraken maken die niet bijdragen aan transparante uitvoering van de vastgelegde opdracht. | laag | laag | laag | laag; imagoschade | Beheer & Vastgoed | • Integriteitsbeleid. • Opdrachten worden met de hulp van de senior adviseur inkoop aanbesteed conform Aanbestedingswet en het inkoopbeleid en vastgelegd in het zaaksysteem. • Meerdere mensen zijn betrokken bij zowel de contractvorming als het toezicht op de uitvoering ervan. • Controle op meerwerk bij zowel de eenheid Beheer en Vastgoed als HR, Financiën & Inkoop.
Verhuur/ pacht gemeentelijk vastgoed (langdurig) | Het risico dat huuropbrengsten of erfpachtcanons niet of te laag worden ontvangen en/of verantwoord. | Het risico op illegale door- of onderverhuur van vastgoed en/of dat gebouwen illegaal of oneigenlijk worden gebruikt. | middel | middel | middel | middel; imago betrouw-baarheid lokaal bestuur en zelfs mogelijk ondermijning | Beheer & Vastgoed | • De eenheid neemt stappen om de volledigheid van de opbrengsten uit verhuur van gemeentelijk vastgoed in beeld te krijgen en de gemeente schaft een vastgoedbeheersysteem aan. • Aansluiting tussen vastgoedadministratie met andere beschikbare informatie, zoals BAG, Kadaster en materiële vaste activa. • De huurovereenkomsten bevatten afspraken over onderhuur, de gemeente moet toestemming geven. • De gemeente heeft besloten om kostenprijsdekkende verhuur in te voeren. • De kostprijsdekkende huurprijzen worden jaarlijks geïndexeerd door vastgoed en schriftelijk kenbaar gemaakt aan de huurders en Financiën. • Er is functiescheiding tussen de ambtenaar die de huurcontracten opstelt en de facturering door Financiën.
Kortdurende verhuur accommodaties | Het risico dat huuropbrengsten accommodaties (bijvoorbeeld sportaccommodaties, buurthuizen) niet of te laag worden ontvangen en/of verantwoord. | Het risico dat illegaal kortdurend gebruik wordt gemaakt van accommodaties, dus zonder dat hiervoor (volledig) wordt betaald. | laag | laag | laag | laag; geen beleid voor incidentele verhuur | Beheer & Vastgoed | • Incidentele verhuur komt nagenoeg niet voor. • Er is geen sprake van commerciële verhuur. • Beheerstichtingen en 3 buurtverenigingen zorgen zelf voor de incidentele verhuur aan sportverenigingen en sociaal maatschappelijke organisaties. • Er is functiescheiding tussen de ambtenaar die de huurafspraken maakt en de facturering door Financiën.
PLANONTWIKKELING EN GRONDTRANSACTIES
Grondverkopen | Het risico dat het verkopen van grond/grondposities niet onafhankelijk plaatsvindt (bevoordeling van bevriende partijen) of dat een schijn van afhankelijkheid ontstaat. | Het risico dat onjuiste of onvolledige informatie wordt verstrekt teneinde voor een grondpositie in aanmerking te komen. | laag | middel/hoog; afhankelijk van de situatie | laag | middel/hoog; bestuurlijk risico, imago betrouw-baarheid lokaal bestuur | Ruimtelijke Ordening(RO), Vastgoedbeheer en Juridische Zaken | Het te realiseren programma bepaalt de grondprijs. Vanuit de eenheid RO wordt hierop geadviseerd, eventueel aangevuld met externe expertise. Voor grond-verkopen i.r.t. planontwikkeling helpt het Didam-arrest. Aanvragen worden besproken met meerdere collega's en Juridische Zaken adviseert bij grond-transacties. De notaris heeft een onderzoeksplicht en neemt de overeenkomst voor ondertekening door.
| Het risico dat gronden/ grondposities tegen een te lage prijs worden verkocht (voor eigen voordeel of ter bevoordeling van bevriende partijen). | zie voorgaande regel onder kolom 3. | laag | middel/hoog; afhankelijk van de situatie | laag | middel/hoog; bestuurlijk risico, imago betrouw-baarheid lokaal bestuur | Ruimtelijke Ordening(RO), Vastgoedbeheer en Juridische Zaken | zie voorgaande regel onder kolom 9.
Grondaankopen | Het risico dat het aankopen van grond/ grondposities niet onafhankelijk plaatsvindt (voor eigen voordeel of ter bevoordeling van bevriende partijen) of dat een schijn van afhankelijkheid ontstaat. | Het risico dat onjuiste of onvolledige informatie wordt overgelegd, zoals bijvoorbeeld een valse schone grondverklaring. | laag | middel/hoog; afhankelijk van de situatie | laag | middel/hoog; bestuurlijk risico, imago betrouw-baarheid lokaal bestuur | Ruimtelijke Ordening(RO), Vastgoedbeheer en Juridische Zaken | zie voorgaande regel onder kolom 9.
Onderhandenwerk | Het risico dat de mogelijke verwachte verliezen op onderhandenwerk posities niet tijdig zichtbaar worden gemaakt. | Het risico dat mogelijke verliezen op projecten worden afgedekt om de eigen positie of die van anderen te beschermen. | laag | middel/hoog; afhankelijk van de situatie | laag | middel/hoog; bestuurlijk risico, imago betrouw-baarheid lokaal bestuur | Vastgoedbeheer | • Aanstellen projectcontroller.
Planontwikkeling | Het risico dat de planvorming wordt beïnvloed, waardoor voor suboptimale en/of niet-onafhankelijke invulling wordt gekozen. | Het risico dat bij de planontwikkeling onjuiste of onvolledige informatie wordt verstrekt waardoor niet voor het beste plan voor de gemeente wordt gekozen. | laag | middel/hoog; afhankelijk van de situatie | laag | middel/hoog; bestuurlijk risico, imago betrouw-baarheid lokaal bestuur | Ruimtelijke Ontwikkeling (RO) | Het ruimtelijk kader wordt vooraf aan de raad ter vaststelling voorgelegd. Daarmee is het te realiseren programma bepaald.
MAATSCHAPPELIJKE ONTWIKKELING EN ONDERSTEUNING
Wmo | Het risico dat door frauduleuze handelingen Wmo wordt toegekend aan niet-rechthebbenden. | Het risico dat onjuiste of onvolledige informatie wordt verstrekt teneinde voor Wmo in aanmerking te komen. Het risico dat onjuiste of onvolledige informatie wordt verstrekt (bijvoorbeeld over beperkingen, familie, e.d.) waardoor ten onrechte of een te hoge Wmo-uitkering wordt toegekend. | laag | laag | laag | laag; Rechtmatigheid, imago betrouw-baarheid lokaal bestuur | Maatschappelijke Ontwikkeling & Ondersteuning | • Er zijn duidelijke richtlijnen, waaraan een aanvraag dient te voldoen. • Het aanvraagproces vindt aan de hand van een intakegesprek plaats, waarbij woonplaats en de identiteit wordt vastgesteld. • De door de cliënt verstrekte informatie wordt geverifieerd met bewijsstukken (voor zover mogelijk van derden) voor het cliëntdossier. • Wmo wordt verstrekt op basis van een inhoudelijke rapportage. • Functiescheiding tussen beoordelaar en toetser. • Voor toekenning Wmo, wordt deze eerst inhoudelijk door een toetser gecontroleerd (4-ogenprincipe). • Er vindt steekproefsgewijze interne controle en VIC op verleende ondersteuning plaats. • Complexe casuïstiek wordt met meerdere medewerkers besproken.
| Het risico dat de contractmanager TSD onterechte zorgkosten toevoegt en uitbetaalt. | Het risico dat door onjuiste of onvolledige informatie onterechte zorgkosten ten laste van de gemeente worden gebracht. | laag | laag | laag | laag; Rechtmatigheid, imago betrouw-baarheid lokaal bestuur | Maatschappelijke Ontwikkeling & Ondersteuning | • Aansluitingen maken tussen prestaties en afrekening. • Audit op contractmanager TSD door toezichthouder sociaal domein of externe accountant.
| Het risico dat zorgaanbieder zorg declareert die niet of deels niet geleverd is. | Het risico dat onjuiste declaraties worden gedaan die ogenschijnlijk overeenkomen met gemaakte afspraken. | middel | laag | middel | laag/middel; Rechtmatigheid, imago betrouw-baarheid lokaal bestuur | Maatschappelijke Ontwikkeling & Ondersteuning | • Bestandsvergelijking tussen facturen contractmanager TSD en indicaties in Suite. • Bij signalen toezichthouder sociaal domein inzetten. • Fraudepreventie bij consulenten. • Na beschikking cliënten benaderen of levering heeft plaatsgevonden. • Meldingen vanuit SVB, landelijk knooppunt GGK, nagaan voor eigen gemeente. • Beoordelen controleverklaringen accountant contractmanager TSD.
Jeugdhulp | Het risico dat door frauduleuze handelingen Jeugdhulp wordt toegekend aan niet-rechthebbenden. | Het risico dat onjuiste onvolledige informatie wordt verstrekt teneinde voor Jeugdhulp in aanmerking te komen. Het risico dat onjuiste of onvolledige informatie wordt verstrekt (bijvoorbeeld over leeftijd, woonplaats e.d.) waardoor ten onrechte of een te hoge jeugdbeschikking wordt toegekend. | laag | laag | laag | laag; Rechtmatigheid, imago betrouw-baarheid lokaal bestuur | Maatschappelijke Ontwikkeling & Ondersteuning | • Er zijn duidelijke richtlijnen, waaraan een aanvraag dient te voldoen. • Het aanvraagproces vindt aan de hand van een intakegesprek plaats, waarbij woonplaats en identiteit wordt vastgesteld. • De door de cliënt verstrekte informatie wordt geverifieerd met bewijsstukken (voor zover mogelijk van derden) voor het cliëntdossier. • Jeugdhulp wordt verstrekt op basis van een inhoudelijke rapportage. • Functiescheiding tussen beoordelaar en toetser. • Voor toekenning jeugdhulp, wordt deze eerst inhoudelijk door een toetser gecontroleerd (4-ogenprincipe). • Er vindt steekproefsgewijze interne controle en VIC op de verleende ondersteuning plaats. • Complexe casuïstiek wordt met meerdere medewerkers en een gedragswetenschapper besproken.
| Het risico dat interne medewerker of externe bewerker bij H9 onterechte betaalregels toevoegt aan betaalbatch. | Het risico dat door onjuiste of onvolledige informatie onterechte zorgkosten ten laste van de gemeente worden gebracht. | laag | laag | laag | laag; Rechtmatigheid, imago betrouw-baarheid lokaal bestuur | Maatschappelijke Ontwikkeling & Ondersteuning | • In het systeem is een geverifieerd rekeningnummer bekend, bij onbekende rekeningnummer valt betaling uit. • Aansluitingen maken tussen euro's uit controleverklaring en afrekening in gemeentelijke administratie. • Accountantscontrole op H9.
| Het risico dat zorgaanbieder zorg declareert die niet of deels niet geleverd is. | Het risico dat onjuiste declaraties worden gedaan die ogenschijnlijk overeenkomen met gemaakte afspraken. | middel | laag | middel | laag/middel; Rechtmatigheid, imago betrouw-baarheid lokaal bestuur | Maatschappelijke Ontwikkeling & Ondersteuning | • Bestandsvergelijking tussen facturen en indicaties in Suite. • Bij signalen toezichthouder sociaal domein inzetten. • Fraudepreventie bij consulenten. • Regiecontrole en evaluatiemomenten door consulent na beschikking. • Meldingen vanuit SVB, landelijk knooppunt GGK, nagaan voor eigen gemeente. • Beoordelen controleverklaringen accountant van H9.
Leerlingenvervoer | Het risico dat door frauduleuze handelingen leerlingenvervoer wordt toegekend aan niet-rechthebbenden. | Het risico dat onjuiste onvolledige informatie wordt verstrekt teneinde voor leerlingenvervoer in aanmerking te komen. | laag | laag | laag | laag; Rechtmatigheid, imago betrouw-baarheid lokaal bestuur | Maatschappelijke Ontwikkeling & Ondersteuning | • Er zijn duidelijke richtlijnen, waaraan een aanvraag dient te voldoen. • Bij elke aanvraag om een schoolverklaring gevraagd. • Er vindt controle plaats op de levering. • Er vindt steekproefsgewijze interne controle en VIC plaats. • De gemeente beschikt op basis van een door raad vastgestelde verordening.
| Het risico dat interne medewerker betaalopdracht aan zichzelf geeft. | Het risico dat door onjuiste of onvolledige informatie onterechte vergoedingen ten laste van de gemeente worden gebracht. | laag | laag | laag | laag; Rechtmatigheid | Maatschappelijke Ontwikkeling & Ondersteuning | • Functiescheiding bij uitvoeren van betalingen. • Er vindt steekproefsgewijze interne controle en VIC plaats.
| Het risico dat eigen bijdragen (op basis van drempelbedrag) niet of te laag worden ontvangen. | Het risico dat onjuiste onvolledige informatie wordt verstrekt (bijvoorbeeld over de hoogte van het inkomen) waardoor een te lage eigen bijdrage in rekening wordt gebracht. | laag | laag | laag | laag; Rechtmatigheid, imago betrouw-baarheid lokaal bestuur | Maatschappelijke Ontwikkeling & Ondersteuning | • Controle door consulent.
Subsidieverlening | Het risico dat (te hoge) subsidies worden verstrekt waarbij een ambtenaar of bestuurder privébelangen heeft, bijvoorbeeld: • doorbetaling aan ambtenaar, bestuurder of relatie; • bevoordeling van organisaties waarbij een ambtenaar of bestuurder een belang of privévoordeel heeft. | Het risico dat onjuiste of onvolledige informatie wordt verstrekt teneinde voor subsidies in aanmerking te komen. | laag/middel | laag/middel | laag/middel | laag/middel; Rechtmatigheid, bestuurlijk risico, imago betrouw-baarheid lokaal bestuur | Maatschappelijke Ontwikkeling & Ondersteuning | • Er is functiescheiding tussen behandeling subsidieaanvraag, toekenningaanvraag, registratie toegekende subsidie en uitbetaling. • Er is functiescheiding tussen behandeling subsidieverantwoording en definitieve vaststelling. • Aanvragen worden middels een standaard checklist gecontroleerd op juistheid, volledigheid en rechtmatigheid. • In de subsidietoezegging is de informatieverplichting uiteengezet. • Er ligt een duidelijke subsidieverordening welke is vastgesteld door de raad aan subsidieverlening ten grondslag. • Verbijzonderde Interne controle (VIC) maatregelen.
| Het risico dat subsidievoorwaarden niet worden nageleefd en/of subsidies onrechtmatig worden verstrekt. | Het risico dat je subsidie versterkt zonder het doorlopen van het volledig juiste proces (inclusief vaststelling). | laag/middel | laag/middel | laag/middel | laag/middel; Rechtmatigheid, bestuurlijk risico, imago betrouw-baarheid lokaal bestuur | Maatschappelijke Ontwikkeling & Ondersteuning | • Besluitvorming wordt ondertekend door bevoegde functionarissen op grond van het mandaatbesluit. • Functiescheiding is aanwezig tussen aanvrager subsidie, uitvoering/ nalevingvoorwaarden en controle verantwoording. • Bij de interne controle wordt gebruik gemaakt van controle rekeninghouder en rekeningnummer. • Verbijzonderde Interne controle (VIC) maatregelen.
| Het risico dat een interne medewerker uitbetaling op zijn eigen rekening doet. | Het risico dat door intern misbruik onterecht subsidiegelden ten laste van de gemeente worden gebracht. | laag | laag | laag | laag; Rechtmatigheid | Maatschappelijke Ontwikkeling & Ondersteuning | • Bij de interne controle wordt gebruik gemaakt van controle rekeninghouder en rekeningnummer. • Functiescheiding beoordelaar en administratie van de aanvraaggegevens.
HR PERSONEELS- EN SALARISADMINISTRATIE
Personeels- en salarisadministratie | Het risico dat in de personeels- en salarisadministratie personen zijn opgenomen die niet in dienst zijn. | Het risico dat onjuiste of onvolledige informatie wordt verstrekt, waardoor onjuiste informatie in de wordt opgenomen in de personeels- en salarisadministratie. | laag | laag | laag | laag; Rechtmatigheid, bestuurlijk risico, imago betrouw-baarheid lokaal bestuur | HR, Financiën & Inkoop | • Integrale controle op mutaties in de Salarisadministratie, dit vindt maandelijks plaats onder het 4 ogen principe. • Medewerkers worden pas opgevoerd in het salarissysteem als het personeelsdossier compleet is, zoals BSN-nummer. • Periodiek worden er rapportages formatie/bezetting gedraaid voor de leidinggevenden om te beoordelen of iedereen op de juiste functie zit en binnen de juiste eenheid. • Appèl nominal, minimaal 1 x per jaar wordt een rapport opgesteld met de werknemers (alleen namen) per eenheid, waarbij de betreffende leidinggevende na controle en indien akkoord hiervoor tekent met peildatum. • Controle op betaalopdracht lonen, inclusief cijferanalyse door goedkeurder. • 4-ogen principe bij het uitvoeren van de betaalbatch.
Urendeclaraties en thuiswerkbeleid | Het risico dat medewerkers niet productief zijn tijdens werkuren en externen die niet gewerkte uren wel declareren. | Medewerkers maken misbruik van de thuiswerkregeling al dan niet met gemeentelijke faciliteiten. | laag | laag | laag | laag; imagoschade | HR, Financiën & Inkoop | • Integriteitsbeleid. • Aanspreken op gedrag. • Faciliteiten op aanvraag. • Sanctiemaatregelen tegen medewerkers met recidive gedrag.
Declaraties | Het risico dat niet-gemaakte kosten en/ of privé-uitgaven worden gedeclareerd. | Het risico dat onjuiste of onvolledige informatie wordt verstrekt, waardoor niet-gemaakte kosten en/of privé-uitgaven worden gedeclareerd. | laag | laag | laag | laag; Rechtmatigheid, bestuurlijk risico, imago betrouw-baarheid lokaal bestuur | HR, Financiën & Inkoop | • Duidelijk beleid en regels ten behoeve van declaraties. • Declaraties worden eerst goedgekeurd door de leidinggevende, en daarna controleert salarisadministratie ze op volledigheid en juistheid. • Er moeten bewijsstukken worden toegevoegd, zoals bankafschriften en facturen, of declaraties gaan de routing van factuurafhandeling door met 4-ogen principe op prijs en prestatie. Budgethouder verantwoordelijk voor het budget.
Nevenfuncties | Nevenfuncties gescheiden van het reguliere werkzaamheden houden. | Door het verwateren van grenzen kan belangenverstrengeling ontstaan. | middel | laag | laag | laag; imagoschade | HR, Financiën & Inkoop | • Integriteitsbeleid, melden van nevenwerkzaamheden is 'eigen' verantwoordelijkheid. • nevenwerkzaamheden vastleggen in personeelsdossier. • Inkoopbeleid, nevenwerkzaamheden zijn op aanvraag.
FINANCIËLE ADMINISTRATIE
Afboeken van vorderingen | Het risico dat bij het afboeken niet of onjuist geautoriseerde afboekingen plaatsvinden. | Het risico dat onjuiste of onvolledige informatie wordt verstrekt teneinde voor kwijtschelding of oninbaar in aanmerking te komen. | laag | laag | laag | laag; Rechtmatigheid | HR, Financiën & Inkoop | • Niet of onjuist geautoriseerde boekingen worden ondervangen door het 4-ogen principe. • Bij verminderingen wordt overleg gevoerd met de budgethouder. • Afboekingen voor oninbaar worden voorgelegd aan het college.
Beheer crediteuren | Het risico dat een onjuist (of eigen) bankrekeningnummer aan een crediteur wordt toegekend waarop wordt betaald. | Het risico dat informatie in het crediteurenstambestand niet betrouwbaar en niet juist is. | laag/middel | laag/middel | laag/middel | laag/middel; Rechtmatigheid, bestuurlijk risico, imago betrouw-baarheid lokaal bestuur | HR, Financiën & Inkoop | • Controle door medewerker crediteurenadministratie op 4 ogen principe voor akkoord budget en prestatieverklaring. Daarnaast toets op mandaat budgethouders. • Het 4 ogen principe wordt bij wijzigen/toevoegen bankrekeningnummer in crediteuren technisch afgedwongen in de softwareapplicatie.
Projectbewaking (realisatie) | Het risico dat de werkzaamheden gedurende de realisatie van een project niet conform afspraken worden uitgevoerd en besluiten niet rechtmatig tot stand komen. | Het risico dat door onvoldoende monitoren van projecten overschrijdingen ontstaan en dat de rechtmatigheid in geding is. | laag | laag | laag | laag; Rechtmatigheid, bestuurlijk risico, imagoschade | HR, Financiën & Inkoop | Voortgangsbewaking binnen project, zowel op tijd, kwaliteit als resultaat. Bij overschrijdingen hoger dan € 250.000 wordt de raad actief geïnformeerd, naast de informatievoorziening zoals geregeld en afgesproken in de P&C-cyclus.
Belastingheffing: • Loonheffing en sociale lasten; • Omzetbelasting/ BTW-Compensatiefonds; • Vennootschapsbelasting; • Overdrachtsbelasting en overige heffingen. | Het risico dat onrechtmatige fiscale constructies worden toegepast. | Het risico dat er onrechtmatige fiscale constructies (of constructies in overeenstemming met de regelgeving, maar in strijdt met het doel van de wet) worden doorgevoerd, met de intentie om (te) weinig belasting af te dragen. | laag | laag | laag | laag/middel; Rechtmatigheid, bestuurlijk risico, imago betrouw-baarheid lokaal bestuur | HR, Financiën & Inkoop | • Loonheffing en sociale lasten worden bepaald door een externe partij, welke tevens gecontroleerd wordt door een externe auditor. • Voor Omzetbelasting is er een toets op de juiste codering van de BTW in SAP. Daarnaast BTW specialist ter advisering bij twijfelgevallen. • Extern fiscalist voor Vennootschapsbelasting en overige fiscale vragen. • Afstemming en afspraken met de Belastingdienst ter voorkoming van naheffingen.
FINANCIËLE VERSLAGLEGGING
Rapportages | Het risico dat in de rapportages/ verslaggeving (intern en extern) bewust aanpassingen plaatsvinden om prestatiecijfers, afrekeningen etc. te beïnvloeden. | | laag | laag | laag | laag; Rechtmatigheid, bestuurlijk risico, imago betrouw-baarheid lokaal bestuur | HR, Financiën & Inkoop | De processen zijn beschreven en vastgelegd, daarbij is sprake van functiescheiding en medewerkers worden opgeleid zodat hun kennis actueel is. Daarnaast is sprake van (verbijzonderde) interne controle en externe controle door de accountant.
Voorzieningen | Het niet vormen van voorzieningen waar dit op grond van de verslaggevingsvoorschriften wel verplicht is (bijvoorbeeld onderhoud of concrete claims) teneinde het resultaat hiermee te beïnvloeden. | | laag | laag | laag | laag; Rechtmatigheid, bestuurlijk risico, imago betrouw-baarheid lokaal bestuur | HR, Financiën & Inkoop | • Het vormen van voorzieningen is vastgelegd in externe regelgeving, financiële verordening en de nota Reserves en voorzieningen. • Er zijn gemeentelijk beheerplannen, die periodiek worden geactualiseerd. • De kennis van medewerkers is actueel door training en cursussen. • Daarnaast is sprake van functiescheiding, (verbijzonderde) interne controle en externe controle door de accountant.
| Het vormen/ aanhouden van voorzieningen die niet noodzakelijk/ verplicht zijn teneinde het resultaat hiermee te beïnvloeden. | | laag | laag | laag | laag; Rechtmatigheid, bestuurlijk risico, imago betrouw-baarheid lokaal bestuur | HR, Financiën & Inkoop | zie voorgaande regel onder kolom 9.
TREASURY
Treasurybeleid | Het risico van ongewenste speculatie, of het innemen van gevaarlijke risicoposities, of het niet overeenkomen van de meest gunstige condities, waardoor de schijn van belangenverstrengeling kan ontstaan. | Het risico van misbruik van functie en/of (voor)kennis op dit terrein voor eigen gewin of die van bevriende partijen. | laag | laag | laag | laag; Rechtmatigheid, bestuurlijk risico, imagoschade | HR, Financiën & Inkoop | • Externe en interne regelgeving, zoals het treasurystatuut. • Functiescheiding en opleiden van medewerkers.
Aantrekken van geldleningen | Het risico dat het aantrekken van leningen niet onafhankelijk plaatsvindt. | Het risico van misbruik van functie voor eigen gewin of die van bevriende partijen. | laag | laag | laag | laag; Rechtmatigheid, bestuurlijk risico, imagoschade | HR, Financiën & Inkoop | De gemeente Wassenaar heeft een overschotpositie en geen leningenportefeuille.
Uitzetten van gelden | Het risico dat het uitzetten van leningen niet onafhankelijk plaatsvindt. | Het risico dat onjuiste of onvolledige informatie wordt verstrekt teneinde voor een lening in aanmerking te komen. | laag | laag | laag | laag; Rechtmatigheid, bestuurlijk risico, imagoschade | HR, Financiën & Inkoop | • Externe en interne regelgeving, zoals het treasurystatuut. • Functiescheiding en opleiden van medewerkers. • Verplicht schatkistbankieren. • Voor startersleningen zijn belegd bij een derde (het Stimuleringsfonds SVn).
Betalingsverkeer | Het risico dat op onrechtmatige wijze gelden aan de bankrekening van de gemeente wordt onttrokken. | Het risico dat de functie of onjuiste of onvolledige informatie wordt gebruikt om onrechtmatig geld aan de bankrekening van de gemeente te onttrekken. | laag | laag/middel; afhankelijk van de situatie | laag | laag/middel; Rechtmatigheid, bestuurlijk risico, imagoschade | HR, Financiën & Inkoop | • Betalingen kunnen alleen worden verricht onder het 4-ogen principe, daarnaast vindt er controle plaats op de betaling, met facturen en controle op leverancier, bedrag en bankrekeningnummer. Tevens is het 4-ogen principe van kracht bij factuurafhandeling. • Er worden alleen betalingen verricht op basis van onderliggende documenten zoals betaallijsten en betaalbatches. Voordat overgegaan wordt tot betalen worden de betaallijsten door 2 medewerkers (andere dan diegene die betaallijst heeft opgesteld) gecontroleerd en dient hiervoor akkoord te worden gegeven in de digitale omgeving van de BNG.
Cashmanagement | Het risico dat op onrechtmatige wijze (contant)geld wordt onttrokken aan de gemeente. | | laag | laag | laag | laag; Rechtmatigheid | HR, Financiën & Inkoop | zie voorgaande regel onder kolom 9.
GEMEENTELIJKE HEFFINGEN
Bestandsbeheer | Het risico dat het bestand met daarin de op te leggen aanslagen (onjuist) wordt aangepast en hierdoor de belastingopbrengst niet volledig is. | Het risico dat informatie niet, niet tijdig of onjuist wordt doorgegeven. | laag | laag | laag | laag; Rechtmatigheid, bestuurlijk risico, imago betrouw-baarheid lokaal bestuur | HR, Financiën & Inkoop | • Belastingheffing en -inning is grotendeels uitbesteed aan de BSGR. De BSGR verzamelt gegevens uit de basisregistraties, zoals BRP, BAG, Kadaster, Kamer van koophandel en taxeren WOZ-objecten. Daarnaast draait de BSGR volledigheidscontroles of alle belastbare feiten in de aanslag worden betrokken, inclusief uitlijstingen per belastingsoort. • Door de controles en verantwoording van de BSGR (inclusief controle-verklaring) wordt het risico ondervangen. De belastingen die gemeente zelf oplegt zijn de leges, retributies, begraafrechten, markt- en ligplaatsgelden.
| Het risico dat objecten uit de belastingadministratie worden verwijderd of geblokkeerd en hierdoor de belastingopbrengst niet wordt geïnd en daarmee onvolledig is. | Het risico dat verkeerde informatie wordt verstrekt of bewust onjuist wordt uitgelegd. | laag | laag | laag | laag; Rechtmatigheid, bestuurlijk risico, imago betrouw-baarheid lokaal bestuur | HR, Financiën & Inkoop | zie voorgaande regel onder kolom 9.
Vermindering of kwijtschelding | Het risico dat belastingaanslagen worden verminderd of kwijtgescholden zonder geldige redenen en hierdoor de belastingopbrengst niet volledig is. | Onjuiste of onvolledige aanvragen voor vermindering of kwijtschelding indienen, door het verstrekken van verkeerde of onvolledige informatie. | laag | laag | laag | laag; Rechtmatigheid, bestuurlijk risico, imago betrouw-baarheid lokaal bestuur | HR, Financiën & Inkoop | Er kan alleen om kwijtschelding worden verzocht voor de onroerendezaakbelastingen, afvalstoffenheffing, riool- en waterzorgheffing en hondenbelasting. Dat is geregeld in de Regeling kwijtschelding gemeentelijke belastingen Wassenaar 2015. Een kwijtscheldingsverzoek kan op verzoek van de belastingplichtige ook geautomatiseerd worden beoordeeld door het Inlichtingenbureau. Het Inlichtingenbureau beoordeeld het geautomatiseerde kwijtscheldingsverzoek op basis van inkomensgegevens van de Belastingdienst, de Rijksdienst voor het Wegverkeer en nog een aantal andere instanties. De kwijtscheldingsverzoeken worden afgehandeld door de medewerker kwijtschelding bij de BSGR en daarna ondertekend door de Invorderingsambtenaar van de BSGR.
Onroerendezaakbelasting (OZB) | Het risico dat de WOZ-waarde te laag wordt vastgesteld of te laag in de applicatie wordt geregistreerd en hierdoor de belastingopbrengst te laag is. | Het risico dat verkeerde informatie wordt verstrekt of bewust onjuist wordt uitgelegd. | laag | laag | laag | laag; Rechtmatigheid, bestuurlijk risico, imago betrouw-baarheid lokaal bestuur | HR, Financiën & Inkoop | • Elk object wordt jaarlijks (geautomatiseerd) getaxeerd • De WOZ-waardes zijn gebaseerd op reeds verkochte (referentie) objecten of op basis van gegevens die blijken uit huurinlichtingen. Op basis daarvan worden de WOZ-waardes bepaald. • De WOZ-waarde van woningen zijn openbaar en controleerbaar. • De Waarderingskamer controleert jaarlijks de voortgang van de waardering en de kwaliteit van de WOZ-waardes. Als de kwaliteit van de aangeleverde bestanden goed is komt er toestemming om aanslagen op te leggen.
Afvalstoffenheffing | Het risico dat bij een belastingaanslag ten onrechte vermindering plaats zal vinden en hierdoor de belastingopbrengst niet volledig is. | Onjuiste of onvolledige aanvragen voor vermindering indienen, door het verstrekken van verkeerde of onvolledige informatie. | laag | laag | laag | laag; Rechtmatigheid, bestuurlijk risico, imago betrouw-baarheid lokaal bestuur | HR, Financiën & Inkoop | De BSGR legt de aanslagen afvalstoffenheffing op, hierbij wordt uitgegaan van de gegevens uit de BRP. Deze worden d.m.v. een koppeling tussen de BRP en de belastingapplicatie van de BSGR geautomatiseerd verwerkt.
Riool- en waterzorgheffing | Het risico dat bij een belastingaanslag ten onrechte vermindering plaats zal vinden en hierdoor de belastingopbrengst niet volledig is. | Onjuiste of onvolledige aanvragen voor vermindering indienen, door het verstrekken van verkeerde of onvolledige informatie. | laag | laag | laag | laag; Rechtmatigheid, bestuurlijk risico, imago betrouw-baarheid lokaal bestuur | HR, Financiën & Inkoop | De BSGR legt de aanslagen riool- en waterzorgheffing op aan de gebruikers van woningen en niet-woningen. Bij woningen wordt uitgegaan van de gegevens uit de BRP. Deze worden d.m.v. een koppeling tussen de BRP en de belastingapplicatie van de BSGR geautomatiseerd verwerkt. De (bedrijfs)gegevens van de niet-woningen zijn afkomstig van de Kamer van Koophandel. Deze worden door de verwerkt in de belastingapplicatie. Het waterverbruik is afkomstig van Dunea. De gegevens voor een aanvullende aanslag op basis van het daadwerkelijke waterverbruik worden door de BSGR verwerkt in de belastingapplicatie.
Toeristenbelasting | Het risico dat niet alle overnachtigingen worden aangeslagen en hierdoor de belastingopbrengst niet volledig is. | Het risico dat de opgegeven overnachtingsgegevens niet volledig zijn en hierdoor de belastingopbrengst niet volledig is. | laag/middel | laag/middel | laag/middel | laag/middel; Rechtmatigheid, bestuurlijk risico, imago betrouw-baarheid lokaal bestuur | HR, Financiën & Inkoop | De exploitanten zijn verplicht om een nachtverblijfadministratie te voeren en op basis daarvan de aangifte te doen voor toeristenbelasting. De gemeente kan zelf een bureau inhuren die de controle van de nachtverblijfadministratie van exploitanten uitvoert. Wassenaar controleert o.a. op prognoses van de opbrengsten en realisatie van voorgaande en het lopende belastingjaar (cijferbeoordeling).
INKOPEN EN AANBESTEDINGEN
Aannemerselectie | Het risico dat een enkelvoudige onderhandse aanbesteding niet onafhankelijk plaatsvindt (bevoordeling van bevriende partijen) of dat er een schijn van belangenverstrengeling ontstaat. | Het risico dat door beïnvloeding bij de selectie van aannemers de opdracht niet aan de voor de gemeente meest gunstige aannemer wordt verstrekt. | laag/middel | laag/middel; afhankelijk van de situatie | laag/middel | laag/middel; Rechtmatigheid, politiek risico, imagoschade | HR, Financiën & Inkoop | • Opdrachten worden aanbesteed conform Aanbestedingswet en het inkoopbeleid. Bij Beheer leidt dit meestal tot meerjarige raamovereenkomsten. • Wordt mede afgedekt door de spendanalyse en het 4 ogen principe van de factuur afhandeling. • Eerdere ervaringen worden meegenomen in voorselectie, volgens het "PastPerformance" systeem. • Van oneigenlijke bevoordeling kan alleen sprake zijn bij samenspanning.
| Het risico dat bij een meervoudige onderhandse aanbesteding er geen eerlijke mededinging plaatsvindt. | Het risico dat bij de selectie van aannemers de eerlijke mededinging wordt beïnvloed. | laag/middel | laag/middel; afhankelijk van de situatie | laag/middel | laag/middel; Rechtmatigheid, politiek risico, imagoschade | HR, Financiën & Inkoop | • Voor meervoudig onderhandse aanbestedingen hebben we de groslijstsystematiek geïmplementeerd voor GWW opdrachten en opdrachten voor ingenieursdiensten. • Periodieke toetsing middels de spendanalyse toetst of er sprake is van een eerlijke mededingingen en of wordt voldaan aan de Wettelijke aanbestedingsregels. • Een onafhankelijke inkoopfunctie, welke niet is betrokken bij de operatie.
Leveranciersselectie | Het risico dat de selectie van leveranciers niet onafhankelijk plaatsvindt (bevoordeling van bevriende partijen) of dat er een schijn van belangenverstrengeling ontstaat. | Het risico dat door beïnvloeding bij de selectie van leveranciers de prijs te hoog is of de voorwaarden minder gunstig of ongunstig zijn. | laag/middel | laag/middel; afhankelijk van de situatie | laag/middel | laag/middel; Rechtmatigheid, politiek risico, imagoschade | HR, Financiën & Inkoop | 4 ogenprincipe voor prijs en prestatiecontrole. Selectie van leveranciers vinden niet onafhankelijk plaats, wordt deels ook ondervangen door spendanalyse en inkoopafdeling. Daarnaast toetst de VIC op basis van Steekproeven op de prijs en prestatielevering.
Bestelling van goederen of diensten | Het risico dat de bestelling van goederen en/of diensten niet onafhankelijk plaatsvindt of dat er een schijn van belangenverstrengeling ontstaat. | Het risico dat een bestelling wordt geplaatst door het onjuist of onvolledig verschaffen van informatie over bijvoorbeeld de onderneming, het product, de kredietwaardigheid of de leveringsvoorwaarden. | laag/middel | laag/middel; afhankelijk van de situatie | laag/middel | laag/middel; Rechtmatigheid, politiek risico, imagoschade | HR, Financiën & Inkoop | Risico wordt ondervangen door 4-ogenprincipe met prijs en prestatiecontrole, waarbij controle plaatsvindt op desbetreffende levering en de factuur. Daarnaast zijn budgethouders verantwoordelijk en zullen deze niet onnodig hoge kosten wensen.
Gunning | Het risico dat de gunning van opdrachten niet onafhankelijk plaatsvindt (bevoordeling van bevriende partijen) of dat er een schijn van belangenverstrengeling ontstaat. | Het risico dat een bestelling wordt geplaatst door het onjuist of onvolledig verschaffen van informatie over bijvoorbeeld de onderneming, het product, de kredietwaardigheid of de leveringsvoorwaarden. | laag/middel | laag/middel; afhankelijk van de situatie | laag/middel | laag/middel; Rechtmatigheid, politiek risico, imagoschade | HR, Financiën & Inkoop | Eigen inkoop afdeling welke buiten de operatie staat, er vinden toetsingen en scores plaats voor het gunnen van opdrachten. Daarnaast betrokkenheid van de medewerkers in de operatie, welke kunnen beoordelen of de gunning op een juiste wijze heeft plaatsgevonden.
Ontvangst en controle | Het risico dat facturen worden betaald waarvoor geen overeenstemming is tussen de factuur en de voor de gemeente geleverde prestaties. | Het risico dat wegens het ontbreken van het 4-ogen principe facturen onrechtmatig worden betaald. | laag/middel | middel/hoog | laag/middel | laag/middel; Rechtmatigheid, politiek risico, imagoschade | HR, Financiën & Inkoop | 4 ogen principe, voor de prestatie wordt controle uitgevoerd en akkoord verklaard. Daarnaast dient budgethouder akkoord te verklaren.
Extern personeel | Het risico dat externe inhuur uren declareert die niet zijn gewerkt. | Misbruik van faciliteiten en onjuiste declaraties. | middel/hoog | middel/hoog | middel/hoog | middel/hoog; Rechtmatigheid, politiek risico, imagoschade | Gemeentebreed | • Integriteitsbeleid, dat ook voor ingehuurd personeel geldt. • Controle door manager op urendeclaraties en uitgevoerde werkzaamheden. • Aanspreken op (declaratie) gedrag. • Spend- of inkoopanalyse. • Mogelijkheid steekproef VIC-controle.
Meer- en minderwerk | Het risico dat opdrachten (zowel investeringsprojecten als bijvoorbeeld onderhoud) voor meer- en minderwerk niet op juiste gronden en/of ten onrechte worden verstrekt en betaald. | Opdrachten kunnen meer- en minderwerk hebben. Indien dat zonder schriftelijke instemming vooraf is, kan dat dat ten onrechte zijn. | laag/middel | laag/middel; afhankelijk van de situatie | laag/middel | laag/middel; Rechtmatigheid, politiek risico, imagoschade | HR, Financiën & Inkoop | Meer/minderwerk alleen aanvaardbaar mits schriftelijke opdracht vooraf!
Administratieve verwerking | Het risico dat ten onrechte bankbetalingen worden uitgevoerd naar eigen bankrekeningen of naar bankrekeningen van familie en/of vrienden. | Het risico dat facturen worden gestuurd aan de organisatie waar geen tegenprestatie aan ten grondslag ligt. | laag/middel | laag/middel; afhankelijk van de situatie | laag/middel | laag/middel; Rechtmatigheid, politiek risico, imagoschade | HR, Financiën & Inkoop | Zichtbare controle door medewerker betalingen en 4 ogen principe bij het uitvoeren van de betaling, controle op leverancier, factuurnummer, bedrag en bankrekening. Tevens controle bij bank op naam en rekeningnummer. Ook dient er sprake te zijn van het 4-ogen principe voor prijs en prestatie. Daarnaast 4-ogen principe bij het aanpassen van crediteurenstamgegevens in SAP.
| Het risico dat privé-uitgaven ten laste van de gemeente worden gebracht. | Het risico dat wegens het ontbreken van het 4-ogen principe facturen onrechtmatig worden betaald. | laag/middel | laag/middel; afhankelijk van de situatie | laag/middel | laag/middel; Rechtmatigheid, politiek risico, imagoschade | HR, Financiën & Inkoop | Regels omtrent declaraties, 4-ogen principe voor prijs en prestatie, verantwoordelijkheid van budgethouders op zijn of haar budgetten.
Relatiegeschenken | Het risico dat leveranciers medewerkers geschenken geeft als tegenprestatie voor aankoop- of vervolgopdrachten. | Het risico dat door beïnvloeding van medewerkers een aanbesteding of het nakomen van bestaande contracten gunstig worden beïnvloed, met het doel er voordeel uit te halen. | laag | laag | laag | laag; Rechtmatigheid, politiek risico, imagoschade | HR, Financiën & Inkoop | • Integriteitsbeleid. • Duidelijkheid. Het mag niet, behoudens kleine giften tot € 25 (fleswijn) en in onderhandeling niets. • Aanspreken op gedrag. • Sanctiemaatregelen tegen medewerkers.
JURIDISCHE ZAKEN
Woo-verzoeken en dwangsommen | Het risico bestaat dat het niet tijdig beslissen over een Woo-verzoek door de gemeente kan leiden tot het instellen van een beroep bij de rechtbank, die een dwangsom kan opleggen. | Met andere intenties een Woo-verzoek indienen dan openbaarmaking van informatie. | laag | laag | laag | laag; imago betrouwbaarheid lokaal bestuur | Juridische Zaken | • Er zijn duidelijke richtlijnen, waaraan een Woo-verzoek dient te voldoen. • Instructies plus toelichting Woo-verzoek plaatsen op de website van de gemeente. •JZ is regievoerder voor Woo-verzoeken, de eenheid bepaalt de prioritering van behandeling en monitort de afdoening. • (Interne) opleiding en training voor afhandeling Woo-verzoeken. • Een ingebrekestelling loopt via de rechtbank, hetgeen een drempel opwerpt tegen misbruik van dit instrument.
Claims als gevolg van aansprakelijkheid | Het risico dat bij de uitvoering van werkzaamheden (zoals bijvoorbeeld een wegafsluiting of bouwplan) niet verzekerbare claims voor nadeelcompensatie worden ingediend. | Het risico dat onjuiste claims worden ingediend of er een te hoog bedrag wordt geclaimd. | laag | laag | laag | laag; imago betrouwbaarheid lokaal bestuur | Juridische Zaken | Het risico van fraude wordt beperkt doordat: • ingediende claims juridisch worden getoetst; • indien nodig onafhankelijk extern advies wordt ingewonnen; • indien van toepassing over een eventuele nadeelcompensatie door het college wordt besloten, waarover de raad wordt geïnformeerd.
Verzekeringen | Het risico dat schade onjuist en/of ten onrechte wordt gedeclareerd. | Het risico dat schade onjuist en/of ten onrechte en/of tot een te hoog bedrag wordt gedeclareerd. | laag | laag | laag | laag; imago betrouwbaarheid lokaal bestuur | Juridische zaken | Alleen schadeclaims die binnen het eigen risico vallen worden door JZ in overleg met de betreffende eenheid afgewikkeld. Daarbij wordt claims altijd behandeld door twee medewerkers. Claims die het eigen risico overstijgen worden afgewikkeld door de verzekeringsmaatschappij waar het risico is verzekerd.
INFORMATIEVEILIGHEID
Beheer IT-omgeving | Het risico dat derden onbevoegd toegang verkrijgen tot het netwerk en/of applicaties en/of dat onbevoegden wijzigingen aanbrengen in het netwerk en/of de applicaties. | | hoog | hoog | hoog | hoog; bestuurlijk risico, imago betrouw-baarheid lokaal bestuur | Informatie & datamanagement | • Er is een afgesloten serverruimte waar alleen medewerkers toegang toe hebben die hier specifiek voor zijn geautoriseerd. • Het netwerk is beveiligd d.m.v. een firewall, segmentering tussen verschillende netwerksegmenten, Network Access Control (NAC) en een endpoint security oplossing. • Door middel van de firewall en segmentatie van het netwerk is het interne netwerk van het externe netwerk (internet) gescheiden en beveiligd. • Er is een actieve monitoring en response dienst geïmplementeerd met een 24x7 managed operations center. De dienst omvat o.a. incidentdetectie en response, threat en vulnerbility management en threat intelligence. Er is capaciteit binnen het beheerteam vrijgemaakt om opvolging te geven aan de geconstateerde incidenten. • Er is meerfactorauthenticatie ingesteld en er is een streng wachtwoordbeleid voor gebruikers met speciale rechten. • Medewerkers leggen de ambtseed af en tekenen de Regeling Ambtelijke Integriteit (RAI). • Medewerkers worden op de hoogte gebracht van actuele risico's en te nemen maatregelen via het intranet en het bewustwordingsplatform. • Onbeheerde werkplekken worden beveiligd door middel van afgedwongen schermbeveiliging.
Beheer systemen | Het risico dat derden onbevoegd gebruik maken van vertrouwelijke informatie/ persoonsgegevens uit gemeentelijke systemen. | | hoog | hoog | hoog | hoog; bestuurlijk risico, imago betrouw-baarheid lokaal bestuur | Informatie & datamanagement | • Beheersmaatregelen in voorgaande regel onder kolom gelden ook voor het beheer van systemen, plus • Jaarlijks worden de leveranciers van de BRP en SUWI-net applicaties gecontroleerd op het naleven van de afgesproken beveiligingsmaatregelen door middel van een TPM.
FACILITAIRE ZAKEN
Faciliteiten | Het risico bestaat dat medewerkers werkzaamheden voor privé doeleinden met gemeentelijke faciliteiten uitvoeren, zoals printer. | Uitvoeren van werkzaamheden voor privé doeleinden met gemeentelijke faciliteiten, zoals printer. | middel | laag | laag | laag; imagoschade | Ondersteuning | • Integriteitsbeleid. • Aanspreken op gedrag. • Faciliteiten op aanvraag (dienstauto en -fietsen). • Toegangsbeveiliging. • Sanctiemaatregelen tegen medewerkers met recidive gedrag.
Gemeentelijke eigendommen | Medewerkers nemen (kleine) gemeentelijke eigendommen, zoals kantoorartikelen, voor eigen gebruik mee naar huis. | Het risico dat door het verwateren van grenzen misbruik van kantoorartikelen en koffie- en theevoorzieningen kan ontstaan. | middel | laag | laag | laag; imagoschade | Ondersteuning | • Integriteitsbeleid. • Aanspreken op gedrag. • Faciliteiten op aanvraag (dienstauto en -fietsen). • Toegangsbeveiliging. • Sanctiemaatregelen tegen medewerkers met recidive gedrag.
Gemeentelijke gebouwen | Gebruik van raadhuis De Paauw, Gemeentekantoor of andere gemeentelijke werklocaties zonder toestemming buiten werktijd. | Het risico dat er buiten kantoortijd voor andere doeleinden dan gemeentelijke wordt vergaderd. | laag | laag | laag | laag; imagoschade | Ondersteuning | • Integriteitsbeleid. • Aanspreken op gedrag. • Toegangsbeveiliging, waaronder het gebruik van toegangspassen. • Faciliteiten op aanvraag (Servicedesk).